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TALLER DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ELABORADO POR:
ANDREA KATHERINE CHAUSTRE GARCIA

INSTRUCTORA:
ERIKA STELLA RODRIGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA


REGIONAL NORTE DE SANTANDER - CIES
TÉCNICO EN ASISTENCIA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO.
San José de Cúcuta, julio de 2017
TALLER DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. ¿Qué es una transferencia documental?

La transferencia documental es un proceso mediante el cual se trasladan los


expedientes después de que estos han cumplido con su ciclo vital de acuerdo a lo
establecido en la tabla de retención.

2. ¿Qué diferencia existe entre una transferencia documental primaria y secundaria?

La transferencia primaria es cuando se trasladan los documentos del archivo de


gestión al archivo central.

La transferencia secundaria es el traslado de los documentos del archivo central al


archivo histórico para su conservación total y esto se da al valor que tienen estos
documentos.

3. ¿Cuáles son los valores secundarios y primarios? De ejemplos de cada uno.

Los valores primarios son: Administración, legal, fiscal, contable y técnico.


Ejemplos: Acta de Conformación de la empresa (Administración), Contratos
(Legal), Libros Contables (Fiscal), Balances (Contable),
Manual de procedimientos (Técnico).

Los valores secundarios son: Cultural, histórico y científico.


Ejemplos: Como ensayos médicos que desarrollen tratamiento a una enfermedad
que antes no tenía.

4. ¿Qué beneficios obtiene la empresa al implementar las transferencias


documentales?

Uno de los beneficios es que los documentos estan controlados y evitar que se
acumulen inmensidad de documentos en un solo lugar, ayudando a una
localización más fácil de estos y a que se provea una mejor seguridad a los
archivos.

5. ¿Qué se requiere para realizar una transferencia documental?

Que exista el comité interno de archivo y este haya aprobado las TRD

Que los documentos hayan cumplido con sus funciones y el plazo de permanencia
en cada etapa de su ciclo vital.

Cumplir con las fechas establecidas en el cronograma de transferencias.


6. Según el ejercicio realizado en formación, diseñe un cronograma para la transferencia documental.

CODIGO Y SUBSERIE DOCUMENTAL

1410.01.02 Comprobantes de Salida de Almacén

1420 DIRECCIÓN DE TESORERIA Y CARTERA

1420.02.10 Actas de Cheques no Reclamados

1420.72 Comunicados

1440.11.01 Comprobantes de Almacén

1440.12.01 Comprobantes Contables de Ajustes.


Enero, Febrero Y Marzo
1440.12.02 Comprobantes Contables de Causación

1440.12.03 Comprobantes Contables de Egreso

1440.12.04 Comprobantes Contables de Ingreso

1440.12.05 Comprobantes contables Legalizaciones

1440.12.06 Comprobantes contables Notas débito y créditos

1440.12.07 Comprobantes contables Ordenes de pago anuladas

1440.22.01 Declaraciones de Impuesto sobre las ventas

1440.22.02 Declaración de Industria y Comercio

1440.22.03 Declaración de Renta y Complementarios

1440.22.04 Declaraciones de Retención en la Fuente Abril,

1440.22.05 Declaración de Patrimonio

1440.22.06 Declaraciones de RETEICA


1440.22.07 Declaraciones de retención en la fuente CREE

1440.22.08 Declaraciones impuesto sobre la renta para la equidad CREE.

1440.22.09 Contribución especial de seguridad

1440.31.01 Informes de Estados Financieros Mayo Y Junio

1440.35.01 Libro Auxiliar

1440.35.02 Libro de Caja Diario

1440.35.03 Libro de Inventarios

1440.35.04 Libro Mayor de Balance

1440.72 COMUNICADOS

1600.01.01 Actas de comité primario

1600.02 Informes

1610.01 Campañas

1610.02 Informes Julio, Agosto y septiembre

1610.03 COMUNICADOS

1700.06 COMUNICADOS

1750.02 orden de publicación clientes directorio telefónico

1750.04 peticiones quejas y reclamos de operadores de interconexión y terceros

1750.05 COMUNICADOS
1870 DIRECCIÓN DE PLANTA EXTERNA

1510.04.01 Formato control de llaveros

1510.04.02 Formato de actividades de mantenimiento

1510.04.03 Formato de reporte para técnico

1510.04.04 Formato de respuesta para reparar en taller

1510.04.05 Formato hoja de ruta

1510.04.06 Formato plan de recaudo

1510.04.07 Formato reporte de daños


Octubre, Noviembre y Diciembre
1510.04.08 Planilla de recaudo

1510.04.09 Planilla de recaudo personalizado

1900 SUBGERENCIA DE GESTION HUMANA

1900.01.01 Actas de Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO

1900.01.02 Actas del Comité Laboral

1900.04.01 Historia Clinica Ocupacional

1900.04.05 Historias Laborales Pensionados


7. Defina que son las tablas de valoración documental y explique cómo y cuándo se
deben implementar.

Las Tablas de Valoración Documental son el producto del análisis y organización


de un fondo acumulado que presenta un listado de series documentales con
anotación de sus fechas extremas, su valoración, la disposición final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Se usa como un instrumento para realizar un cronograma de transferencias


secundarias,