INVENTARIOS

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Las empresas, para conciliar su inventario al final del año, comiencen a

contabilizar todos los productos físicos con los que cuentan, asegurando así
que exista coherencia con lo registrado durante el año.

Para algunas empresas, esto requiere que todos los empleados metan mano y
trabajen en él.

Hay que entender lo importante que resulta la gestión del inventario, ya que
es un marcador de dinero. Pagaste dinero por esos productos y vas a
recuperarlo (con alguna ganancia) en cuanto se vendan.

¿Qué son los inventarios?

El manejo de inventarios es una parte clave para el éxito de la gestión

empresarial.
Se entiende por inventario los recursos materiales que tiene la empresa
almacenados ya sea para ser utilizados en el proceso de producción como
producto terminado. Pueden incluir: materias primas, partes, producto
parcialmente terminado,  producto terminado, partes de reemplazo,
herramientas, consumibles y bienes en tránsito a empresas o clientes.
 
La gestión de los inventarios  es una de las actividades clave de la dirección de
las empresas industriales.  La optimización del nivel de inventarios es un tema
que se ha estudiado a profundidad y sobre el cual existen muchos modelos.

¿Qué áreas de la empresa participan en la gestión de inventarios?

Diversas áreas de la empresa participan en la gestión de inventarios. Por

ejemplo el área financiera por un lado busca disminuir el volumen de
inventarios, ya que se trata de material que tiene un costo poseer y almacenar.
Tan solo el espacio que ocupa el inventario representa un costo para la
empresa.  A eso se le debe sumar los costos de administración, seguros,
protección, iluminación, limpieza, etc.
Por otro lado, hay razones financieras para  tener un volumen de inventarios
más alto. Por ejemplo, cuando se compran lotes mayores es posible negociar
mejor el precio de compra.  Desde el punto de vista de producción, es deseable
siempre tener inventario disponible para la producción. Un alto en la producción
por falta de materia prima es costoso y complicado. En algunos procesos
industriales es sumamente caro parar la producción.  En otros procesos, por
ejemplo en la industria del plástico, es indispensable que la materia prima
siempre tenga la misma calidad. Por lo tanto el área de producción está
interesada en adquirir la mayor cantidad de materia prima del mismo lote, de
forma que sus propiedades sean uniformes.
 
Desde el punto de vista de ventas, es conveniente tener un inventario sobrado
de producto terminado. De esa forma siempre habrá producto para vender.  Si
se cierra una venta y no hay producto listo la venta se podría perder.
Para el área financiera no es deseable tener producto terminado sin vender. Es
dinero en forma de producto almacenado que no está generando nada.
En resumen, la optimización del inventario es un proceso complicado
multifactorial y cuyas principales variables no están en las manos de la
empresa, ya que la demanda del producto no es totalmente previsible.

Funciones de los inventarios

La acumulación de inventarios en niveles más o menos altos es necesaria para

que los sistemas de producción tengan un buen funcionamiento en la empresa.
Para ello es necesario conocer cómo funciona cada uno de los inventarios. 

TIPOS de inventarios

Inventario de tránsito:

Cuando el productor está separado de los proveedores y clientes de

manera geográfica. El transporte de los productos es muy importante y
se requiere de un tiempo preciso para ello, por eso debe de haber
productos en almacén de los cuales se pueda disponer para reponer los
que están por llegar a su destino. Como este proceso requiere de tiempo
puede haber la posibilidad de los inventarios de tránsito tengan un
volumen considerable. 

Inventario de seguridad

Al no cumplirse la mayoría de previsiones, las empresas buscan

protegerse ante estas variaciones que se pueden presentar y que no se
controlan por medio de inventarios. Estos inventarios que cubren riesgos
son los inventarios de seguridad. 

Inventario de especulación

Se originan con tiempo ante una variación que se espera de la demanda

en el suministro y sobre todo en el precio de una materia prima. La
empresa crea estos inventarios adelantándose a los hechos. 

Inventarios estacionales
 Las ventas de ciertos productos pueden presentar variaciones
estacionales, es decir que solo en determinado tiempo del año se
produce y se vende. Si los productos se pueden conservar en
almacenaje para adelantarse a la demanda de necesidades se realizan
los inventarios estacionales que ayudan  a contra restar la demanda que
se pudiera presentar en un periodo del año. 

Inventarios de aislamiento 

En este caso si dos fases de la producción operan de tal manera que la

primera proporciona algún componente a la segunda y si la primera
tuviera algún  inconveniente pudiera afectar con parar la producción a la
segunda. Para evitar esto se crea un inventario intermedio que pueda
aislar los dos subsistemas de producción, de esta manera si el primero
falla ya no perjudica al segundo que puede continuar con su producción
sin problema. 

¿Por qué el manejo de inventario es importante?

Hacer una revisión al inventario de tu empresa te muestra cuánto dinero tienes
en espera.

Una buena gestión de inventario es crucial para el crecimiento.

Un buen manejo de inventario te ahorra dinero:

Evita deterioro de productos

Si estás vendiendo un producto que tiene fecha de caducidad (como

comida o maquillaje), hay una posibilidad real de que funcione mal si no
se vende a tiempo.

Evita pérdida de inventarios

La pérdida de inventarios es algo que no necesariamente significa

productos echados a perder. Puede que los productos ya estén fuera de
temporada o que por algún motivo ya no sean relevantes. Al gestionar
mejor tu inventario, puedes evitar pérdidas.

Ahorrar en costos de almacenamiento

Almacenar productos es a menudo un costo variable, lo que significa que

fluctúa en función de la cantidad de productos. Cuando almacenas
demasiados productos al mismo tiempo o terminas con un producto que
es difícil de mover, tus costos de almacenamiento suben. Evitar esto te
ahorrará dinero.
Una mejor gestión de inventario mejora el flujo
de efectivo
También te permite mejorar el flujo de caja. Recuerda, pagaste dinero en
efectivo por estos productos y necesitas venderlos.

Pero si tu inventario está en almacén, definitivamente no está generando

mejoras en el flujo efectivo de tu negocio. Si tienes dudas, trata de pagarle a tu
proveedor con 500 fundas para iPhone, a ver si lo acepta.

Es por esto que es importante tener en cuenta el inventario en tu gestión de

flujo de efectivo. Afecta tanto a las ventas (por dictar cuánto puede vender) y
gastos (dictando lo que tienes que comprar). Ambas cosas determinan en gran
medida la cantidad de dinero que tienes a la mano. Una mejor gestión de
inventario conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo.

Cuando tienes un sistema de inventario sólido, podrás saber exactamente la

cantidad de productos que tienes, y con base a las ventas, se puede proyectar
cuándo te vas a quedar sin producto y siempre cumplir tus pedidos. Esto no
sólo te asegura de no perder ventas (crítico para el flujo de efectivo), sino que
también te ayuda a planificar con anticipación la compra de más producto,
asegurando que tengas dinero para pagarlo.

“El dinero que se gasta en inventario no es considerado gasto. Manéjalo

sabiamente”

8 TÉCNICAS DE MANEJO DE INVENTARIO

La gestión del inventario es una parte variable al implementar un negocio. El
sistema óptimo es diferente para cada empresa. Sin embargo, cada empresa
debe esforzarse por eliminar errores humanos, tanto como sea posible.

Independientemente del sistema que utilices, las siguientes ocho técnicas de

administración de inventarios te ayudarán a mejorar el flujo de caja de tu
negocio.

1. Niveles de conjuntos a la par : Una buena técnica de administración

de inventarios comienza con manejar fácilmente los niveles en conjunto. La
mínima cantidad de productos que tener a la mano. Cuando tu inventario caiga
por debajo de este nivel predeterminado, sabes que es momento de ordenar
más de este producto. Típicamente vas a ordenar la cantidad mínima, mientras
que te das una idea de qué tan rápido se venden estos productos y cuánto
tiempo tardas en volverlo a tener en inventario. Manejo de Históricos

Recuerda que las condiciones cambian con el tiempo. Comprueba los niveles 
un par de veces a lo largo del año para confirmar que aún tenga sentido la
cantidad de productos solicitados. Si algo cambia,  no tengas miedo de ajustar
tus niveles.

2. Principio First-In First-Out (FIFO) : El principio “First-in, First-out” es

importante en el manejo de inventarios. Significa que tus productos con mayor
antigüedad (First-in) se venden primero (first-out), no tu nuevo inventario. Esto
es particularmente importante para  productos con caducidad.

También es buena idea practicar este principio (FIFO) para productos aquellos
productos no perecederos. Si los mismos productos se mantienen hasta el
fondo de inventario, suelen desgastarse. Además, el diseño del envase y las
características a menudo cambian con el tiempo. No vas a querer terminar con
productos obsoletos que no vas a poder vender.

Con la finalidad de gestionar un sistema FIFO, vas a necesitar tener tu almacén

organizado. Normalmente, esto significa agregar nuevos productos a partir de
la parte posterior, o hacer lo contrario, dejando el producto viejo en la parte
delantera. Si estás trabajando en una compañía de almacenamiento y
cumplimiento de envíos, probablemente ya haces esto.

3. Manejo de relaciones: Si necesitas devolver un artículo que se vende

lento, con el objetivo de hacer espacio para nuevos productos, reponer un best-
seller rápidamente, solucionar problemas de fabricación o temporalmente
ampliar tu espacio de almacenamiento, es importante tener una buena relación
con tus proveedores. De esa manera estarán dispuestos a trabajar contigo para
solucionar tus problemas.

En particular, tener una buena relación con tus proveedores de productos

cuesta trabajo. Si tienes cantidades mínimas en tu pedido, pueden ser
negociables. No tengas miedo de pedir un mínimo de compra más bajo para
tener un mejor manejo de inventarios.

No se trata sólo de ser amable; se trata de una buena comunicación. Permite

que tu proveedor sepa cuándo estás esperando un aumento en las ventas, con
el fin de ajustar tu producción. Déjales saber cuándo te estás quedando sin
producto y cada cuanto debe hacer arreglos para surtirlo.

4. Planeación de contingencia

 Tus ventas aumentan inesperadamente y te quedas sin producto en

stock
 Encuentras un déficit de flujo de caja y no se puede pagar por el
producto que necesitas desesperadamente
 Tu almacén no tiene suficiente espacio para acomodar tus ventas pico y
estacionales
 Un error en el cálculo del inventario, que puede significar que tiene
menos producto de lo que pensabas
 Un producto de movimiento lento que ocupa todo el espacio de
almacenamiento
  Cuando un fabricante se queda sin tu producto y tienes órdenes que
cumplir
 El fabricante descontinua un producto sin previo aviso

Averigua en dónde están tus riesgos y prepara un plan de contingencia. ¿Cómo

vas a reaccionar? ¿Qué medidas vas a tomar para resolver el problema?
¿Cómo afectará esto a algunas partes de tu negocio? Recuerda que las
relaciones sólidas tardan, pero llegan y se quedan.

5. Auditoría regular: En la mayoría de los casos, los informes de tu

almacén se confían a un software especializado, con el objetivo de conocer la
cantidad de productos existentes.  Sin embargo, es importante asegurar  que
los números que arroja el software coinciden en la vida real. Hay varios
métodos para hacer esto.

Inventario físico: Hacer un inventario físico es la práctica que cuenta.

Muchas empresas hacen esto a fin de año, ya que se enlazan los
resultados de contabilidad e impuestos. Aunque los inventarios físicos
normalmente sólo se realizan una vez al año, pueden ser increíblemente
perjudiciales para el negocio, y créanme, son tediosos. Si encuentras
discrepancia, puede ser difícil establecer claramente el problema, ya que
debes buscar en los resultados de un año.

Punto de comprobación:Esto significa simplemente elegir un producto,

contar su existencia en inventarios y comparar el número a lo que se
supone que debe ser. Esto no se hace de manera programada y es
complementario al inventario físico. En particular, es posible que quieras
comprobar cuáles son los productos problemáticos o de movimiento
rápido.

Ciclo de conteo: Cada día, semana o mes  se hace el conteo de un

producto diferente, en un horario rotativo. Existen diferentes métodos
para determinar qué elementos contar, pero, en términos generales, los
elementos de mayor valor se contarán con más frecuencia.

6. Prioriza con ABC: Algunos productos necesitan más atención que otros.
Utiliza un análisis ABC para dar prioridad a la gestión de tu inventario. Separa
los productos que requieren atención de los que no. Para ello, revisa la lista de
productos y agrega cada producto en una de estas tres categorías:

A – Productos de alto valor con baja frecuencia de ventas

B – Productos de valor moderado con una frecuenta de ventas moderada

C – Productos de valor bajo con altas ventas

Los productos de la categoría A requieren atención regular debido a que su

impacto financiero es importante, pero las ventas son impredecibles. Los
artículos en la categoría C requieren menos supervisión, ya que tienen un
impacto financiero más pequeño, pero que están en constante rotación. Los
artículos en la categoría B caen en algún lugar en medio.

7. Pronósticos precisos: Gran parte de la buena gestión de inventario se

reduce a predecir con exactitud su demanda. No se equivoquen, esto es
increíblemente difícil de hacer. Hay tantas variables que intervienen que
seguramente nunca sabrás a ciencia cierta el futuro de tus productos, pero
puedes acercarte. A continuación algunos elementos que debes tomar en
cuenta al proyectar tus ventas:

 Tendencias en el mercado
 Ventas del año pasado durante la misma semana
 Tasa de crecimiento de este año
 Ventas garantizadas de contratos y suscripciones
 Estacionalidad y economía en general
 Próximas promociones
 Inversión publicitaria

8. Considera utilizar una estrategia Dropshipping: Una estrategia de

dropshipping puede ser el escenario ideal desde una perspectiva de gestión de
inventario. En lugar de  manejar el inventario y enviar los productos por ti
mismo –ya sea internamente o a través de un socio logístico–  el proveedor o
vendedor al por mayor se encarga de hacerlo. Básicamente, se elimina por
completo el proceso de inventario. Ejemplo XEROX.

Muchos mayoristas y fabricantes anuncian que utilizan dropshipping y lo hacen

como un servicio.
Las decisiones sobre los inventarios

La mayoría de las materias primas no siempre se encuentran disponibles de manera

precisa o inmediata, por lo que si el plazo de entrega  o fabricación excede el tiempo
en el que la empresa se ha comprometido a entregar el producto, no quedará más que
adquirir las materias primas antes de que se pueda predecir la cantidad y precisar el
producto. 

La Previsión de inventarios

La previsión de inventarios consiste en tratar de estimar la demanda del producto

terminado, tal que los inventarios sean suficientes para atender dicha demanda.
 Cuando se realiza una previsión de las necesidades regularmente se corren dos
riesgos: 
 • Incurrir en una previsión por exceso (invirtiendo en exceso con el riesgo
financiero y el del deterioro de la mercancía  entre otros)
• Incurrir en una previsión por defecto (pérdida de la imagen comercial del
producto por falta del mismo, pérdida del cliente, entre otros).
 
Las técnicas de la previsión se clasifican en dos grupos: 
1. Análisis de series temporales. La historia pasada sirve como modelo de lo que
puede esperarse en el futuro, se apoya en usar la estadística para analizar la
estructura  que se tiene a partir de lo que se ha observado del pasado, con proyección
al futuro. 
2. Previsión de la demanda. Se basa en la previsión de la demanda por medio de
variables que se relacionan con el producto, tanto dentro como fuera de la empresa.. 
Para que se dé el éxito en la gestión del manejo de inventarios es muy importante la
unificación entre las diferentes áreas de la empresa, marketing, comercial, finanzas,
producción, compras. 

TIPOS DE MANEJO DE INVENTARIO 

1. Método ABC
Este método de valuación también es conocido como método 80/20 y consiste
en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor
que representan. Usualmente, se utilizan 3 categorías:
  Artículos clase A. Suelen ser alrededor de un 20% del total del
inventario; sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo.
Tienden a tener una baja frecuencia de ventas.
 Artículos clase B. Representan el 40% del total de los artículos y
rondan el 15% del valor total del mismo. Suelen contar con una
frecuencia de ventas moderada.
 Artículos clase C. Son el 40% restante de los artículos. Representan el
inventario menos costoso, con cerca de un 5% de su valor, y suelen
contar con una alta frecuencia de ventas.

Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes

merecen mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto
financiero requerirá los mayores esfuerzos en su gestión Recuerda que los
porcentajes del método ABC son únicamente una guía y pueden variar según
las características de tu empresa.

2. Método PEPS (Primeras entradas primeras

salidas)
El método PEPS, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés,
consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que
sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se
evita, por ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un
movimiento constante y oportuno.

3. Método EOQ (Cantidad Económica de Pedido)

Economic Order Quantity o Cantidad Económica de Pedido (CEP) en español,
es una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en
mayor medida los costos de inventario y está caracterizado por estar
basado en 3 supuestos clave:

1. Que la demanda es constante y conocida a priori.

2. Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
3. Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que los inventarios
se agotan.

¿Cómo funciona? Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de

Pedido (CEP), justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.

 
4. Conteo cíclico
Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de
una parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya contado al
menos una vez en un periodo de tiempo determinado. Se complementa con el
método ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de recuento
diferente.

Entre sus beneficios se encuentran la mejora de la exactitud y fiabilidad del

control de los inventarios, ya que permite encontrar y corregir en tiempo
discrepancias que puedan afectar a nuestra empresa, sin requerir de un conteo
total de los artículos.

Para facilitar esta tarea de auditoría constante, resulta de gran utilidad el contar
con un software especializado que te permita llevar el controlar de tu inventario
de manera regular y fácilmente. Considéralo, siempre es una buena opción.