ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APRENDIZ
JULIAN DAVID SOLORZANO RAMIREZ

FICHA: 2612801

TUTORA
DEIRIS BEATRIZ LOPESIERRA AGAMEZ

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA
2022
 ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series

con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las
unidades administrativas de una entidad o institución, En cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO
HISTÓRICO O PERMANENTE La T.R.D permite la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, E histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos (Ley 594-
2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de retención: Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptarlas respectivas tablas
de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos.
* Empresas Social del Estado.
* Industriales y comerciales del Estado.
* Empresas de Economía Mixta.
* Entidades descentralizadas indirectas.
* Unidades administrativas especiales.
E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales
como:
* Comunas.
*Corregimientos.
Los cuerpos o instituciones Legislativos:
* Senado de la República.
* Cámara de Representantes.
* Asambleas Departamentales.
* Concejos municipales.
Los Organismos de Control:
* Personería.
* Contraloría.
* Procuraduría.
* Veedurías.

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes.
* Consejo de la Adjudicatura.
* Fiscalía.
* Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora

para identificarlas series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de
archivo. La presentación, aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene
sus ventajas;

Facilitan el manejo de la información. Racionalizan la producción documental,

permiten brindar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a los
documentos, Garantizan conservación de documentos históricos. Regulan
transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada.
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación.
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental
se estipulan En el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Directrices básicas e instructivos para su
elaboración.
CONCLUSIÓN

Para concluir en la realización de este ensayo tengo que resaltar que me enseño
más detalles sobre esta útil herramienta que son las tablas de
retención documental (TRD) que contribuyen a las empresas que aplican este
método. Que cada documento producido por la empresa, se encuentre respaldado
por unas actividades y funciones congruentes con la realidad
administrativa Facilidad de la gestión documental de los trámites ya que la tabla de
retención documental especifica las agrupaciones documentales con base en las
funciones que dan resolución a dichos tramites. Disminución de fuga de la
información cuando algún empleado renuncia, si tenemos en cuenta la tabla de
retención documental identifica el quehacer a partir de los documentos y captura
de la información que se genera. Reducción de tiempo para la
búsqueda de información y muy importante, agilidad en los procesos
administrativos al contar con la información al alcance y de manera oportuna.

BIBLIOGRAFÍA
https://www.youtube.com/watch?v=ontsLczduCk

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/
institution/SENA/Finanzas/51130034_1/Contenido/DocArtic/
material_formacion_2.pdf