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Qu son los stocks?

Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artculos


que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como
los destinados a la venta.
A. Stock y surtido
Es importante no confundir el stock con el surtido:
Llamamos surtido a la variedad de artculos de una misma clase que una empresa
ofrece a sus clientes (distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).
El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas depositadas, o las existencias de un
determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.
A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas.
Barajamos dos posibilidades: tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de
los artculos, o bien tener un surtido pequeo pero con un gran stock por cada artculo.
La decisin depender normalmente de los costes asociados, ya que para tener un gran
surtido y un gran stock hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero
B. Composicin de los stocks
Como hemos visto, la expresin stock o existencias se refiere a los artculos que
almacena la empresa, tanto a los necesarios para la fabricacin como a los que se van a
vender. As pues, bajo esta misma rbrica se encuentran productos muy diversos:
Materias primas. Productos que sirven para la fabricacin y que se encuentran en el
almacn a la espera de ser empleados en el proceso de produccin.
Productos semiterminados. En este apartado podemos considerar los productos en
curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente
fase de un proceso de fabricacin, o los fabricados por la empresa que no se destinan a
la venta mientras no se completa su fabricacin.
Productos terminados o mercaderas. Se encuentran en los almacenes a la espera de
ser vendidos.
Bienes de equipo y recambios. Es la maquinaria y los equipos empleados por la
empresa para desarrollar su actividad, as como las piezas dedicadas a la sustitucin de
las que se van deteriorando en las mquinas del proceso productivo.
Materiales diversos. Sirven para mantener las mquinas a punto.
Productos defectuosos u obsoletos. Son los que han salido con algn defecto de
fabricacin o se han quedado desfasados por permanecer mucho tiempo sin venderse.

Envases y embalajes. Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto
es, que servirn para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven
para proteger el producto envasado durante la manipulacin, el almacenamiento y el
transporte.
Residuos. En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que
o bien no se puede sacar ningn provecho (virutas), o bien se pueden aprovechar de
alguna manera (chatarra).
3.2 Por qu son importantes los stocks?
Vamos a analizar algunos factores que motivan la acumulacin de stock y permiten
comprender mejor la importancia de su gestin.
Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la
escasez. Ya los primeros graneros o almacenes faranicos de Egipto se construyeron
para afrontar el futuro con mayor seguridad y evitar as posibles momentos de penuria.
Esta acumulacin sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las
provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.
Economa de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en
cuenta que el coste de producir cada artculo (el coste unitario) disminuye a medida
que aumenta el nmero de stos. As, la fabricacin de grandes cantidades de producto
puede servir para abaratar los costes de produccin y, finalmente, el precio de venta
del producto. No obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de
almacenaje aumenta tanto que deja de compensar el ahorro obtenido.
Razones comerciales. La acumulacin de stocks es una garanta de que podremos
cubrir la demanda de un producto; dicho de otro modo, un motivo para almacenar es
tener el artculo disponible cuando lo demande el cliente. Hay que tener cuidado con
esto, pues un stock excesivo puede conllevar unos mayores costes de almacn, que
repercutirn en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda.
Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que
debemos vigilar mucho la gestin de nuestro stock si queremos ser competitivos.
A. Funciones de las existencias
As como hemos formulado las razones que motivan la acumulacin de stock,
podemos enumerar, desde otro punto de vista, las funciones que desempean las
existencias en la empresa:

Evitar la escasez, protegindonos ante la incertidumbre de la demanda o ante un


posible retraso en el suministro de los pedidos.
Aprovechar la disminucin de los costes a medida que aumenta el volumen de
compras o de fabricacin.
Ten en cuenta que, as como el coste de producir disminuye al aumentar el volumen de
produccin, tambin podemos beneficiarnos de determinados descuentos por volumen
de compra. Estos descuentos se perderan al realizar pedidos pequeos, aunque ms
continuos (por ejemplo, por la compra de 1000 unidades de una sola vez nos hacen un
10% de descuento, pero no por comprar dos veces 500 unidades).
Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la mxima
competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y
entregas.
B. Nivel de stock
Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para
satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la
demanda interna (de nuestro departamento de produccin, por ejemplo, cuando
requiere materias primas u otros componentes para fabricacin), pero siempre de
forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de
stock adecuado.
Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artculo almacenada en un
momento dado.
Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de los que hay? Cuando no se puede
hacer frente a la demanda de un artculo por falta de existencias en el almacn, se dice
que se ha producido una rotura de stock.
El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de
inconvenientes:
Prdida de ventas.
Prdida de imagen.
Prdida de la confianza de los clientes.
Los costes por rotura de stock son difciles de cuantificar, pues es difcil saber cunto
se deja de ingresar al no tener los artculos disponibles en el lineal durante el tiempo
que dura aqulla y, por tanto, tambin lo es conocer los clientes que se pierden.

As pues, hay que procurar mantener un nivel de stock ptimo; es decir, por una parte,
tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que haya un exceso
intil del mismo.
Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas:
Cundo debemos emitir una orden de pedido?
Qu cantidad debemos solicitar en cada pedido?
Cuntas unidades de cada artculo debemos mantener en stock?
Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega de
nuestros proveedores. Para saber cundo hay que hacer un pedido, hemos de tener en
cuenta cunto tardarn en servrnoslo. Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los
plazos establecidos, bien por problemas en la fabricacin, o en el transporte, o bien por
existir una demanda excesiva de ciertos artculos en un momento dado. En suma,
necesitamos conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar
correctamente nuestros stocks y mantenerlos a un nivel adecuado.
Otra faceta que hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que las
existencias no estn concentradas en un solo almacn o en un solo lugar fijo, sino que
pueden estar repartidas en toda la cadena logstica (distintos almacenes regionales de
distribucin de las distintas divisiones o subdivisiones que tenga la empresa,
existencias en trnsito o en movimiento hacia los centros de distribucin, etctera).
Esto significa que la gestin del nivel de stock debe ser integral: no debemos slo
conocer los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva, sino incluso
controlar el stock de nuestros propios proveedores. Si conocemos los plazos de entrega
de nuestros proveedores, y adems conocemos sus stocks, podremos atender con
mayor seguridad la demanda que se nos presente.
El efecto ro
Podemos comparar el nivel de stock con el caudal de un ro. Cuando una empresa
reduce sus niveles de stock (es decir, reduce el nivel del agua) en todo el proceso
productivo y/o comercial, en una gran proporcin y de una forma continuada, puede
sufrir el llamado efecto ro: el agua deja ver las rocas que interfieren el proceso. Por
ejemplo, al ajustar al mximo nuestros niveles de stocks a la demanda, la empresa
puede descubrir defectos de calidad, plazos de entrega excesivos, que la produccin es
poco flexible, que el transporte ineficiente; problemas que hasta entonces desconoca o
a los que no prestaba atencin. Puesto que pone al descubierto los problemas, este

fenmeno tiene un efecto muy beneficioso en la empresa, ya que salen a relucir todas
las ineficiencias antes enmascaradas por un stock sobredimensionado o excesivo.
Nivel de stock. Logstica comercial. Almacn

Fig. 3.1. Fenmeno efecto ro.


Por el lado de las entradas de stock, el control es ms fcil, ya que de alguna manera
controlamos la llegada de artculos al decidir cundo hacemos los pedidos y cul ser
su tamao.
Las devoluciones de las ventas que realizamos son ms difciles de controlar; stas
seran consideradas nuevas entradas e incrementaran nuevamente el stock (vase Fig.
3.1).
Sin embargo, las salidas son ms difciles de determinar por las fluctuaciones de la
demanda. Adems, pueden producirse devoluciones de algunas compras que hemos
hecho, deterioros de mercancas, robos, etctera.
En algunos sectores donde el ndice de devoluciones es muy alto, la gestin del stock
debe poner el mismo esfuerzo en las devoluciones que en los pedidos o en satisfacer la
demanda. Esto ocurre, por ejemplo, en el sector editorial, donde las ventas se realizan
en depsito (no en firme). Esto da lugar a un alto nivel de devoluciones, y hay que
procurar que los artculos vuelvan al proceso de venta lo antes posible, pues as
evitaremos aumentar la produccin ineficientemente.
Para ello, debemos conocer la disponibilidad inmediata de ese stock sobrante y
ponerlo en el punto de venta en el menor tiempo posible.
Recuerda que el objetivo ltimo de toda gestin de stocks es conseguir un equilibrio
en la relacin entre las compras y las ventas y, por tanto, mejorar la rentabilidad
reduciendo los costes asociados al stock.

Tipos de stock. Logstica comercial y de almacn


A. Criterio funcional
Desde el punto de vista de la funcin que deben cumplir los stocks, podemos
distinguir los siguientes tipos:
Stock de ciclo. Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se
suelen hacer pedidos de un tamao tal que permita atender la demanda durante un
periodo de tiempo largo.
Stock de seguridad. Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos
en las entregas de los proveedores. Funciona como un colchn complementario al
stock de ciclo. Ayuda a evitar las roturas de stock.
Stock de presentacin. Es el que est en el lineal para atender las ventas ms
inmediatas, es decir, las que estn a la vista del consumidor. La cantidad depender de
la venta media, del tipo de producto y de la poltica comercial que se mantenga.
Stock estacional. Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se
producen en una determinada estacin o temporada. Sera el caso del turrn, los
helados o las gafas de sol. Tambin se puede producir por huelgas, guerras o,
simplemente, por razones comerciales (la semana de las corbatas, el da del libro,
etctera).
Stock en trnsito. Es el que est circulando por las distintas etapas del proceso
productivo y de comercializacin.
Tambin se llama as el stock acumulado en los almacenes de trnsito situados entre
los almacenes del comprador y del vendedor.
Stock de recuperacin. Son artculos o productos usados, pero que pueden ser
reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.
Stock muerto. Son los artculos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser
reutilizados y deben ser desechados.
Stock especulativo. Si se prev que la demanda de un determinado bien va a
incrementarse en una gran cuanta, se acumula stock cuando an no hay tal demanda
y, por tanto, es menos costoso.
Recuerda que el precio de un producto aumenta en proporcin directa a la demanda
que hay de l.

B. Criterio operativo
Desde el punto de vista de la gestin de los stocks del da a da tenemos los siguientes
tipos:
Stock ptimo. Es el que compatibiliza una adecuada atencin a la demanda y una
rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.
Stock cero. Este tipo de stock se identifica con el sistema de produccin Just in Time
(JIT) o justo a tiempo, que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, slo se
producir cuando sea necesario para atender una demanda concreta. Por ejemplo, las
empresas fabricantes de automviles tienden a un stock cero.
Stock fsico. Es la cantidad de artculo disponible en un momento determinado en el
almacn. Nunca puede ser negativo.
Stock neto. Es el stock fsico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad s puede
ser negativa.
Stock disponible. Es el stock fsico, ms los pedidos en curso del artculo a los
proveedores, menos la demanda insatisfecha.
3.4 El comportamiento de los stocks
Para controlar los costes de la gestin de stocks, uno de los objetivos de toda empresa,
es necesario primero determinar el stock, esto es, saber cunto stock tenemos.
Esto, que a primera vista parece sencillo, entraa su dificultad, debido, por un lado, a
las distintas clases de stock que podemos considerar al hacer el clculo y, por otro, a
las variaciones que ste experimenta.
A. El movimiento del stock
El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en funcin de las ventas y las
compras o adquisicin de nuevas existencias. Para estudiar esa variacin se parte de
un nivel de stock dado en un momento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que
hemos llamado stock de ciclo, adems del stock de seguridad previamente establecido.
Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente. Lo normal es
que esta disminucin de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no
venderemos la misma cantidad todos los das, con lo cual la curva tendr forma de
escalera.

No obstante, imaginemos que las ventas son constantes. En tal caso, si


representramos grficamente la variacin del stock, tendramos en un eje de
coordenadas una recta descendente. En un momento dado, el stock ser demasiado
escaso y tendremos que volver a aprovisionarnos.
Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo pedido para
reaprovisionar el almacn, se dice que estamos en el punto de pedido.
Si representamos grficamente la nueva adquisicin, tendremos una recta vertical. A
medida que este ciclo se repita, el grfico del movimiento de stock en almacn ir
adquiriendo la forma de unos dientes de sierra.
Llamamos periodo de reaprovisionamiento al plazo de tiempo que transcurre entre dos
entregas de nuestro proveedor.
La pregunta necesaria que surge es: cundo realizaremos el prximo pedido a
nuestros proveedores para no quedarnos sin stock?
Como hemos visto, el momento de hacer un pedido es aqul en el que el nivel de stock
llega al llamado punto de pedido (PP). Y qu cantidad es la que debemos de pedir?
La del lote de pedido, que en el esquema viene representado por una Q.
Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa
desde que el pedido est hecho hasta que nos sirven la mercanca. Durante ese periodo
nuestros clientes nos siguen haciendo pedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue
descendiendo. Cuando los artculos llegan al almacn, el nivel de stock debe subir lo
suficiente para alcanzar de nuevo un nivel ptimo, que debe coincidir al menos con la
suma del stock de seguridad ms el stock de ciclo.
B. Stock medio
Recuerda que uno de los objetivos principales de la gestin de stock es minimizar los
costes que tiene la empresa. Para calcular costes, necesitamos conocer la cantidad de
stock que hay en almacn, pero como esa cantidad flucta, trabajaremos sobre el stock
medio.
El stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacn durante
un periodo de tiempo. Expresa la inversin en existencias que, por trmino medio,
realiza la empresa.
El nivel de stocks en almacn evoluciona entre un mximo, que coincide con la
entrada de un pedido al almacn, y un mnimo, que refleja el volumen de stocks justo
antes de que tenga lugar el nuevo aprovisionamiento.
El stock medio es la media aritmtica entre ambos extremos para un solo plazo de
aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almacn).

Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en funcin de las


cantidades y de los periodos de reaprovisionamiento, como veremos a continuacin.
3.5 Factores que intervienen en la gestin de stocks
Como hemos visto, a la hora de gestionar las existencias hay que tener en cuenta
distintos factores: hay que tener suficiente stock para cubrir la demanda, pero, por otro
lado, el coste de gestionar el stock debe ser el ms bajo posible, siempre y cuando
resulte rentable.
A. La demanda
Toda gestin de stocks est fundamentada en un conocimiento lo ms real posible de
la demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en
funcin de cmo sean esas ventas, tendremos una gestin de stock u otra. No es lo
mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo
largo del ao que para cubrir una demanda estacional, donde todas las ventas se
concentran en ciertas pocas del ao.
Recuerda que la demanda, a su vez, depende de mltiples factores, entre ellos el precio
(hay menor demanda cuanto ms caro es el producto), la competencia, el marketing
(habr ms demanda cuanto ms se promocione el producto) o la situacin econmica
de los consumidores.
A la hora de gestionar los stocks, para evitar que quede demanda insatisfecha hay que
hacerse preguntas del tipo: la demanda es creciente o decreciente?, existe
estacionalidad?, o qu stock de seguridad debemos tener? Uno de los mtodos
consiste en prever cmo se comportar la demanda este ao considerando que lo har
igual que el ao anterior.
B. Nivel de servicio
Tambin la gestin de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de una rotura
de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos consumidores
busquen ese mismo producto en la competencia. Al hablar de nivel de servicio nos
referimos a la satisfaccin que proporciona la empresa a sus clientes. Tener un buen
nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artculo que buscan en el
momento en que lo buscan. Dicho indicador se expresa en porcentaje, segn la
frmula:

Stock. Nivel de servicios. Frmulas

Esto tambin se puede formular en sentido negativo, es decir, calcular la rotura de


stock:
Un nivel de servicio del 85% indica que de 100 artculos que nos demandan nuestros
clientes, 15 no son encontrados. Es lo mismo que tener una rotura del 15%.
La decisin de qu nivel de servicio dar estar en funcin de la imagen que
pretendamos tener. Es obvio que un nivel de servicio alto conlleva unos mayores
costes de almacenamiento y de pedidos.
Pongamos por ejemplo el negocio de una ferretera. Qu nivel de servicio debe tener?
Quiz no le compense tener un 100% de servicio (es decir, tener siempre en
existencias todos los artculos que demanden sus clientes), por los altos costes de
gestin de stock que esto supondra. Pero si este esfuerzo le permite subir los precios,
tal vez las ventas compensen la inversin.
Esto, indudablemente, depender tambin de lo que haga la competencia, de cmo
sean los proveedores, de cul sea la demanda de este negocio, etctera.
C. Los costes
Ya hemos explicado que tener gran cantidad de producto en el almacn, si bien
asegurara un buen nivel de servicio, lleva asociados unos costes. Para que la gestin
de stock sea la adecuada, estos costes deben ser ptimos, de tal manera que nos
garanticen la mxima rentabilidad. Los costes asociados a la gestin de stocks son
varios.
Por un lado, est lo que cuesta poner los artculos en el almacn. Este coste viene a ser
la suma del coste de adquisicin (es decir, el monto que figura en la factura) ms el
coste de emisin de pedidos. Por otro lado, hay que tener en cuenta lo que cuesta
mantener los artculos almacenados: el coste de almacenaje, que incluye los gastos que
genera el local (alquiler, limpieza, mantenimiento), las instalaciones y elementos de
manipulacin (estanteras, maquinaria), la mano de obra, etctera. Tambin se
consideran costes de gestin lo que se deja de ingresar a causa de una rotura, aunque,
como ya hemos visto, estos resultan difciles de calcular.
Costes de elementos de manipulacin y transporte en el almacn
Se entiende por coste de manipulacin el que corresponde a los recursos empleados,
tanto humanos como tcnicos, destinados a realizar esa labor en el almacn.

Entre los medios tcnicos se incluyen las carretillas elevadoras, carretillas de


preparacin de pedidos, caminos de rodillos para preparacin y/o traslado de
mercanca, mquinas de embalar, enfardar y etiquetar, etc. El uso de estos medios
tcnicos tiene por objeto mejorar y racionalizar los sistemas, y ayuda a ahorrar tiempo
en estos procesos. Tambin se tiene en cuenta su amortizacin.
La unidad de medida ms utilizada por este concepto es: euros por unidad de
manutencin expedida desde el almacn a los clientes. Estas unidades de manutencin
son normalmente el pal, la caja de proveedor y, a veces, unidades inferiores.
Naturalmente, tambin hay que relacionar el resultado con alguna unidad de tiempo.
Tambin es normal calcular este gasto en euros por hora (/h). En este caso, el coste se
obtiene dividiendo el gasto anual por el concepto de manipulacin y el nmero de
horas trabajadas por el personal dedicado directamente a la manipulacin de la
mercanca.
Si se referencia el total de unidades de carga manipulada a lo largo del ao podemos
utilizar varias medidas:
Euros/camin
Euros/pal
Euros/bulto
Estas unidades de medicin pueden tener dos interpretaciones: real y estndar.
La real consistira en dividir el coste anual de la manipulacin (o, por ejemplo, los
euros/bulto) entre el nmero de bultos manipulados en almacn.
La medicin estndar aplica a la unidad de medicin euros/hora un estndar de
manipulacin (por ejemplo, minutos por bulto) que nos indicar el nmero de minutos
necesarios para manipular cada bulto en uno de estos dos casos desde que se
recepciona la mercanca en el almacn hasta que est preparada para la salida.
Los factores que influyen en el coste de manipulacin son:
Diversidad y nmero de referencias. A mayor cantidad y diversidad de referencias (a
mayor surtido), mayor coste de manipulacin.
Infraestructura y equipos. Unas mejores infraestructuras y adecuados equipos
reducen el tiempo y el coste de la manipulacin.

Estandarizacin de cargas. El establecimiento de unidades de carga normalizadas o


estandarizadas disminuye el coste.
Estacionalidad. Cuanto ms regular sea el trabajo en almacn, menores sern los
costes.
Embalaje. Un embalaje funcional y correctamente codificado facilita las labores de
manipulacin e incide directamente en una reduccin de los costes.
Costes de la tenencia de stock
Como es sabido, desde hace algn tiempo existe en las empresas una tendencia
generalizada a reducir en gran medida sus stocks. Esta tendencia se debe a que el
capital invertido e inmovilizado en forma de materiales y mercancas genera costes: es
el llamado coste de oportunidad, que es lo que deja de ingresar la empresa al invertir el
dinero en stocks y no en otra cosa.
La forma de valorar este coste de oportunidad, o coste financiero por la posesin de
stocks, es aplicar al capital invertido en dichos stocks el mismo inters financiero que
habra de pagar la empresa si tuviera que conseguir capitales ajenos o, lo que es lo
mismo, hallar cunto generara ese dinero si en vez de invertirlo en stocks se hubiera
invertido en activos financieros. Los beneficios que se dejan de obtener por tener
inmovilizados esos capitales equivalen al coste de tenencia del stock.
Otro componente que puede llegar a ser de importancia al considerar los costes de
tenencia del stock es el que corresponde a las primas de seguros que cubren riesgos
directos sobre los productos almacenados.
Cuando la prima del seguro se calcule precisamente por cantidad de producto, ser
fcil calcular este coste. Sin embargo, a veces la misma prima sirve para asegurar tanto
el almacn como su contenido.
Los costes anuales de tenencia suelen tener dos formas:
Euros de coste por kilogramo almacenado (/kg).
Se obtendr si se refiere al peso medio almacenado.
Euros de coste por euro almacenado. Se obtiene al dividir los gastos de tenencia de
stock entre el valor de las mercancas almacenadas.

El verdadero impacto de las roturas de stock en el mundo del Retail


No hay nada ms frustrante que observar cmo un cliente potencial se marcha con las
manos vacas de una de nuestras tiendas o de nuestro portal web debido a que no
tenamos en stock el artculo que buscaba. Todos nuestros esfuerzos en cuestin de
marketing y en la cadena de suministro de repente se vuelven intiles si al final el
consumidor es incapaz de comprar un producto debido a que no estaba disponible. Es
indudable que es doloroso perder una venta, pero el problema no para ah: En muchas
ocasiones se pasa por alto el hecho de que el coste total de las roturas de stock es
superior al de las ventas perdidas.
Las roturas de stock significan problemas a muchos niveles aparte del lgico perjuicio
econmico. Desde el punto de vista del servicio, las roturas de stock generan un menor
ndice de satisfaccin de nuestros clientes, una disminucin de la lealtad hacia nuestras
tiendas y nuestra ensea y las molestias causadas a los compradores.
Desde el punto de vista de
marketing y la previsin de
la demanda, la presencia de
roturas de stock distorsiona
la demanda base a partir de la cual se realizan las previsiones. Debido a esta demanda
distorsionada, algunos artculos tienen previsiones excesivas mientras que para otros
resultan insuficientes.
Algunas conclusiones provenientes de diversos estudios acerca de las roturas de stock:
Se calcula que, a nivel mundial, el promedio de roturas de stock en los retailers ronda
el 8%
Las roturas de stock tienden a ser ms frecuentes en artculos en promocin que en
artculos normales
Las roturas de stock tienden a ser mayores en artculos de alta rotacin,
independientemente de si estn en promocin o no
Un 20% de las roturas de stock tienen una duracin de ms de 3 das
Casi un 75% de las roturas son causadas en el punto de venta
Por qu importan tanto las roturas de stock en este momento
Los consumidores actuales se estn volviendo mucho ms exigentes en cuanto a los
niveles de disponibilidad que esperan recibir en comparacin con pocas pasadas.
Hace dcadas la planificacin del inventario de los retailers era realizada por los
mismos fabricantes, quienes simplemente decidan lo que queran producir en las
cantidades que consideraban suficientes. El consumidor poda encontrar, o no, lo que
estaba buscando pero no tena muchas ms opciones.
Las cosas han cambiado bastante. Una superabundancia de opciones y el advenimiento
de la compra online han dotado al consumidor de un poder que nunca antes haba
tenido. Esto ha obligado a los retailers a intentar conseguir una mayor influencia sobre
su cadena de suministro y a comprender que el riesgo de no cumplir con las
expectativas de los consumidores implica grandes riesgos financieros y de mercado.

Simultneamente se empieza a entender que una cuidadosa planificacin de los


inventarios significa gran potencial de mejora en temas de niveles de servicio y
reduccin de costes.
Una rotura de stock es mucho ms que una venta perdida
Al analizarse en detalle la respuesta de los consumidores frente a una rotura de stock,
se advierte que los retailers se enfrentan en promedio a una prdida directa del 40% de
la venta potencial debido a que el consumidor compra el artculo en otro
establecimiento (31%) o simplemente desiste de la compra de dicho artculo (9%). De
igual forma, el fabricante se enfrenta a una prdida directa del 35% de las ventas
potenciales porque el consumidor sustituye por una marca distinta (26%) o desiste de
la compra del artculo (9%). Hay que aadir que cuando el consumidor realiza una
sustitucin, el retailer tambin pierde una parte de las ventas potenciales debido a que
el comprador tiende a elegir sustitutos ms pequeos o ms baratos. Esto es causado
por la aversin al riesgo
que los consumidores
experimentan al
enfrentarse a una
sustitucin.
Estos porcentajes varan
de acuerdo con el tipo
del producto. Un estudio
realizado en los Pases
Bajos analiz las
reacciones de los
consumidores frente a
las roturas de stock de
acuerdo a diversos
criterios (relacionados
con la marca,
relacionados con el producto, relacionados con la tienda, relacionados con la situacin
y relacionados con el consumidor). Encontraron que la marca y el producto eran los
que tenan mayor influencia en la reaccin de los consumidores. De acuerdo con los
resultados, sus recomendaciones son que las estrategias de reduccin de roturas de
stock estn basadas en el valor de la marca y la forma en que el producto es utilizado.
De dnde viene el problema
Las roturas de stock constituyen un fenmeno complejo que ha sido sometido a
numerosos estudios. Se ha constatado que una rotura de stock puede obedecer a
diversas razones y ser causada por diferentes responsables. En un sentido amplio se
puede afirmar que las roturas de stock pueden ser causadas por tres posibles
responsables: la tienda, el centro de distribucin o el fabricante.
De los diversos estudios que se han realizado al respecto, es notable advertir que casi
el 75% de las roturas estn causadas en la tienda, tanto por errores en la previsin

(13%), errores al lanzar los pedidos de reposicin (34%) o fallos al reponer las
estanteras (25%).

Si nos centramos en las causas de roturas de stock ocasionadas por la tienda, se puede
afirmar que para un retailer puede resultar relativamente sencillo imponer polticas
ECR (Efficient Consumer Response) que ayuden a minimizar los fallos de reposicin
de estanteras. Sin embargo nos queda el otro 47% de los casos, causados por
problemas para prever la demanda y para generar los pedidos precisos para cubrir
dicha demanda. En la actualidad, el proceso tpico de previsin y de generacin de
pedidos en un retailer es responsabilidad directa de los gerentes de cada tienda,
quienes pasan una gran cantidad de su tiempo intentando determinar cul es el stock
que deberan tener en cada momento, en algunos casos apoyados por clculos
realizados por el sistema ERP de su organizacin.
Este proceso est sujeto a mltiples errores. Como muchos retailers podrn atestiguar,
no es infrecuente encontrar numerosas situaciones de rotura de stock, o en el caso
contrario, enormes cantidades de stock que sufren importantes prdidas de margen e
incluso obsolescencia. La gran pregunta que se puede plantear es: por qu es tan
difcil para un retailer gestionar adecuadamente la previsin en la demanda de sus
artculos y consecuentemente gestionar sus pedidos de manera ptima?

La respuesta se puede encontrar en la enorme cantidad de sku's (combinacin artculo


- punto de venta) que maneja un retailer tpico en la actualidad, cada uno de los cuales
presenta un patrn de demanda nico. A esto se debe aadir la complejidad aadida
por las promociones; la constante introduccin de nuevos artculos y los nuevos
patrones de comportamiento de los consumidores, que incluyen, como se ha visto, una
menor tolerancia frente a las roturas de stock. Resulta simplemente imposible
gestionar esta complejidad adecuadamente con herramientas no especializadas y con
mtodos manuales o semi-manuales.
Si aadimos a la casustica de las tiendas el porcentaje de causas imputables a los
Centros de Distribucin, quienes sufren a su vez los mismos problemas relacionados
con la previsin y los pedidos, nos damos cuenta que las causas directamente
imputables al retailer (tiendas y centros de distribucin) constituyen un 82% de los
casos, de los cuales un 25% puede ser mejorado con polticas ECR mientras que el
resto puede ser solventado con herramientas de previsin de la demanda y
reaprovisionamiento automtico de tiendas.
El desarrollo de herramientas automticas de previsin y reaprovisionamiento
automtico de tiendas es relativamente reciente y en su mayora los retailers estn
trabajando con mtodos tradicionales, los cuales estn quedando desfasados
rpidamente a medida que pasan los aos.

Los resultados documentados de retailers que han implementado sistemas automticos


de previsin y de reaprovisionamiento automtico de tiendas son significativos. Se han
medido reducciones de roturas de stock en un 50% o ms, lo cual se traduce en un
aumento de la facturacin entre un 2%-7%; junto con ello, se han obtenido
reducciones en la inversin en stock de entre un 10%-20%. Conjuntamente se han
logrado ventajas en trminos de liberacin de tiempo de los responsables de tienda,
mejora en la satisfaccin del consumidor y menores costes logsticos-financieros.
Conclusiones
El reto que significa reducir las roturas de stock es, o debera ser, una de las mximas
prioridades para cualquier retailer. Como se ha visto, las roturas de stock son mucho
ms que ventas perdidas y significan un riesgo enorme para la rentabilidad, e incluso a
veces para la viabilidad de un retailer.
Analizando la informacin provista por diferentes estudios al respecto, se aprecia que
una gran parte de las las roturas de stock son solventables mediante la implantacin de
sistemas automticos de previsin y de aprovisionamiento automtico de tiendas en
conjuncin con la aplicacin de polticas ECR.
Es lgico suponer que la implantacin de este tipo de sistemas ir creciendo de manera
cada vez ms acelerada en el futuro, de lo cual se extrae que mientras ms rpido un

retailer implante un sistema de este tipo, mayores sern las ventajas competitivas
frente al resto de empresas. De igual forma, las empresas que demoren en hacerlo, no
disfrutarn de ninguna ventaja a nivel competitivo en el futuro, sino que simplemente
habrn cumplido con un requerimiento ms del mercado para estar en el negocio