Agencias y Sucursales:

Son medios para proyectar la organizacin de ventas en territorios situados a alguna distancia de la
oficina central.

Son lugares de negocios sin personalidad jurdica en los que la empresa efecta toda, o parte de su
actividad, procedimiento tipco de expansin.

Agencia:
Una agencia es una entididad, fsica o moral, que ejerce sus actividades con independencia econmica y
administrativa de la casa matriz.
Su funcin: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.
Diferencia entre agencia y agente:
La diferencia bsica entre agencias y agentes es que aquellas cuentan con un local fsico con instalaciones
para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras
que los agentes son personas fsicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un
local.
Caractersticas de una agencia o de un agente:
Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.
Cobran comisin por las mercancas vendidas.
No mantienen inventarios. Colocan pedidos, adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la
casa matriz.

Ventajas :
Poca inversin en infrastructura.
La comisin es un costo variable de ventas.
Rpido crecimiento.
Menores costos laborales.
Desventajas:
Elevado porcentaje de pago de comisiones.
Prdida de control.
No existe contacto directo con el cliente.
Mayor cartera incobrable.
Poca fidelidad de los agentes.
Contabilidad de la casa matriz.
La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de
cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informacin estadstica de carcter administrativo as como
otros datos de relevancia.
1
Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes, gastos de
ventas de agentes y ventas de agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sudcuenta por cada agente.
Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analnco o el de inventarios perpetuos.
Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control especial de la mercanca
en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada por la casa matriz.
Si la mercanca que se enva al agente ya ha sido previamente vendida por ste, el importe de los fletes,
seguros y dems gastos originados por el envo deben considerarse como gastos de ventas.
Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin debe ser considerados
parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la
casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.
Es poco comn que las empresas utilicen sistemas mauales para realizar la contabilidad, la seleccin de un
adecuado programa de cmputo es primordial para un eficiente desempeo de los sistemas de infrmacin
contable y administrativo.
Sucursales:
El establecimieno de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compaa en diferentes lugares en
los que se efecten operaciones para los clientes .
La casa matriz necesita conocer la informacin financiera, los resultados de operacin y los cambios en la
posicin de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio,
imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, as como para evaluar la administracin
de cada una de ellas.
Caractersticas para la apertura de una sucursal:
Jurdicamente son una extensin de la casa matriz.
Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario
presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes.

Efecta su propia facturacin.
Por su naturaleza,tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus
caractersticas, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo
a la de la cas matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitucin son aportados por la
casa matriz.

Aspectos financieros:
Generan costos variables en menor proporcin que los agentes, lo caual se debe a que no pagan comisiones
por ventas.
Los costos fijos son ms elevados por la inversin en infraestructura. Debido a que el total de la inversin es
aportada por la casa matriz, los costos fijos con que opera son ms elevados, lo que ocasiona un mayor
apalancamiento operativo que gener un mayor potencial de riesgo a bajos volmenes de venta. A volmenes
altos el rendimiento se incrementa rpidamente.
La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y ms firme. Debido al monto
de la inversin requerida, la empresa tendr ms activos y, segn el financiamiento de los mismos, pondr
presentar mayor firmeza financiera.
2
Control de puntos de venta. El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios, por lo que es ms
fcil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfaccin de los mismos.
Debido a los menores costos fiijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea ms elevado que
cuando se vende a travs de agentes. Sin embargo,el margen de rendimiento sobe la inversin puede no ser tan
elevado debido a la mayor inversin en activos fijos.
Las sucursales pueden ser:
Locales
Forneas
Sucursales Locales:
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales
obedece a que en ocasiones es difcil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la
lejana o dificultadad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con
los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad.
Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercana, es posible centralizar diariamente en la
casa matriz la informacin generada por cada una de ellas as como los cortes de caja. Simplifica las
reposiciones de mercancas vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los
proveedores ni manejar
cuentas de cheques.
Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido aque envita saldos muy elevados en los bancos y en
inventarios, adems, permite un manejo ms eficiente de los recursos financieros de la empresa.
Es posible que la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local como tctica para
reducir costos administrativos. En ocasiones y principalmente motivado por el tamao que pueden llegar a
alcanzar las sucursales locales, la casa matriz puede decidir descentralizar el control administrativo de las
sucursales mediante la delegacin de algunas funciones administrativas en cada una de ellas. De esta manera,
el funcionamiento de las sucursales puede ser mucho ms gil y responder a las oportunidades ya los retos del
entorno en el que efecta su actividad.
En el caso de la administracin de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema contable y
administrativo directamente los aspectos de operacin y financieros de cada sucursal, por lo menos debe
controlar los siguientes elementos:
Mercancas en existencia.
Utilidades o prdidas generadas.
Otros elementos que considere necesarios.
Para llevar este control, la casa matriz puede establecer cuentas especiales y registros auxiliares para el
registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal.
En la mayora de los casos, la existencia de mercancas debe ser evaluada al costo ms los gastos incurridos
para el traslado de las mismas sucursal, ya que desde el punto de vista, la sucursal equivale a un almacn e3 la
casa matriz.
Sucursales Forneas:
3
Las sucursales forneas se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que
se encuentra la casa matriz. Aqu las sucursals funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia
que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia.
Este tipo de sucursales requiere de un fondo de efectivo para su operaci, realizan un control propio de us
cartera y en ocasiones hacen sus propias compras en los casos que resulta ms prctico hacerlo directamente a
los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz.
Debido a la distancia, resulta ms difcil la centralizacin diaria de la informacin contable, una solucin es
comunicarse a travs de una red de computadoras enlazadas por mdem, otra, utilizar el envo peridico de la
informacin a travs de un servicio de mensajera. Cuando las operaciones de la sucursal son demasiado
voluminosas,este envo diario de informacin no resulta prctico. Es este caso lo ms conveniente es que la
sucursal posea su propia contabilidad, y enve cada cierto tiempo su informacin contable a la casa matriz.
El ctalogo de cuentas que utilice la sucursal para el registro de sus operaciones debe ser el mismo que el de la
casa matriz ya que, las balanzas de movimientos deben sumarse cada cierto tiempo y la uniformidad de las
cuentas que se manejan simplifica este procedimiento.
Para el control de las operaciones en este tipo de sucursales se manejan las cuentas siguientes:
En la casa matriz:
Sucursal cuenta de inversin:
Se utiliza par aregistrar el importe de los bienes que se envian a la sucursal para su constitucin, as como los
gastos incurridos para iniciar sus operaciones. El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control
de la inversin realizada en las sucursales y como un parametro para medir le rendimiento de cada una de
ellas en funcin de la inversin realizada.
Sucural cuenta corriente:
Despus de la creacin de la sucursal, es normal que ocurran transaciones que representen cuentas corrientes
entre la casa matriz y la sucursal. La caracterstica de estas transacciones es que no representan inversiones en
la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma.
En la sucursal:
Matriz cuenta de inversin:
Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para contabilizar las inversiones que efecta en las
sucursales. Es el equivalente al capital con que opera sta, por los que su naturalesza es acreedores.
Matriz cuenta corriente:
Es la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. Su naturaleza
puede ser deudora o acredora, pero siempre de igual saldo y diferente signo que la casa matriz.
Diferencias entre Agencia y Sucursal:
Agencias
Tienen un surtido de muestras para que las vean losclientes, pero no mantien existencias para hacer las
4
entregas a los clientes. Los pedidos se envan a la casa central y sta la que los sirve.
Los crditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa
matriz, sta efecta los cobros.

El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota.
La agencia no maneja ningn otro efectivo.

Sucursales:
Mantiene existencias de mercancas, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero
parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la
sucursal.

Los crditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; sta
efecta los cobros.

Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el
gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.

Una agencia ejerce las mismas funciones, pero ms o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempea
la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspeccin y el control
de la casa matriz.
Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las caractersticas
de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales , y sucursales sujetas a algunas
restricciones que se aplican a las sucursales.
Si una agencia desempea alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de
las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican neceariamente sus sistemas de
contabilidad para adatarse a la situacin.
Cuentas de las agencias:
Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo nico que necesita es un libro
de caja en el cual anota el dinero recibido de la cas matriz para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo
para sus gastos. El registo de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea
un cheque para reponerlo, se enva a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con los
justificantes como evidencia de la ndole a correccin de los desembolsos efectuados, y la copia quda en poder
de la agencia.
Los asientos a realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea determinar la utilidades netas.
Cuentas de las sucursales:
Esta es ms complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las
mercancas recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las
cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cul se acredita
todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se enva a la misma.
Cuando las mercancas se facturan a la sucursal al precio de venta, los procedimientos de contabilizacin son
los mismos, sin embargo en vez de rebajar el inventario de la sucursal el precio de costo mediante un
porcentaje que se basa en un tipo uniforme de recargo, deben aplicarse diferentes recargos departamentales
para ese clculo, o hacer un clculo individual para cada partida del inventario de la sucursal.
El activo fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros de la casa central.
5
Algunos de los gastos aplicables a las operaicones de la sucursal pueden aparecer en los libros de la casa
central en lugar de aparecer en los de aqulla. Despus de contabilizar las utilidades tal como las expone la
sucursal, la casa matris debe hacer los asientos en sus libros cargando a Utilidad o Prdida Neta de la sucursal
y acreditanto Gastos por Derpresiacin.
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE SANTIAGO
(UTESA)
Recinto Santo Domingo
MATERIA : CONTABILIDAD V
SECCION : CON104005
TEMA : LAS AGENCIAS Y SUCURSALES
SANTO DOMINGO, D. N.
02 de Diciembre de 2002
6