MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora:

Despacho del Superintendente (1000)

SERIES. SUBSERIES y Tipos

Documentales

CODIGO
1000.3

ACTAS

1000,3,5

ACTAS DEL COMIT DE DIRECCIN

Hoja:

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
5

DISPOSICIN FINAL
CT

Citacin al Comit
Acta
1000.20

ESTUDIOS

1000,20,2

ESTUDIOS DE MISION, PROPOSITOS Y

OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

Estudios
1000.23

INFORMES

1000,23,1

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

De:

Solicitud

PROCEDIMIENTO

Serie documental que expresa las decisiones del

Comit en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas de la entidad,
conservar totalmente y digitalizar.
Serie documental que evidencia la planeacin de
la unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en Control Interno.
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar; finalizada la retencin eliminar.

Informe
1000,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Solicitud
Informes

1000,23,6

INFORMES DE GESTIN

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.
Serie documental que evidencia el control de la
unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
1000,23,11 INFORMES PERIODISTICOS

Informes
1000,34

PLAN

1000,34,2

PLAN ANUAL DE COMUNICACIONES

Informes que evidencian difusin de las

decisiones de competencia de la entidad;
digitalizar como medio para conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y finalizada la retencin seleccionar los
informes con las noticias de mayor relevancia
para la entidad.
Documentos de carcter facilitativo. Conservar
durante 5 aos en archivo de gestin y digitalizar;
finalizada la retencin eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora:

Despacho del Superintendente (1000)

SERIES. SUBSERIES y Tipos

Documentales

CODIGO
Planes

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

Hoja:
DISPOSICIN FINAL
CT

De:

Documentos dePROCEDIMIENTO
carcter facilitativo. Conservar
durante 5 aos en archivo de gestin y digitalizar;
finalizada la retencin eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora:

Despacho del Superintendente (1000)

SERIES. SUBSERIES y Tipos

Documentales

CODIGO
1000,38

PROMOCIN Y DIVULGACIN

1000,38,1

ARTICULOS PUBLICADOS SOBRE

SUPERSOLIDARIA

Hoja:

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

De:

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

Articulos
1000,38,2

BOLETINES DE PRENSA
Boletin
Boletines virtuales

1000,38,3

ENCUESTAS

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y

digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

Encuesta s personalizadas
Encuestas electrnicas
Buzon de quejas y sugerencias
1000,38,4

EVENTOS / MEMORIAS

Ruedas de prensa
Seminarios
1000,38,5

NOTICIAS DE INTERES

Serie documental que expresa las decisiones de la

entidad en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas, conservar totalmente
y digitalizar.

Noticia
1000,38,6

NOTISOLIDARIOS MENSUALES
Notisolidario

1000,38,7

PAGINA WEB E INTRANET

Reporte

1000,38,8

PBX
Reporte

1000,38,9

VIDEOCONFERENCIAS
Video

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin
D : digitalizacin

Firma Responsable:
Fecha:

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y

digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
1100,1

ACCIONES CONSTITUCIONALES

1100,1,1

ACCIONES DE CUMPLIMIENTO

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
5

15

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

PROCEDIMIENTO

X
Documentos de carcter jurdico; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Demanda
Solicitudes de informacin
Pruebas
Contestacin
Recursos
Objeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
1100,1,2

ACCIONES DE GRUPO

15

Demanda

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Solicitudes de informacin
Pruebas
Contestacin
Recursos
Objeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
1100,1,3

ACCIONES DE INCONSTITUCIONALIDAD
Demanda
Contestacin
Pronunciamiento
Fallo

15

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
1100,1,4

ACCIONES DE TUTELA

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

15

15

Oficio juzgado o tribunal

Memorandos
Oficios de respuesta
Fallo
Impugnacin
Sentencia
1100,1,5

ACCIONES POPULARES

De:

PROCEDIMIENTO
Documentos de carcter jurdico; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Demanda
Solicitudes de informacin

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Pruebas
Contestacin
Recursos
Objeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
1100,2

ACCIONES JUDICIALES

1100,2,1

ACCIONES CONTRACTUALES

15

Accin contractual

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Diligencia de notificacin
Copia de contratos
Solicitud de conciliacin
Acta de conciliacin
Derecho de peticin
Fotocopia camara de comercio
Certificaciones
1100,2,2

Sentencia
ACCIONES DE NULIDAD Y REESTABLECIMIENTO
DEL DERECHO
Demanda
Solicitudes de informacin
Pruebas
Contestacin

15

X
Documentos de carcter jurdico; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Recursos

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
PROCEDIMIENTO
transferir al archivo
central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Objeciones
Sentencia de primera instancia

Hoja:
De: digitalizar como
Documentos
de carcter jurdico;
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos
ms y terminado el tiempo de
PROCEDIMIENTO
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Sentencia de segunda instancia

1100,2,3

ACCIONES DE REPARACIN DIRECTA

15

Demanda

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Solicitudes de informacin
Pruebas
Contestacin
Recursos
Objeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
1100,2,4

ACCIONES DE SIMPLE NULIDAD

Demanda
Solicitudes de informacin
Pruebas
Contestacin
Recursos
Objeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia

15

X
Documentos de carcter jurdico; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO
1100,2,5

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

PROCESOS ORDINARIOS

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
5

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

15

De:

PROCEDIMIENTO

Demanda

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

Solicitudes de informacin
Pruebas
Contestacin
Recursos
Objeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
1100,3

ACTAS

1100,3,3

ACTAS DEL COMIT DE CONCILIACION Y DEFENSA

JUDICIAL

Actas
Oficios de convocatoria

Serie documental que expresa las decisiones del

Comit en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas de la entidad,
conservar totalmente y digitalizar.

Anexos
1100,11

CIRCULARES

1100,11,1

CIRCULARES INFORMATIVAS

Circular
1100,11,2

CIRCULARES NORMATIVAS

Circular
1100,14

CONCEPTOS

1100,14,1

CONCEPTOS JURDICOS
Solicitud
Concepto

15

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin y digitalizar;
finalizada la retencin eliminar.
Serie documental que expresa las decisiones de la
entidad en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas, conservar totalmente
y digitalizar.
Documentos de carcter jurdico; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los conceptos
referentes a las normas marco del sector
solidario.

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Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

1100,17

CONVENIOS

1100,17,1

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Convenio
Convenio modificatorio
CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

1100,17,2

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Convenio
Convenio modificatorio
1100,18

DERECHOS DE PETICIN
Solicitud
Respuesta

1100,23

INFORMES

1100,23,1

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud
Informes
1100,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Solicitud
Informes
1100,23,6

INFORMES DE GESTIN
Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste

De:

PROCEDIMIENTO
Documentos de carcter jurdico; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 2 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 3 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los convenios
tramitados, considerando los mas significativos
para la accion del sector solidario.
Serie documental que evidencia las solicitudes de
los ciudadanos. Conservar en archivo de gestin 2
aos y en archivo central 3 aos ms. Digitalizar
como medio para su consulta. Finalizada la
retencin seleccionar una muestra de los meses
de enero y julio por cada ao de produccin
documental.
Documentos de carcter facilitativo, pues este
informe se consolida en Control Interno.
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar; finalizada la retencin eliminar.
Serie documental que evidencia el control de la
unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.
Documentos de carcter facilitativo, pues este
informe se consolida en el Despacho del
Superintendente. Conservar durante 5 aos en
archivo de gestin y digitalizar; finalizada la
retencin eliminar.

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Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

1100,28

MANUALES

1100,28,1

MANUALES DE CONTRATACION

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Manual
1100,29

MODALIDADES DE CONTRATACION

1100,29,1

CONCURSO DE MERITOS

De:

PROCEDIMIENTO
Serie
documental
que
evidencian
los
procedimientos administrativos de la entidad en
los temas de su competencia. Por ser testimonio
de las polticas, conservar totalmente y digitalizar.

Estudios y documentos previos (segn disposiciones

legales vigentes)
Convocatoria pblica, invitaciones para presentar
propuesta
Acto administrativo de apertura de proceso de
seleccin
Proyecto pliego de condiciones
Requerimientos tcnicos
Disponibilidad presupuestal
Pliego de condiciones
Adendas o modificaciones al pliego de condiciones
Publicidad en el SECOP
Oferta, propuestas (tecnica, econmica)
Garantia de seriedad
Plizas
informe de evaluacin, verificacin de propuestas,
valoracin de experiencia o precalificacin

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

PROCEDIMIENTO

Acta de acuerdos (segn Decreto 2474 de 2008 artculo

71)
Acto de adjudicacin o de declaracin de concurso
desierto

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

Publicacin de los contratos

Acta de inicio
Ordenes de pago
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del supervisor
Informes del supervisor
Acta de liquidacin
Liquidacin
1100,29,2

CONTRATACION DIRECTA

15

Estudios y documentos previos (segn disposiciones

legales vigentes)
Invitacin para presentar propuesta y contratar
Proyecto pliego de condiciones
Requerimientos tcnicos
Disponibilidad presupuestal
Pliego de condiciones
Adendas o modificaciones al pliego de condiciones
Publicidad en el SECOP
Oferta, propuestas (tecnica, economica)
Garantia de seriedad
Plizas
Informe de evaluacin o verificacin de propuesta
Acta de acuerdos (segn Decreto 2474 de 2008 artculo
71)
Acto de adjudicacin o declaracin de concurso
desierto
Publicacin de los contratos

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

medida de conservacin y consulta. Conservar

durante 5 aos en el archivo de gestin y

transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayorHoja:
impacto hayan De:
tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

PROCEDIMIENTO

Acta de inicio
Ordenes de pago
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del supervisor
Informes del supervisor
Acta de liquidacin
Liquidacin
1100,29,3

LICITACION PUBLICA

15

Estudios y documentos previos (segn disposiciones

legales vigentes)
Convocatoria pblica, invitaciones para presentar
propuesta
Acto administrativo de apertura de proceso de
seleccin
Proyecto pliego de condiciones
Requerimientos tcnicos
Disponibilidad presupuestal
Pliego de condiciones
Adendas o modificaciones al pliego de condiciones
Publicidad en el SECOP
Oferta, propuestas (tecnica, econmica)
Garantia de seriedad
Plizas
Informe de evaluacin, verificacin de propuestas,
valoracin de experiencia o precalificacin
Acta de acuerdos (segn Decreto 2474 de 2008 artculo
71)
Acto de adjudicacin o de declaracin de concurso
desierto
Publicacin de los contratos
Acta de inicio

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
administrativo y misional de la entidad.

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

PROCEDIMIENTO

Ordenes de pago
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del supervisor
Informes del supervisor
Acta de liquidacin
Liquidacin
1100,29,4

SELECCIN ABREVIADA

15

Estudios y documentos previos (segn disposiciones

legales vigentes)
Convocatoria pblica, invitaciones para presentar
propuesta
Acto administrativo de apertura de proceso de
seleccin
Proyecto pliego de condiciones
Requerimientos tcnicos
Disponibilidad presupuestal
Pliego de condiciones
Adendas o modificaciones al pliego de condiciones
Publicidad en el SECOP
Oferta, propuestas (tecnica, econmica)
Garantia de seriedad
Plizas
informe de evaluacin, verificacin de propuestas,
valoracin de experiencia o precalificacin
Acta de acuerdos (segn Decreto 2474 de 2008 artculo
71)
Acto de adjudicacin o de declaracin de concurso
desierto
Publicacin de los contratos
Acta de inicio
Ordenes de pago

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

PROCEDIMIENTO

Comunicaciones del contratista

Comunicaciones del supervisor
Informes del supervisor
Acta de liquidacin
Liquidacin
1100,29,5

SUBASTA INVERSA

15

Estudios y documentos previos (segn disposiciones

legales vigentes)
Convocatoria publica
Acto administrativo de apertura de proceso de subasta
Proyecto pliego de condiciones
Requerimientos tcnicos
Disponibilidad presupuestal
Adendos o modificaciones
Publicidad en el SECOP
Oferta, propuestas (tecnica,economica)
Garantia de seriedad
Polizas
Informe de evaluacion, verificacion de propuestas,
valoracion de experiencia o precalificacion
Acta de acuerdos (segn Decreto 2474 de 2008 artculo
71)
Acta de inicio
Comunicaciones
Acta de audiencia de la subasta
Acta de adjudicacion
Acta de liquidacin

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los contratos
que mayor impacto hayan tenido en el desarrollo
administrativo y misional de la entidad.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina Asesora Jurdica (1100)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
1100,40

RECURSOS Y REVOCATORIAS

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
5

15

Recurso
Solicitud de pruebas o antecedentes
Resolucin que resuelve el recurso
Resolucin de revocatoria

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin
D : digitalizacin

Firma Responsable:
Fecha:

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D
X

De:

PROCEDIMIENTO

Documentos de carcter jurdico; digitalizar como

medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central finalizado este tiempo.
Conservar 15 aos ms y terminado el tiempo de
retencin realizar una seleccin de los procesos
con mayores implicaciones en el desarrollo
administrativo de la entidad.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas(1200)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

1200,3

ACTAS

1200,3,7

ACTAS DEL COMIT DE SISTEMA DE CALIDAD

Hoja:
DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

Citacin

De:

PROCEDIMIENTO

Serie documental que expresa las decisiones

del Comit en su competencia. Por ser
testimonio de las polticas administrativas de la
entidad, conservar totalmente y digitalizar.

Acta
1200,6

BANCO DE PROYECTOS

1200,6,1

PROYECTOS DE INVERSION
Estudios de viabilidad
Propuestas
Informes de seguimiento
Actas
Documentos de ajuste
Metodologas

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Convenios de cooperacin
Fichas de proyectos
Fichas EBI
Metodologa de proyectos de inversin
Soportes de remisin de informacin por reas
Documentos de Planeacin Nacional
Ajustes
Trmites ante el Ministerio y el Departamento de
Planeacin Nacional
Informes de seguimiento
Indicadores de gestin
1200,23

INFORMES

1200,23,1

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud
Informes
1200,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Solicitud
Informes
1200,26,6

INFORMES DE GESTIN
Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en Control Interno.
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin
y digitalizar; finalizada la retencin eliminar.
Serie documental que evidencia el control de la
unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.
Documentos de carcter facilitativo, pues este
informe se consolida en el Despacho del
Superintendente. Conservar durante 5 aos en
archivo de gestin y digitalizar; finalizada la
retencin eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas(1200)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

1200,28

MANUALES

1200,28,3

MANUALES DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

Hoja:
DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

De:

PROCEDIMIENTO

X
Serie
documental
que
evidencian
los
procedimientos administrativos de la entidad en
los temas de su competencia. Por ser testimonio
de las polticas, conservar totalmente y
digitalizar.

Manual de Procesos y procedimientos

Formatos para procesos de la entidad
Diagramas
Trmites ante el Ministerio y el Departamento de
Planeacin Nacional
Documentos de ajustes
1200,34

PLAN

1200,34,3

PLAN DE ACCIN ANUAL

X
Serie documental que evidencia la planeacin
de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Plan de accin anuales

Informes de seguimiento y ejecucin
Indicadores de gestin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
1200,34,4

PLAN DE CALIDAD

Objetivos
Polticas

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Manual de calidad
Informes de seguimiento y ejecucin
Indicadores de gestin
Implementacin del sistema de calidad
Informes de auditoria
1200,34,5

PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Plan de desarrollo administrativo
Informes de seguimiento y ejecucin
Indicadores de gestin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones

X
Serie documental que evidencia la planeacin
de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas(1200)
RETENCIN
CODIGO

1200,34,6

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

PLAN DE MANEJO DE RIESGOS Y
CONTINGENCIAS

Hoja:
DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

De:

PROCEDIMIENTO

X
Serie documental que evidencia la planeacin
de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Mapa de riesgos
Informes de seguimiento y ejecucin
Indicadores de gestin
Monitoreo
Actas del Comit de Mapa de Riesgos
1200.34.7

PLAN ESTADISTICO

Plan estadstico

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Informes de seguimiento y ejecucin

Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
1200.34.8

PLAN ESTRATEGICO

Plan estratgico

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Informes de seguimiento y ejecucin

Indicadores de gestin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
1200.34.9

PLAN OPERATIVO ANUAL

Plan operativo anual
Informes de seguimiento y ejecucin
Indicadores de gestin
Comunicaciones y oficios
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones

X
Serie documental que evidencia la planeacin
de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas(1200)
RETENCIN

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

Hoja:
DISPOSICIN
FINAL

CT

1200,46

SISTEMAS

1200,46,1

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

1200,46,2

SISTEMA DE INFORMACIN INSTITUCIONAL

De:

PROCEDIMIENTO

Serie
documental
que
evidencian
los
procedimientos administrativos de la entidad en
los temas de su competencia. Por ser testimonio
de las polticas, conservar totalmente y
digitalizar.

Actas del Comit Tcnico CONFECOOP

Actas Comit de Gestin de la Informacin

Serie
documental
que
evidencian
los
procedimientos administrativos de la entidad en
los temas de su competencia. Por ser testimonio
de las polticas, conservar totalmente y
digitalizar.

Comunicaciones y oficios
Convenios
Ajustes
Proyectos de sistematizacin
Normas de seguridad y confidencialidad
Procedimientos de ajustes
Investigaciones nuevas tecnologias

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Oficina Asesora de Planeacion
(1200)
Oficina productora: Grupo de Planeacin y Sistemas
(1210)

Hoja:

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

1210,10

CERTIFICADOS

1210,10,2

CERTIFICADOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

Y/O ADQUISICION DE BIENES

DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

De:

PROCEDIMIENTO

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin; finalizada
la retencin eliminar.

Certificado
1210,14

CONCEPTOS

1210,14,2

CONCEPTOS TECNICOS

Solicitud
Concepto
1210,21

FORMATOS

1210,21,1

AUTORIZACION PERMANENTE DE SALIDA E

INGRESO DE EQUIPOS PORTATILES

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin

y digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

Autorizacin
1210,21,2

AUTORIZACION SALIDA DE EQUIPOS

Autorizacin

1210,21,3

CONTROL DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS

SERVIDORES

Al cumplir el tiempo de retencin en el Archivo

de Gestin pierden sus valores primarios y
secundarios; eliminar.

Control de copias
1210,21,4

CONTROL SOPORTE A USUARIOS

Control

1210,21,5

HOJAS DE VIDA EQUIPOS Y SOFTWARE

Hoja de vida

1210,21,6

LISTA DE CHEQUEO PARA EL RECIBO DE LA

BASE DE DATOS COVENIO CONFECOOPSUPERSOLIDARIA

Lista de chequeo
1210,21,7

LISTA DE CHEQUEO PARA EL RECIBO DE LA

BASE DE DATOS COVENIO CONFECOOPSUPERSOLIDARIA FORMATO USUARIO
Lista de chequeo

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin

y digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Oficina Asesora de Planeacion
(1200)
Oficina productora: Grupo de Planeacin y Sistemas
(1210)

Hoja:

RETENCIN

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
1210,21,8

REPORTE DE ERROR EN BASE DE DATOS

DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

INVENTARIOS

1210,24,3

INVENTARIOS DE SOFTWARE Y HARDWARE

PROCEDIMIENTO
Al cumplir el tiempo de retencin en el Archivo
de Gestin pierden sus valores primarios y
secundarios; eliminar.

Reporte
1210,24

De:

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar; finalizada la retencin eliminar.

Inventarios
1210,27

LICENCIAS DE SOFTWARE
Actualizaciones

1210,37

PROGRAMAS

1210,37,4

PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE EQUIPOS
Cronograma de mantenimiento

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar; finalizada la retencin eliminar.

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin

y digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

Formatos de mantenimiento
1210,42

REPORTES

1210,42,1

REPORTES DE ACTUALIZACION DE BASES DE

DATOS
Reporte

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

Al cumplir el tiempo de retencin en el Archivo

de Gestin pierden sus valores primarios y
secundarios; eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina de Control Interno (1300)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

1300,3

ACTAS

1300,3,4

ACTAS DEL COMIT DE COORDINACIN DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Convocatoria a reunin del Comit

De:

PROCEDIMIENTO

Serie documental que expresa las decisiones del

Comit en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas de la entidad,
conservar totalmente y digitalizar.

Acta
1300,7

BOLETINES INFORMATIVOS

Documentos de ajuste
Boletin
1300,23

INFORMES

1300,23,1

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Oficio
Informe
1300,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar; finalizada la retencin eliminar.

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Oficio
Informe
1300,23,3

INFORMES DE AUDITORIA INTERNA

Matrices
Formatos

Informes
que
evidencian
el
examen
administrativo y financiero hecho a la entidad.
Por ser documentos facilitativos, conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
digitalizar como medio para conservacin y
consulta. Finalizada la retencin eliminar.

Encuestas
Papeles de trabajo
Informe
Evaluaciones
Informes de atencin quejas y reclamos
Documentos de ajuste
1300,23,5

INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Papeles de trabajo

Informes
que
evidencian
el
examen
administrativo y financiero hecho a la entidad.
Por ser documentos facilitativos, conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
digitalizar como medio para conservacin y
consulta. Finalizada la retencin eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Hoja:

Oficina productora: Oficina de Control Interno (1300)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
1300,23,6

INFORMES DE GESTIN

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
5

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

PROCEDIMIENTO

Solicitud

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en el Despacho del
Superintendente. Conservar durante 5 aos en
archivo de gestin y digitalizar; finalizada la
retencin eliminar.

Informe
Indicadores de gestin
Evaluaciones
1300,23,1
0

De:

Documentos de ajuste
INFORMES EJECUTIVOS ANUALES

Matrices
Formatos

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Encuesta referencial
Informe contable
Informes
Evaluaciones
Documentos de ajuste
1300,45

SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Evaluaciones
Documentos de ajuste
CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin

Firma Responsable:

S: seleccin
D : digitalizacin

Fecha:

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin

y digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

2000.18

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

DERECHOS DE PETICION

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
2

Hoja:

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D
X

Solicitud

Respuesta
2000.23

INFORMES

2000,23,1

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud

De:

PROCEDIMIENTO

Serie documental que evidencia las solicitudes

de los ciudadanos. Conservar en archivo de
gestin 2 aos y en archivo central 3 aos ms.
Digitalizar como medio para su consulta.
Finalizada la retencin seleccionar una muestra
de los meses de enero y julio por cada ao de
produccin documental.

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en Control Interno.
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin
y digitalizar; finalizada la retencin eliminar.

Informe
2000,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Oficio
Informe
2000,23,6

INFORMES DE GESTIN

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

X
Documentos de carcter facilitativo, pues este
informe se consolida en el Despacho del
Superintendente. Conservar durante 5 aos en
archivo de gestin y digitalizar; finalizada la
retencin eliminar.

Solicitud
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
Informes grupos
Informe consolidado
2000.48

SOLICITUDES Y CONSULTAS DE
INFORMACION
Solicitud
Respuesta

Serie documental que evidencia las solicitudes

de los ciudadanos. Conservar en archivo de
gestin 2 aos y en archivo central 3 aos ms.
Digitalizar como medio para su consulta.
Finalizada la retencin seleccionar una muestra
de los meses de enero y julio por cada ao de
produccin documental.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

2000.49

SUPERVISION DE LAS ORGANIZACIONES

DE ECONOMIA SOLIDARIA

2000,49,7

COOPERATIVAS ESPECIALIZADAS EN AHORRO

Y CREDITO

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

15

Hoja:

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

PROCEDIMIENTO

Estatutos
Estados financieros
Certificacin del revisor fiscal o de la Junta de
Vigilancia
Oficio del representante legal solicitando ejercer la
actividad financiera
Certificado de Cmara de Comercio
Acta de Asamblea donde se aprob la actividad
financiera
Requerimientos por incumplimiento de Ley
Reportes de infomacin financiera de Ley
Quejas o reclamos
Derechos de peticin
Oficio de traslado a Junta de Vigilancia
Consultas
Actas de visita de inspeccin
Informe de visita de inspeccin
Oficios de requerimiento
Resolucin de sancin o absolutoria
Control de legalidad Asamblea General
Soportes de la Asamblea (Acta de Consejo en
donde se convoca, Certificacin de Junta de
Vigilancia sobre publicacin, listado de asociados
hbiles e inhbiles)
Hoja de vida
Cdula

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

transferir al archivo central y conservar cinco

aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Hoja:

De:

PROCEDIMIENTO

Certificado Judicial
Tarjeta profesional del Revisor Fiscal y
antecedentes de la Junta de Junta Central
Contadora
Carta de designacin de revisores fiscales Antecedentes Junta Central de la empresa Oficio de aceptacin del cargo
Autorizacin de la posesin o abstencin de la
posesin
Recursos de reposicin y resolucin resolviendo
Oficios
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Informes de gestin de las Cooperativas
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

Hoja:

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Informes de gestin del liquidador

Resolucin de autorizacin de la inscripcin del
proceso de liquidacin
Hoja de vida del liquidador
Acta de disolucin
Antecedentes judiciales del liquidador
Tarjeta profesional
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Pliza de manejo
Informe del proceso de liquidacin
Quejas
Oficio de respuesta
Oficio del representante legal solicitando el
desmonte
Acta de Asamblea donde se aprob el desmonte
2000,49,9

COOPERATIVAS INTEGRALES CON SECCION DE

AHORRO Y CREDITO
Estatutos
Estados financieros
Certificacin del revisor fiscal o de la Junta de
Vigilancia
Oficio del representante legal solicitando ejercer la
actividad financiera
Certificado de Cmara de Comercio

15

De:

PROCEDIMIENTO

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Hoja:

De:

PROCEDIMIENTO

Acta de Asamblea donde se aprob la actividad

financiera
Requerimientos por incumplimiento de Ley
Reportes de infomacin financiera de Ley
Quejas o reclamos
Derechos de peticin
Oficio de traslado a Junta de Vigilancia
Consultas
Actas de visita de inspeccin
Informe de visita de inspeccin
Oficios de requerimiento
Resolucin de sancin o absolutoria
Control de legalidad Asamblea General
Soportes de la Asamblea (Acta de Consejo en
donde se convoca, Certificacin de Junta de
Vigilancia sobre publicacin, listado de asociados
hbiles e inhbiles)
Hoja de vida
Cdula
Certificado Judicial
Antecedentes disciplinarios de la Procuradura
Tarjeta profesional del Revisor Fiscal y
antecedentes de la Junta de Junta Central
Contadora
Carta de designacin de revisores fiscales Antecedentes Junta Central de la empresa Oficio de aceptacin del cargo
Autorizacin de la posesin o abstencin de la
posesin
Recursos de reposicin y resolucin resolviendo
Soportes de Asamblea
Oficios

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Hoja:

De:

PROCEDIMIENTO

Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Informes de gestin de las Cooperativas
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Resolucin de autorizacin de la inscripcin del
proceso de liquidacin

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

Hoja de vida del liquidador

Acta de disolucin
Antecedentes judiciales del liquidador
Tarjeta profesional
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

Hoja:

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

De:

PROCEDIMIENTO

Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que

convocan
Pliza de manejo
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
Certificacin del revisor fiscal o de la Junta de
Vigilancia
Oficio del representante legal solicitando el
desmonte
Acta de Asamblea donde se aprob el desmonte
2000,49,1
1

COOPERATIVAS MULTIACTIVAS CON SECCION

DE AHORRO Y CREDITO
Estatutos
Estados financieros
Certificacin del revisor fiscal o de la Junta de
Vigilancia

15

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

Oficio del representante legal solicitando ejercer la

actividad financiera
Certificado de Cmara de Comercio
Acta de Asamblea donde se aprob la actividad
financiera
Requerimientos por incumplimiento de Ley
Reportes de infomacin financiera de Ley
Quejas o reclamos
Derechos de peticin
Oficio de traslado a Junta de Vigilancia
Consultas
Actas de visita de inspeccin
Informe de visita de inspeccin
Oficios de requerimiento
Resolucin de sancin o absolutoria
Control de legalidad Asamblea General

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las

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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Soportes de la Asamblea (Acta de Consejo en
donde se convoca, Certificacin de Junta de
Vigilancia sobre publicacin, listado de asociados
hbiles e inhbiles)
Hoja de vida
Cdula
Certificado Judicial
Antecedentes disciplinarios de la Procuradura
Tarjeta profesional del Revisor Fiscal y
antecedentes de la Junta de Junta Central
Contadora
Carta de designacin de revisores fiscales Antecedentes Junta Central de la empresa -

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Hoja:

De:

PROCEDIMIENTO
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

Oficio de aceptacin del cargo

Autorizacin de la posesin o abstencin de la
posesin
Recursos de reposicin y resolucin resolviendo
Resolucin de sancin o absolutoria
Soportes de Asamblea
Oficios
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Informes de gestin de las Cooperativas
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Plizas

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

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Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Hoja:

De:

PROCEDIMIENTO

Oficios de remisin de informes de visita

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Delegatura para la Supervisin de la Actividad
Financiera del Cooperativismo (2000)
Oficina productora:

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Hoja:

De:

PROCEDIMIENTO

Solicitudes de informacin genrica

Informes de gestin del liquidador
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin
de las entidades solidarias; digitalizar como
medida de conservacin y consulta. Conservar
durante 5 aos en el archivo de gestin y
transferir al archivo central y conservar cinco
aos ms. En el momento en que se verifique y
constate la disolucin y liquidacin de las
cooperativas seleccionar los expedientes de
aquellas que tuvieron importancia para el
desarrollo solidario de las comunidades del pas.
El restante eliminar.

Resolucin de autorizacin de la inscripcin del

proceso de liquidacin
Hoja de vida del liquidador
Certificado de Cmara de Comercio
Acta de disolucin
Antecedentes judiciales del liquidador
Tarjeta profesional
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Pliza de manejo
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
Oficio del representante legal solicitando el
desmonte
Acta de Asamblea donde se aprob el desmonte

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin
D : digitalizacin

Firma Responsable:
Fecha:

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Unidad administrativa: Delegatura para la Supervisin de la Actividad Financiera del Cooperativismo (2000)
Hoja:

Oficina productora: Grupo de Supervisin (2100)

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Los documentos producidos por esta dependencia son conservados en los expedientes de las Cooperativas vigiladas por la entidad, por lo
consiguiente no registra series y subseries documentales.

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Delegatura para la Supervisin de la Actividad Financiera del Cooperativismo
(2000)
Oficina productora: Grupo Jurdico (2200)
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

PROCEDIMIENTO

Los documentos producidos por esta dependencia son conservados en los expedientes de las Cooperativas vigiladas por la entidad, por lo
consiguiente no registra series y subseries documentales.

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin
D : digitalizacin

Firma Responsable:
Fecha:

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Delegatura para la Supervisin de la Actividad Financiera del Cooperativismo
(2000)
Hoja:
De:
Oficina productora: Grupo de Asuntos Especiales (2300)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

Los documentos producidos por esta dependencia son conservados en los expedientes de las Cooperativas vigiladas por la entidad, por lo
consiguiente no registra series y subseries documentales.

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

3000.18

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

DERECHOS DE PETICION

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Solicitud
Respuesta
3000,23

De:

PROCEDIMIENTO
Serie documental que evidencia las solicitudes de
los ciudadanos. Conservar en archivo de gestin 2
aos y en archivo central 3 aos ms. Digitalizar
como medio para su consulta. Finalizada la
retencin seleccionar una muestra de los meses de
enero y julio por cada ao de produccin
documental.

INFORMES

3000,23,1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Solicitud

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en Control Interno. Conservar
durante 5 aos en archivo de gestin y digitalizar;
finalizada la retencin eliminar.

Informe
3000,23,2 INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Oficio
Informe
3000,23,6 INFORMES DE GESTIN

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Solicitud

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en el Despacho del
Superintendente. Conservar durante 5 aos en
archivo de gestin y digitalizar; finalizada la
retencin eliminar.

Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
Informes grupos
Informe consolidado
3000.48

SOLICITUDES Y CONSULTAS DE
INFORMACION
Solicitud
Respuesta

2000.49

SUPERVISION DE LAS ORGANIZACIONES

DE ECONOMIA SOLIDARIA

Serie documental que evidencia las solicitudes de

los ciudadanos. Conservar en archivo de gestin 2
aos y en archivo central 3 aos ms. Digitalizar
como medio para su consulta. Finalizada la
retencin seleccionar una muestra de los meses de
enero y julio por cada ao de produccin
documental.

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Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

3000,49,1

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ADMINISTRADORAS PUBLICAS
COOPERATIVAS A.P.C.

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de requerimiento

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

las entidades solidarias; digitalizar como medida

de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Oficio de nombramiento promotor

Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Consultas
Plizas
Informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,2 ASOCIACIONES MUTUALES
Estatutos
Acta de convocatoria Asamblea de constitucin
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin y requerimientos

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

De:a la supervisin de
acciones deHoja:
la entidad en torno
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar
cinco aos ms. En el momento
PROCEDIMIENTO
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de requerimiento
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
De: la disolucin y
en que seHoja:
verifique y constate
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante PROCEDIMIENTO
eliminar.

Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,3

COOPERATIVAS AUXILIARES DEL

COOPERATIVISMO
Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles

15

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social

Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estatutos
Estados financieros
Oficios

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

Oficio de respuesta
3000,49,4 COOPERATIVAS DE EDUCACIN

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

Hoja:
De:
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
PROCEDIMIENTO
central y conservar
cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Solicitud de inscripcin de la cooperativa o Acta de

constitucin SUPERCOOP-DANCOOP-DANSOCIAL
Orden de registro anual
Registro de los libros
Registro de la solicitud de inscripcin de rganos
de supervisin y control
Solicitudes de certificacin de existencia y
represenacin legal
Solicitudes de organismos de control y vigilancia
Solilcitudes de inscripcin de reformas estatutarias
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de requerimiento
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estatutos
Estados financieros
Oficios
Requerimientos
Informes ejecutivo

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
Hoja:
De:
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

Evaluacin econmica y financiera

Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Quejas
Derechos de peticin
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
en que se verifique y constate la disolucin y
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.
Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

Acto del Consejo de Administracin

Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,5 COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO
Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Certificacin registro de precooperativas y
cooperativas de trabajo asociado
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio

De:

PROCEDIMIENTO

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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

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Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

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GESTIN

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CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de requerimiento
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Consultas

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

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Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

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CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

Plizas
Informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,6 COOPERATIVAS ESPECIALIZADAS
Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas

De:

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Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

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CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de requerimiento
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

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Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
Hoja:
De:
las entidades
solidarias; digitalizar
como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique
PROCEDIMIENTO
y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Resolucin de toma de posesin genrica, toma de

posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Quejas

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo
las comunidades del
Asociativa (3000)
Hoja:solidario de
De:
pas. El restante eliminar.
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

Oficio de respuesta
3000,49,8 COOPERATIVAS INTEGRALES
Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Concepto de aceptacin o no
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Informes de gestin del liquidador

Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Acta de nombramiento del Gerente Liquidador

Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,1
COOPERATIVAS MULTIACTIVAS
0

15

Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Resolucin de toma de posesin genrica, toma de

posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones

De:

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias;
digitalizar como medida
PROCEDIMIENTO
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,1
FONDOS DE EMPLEADOS
2

15

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
Hoja:
De:
expedientes
de aquellas que
tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Fondo de liquidez
Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de nombramiento promotor

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
para el desarrollo solidario de las comunidades del
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
pas. El restante eliminar.

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor

Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Oficio comunicando la decisin de la Asamblea

para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Acta de nombramiento del Gerente Liquidador

Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,1
ORGANISMOS DE INTEGRACION
3
Estatutos

15

Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
PROCEDIMIENTO
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Oficio comunicando la decisin de la Asamblea
para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Quejas
Oficio de respuesta

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

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Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

3000,49,1 ORGANIZACIONES DE LA ECONOMIA

4
SOLIDARIA (INNOMINADOS)

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15

DISPOSICIN
FINAL
CT

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
De: la disolucin y
en que seHoja:
verifique y constate
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante PROCEDIMIENTO
eliminar.

Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Quejas
Oficios
Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
central y conservar cinco aos ms. En el momento
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Oficio de nombramiento promotor

Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos
Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Oficio comunicando la decisin de la Asamblea

para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta
3000,49,1
PRE - COOPERATIVAS
5

15

Estatutos
Actos de constitucin
Actos de nombramiento Directivos y Organos de
Control
Certificado Existencia y Representacion Legal de la
Cmara y Comercio
Certificado de Dansocial
Certificado de pagos de aportes sociales no
deducibles
Resoluciones del Ministerio de Proteccin Social
Certificacin de entidad promotora
Certificacin registro de precooperativas y
cooperativas de trabajo asociado
Quejas
Oficios

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Derechos de peticin
Tutelas
Actas de visita
Informes de visita externa in situ y sus soportes
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin
Anlisis extra situ

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Documentos de ciere de ejercicio

Pliego de cargos
Descargos
Actos administrativcos
Recursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
Oficio de nombramiento promotor
Oficio a Supersociedades, DIAN, Promotor
Oficio de notificacin por edicto
Plizas de responsabilidad civil y de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asamblea
Estados financieros
Requerimientos
Informes ejecutivo
Evaluacin econmica y financiera
Aviso de prensa
Certificado de Cmara de Comercio
Informes de gestin de las entidades

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Resolucin de toma de posesin genrica, toma de
posesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
Inventario activos y pasivos

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

acciones deHoja:
la entidad en torno
De:a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
PROCEDIMIENTO
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

Serie que evidencia las decisiones, tramites y

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)
RETENCIN

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

acciones de la entidad en torno a la supervisin de

las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que seHoja:
verifique y constate
De: la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.
PROCEDIMIENTO

Archivo de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
Plizas
Actas de visita
Informes de visita
Oficios de remisin de informes de visita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Serie que evidencia las decisiones, tramites y
acciones de la entidad en torno a la supervisin de
las entidades solidarias; digitalizar como medida
de conservacin y consulta. Conservar durante 5
aos en el archivo de gestin y transferir al archivo
central y conservar cinco aos ms. En el momento
en que se verifique y constate la disolucin y
liquidacin de las cooperativas seleccionar los
expedientes de aquellas que tuvieron importancia
para el desarrollo solidario de las comunidades del
pas. El restante eliminar.

Oficio comunicando la decisin de la Asamblea

para liquidacin voluntaria
Actas de aprobacin Asamblea
Acta de nombramiento del Gerente Liquidador
Convocatoria
Listado de asociados hbiles e inhbiles
Oficio de aceptacin Liquidador
Acto del Consejo de Administracin
Acta de Asamblea de Eleccin de Consejeros que
convocan
Informe del proceso de liquidacin
Oficio de respuesta

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Delegatura para la Supervisin del Ahorro y Forma

Asociativa (3000)

Hoja:
RETENCIN

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

D : digitalizacin

ARCHIVO
GESTIN
Fecha:

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Delegatura para la Supervision del Ahorro y la Forma Asociativa (3000)
Hoja:
Oficina productora: Grupo de Supervisin (3100)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Los documentos producidos por esta dependencia son conservados en los expedientes de las Cooperativas vigiladas por la entidad, por lo consiguiente
no registra series y subseries documentales.

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Delegatura para la Supervision del Ahorro y la Forma Asociativa (3000)
Hoja:
Oficina productora: Grupo Jurdico (3200)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Los documentos producidos por esta dependencia son conservados en los expedientes de las Cooperativas vigiladas por la entidad, por lo consiguiente
no registra series y subseries documentales.

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Delegatura para la Supervision del Ahorro y la Forma Asociativa (3000)
Hoja:
Oficina productora: Grupo de Asuntos Especiales (3300)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Los documentos producidos por esta dependencia son conservados en los expedientes de las Cooperativas vigiladas por la entidad, por lo
consiguiente no registra series y subseries documentales.

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Delegatura para la Supervision del Ahorro y la Forma Asociativa (3000)
Hoja:
Oficina productora: Grupo de Control de Legalidad y Registro (3700)
RETENCIN

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
3700.18

DERECHOS DE PETICION

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Solicitud
Respuesta
3700,48

SOLICITUDES Y CONSULTAS DE
INFORMACION

Solicitud
Respuesta

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

De:

PROCEDIMIENTO

Series documentales que evidencian las solicitudes de

los ciudadanos. Conservar en archivo de gestin 2 aos
y en archivo central 3 aos ms. Digitalizar como medio
para su consulta. Finalizada la retencin seleccionar una
muestra de los meses de enero y julio por cada ao de
produccin documental.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Secretara General (4000)

CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4000,23

INFORMES

4000,23,1

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

Hoja:
RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D

Solicitud

De:

PROCEDIMIENTO

Documentos de carcter facilitativo, pues este

informe se consolida en Control Interno.
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin
y digitalizar; finalizada la retencin eliminar.

Informe
4000,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

Solicitud
Informe
4000,23,6

INFORMES DE GESTIN

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

X
Documentos de carcter facilitativo, pues este
informe se consolida en el Despacho del
Superintendente. Conservar durante 5 aos en
archivo de gestin y digitalizar; finalizada la
retencin eliminar.

Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
4000,36

PROCESOS DISCIPLINARIOS
Queja
Autos
Requerimientos
Prctica de pruebas
Pliego de cargos
Descargos
Notificaciones
Resolucin sancionatoria o absolutoria

15

X
Documentos de carcter jurdico; digitalizar
como medida de conservacin y consulta.
Conservar durante 5 aos en el archivo de
gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y
terminado el tiempo de retencin realizar una
seleccin de los procesos disciplinarios con
mayores
implicaciones
en
el
desarrollo
administrativo de la entidad.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Oficina productora: Secretara General (4000)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
4000,44

RESOLUCIONES

Hoja:
RETENCIN
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTIN
CENTRAL
5

15

Citacin
Edicto
Notificacin

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

DISPOSICIN
FINAL
CT
E
S
D
X

De:

PROCEDIMIENTO
Serie documental que expresa las decisiones de
la entidad en su competencia. Por ser
testimonio de las polticas administrativas,
conservar totalmente y digitalizar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Hoja:

Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4100,3

ACTAS

4100,3,1

ACTAS DEL COMIT DE ARCHIVO

DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
CENTRAL

CT

Serie documental que expresa las decisiones

del Comit en su competencia. Por ser
testimonio de las polticas administrativas de la
entidad, conservar totalmente y digitalizar.

Serie documental que expresa las decisiones

del Comit en su competencia. Por ser
testimonio de las polticas administrativas de la
entidad, conservar totalmente y digitalizar.

75

15

Acta
ACTAS DEL COMIT DE CAPACITACIN Y
BIENESTAR SOCIAL
Oficio de citacin
Acta
4100,3,8

ACTAS DEL COMIT PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL- COPASO
Oficio de citacin
Acta

4100,5

APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD

SOCIAL

Autoliquidacin de aportes

4100,10

CERTIFICADOS

4100,10,5

CERTIFICADOS LABORALES

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO
GESTIN

Oficio de citacin

4100,3,2

De:

Serie documental que expresa las decisiones

del Comit en su competencia. Por ser
testimonio de las polticas administrativas de la
entidad, conservar totalmente y digitalizar.

Serie que contiene los documentos que

determinan la relacin laboral entre los
funcionarios y la entidad. Conservar en archivo
de gestin mientras el funcionario se encuentre
vinculado. Finalizada su relacin conservar 5
aos ms en el archivo de gestin y 75 aos en
el archivo central. Seleccionar una muestra
anual donde se rescate los aportes de cada tipo
de cargo.
Al cumplir el tiempo de retencin en el Archivo
de Gestin pierden sus valores primarios y
secundarios; eliminar.

Solicitud
Certificaciones
4100,16

CONSECUTIVOS

4100,16,1

CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES
OFICIALES ENVIADAS

4100,16,2

Consecutivo
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES
RECIBIDAS
Consecutivo

Documentos que evidencian todos los trmites

adelantados por la entidad. Digitalizar en el
momento de su generacin. Finalizada la
retencin en archivo central seleccionar segn
las series y subseries de la Tabla de Retencin
Documental.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Hoja:

Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)

RETENCIN
CODIGO
4100,18

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

DERECHOS DE PETICION

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

75

Solicitud

Respuesta

4100,22

HISTORIAS LABORALES

De:

PROCEDIMIENTO
Serie documental que evidencia las solicitudes
de los ciudadanos. Conservar en archivo de
gestin 2 aos y en archivo central 3 aos ms.
Digitalizar como medio para su consulta.
Finalizada la retencin seleccionar una muestra
de los meses de enero y julio por cada ao de
produccin documental.

Convocatoria
Publicacion pagina web supersolidaria
Invitacin bolsas de empleo universidades
Verificacin bases de datos aspirantes
Acta de seleccin
Pruebas ingreso
Oficio de Citacin
Pruebas de conocimientos especificas
Entrevista y aplicacin formato F-TAHU-018
competencias
Pruebas de sistemas
Acta Preseleccin de documentos
Acto administrativo de nombramiento o contrato
de trabajo
Oficio de notificacin del nombramiento o contrato
de trabajo
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo
o contrato de trabajo
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (Formato Unico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia
que acrediten los requisitos del cargo
Acta de posesin
Pasado Judicial Certificado de Antecedentes
Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Serie que contiene los documentos que

determinan la relacin laboral entre los
funcionarios y la entidad. Conservar en archivo
de gestin mientras el funcionario se encuentre
vinculado. Finalizada su relacin conservar 5
aos ms en el archivo de gestin y 75 aos en
el archivo central. Seleccionar ...

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Serie que contiene los documentos que

determinan la relacin laboral entre los
funcionarios y la entidad. Conservar en archivo
de gestin mientras el funcionario se encuentre
De: conservar 5
vinculado.Hoja:
Finalizada su relacin
aos ms en el archivo de gestin y 75 aos en
el archivo central. Seleccionar ...

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)

Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

PROCEDIMIENTO

Declaracin de Bienes y Rentas

Certificado de aptitud laboral (examen mdico de
ingreso)
Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin,
cesantas, caja de compensacin, etc.
Actos administrativos que sealen las situaciones
administrativas del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales,
inscripcin en carrera administrativa, suspensiones
de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
Evaluacin del Desempeo
Acto administrativo de retiro o desvinculacin del
servidor de la entidad, donde consten las razones
del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia,
destitucin, aceptacin de renuncia al cargo,
liquidacin del contrato, incorporacin a otra
entidad, etc.
Comunicacin de numero de cuenta bancaria
4100,24

INVENTARIOS

4100,24,4

INVENTARIOS DOCUMENTALES

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Serie
documental
que
evidencian
los
procedimientos administrativos de la entidad en
los temas de su competencia. Por ser testimonio
de las polticas, conservar totalmente y
digitalizar.

Inventario
4100,28

MANUALES

4100,28,2

MANUALES DE FUNCIONES Y REQUISITOS

75

Manual
4100,33

NOMINAS

Otros devengos y deducciones

Liquidacin de nmina
Endeudamiento funcionarios
Listado de nomina
Listado de pagos
Bonificaciones
Primas
Vacaciones
Liquidacin de cesantias parciales

Serie que contiene los documentos que

determinan la relacin laboral entre los
funcionarios y la entidad. Conservar en archivo
de gestin mientras el funcionario se encuentre
vinculado. Finalizada su relacin conservar 5
aos ms en el archivo de gestin y 75 aos en
el archivo central. Seleccionar la nomina que
anualmente se paga con primas y dems
beneficios.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)
RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

Prestaciones sociales

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

Serie que contiene los documentos que

determinan la relacin laboral entre los
funcionarios y la entidad. Conservar en archivo
de gestin mientras el funcionario se encuentre
vinculado.Hoja:
Finalizada su relacin
De: conservar 5
aos ms en el archivo de gestin y 75 aos en
el archivo central. Seleccionar la nomina que
anualmente se paga con primas y dems
beneficios.
PROCEDIMIENTO

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Hoja:

Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4100,37

PROGRAMAS

4100,37,1

PROGRAMAS DE CAPACITACIN Y BIENESTAR

SOCIAL

DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

De:

PROCEDIMIENTO

Encuestas

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Tabulacin
Cotizaciones y propuestas
Plan Anual de Capacitacin y Bienestar
Planillas de asistencia a capacitaciones
Evaluaciones de capacitaciones
Registro de eventos desarrollados
4100,37,2

PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL

Plan Anual de Gestin Ambiental

4100,37,3

PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL

Manuales de archivo

Serie documental que evidencia la planeacin

de la unidad administrativa para el
cumplimiento de metas y objetivos
institucionales. Conservar totalmente y
microfilmar.
Serie documental que evidencia la planeacin
de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Tablas de Retencin Documental

Tablas de Valoracin Documental
Cronograma de Transferencias Documentales
Documentos de ajuste
4100,37,4

PROGRAMAS DE INDUCCIN Y REINDUCCIN

X
Serie documental que evidencia la planeacin
de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Procedimiento de induccin y reinduccin

Programa de induccin y reinduccin
Cronogramas
Registro de participantes
Evaluacin
4100,37,6

PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL

Cotizaciones y propuestas
Programa de salud ocupacional
Poltica de salud ocupacional
Panorama de riesgos
Plan anual de salud ocupacional
Instrumentos de diagnstico
Reglamento de higiene y seguridad industrial
Reportes de la ARP

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Hoja:

Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)

RETENCIN
CODIGO
4100,37,7

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

PROGRAMAS DE SELECCIN DE PERSONAL

DISPOSICIN
FINAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

75

Serie documental que evidencia la planeacin

de
la
unidad
administrativa
para
el
cumplimiento
de
metas
y
objetivos
institucionales.
Conservar
totalmente
y
microfilmar.

Serie documental que evidencia las

comunicaciones de los ciudadanos. Conservar
en archivo de gestin 2 aos y en archivo
central 3 aos ms. Digitalizar como medio para
su consulta. Finalizada la retencin seleccionar
una muestra de los meses de enero y julio por
cada ao de produccin documental.

Resultados de evaluacin de candidatos

Informe de evaluacin de candidatos

QUEJAS Y RECLAMOS

PROCEDIMIENTO

Herramientas de evaluacin de candidatos

4100,39

De:

Queja y reclamos

Respuesta
4100,41

REGISTROS

4100,41,1

COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

Citacin
Actas
4100,41,2

HISTORIAS CLNICAS

Estado de salud
Actos mdicos
Procedimientos
Comunicaciones especiales

4100,41,3

REGISTROS DE HOJAS DE VIDA DE

LIQUIDADORES, REVISORES FISCALES,
AGENTES ESPECIALES Y CONTRALORES

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin

y digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.
Serie que contiene los documentos que
determinan la relacin laboral entre los
funcionarios y la entidad. Conservar en archivo
de gestin mientras el funcionario se encuentre
vinculado. Finalizada su relacin conservar 5
aos ms en el archivo de gestin y 75 aos en
el archivo central. Seleccionar ...

Registros
Solicitud de registro
Aceptacin de registro
Inscripcin base de datos
Comunicacin rechazo
Solicitud posesin
Comunicacin habilitante
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo
o contrato de trabajo
Resolucin designacin
Acta posesin

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin

y digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Hoja:

Oficina productora: Grupo de Talento Humano y Gestin Documental (4100)

RETENCIN

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO
4100,43

REQUERIMIENTOS

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

Solicitud

Respuesta

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin
D : digitalizacin

Firma Responsable:
Fecha:

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO
Serie documental que evidencia las
comunicaciones de los ciudadanos. Conservar
en archivo de gestin 2 aos y en archivo
central 3 aos ms. Digitalizar como medio para
su consulta. Finalizada la retencin seleccionar
una muestra de los meses de enero y julio por
cada ao de produccin documental.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

DISPOSICIN
FINAL

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4200,3

ACTAS

4200,3,6

ACTAS DEL COMIT DE JUNTAS DE

LICITACIONES Y ADQUISICIONES

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

15

Oficio de citacin

De:

PROCEDIMIENTO

Serie documental que expresa las decisiones del

Comit en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas de la entidad,
conservar totalmente y digitalizar.

Acta
4200,3,9

ACTAS DEL COMIT TECNICO DE

SANEAMIENTO CONTABLE
Oficio de citacin
Acta

4200,4

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Serie documental que expresa las decisiones del

Comit en su competencia. Por ser testimonio de
las polticas administrativas de la entidad,
conservar totalmente y digitalizar.

X
Documentos de carcter contable y financiero;
digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de un
anteproyecto por cada quinquenio.

Proyeccin de gastos generales y funcionamiento

Datos historicos de consumo
Montos proyectos de inversion inscritos al DNP
Proyecciones de recaudo
Requisiciones de las areas
Contribuciones y otros ingresos
4200,8

CAJA MENOR

Resolucin Ministerio de Hacienda

Resolucin de constitucin Caja Menor
Certificado de disponibilidad presupuestal

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin; finalizada la
retencin eliminar.

Pliza de manejo
Relacin de reembolso Caja Menor
Resolucin de legalizacin de Caja Menor
Registro presupuestal
Arqueo Caja Menor
4200,9

CERTIFICACIONES TRIBUTARIAS
(DECLARACIONES)

Certificado de ingresos y retenciones

Solicitud de certificaciones
Retencion en la fuente-anexos de liquidacin
Retencin ICA-anexos de liquidacin
Impuesto valorizacin
Impuesto vehculos
Impuesto predial(pagos)
ICA,IVA,RENTA

Al cumplir el tiempo de retencin en el Archivo de

Gestin pierden sus valores primarios y
secundarios; eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

RETENCIN
CODIGO

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4200,10

CERTIFICADOS

4200,10,1

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

Liberacin
Certificado
Anulacin
4200,10,3

CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL

15

15

15

Liberacin

De:

PROCEDIMIENTO

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los certificados de los meses de enero, junio, julio
y diciembre de cada ao.

Registro presupuestal
Anulacin
4200,10,4

CERTIFICADOS DE TASAS DE CONTRIBUCION

Certificado
4200,12

COBRO COACTIVO - CONTRIBUCIONES

4200,12,1

CERTIFICACIONES DE COBRO

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los certificados de las cooperativas que mayores
pagos hayan realizado.

Certificacin
Citacin
Mandamiento de pago
Solicitud certificado registro
Certificado de Registro
Acuerdo de pago
Certificado de embargo
Oficio desembargo
Documentos que enva el sancionado
Comunicacin al sancionado
Contestacin de sanciones
Fallo de excepciones
Sentencia

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los documentos que registren las mayores
cuantias.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

DISPOSICIN
FINAL

RETENCIN
CODIGO
4200,13

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

CT

De:

PROCEDIMIENTO

Comprobantes de ingresos
Comprobantes de contribuciones

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
dos unidades documentales por cada mes de
produccin anual.

Comprobantes de egresos
Comprobantes de pagos
Comprobantes de ajustes
Comprobantes de reclasificacin
Comprobantes de causacin de proveedores de
bienes y servicios
Comprobantes de legalizacin de viticos
Comprobantes de notas contables bancarias
4200,15

CONCILIACIONES BANCARIAS

15

Informe de saldos
Solicitud de extractos
Formato de conciliacin
Informe de procesos y de entidades financieras
Extractos bancarios
4200,19

ESTADOS FINANCIEROS

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin anual
de las conciliaciones de enero, junio, julio y
diciembre.

Balance General
Estado de actividad econmica, financiera y social

Serie documental que evidencia los resultados

financieros de la entidad; por su valor testimonial
conservar totalmente y digitalizar.

Estado de cambios en el patrimonio

Catlogo general de cuentas
Catlogo de operaciones recprocas
Notas a los estados financieros
4200,20

ESTUDIOS

4200,20,1

ESTUDIOS DE DESARROLLO, APLICACIN Y

MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS
Indicadores de gestin
Estandares de desempeo
Mecanismos de evaluacin y control

Serie documental que evidencia la planeacin de

la unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

DISPOSICIN
FINAL

RETENCIN
CODIGO

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4200,23

INFORMES

4200,23,2

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

De:

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

15

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Promedios mensuales
Informe trimestral
Solicitud
Informe
4200,23,4

INFORMES DE CARTERA MOROSA MULTAS

Solicitud

Serie documental que evidencia el control de la

unidad administrativa para el cumplimiento de
metas y objetivos institucionales. Conservar
totalmente y microfilmar.

Informe
4200,23,5

INFORMES DE CARTERA MOROSA TASA DE

CONTRIBUCION
Solicitud
Informe

4200,23,8

INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL

Manejo de rubros
Unidad ejecutora
Ejecucin de ingresos y gastos
Informes presupuestales y financieros
Informe de ejecucin

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de la
ejecucin presupuestal de los meses de enero,
junio, julio y diciembre por cada ao de produccin
documental.

Informe de rasgo presupuestal (cuentas por pagar)

4200,23,9

INFORMES DE MULTAS
Solicitud
Informe

4200,23,1
0

INFORMES DE RECAUDO
Solicitud
Informe

4200,24

INVENTARIOS

4200,24,1

INVENTARIOS DE ALMACEN

Balance de Almacn
Krdex de Almacn
Valorizacin de saldos
Entradas almacn
Salidas almacn
Procedimientos de baja
Reposicin de activos

Documentos de carcter facilitativo. Conservar

durante 5 aos en archivo de gestin y digitalizar;
finalizada la retencin eliminar.

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

DISPOSICIN
FINAL

RETENCIN
CODIGO

4200,24,2

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

15

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los inventarios que registren bienes que no sean
propiedad de la entidad en ese momento.

15

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
las legalizaciones en los meses de julio y
diciembre
por
cada
ao
de
produccin
documental.

15

15

15

15

Inventario por personal

Inventario por dependencia

LEGALIZACION DE VIATICOS Y
COMISIONES DE SERVICIO
Solicitud de comisin o viticos
Resolucin de comisin o viticos
Cumplido de la comisin
Pasabordo
Reintegro transporte
Legalizacin de comisin o viticos

4200,26

LIBROS

4200,26,1

LIBROS AUXILIARES
Libros

4200,26,2

LIBROS DE APROPIACIONES, COMPROMISOS

Y MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Libros

4200,26,3

LIBROS DE INVERSIONES
Libros

4200,26,5

LIBROS DIARIOS

PROCEDIMIENTO

Inventario General de la SES

4200,25

De:

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los libros de los meses de enero, junio, julio y
diciembre
por
cada
ao
de
produccin
documental.

Libros
4200,26,6

LIBROS MAYOR Y BALANCES

Libros

Serie documental que evidencia los resultados

financieros de la entidad; por su valor testimonial
conservar totalmente y microfilmar.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

RETENCIN
CODIGO

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4200,30

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

4200,30,1

ADICIONES PRESUPUESTALES

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

15

Adiciones
4200,30,2

APLAZAMIENTO

15

4200,30,3

DESAPLAZAMIENTO

15

4200,30,4

REDUCCION PRESUPUESTAL

15

4200,30,5

TRASLADOS PRESUPUESTALES

15

15

De:

PROCEDIMIENTO

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
las modificaciones presupuestales presentadas en
los meses de junio, julio, noviembre y diciembre.

Traslados
4200,31

MOVIMIENTOS DIARIOS

4200,31,1

NOTAS DEBITO
Comprobante de egreso
Orden de pago
Certificado de disponibilidad presupuestal
Registro presupuestal
Contrato con o sin formalidades plenas
Factura
Declaraciones tributarias
Recibido a satifaccin
Documento de pago
Informe actividades
Giro presupuestal
Causacin contable
Comprobantes de ingreso

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
las modificaciones presupuestales presentadas en
los meses de enero, junio, julio, y diciembre.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

RETENCIN
CODIGO

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4200,32

MULTAS

4200,32,1

MULTAS INSTITUCIONALES

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Resolucin
Citacin
Documentos de carcter contable y financiero;
digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los documentos que registren las mayores
cuantias.

Mandamiento de pago
Solicitud certificado registro
Solicitud registro embargo
Oficio desembargo
Documentos que enva el sancionado
Comunicacin al sancionado
Contestacin de sanciones
Fallo de excepciones
Sentencia
Acuerdo de pago
4200,32,2

MULTAS PERSONALES

15

Resolucin
Citacin
Documentos de carcter contable y financiero;
digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los documentos que registren las mayores
cuantias.

Mandamiento de pago
Solicitud certificado registro
Solicitud registro embargo
Oficio desembargo
Documentos que enva el sancionado
Contestacin de sanciones
Fallo de excepciones
Sentencia
Acuerdo de pago
4200,34

PLAN

4200,34,1

PLAN ANUAL DE COMPRAS

15

Requerimientos
Cuadro de necesidades
Cuadro Plan de compras
Programacin de Caja
4200,35

POLIZAS DE SEGUROS
Solicitud

Pliza
4200,39

QUEJAS, RECLAMOS

Quejas y reclamos

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de un
Plan por cada cinco aos de produccin
documental.
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.
Serie documental que evidencia las solicitudes de
los ciudadanos. Conservar en archivo de gestin 2
aos y en archivo central 3 aos ms. Digitalizar
como medio para su consulta. Finalizada la
retencin seleccionar una muestra de los meses
de enero y julio por cada ao de produccin
documental.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

RETENCIN
CODIGO

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

4200,41

REGISTROS

4200,41,4

REGISTROS DE VEHICULOS

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Tarjeta de propiedad

Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y

digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

Traspasos
Seguro obligatorio
Recibo de pago impuestos
Plizas
Registros de mantenimiento
4200,42

REPORTES

4200,42,2

REPORTES DE SERVICIOS GENERALES

X
Conservar durante 5 aos en archivo de gestin y
digitalizar. Al cumplir el tiempo de retencin
pierden sus valores primarios y secundarios;
eliminar.

Reportes de vigilancia
Reportes de aseo y cafeteria
Reportes de mantenimiento
Reporte copropiedad
Reportes de reparaciones locativas
4200,43

REQUERIMIENTOS

Serie documental que evidencia las solicitudes de

los ciudadanos. Conservar en archivo de gestin 2
aos y en archivo central 3 aos ms. Digitalizar
como medio para su consulta. Finalizada la
retencin seleccionar una muestra de los meses
de enero y julio por cada ao de produccin
documental.

15

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
las solicitudes hechas en los primeros 2 meses de
cada ao.

15

Solicitud
Respuesta

4200,47

SOLICITUDES DE APERTURAS DE
CUENTAS CORRIENTES
Solicitud
Convenio

4200,50

TASAS DE CONTRIBUCION

4200,50,1

RECAUDOS TASAS DE CONTRIBUCION

Aprobacion tasa de contribucin
proyecciones de recaudo
Archivos planos
Formulario de autoliquidacin

4200,50,2

SOLICITUDES A CONTRIBUCIONES Y MULTAS

Solicitudes recibidas de organismos cooperativos
Paz y Salvo Tasa Contribucin
Paz y Salvo Multas
Constancia de obligaciones
Solicitudes de devolucin de excedentes
Requerimientos clientes externos e internos

15

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los expedientes de los meses de enero, junio, julio
y diciembre.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Unidad administrativa: Secretaria General (4000)
Oficina productora:

RETENCIN

SERIES, SUBSERIES y Tipos Documentales

CODIGO

Hoja:

Grupo Administrativo y Financiero (4200)

4200,51

TITULOS TES

4200,51,1

TITULOS TES - COMPRA

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

15

DISPOSICIN
FINAL
CT

De:

PROCEDIMIENTO

Ofertas del da
Oficio del Banco
Documentos de transaccin
4200,51,2

TITULOS TES - VENTA

Solicitud de cotizacin
Oficio de respuesta
Carta de aceptacin
Oficio de autorizacin traslado ttulo
Documentos de transaccin

CONVENCIONES
CT: conservacin total
E: eliminacin
S: seleccin

Firma Responsable:

D : digitalizacin

Fecha:

15

Documentos de carcter contable y financiero;

digitalizar como medida de conservacin y
consulta. Conservar durante 5 aos en el archivo
de gestin y transferir al archivo central finalizado
este tiempo. Conservar 15 aos ms y terminado
el tiempo de retencin realizar una seleccin de
los expedientes de los titulos de mayor cuantia.