Metodología de compras

El proceso de adquisición comprende cinco pasos básicos:

1. Reconocer una necesidad.
El proceso comienza cuando compras recibe la solicitud de comprar materiales o
servicios externos. La solicitud (llamada requisición de compra incluye la descripción
del artículo, la cantidad y calidad requeridas y la fecha de entrega deseada. En una
empresa manufacturera, el departamento de compras recibe normalmente del
departamento de control de producción la autorización para comprar. A sú vez,
control de producción se guía pór lás decisiones tomadas de antemano para usar
outsourcing, o bien, para fabricar o comprar los elementos necesarios.
Generalmente, el departamento de compras influye de manera importante en esas
decisiones, porque tiene mayor conocimiento de lás capacidades y el rendimiento
de cada proveedor. En una empresa minorista, la decisión de qué mercancía
conviene comprar es equivalente a la decisión de qué conviene vender; lás
decisiones de marketing y compras están entrelazadas. En el caso de los
proveedores de servicios, lás decisiones de compra están basadas en la necesidad
de reabastecer los artículos y servicios consumidos pór la empresa en el suministro
de servicios.
2. Seleccionar proveedores.
Este paso implica identificar proveedores capaces de suministrar los artículos,
agrupar los elementos que puedan ser proporcionados por el mismo proveedor,
solicitar licitaciones para los artículos requeridos, evaluar lás cotizaciones en función
de criterios múltiples y seleccionar finalmente a un proveedor. Cuando se ha
celebrado con anterioridad un contrato a largo plazo para el suministro de un
artículo, este paso ya no es necesario.
3. Hacer el pedido.
El procedimiento de colocar un pedido puede ser complejo y lento, como cuando
se trata de artículos caros y que se compran una sóla vez, o bien, tan sencillo como
una llamada telefónica cuando se trata de artículos estándar que se piden en forma
habitual al mismo proveedor. En algunas situaciones de alta utilización, el proveedor
realiza embarques cada día, o incluso cada turno, sin que se le tengan que enviar
órdenes de compra. En la actualidad, muchas empresas están enlazadas por
computadora con sus proveedores, lo cual simplifica aún más el proceso de hacer
pedidos.
4. Seguir el rastro del pedido.
Este procedimiento incluye el seguimiento habitual de los pedidos con el fin de evitar
retrasos en la entrega o desviaciones con respecto a las cantidades solicitadas en
cada pedido. Los proveedores son contactados por carta, fax, teléfono o correo
electrónico. El seguimiento reviste una importancia especial en compras cuantiosas,

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cuando un retraso puede perturbar los programas de producción o implicar la
pérdida de la buena voluntad de un cliente y de ventas futuras.
5. Recibir el pedido.
Con frecuencia, los embarques que llegan tienen que revisarse para comprobar la
cantidad y la calidad, enviando notificaciones a compras, a la unidad que hizo la
requisición de compra, a control de inventarios y a contabilidad. Si el embarque no
ha llegado en condiciones satisfactorias, compras tendrá que decidir si es preciso
devolverlo al proveedor. Los registros sobre puntualidad, discrepancias en calidad
y cantidad, y los referentes a precios, deberán ser actualizados como parte de la
evaluación delos proveedores. Compras tiene que estar en estrecha coordinación
con contabilidad para asegurarse de que a los proveedores se les pague correcta y
puntualmente.

Estrategias de compras
Compras por pliego

La organización de un proceso formal de compras por pliego entraña la selección

metódica de proveedores, la redacción de un pliego, la elaboración de un método
de calificación de las propuestas, una fecha tope de entrega y la compilación de
respuestas a preguntas. Se suele basar en herramientas online de entrega de
propuestas y a menudo se delega todo el proceso a una empresa especializada. Su
principal desventaja es el tiempo empleado en su resolución y la centralización
global de la compra sin optimización del gasto por países.

La subasta

Una variante es la subasta: Los proveedores se conectan a la herramienta online

para depositar su oferta. La herramienta indica en todo momento que posición tiene
el proveedor frente a las otras propuestas para invitarle a mejorarla hasta una fecha
tope. Su ámbito se limita a elementos de tecnología ‘comodotizados’, es decir por
volumen (telefonía, impresión, etc.).

La división del lote

Una alternativa de compra es la división del lote entre varios proveedores para
mantener viva la comparativa durante toda la vida del proceso. Reducimos nuestra
dependencia tecnológica frente a un proveedor, pero suele ocultar los costes de
ínter-actuación entre sistemas.

Negociación directa

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La alternativa opuesta consiste en la negociación directa del objetivo de
descuento con el proveedor actual. Nos permite alcanzar el objetivo de ahorro
rápidamente sin los riesgos de migración tecnológica. El objetivo alcanzable se
puede calcular según presupuesto o utilizando una oferta de la competencia directa.
Tiene la limitación de instrumentalizar a la competencia sin voluntad real de compra,
lo que puede conducir a un desgaste.

Totalización del negocio

La alianza tecnológica con totalización del negocio permite apalancar

tecnológicamente y económicamente la posición de compras (o de IT) dentro de la
compañía delegando los procesos de competencia no esencial en terceros. Se crea
una alianza estratégica que se integra plenamente en la implantación de la política
IT de la empresa. Permite avanzar tecnológicamente a las ultimas manteniendo el
gasto controlado. Reserva sin embargo la fragilidad del proveedor único.

Uso de aplicaciones móvil para acelerar los procesos de compra

El uso de los dispositivos móviles ha influenciado en gran medida en las prácticas

de los negocios y los procesos de compra no son la excepción. Es importante que
todos los involucrados en la cadena de suministro estén bien informados sobre cada
parte del proceso.
Mediante las aplicaciones móviles, todos los empleados están al día con lo que está
ocurriendo en la organización con los socios, proveedores y clientes. Esto permite
tomar decisiones rápidas y asertivas.

Automatizar el proceso

La búsqueda de proveedores es otro proceso que puede requerir de mucho tiempo

y esfuerzo por parte del equipo de compras. Por suerte, existen muchas
herramientas ideales como un software ERP para automatizar el proceso y reunir
de manera eficiente todos los datos referentes a cada proveedor por medio de un
historial de compras ordenado por fechas, precios o cualquier otra categoría.
Mediante la optimización de esta parte del proceso de compra e integración con
todas las funciones empresariales, puedes asegurarte de que con un solo clic
podrás encontrar toda la información que necesitas sin tener que perder el tiempo.

Comunicación con el equipo de compras

Esta práctica puede parecer muy obvia, sin embargo, es necesario recordar que es
mantener la comunicación en todos los niveles organizativos es indispensable para
mejorar todos los procesos, incluyendo las compras.
Si tus colaboradores participan activamente en la toma de decisiones y tienen
acceso a los documentos escritos que explican exactamente cómo funcionan los
procesos dentro de la organización, las posibilidades de confusión y pérdida de
tiempo se disminuyen al mínimo.

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 Efecto Latigo
El "efecto látigo" o "bullwhip effect" es un fenómeno muy conocido en logística y
hace referencia a los grandes desajustes que pueden darse entre la demanda real
de los consumidores y la demanda de los actores intermedios que participan en
la cadena de suministro, afectando tanto al stock en las estanterías metálicas de los
puntos de venta como al almacenamiento en los grandes almacenes paletizados de
los centros de distribución.
¿Qué es el efecto látigo en logística?
El efecto látigo se inicia ante un aumento de demanda de un producto por parte de
los consumidores. El punto de venta genera entonces una demanda a su proveedor
que será mayor que la demanda real de los consumidores, para tener stock de
seguridad o aprovechar descuentos por volumen de compra. A medida que se
asciende por la cadena de suministro, la demanda vuelve a crecer porque en cada
nivel de la cadena se añadirán unidades extra para su propio stock de seguridad y
beneficiarse de mejores precios. También se introducirán demoras en el suministro
por esperar a acumular pedidos de mayor volumen y así reducir costes de
transporte, lo que a su vez fomentará la demanda de más stock de seguridad. Y así
a medida que se continúa ascendiendo en la cadena de suministro hasta llegar al
fabricante, que percibirá un aumento de demanda artificialmente magnificada y
podría llevarle a aumentar la producción como respuesta a una demanda mucho
mayor que la real.

El origen del término "efecto látigo" o "bullwhip effect"

El nombre de "látigo" dado a este fenómeno se debe a su similitud con un látigo,
donde un pequeño movimiento de brazo puede generar un gran movimiento en su
extremo. Así, una fluctuación pequeña en la demanda por parte de los
consumidores puede provocar unas fluctuaciones en la cadena de suministro
mucho mayores. En 1961 y a través de la editorial del Massachusetts Institute of
Technology (MIT), Jay Forrester publicaba su libro "Industrial Dynamics" en el que
acuñaba el término "bullwhip effect" ("efecto látigo" en español).

Los almacenes y el efecto látigo

Una de las técnicas para aliviar las consecuencias del efecto bullwhip o efecto látigo
es mantener una información más transparente entre los diferentes actores de la
cadena de suministro, de forma que eslabones en posiciones superiores de la
cadena tengan acceso a la información de los puntos de venta y, por tanto, un
conocimiento de la demanda real.

La optimización de las técnicas predictivas de abastecimiento se vería beneficiada

con sistemas de almacenaje y estanterías metálicas más eficientes, que permitan
niveles mayores de rotación y un mayor aprovechamiento del espacio de

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almacenamiento, como las estanterías dinámicas de paletización y el picking
dinámico, así como la automatización de los almacenes
con transelevadores y miniload.

En la actualidad, hay que añadir complejidades como la globalización de los

mercados y el comercio electrónico. Aunque esto introduce a la vez tanto
complicaciones adicionales como nuevos modelos que mitigan el efecto látigo. Por
ejemplo, modelos de negocio donde el propio fabricante, a través de las ventas
online, abastece directamente a los consumidores, eliminando actores intermedios
en la cadena de suministro y sincronizando directamente las demandas reales de
los consumidores con los niveles de producción.

En cambio, políticas de devoluciones más flexibles y modelos de negocio orientados

a la Long Tail pueden volver más complicadas las predicciones de la demanda y los
cálculos para el aprovisionamiento en los almacenes.

Además, el comercio electrónico permite acceder a un espectro más amplio de

consumidores, tanto geográficamente como por perfiles, lo que conlleva a requerir
más espacio de almacén frente a menos espacio de tienda, y propiciando la
necesidad de disponer de stock de seguridad para afrontar ventas que pueden
originarse en cualquier momento de los 365 días al año, 24 horas al día.

ATOX Sistemas de Almacenaje, fabricante reconocido por la alta calidad de sus

estanterías metálicas, diseña y fabrica soluciones de almacenaje a medida de las
necesidades de sus clientes. La elección y la adaptación del tipo de estantería
metálica más apropiado para cada tipo de almacén contribuye a optimizar la gestión
de la cadena de suministro, desde almacenes autoportantes y estanterías para
paletización, hasta estanterías para picking y soluciones de ampliación de espacio,
como altillos o entreplantas.

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