CORTESIA EN LA OFICINA Y EN EL DESPACHO:

1- Preparar cuidadosamente su visita.

2- Organizar un programa parcialmente diferente para su mujer.
3- Si el visitante viene acompaado de su mujer, se le mandarn flores al hotel con la tarjeta del empresario anfitrin.
Si viene solo, se enviar a su habitacin una cesta con frutas, o una botella de cava, o algo semejante.
4- Si es posible, resulta aconsejable poner a su disposicin durante esos tres das un coche con chofer.
EL TRATAMIENTO SOCIAL Y LA CORTESA AL TELFONO
Se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prcticamente no usa el "usted". Debemos
evitar el abuso del "t". Por ejemplo, debemos llamar de "usted" a aquellas personas que, por su edad, categora o
prestigio, merezcan nuestro respeto ms que nuestra familiaridad. Los jefes tambin deben llamar de "usted" a sus
subordinados si no quieren que ellos les respondan tutendoles.
Tratamientos honorficos.- Los tratamientos honorficos no se utilizan prcticamente nunca en el lenguaje hablado,
pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carcter oficial, as
como en los sobres y encabezamientos de las cartas.
Cortesa al telfono.- Actualmente nos pasamos media vida hablando por telfono. Lamentablemente, son muchas las
empresas y los centros oficiales donde no se ensean a los empleados a hacerlo correctamente.
La voz, la entonacin, la manera de contestar al telfono nos revelan ms cosas de lo que parece sobre la persona que
est detrs del auricular: su educacin, su don de gentes, su afabilidad, su eficacia.
REGLAS DE CORTESA Y DE SABER ESTAR DE UNA SECRETARIA
La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina pblica con la que se establece un
contacto. Las cualidades que convienen a una secretaria son el buen carcter, la simpata, la eficacia, la laboriosidad.
Eficacia y cortesa de la secretaria.- Debe establecer lo ms claramente posible con su jefe los lmites claros de su
autonoma y de sus responsabilidades. Sabr decir que no con amabilidad y firmeza. Conocer perfectamente el
protocolo de las llamadas telefnicas y sabr escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su jefe
rigurosamente, advirtindole con la suficiente antelacin de los compromisos pendientes.
La secretaria y el caf.- Si hay una visita esperando, debe ser la secretaria quien se ocupe de ofrecerle caf, revistas,
etctera. El caf jams se llevar servido, sino que se servir directamente de la cafetera. Deber usar un juego de
caf de buena porcelana, con su cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser humillante servirle
un caf a su jefe.
La secretaria y la imagen del despacho.- Una secretaria se debe ocupar de que las plantas o flores que adornen el
despacho estn siempre bien cuidadas. Tambin de que los ceniceros estn convenientemente vacos y limpios.
No se debe comer un sandwich en la oficina, ya que se corre el riesgo de que sta huela a comida. Tampoco, desde
luego, deber mascar chicle.
Cuando un visitante perteneciente a otra firma, espaola o extranjera, ha sido invitado por nuestro departamento o
empresa a permanecer en nuestra ciudad durante un periodo mnimo de tres das debemos seguir unas reglas.
EL EJECUTIVO O FUNCIONARIO Y SU IMAGEN
Tiene que cumplir muy bien con su trabajo y cuidar su vida social y su imagen.
El ejecutivo o funcionario debe dar, como todo el mundo, ejemplo de cortesa dentro y fuera de su trabajo. Con ello
contribuir a prestigiar su empresa o su departamento.
Viajes al extranjero.- El ejecutivo o funcionario tiene una responsabilidad especial cuando viaja al extranjero, porque
en cierto modo va representando a su pas. No puede evitar que sus interlocutores saquen conclusiones a veces

errneas y echen la culpa de determinados fallos del invitado al nivel educativo de todo un pas, aunque la culpa la
tenga solamente el propio interesado.
Nunca, por ejemplo, debe hacer comentarios desfavorables hacia el pas que visita ni tampoco, desde luego, hacia el
suyo propio.
Debe hacer un pequeo esfuerzo para aprender algunas frases en el idioma del pas que visita.
Cuando una persona se encuentra en el extranjero debe usar su buen criterio, su sentido comn, para distinguir entre
costumbres que conviene seguir, para no caer en el ridculo u ofender sentimientos, y costumbres que de ninguna
manera est obligado a seguir.
NORMAS DE CORTESIA DE LA SECRETARIA
Cuando hablamos del saber estar en la empresa, todos los expertos sealan el gran papel que tienen las secretarias.
Cmo interlocutoras habituales de los cargos ms elevados de la jerarqua empresarial, tienen en sus manos poner en
prctica todos los principios de la educacin social: recibir visitas, saludar, responder a comunicados o, incluso,
organizar algunos de los actos ms habituales de la entidad.
As, ellos o ellas, se ocupan entre otros asuntos de recibir a las visitas y hacer las presentaciones. Tiene que dar la
mano la secretaria al visitante? Pues depende. Las normas de cortesa universal establecen que es la persona con mas
rango quien inicia el saludo (as establece la manera), por eso la actitud normal es esperar a que el otro rompa el hielo
ofreciendo, o no, la mano. A continuacin se tiene que conducir la visita al despacho; la secretaria debe pasar en
primer lugar para abrir el camino e iniciar las presentaciones.
Si durante el trayecto se tiene que subir o bajar una escalera, se aplica el orden siguiente: La secretaria cede el paso a
la visita para que esta suba en primer lugar, pero cuando ya estn arriba, la secretara vuelve a tomar la cabecera de la
marcha. Fuera del mbito laboral, la cortesa social funciona al revs: la mujer sube primero las escaleras y el hombre
se queda detrs, porque se prev que el hombre pueda ayudar a la mujer si esta tropieza (es una cuestin de fuerza) o,
incluso, parar con su peso una posible cada. Esta delicadeza se obvia en el entorno laboral.
Y si el jefe no llega a la reunin y tenemos a la visita esperando? Pues incluso para esto se ha establecido un
protocolo. En primer lugar hay que informar al visitante de que el superior ya est avisado. A continuacin se le ha de
ofrecer algo para beber o incluso alguna lectura (algn diario o revista), si se prev que la espera va a ser de ms de
cinco minutos.
Cuando ya han pasado quince minutos, es el momento de pedir disculpas por el retraso del superior. Si, finalmente, la
reunin no se realiza, hay que programar inmediatamente otra y el mismo jefe o la secretaria habrn de llamar
pidiendo disculpas de nuevo y explicando el motivo por el que se ha suspendido el encuentro.