Acta de Entrega, Capacitación Y/O Transferencia de Funciones A-05-27

ACTA DE ENTREGA, CAPACITACIÓN Y/O VERSION 3
TRANSFERENCIA DE FUNCIONES
A-05-27 Agosto de 2019
1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre y Apellido del colaborador que entrega: ERIKASOTO CAVIEDES
Dependencia: DESARROLLO FINANCIERO
Cargo: Auxiliar Administrativa 1
Motivo y/o transferencia de funciones: TRASLADO DE PUESTO
Fecha (19/02/2020)
2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN

Acta de entrega del cargo de Auxiliar Administrativo de Desarrollo Financiero.
APLICACIONES UTILIZADAS:
1. Soltic: El aplicativo se utiliza para requerir a Tecnología e Informatica, la creación, activación y

cancelación de usuarios a los diferentes aplicativos que maneja la Caja, además de otros
requerimientos.
Ruta: http://10.10.1.78/intranet/ , aplicativos web, seleccionar el programa para ingresar: soltic,

usuario, iniciar sesión.
2. Gestión documental: Se utiliza para realizar comunicaciones tanto internas como externas.
Ruta: http://10.10.1.78/intranet/, aplicativos web, seleccionar el programa para ingresar: gestión
documental, iniciar sesión.
Debe tener permiso para Desarrollo Financiero, Tesorería, Secretaria General y Dirección
Administrativa.
Las Comunicaciones están guardadas en la carpeta de comunicaciones internas según esta ruta:
Disco local D – Erika Final – Comunicaciones Internas- 2020 ahí están las de Desarrollo Financiero y
Secretaria General.
3. Jd Edwards: requerimiento para OL: contratos, OR: compras, OW: activos fijos, Inversiones,
Causación de servicios públicos, Causación de créditos, Cargue de plan de compras, Requerimientos a
Mantenimiento, Causación y legalización de anticipos a empleados, validación de cuentas por pagar y
reporte de activos fijos. Más adelante explico cómo se realiza cada una de estas actividades.
Ruta: http://10.10.1.78/intranet/, aplicativos web, seleccionar el programa para ingresar: Jd Edwards,

iniciar sesión.
4. Santi: Solicitar transporte y préstamo de documentos de archivo al proceso de logística.
Ruta: http://10.10.1.78/intranet/, aplicativos web, seleccionar el programa para ingresar: Santi, iniciar
sesión.
FUNCIONES GENERALES.
Realizar OR ( COMPRAS):
RUTA: Comfamiliar-Compras y contratos –Administración de compra-Suministro-Administración de

requisiciones- Reg. Requisición INV OR- Añadir ( ).
 Solicitante proveedor “AN8” del proceso solicitante en este caso son.
 1027 Desarrollo Financiero USUARIO DE FINANCIERA
 1028 Tesorería USUARIO DE FINANCIERA
 1050 Consejo Directivo USUARIO DE DIRECCIÓN (DIRCIG)
 1051 Dirección Administrativa USUARIO DE DIRECCIÓN (DIRCIG)
 1052 Secretaria General USUARIO DE DIRECCIÓN (DIRCIG)
 Destino de envió. El mismo “AN8” del proceso solicitante.
 Sucursal planta.
 (1400V) para Desarrollo Financiero y Tesorería
 (2400V) para Dirección, Consejo y Secretaria General
 No de articulo el “PLU” del articulo o le da buscar ( ) y escribe el nombre del producto.
 Cantidad: pues el numero de productos que necesite
 Le da OK ( )
Copia en un papel el No del Requerimiento y cierra ( )
Queda para que el Coordinador de Desarrollo Financiero lo apruebe o si es con el usuario de la
Dirección lo aprueba la Coordinadora de Comprar y Contratación.
Realizar OL ( CONTRATOS O SERVICIOS):
RUTA: Comfamiliar-Compras y contratos –Administración de contratos-Registro solicitud contratos-

Solicitud Contratos / Servicios-OL- Añadir ( ).
 Unidad de Negocio
 (01050000) Desarrollo Financiero
 (01050101) Tesorería
 (02090200) Dirección
 (02090100) Consejo
 (02090300) Secretaria General
 No de articulo el “No de la cuenta contable que está en el CDP” del articulo o le da buscar ( )
y en la casilla descripción maestro de articulo línea 2 escribe el No de la cuenta contable.( )
 Costo Total: El valor total antes de Impuesto
 Casilla Tipo AUX: Pone la letra A
 Casilla LM Auxiliar: Pone el AN8 del proceso solicitante.

 Anexa en los casos necesarios como contratos el CDP y la solicitud de elaboración de contratos.
 Le da OK ( )
Realizar OW (ACTIVOS FIJOS):
RUTA: Comfamiliar-Compras y contratos –Administración de compra-Suministro-Administración de

requisiciones- Reg. Requisición Activos Fijos OW- Añadir ( ).
 Unidad de Negocio. (numero de la Compañía)
 (1) para Desarrollo Financiero y Tesorería
 (2) para Dirección, Consejo y Secretaria General
 No de articulo el “PLU” del articulo o le da buscar ( ) y escribe activo
 Muebles y Enseres cuenta No 152405.05
 Maquinaria cuenta No 152005.05
 Equipo de Computo cuenta No 152805.05
 Cantidad: pues el numero de productos que necesite
 Anexos: las especificaciones técnicas, la cotización, el CDP y la solicitud de Activos Fijos
debidamente firmada.
 Le da OK ( )
Realizar solicitud a (MANTENIMIENTO):
RUTA. Comfamiliar-Mantenimiento- Mantenimiento correctivo- Solicitudes de mantenimiento-

procesamiento solicitudes Mtto.
 No cliente. El AN8 de la persona solicitante
 Descripción. Se escribe lo que se requiere
 Problema. Son en resumidas cuentas el asunto que necesita
 Motivo: 06 Instalación, 03 Preventivo, 01 Reparación.
 Prioridad. H Alta, L Baja y M Media.
 No Equipo. La placa del activo
 Grupo Proveedores. Financiera o Secretaria General
 Pestaña de información adicional

 Origen del caso: 1 JDE
 Unidad de negocio responsable. ( ) descripción *desarrollo financiero* tipo un *IS* OK ( )
 Idioma se borra
 OK ( )
 Guardar y cerrar ( )
 Queda en estado de espera de aprobación para que el Jefe Carlos lo apruebe.
+ Realizar OW ( ACTIVOS):
3.ARCHIVOS:
* Comunicaciones internas y externas
Ruta: Disco local (d)/ Carlos Mario / escritorio/ internas enviadas y recibidas.
*Contratos y directorio de los contratistas y proveedores
Ruta: \\10.10.1.65 – tecnología informática – administrativo - contratos y directorio.
*Tablas de distribución para anexarle a las facturas:
Ruta: disco local (d) Katherine/ tablas de distribución
*Cumpleaños de funcionarios
*Ausentismo:
*Formatos T.I:
- Lista de chequeo
- Evaluación de Servicio
-Control de asistencia
-Permisos de salida
4. Formatos que se diligencian con sus respectivas firmas :
4.1. Ausentismo A-03-23: (se entregan los primeros 5 días de cada mes al proceso de SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO, ubicado en el segundo piso, se envía al correo:
roque.matute@comfamiliarhuila.com y se entrega en físico con el funcionario Roque Matute.
Ruta: Disco local (d )/ Carlos Mario / escritorio/ ausentismo
4.2. Permisos por cumpleaños A-03-23:

Los autoriza el ingeniero Carlos Humberto Aguádelo (Coordinador Tecnología Informática) y se radica
en el proceso de Gestión del Talento Humano ( intranet)
4.3: Solicitud de vacaciones A-03-41:

Se indica el día, mes y año que se van a tomar las respectivas vacaciones, va firmado por el funcionario
quien las solicita y el coordinador del proceso quien autoriza dicha solicitud y se radica en el proceso
de Gestión del Talento Humano (intranet), y autogestión un mes ante(aprobada por el coordinador).
4.4: Solicitud viáticos y gastos de viaje versión 2 :

Se diligencia con el nombre del funcionarios quien solicita el desplazamiento con su respectiva
identificación, proceso que pertenece, fecha de salida y retorno, cargo y los días con que a permanecer
fuera de la organización y su respectivo plan de trabajo y se radica en el proceso de Apoyo
Administrativo( intranet)
5.CARPETAS:
* Contratistas ( carpeta 4 alas)
* Facturas de proveedores ( carpeta AZ)
* Contrato de Amazing (carpeta 4 alas)
* Contrato de Oracle (carpeta 4 alas)
* Contrato de controles empresariales ( carpeta AZ)

* Contrato de Ingesoftare ( carpeta 4 alas)
* Carpeta de T.C.C. ( carpeta AZ)
* Contrato de E&T desarrollo ( carpeta 4 alas)
* Contrato de Electrónicas Colombia ( carpeta 4 alas)
* Inducción especificas al cargo (carpeta azul)
* Carpeta de formatos (carpeta azul)
* Carpeta de permisos (carpeta azul)
* Carpeta de actas ( carpeta AZ)
* Carpeta de soporte (carpeta azul)
* Carpeta de desarrollo (carpeta azul)
* Solicitud de viáticos (carpeta 4 alas)
* Carpetas comunicaciones externas (carpeta azul)
* Comunicaciones internas enviadas ( carpeta AZ)
* Comunicaciones internas recibidas ( carpeta AZ)
* Carpeta de permisos por cumpleaños, viáticos y solicitud de vacaciones ( carpeta cafe)
* Acta de entrega, capacitación y/o transferencia de funciones (carpeta azul)
* Carpeta de Media Commerce (carpeta AZ)
* Carpeta de capacitaciones 2019 (carpeta AZ)
* Carpeta Actas (carpeta AZ)
* Carpeta órdenes de compra: Bitbucket, Sc, Siv, Equipos de computo, Restaurante, Ups, Klaud, Plan de
adopción Office 365, Mto datacenter, Capacitacion latin press, KonZultek, Frontech, Scrum,
Solarwindows, Acronis, Jira.
6. Documentos que debe presentar cada contratista al momento de pasar la cuenta de cobro:
La primera cuenta:
* Copia del contrato
* Copia del acta de inicio
* Copia del Rut
* Copia de cuenta bancaria
* Copia de la ARL
* Copia del pago de seguridad social
* Lista de chequeo A-08-07
* Informe de supervisión A-08-10
* Informe del contratista
*Documento equivalente ( lo suministra la secretaria de T.I)
*En las siguientes cuentas se deben anexar los siguientes documentos:

* Copia del pago de seguridad social
* Lista de chequeo A-08-0
* Informe de supervisión A-08-10 ( supervisor ej: Ingeniero Alfredo)
* Informe del contratista
* Documento equivalente (lo suministra la secretaria de T.I) y debe ir firmado por el proceso a cargo.
7. FACTURAS:
El proceso de recibo de facturas recibe del 1 al 25 de cada mes en los horarios de 8:00 a 11:00 a.m y de
2:00 p.m a 5:00 p.m de lunes a jueves.
- En bodega se recibe las facturas de lunes a jueves .
Internet y líneas telefónicas:
* Movistar línea telefónica secretaria T.I: 8714410

Fecha de recibe: del 15 al 20 de cada mes
*Claro internet :
Fecha de recibe: el 15 de cada mes
*Media Commerce internet

Fecha de recibido: la primera semana de cada mes
El visto bueno de las facturas de MEDIA COMMERCE deben firmada de la siguiente manera:
* Centro pitalito: el visto bueno de Carlos Narváez (T.I), el Coordinador de Tecnología Informática
Carlos Humberto Agudelo y la Doctora Kelly Oidor (Líder Apoyo Administrativo).
*Centro Garzón: el visto bueno de Carlos Narváez (T.I), el Coordinador de Tecnología Informática
* Avenida Norte Tunja: la firma de la jefe Marby Liliana Charry ( Subdirectora General de Seguridad
Social en Salud)
*Centro la plata: la firma de la jefe María Antonella ( Coordinadora Servicios Financieros)
* Colegio: la firma de la jefe Tania Peñafiel ( Coordinadora Servicios Educativos)
* Uis Norte: la firma de la jefe Tania Peñafiel ( Coordinadora Servicios Educativos)
* Tierra de promisión : la firma de la jefe Tania Peñafiel ( Coordinadora Servicios Educativos)
* Agencia de Empleo: la firma de la jefe
* Calle 11 No. 5-63: el visto bueno de Carlos Narváez (T.I), el Coordinador de Tecnología Informática
*Etb internet:
Fecha de recibido: la tercer semana de cada mes
* Facturas con órdenes de servico OS Y OP deben ir con los siguientes documentos:
Si la orden es una OS se le anexan los siguientes documentos:

*Lista de chequeo A-08-07
* Evaluación Servicio/ producto A-07-04
*Acta de recibido firmada por el coordinador del proceso, quien recibe y el proveedor.
Si la orden es una OP se le anexan los siguientes documentos:

* Evaluación Servicio/ producto A-07-04
*Acta de recibido firmada por el coordinador del proceso y la persona que recibe
8.FORMATOS QUE SE DEBEN ANEXAR AL MOMENTO DE REALIZAR UNA SOLICITUD DE CONTRATO

(EMPRESA):
8.1: Solicitud de elaboración de contrato SEC-A08-01 (http://10.10.1.78/documentacion/)
8.2: Solicitud de disponibilidad presupuestal –CDP ( lo suministra la secretaria de T.I)
8.3: Propuesta por parte del proveedor
8.4: Solicitud de Inscripción de proveedor A-07-
01(https://comfamiliarhuila.com/proveedores/#1486603336183-7678539c-466b)
8.5: Régimen de inhabilidades, incompabilidades y conflicto de interés, para contratación con
Comfamiliar A-08-06
8.6: Fotocopia de la cedula o extranjera
8.7: Rut
8.8: Cámara de comercio ( aplica para empresas)
8.9: Certificado de antecedentes ( procuraduría)
8.10: Certificado policía
8.11: Certificado Contraloría
8.12: Certificación Bancaria
8.13: Certificados de la experiencia profesional
8.14: Certificado de la ARL
8.15: Certificado de seguridad social
9.FORMATOS QUE SE DEBEN ANEXAR AL MOMENTO DE REALIZAR UNA SOLICITUD DE CONTRATO

( CONTRATISTA)
9.1: Solicitud de elaboración de contrato SEC-A08-01
9.2: Solicitud de disponibilidad presupuestal –CDP
9.3: Propuesta por parte del proveedor
9.4: Solicitud de Inscripción de proveedor A-07-01
9.5: Régimen de inhabilidades, incompabilidades y conflicto de interés, para contratación con
Comfamiliar A-08-06
9.6: Fotocopia de la cedula
9.7: Rut
9.8: Certificado de antecedentes ( procuraduría)
9.9: Certificado policía
9.10: Certificado Contraloría
9.11: Certificación Bancaria
9.12: Certificados de estudio: Certificados de la experiencia profesional
9.13: Certificado de la ARL
9.14: Certificado de seguridad social
9.15: Hoja de vida
10. Los contratos a renovar en el mes de febrero son los siguientes :

*Oscar Uriel Rodríguez Tovar
*Juan Sebastián Villegas
*José Nelson Trujillo
*Pierre Michael
*Niki Cometa
*Alexis Mauricio Plaza Vargas

*Juan Sebastián Vargas Valencia
3. INFORME DETALLADO DE ACTIVIDADES Y RECURSOS UTILIZADOS

3.1 personal a cargo Si No
En caso de ser afirmativo relacionarlos:
1. Realizar Soltic
2. Comunicaciones Internas y Externas
3. Realizar requerimientos de OL (contratos) –OR (compras) –OW (activos), con su respectiva
solicitud de contrato, Cdp y firmas correspondientes y posteriormente se radica en Compras y
Contratacion.
4. Solicitar transporte para los funcionarios que van a realizar mantenimiento de los equipos de
computo, visitas a otros negocios, reuniones programas en otra dependencia fuera de la sede
Administrativa.
5. Llevar el control de los permisos de salida ( ausentismo)
6. Carpetas con los contratos ( empresas o proveedores)
7. Recibir copia de las cuentas de cobro de cada contratista y archivar
8. Recibir las facturas de cada proveedor por el Cdi o el proceso de recibo para anexar los
documentos que requiere recoger firmas y radicar en logística ( si es contrato) o en bodega ( si es
una orden de serivico)
9. Recibir las facturas de Claro, Movistar, Etb, Media Commerce anexarle su tabla de distribución y
dejarla en cada negocio para el visto bueno del coordinador del proceso y radicarla en logística con
la funcionara Xiomara
10. Convocar al personal de la organización a reuniones y capacitaciones dirigidas por el proceso de
Tecnología Informática
11. Recibir llamadas
12. Suministrar a cada funcionario de T.I los equipos de oficina necesarios para llevar a cabo sus
respectivas funciones a ejecutar.
13. Realizar requerimientos de mantenimiento
14. Solicitud de Activos fijos
15. Solicitud de traslados de activos
16. Control de las facturas que se recibe para su trámite y posterior pago.
17. Organizar las actividades de cumpleaños
3.2 Relación de base de datos utilizadas en el desarrollo de las funciones, objetivos de las mismas :
N/A
3.3 Relación de manuales, instructivos y procedimientos utilizados en el desarrollo de las funciones:

Ruta: Disco local (d)/ Carlos Mario / escritorio/ internas enviadas y recibidas.
*Ausentismo:
*Formatos T.I:
3.4 Relación de informes que deben presentarse, periodicidad, fechas y fuentes de información:
N/A
3.5 Relación de los comités en los cuales participa:

N/A
3.6 Relación de actividades pendientes por realizar a la fecha de entrega del puesto y/o transferencia,
con fechas de entrega y el estado de las
Queda pendiente:
1: Recibir el contrato de PROACTIVANET
2:Radicar los primeros 5 días del mes de diciembre los formatos de permiso en el proceso de Seguridad
y Salud en el trabajo
3: La factura de los refrigerios de la capacitación de tecnología informática, la genera la panadería y se
le anexa Lista de chequeo y Evaluación del Servicio, va firmada por el ingeniero Carlos Humberto y la
jefe Kelly Oidor y se radica en bodega con Albero.
4: La factura de los refrigerios de la capacitación de la herramienta de Office 365, la genera la cafetería
de 2 piso de le anexa Lista de chequeo y Evaluación del Servicio, va firmada por el ingeniero Carlos
Humberto y la jefe Kelly Oidor y se radica en bodega con Albero.
5: Tramitar la facturas de controles de cuentas de correo
3.7 Listado de aplicaciones a cargo:
N/A
3.8 Listado de integraciones que manejan las aplicaciones que tiene a cargo:
N/A
4. Relación de documentos y archivos que se entregan :

Ruta: Disco local (d )/ Carlos Mario / escritorio/ internas enviadas y recibidas.
*Ausentismo
*Formatos T.I
Quien Entrega y/o transfiere Quien Recibe

Nombre Nombre
Cargo Cargo
Firma Firma
Vo.Bo Coordinador Proceso Vo.Bo Coordinador Subproceso

Nombre Nombre
Cargo Cargo
Firma Firma

Acta de Entrega, Capacitación Y/O Transferencia de Funciones A-05-27

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2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN

1. Soltic: El aplicativo se utiliza para requerir a Tecnología e Informatica, la creación, activación y

Ruta: http://10.10.1.78/intranet/ , aplicativos web, seleccionar el programa para ingresar: soltic,

Ruta: http://10.10.1.78/intranet/, aplicativos web, seleccionar el programa para ingresar: Jd Edwards,

4. Santi: Solicitar transporte y préstamo de documentos de archivo al proceso de logística.

RUTA: Comfamiliar-Compras y contratos –Administración de compra-Suministro-Administración de

Realizar OL ( CONTRATOS O SERVICIOS):

RUTA: Comfamiliar-Compras y contratos –Administración de contratos-Registro solicitud contratos-

 Casilla LM Auxiliar: Pone el AN8 del proceso solicitante.

Realizar OW (ACTIVOS FIJOS):

RUTA: Comfamiliar-Compras y contratos –Administración de compra-Suministro-Administración de

Realizar solicitud a (MANTENIMIENTO):

RUTA. Comfamiliar-Mantenimiento- Mantenimiento correctivo- Solicitudes de mantenimiento-

 Pestaña de información adicional

4. Formatos que se diligencian con sus respectivas firmas :

4.2. Permisos por cumpleaños A-03-23:

4.3: Solicitud de vacaciones A-03-41:

4.4: Solicitud viáticos y gastos de viaje versión 2 :

* Contrato de controles empresariales ( carpeta AZ)

*En las siguientes cuentas se deben anexar los siguientes documentos:

* Movistar línea telefónica secretaria T.I: 8714410

*Media Commerce internet

* Facturas con órdenes de servico OS Y OP deben ir con los siguientes documentos:

Si la orden es una OS se le anexan los siguientes documentos:

Si la orden es una OP se le anexan los siguientes documentos:

8.FORMATOS QUE SE DEBEN ANEXAR AL MOMENTO DE REALIZAR UNA SOLICITUD DE CONTRATO

9.FORMATOS QUE SE DEBEN ANEXAR AL MOMENTO DE REALIZAR UNA SOLICITUD DE CONTRATO

10. Los contratos a renovar en el mes de febrero son los siguientes :

*Alexis Mauricio Plaza Vargas

3. INFORME DETALLADO DE ACTIVIDADES Y RECURSOS UTILIZADOS

3.1 personal a cargo Si No

En caso de ser afirmativo relacionarlos:

3.3 Relación de manuales, instructivos y procedimientos utilizados en el desarrollo de las funciones:

* Comunicaciones internas y externas

3.5 Relación de los comités en los cuales participa:

3.7 Listado de aplicaciones a cargo:

4. Relación de documentos y archivos que se entregan :

* Comunicaciones internas y externas

Quien Entrega y/o transfiere Quien Recibe

Vo.Bo Coordinador Proceso Vo.Bo Coordinador Subproceso

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