CURSO DE IMAGEN SECRETARIAL

Introduccin
secretaria

la

personalidad

imagen

de

la

A travs de nuestra persona debemos decir claramente que sabemos lo que hacemos y que
se puede confiar en nosotras.
Un aspecto desalineado o descuidado dice lo contrario, y lo visual es muy poderoso. Una
primera impresin es en un 60% visual, se capta una totalidad compuesta por el atuendo, los
colores, el lenguaje no verbal, el porte. De manera que esta impresin debe ser la mejor.
Cada mujer puede sacar el mejor partido de sus potencialidades fsicas, emocionales e
intelectuales para construir, con su propia elaboracin, una imagen personal adecuada a su
necesidad y deseo. Tarea que le brindar las mximas satisfacciones tanto en su vida
profesional como personal.

Personalidad e imagen a partir de la autoestima

Los conceptos de autoestima e imagen de si mismo son fundamentales para comprender los
procesos psicolgicos que suceden en un sujeto. Nos desenvolvemos en una sociedad que
cada vez valora ms lo que se tiene a nivel material y cada vez menos lo que se tiene a nivel
humano. Cada poca se rige bajo determinadas leyes o conceptos colectivos que circulan
socialmente y en esta poca lo que nos rige son las leyes del mercado.
Puede definirse la autoestima como el sentimiento de aceptacin y aprecio hacia uno
mismo, que va unido al sentimiento de competencia y vala personal. El concepto que
tenemos de nosotros mismos no es algo heredado, sino aprendido de nuestro alrededor,
mediante la valoracin que hacemos de nuestro comportamiento y de la asimilacin e
interiorizacin de la opinin de los dems respecto a nosotros. La importancia de la
autoestima radica en que nos impulsa a actuar, a seguir adelante y nos motiva para perseguir
nuestros objetivos.
Las personas con alta autoestima se caracterizan por lo siguiente:
Superan sus problemas o dificultades personales
-Afianzan su personalidad
-Favorecen su creatividad
-Son ms independientes
-Tienen ms facilidad a la hora de tener relaciones interpersonales

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Tipos de personalidad
Es muy importante lograr identificar los diferentes tipos de personalidades que existen ya que
de ello depende el entendimiento y buen trato que podamos desarrollar cotidianamente con
las personas que nos rodean, los diferentes tipos de personalidad son:

El Reformador: El tipo racional, idealista, de slidos principios, determinado,

controlado y perfeccionista

El Ayudador: El tipo interpersonal, preocupado por los dems: generoso,

demostrativo, complaciente y posesivo

El Triunfador: El tipo pragmtico, orientado al xito, adaptable, sobresaliente,

ambicioso

El Individualista: El tipo sensible, reservado, expresivo, dramtico, ensimismado

y temperamental

El Investigador: El tipo cerebral, penetrante, perceptivo, innovador, reservado y

aislado

El Leal: El tipo comprometido, orientado a la seguridad, encantador, responsable,

nervioso y desconfiado

El Entusiasta: El tipo activo, divertido, espontneo, verstil, ambicioso y disperso

El Desafiador: El tipo poderoso, dominante, seguro de s mismo, decidido,

voluntarioso y retador

El Pacificador: El tipo indolente, modesto, receptivo, tranquilizador, agradable y

satisfecho

La imagen personal y profesional

En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las
organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el

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conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a travs del porte, la vestimenta, el
habla y las mejores formas para interactuar con nuestro interlocutor.
El trmino etiqueta se relaciona con la vestimenta, modales (lenguaje gestual, comunicacin
oral) y aspectos de comportamiento que conforman la vida social y profesional. En estos
das es usual que las secretarias requieran de los servicios profesionales de especialistas en
Protocolo e Imagen, a fin de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicacin gestual y
algunas pautas de liderazgo.
En relacin al aspecto fsico, nacemos con una determinada altura, rasgos faciales, o color
de cabello, los cuales se pueden cambiar o mejorar, haciendo todo lo posible por mantener
una figura estilizada. Se pueden conocer y aplicar las tcnicas adecuadas de maquillaje para
cada tipo de rostro, utilizar los colores y diseos apropiados en la vestimenta profesional, pues
la indumentaria tiene el poder de mejorar decididamente la percepcin positiva de la imagen.
El conocimiento de los aspectos fundamentales de las tcnicas de la oratoria, ensea a
tomar conciencia de que el manejo apropiado de las cualidades de la voz, puede ser
considerado uno de los instrumentos ms poderosos que permiten el logro de una
comunicacin oral fluida y creble. La voz se puede educar para transformarla en ms suave,
pausada y agradable, logrando que los modos de expresar una idea causen una impresin
positiva.
Con respecto a la seleccin de la vestimenta, una profesional debera elegir con esmero y
especial dedicacin la etiqueta ms apropiada para diversas ocasiones o reuniones en las
cuales sea invitada o desempee un rol especialmente relevante.

La vestimenta ms adecuada para el trabajo

Un vestido negro, de lneas sencillas, puede ser considerado un bsico para

asistir a reuniones. Los accesorios le darn un aspecto ms formal o ms casual.

Los colores oscuros y monocromticos tienden a adelgazar y estilizar la figura.

Las faldas levemente entalladas hasta la rodilla sientan mejor que las plisadas o
rectas.

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Los trajes que ms favorecen: pantalones rectos y chaquetas sastre largas con
hombreras discretas, levemente entalladas en la cintura en colores negro, azul, beige, gris
o pasteles.

Evitar las telas con adornos muy elaborados y colores muy estridentes durante el
da.

Los zapatos, la cartera y el cinturn, combinarn en color, tamao y diseo con el

resto de la indumentaria.

El calzado resulta un accesorio de fundamental importancia en la percepcin del

conjunto de la indumentaria. El taco ms favorecedor para la postura, es el de cinco
centmetros, aportando altura y equilibrio.

Para una reunin de trabajo, evitar los estampados llamativos, los tejidos gruesos
y las telas satinadas o con brillos.

Las piernas se estilizan cuando se usan las medias y los zapatos en la misma
tonalidad.

Los accesorios (pauelos, guantes, carteras, anteojos, joyas), debern ser

elegidos con un criterio discreto y sutil, a fin de realzar y complementar aportando
distincin, sin proyectar un aspecto recargado.
El aspecto exterior debe proporcionar sensacin de agrado y de bienestar. En general, vestir
de forma discreta pero favorecedora, siguiendo las lneas clsicas con un toque de moda
puede resultar la eleccin ms conveniente para proyectar una imagen femenina y
profesional. La calidad de las prendas se relaciona de manera directa con la duracin y
aspecto, ya que un traje de corte impecable aporta elegancia y seguridad.

Caractersticas de la secretaria moderna

Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad
para comunicar y visin a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas
responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los aos noventa,
cuando las tecnologas de la informacin y comunicacin sacudieron hasta sus cimientos
una serie de conceptos de la gestin empresarial.

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Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestin, con un conocimiento
cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, adems est capacitada para la
delegacin de ciertas reas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:

Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

Establecer buenos contactos telefnicos

Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

Planificar su tiempo y el de su jefe

Preparar y tratar la informacin adecuadamente

Concertar, acoger y atender a las visitas

Preparar presentaciones de productos o servicios

Organizar los viajes de negocios, etctera.

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega
en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la
empresa.
En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudindole sustituir en ciertos casos,
incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su
propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atencin necesaria,
para reducir al mnimo el vaco ocasionado por la ausencia del jefe.

Manejo de conflictos en la oficina

Tanto en la vida personal como en el empleo, las personas difieren en su sensibilidad a los
comentarios, crticas o acciones de otros, ya sean compaeros o jefes, as como en su
capacidad para afrontar la tensin creada por una situacin conflictiva o a la presin ante el
trabajo de ltima hora.

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Episodio aislado de confrontacin o falta de claridad en la comunicacin dentro de la oficina
pueden no afectar las relaciones interpersonales, pero el riesgo ms real es que comiencen a
generarse resentimientos, en especial si no se expresan
Tratar de solucionar conflictos, abordndolos directamente con la persona con quien estamos
en desacuerdo, puede significar a nuestros temores, querer evitar:
1) exponernos al ridculo o rechazo;
2) reconocer nuestra contribucin al problema; y
3) estar dispuesto a cambiar.
Naturalmente, hay momentos en los que es mejor ceder que resistir firmemente. Pero hay
veces que asumimos prematuramente que una discordancia no tiene ninguna solucin
mutuamente aceptable. El estar dispuestos a conversar sobre desacuerdos puede producir
oportunidades para fortalecer relaciones y mejorar la productividad.
Puede haber casos en los que una contienda intensa entre personas de la oficina pueda
requerir la participacin del administrador o de una tercera persona. Un acercamiento
tambin puede significar permitirles a los trabajadores a que se renan con su superior para
que los ayude a que resuelvan su propio conflicto.
La Mediacin
En ocasiones se puede interactuar como mediador en problemticas concretas y se necesita
tener presente que la solucin debe ser aceptada, si no sugerida, por las personas
involucradas en el conflicto.
Los mediadores pueden influir al:

Entender el punto de vista de cada uno

Aumentar el inters de los participantes en resolver el desafo a travs de la
mediacin

Aplicar reglas que gobiernen y mejoren la comunicacin

Preparar a los participantes en el uso de un estilo de interaccin eficaz

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Nivelar el poder (entre jefe y subordinado)

Ayudar a los participantes a planear el trato en el futuro

Quienes han estado envueltos en un conflicto, generalmente sienten una gran necesidad de
ser comprendidos. Tanto, que es difcil para muchas personas poder enfocarse en los
problemas de otros, hasta primero no sentirse comprendidos.
La mayora de las veces y de las personas, pasamos la mayor parte de las horas del da en el
empleo y an despus, al llegar a casa, continuamos pensando en todos los daos reales e
imaginarios que les ha causado una tercera persona. Y una actitud tpica es que cada uno
tenga deseos de abandonar su empleo.
Los costos de no enfrentar los conflictos entre compaeros de la oficina, o de no detener el
desorden, provoca, entre otras cosas, que las personas involucradas empiezan a desconfiar
de la otra. Muchas veces dejan de saludarse o de dar alguna indicacin que la otra persona
existe. Evitan mirarse y hasta reemplazan el nombre de la otra persona con un apodo u otra
forma de referirse a esa persona (esa mujer, esa seora).
Pueden disiparse los conflictos cuando buscamos una forma creativa de lograr la suma de las
necesidades (las de ellos y las nuestras). Al ignorar las necesidades de la otra persona
nosotros probablemente tambin fallaremos en nuestros intentos de negociar una solucin
viable.

Etiqueta en la oficina
Presentacin personal
Pocas personas visten exclusivamente para s mismas, la mayora lo hace para los dems
pero debemos tener mucho cuidado con esto y preguntarnos para quin o quienes
exactamente nos vestimos. Independientemente de esto debemos vestirnos de modo que
mostremos respeto por nuestra persona, profesin u oficio, nuestro puesto y nuestra
compaa.

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En una empresa es de mal gusto que las mujeres vistan con faldas muy cortas o trajes
provocativos. En el caso de los varones de igual mal gusto es que se presenten con camisa
sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el
ridculo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educacin, demostremos que
hacemos valer ambas.
Puntualidad
Es un aspecto a considerar en toda actividad de la vida diaria. Esta es fiel reflejo de la
personalidad del individuo y una cualidad que denota buena educacin. La impuntualidad
nunca ser disculpada mientras que la puntualidad es una muestra de consideracin hacia los
dems, es seal de urbanidad y buenas maneras.
Trato con los dems
Para lograr una buena convivencia con nuestros compaeros de trabajo podemos considerar
los siguientes consejos:

Evite que sus amigos o familiares le visiten en la oficina si no es realmente

necesario.

Trate de dejar su mal carcter fuera y no se descargue con sus compaeros.

Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre como ignorando

que hay una persona adentro. Si alguien entra con deseos de charlar y usted est
atendiendo algn asunto de trabajo, salga por un momento e indquele a la persona que
podrn charlar luego.

Recuerde que la amabilidad y el respeto no rien con la firmeza y defensa de sus

derechos.

No divulgue sus problemas personales como si fueran la ltima noticia del da.
Haga respetar su vida privada y la de sus seres queridos.

No se abuse de sus compaeros pidiendo dinero u objetos personales prestados

amparado en la relacin a no ser que sea realmente necesario.

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Recuerde que TODOS SOMOS IGUALES en nuestra calidad de seres humanos.

No pronuncie palabras vulgares ni comentarios en detrimento de la dignidad de

sus compaeros de trabajo.

Si le disgusta algo de algn compaero de trabajo, dgaselo de frente y no

divulgue errores de los dems a sus espaldas.

Manejo de conflictos en la oficina

Tanto en la vida personal como en el empleo, las personas difieren en su sensibilidad a los
comentarios, crticas o acciones de otros, ya sean compaeros o jefes, as como en su
capacidad para afrontar la tensin creada por una situacin conflictiva o a la presin ante el
trabajo de ltima hora.
Episodio aislado de confrontacin o falta de claridad en la comunicacin dentro de la oficina
pueden no afectar las relaciones interpersonales, pero el riesgo ms real es que comiencen a
generarse resentimientos, en especial si no se expresan.
Tratar de solucionar conflictos, abordndolos directamente con la persona con quien estamos
en desacuerdo, puede significar a nuestros temores, querer evitar:
1) exponernos al ridculo o rechazo;
2) reconocer nuestra contribucin al problema; y
3) estar dispuesto a cambiar.
Naturalmente, hay momentos en los que es mejor ceder que resistir firmemente. Pero hay
veces que asumimos prematuramente que una discordancia no tiene ninguna solucin
mutuamente aceptable. El estar dispuestos a conversar sobre desacuerdos puede producir
oportunidades para fortalecer relaciones y mejorar la productividad.
Puede haber casos en los que una contienda intensa entre personas de la oficina pueda
requerir la participacin del administrador o de una tercera persona. Un acercamiento
tambin puede significar permitirles a los trabajadores a que se renan con su superior para
que los ayude a que resuelvan su propio conflicto.

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La Mediacin
En ocasiones se puede interactuar como mediador en problemticas concretas y se necesita
tener presente que la solucin debe ser aceptada, si no sugerida, por las personas
involucradas en el conflicto.
Los mediadores pueden influir al:

Entender el punto de vista de cada uno

Aumentar el inters de los participantes en resolver el desafo a travs de la
mediacin

Aplicar reglas que gobiernen y mejoren la comunicacin

Preparar a los participantes en el uso de un estilo de interaccin eficaz

Nivelar el poder (entre jefe y subordinado)

Ayudar a los participantes a planear el trato en el futuro

Quienes han estado envueltos en un conflicto, generalmente sienten una gran necesidad de
ser comprendidos. Tanto, que es difcil para muchas personas poder enfocarse en los
problemas de otros, hasta primero no sentirse comprendidos.
La mayora de las veces y de las personas, pasamos la mayor parte de las horas del da en el
empleo y an despus, al llegar a casa, continuamos pensando en todos los daos reales e
imaginarios que les ha causado una tercera persona. Y una actitud tpica es que cada uno
tenga deseos de abandonar su empleo.
Los costos de no enfrentar los conflictos entre compaeros de la oficina, o de no detener el
desorden, provoca, entre otras cosas, que las personas involucradas empiezan a desconfiar
de la otra. Muchas veces dejan de saludarse o de dar alguna indicacin que la otra persona
existe. Evitan mirarse y hasta reemplazan el nombre de la otra persona con un apodo u otra
forma de referirse a esa persona (esa mujer, esa seora).
Pueden disiparse los conflictos cuando buscamos una forma creativa de lograr la suma de las
necesidades (las de ellos y las nuestras). Al ignorar las necesidades de la otra persona
nosotros probablemente tambin fallaremos en nuestros intentos de negociar una solucin
viable.

PROFESORA: FLOR DE GUADALUPE PELAEZ REYES