Listado Maestro de Registros

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
UBICACIN ARCHIVO FINAL
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
COL-F001
05/March/2010
ACTA DE REUNIN GENERAL
TODAS LAS REAS
REA RESPONSABLE DE LA
REUNIN
ARCHIVO DE REA QUE

REALIZA LA REUNIN
RESPONSABLE DE
REA QUE REALIZA
LA REUNIN
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-SER-001 EJECUCIN DE SERVICIOS DE
RECICLAJE O
MANTENIMIENTO
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F002
30/Apr/2009
APERTURA COMERCIAL O.P

EQUIPOS
GERENCIA COMERCIAL
CARPETA OP
ASISTENTE
CALDERAS Y
EQUIPOS
1 AO
10 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-COM-002 PROCEDIMIENTO DE VENTA Y

COMERCIALIZACION DE CALDERAS
DESTRUCCIN
PIRUTUBULARES Y EQUIPOS
MEDIANTE ACTA
COL-INS-013 CREACIN Y NUMERACIN DE
ORDEN DE PROYECTO "OP"
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CONTABILIDAD
GERENCIAS
DISPOSICIN
FINAL
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
UBICACIN EN EL SIG
COL-F003
11/Nov/2010
CONTROL DE CAMBIOS EN
DOCUMENTOS Y REGISTROS
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
\\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\DOCUMENTOS\LISTADOS
MAESTROS
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F004
11/Nov/2010
CONTROL DOCUMENTOS
EXTERNOS
TODAS LAS REAS
DIRECCIN HSEQ
MAESTROS
COORDINADOR HSEQ PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A

REGISTROS
COL-MIG-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
COL-HSE-031 INDUCCIN HSE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F005
11/Nov/2010
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
MAESTROS
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A

REGISTROS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F006
30/Sep/2015
PROGRAMACIN DIARIA
CONDUCTOR MENSAJERO
MENSAJERO / CONDUCTOR
RESPONSABLE EN CADA
SUCURSAL
CARPETA PROGRAMACIN
DIARIA CONDUCTOR
MENSAJERO EN CADA
SUCURSAL
RESPONSABLE EN
CADA SUCURSAL
1 AO
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-F007
05/Jun/2014
SOLICITUD DE TIQUETES AREOS
TODAS LAS REAS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
CONTABILIDAD
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
3 MESES
15 AOS
COL-F008
11/Nov/2010
LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F009
14/Jan/2015
REGISTRO DE MEJORAS
TODAS LAS REAS
COL-F010
13/Jun/2014
LISTADO MAESTRO DE EQUIPOS Y

HERRAMIENTAS
OLIMPO
COL-F011
11/Dec/2014
INFORME EJECUTIVO DE
COMPORTAMIENTO DEL PROYECTO
OBRA OFICINA TCNICA
RESPONSABLE DE
SOLUCIONAR LA NO
CONFORMIDAD
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
MAESTROS
N.A
ASCENDENTE POR ARCHIVO HISTORICO

FECHA DE SOLICITUD (OFICINA CENTRAL)
UNICO ARCHIVO
ASCENDENTE POR
\\192.168.1.3\hseq\ASEGURAMIENTO\SISTEMA
DIRECCIN HSEQ
DE
PERMANENTE
GESTION\REGISTROS
N.A DE MEJORA
CONSECUTIVO
ASIGNADO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-ADM-004 TRANSPORTE
ENVO A
COL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOS
RECICLAJE O COL-INS-012 TRANSPORTE Y MENSAJERIA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN COL-INS-014 CONTROLES DE
CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
DESTRUCCIN COL-INS-010 SOLICITUD DE TIQUETES Y

MEDIANTE ACTA ANTICIPOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
N.A

REGISTROS
COL-MIG-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
N.A
COL-ASC-002 CONTROL DE PROD O SERV NO

CONFORMES
COL-ASC-003 ACC PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
COL-ASC-004 AUDITORIAS
COL-DIR-001 SATISFACCIN DEL CLIENTE
COL-DIR-002 INDICADORES DE GESTIN
COL-GOP-019 CONTROL SUMINISTRO PROPIEDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DEL CLIENTE
COL-HSE-006 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS
COL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIAS
COL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNICACIN
COL-HSE-011 INSPECCIONES
COL-HSE-014 TRABAJO SEGURO EN ALTURAS
COL-MIG-001 MANUAL SIG
COL-ADM-006 CONTROL Y MANEJO DE

ALMACENES
DIRECTOR DE OBRA
OFICINA TCNICA OBRA
OFICINA TCNICA
DURACIN DE
OBRA
5 AOS
GERENCIA OPERATIVA
OFICINA PROYECTOS OF.

CENTRAL
ING. PLANEACION
PROYECTOS
1 AO
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-GOP-001 ELABORACION DEL PLAN DE

ENVO A
EJECUCIN
RECICLAJE O COL-GOP-004 ELABORACION INF MENSUAL
REUTILIZACIN COL-GOP-007 ELABORACION INF FINAL DE OBRA
COL-GOP-012 ELABORACION INF EJECUTIVO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F012
13/Jun/2014
SOLICITUD DE TRABAJO DE
MANTENIMIENTO / CALIBRACIN
TODAS LAS REAS
SERVICIOS GENERALES /
SISTEMAS / SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
CARPETA DE SOLICITUDES
DE MANTENIMIENTO
COORDINACIN
SERVICIOS
GENERALES/ REA
DE SISTEMAS/
DIRECCIN HSEQ DE
SUCURSALES
1 AO
5 AOS
COL-F013
09/Oct/2009
REQUISICIN
TODAS LAS REAS
SERVICIOS GENERALES
FLDER
REQUISICIONES
AUXILIAR SERVICIOS
GENERALES
1 AO
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-ADM-002 COMPRAS

MEDIANTE ACTA COL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F014
09/Jul/2007
SOLICITUD ELABORACION
FACTURAS - NOTAS DE COBRO
GERENCIA GENERAL /
GERENCIA COMERCIAL/
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/ PRESUPUESTOS/
OPERATIVA/ SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
FACTURACIN
CARPETA DE LA OP
/DOCUMENTOS DEL
PROYECTO
CADA AREA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-ADM-009 FACTURACIN
RECICLAJE O COL-COM-003 COMERCIALIZACIN DE
REUTILIZACIN PROYECTOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F015
27/Nov/2014
CONTROL DE ASISTENCIA
CAPACITACIONES, REUNION,
ENTRENAMIENTO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/
ADMINISTRACION OBRA/
DIRECCIN HSEQ
FLDER DE
CAPACITACIONES/ FLDER
DE ACTIVIDADES HSE
DIRECCIN TALENTO
HUMANO /
ADMINISTRACIN
OBRA/ DIRECCIN
HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ENVO A
REGISTROS
RECICLAJE O
COL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNICACIN
REUTILIZACIN
COL-TAH-002 CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F016
22/Aug/2012
REGISTRO DE
PROVEEDORES/CONTRATISTA
DIRECTOR DE COMPRAS
5 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
PROVEEDOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-ADM-002: COMPRAS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-GOP-002: ELABORACIN INFORME TCNICO
RECICLAJE O COL-GOP-004 ELABORACION INF MENSUAL
REUTILIZACIN COL-GOP-007 ELABORACION INF FINAL DE OBRA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F017
30/Oct/2013
INFORME TCNICO
COMPRAS
REGISTRO PROVEEDORES
DIRECTOR DE
COMPRAS
2 AOS
DIRECTOR DE OBRA
OFICINA TCNICA OBRA
OFICINA TCNICA
DURACIN DE
OBRA
GERENCIA OPERATIVA

CENTRAL
ING. PLANEACION
PROYECTOS
1 AO
OBRAS

ENVO A
COL-ADM-001 MANTENIMIENTO, HERRAMIENTAS Y
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
EQUIPOS
REUTILIZACIN
COL-F018
20/Nov/2012
ACTA DE APERTURA DE CAJA

MENOR
RESPONSABLE DE CAJA
MENOR
DIRECCIN DE
CONTABILIDAD
1 COPIA CON LA HOJA DE

VIDA
OTRA COPIA EN EL ARCHIVO
DE PAGOS DE T. HUMANO
DIRECCION DE
TALENTO HUMANO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-ADM-005: MANEJO DE CAJA MENOR
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F019
13/Mar/2009
PRESUPUESTO SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
ASESOR COMERCIAL
OFERTA COMERCIAL DE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
OFERTA COMERCIAL DE
SERVICIOS
ASISTENTE DE
SERVICIOS
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO DE
COTIZACION
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-INS-027 ELABORACION DE PRESUPUESTOS

DESTRUCCIN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
MEDIANTE ACTA COL-SER-001 EJECUCIN DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F020
17/Oct/2013
AUTORIZACION DE CAMBIOS
DIRECTOR DE AREA /
COORDINACIN
GERENTE DE AREA
DIRECCIN HESQ
DIRECTOR HSEQ
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DEL CAMBIO
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F021
13/Jun/2014
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
OLIMPO
COL-F022
06/Aug/2015
ENCUESTA DE SATISFACCION DEL

CLIENTE
CLIENTE
COL-F023
30/Oct/2013
LISTA DE CHEQUEO PARA CIERRE

DE OBRA
EQUIPO DIRECCIN OBRA
COL-F024
30/Oct/2013
INFORME SEMANAL DE OBRA
OBRA OFICINA TCNICA
COL-F025
COL-F026
COL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA,

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
COL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
MERCADEO Y VENTAS
GERENCIA OPERATIVA

CENTRAL
ASISTENTE DE
SERVICIO AL CLIENTE
OFICINA TCNICA
CARPETA OP
ING. PLANEACION
PROYECTOS
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
PERSONAL TCNICO
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
13/Aug/2015
MATRIZ DE CRITERIOS HSEQ DE

SELECCIN DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS
DIRECCIN HSEQ
COMPRAS Y LOGISTICA
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRICES
DIRECCIN HSEQ
ALFABTICAMENTE
COL-DIR-001: SATISFACCION DEL CLIENTE Y
POR NOMBRE DEL http://colmaquinas.weebly.com/encuesta-de-satisfaccioacuten-del-cliente.html
ELIMINACION TRATAMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y
CLIENTE
SUGERENCIAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-GOP-008: ELABORACIN INFORME SEMANAL
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DE OBRA
REUTILIZACIN
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
NUMERO OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-ASC-002 CONTROL DE PRODUCTOS O

DESTRUCCIN
SERVICIOS NO CONFORMES
MEDIANTE ACTA
COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
DURACIN DE
OBRA
OFICINA TCNICA OBRA

CENTRAL
3 AOS
COL-GOP-001: ELABORACIN DEL PLAN DE

EJECUCIN
ENVO A
COL-GOP-007: ELABORACIN DEL INFORME FINAL
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DE OBRA
REUTILIZACIN
COL-GOP-019 CONTROL SUMINISTRO PROPIEDAD
DEL CLIENTE
0 AO
DIRECTOR DE OBRA
ORDEN DE TRABAJO
MANTENIMIENTO
1 AO
ING. PLANEACION
PROYECTOS
GERENCIA OPERATIVA
06/Aug/2015
Fecha de Divulgacion: 11/Nov/2010
BASE DE DATOS SERVICIO

AL CLIENTE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO
Pgina 1 de 10
N.A
COL-ADM-002 COMPRAS
COL-ADM-008 CONTROL A CONTRATISTAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
DISPOSICIN
FINAL
UBICACIN EN EL SIG
COL-F027
13/Jun/2014
SOLICITUD DE MATERIALES Y / O
SERVICIOS
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO /
ALMACNES / CALDERAS Y
EQUIPOS / OBRAS
ALMACN
CARPETA OP
ASISTENTE
CALDERAS Y
EQUIPOS
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
NUMERO OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-ADM-002 COMPRAS
INVENTARIOS
COL-COM-002 VENTA Y COMECIALIZACION DE
CALDERAS Y EQUIPOS
ENVO A
RECICLAJE O COL-FAB-001 FABRICACION
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
COL-ADM-011 PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS
COL-INS-012 TRANSPORTE Y MENSAJERIA
COL-INS-014 CONTROLES DE
COL-QCM-001 MANUAL CONTROL DE CALIDAD
COL-F028
06/Dec/2011
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
ADMINISTRADOR DE CAJA
MENOR
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD / CAJA
MENOR
ASISTENTE
CONTABILIDAD
1 AO
15 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
COL-ADM-005: MANEJO DE CAJA MENOR
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REMISIN
ALMACEN SUCURSALES Y
OBRAS
ALMACEN SUCURSALES Y
OBRAS
CONTROL MOVIMIENTO
INVENTARIOS
ALMACNISTA
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-INS-012 TRANASPORTE Y MENSAJERIA
RECICLAJE O COL-INS-014 CONTROLES DE
REUTILIZACIN CORRESPONDENCIA, VIGILANCIA Y RECEPCION
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
BODEGA INVENTARIOS
CONTROL MOVIMIENTO
INVENTARIOS / ARCHIVO
SERVICIOS MANTENIMIENTO
ALMACNISTA /
ASISTENTE DE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F029
COL-F030
06/Aug/2009
06/Mar/2015
REINTEGRO DE MATERIALES
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
1 AO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ENVO A
ALMACENES
RECICLAJE O
COL-SER-001 EJECUCIN SERVICIOS DE
REUTILIZACIN
MANTENIMIENTOS
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN COL-SER-001 EJECUCIN SERVICIOS DE

MEDIANTE ACTA MANTENIMIENTOS
COL-F031
25/Jul/2014
SOLICITUD DE COTIZACIN
ASESOR COMERCIAL
COORDINACIN SERVICIOS
MANTENIMIENTO
COTIZACIONES SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
COTIZACIONES
COL-F032
19/Jun/2015
APERTURA O.P. SERVICIOS Y

EQUIPOS
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)

DESTRUCCIN COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA COL-INS-013 CREACIN Y NUMERACIN DE
COL-F033
16/Nov/2011
ENTREGA DE RECOMENDACIONES
DE EXAMENES OCUPACIONALES
DIRECCIN TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
30 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS

MEDIANTE ACTA OCUPACIONALES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F034
COL-F035
COL-F036
COL-F037
13/Jun/2014
28/072015
30/Aug/2008
26/Mar/2014
REGISTRO VISITA A PROVEEDORES
APERTURA TECNICA DE O.P
VALE DE SALIDA
LISTA DE MATERIALES
DIRECTOR DE COMPRAS
GERENCIA COMERCIAL
PERSONAL TCNICO OBRA
COMPRAS
EVALUACIN PROVEEDORES
PERMANENCIA
ASISTENTE TALENTO
TRABAJADOR EN
HUMANO
LA COMPAA
ASISTENTE DE
COMPRAS
ASISTENTE
CALDERAS Y
EQUIPOS
INGENIERA
LOGISTICA
PLANTA DE FABRICACIN
SERVICIOS MTTO
CONTABILIDAD
ARCHIVO O.P. / SERVICIOS

DE MANTENIMIENTO
ALMACN DE
CONSUMIBLES
SALIDAS DE ALMACN DE
OBRA Y PLANTA
ALMACNISTA
INGENIERIA
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USE
R\PROYECTOS
R\PIROTUBULARES
INGENIERIA
DIRECTOR
INGENIERIA
INGENIERA
LOGISTICA
LOGISTICA
ASISTENTE DE
COMPRAS
2 AOS
1 AO DESPUES
DE LA ENTREGA
DEL EQUIPO
10 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOS
COL-FAB-001 FABRICACION
DESTRUCCIN
COL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA
INGENIERIA
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O ALMACENES
REUTILIZACIN COL-INS-016 TRABAJO EN LA PLANTA DE FAB
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
POR PROYECTO
DURANTE
EJECUCIN DEL
PROYECTO
PERMANENTE
ASCENDENTE POR
No ORDEN DE
COMPRA
\\SISTEMAS\INGENIERI
A\USER\PROYECTOS
A\USER\PIROTUBULAR
ES
N.A.
COL-ADM-002: COMPRAS
COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-ING-014 LISTADO DE MATERIALES Y EQUIPOS
COL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN
INGENIERIA
COL-F038
13/Jun/2014
SELECCIN PROVEEDORES /
CONTRATISTAS CRITICOS
DIRECTOR DE COMPRAS
COMPRAS
DOCUMENTACIN SOPORTE
ORDENES DE COMPRA
DIRECTOR DE
LOGISTICA
1 AO
5 AOS
DESCENDENTE POR
NUMERO DE ORDEN
DE COMPRA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
COL-ADM-003 COMERCIO INTERNACIONAL
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F039
17/Apr/2009
ORDEN DE COMPRA
DIRECTOR DE COMPRAS
COMPRAS
ORDENES DE COMPRA
ASISTENTE DE
COMPRAS
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ORDEN DE COMPRA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F040
09/Oct/2009
SOLICITUD DE CHEQUE
FUNCIONARIO QUE SOLICITA

EL PAGO
Y FINANCIERA
GERENCIA REGIONAL
SOPORTES CHEQUE
ASISTENTE
CONTABILIDAD PAGADURIA
1 AO
15 AOS
POR PAGO
ARCHIVO HISTORICO
EFECTUADO - FECHA (OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
COL-ADM-012 PAGADURIA
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F041
25/Sep/2009
CAMBIOS A LA ORDEN DE COMPRA
DIRECTOR DE COMPRAS
COMPRAS
DOCUMENTACIN SOPORTE
ORDENES DE COMPRA
ASISTENTE DE
COMPRAS
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ORDEN DE COMPRA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F042
15/Jan/2014
PAZ Y SALVO PERSONAL

ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO
INDIRECTO
PERSONAL EN RETIRO DE LA
CIA.
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
ASISTENTE TALENTO
HUMANO
1 AO
30 AOS
POR FECHA DE
RETIRO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-TAH-001 SELECCIN, CONTRATACIN Y

MEDIANTE ACTA TERMINACIN DEL CONTRATO LABORAL
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F043
20/Aug/2013
ALERT
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSE
GERENCIA GENERAL
DIRECCIN DE OBRAS
\\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-F044
20/Sep/2007
REPORTE DIARIO DE PERSONAL
RECEPCION
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
RECEPCIONISTA
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-F045
10/Jul/2014
REPORTE DE DAO EN EQUIPO
OLIMPO
COL-F046
13/Jan/2006
DATOS PRUEBA DE ANLISIS DE

GASES
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CLIENTE
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
10 AOS
ASCENDENTE
CONSECUTIVO No
DE OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-F047
17/Apr/2009
PEDIDO DE CLIENTE
ASESOR COMERCIAL
SISTEMA CONTABLE / OP
SISTEMA CONTABLE / OP
SISTEMAS /
ASISTENTE DE
SERVICIOS /
EQUIPOS/ ALMACN/
PROYECTOS
1 AO
5 AOS
CONSECUTIVO DEL
SISTEMA O DE
LAO.P.
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-F048
22/May/2009
GENERACIN DE CDIGOS
ALMACEN
COORDINACIN NACIONAL
DE INVENTARIOS
CONTROL CREACIN
CDIGOS SISTEMA
COORDINACIN
NACIONAL DE
INVENTARIOS
1 AO
2 AOS
COL-F049
26/Mar/2014
PROGRAMACIN DETALLADA DE
AUDITORIAS
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
FLDER AUDITORIAS o
\\sistemas\\HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA DE
PUBLICACIN
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-F050
29/Jun/2010
INFORME DE AUDITORIAS
AUDITORIAS INTERNAS
AREA AUDITADA /
DIRECCIN HSEQ
1 AO
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA EJECUCIN Y
REA AUDITADA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-F051
14/Jan/2005
APERTURA DE O.P. OTROS

EQUIPOS
GERENCIA COMERCIAL
INGENIERA /
COMPRAS/
ALMACN /
SERV MANTENIMIENTO
1 AO DESPUES
DE LA ENTREGA
DEL EQUIPO
10 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
\\192.168.1.3\hseq\HSE\AT COORDINADOR HSEQ
CARPETA OP
ASISTENTE
CALDERAS Y
EQUIPOS
Pgina 2 de 10

N.A
COL-HSE-005 ATENCION, REPORTE E

INVESTIGACIN DE INCIDENTES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-QCM-026 PROCEDIMIENTO PARA LA

CALIBRACION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

DESTRUCCIN
COL-SER-002 AJUSTE DE EFICIENCIA DE
MEDIANTE ACTA
COMBUSTION EN CALDERAS
SE ELIMINA
COL-COM-003 COMERCIALIZACIN DE
PROYECTOS
COL-COM-005 VENTAS DE REPUESTOS Y
SERVICIOS
ALMACENES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O
INVENTARIOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
COL-ASC-004 AUDITORIAS
RECICLAJE O COL-DIR-001 PLANEACIN, CONTROL Y GESTIN
REUTILIZACIN ESTRATEGICA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
SE ELIMINA
COL-ASC-004: AUDITORIAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOS
DESTRUCCIN
COL-ING-050 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA
INGENIERIA
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
COL-F052
27/Aug/2013
REPORTE DE INSPECCION DE
GRILLETES
EQUIPOS A INSPECCIONAR Y
CERTIFICAR
HSEQ
CARPETA REPORTE DE
INSPECCION EQUIPOS DE
IZAJE
RIGGING INSPECTOR
3 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
COL-F053
10/Jul/2014
CONTROL DE MANTENIMIENTO DE
VEHICULOS
ASISTENTE DE COMPRAS
CARPETA DEL VEHICULO
ASISTENTE DE
COMPRAS
3 AOS
10 AOS
POR PLACA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS,
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN
COL-F054
06/Aug/2015
HOJA DE VIDA DE VEHICULOS
CARPETA DEL VEHICULO
ASISTENTE DE
COMPRAS
3 AOS
10 AOS
POR PLACA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN
COL-F055
13/Jun/2014
TARJETA DE CONTROL DE
HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y EPP
ALMACEN
ALMACN / OBRA / PLANTA
DOCUMENTACIN
MOVIMIENTO INVENTARIO
ALMACNISTA
DURACIN OBRA
/ 2 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
CODIGO Y/ O
ALFABETICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
INVENTARIOS
REUTILIZACIN
COL-F056
13/Jun/2014
TRANSFERENCIA DE EQUIPOS,
HERRAMIENTAS Y CONSUMIBLES
OBRAS
OBRAS / OFICINA CENTRAL
DOCUMENTACIN
MOVIMIENTO INVENTARIO
ALMACNISTA
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ENVO A
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
INVENTARIOS
REUTILIZACIN
COL-F057
16/Nov/2004
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE
MAQUINARIA Y EQUIPOS
ALMACEN
LOGISTICA
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO MAQUINARIA
ADMINISTRADOR
OBRA
DURACIN DE
OBRA
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F058
27/Jan/2015
AUTORIZACION DE INGRESO DE
PERSONAL
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO OFICINAS Y OBRA
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F059
30/Jul/2012
AUTORIZACIN PARA PAGO POR

CONSIGNACIN
PERSONAL CONTRATADO
DIRECCIN DE TALENTO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
ASISTENTE
PERSONAL OBRA
DURACIN OBRA
/ PERMANENTE
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F060
13/Aug/2015
EVALUACION Y REEVALUACIN DE
PROVEEDORES / CONTRATISTAS
CRITICOS
LIDER DE COMPRAS
COMPRAS
EVALUACIN PROVEEDORES
ASISTENTE DE
COMPRAS
2 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS
REUTILIZACIN OCUPACIONALES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F061
15/Aug/2008
BOLETA DE PRESENTACIN
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO - OBRA
ADMINISTRACIN OBRA
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
ASISTENTE
PERSONAL OBRA
DURACIN OBRA
/ PERMANENTE
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F062
15/May/2009
COMPRAS-ENTRADAS OP
ALMACEN
ALMACN
CARPETA ENTRADAS OP
ALMACNISTA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE No
CONSECUTIVO
OFERTAS
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F063
29/Sep/2010
ENTREGA DE DOTACIN
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO - OBRA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO - OBRA
CARPETA DE ENTREGA DE
DOTACIN
RESPONSABLE DE
ENTREGAR
DOTACIN
DURACIN OBRA
/ EN ALMACNES
1 AO
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-TAH-001 SELECCIN, CONTRATACIN Y

DESTRUCCIN
TERMINACIN DEL CONTRATO LABORAL
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F064
19/Jun/2015
PAZ Y SALVO DEL TRABAJADOR

PLANTA Y OBRAS
PERSONAL EN RETIRO DE LA
CIA.
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO - OBRA
DOCUMENTACIN DEL
TRABAJADOR
ASISTENTE
PERSONAL OBRA
DURACIN DE
OBRA
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F065
04/Dec/2008
CONTROL DE PRODUCCION Y
REPORTE DE HH
PLANTA DE FABRICACION
PLANTA DE PERSONAL
CARPETA CONTROL HH
INVENTARISTA DE
CONSUMIBLES
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F066
27/Aug/2013
REPORTE DE INSPECCION
ESLINGAS DE ACERO
CERTIFICAR
HSEQ
CARPETA REPORTE DE
IZAJE
RIGGING INSPECTOR
3 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F067
15/May/2009
DEVOLUCIONES COMPRA
ALMACEN
ALMACN
CARPETA ENTRADAS OP
ALMACNISTA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE No
CONSECUTIVO
OFERTAS
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F068
11/Dec/2014
SOLICITUD DE CAMBIO
COMPRAS
INGENIERIA
PLANTA
COMERCIAL
INGENIERA
DOCUMENTACIN
PROYECTO O.P.
DIRECTOR
INGENIERA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-ADM-002 COMPRAS
COL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DE CAMBIOS
ENVO A
RECICLAJE O COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN CALIDAD
INGENIERIA
COL-F069
29/May/2009
LIQUIDACION DE EXPORTACIONES
COMERCIO EXTERIOR
Y FINANCIERA CONTABILIDAD
CARPETA DE
EXPORTACIONES
COORDINADOR DE
COMERCIO EXTERIOR
1 AO
10 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
COL-ADM-003 COMERCIO EXTERIOR
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F070
19/Sep/2011
EVALUACION Y APROBACIN DE
PROYECTOS CALDERAS, EQUIPOS
Y SERVICIOS
GERENCIA COMERCIAL
GERENCIA GENERAL
COTIZACIONES VIGENTES
ASISTENTE
CALDERAS Y
EQUIPOS
3 AOS
5 AOS
ASCENDENTE No
CONSECUTIVO
OFERTAS
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-COM-002 VENTA Y COMECIALIZACION DE

MEDIANTE ACTA CALDERAS PIRUTUBULARES Y EQUIPOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A.
COL-ADM-002 COMPRAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A.
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F071
30/May/2007
LISTA DE CONTROLES DE
INGENIERIA
INGENIERA
DIRECTOR TALENTO DURACIN OBRA

HUMANO
/ PERMANENTE
ALMACN
R\PROYECTOS
R\PIROTUBULARES
INGENIERA
2 AOS
PERMANENTE
POR PROYECTO
A\USER\PROYECTOS
A\USER\PIROTUBULAR
ES
DIRECTOR DE
PLANTA
1 AO
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
N.A.
DISPOSICIN
FINAL
UBICACIN EN EL SIG
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F072
11/Sep/2009
RESUMEN PROYECTOS EN
PROCESO PLANTA DE
FABRICACION
GERENCIA OPERATIVA
DIRECCION PLANTA\D:\mis
documentos\arc-rededuardo\AVANCES
PROYECTOS\RESUMEN\
COL-F073
02/Dec/2009
INFORME REVISION POR LA

DIRECCIN
DIRECCIN HSEQ
GERENCIA GENERAL
CARPETA REVISIN POR LA

DIRECCIN
DIRECCIN HSEQ
2 AOS
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ASISTENTE DE
SERVICIOS
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
COL-INS-006 REGISTRO Y CONTROL DE

AUSENTISMO LABORAL
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
COL-ASC-007 REVISION POR LA DIRECCIN
RECICLAJE O COL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNICACIN
REUTILIZACIN COL-MIG-001 MANUAL SIG
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F074
27/Sep/2012
PRESUPUESTOS DE O.P. SERVICIOS
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
Equipo de computo Asistente

Servicios de Mantenimiento /
Coordinador Servicios de
Mantenimiento
COL-F075
07/Apr/2014
AUSENTISMO LABORAL
DIRECCIN TALENTO
HUMANO
DIRECCIN TALENTO
HUMANO
DIRECCIN HSEQ
MEDICO LABORAL
Equipo de Computo Asistente

Talento Humano
ASISTENTE TALENTO
HUMANO
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-F076
27/Aug/2010
REPORTE DE EVENTOS QUE

AFECTAN LA EJECUCIN DE LA
INGENIERA
INGENIERA
DOCUMENTACIN DEL
PROYECTO
CARPETA DEL CLIENTE
LIDER DE PROYECTO
1 AO
N.A
POR PLANO
N.A

ENVO A
INGENIERIA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
RECICLAJE O
COL-ING-052 EVENTOS QUE AFENTAN LA
REUTILIZACIN
EJECUCIN DE LA INGENIERA
COL-F077
27/Aug/2010
VERIFICACIN DEL DISEO
INGENIERA
DOCUMENTACIN DEL
PROYECTO
CARPETA DEL CLIENTE
LIDER DE PROYECTO
1 AO
N.A
POR PLANO
N.A
ENVO A
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
INGENIERIA
REUTILIZACIN
COL-F078
30/Aug/2013
LISTADO DE CHEQUEO Y VISITAS

TECNICAS
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CARPETA (AZ) POR O.P.
COORDINADOR DE
SERVICIOS
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F079
10/Nov/2011
SERVICIOS GENERALES
ARCHIVO PROGRAMA
AMBIENTAL
COORDINACIN
SERVICIOS
GENERALES
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-HSE-003 PLAN DE GESTIN INTEGRAL DE
RECICLAJE O
RESIDUOS PELIGROSOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OFERTA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-COM-002 VENTA Y COMERCIALIZACION DE

MEDIANTE ACTA CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F080
08/Jan/2010
REGISTRO MENSUAL DE RESIDUOS SERVICIOS GENERALES /

PELIGROSOS
DIRECCIN HSEQ SUCURSAL
SOLICITUD COTIZACIN CALDERAS

PIROTUBULARES
GERENCIA COMERCIAL
DIRECCIN COMERCIAL
CALDERAS Y EQUIPOS
CARPETA DE COTIZACIONES
VIGENTES
ASISTENTE
CALDERAS Y
EQUIPOS
3 AOS
Pgina 3 de 10
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
COL-F081
06/Jun/2007
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
ADQUISICIONES A RESPONSABLES PROVEEDOR / FUNCIONARIO ASISTENTE DE PAGADURIA /

DEL RGIMEN SIMPLIFICADO
DE COLMQUINAS S.A.
CONTABILIDAD
COL-F082
24/Apr/2012
SOLICITUD DE GARANTAS
SERVICIOS / ALMACNES /
EQUIPOS
DIRECCIN LOGISTICA /
DIRECCIN COMERCIAL
EQUIPOS / DIRECCIN DE
SERVICIOS Y PROYECTOS
COL-F083
06/Nov/2009
SOLICITUD DE PERMISO
PERSONAL BARRANQUILLA,
CALI
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO / RECEPCION
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
CONTABILIDAD
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
1 AO
15 AOS
ALFABTICAMENTE
CON FACTURAS POR
NOMBRE DE
PROVEEDORES
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DISPOSICIN
FINAL
DIRECCIN DE LOGISTICA
COORDINACIN DE
INVENTARIOS
2 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-COM-001 GARANTAS DE SERVICIOS DE
RECICLAJE O
MANTENIMIENTO Y FABRICACIN DE EQUIPOS
REUTILIZACIN
CONTROL SALIDAS
PERSONAL
DIRECTOR TALENTO
HUMANO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE
RECICLAJE O
VIGILANCIA Y RECEPCION
REUTILIZACIN
UBICACIN EN EL SIG
ASISTENTE DE
ALMACN/ ASSITENTE
REA COMERCIAL
REA COMERCIAL COMPAA
DE SERVICIOS /
COMPAA (OF. CENTRAL Y
(OF. CENTRAL Y
ASISTENTE DE
SUCURSALES)
SUCURSALES)
CALDERAS Y
EQUIPOS
1 AO
5 AOS
ALFABTICAMENTE
POR CLIENTE
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-COM-002 VENTA Y COMERCIALIZACIN DE

DESTRUCCIN CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA COL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOS
COL-ADM-010 CARTERA
COL-F084
22/May/2014
REGISTRO DE CLIENTES
CLIENTE
COL-F085
19/Jun/2007
AUTORIZACION DE CHEQUE
AREA O PERSONA QUE

REQUIERA EL PAGO
Y FINANCIERA Y
PAGADURIA
CONTABILIDAD
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD PAGADURIA
1 AO
15 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA SOPERTE DE
COMPROBANTES DE
EGRESO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F086
08/Oct/2007
PROTOCOLO ENTREGA DE
CALDERAS PARAMETROS
OPERACIN CALDERAS
PIRUTUBULARES
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
5 AOS
10 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F087
07/Oct/2010
OFERTA COMERCIAL
ASESOR COMERCIAL
CLIENTE
2 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
COL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA
COL-F088
09/Oct/2009
SOLICITUD DE SERVICIO
MENSAJERIA Y TRANSPORTE
TODAS LAS REAS
RESPONSABLE EN CADA
SUCURSAL
1 AO
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-ADM-009 FACTURACIN

MEDIANTE ACTA COL-INS-012 TRANSPORTE Y MENSAJERIA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO DE COTIZACIONES ASESOR COMERCIAL
CONTROL MENSAJERIA EN
CADA SUCURSAL
RESPONSABLE EN
CADA SUCURSAL
30 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

DESTRUCCIN TERMINACIN DEL CONTRATO LABORAL
MEDIANTE ACTA COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS
OCUPACIONALES
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
SOLICITUDES DE GASTOS
DE VIAJE
ASISTENTE TALENTO
HUMANO
1 MES
5 AOS
POR FECHA DE
SOLICITUD
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-INS-009 SOLICITUD DE PAGO DEL AUXILIO
RECICLAJE O EXTRALEGAL NO SALARIAL PARA GASTOS DE
REUTILIZACIN VIAJE Y TRANSPORTE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DE VIAJE
ASISTENTE TALENTO
HUMANO
1 MES
5 AOS
POR FECHA DE
SOLICITUD
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-INS-010 SOLICITUD DE TIQUETES Y
RECICLAJE O
ANTICIPOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DE VIAJE
ASISTENTE TALENTO
HUMANO
1 MES
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-INS-010 SOLICITUD DE TIQUETES Y
RECICLAJE O ANTICIPOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
REUTILIZACIN COL-SER-001 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DOCUMENTOS
MOVIMIENTOS DE
INVENTARIOS
ALMACNISTA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE INGRESO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ENVO A
ALMACENES
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F089
18/Oct/2013
ORDEN DE EXAMENES MEDICOS
DIRECCIN TALENTO
HUMANO
PERSONAL COLMAQUINAS
COL-F090
19/Nov/2014
REGISTRO DE PRUEBA DE GASES
COORDINACIN HSEQ
COORDINADOR HSE
COL-F091
22/May/2009
REPORTE DE HORAS HOMBRE

DPTO. DE SERVICIOS
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
REPORTES PERSONAL
TECNICO
COL-F092
05/Jun/2014
SOLICITUD DE PAGO DEL AUXILIO

EXTRALEGAL NO SALARIAL PARA
GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
COL-F093
05/Jun/2014
SOLICITUD ANTICIPO PARA GASTOS

DE VIAJE Y TRANSPORTE
PERSONAL QUE VIAJA
COL-F094
05/Jun/2014
CUENTA DE GASTOS DE VIAJE Y

TRANSPORTE
PERSONAL QUE VIAJA
COL-F095
17/Apr/2009
ENTRADA DE MERCANCIA
ALMACEN
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
PERMANENCIA
ASISTENTE TALENTO
TRABAJADOR EN
HUMANO
LA COMPAA
CARPETA DE INSPECCIONES COORDIACIN HSEQ
ALMACN
COL-F096
20/Jun/2008
REPORTE DE TRABAJOS DE
FABRICACION
GERENCIA OPERATIVA /
COMPRAS / COMERCIAL
OFICINA
TECNICA\D:\OBRAS\CALDER
AS\
OFICINA TCNICA
DURACIN DE
FABRICACION
N.A
ASCENDENTE POR
OP
N.A.
N.A.
COL-F097
20/Jun/2008
C3 FABRICACION PLANTA
GERENCIA OPERATIVA /
COMPRAS / OBRA
PROYECTOS\
DIRECTOR DE
PLANTA
DURACIN DE
FABRICACION
1 AO
ASCENDENTE POR
OP
DIRECCION
PLANTA\D:\mis
PROYECTOS\
SE ELIMINA
COL-F098
18/Mar/2015
LECCION APRENDIDA DE
INCIDENTES
EQUIPO INVESTIGADOR
TODO EL PERSONAL
\\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-F099
09/Jan/2009
C3 MEDICION DE AVANCE POR

ACTIVIDAD
OFICINA TCNICA
DIRECTOR DE OBRA /
GERENCIA OPERATIVA
EQUIPO COMPUTO OFICINA

TECNICA
OFICINA TCNICA
1 MES
N.A
N.A
N.A
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ALMACEN PLANTA
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-ASC-003 ACCIONES PREVENTIVAS Y

CORRECTIVAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O COL-GOP-002: ELABORACIN INFORME TCNICO
REUTILIZACIN
ENVO A
ALMACENES
REUTILIZACIN COL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE
ENVO A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F100
26/Jun/2013
ORDEN DE SALIDA
CLIENTE / ALMACENISTA
CARPETA OP
DIRECTOR DE
PLANTA
COL-F101
11/Dec/2014
CONTROL DE MATERIALES Y
SOLDADURA
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
COL-F102
21/Nov/2013
LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS

HOJA DE VIDA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
COL-F103
09/Jan/2009
INFORME VISITA DE OBRA
PERSONAL ENCARGADO DE
REALIZAR LA VISITA
(GERENCIA OPERATIVA /
GERENCIA COMERCIAL)
GERENCIA OPERATIVA
GERENCIA OPERATIVA
COORDINACIN DE
PROYECTOS
DURACIN DE
LA OFERTA
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
GERENCIA OPERATIVA
ENVO A
RECICLAJE O
PROYECTOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F104
12/Sep/2012
ACTA DE ENTREGA EQUIPOS DE

COMPUTO Y COMUNICACIONES
SISTEMAS
SUCURSALES Y OBRAS
CARPETA ENTREGA DE
EQUIPOS
COORDINADOR DE
SISTEMAS
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-ADM-011 PROCEDIMIENTO SISTEMAS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F105
01/Dec/2014
INSPECCION AMBIENTAL Y DE
RESIDUOS
COORDINACIN HSEQ /
SERVICIOS GENERALES
DIRECCIN HSEQ
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O
COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F106
30/Aug/2013
REPORTE DE INSPECCIN CABLE

DE ACERO
CERTIFICAR
HSEQ
CARPETA REPORTE DE
IZAJE
RIGGING INSPECTOR
3 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COLF107
24/Sep/2013
PLAN DE INSPECCION Y ENSAYO
CONTROL CALIDAD
(TC - 17)
Control Calidad
Oficina Control Calidad
Coordinador QAQC
Duracin del
proyecto
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F108
03/Jul/2009
LIQUIDACION DE IMPORTACIONES
COMERCIO EXTERIOR
Y FINANCIERA CONTABILIDAD
CARPETA DE
IMPORTACIONES
COORDINADOR DE
COMERCIO EXTERIOR
1 AO
10 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

HUMANO
/ PERMANENTE
CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSEQ
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F109
18/Feb/2010
ACTA REUNIN
COPASST
COPASST
ARCHIVO COMIT
SECRETARIO
COPASST
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-HSE-000SISTEMA DE GESTIN DE
DESTRUCCIN
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) Y ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA
MEDIO AMBIENTE
COL-F110
18/May/2012
REGISTRO DE PRIMEROS AUXILIOS

Y SALIDAS DE ELEMENTOS DEL
BOTIQUN
BRIGADISTAS
BRIGADA PRIMEROS
AUXILIOS
ARCHIVO BRIGADAS
JEFE BRIGADA
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)

ENVO A
RECICLAJE O
COL-HSE-012 RESCATE PARA TRABAJO EN
REUTILIZACIN
ALTURAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
SISTEMAS
SISTEMAS
ARCHIVO DE SISTEMAS
COORDINADOR DEL
AREA
3 AOS/ O LO
QUE DURE EL
CONTRATO DE
ALQUILER
3 AOS
POR EQUIPO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-ADM-001 PROCEDIMIENTO SISTEMAS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
CARPETA DE INSPECCIONES
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)

ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
PROTECCIN CONTRA CAIDAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F111
27/Sep/2012
HOJA DE VIDA EQUIPOS DE

COMPUTO
COL-F112
10/Mar/2015
INSPECCION DE ARNES Y ESLINGA
Pgina 4 de 10
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
DISPOSICIN
FINAL
COL-F113
12
18/Mar/2015
REPORTE DE INVESTIGACIN DE
INCIDENTES
EQUIPO INVESTIGADOR
DIRECCIN HSEQ
\\192.168.1.3\hseq\HSE\AT
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-F114
27/Mar/2009
REPORTE DIARIO DE INSPECCION

RADIOGRAFICA
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ENVO A
COL-QCM-005 PROCEDIMIENTO RADIOGRAFICO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F115
COL-F116
18/Feb/2010
INSPECCION DE ELEMENTOS PARA

EMERGENCIAS
30/Sep/2015
EVALUACIN DE DESEMPEO
INDIVIDUAL
BRIGADISTAS
BRIGADA PRIMEROS
AUXILIOS
JEFE BRIGADA
JEFES DEPARTAMENTOS
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
DIRECTOR TALENTO
HUMANO
1 AO
PERMANENTE

COL-HSE-010 CONSULTA Y COMUNCACIN
COL-HSE-012 RESCATE PARA TRABAJO EN
ALTURAS
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
COL-TAH-004 EVALUACIN DE DESEMPEO
MEDIANTE ACTA
UBICACIN EN EL SIG
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F117
11/Dec/2014
INFORME DE INSPECCION
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)

COL-QCM-019 INSPECCION PARA LA
LOCALIZACION Y NIVELACION DE DOMOS EN
CALDERAS ACUATUBULARES
ENVO A
COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE
RECICLAJE O CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN COL-OBR-007-OP12981 INSTRUCTIVO PARA
RETIRO E INSTALACION TUBERIA CALENTADOR DE
AIRE B-2952
COL-OBR-009-OP12981 LIMPIEZA INTERNA DE
TAMBORES, COLECTORES Y CABEZALES
COL-F118
10/Nov/2011
CONDICIONES DE ENTREGA AL
TRANSPORTADOR DE RESIDUOS
PELIGROSOS
LOGISTICA O HSEQ
DIRECCIN HSEQ
CARPETA DE RESIDUOS
PELIGROSOS
DIRECCIN HSEQ
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
COL-HSE-003 PLAN DE GESTIN INTEGRAL DE
RECICLAJE O
RESIDUOS PELIGROSOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)

ENVO A
COL-QCM-007 IDENTIFICACIN DE MATERIALES
RECICLAJE O
COL-QCM-008 REVISIN DE CERTIFICADOS DE
REUTILIZACIN
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ENVO A
RECICLAJE O
CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
COL-QCM-015 INSPECCIN DE CAMARAS

ENVO A
CORRUGADAS
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O
CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F119
15/Mar/2010
INFORME DE REVISION DE
CERTIFICADO DE MATERIALES
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
COL-F120
20/Mar/2009
CERTIFICADO DE PRUEBA
HERMETICIDAD
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
20/Mar/2009
CERTIFICADO DE INSPECCION DE
CAMARAS CORRUGADAS
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ENVO A
RECICLAJE O
CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
COL-QCM-014 INSPECCION DE PUNTAS

ENVO A
REDUCIDAS
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DIRECCIN HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
COL-F121
COL-F122
20/Mar/2009
REPORTE DE DATOS FABRICACION

CALDERAS PIROTUBULARES
VERTICALES
COL-F123
27/Mar/2009
REPORTE DE DOBLEZ DE TUBERIA
COL-F124
27/Mar/2009
CONTROL DE PUNTAS REDUCIDAS
DIRECCIN HSEQ
TODO EL PERSONAL
\\192.168.1.3\hseq\HSE\MATRI
CES
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
COL-F125
16/Nov/2012
MATRIZ DE ELEMENTOS DE
PROTECCIN PERSONAL
COL-F126
11/Dec/2014
INSPECCION DIMENSIONAL DE
CABEZAS
COL-F127
01/Oct/2007
CERTIFICADO DE INSPECCION POR

ULTRASONIDO
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
5 AOS
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ENVO A
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-HSE-011 INSPECCIONES DE SEGURIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O
CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
OPs DEL AO
11/Dec/2014
LAMINAS
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
COL-F129
12/Oct/2010
INSPECCIN GERENCIAL DE HSE
GERENCIA GENERAL /
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
CARPETA INSPECCIONES
DIRECCIN HSEQ
1 AO
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
INGENIERA
INGENIERA
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
27/Mar/2009
COL-F131
11/Dec/2014
REMISION DE DOCUMENTOS
PLANTA DE FABRICACIN /
OFICINA DE PROYECTOS / \\SISTEMAS\INGENIERIA\USER
CLIENTE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DPTO. CONTROL
CALIDAD
COL-F128
COL-F130
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

ENVO A
COL-QCM-021 MEDICIN DE ESPESORES POR
RECICLAJE O ULTRASONIDO
REUTILIZACIN COL-GOP-005 ELABORACION DEL DOSSIER DE
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
REPORTE DE DATOS FABRICACION

HORIZONTALES
COL-HSE-000 PROGRAMA DE SALUD

N.A
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
COL-INS-026 USO, MTTO Y LIMPIEZA DE EPP
ENVO A
SE ELIMINA
COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F132
28/May/2012
REPORTE DE ACTOS Y
CONDICIONES INSEGURAS
TODO EL PERSONAL
DIRECCIN HSEQ
CARPETA DE REPORTE DE
ACTOS Y CONDICIONES
INSEGURAS
DIRECCIN HSEQ
6 MESES O
DURANTE LA
DURACIN DE
LA OBRA
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

COL-HSE-013 TRABAJO SEGURO PARA IZAJE DE
ENVO A
CARGAS
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN
"PROTECCIN CONTRA CAIDAS"
COL-ADM-001 MANTENIMIENTOS DE MAQUINARIA,
COL-F133
26/Jun/2009
REGISTRO DE GENERACIN DE
RESIDUOS
DIRECCIN HSEQ SUCURSAL
SERVICIOS GENERALES
ARCHIVO PROGRAMA
AMBIENTAL
COORDINACIN
SERVICIOS
GENERALES
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-HSE-006 MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
11/Dec/2014
TUBERIA
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ENVO A
RECICLAJE O COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F134
5 AOS
COL-F135
18/Feb/2010
REPORTE DE EMERGENCIA
BRIGADISTAS
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO PLAN DE
EMERGENCIA
DIRECCIN HSEQ
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-HSE-005 ATENCIN, REPORTE E INVES DE

ENVO A
INCIDENTES
RECICLAJE O COL-HSE-007 PLAN DE EMERGENCIAS
REUTILIZACIN COL-HSE-012 RESCATE PARA TRABAJO EN
ALTURAS
COL-F136
18/Nov/2005
REGISTRO DE EVALUACIN AL
PLAN DE EMERGENCIAS O
SIMULACRO
EVALUADORES / DIRECCIN
HSEQ
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO SIMULACRO
DIRECCIN HSEQ
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F137
18/Nov/2005
FICHA TCNICA DEL SIMULACRO
EVALUADORES / DIRECCIN
HSEQ
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO SIMULACRO
DIRECCIN HSEQ
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
11/Dec/2014
HOJA DE INSTRUCCIONES PARA EL

ALIVIO TERMICO
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)

ENVO A
COL-QCM-018 ALIVIO TERMICO
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
CONTROL CALIDAD
CONTROL CALIDAD
REGISTRO DE SOLDADORES
CALIFICADOS
DPTO. CONTROL
CALIDAD
1 MES
1 AO
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
DOSSIER PLANTA Y MONTAJE
DPTO. CONTROL
CALIDAD OBRA /
PLANTA
DURACIN DE
OBRA
OPs DEL AO
COL-F138
COL-F139
11/Dec/2014
INSPECCIN & REPORTES LISTA DE

CHEQUEO
COL-F140
11/Dec/2014
CALIFICACION DE SOLDADORES
11/Dec/2014
MOVIMIENTO DE PARTES ENTRE

PLANTA Y MONTAJE
COL-F141
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO DE LA OBRA
5 AOS
10 AOS

CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

COL-QCM-016 PRUE HIDROSTATICA REC A
PRESIN
ENVO A
COL-QCM-017 PRUE HIDROSTATICA DE CALDERAS
RECICLAJE O COL-QCM-027PRUE DETECCIN DE FUGAS POR
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN ULTRASONIDOS
CALIDAD
COL-F142
11/Dec/2014
CERTIFICADO DE PRUEBA DE
PRESION
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(CALI)
COL-F143
11/Dec/2014
REGISTRO DE CALIBRACION POR

EQUIPO
CONTROL CALIDAD /
COORDINACIN OPERATIVO
DE SERVICIOS
CONTROL CALIDAD/
LOGISTICA
FOLDER EQUIPOS
CALIBRADOS
DPTO. CONTROL
CALIDAD
VIGENCIA DE LA
CALIBRACION
VIGENCIA DE LA
CALIBRACION
OPs DEL AO
N.A.
COL-F144
05/Jun/2009
INSPECCIN DE ALMACENAMIENTO
DE GASES Y ACEITES
ALMACEN
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
COL-F145
13/Mar/2009
INSPECCIN ELEMENTOS DE
PROTECCIN PERSONAL
PERSONAL TCNICO
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
COL-F146
28/Apr/2006
INSPECCIN EXTINTORES
BRIGADISTAS
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
COL-F147
30/Nov/2005
INSPECCIN ESMERIL
PERSONAL TCNICO
DIRECCIN HSEQ
Pgina 5 de 10
3 AOS
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
COL-QCM-001MANUAL DE CONTROL CALIDAD

COL-QCM-023 CLIBRA DE MANOMETROS
ENVO A
COL-QCM-024 CALIBRA DE TERMOMETROS
RECICLAJE O
COL-QCM-025 CALIBRA DE EQU PARA SOLDAR
REUTILIZACIN
COL-QCM-026 CALIBRA DE INSTRU DE MEDICIN
COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACION
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O
COL-INS-026 USO, MTTO Y LIMPIEZA DE EPP
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ASCENDENTE POR
FECHA
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
COL-F148
29/Oct/2007
FICHA TECNICA CALDERA

HORIZONTAL
CLIENTE / DIRECCIN
COMERCIAL EQUIPOS
CARPETA OP
OFICINA TCNICA
3 MESES DE
ENTREGADO EL
EQUIPO
1 AO
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F149
28/Apr/2006
INSPECCIN SEALIZACIN
BRIGADISTAS
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F150
29/Oct/2007
LISTA DE EMPAQUE
PLANTA DE FABRICACION /
OBRAS
CLIENTE / DIRECCIN
COMERCIAL EQUIPOS
OFICINA TCNICA
3 MESES DE
ENTREGADO EL
EQUIPO
1 AO
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
N.A
COL-F151
COL-F152
COL-F153
COL-F154
01/Dec/2007
29/Oct/2007
28/Apr/2006
PROTOCOLO CONEXIONADO
ELECTRICO Y DE CONTROL
LISTA DE MATERIALES DE CORTE

PARA UNA UNIDAD
INSPECCIN HERRAMIENTAS
MENORES
CARPETA OP
INGENIERIA / CONTROL
CALIDAD
CARPETA OP
OFICINA TCNICA
3 MESES DE
ENTREGADO EL
EQUIPO
CLIENTE
MANUAL DE LA CALDERA
CLIENTE
CLIENTE
N.A
N.A
N.A
N.A
INGENIERA
R\PROYECTOS
R\PIROTUBULARES
INGENIERA
DURANTE
EJECUCIN DEL
PROYECTO
PERMANENTE
POR PROYECTO
A\USER\PROYECTOS
A\USER\PIROTUBULAR
ES
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
DIRECCIN HSEQ
OBRAS / PLANTA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
21/Nov/2013
SOLICITUD DE PERSONAL
CONDUCTOR
SERVICIOS GENERALES
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECTOR TALENTO
HUMANO
DURACIN DE
LA OBRA /
PERMANENETE
COORDINACIN
SERVICIOS
GENERALES
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
DISPOSICIN
FINAL
N.A.
UBICACIN EN EL SIG
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
30 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE
EJECUCIN
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O
COL-INS-009 SEGURIDAD CON VEHICULOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F155
04/Oct/2012
INSPECCIN A CAMIONETAS
TOYOTA O SIMILARES
COL-F156
06/Mar/2015
INSPECCIN PREOPERACIONAL
MONTACARGA
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-HSE-013 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
REUTILIZACIN SEGURO PARA IZAJE DE CARGAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F157
30/Nov/2005
INSPECCIN PREOPERACIONAL DE
GRAS HIDRULICAS SOBRE
LLANTAS
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-HSE-013 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
REUTILIZACIN SEGURO PARA IZAJE DE CARGAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F158
12/Nov/2013
DESCRIPCION Y ESPECIFICACION
DEL CARGO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
CARPETA DE PERFILES DE
CARGO
COORDINACIN DE
SELECCIN
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
N.A
COL-F159
23/Sep/2013
REGISTRO PRUEBAS DE
ALCOHOLIMETRA
TODO EL PERSONAL
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO PRUEBAS
ALCOHOLIMETRA
DIRECCIN HSEQ
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-HSE-017 PRUEBAS DE ALCOHOLISMO
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
COL-HSE-000 SISTEMA DE GESTION DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO
AMBIENTE
COL-MIG-001 MANUAL SIG
COL-TAH-004 EVALUACIN DE DESEMPEO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F160
11/Dec/2014
SOLICITUD DE INSPECCION A
CONTROL CALIDAD
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
COL-INS-016 TRABAJO EN LA PLANTA DE FAB
RECICLAJE O COL-QCM-012 INSPECCIN DE ARMADOS ANTES
REUTILIZACIN DE SOLDADURAS
COL-F161
13/Jun/2014
HOJA DE VIDA DE EQUIPO
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ARCHIVO HOJA DE VIDA DE

EQUIPO O INSTALACIN
JEFE DE CADA REA
1 AO
10 AOS
HOJA POR CADA

EQUIPO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN COL-ADM-001 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA,

MEDIANTE ACTA HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F162
23/Apr/2007
INSPECCIN CAMION NPR O

SIMILAR
CONDUCTOR
SERVICIOS GENERALES
COORDINADOR
SERVICIOS
GENERALES
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE
EJECUCIN
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-INS-012 INSTRUCTIVO TRANSPORTE Y
REUTILIZACIN MENSAJERIA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
16/Oct/2009
LISTA VERIFICACIN
CONTRATISTAS
SOLICITANTE DEL SERVICIO
AREA RESPONSABLE DEL

CONTRATO
LOGISTICA /
SERVICIOS GENERALES
JEFE DE REA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
COL-ADM-008 CONTROL A SUBCONTRATISTAS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ASISTENTE
COMERCIAL
PROYECTOS Y
MONTAJES
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN COL-COM-003 COMERCIALIZACIN DE

MEDIANTE ACTA PROYECTOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
30 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
COL-F163
COL-F164
08/Oct/2010
APERTURA COMERCIAL
GERENCIA COMERCIAL
GERENCIAS /CONTABILIDAD
/ FACTURACIN
CARPETA OP
COL-F165
27/Nov/2014
SOLICITUD DE CONTRATACIN DE
PERSONAL
TODAS LAS REAS
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
COL-F166
29/May/2009
REPORTE DE IMPORTACIONES
COMERCIO EXTERIOR
CARPETA DE REPORTES DE COORDINADOR DE
Y FINANCIERA
COMERCIO EXTERIOR
COMERCIO EXTERIOR
COL-F167
08/Nov/2014
PROGRAMA DE CALIBRACIN
CONTROL CALIDAD /
DE SERVICIOS
CONTROL CALIDAD/
LOGISTICA
OFICINA CONTROL DE
CALIDAD / OFICINA
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO /
SUCURSALES / OBRA
COL-F168
16/Nov/2007
APERTURA TECNICA DE O.P

PROYECTOS Y MONTAJES
DIRECCIN DE PROYECTOS
MONTAJES /PLANTA
CARPETA OP
COL-F169
01/Dec/2007
INGENIERIA DE TALLER
CARPETA OP CONTROL DE
CALIDAD / CARPETA
EQUIPOS CALIBRADOS
COL-F170
09/Jan/2008
CARTA DE CALIBRACIN
CONTROL CALIDAD
COL-F171
17/Apr/2009
SALIDA DE MERCANCIA
ALMACEN

HUMANO
/ PERMANENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ALMACN
1 AO
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
DPTO. CONTROL DE
CALIDAD / DPTO.
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO /
QA/QC OBRAS
VIGENCIA DE LA
CALIBRACION
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
N.A
ASISTENTE
COMERCIAL
PROYECTOS Y
MONTAJES
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
3 MESES DE
CARPETA TALLER DE LA OP SUPERVISOR PLANTA ENTREGADO EL
EQUIPO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ENVO A
ALMACENES
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ALMACNISTA
3 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE SALIDA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ALMACENES
DESTRUCCIN
PROYECTOS
MEDIANTE ACTA
SERVICIOS
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O
COL-HSE-022 TRABAJO SEGURO CON ANDAMIOS
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE
REALIZACIN
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-HSE-004, 005 y 007
ENVO A
RECICLAJE O PROTECCION CONTRA CAIDAS
REUTILIZACIN COL-HSE-021 AL COL-HSE-026
COL-HSE-032 ANALISIS DE TRABAJO SEGURO
COL-INS-004, 005 y 016
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CLIENTE / CARTERA Y
COBRANZA
CONTABILIDAD
COL-F173
05/Jan/2012
INSPECCIN DE ANDAMIO
MULTIDERECCIONAL
RESPONSABLE HSE EN OBRA
RESPONSABLE HSE EN
OBRA
RESPONSABLE HSE
EN OBRA
COL-F174
09/Nov/2010
DECLARACIN PARA AFILIACIN

AFP, EPS Y RECEPCION DE
DOCUMENTOS
PERSONAL CONTRATADO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACIN

CALIBRACIN DE MANOMETROS
ENVO A
RECICLAJE O CALIBRACIN DE TERMOMETROS
REUTILIZACIN COL-QCM-025 PROCEDIMIENTO PARA LA
CALIBRACIN DE EQUIPOS DE SOLDAR
CALIBRACIN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIN
DOCUMENTOS
MOVIMIENTOS DE
INVENTARIOS
ASESOR COMERCIAL
CLIENTE / DPTO. SERVICIOS

/ HSE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ASCENDENTE POR
OP
N.A
FACTURA DE VENTA
TRABAJOS DE TAREAS
CRITICAS
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
17/Apr/2009
ANLISIS DE TRABAJO SEGURO ATS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
COL-INS-016 GUIA INSTRUCCIONES DE TRABAJO
RECICLAJE O PLANTA DE FABRICACION
REUTILIZACIN COL-INS-013 CREACIN Y NUMERACIN DE
VIGENCIA DE LA
CALIBRACION
23/Sep/2013
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DPTO. CONTROL DE
CALIDAD / DPTO.
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO /
QA/QC OBRAS
COL-F172
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
OFICINA CONTROL DE
CALIDAD / OFICINA
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO /
SUCURSALES / OBRA
ASISTENTE CARTERA
Y COBRANZA /
CARPETA OP
COL-F175
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ENVO A
CALIBRACIN DE TERMOMETROS
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ENVO A
RECICLAJE O
PROYECTOS
REUTILIZACIN
CARPETA OP / HSEQ
DIRECTOR TALENTO
HUMANO /
DURACIN OBRA
ADMINISTRADOR
/ PERMANENTE
OBRA
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO /
DIRECCIN HSEQ
2 AOS
Pgina 6 de 10
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
RESPONSABLE
ARCHIVO
DIRECCIN HSEQ
SUCURSAL / ASISTENTE DE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
DIRECCIN HSEQ
SUCURSAL / CARPETA OP
DIRECCIN HSEQ
SUCURSAL/
ASISTENTE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
2 AOS
3 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)

COL-HSE-005 ATENCIN, REPORTE E INV DE
INCIDENTES
ENVO A
RECICLAJE O
COL-HSE-021 AL COL-HSE-026
REUTILIZACIN
COL-HSE-032 ANALISIS DE TRABAJO SEGURO
COL-INS-004, 005 y 016
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
DISPOSICIN
FINAL
UBICACIN EN EL SIG
COL-F176
18/Nov/2013
PERMISO DE TRABAJO
TRABAJOS DE TAREAS
CRITICAS
COL-F177
06/Apr/2010
AUTO EVALUACION DE SEGURIDAD
TRABAJOS SERVICIOS
MANTENIMIENTO
ASISTENTE DE SERVICIOS
DE MANTENIMIENTO
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
2 AOS
3 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-HSE-026 AL COL-HSE-027
ENVO A
RECICLAJE O COMBUSTION EN CALDERAS
REUTILIZACIN COL-INS-008 GUIA DE TRABAJO SEGURO PARA
APLICAR PINTURA EN CALDERAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F178
11/Dec/2014
QUALITY CONTROL MANUAL

DISTRUBUTION LIST
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
LISTADO DE DISTRIBUCION
DEL MANUAL DE CONTROL
CALIDAD
DPTO. CONTROL
CALIDAD
3 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O REGISTROS
REUTILIZACIN COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
OBRAS
AUXILIAR DE PERSONAL
REPORTE DE PERSONAL
AUXILIAR DE
PERSONAL
DURACIN DE
OBRA
10 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
GERENCIA OPERATIVA
documentos\arc-rededuardo\INFORME MENSUAL\
DIRECTOR DE
PLANTA
1 AO
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
N.A
COL-F179
11/Feb/2008
REPORTE DIARIO DE TIEMPO

LABORADO
COL-F180
20/Jun/2008
INFORME HORAS HOMBRE FABRICACION CALDERA CLIENTE
COL-F181
COL-F182
COL-F183
COL-F184
11/Dec/2014
11/Dec/2014
11/Dec/2014
11/Dec/2014
STICKER ACEPTADO
REPORTE DE INCONFORMIDAD
STICKER PENDIENTE
CONTROL CALIDAD
CONTROL CALIDAD
CONTROL CALIDAD
MATERIALES ACEPTADOS
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
N.A
DOSSIER EQUIPO
EQUIPOS INCONFORMES
N.A
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
CARPETA CONTROL DE
CALIFICACION DE LOS
SOLDADORES
N.A
N.A
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
N.A
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
COL-ASC-002 CONTROL DE PROD Y SERV NO
RECICLAJE O CONFORMES
REUTILIZACIN COL-QCM-001 MANUAL DE CONTROL CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
DPTO. CONTROL
CALIDAD
N.A
N.A
N.A
CONTROL CALIDAD
N.A
N.A
VIGENCIA DEL
EQUIPO
DESCALIBRADO
PERMANENTE
ALFABTICAMENTE
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
PERMANENCIA
TRABAJADOR EN
LA COMPAA
CONTROL CALIDAD
N.A
ENVO A
REUTILIZACIN
N.A
CONTROL DE CALIFICACION DE
LOS SOLDADORES
N.A
N.A
N.A
COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACIN

CALIBRACIN DE TERMOMETROS
COL-F185
11/Dec/2014
STICKER DE RECHAZADO
CONTROL CALIDAD /
DE SERVICIOS
COL-F186
11/Dec/2014
REPORTE DE ALIVIO TERMICO DE

ESFUERZOS
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)

ENVO A
COL-QCM-018 ALIVIO TERMICO POST A LA
RECICLAJE O SOLDADURA
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F187
11/Dec/2014
WELDING PLAN
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)

ENVO A
COL-GOP-001 ELABORACIN DEL PLAN DE
RECICLAJE O EJECUCIN
CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-GOP-001 ELAB DEL PLAN DE EJECUCIN

ENVO A
RECICLAJE O
COL-QCM-023 AL 026
REUTILIZACIN
COL-INS-003 INSTRUCTIVO DE CALIBRACION
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F188
11/Dec/2014
STICKER DE CALIBRACION
CONTROL CALIDAD
EQUIPOS CALIBRADOS
N.A.
N.A.
VIGENCIA DE LA
CALIBRACION
VIGENCIA DE LA
CALIBRACION
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
COL-F189
11/Dec/2014
NATIONAL BOARD NUMBER LOG
CONTROL CALIDAD
DEPTO CONTROL CALIDAD
ARCHIVO PERMANENTE
CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL
CALIDAD
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F190
11/Dec/2014
REPAIRS AND ALTERATIONS

REGISTRATION LOG
CONTROL CALIDAD
DEPTO CONTROL CALIDAD
ARCHIVO PERMANENTE
CONTROL CALIDAD
DPTO. CONTROL
CALIDAD
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O
CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
COL-QCM-005 PROCEDIMIENTO RADIOGRAFICO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F191
27/Mar/2009
REPORTE FABRICACION EQUIPOS

VARIOS
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
COL-F192
27/Mar/2009
INSPECCION RADIOGRAFICA
REPORTE FINAL
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
COL-QCM-004 INSPECCION POR LIQUIDOS

ENVO A
PENETRANTES
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
CALIDAD
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN COL-COM-005 VENTA DE REPUESTOS Y SERVICIOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MEDIANTE ACTA COL-INS-014 INSTRUCTIVO CONTROLES DE
COL-F193
27/Mar/2009
CERTIFICADO DE INSPECCION POR

LIQUIDOS PENETRANTES
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
TIEMPO QUE
DURA LA
FABRICACION
COL-F194
31/Mar/2009
NOTA DE ENTREGAS
ALMACEN
FACTURACIN / CLIENTE /
TESORERIA
ALMACN
ALMACNISTA
1 AO
CES
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ALMACNISTA
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)

ENVO A
ALMACENES
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CES
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-HSE-000: PROGRAMA DE SALUD

OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
COL-HSE-002:IDENTIFICACION Y EVALUACION DE
LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
TODO EL PERSONAL
CES
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-HSE-004: IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE

ASPECTOS AMBIENTALES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
INGENIERA
INGENIERA
\\SISTEMAS\INGENIERIA\USER
INGENIERA
PERMANENTE
N.A
POR PROYECTO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
INGENIERIA
INGENIERA
LOGISTICA
INGENIERA
PERMANENTE
N.A
POR PROYECTO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-ING-014 LISTADO DE MATERIALES Y EQUIPOS ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
OFICINA TECNICA DEL

PROYECTO
OFICINA TECNICA DEL

PROYECTO
2 AOS
5 AOS
CONSECUTIVO POR
PROYECTO
ARCHIVO HISTORICO
BOGOTA
\\192.168.1.3\hseq\HSE\M
ATRICES
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F195
18/Nov/2013
MATRIZ DE PELIGROS
COORDINACIN HSEQ
TODO EL PERSONAL
COL-F196
05/Jun/2009
INSPECCION ESTANTES METALICOS
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F197
24/Apr/2009
TRANFERENCIA DE STOCK ENTRE

MATERIALES
ALMACEN
ALMACN
ALMACN
COL-F198
14/Nov/2014
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y

OTROS
COORDINACIN HSEQ
TODO EL PERSONAL
COL-F199
18/Aug/2014
MATRIZ DE IDENTIFICACIN,
EVALUACIN Y DETERMINACIN DE
CONTROLES DE ASPECTOS E
IMPACTOS AMBIENTALES
COORDINACIN HSEQ
COL-F200
30/Aug/2013
PRESUPUESTO HORAS DE
INGENIERIA
COL-F201
27/Aug/2010
LISTA BASICA DE MATERIALES
Segn el caso:
Coordinacin de Proyectos
Coordinacin de planeacin y
Control
Gerencia Financiera
Gerencia Comercial
Direccin de Gestin y Control
Direccin de HSEQ
COL-F202
03/Sep/2012
SOLICITUD DE CAMBIO GESTIN

DE PROYECTOS
COL-F203
17/Oct/2013
MATRIZ DE DOTACIONES
DIRECCION TALENTO
HUMANO
DIRECCION TALENTO
HUMANO
COL-F204
10/Jul/2012
INSPECCION PUESTOS DE
TRABAJO
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F205
05/Jun/2009
INSPECCION ZONA DE
ALMACNAMIENTO
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
COL-HSE-000: SISTEMA DE GESTIN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) Y
MEDIO AMBIENTE
COL-HSE-001 IDENTIFICACION DE PELIGROS,
VALORACION DE RIESGOS Y DETERMINACION DE
CONTROLES
COL-HSE-018 PVE PREVENCIN DE LESIONES
OSTEOMUSCULARES
COL-HSE-021 TRABAJO EN ESPACIOS
CONFINADOS
Pgina 7 de 10
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
N.A
ENVO A
RECICLAJE O COL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DEL CAMBIO
REUTILIZACIN
N.A

TERMINACION DEL CONTRATO LABORAL
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
COL-F206
17/Jul/2009
REGISTRO DE TRABAJO EN
ESPACIO CONFINADO
PERSONAL QUE REALIZA

TRABAJOS EN ESPACIOS
CONFINADOS
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO INSPECCIONES
DIRECCIN HSEQ
2 AOS
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-HSE-015 PROCEDIMIENTO PARA RESCATE EN

ENVO A
ESPACIOS CONFINADOS
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-HSE-021 TRABAJO EN ESPACIOS
REUTILIZACIN
CONFINADOS
COL-F207
19/Nov/2014
INSPECCIN CAMILLA DE
EMERGENCIA
COORDINACIN HSEQ
COORDINACIN HSEQ
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F208
06/Nov/2009
DATOS PRUEBA DE ANALISIS DE

GASES
TECNICOS DE SERVICIOS
CLIENTES / COORDINACIN
DE SERVICIOS
CARPETA OP
ASISTENTE DE
SERVICIOS
1 AO
10 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
COMBUSTION EN CALDERAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F209
28/Jul/2011
SOLICITUD DE DOTACIN
ADMINISTRACIN OBRAS
DIRECCIN TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE
TALENTO HUMANO
2 AOS
5 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F210
23/Aug/2010
REPORTE DE INSPECCIN DE
CALDERAS EN SERVICIO
CONTROL CALIDAD
REPORTE DE INSPECCIN
ARCHIVO DE LA ORDEN DE
TRABAJO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
DURACIN DE
LA ORDEN DE
TRABAJO
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA PLANTA)
ENVO A
RECICLAJE O
INSPECCION DE CALDERAS EN SERVICIO
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F211
27/Aug/2010
SUBCONTRATO DE INGENIERA
INGENIERA
CONTRATISTA/
LOGISTICA
INGENIERA
DURANTE
EJECUCIN DEL
PROYECTO
PERMANENTE
POR O.P, EDN o ET
N.A.
COL-F212
25/Sep/2013
INSPECCIN DE BUSES
COORDINACIN HSE O
CONDUCTOR
COORDINACIN HSEQ
CARPETA DE INSPECCIONES COORDINADOR HSE
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE
EJECUCIN
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F213
25/Sep/2013
INSPECCIN PREOPERACIONAL DE
CAMIONES
COORDINACIN HSE O
CONDUCTOR
COORDINACIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE
EJECUCIN
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F214
11/Dec/2014
CONTROL DE PROYECTOS
LDER DE CONTROL Y
GESTIN
GERENCIA GENERAL
EQUIPO LIDER CONTROL Y

GESTIN
LDER DE CONTROL Y
GESTIN
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-CYG-001 CONTROL DE COSTOS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F215
11/Dec/2014
CONTROL DE CALDERAS
LDER DE CONTROL Y
GESTIN
GERENCIA GENERAL
Y FINANCIERA
ACCIONISTAS

GESTIN
LDER DE CONTROL Y
GESTIN
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F216
18/Oct/2013
RECEPCIN DE CILINDROS
COORDINACIN HSEQ
COORDINACIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA DE
EJECUCIN
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-HSE-023 TRABAJO SEGURO CON EQUIPOS DE ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN SOLDADURA OXIA ACETILENICA
COL-F217
18/Nov/2013
PERMISO DE TRABAJO EN ALTURAS
TRABAJOS DE TAREAS
CRITICAS
DIRECCIN HSEQ
SUCURSAL / ASISTENTE DE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
DIRECCIN HSEQ
SUCURSAL / CARPETA OP
DIRECCIN HSEQ
SUCURSAL/
ASISTENTE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
2 AOS
3 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-HSE-012 PROCEDIMIENTO PARA RESCATE EN

ENVO A
ALTURAS
RECICLAJE O
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
REUTILIZACIN
"PROTECCION CONTRA CAIDAS"
COL-F218
21/Nov/2013
ACTIVIDADES ADICIONALES
QAQC PROYECTO RISARALDA
QAQC PROYECTO
RISARALDA
Contenedor Control Calidad
Coordinador QAQC
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F219
21/Nov/2013
SOLICITUD Y RECEPCION
MATERIALES PARA MONTAJE
QAQC PROYECTO RISARALDA
QAQC PROYECTO
RISARALDA
Contenedor Control Calidad
Coordinador QAQC
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F220
09/Nov/2011
MANLIFT
COORDINACIN HSEQ
COORDINACIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F221
09/Nov/2011
INSPECCIN DE TRONZADORA
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
EN OBRAS Y SUCURSALES
CUANDO APLIQUE
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F222
09/Nov/2011
INSPECCIN DE GARRUCHAS Y
DIFERENCIALES
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F223
15/Nov/2011
ELEMENTOS DE IZAJE
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F224
15/Nov/2011
CAMION GRUA
COORDINACIN HSEQ
COORDINACIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F225
09/Jan/2014
PERDIDA O DAO EQUIPOS /

HERRAMIENTAS
ADMINISTRACIN OBRAS
ADMINISTRACIN OBRAS
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F226
09/Jul/2014
PROGRAMAS DE GESTION DE HSE
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
COL-F227
29/Sep/2015
PROFESIOGRAMA POR CARGO
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
COORDINACINE DE
SELECCIN Y
DESARROLLO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

ENVO A
PROTECCIN CONTRA CAIDAS
RECICLAJE O
COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS
REUTILIZACIN
OCUPACIONALES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F228
26/Aug/2010
AUTORIZACION HORAS EXTRAS
PROYECTOS
TALENTO HUMANO
TALENTO HUMANO
PROYECTOS
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO EN
PROYECTOS
3 MESES
DURACION DEL
PROYECTO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F229
COL-F230
COL-F231
COL-F232
COL-F233
COL-F234
COL-F235
19/Nov/2014
27/Aug/2014
10/22/2014
06/Nov/2009
06/Nov/2009
22/Nov/2010
INSPECCIN TIRFOR
COORDINACIN HSEQ
REGISTRO DE QUEJAS, RECLAMOS PERSONAL COLMAQUINAS Y

Y SUGERENCIAS
PERSONAL EXTERNO
DIRECCIN HSEQ
CARPETA DAO DE EQUIPOS
ADMINISTRADOR
OBRA
\\192.168.1.3\hseq\HSE\PROGRAMAS
DIRECCINDE
HSEQ
GESTION
PERMANENTE
HSE Y PVE
MERCADEO
EQUIPO DE COMPUTO
RESPONSABLE DE
MERCADEO
AUXILIAR DE
MERCADEO
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
LIDER TALENTO
HUMANO / LIDER
HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
N.A
PROGRAMA DE CAPACITACIN
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/HSEQ
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/HSEQ
ARCHIVO EQUIPO DE
COMPUTO DEL
RESPONSABLE
PLAN DE IZAJE DE CARGAS CON

GRUAS CRITICO Y NO CRITICO
EJECUTANTE LDER,
OPERADOR GRA,
APAREJADOR, RESPONSABLE
HSE
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COORDINDADOR HSE
2 AOS
3 AOS
INFORMACIN DE MEDEVAC
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
BRIGADISTAS /HSEQ
TALENTO HUMANO
CARPETA MEDEVAC
TALENTO HUMANO
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ENTREGA Y RECEPCION DE
PUESTO DE TRABAJO
13/Sep/2012
CARGUE DE MATERIALES Y/O

EQUIPOS
TODO EL PERSONAL
RESPONSABLE DE
DESPACHAR LA CARGA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
LOGISTICA
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL

HUMANO
/ PERMANENTE
CARPETA DE TRANSPORTES
COORDINADOR DE
INVENTARIOS Y
TRANSPORTE
N.A.
N.A
N.A.
UBICACIN EN EL SIG
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
COL-DIR-001 SATISFACCION DEL CLIENTE Y

TRATAMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
COL-TAH-002 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
COL-HSE-013 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
RECICLAJE O
SEGURO PARA IZAJE DE CARGAS
REUTILIZACIN
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)

DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
COL-ASC-005 MANEJO Y CONTROL DEL CAMBIO
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
2 AOS
NOMBRE DE
TRANSPORTADORA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O COL-ADM-004 TRANSPORTE
REUTILIZACIN
1 AO
2 AOS
NOMBRE DE
TRANSPORTADORA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
1 AO
2 AOS
NOMBRE DE
TRANSPORTADORA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F236
13/Sep/2012
MONITOREO DE TRANSPORTE DE
CARGA
LOGISTICA
LOGISTICA
COORDINADOR DE
INVENTARIOS Y
TRANSPORTE
COL-F237
13/Sep/2012
DESCARGUE DE EQUIPOS
LOGISTICA
LOGISTICA
COORDINADOR DE
INVENTARIOS Y
TRANSPORTE
COL-F238
27/Nov/2009
INSPECCIN DE ANDAMIOS
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO
COL-F239
10/Mar/2015
INSPECCION DE EQUIPO OXICORTE
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
COL-F240
10/Mar/2015
INSPECCION PREOPERACIONAL DE
EQUIPO DE SOLDADURA
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
DISPOSICIN
FINAL
Pgina 8 de 10
ENVO A
REUTILIZACIN
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
COL-F241
27/Nov/2009
INSPECCION PREOPERACIONAL
ESCALERA
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F242
10/Mar/2015
INSPECCION PULIDORA
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F243
27/Nov/2009
INSPECCION TALADRO
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F245
22/Oct/2014
PROGRAMA DE CAPACITACIN POR

CARGOS
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/HSEQ
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/HSEQ
COL-F246
COL-F247
COL-F248
COL-F249
COL-F250
COL-F251
02/Nov/2012
22/Oct/2014
19/Nov/2014
15/Nov/2012
15/Nov/2012
28/Jul/2015
OFERTA DE COMPRA
EVALUACIN DE LA CAPACITACIN
TOMA DE TENSIN ARTERIAL
FICHA TECNICA REQUISIN DE

BIENES O SERVICIOS
FLUJO DE COSTOS Y FACTURACIN
LISTA DE CHEQUEO ELABORACIN

DEL PLAN DE EJECUCIN
ALMACEN
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/HSEQ
COORDINACIN HSEQ
OBRAS
OBRA OFICINA TCNICA
OBRA OFICINA TCNICA
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A. /
DESTRUCCIN
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
ARCHIVO EQUIPO DE
COMPUTO DEL
RESPONSABLE
RESPONSABLE
ARCHIVO
LIDER TALENTO
HUMANO / LIDER
HSEQ
LOGISTICA
Equipo de computo Almacenista

Inventarios
ALMACENISTA
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO /
CONSECUTIVO
OFERTA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO/HSEQ
ARCHIVO EQUIPO DE
COMPUTO DEL
RESPONSABLE
LIDER TALENTO
HUMANO / LIDER
HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
COORDINACIN HSEQ
COMPRADOR DE
PROYECTOS
OFICINA CENTRAL DE
PROYECTOS
OFICINA CENTRAL DE
PROYECTOS
CARPETA DE TOMA DE
TENSIN ARTERIAL
AZ COMPRAS DE
PROYECTOS
OFICINA TCNICA OBRA
OFICINA TCNICA OBRA
COORDIACIN HSEQ
COMPRADOR DE
PROYECTOS
OFICINA TCNICA
OFICINA TCNICA
1 AO
DURACIN DE
OBRA
DURACIN DE
OBRA
DURACIN DE
OBRA
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
COL-GOP-003: GESTIN DEL COSTO DEL
RECICLAJE O
PROYECTO
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
2 AOS
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
2 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
EJECUCIN
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
EJECUCIN
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
N.A.
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
MATRIZ DE GESTIN DEL RIESGO
OBRA OFICINA TCNICA
OFICINA CENTRAL DE
PROYECTOS
OFICINA TCNICA OBRA
OFICINA TCNICA
DURACIN DE
OBRA
2 AOS
COL-F253
26/Mar/2014
REGISTRO DE REPORTE DE NO
CONFORMIDAD
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
ARCHIVO CONTROL CALIDAD
LIDER CONTROL
CALIDAD
PERMANENTE
PERMANENTE
ASCENDENTE POR
FECHA
COL-F254
15/Sep/2014
RESULTADO PROCESO DE
SELECCIN
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
DIRECTOR TALENTO
HUMANO
5 AOS
30 AOS .
DIRECTOR DE OBRA
OFICINA TCNICA OBRA
OFICINA TCNICA
DURACIN DE
OBRA
GERENCIA OPERATIVA

CENTRAL
OFICINA PROYECTOS
OF. CENTRAL
1 AO
GERENCIA GENERAL

GESTIN
LDER DE CONTROL Y
GESTIN
FLDER DE
CAPACITACIONES-CHARLAS
DE SEGURIDAD
ADMINISTRACIN
OBRA/ DIRECCIN
HSEQ
OBRA OFICINA TCNICA /

GERENCIA OPERATIVA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

ENVO A
EJECUCIN
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
PROYECTO
15/Nov/2012
INFORME DE GESTIN DEL COSTO

ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
15/Nov/2012
UBICACIN EN EL SIG
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
COL-F252
N.A
3 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
COL-F255
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DISPOSICIN
FINAL
ALFABTICAMENTE
ARCHIVO HISTORICO
POR NOMBRE DEL
(OFICINA CENTRAL)
TRABAJADOR
AZ COMPRAS

EJECUCIN
ENVO A
RECICLAJE O
PROYECTO
REUTILIZACIN
COL-GOP-004 ELABORACION INF MENSUAL
COL-GOP-007 ELABORACION INF FINAL DE OBRA
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F256
11/Dec/2014
CONTROL DE SERVICIOS
LDER DE CONTROL Y
GESTIN
COL-F257
26/Feb/2015
MOMENTO DE SEGURIDAD, SALUD

Y AMBIENTE
CHARLAS DE SEGURIDAD
ADMINISTRACION OBRA/
DIRECCIN HSEQ
COL-F258
10/Mar/2015
INPECCION PREOPERACIONAL DE
MOTOR TOOL
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F259
28/Apr/2015
INFORME SEMANAL HSEQ
COORDINACIN HSEQ EN
COORDINACIN / INSPECTOR
PLANTA/
HSE
CUANDO APLIQUE
PC HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
COL-HSE-035 ELABORACIN DE INFORMES HSEQ
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F260
28/Apr/2015
INFORME MENSUAL / FINAL HSEQ
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
HSE
CUANDO APLIQUE
PC HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F261
28/Apr/2015
REPORTE DE CONDICIONES DE
SALUD
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
HSE
CUANDO APLIQUE
PC HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F262
24/Apr/2013
APROBACION POR JUNTA

DIRECTIVA PARA PRESENTAR
OFERTA
JUNTA DIRECTIVA
CARPETA OP
DIRECCIN
COMERCIAL
PROYECTOS
5 AOS
N.A
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-COM-002 VENTA Y COMERCIALIZACIN DE

DESTRUCCIN CALDERAS PIROTUBULARES Y EQUIPOS
MEDIANTE ACTA COL-COM-003 COMERCIALIZACIN DE
PROYECTOS
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)

ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F263
08/Apr/2010
CUADRO RESUMEN COSTO OFERTA
SECRETARIA COMERCIAL
PROYECTOS
GERENTE COMERCIAL
CARPETA OP
DIRECCIN
COMERCIAL
PROYECTOS
5 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
COL-F264
08/Apr/2010
SEGUIMIENTO DE OFERTAS
SECRETARIA COMERCIAL
PROYECTOS
GERENTE COMERCIAL
CARPETA OP
DIRECCIN
COMERCIAL
PROYECTOS
5 AOS
5 AOS
ASCENDENTE POR
OP
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
COL-F265
28/Apr/2015
REGISTRO DE ACTOS Y
CONDICIONES INSEGURAS
TODO EL PERSONAL
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
PC HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F266
28/Apr/2015
PROGRAMA DE INSPECCIONES HSE
DIRECCIN HSEQ
COORDINACIN HSEQ EN
PLANTA/
CUANDO APLIQUE
PC HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
DIRECCIN
HSEQ
PERMANENTE
N.A.
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F267
06/Aug/2015
ORDEN DE TRABAJO SERVICIOS
PERSONAL TCNICO
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
NUMERO OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
NUMERO OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
PC HSEQ
COORDINACIN
HSEQ
DIRECCIN
HSEQ
COL-F268
COL-F259
06/Aug/2015
21/Aug/2015
ACTA DE FINALIZACIN DE
TRABAJOS
INFORME VISITA HSEQ
Personal HSEQ
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
COORDINADOR HSE
PERMANENTE
N.A.
UNICO ARCHIVO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A.
ENVO A
REUTILIZACIN
COL-F272
29/Dec/2009
INSPECCION DE MOTOS
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
COL-F275
08/Mar/2013
CERTIFICADO DE CALIFICACIN EN
ENSAYOS NO DESTRUCTIVOS
CONTROL CALIDAD
CARPETA CALIFICACIONES
PERSONAL NDT
CARPETA CALIFICACIONES
NDT Y HOJA DE VIDA
DPTO. CONTROL
CALIDAD
VIGENCIA DEL
DOCUMENTO
N.A
OPs DEL AO
ARCHIVO DPTO
CONTROL CALIDAD
N.A
COL-QCM-002 PRACTICA COLMAQUINAS PARA

CERTIFICACIN DE PERSONAL NDT
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F276
15/Mar/2010
REGISTRO PARA CERTIFICADOS DE

CALIDAD DE MATERIALES
CONTROL CALIDAD
CARPETA CERTIFICADOS
DE CALIDAD
CARPETA CERTIFICADOS DE
CALIDAD
DPTO. CONTROL
CALIDAD
N.A
N.A
OPs DEL AO
ARCHIVO DPTO
CONTROL CALIDAD
N.A
COL-QCM-007 IDENTIFICACIN DE MATERIALES

COL-QCM-010 REGISTRO DE CERTIFICADOS DE
CALIDAD DE MATERIALES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F277
15/Mar/2010
ESPECIFICACIN PARA
PROCEDIMIENTO DE SOLDADURA
(WPS)
CONTROL CALIDAD
CARPETA WPS
DOSSIER EQUIPOS
CARPETA WPS
DPTO. CONTROL
CALIDAD
N.A
N.A
OPs DEL AO
ARCHIVO DPTO
CONTROL CALIDAD
N.A
COL-QCM-022 CALIFICACION DE
PROCEDIMIENTOS DE SOLDADURA Y
SOLDADORES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
SOLDADORES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
SOLDADORES
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F278
15/Mar/2010
REGISTRO DE CALIFICACIN DE
PROCEDIMIENTO (PQR)
CONTROL CALIDAD
CARPETA PQR DOSSIER

EQUIPOS
COL-F279
15/Mar/2010
REGISTRO DE CALIFICACIN DE
SOLDADOR (WPQ)
COL-F280
14/Nov/2014
FICHA DE INDICADORES DE
DESEMPEO DE PROCESOS
COL-F281
15/Mar/2010
REPORTE DE EXAMINACIN VISUAL
CONTROL CALIDAD
CARPETA OP CONTROL
CALIDAD
COL-F283
19/Mar/2010
INSPECCIN LINEA DE VIDA
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
COL-F284
03/Aug/2015
ACTA ENTREGA VEHICULO
COMPRAS
COMPRAS
CONTROL CALIDAD
Todos los lderes y dueos de

procesos
CARPETA WPQ DOSSIER

EQUIPOS
DIRECCIN HSEQ
GERENCIA GENERAL
CARPETA PQR
CARPETA WPQ
DPTO. CONTROL
CALIDAD
N.A
DPTO. CONTROL
CALIDAD
VIGENCIA
VINCULO
LABORAL
SOLDADORES
5 AOS
ALFABTICAMENTE
HOJA DE VIDA DEPTO.

PERSONAL
1 AO
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A.
COL-DIR-002 REPORTE, ANALISIS Y SEGUIMIENTO

DE INDICADORES DE GESTION
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
Todas las caracterizaciones
N.A
N.A
OPs DEL AO
ARCHIVO DPTO
CONTROL CALIDAD
N.A
COL-QCM-003 PROCEDIMIENTO DE EXAMINACI

VISUAL
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
EQUIPO LIDER DE PROCESO LIDER DE PROCESO
DOSSIER EQUIPO
DPTO. CONTROL
CALIDAD
Comprador
Pgina 9 de 10
N.A
OPs DEL AO
ARCHIVO DPTO
CONTROL CALIDAD
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
REUTILIZACIN
COL-HSE-018 SEGURIDAD VIAL
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
COL-F005 REV.6

5-Oct-15
Actualizado:
CDIGO
REV.
No.
ULTIMA FECHA DE
EDICIN
NOMBRE
ORIGEN
DESTINO
COL-F285
05/Oct/2015
MASTER DE SOLDADURA
Personal QAQC
Personal QAQC /Cliente
COL-F355
11/Apr/2012
NOTA CREDITO
FACTURACIN
COL-F356
29/May/2012
PLAN DE CALIDAD
OBRAS
TESORERIA/BODEGAS
SUCURSALES/CLIENTE
RESPONSABLE
ARCHIVO
TIEMPO MNIMO
DE RETENCIN
TIEMPO MNIMO
ARCHIVO
HISTORICO
FORMA DE ARCHIVO
UBICACIN ARCHIVO
HISTORICO
DISPOSICIN
FINAL
N.A.
CONTABILIDAD
15 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL
CENTRAL)
5 AOS
ASCENDENTE POR
NUMERO
CONSECUTIVO DE
OP
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
COL-INS-030 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION

DEL PLAN DE CALIDAD
1 AO
5 AOS
ASCENDENTE POR
CONSECUTIVO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O
REUTILIZACIN
N.A.
PERMANENTE
N.A
UNICO ARCHIVO
BACKUP OFICINA
SISTEMAS
N.A
1 AO
DIRECTOR DE OBRA
OFICINA TCNICA OBRA
OFICINA TCNICA
DURACIN DE
OBRA
GERENCIA OPERATIVA

CENTRAL
ING. PLANEACION
PROYECTOS
1 AO
BODEGA INVENTARIOS
ALMACNISTA
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

ALMACENES
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
SERVICIOS
ASISTENTE CARTERA/
ALMACENISTA
COL-F357
04/Jun/2012
DEVOLUCION
ALMACEN
ALMACN
COL-F369
28/Aug/2012
EVALUACION DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS
LEGISLACIN COLOMBIANA
ALCANCE DE PROYECTOS
REQUISITOS DEL CLIENTE
TODA LA COMPAA
COORDINADOR HSEQ
CES
COL-F380
11/Dec/2014
TUBOS
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
LIDER CONTROL
CALIDAD
PERMANENTE
PERMANENTE
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
COL-F381
11/Dec/2014
ACCESORIOS DE TUBERIA
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
LIDER CONTROL
CALIDAD
PERMANENTE
PERMANENTE
ASCENDENTE POR
FECHA
LIDER CONTROL
CALIDAD
PERMANENTE
LIDER CONTROL
CALIDAD
5 AOS
UBICACIN EN EL SIG
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/

REGISTROS
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
PERMANENTE
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
N.A.
5 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
1 AO
2 AOS
EN CAJAS
ROTULADAS
COL-F382
11/Dec/2014
REGISTRO RECEPCIN MATERIAL

DE SOLDADURA
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD
COL-F383
11/Dec/2014
REPAIR PLAN
CONTROL CALIDAD
ARCHIVO CONTROL
CALIDAD DE LA OP
N.A.
N.A.
ACTA DE DESTRUCCIN DE
DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO

HISTORICO
N.A.
N.A.
ACTAS DE ENTREGA
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CLIENTE
CARPETA OP
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
2 AOS
10 AOS
N.A
N.A
BUZN DE SUGERENCIAS
TODO EL PERSONAL
MERCADEO / AREAS
RESPONSABLES
ARCHIVO DE MERCADEO
AUXILIAR DE
MERCADEO
6 MESES
N.A.
N.A.
CERTIFICADO DE APTITUD
MEDICO ESPECIALISTA
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
DIRECTOR TALENTO
HUMANO
N.A.
N.A.
CERTIFICADOS DE CALIBRACION
DE EQUIPOS
PROVEEDOR
CONTROL CALIDAD /
SERVICIOS / BODEGA
CERTIFICADOS DE
CALIBRACION
N.A.
N.A.
CERTIFICADOS DE CALIBRACIN
EXTERNOS
PROVEEDOR
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
N.A.
N.A.
CERTIFICADOS DE CALIDAD DE
MATERIALES
PROVEEDOR
N.A
CERTIFICADOS DE CALIDAD DE
PRODUCTOS
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
ENVO A
RECICLAJE O COL-QCM-001 MANUAL CONTROL CALIDAD
REUTILIZACIN
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
CORRECTAMENTE
UBICADAS EN EL
ESPACIO QUE LE
CORRESPONDE A
CADA DEPARTAMENTO
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
CONSECUTIVO O.P.
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN
N.A.
MEDIANTE ACTA
N.A.
N.A
ASCENDENTE POR
FECHA
N.A
5 AOS
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
COL-TAH-005 EVALUACIONES MEDICAS
MEDIANTE ACTA
N.A.
RESPONSABLE DEL
AREA
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
5 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
ARCHIVO DE
CALIBRACIONES
ASISTENTE
SERVICIOS
MANTENIMIENTO
1 AO
10 AOS
ALFABETICAMENTE
POR NOMBRE
EQUIPO
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN
N.A.
MEDIANTE ACTA
N.A.
CONTROL CALIDAD
CONTROL CALIDAD
INSPECTOR
CONTROL CALIDAD
1 AO /
DURACIN DE
LA OBRA
30 AOS
OPs DEL AO
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
PROVEEDOR
BODEGA INVENTARIOS
CERTIFICADOS DE CALIDAD
ALMACNISTA
3 AOS
N.A
POR NOMBRE DEL

MATERIAL
N.A
COMUNICACIONES Y
RECLAMACIONES DE LOS
CLIENTES
CLIENTE
GERENCIA COMERCIAL /
SERVICIOS
MANTENIMIENTO /
GERENCIA OPERATIVA
REGISTRO DE MEJORAS
COORDINADOR DE
HSEQ
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
CORREO DE DIVULGACION DE
DOCUMENTOS
DIRECCIN HSEQ
CLIENTE INTERNO
CARPETA DIVULGACIN DE
DOCUMENTOS Y/O CORREO
ELECTRONICO
COORDINACIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
1 AO
1 AO
N.A.
COTIZACIONES
PROVEEDOR
LOGISTICA
DOCUMENTOS SOPORTES A
LA ORDEN DE COMPRA
DIRECTOR DE
LOGISTICA
2 AOS
N.A.
N.A.
HOJA DE VIDA PERSONAL
TODO EL PERSONAL
DIRECCIN DE TALENTO
HUMANO
HOJA DE VIDA DEL

PERSONAL
DIRECTOR TALENTO
HUMANO
N.A
N.A
HOJAS DE SEGURIDAD
PROVEEDOR
BODEGA INVENTARIOS
BODEGA
INVENTARIOS
N.A.
N.A.
INFORMES DE AUDITORIAS
EXTERNAS
AUDITORIAS EXTERNAS
DIRECCIN HSEQ
FLDER AUDITORIAS
PROVEEDOR
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO OFICINA
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
PROVEEDOR
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO OFICINA
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
ARCHIVO OFICINA
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO HISTORICO
RESPONSABLE DEL AREA
DE DONDE SE DESTRUYEN
LOS DOCUMENTOS
OFICINA DEL RESPONSABLE RESPONSABLE DEL

DEL ARCHIVO HISTORICO ARCHIVO HISTORICO
COL-HSE-010 COMUNICACIN Y CONSULTA

ENVO A
COL-DIR-001 SATISFACCION DEL CLIENTE Y
RECICLAJE O TRATAMIENTO DE QUEJAS, RECLAMOS Y
REUTILIZACIN SUGERENCIAS
N.A
ftp://192.168.1.11/FORMATOS/
N.A
N.A
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
ASCENDENTE POR
FECHA DE ENTREGA
Y PUBLICACIN
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
1 AO
POR ORDEN DE
COMPRA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
MEDIANTE ACTA
N.A.
5 AOS
30 AOS
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE DEL
TRABAJADOR
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
DESTRUCCIN
N.A.
MEDIANTE ACTA
N.A.
ALMACNISTA
PERMANENTE
N.A
ALFABTICAMENTE
POR NOMBRE
ELEMENTO
N.A
ENVO A
RECICLAJE O N.A
REUTILIZACIN
N.A
COORDINADOR HSEQ
1 AO
3 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
1 AO
2 AOS
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
1 AO
10 AOS
ASCENDENTE POR
No DE OFERTA
ARCHIVO HISTORICO
(CADA SUCURSAL)
DESTRUCCIN
N.A.
MEDIANTE ACTA
N.A.
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A.
N.A
N.A.
N.A.
N.A.
RESULTADOS DE ESTUDIOS DE
HIGIENE
N.A.
N.A.
RESULTADOS DE ESTUDIO DE
PUESTOS DE TRABAJO
N.A.
N.A.
RESULTADOS DE ESTUDIO DE SVE
PROVEEDOR
N.A.
N.A.
OFERTAS COMERCIALES
(COTIZACIN)
GERENCIA COMERCIAL /
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
CLIENTE
CONSECUTIVO
COTIZACIONES
PRESENTADAS
CARPETA O.P.
ASISTENTE DE
CALDERAS Y
EQUIPOS / ASESOR
COMERCIAL /
ASISTENTE
SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO
N.A.
N.A.
PRESUPUESTO HSE
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
DIRECCIN HSEQ
2 AOS
1 AO
ASCENDENTE POR
FECHA
ARCHIVO HISTORICO
(OFICINA CENTRAL)
N.A
N.A
FACTURA DEL PROVEEDOR
PROVEEDOR
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
ASISTENTE
CONTABILIDAD
1 AO
N.A
N.A
N.A
Pgina 10 de 10
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
ENVO A
RECICLAJE O N.A.
REUTILIZACIN
N.A
N.A.
N.A.
N.A
COL-F005 REV.6

Listado Maestro de Registros

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LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

UBICACIN ARCHIVO FINAL

ACTA DE REUNIN GENERAL

TODAS LAS REAS

ARCHIVO DE REA QUE

APERTURA COMERCIAL O.P

COL-COM-002 PROCEDIMIENTO DE VENTA Y

COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y

TODAS LAS REAS

COL-ASC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y