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Agencias, Matriz y Sucursales 2011

Agencias, Matriz y Sucursales 2011

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Unidad I
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Introducción Agencias, Matrices y Sucursales Las empresas pueden acrecentar las ventas por medio de Agencias y Sucursales así

como ampliar su radio de acción, tener el dominio de ciertas plazas, vender sus mercancías en otros lugares distintos de la casa matriz.

La casa Matriz por medio de las Agencias y Sucursales puede tener mayor contacto con los clientes. Poner al alcance los productos que maneja. Conocer las necesidades de Mercado. Saber que productos son de mayor demanda.

Concepto de Agencia  Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz.  Distribuye los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.  Representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial

Características de una Agencia  Distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes.  Cobran una comisión por las mercancías vendidas.  No mantienen inventarios.

Ventajas  No representa una cantidad significativa de gastos fijos, ni costos adicionales por la inversión en instalaciones o construcciones.  La comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz. Muchas compañías acostumbran contratar a sus comisionistas como si fueran empleados, sujetos a un salario variable.

Desventajas  No es posible utilizarlo para todos los tipos de productos en el mercado.  Gran cantidad de cartera.  Costos de control y mantenimiento.  La poca fidelidad de los agentes.

Control  La casa matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y en su caso los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones de cada uno de ellos.  Este control puede ser llevado mediante las cuentas costo de venta de agentes, gastos de venta de agentes y venta de agentes.  En el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analítico o el de inventarios perpetuos.  El importe de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envío de las mercancías a los agentes deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de venta.

Ejemplo:  La empresa M se dedica a la venta de productos para el cuidado personal.  Durante el pasado mes de enero, efectúo contratos con dos agentes para la distribución de sus productos.  El contrato específica que la casa matriz facturará sus productos directamente al comprador final, otorgando al agente un 20% de comisión sobre sus ventas.  Esta comisión será descontada directamente de la cobranza, en forma previa al depósito que hará éste a la cuenta de la casa matriz. Los gastos por fletes y envío de mercancía a los agentes, es por $600 para A y $400 para B serán absorbidos por la casa matriz.  Las ventas de los agentes, fueron las siguientes:  Agente A: $125,000  Agente B: $190,000  El costo de las mercancías para la casa matriz representa un 40% del precio de venta al público.

Contabilidad de la Casa Matriz:

Al enviar la mercancía: Clientes Agentes Agente A Agente B Costo de venta de agentes Agente A Agente B 315000 125000 190000 126000 50000 76000 Ventas de Agentes Almacén 315000 126000

Por los fl t s que ori i

Gastos de enta de agentes A ente A A ente B

Ban os

Sucursales  El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en aquellos lugares en los que se efectúen operaciones con los clientes.  Desde el punto de vista jurídico, la principal característica de las sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social.  Existen dos tipos de sucursales: locales y foráneas.

Concepto  El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en aquellos lugares en los que se efectúen operaciones con los clientes.  Desde el punto de vista jurídico, la principal característica de las sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social. 
Existen dos tipos de sucursales: locales y foráneas.

Características  Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.  Efectúan su propia facturación.  Por su naturaleza, tienen un local propio, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que será integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz.

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el envío: 1000 600 400 1000

Sucursales Locales  Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz.  Para proporcionar un mejor servicio y evitar que el cliente acuda a los competidores crea establecimientos en diversas partes de la misma ciudad.

Ventajas Contables  Una de las ventajas contables de estas sucursales es que por su cercanía es posible centralizar diariamente la información generada por cada una de ellas a la casa matriz.  También simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, por lo que no necesita hacer compras directas a los proveedores, ni manejar cuentas de cheques.  Gracias a lo anterior se evitan saldos muy elevados en los bancos y en inventarios.

Control  En cada sucursal la casa matriz deberá llevar un control de los siguientes aspectos: 1. Mercancías en existencia. 2. Utilidades o pérdidas generadas. 3. Otros elementos que considere necesarios. Para llevar ese control la casa matriz podrá establecer en su contabilidad cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. La existencia de mercancías será valuada al costo, puesto que equivale a un almacén de la casa matriz.

Sucursales foráneas  Resulta difícil la centralización diaria de la información contable debido a las distancias que las separan.  Si no fuese práctico el envío diario de la información, la sucursal puede llevar su propia contabilidad, y enviar cada cierto tiempo su información contable a la casa matriz, para

que ésta considere esos datos con los de su propia contabilidad. Es importante señalar que al efectuar esta suma de movimientos, la casa matriz deberá eliminar los que representen cuentas corrientes o inversiones entre ambas.

Control (En Casa Matriz)
Sucursal cuenta de inversión  Se utiliza para registrar el importe de los bienes que se envían a la sucursal para su constitución. Por ejemplo: efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en esa localidad, equipos, etc.  El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversión realizada en las sucursales, y un parámetro para medir el rendimiento de cada una de ellas en función de la inversión realizada. También le sirve para comparar la rentabilidad de las diversas sucursales y para decidir en un momento dado el cierre de alguna de ellas, en caso de que su rendimiento no sea el esperado. Deberá incrementarse con el importe de la utilidad o decrementarse con el importe de la pérdida que genere la sucursal. Al efectuar la unión de los movimientos de la matriz y de la sucursal, su saldo deberá cancelarse contra su correspondiente contracuenta, de naturaleza acreedora en la sucursal.
Sucursal cuenta corriente 

Posteriormente a la creación de la sucursal, es normal que ocurran transacciones que representen cuentas corrientes entre la casa matriz y la sucursal. Por ejemplo: envíos de efectivo, reposiciones de mercancías, préstamos temporales de efectivo, etcétera.  La característica de estas transacciones es que no representan inversiones en la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanencia en la misma. Su saldo puede ser deudor o acreedor dependiendo de las operaciones realizadas. Al igual que con la cuenta de inversión, su saldo deberá cancelarse contra la contracuenta respectiva de naturaleza opuesta a la sucursal.

Control de la Sucursal
Matriz cuenta de inversión  Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las inversiones que efectúa en las sucursales. Es el equivalente al capital con que opera ésta, por lo que su naturaleza es acreedora.

Matriz cuenta corriente  Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. Su naturaleza puede ser deudora o acreedor, pero siempre de igual saldo y diferente signo que la de la casa matriz.

Registro Contable de la Matriz
Libros de la Casa Matriz Sucursal X, Cuenta Corriente Se carga a) POR EL EFECTIVO, MERCANCIAS, MUEBLES, ETC., QUE LA CASA MATRIZ REMITA A LA SUCURSAL. POR LOS PAGOS A TERCEROS QUE LA CASA CENTRAL HAGA POR CUENTA DE LA SUCURSAL. POR LAS UTILIDADES NETAS HABIDAS EN LA SUCURSAL.

b)

c) Se abona a)

POR LAS REMESAS DE EFECTIVO, MERCANCIAS, ETC., QUE LA SUCURSAL HAGA A LA CASA MATRIZ. PAGOS A TERCEROS QUE LA SUCURSAL HAGA POR ORDEN Y CUENTA DE LA CASA CENTRAL. POR LA PERDIDA NETA HABIDA EN LA SUCURSAL.

b)

c)

Lo normal es que esta cuenta tenga saldo deudor, que representa la inversion neta que la casa principal tiene en la sucursal aumentada por la utilidad habida al terminar el ejercicio.

Registro Contable de la Sucursal
Libros de la sucursal Casa Matriz, Cuenta Corriente se carga a) POR TODAS LAS REMESAS DE EFECTIVO, MERCANCIAS, ETC., QUE LA SUCURSAL ENVIE A LA CASA MATRIZ. POR LOS PAGOS QUE SE HAGAN A TERCEROS POR ORDEN Y CUENTA DE LA CASA MATRIZ. POR LA PERDIDA NETA HABIDA EN LA SUCURSAL.

b)

c) se abona a)

POR EL DINERO, MERCANCIAS, MUEBLES, ETC., QUE LA CASA MATRIZ ENVIE A LA SUCURSAL. POR LOS PAGOS A TERCEROS QUE LA CASA CENTRAL HAGA POR CUENTA DE LA SUCURSAL. POR LAS UTILIDADES NETAS HABIDAS EN LA SUCURSAL.

b)

c)

Su saldo acreedor representa lo que la casa matriz tiene invertido en la sucursal, aumentado o disminuido por los resultados del ejercicio. La cuenta de la casa matriz representa a la cuenta de capital

Ejemplo

Para eje plificar las operaciones de una sucursal con en íos de ercancías al costo de la oficina atriz, se presentan a continuación las operaciones de un es de registro. 1. La oficina atriz en ía dinero a la sucursal a por la cantidad de $30000 para s u operación 2. Se en ían ercancías para su enta con un costo de $60000. la política de precias de enta es obtener un argen de utilidad bruta del 40% 3. Las entas a crédito de la sucursal fueron de $50000.

5. Se cobraron a los clientes $28000 de la entas a crédito. 6. Se en iaron a la oficina atriz ercancías de las adquiridas local ente con un costo de $12000. 7. La sucursal tu o gastos por $8000 8. La sucursal en ió $10000 a la oficina atriz. 9. La sucursal recibió una nota de cargo de la oficina atriz por $2000 de gastos que liquidó por su cuenta En el registro de las operaciones no se anejará el i puesto al alor agregado para darle claridad a las operacio nes y para facilitar su registro.

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4. La sucursal adquirió

ercancías para su enta con un costo de enta de $20000.

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LM C N M TRIZ CU NT CORRI NT 3 CLI NT S V NT S COSTO D V NT S LM C N 4 LM C N NCOS 5 NCOS CLI NT S

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2 SUCURS L CU NT CORI NT
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LIBRO OFICINA MATRIZ ASIENTO D 1 SUCURS L CU NT CORRI NT , . 
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LIBRO DE LA SUCURSAL ASIENTO D 1

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NCOS SUCURS L CU NT CORRI NT 9 SUCURS L CU NT CORRI NT

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Mayor de la Oficina Matriz

L R L O IC A A R IB O A F I TI

B NO ACS $10,000.00 $30,000.00 $10,000.00 $ 2,000.00 $32,000.00 $10,000.00 $22,000.00

$ 30,000.00 $ 60,000.00 $ 2,000.00 $ 92,000.00 $ 22,000.00 $ 70,000.00

$12,000.00 $10,000.00 $22,000.00

A A EN L C $12,000.00 $60,000.00 $12,000.00 $48,000.00

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SU U SA AC EN AC R IEN E C R L U T OR T

Mayor de la Sucursal

LIBRO E LA SUCURSAL
' ) (

BANCOS $30,000.00 $20,000.00 $28,000.00 $ 8,000.00 $10,000.00 $58,000.00 $38,000.00 $20,000.00 $38,000.00

$ 12,000.00 $ 10,000.00 $ 22,000.00

$30,000.00 $60,000.00 $ 2,000.00 $92,000.00 $22,000.00 $70,000.00

AL ACEN $60,000.00 $30,000.00 $20,000.00 $12,000.00 $80,000.00 $42,000.00 $42,000.00 $38,000.00

$28,000.00 $22,000.00

GASTOS E VENTA $ 8,000.00 $ 2,000.00 $10,000.00

0

CLIENTES $50,000.00 $28,000.00

VENTAS $50,000.00

COSTO E VENTAS $30,000.00

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ATRI CUENTA CORRIENTE

0

BALANZA DE COMPROBACIÓN
SALDOS CONCEPTO DEUDOR ACREEDOR

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La cuenta matriz cuenta corriente tiene saldo acreedor de $70,000 cuyo saldo es igual a su cuenta recíproca "sucursal a cuenta corriente" en los libros de la oficina matriz. Al combinarse las cifras para obtener estados financieros, estas cuentas se eliminan. La sucursal tuvo una utilidad de $10,000 que se transfiere, al combinar las resultados de los conceptos de la sucursal con los de la matriz en la hoja de trabajo.

A 5 5 55 5 4

3

A 55 5 55 5 4 A 5 5 55 5 5 7 5 5 55 5 5

3 3 3

V NT S COSTO D V NT S G STOS D V NT S

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NCOS CLI NT S LM C N M TRIZ CU NT CORRI NT

87 5 5 55 5 5 5 55 5 44 5 5 55 5 54
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2

6 6 6 6

6

2 6 2 2 6 6 2 2 6

1 2

Presentación en estados financieros

BA S LIE ES AL A E A I E A S SAL A A E AS S E E AS AS S E E AS ALES

$ $ $ 70,000.00

22,000.00 $ $ 48,000.00 $

20,000.00 22,000.00 38,000.00 $ 70,000.00 $ 50,000.00

IE E IE E

$ 70,000.00 $

$ 30,000.00 $ 10,000.00 70,000.00 $ 120,000.00 $ 12,000.00

-$ $ -$ $ 70,000.00 $ $ 70,000.00 $ $ $ $ $ 70,000.00 $ 70,000.00 $

2,000.00 22,000.00 10 ,000.00 50,000.00 30,000.00 10,000.00 100,000.00

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ELIMINACIONES EBE A BER

ESTA O S COMBINA O S PARCIAL

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CONCEPTO

EBE

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SUCURSAL EBE ABER

IHI F U I T HI V F U I T HI H G F I T F QQ QS S I HG IG G F QQ F S RQ I I P HG I G F G P F I G F HG X W

AGENCIA

POSEEN MUESTRARIOS FÍSICOS O CATÁLOGOS DE LOS ARTÍCULOS QUE OFRECEN AL PUBLICO. ÚNICAMENTE CONSIGUEN PEDIDOS Y LO S ENVÍAN A LA CASA MATRIZ, QUE ES LA QUE LOS DESPACHA A LOS CLIENTES. EN ALGUNAS OCASIONES SE COMPROMETEN CON LA PRINCIPAL A LEVANTAR PEDIDOS POR DETERMINADA CANTIDAD, CON EL OBJETO DE MANTENER LA EXCLUSIVA DEL PRODUCTO. NO EFECTÚAN COBRANZAS POR VENTAS A CRÉDITO, PUES ESTAS LAS HACE DIRECTAMENTE LA CASA PRINCIPAL.

SUCURSAL TIENEN SU PROPIA EXISTENCIA DE MERCANCÍAS, FORMADA POR REMESAS DE LA CASA MATRIZ, O EN ALGUNOS CASOS, POR COMPRAS DIRECTAS. LOS ARTÍCULOS VENDIDOS LOS ENTREGAN DIRECTAMENTE A LOS CLIENTES.

TIENEN INDEPENDENCIA ADMINISTRATIVA Y ECONÓMICA.

NO TIENEN COMPROMISOS DE TENER VENTA POR DETERMINADA CANTIDAD. GENERALMENTE SE LES AUTORIZA A CONCEDER CRÉDITOS Y A EFECTUAR L AS COBRANZAS RESPECTIVAS. NO TIENEN INDEPENDENCIA ADMINISTRATIVA NI ECONÓMICA, ESTAN SUJETAS A LAS DISPOSICIONES QUE EMANAN DE LA CASA MATRIZ.

SU CONTABILIDAD RESPETA EL SISTE A DE LA CASA PRINCIPAL DE ANERA UE LOS INFOR ES UE RINDAN SE PUEDAN INCORPORAR A LAS CUENTAS UE LLEVE LA CASA CENTRAL. LA RESPONSABILIDAD FISCAL RECAE DIRECTA ENTE EN LA CASA ATRIZ. DE LA ENTRADA DE DINERO ( VENTAS AL CONTADO, COBRANZA, ETC. ) CUBREN SUS PROPIOS GASTOS. LO NORMAL ES UE EL RESPONSABLE DE LA SUCURSAL TENGA SUELDO Y NO COMISIONES.

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AGE CIA NO ES NECESARIO UE LLEVEN CONTABILIDAD IGUAL AL SISTE A I PLANTADO POR LA CASA ATRIZ, PUES SE LI ITAN A RENDIR INFOR ES A LA PRINCIPAL SOBRE EL DESARROLLO DE SUS VENTAS,: POR TANTA, TIENEN CIERTA LIBERTAD PARA LLEVAR SUS PROPIOS REGISTROS. SON RESPONSABLES DE SUS OBLIGACIONES FISCALES. RECIBEN DE LA CASA ATRIZ GENERAL ENTE UN FONDO DE TRABAJO PARA GASTOS ENORES. GENERAL ENTE TRABAJAN A BASE DE COMISIONES SOBRE EL MONTO DE LAS VENTAS EFECTUADAS.

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SUCURSAL

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