Resumen

4.3 Administracin de los inventarios

La administracin de inventarios es una de las funciones ms importantes de la
Administracin de Operaciones, porque los inventarios requieren de gran cantidad de
recursos de capital y porque afecta la entrega de productos al cliente. La poltica de
inventarios no puede ser independiente de los programas de produccin, pues se debe
ajustar a stos, para producir a un costo mnimo de operacin. Cuando se elaboran
programas bsicos de produccin, se tiene secuencia de los niveles planeados de
elaboracin y balances de inventarios que se basan en pronsticos de ventas, pero en
este tipo de programas se debe tener en cuenta que, si los planes reales sobrepasan los
presupuestados, se podr correr el riesgo de quedarse sin existencias y si se presenta el
caso contrario, el riego que se correr sera el costo de almacenamiento.
Por lo general, los inventarios debern tener una cantidad ideal en existencia, ya que de
no ser as habra anomalas y desacuerdo con las necesidades de produccin.
La administracin del sistema de inventarios consiste en establecer, disponer y mantener
las cantidades ms ventajosas de materias primas, materiales y productos.
En cierto sentido, los inventarios hacen posible un sistema racional de produccin. Sin
ellos no se podra alcanzar un flujo de produccin uniforme; obtener una utilizacin
normal de las mquinas; unos costos razonables por manejo de materiales, o esperar
ofrecer un servicio adecuado a los clientes sobre los productos que se consideran en
existencia. Sin embargo, mantener inventarios consume capital de trabajo, el cual puede
no estar proporcionando un ingreso o un rendimiento en una inversin y puede ser
requerido urgentemente en cualquier momento.
Consecuentemente, el problema de la administracin de inventarios es el
mantenimiento de niveles de inventarios adecuados, pero no excesivos.
4.3.1 Tipos de costos de inventarios.
Segn Chase, Aquilano y Jacobs
1.
Costos de mantenimiento. Esta categora incluye los costos de las instalaciones
de almacenamiento, el manejo, el seguro, el hurto, la rotura, la obsolescencia, la
depreciacin, los impuestos y el costo de oportunidad de capital.
2.
Costos de preparacin (o de cambio en la produccin). Arreglar la preparacin
del equipo especfico, emitir los documentos requeridos, cargar de manera apropiada el
tiempo y los materiales, y desalojar los anteriores suministros del material.
3.
Costos de las rdenes. stos se refieren a los costos administrativos y de oficina
para elaborar la orden de compra o de produccin.
4.
Costos de los faltantes. Cuando las existencias de un artculo estn agotadas, los
pedidos de ese artculo deben esperar hasta que stas se repongan o cancelarse. A veces
el costo de faltantes puede incluir la prdida de clientes.

4.3.2 Clasificacin ABC

Un aspecto importante para el anlisis y la administracin del inventario es determinar
qu artculos representan la mayor parte del valor del mismo, midindose su uso en
dinero, y si justifican su consecuente inmovilizacin monetaria.
Estos artculos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporcin, sino aquellos cuyo valor (precio unitario x consumo o
demanda) constituyen porcentajes elevados dentro del valor del inventario total.
El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) permite visualizar esta
relacin y determinar, en forma simple, cules artculos son de mayor valor,
permitiendo tomar decisiones ms eficientes.
Segn este mtodo:
ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos del control.
ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia secundaria.
ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier nmero de
clases.. Los factores ms importantes son los dos extremos: unos pocos artculos
significativos y un gran nmero de artculos de relativa importancia. Permite concentrar
la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere
controlar y mejorar.
El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a:
Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectan las mismas
(optimizacin de pedidos).
El valor de los stocks y el nmero de artculos en los almacenes. Los costos y sus
componentes.
Los beneficios de la empresa y los artculos que los producen (determinar aquellos
productos que, teniendo una alta penetracin en el mercado, facturacin, disponen de
baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja
penetracin, comercializacin, disponen de alta rentabilidad).
Si bien cada almacn tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar que:
Para los artculos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas
de los niveles de existencias y una marcada atencin para la exactitud de los registros, al
mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks. Para los artculos B llevar a cabo un
control administrativo intermedio.
Para los artculos C utilizar un control menos rgido y podra ser suficiente una menor
exactitud en los registros. Se podra utilizar un sistema de revisin peridica para tratar
en conjunto las rdenes surtidas por un mismo proveedor.

Los sistemas informticos permiten hacer uso de niveles uniformes de control para
todos los artculos, sin embargo, el establecimiento y anlisis de prioridades que se
pueden realizar con la tcnica ABC resultan muy tiles a los fines de mejores tomas de
decisiones.
4.3.3 Importancia de la exactitud de los registros
Los registros del inventario usualmente difieren del conteo fsico real; la exactitud del
inventario se refiere a qu tanto concuerdan los dos.
En todo sistema de produccin debe haber concordancia, dentro de una gama especfica,
entre lo que el registro seala que hay en inventario y lo que realmente hay. Existen
muchas razones por las cuales los registros y el inventario puedan no concordar. El
retiro legtimo puede haber sido realizado en un momento de prisa que no se registr.
En ocasiones, las partes estn mal colocadas, y vuelven a su lugar meses despus.
Las partes se almacenan con frecuencia en varias ubicaciones y los registros pueden
perderse o la ubicacin puede registrarse de manera incorrecta. Para mantener el sistema
de produccin con un flujo uniforme sin partes faltantes y de manera eficiente sin saldos
excedentes, los registros deben ser exactos.
La primera regla general es mantener el depsito bajo llave. Si slo el personal del
mismo tiene acceso y una de sus medidas de desempeo cuando llega el momento de la
evaluacin y de los incrementos de mritos del personal es la exactitud de los registros,
existe una fuerte motivacin para cumplir.
Cada ubicacin del almacenamiento del inventario, ya sea en un depsito cerrado o en
el rea de produccin, debe tener un mecanismo de registro. Absolutamente nadie puede
retirar partes sin que la operacin haya sido autorizada y registrada. Otra manera de
asegurar la exactitud es contar el inventario con frecuencia y compararlo con los
registros. Un mtodo ampliamente utilizado es el llamado conteo o recuento cclico.
4.3.4 Recuento cclico
El conteo cclico es una tcnica fsica para llevar el inventario segn la cual ste se
cuenta de manera frecuente en lugar de hacerla una o dos veces al ao. La clave de un
conteo cclico efectivo y, por consiguiente, de unos registros exactos, radica en decidir
qu artculos se deben contar, cundo y quin los debe contar.
Cuando los registros muestren un saldo bajo o de cero de artculos disponibles (es ms
fcil contar pocos artculos).
Cuando los registros muestren un saldo positivo, pero haya un pedido pendiente (lo
cual indica una discrepancia).
Despus de algn nivel especfico de actividad.
El momento ms fcil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el
almacn o en el rea de produccin. Si esto no es posible, se requiere el transporte y la
separacin de los artculos de manera cuidadosa para realizar el conteo del inventario
mientras que la produccin est en marcha y las operaciones se estn llevando a cabo.

El ciclo de conteo depende del personal disponible.

La cuestin de cunto error es tolerable entre el inventario fsico y los registros se ha

debatido muchsimo. Mientras que algunas empresas se esfuerzan por lograr un 100%
de exactitud, otras aceptan un uno, dos o tres por ciento de error.
El nivel de exactitud recomendado por la Asociacin Americana de Control de
Inventario y de Produccin (American Production and Inventory Control Society,
APICS) es de ms o menos 0.2% para los artculos de la clase A, ms o menos el uno
por ciento para la clase B y ms o menos el cinco por ciento para la clase C.
Independientemente de la exactitud especfica decidida, el punto importante es que el
nivel sea dependiente de manera que las reservas de seguridad se mantengan como
amortiguador.
La exactitud es importante para un proceso de produccin uniforme, de manera tal que
los pedidos de los clientes puedan procesarse segn la programacin y no se detengan
por agotamiento de las partes.