IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de

la humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país
que se desarrolle de una forma correcta, analizando detalladamente su actividad
en nuestro diario vivir, se puede deducir que la mayoría de Empresas,
Organizaciones e Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado sin la preparación
y las competencias que requiere el caso, en ocasiones lo imponían
como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe inmediato lo disponía, lógicamente el método que usaban los empleados que
llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de armar los
archivos y clasificarlos mismos. Al no tener una norma de archivo establecida
generaba problemas en el despacho de los trámites solicitados por el cliente final. 

Actualmente se puede decir que, a inicios del año 2010, se va efectuando una gran

normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de
archivo, es necesario que en cada organización o empresa su archivo debe
legalmente tener personal especializado en el manejo del archivo y este personal
debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan
sobre la organización del archivo.

Según lo leído en el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice

“que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la

archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de
respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues
ellos me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo
de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o
recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o
privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
Los archivos se clasifican de acuerdo con el tiempo establecido en cada una de las
etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico. Según la Organización
podemos encontrar Archivo centralizado que es cuando una sola dependencia
controla toda la documentación de la organización. El Archivo descentralizado es
aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización, es decir, es
independiente de todo proceso archivístico. El Archivo descentralizado con control
descentralizado es aquel depósito de información que lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina. El Archivo descentralizado con control
centralizado es el depósito de archivo que se maneja de acuerdo con las
necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez
se controla desde el archivo central. Según su uso el archivo se clasifica de
acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales,
sujetándose a los requerimientos de la organización, el Archivo activo está
compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren
en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el
que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. El Archivo
semiactivo son los documentos que varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor, el Archivo inactivo son los documentos con una durabilidad
perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o históricas.