INTRODUCCIN

Cuando las empresas o negociaciones desean incrementar su clientela y por

consecuencia sus ingresos extienden sus negocios a territorios diferentes a aquel
donde se encuentran ubicados, es all donde nacen las agencias, sucursales y casa
central o matriz. Resulta una manera muy efectiva para ampliar cualquier negocio y
es por ello la importancia del estudio mediante el siguiente trabajo de investigacin.
Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, as como ejemplo prcticos
para visualizar el contexto de cada una de las ideas para el buen entendimiento de este
tema. El establecimiento de estas oficinas de distribucin, pueden hacerse adoptando
la forma de una agencia o de una sucursal. Entendindose que estas no trabajan
igualen sus procesos contables adems de poseer diversas caractersticas que las
distinguen. En el presente trabajo se de abordaran estos temas para encontrar la
importancia que posee cada una y las diferencias que las distinguen.

AGENCIAS
El concepto de Agencia difiere segn los autores, sin embargo varios
concuerdan con que Las agencias son entes econmicos independientes que se
encargan de fomentar los negocios de otros entes econmicos. Actan en nombre y
por cuenta de un tercero de manera independiente. Tienen su propio capital y
responden a sus derechos y obligaciones en forma tambin independiente.
Tal como afirma Bejarano, M. (2012).
En algunas ocasiones la actividad de las agencias es comprar. Esto sucede
principalmente con productos agrcolas estacionales en que la agencia se
dedica a comprar en la regin en la poca de la cosecha, algodn, semilla, etc.
por cuenta y orden de la casa matriz. (p.28)
Por otro lado Barrera, L. (2010). Dice
Agencia es una entidad que ejerce sus actividades con independencia
econmica y administrativa y su funcin consiste en distribuir los productos
de un tercero, al cual se le conoce como Casa Matriz u Oficina Principal. Las
agencias cuentan con local comercial para distribuir los bienes y servicios a
donde normalmente el cliente acude a comprar los productos.
Bases legales
Razones para su establecimiento
La razn por la que una empresa establece de Agencias o
sucursales,

surge

del

crecimiento

de

mismas,

conllevando

al

establecimiento de puntos de distribucin de los bienes y servicios que

ofrece, ya sea a nivel local (en la misma ciudad), nacional o internacional.
En el caso particular de empresas de envos, las agencias o sucursales
surgen como una necesidad operativa. Se requiere que existan puntos de
distribucin intermedios donde pueda recibirse la correspondencia enviada, para
desde este punto proceder a la entrega de los paquetes de acuerdo con sus

rutas establecidas.
Operaciones normales
a)

Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea aprobado el

crdito, enviada la mercanca y facturada.

b)

Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la empresa a

la que sirven.
c)

Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos

menores.
d) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.
Las agencias tienen personalidad jurdica independiente de la empresa a la que sirven.
Por lo tanto, gozan de independencia administrativa y econmica, y no tienen que
registrar sus operaciones en la forma que lo hace la empresa que vende.
Contabilidad
La casa central puede llevar la contabilidad referente a la agencia de dos formas:
Para determinar las utilidades que produce la agencia
Sin determinar las utilidades de la agencia, integrando as los gastos de la
agencia a los de la casa central.

Cuentas utilizadas para el control

Muestras de la agencia: Esta cuenta pertenece al activo circulante y est

constituida por toda aquella mercanca en exhibicin que tiene la agencia.

Embarque para la agencia: Es una cuenta de resultados. Se acredita por el

valor de la mercanca que se enva a la Agencia, cuando la casa central usa inventario
fsico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema de inventario
permanente.

Fondo dijo de la agencia: Es una cuenta de activo circulante. En ella se

registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para su

financiamiento.

Gastos de la agencia: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos los

gastos en que se incurre por parte de la agencia.

Ventas de la agencia: Cuenta de Resultados. Se registran aqu todas las

ventas realizadas por la casa central a travs de la agencia.

Prdida y ganancia de la agencia: Cuenta puente de Resultados. Se utiliza

para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia.

Ejemplo
Registre las siguientes operaciones de una Agencia y su Casa Central:
a) Se envan muestras a la agencia por 10.000,0
b) Se establece un fondo de caja en la agencia por 5.000,00
c) La agencia notifica a la casa central, venta de mercancas por
100.000,00. La casa central entrega las mercancas utilizando un
porcentaje de utilidad del 35% del precio de venta.
d) La casa central solicita que se le repongan gastos por 2.800,00
e) La casa central paga 600,00 de gastos correspondientes a la agencia.
Se pide:

 Hacer los asientos usando inventario fsico, suponiendo:

Sin determinar la utilidad de la agencia
Determinando la utilidad de la agencia
Determinando utilidad
Muestras de la
agencia
Embarques para
a) la agencia
P/reg. Envo
muestras
a
agencia

b
)

Sin determinar utilidad

10.000,00
10.000,00

Muestras de la
agencia
Embarques
para la agencia

de
la

P/reg. Envo de
muestras a la
agencia

--------//------Fondo fijo de la
agencia
Bancos

--------//-------Fondo fijo de
la agencia
Bancos

5.000,00
5.000,00

10.000,00
10.000,00

5.000,00
5.000,00

P/reg.
Establecimiento de
un fondo de caja en
la agencia

P/reg.
Establecimiento
de un fondo de
caja en la agencia.

-------//-------Cuentas
por
100.000,00
cobrar o bancos

--------//-------Cuentas
por
cobrar
o 100.000,00
bancos
Ventas

Ventas de
agencia

la

100.000,00

P/reg. Ventas por

cuenta de la agencia.

P/reg.
ventas
efectuadas

c) ------//--------Costo de venta
de la agencia
Embarques para
la agencia

-------//--------No se hace este

asiento

65.000,00

100.000,00

65.000,00

P/reg. Costo de las

mercancas vendidas
por la agencia.

d
)

-------//-------Gastos de la
agencia
Bancos
P/reg. Reposicin de

---------//------Gastos

2.800,00
2.800,00

Bancos
P/reg.

Pago

2.800,00
2.800,00

de

gastos
realizados
por la agencia

gastos realizados
por la agencia.

-------//-------Gastos de la
agencia
Bancos

-------//--------Gastos de la
agencia
Bancos

600,00
600,00

e) P/reg. Pago de gatos

P/reg. Pago
gastos
de
agencia

a cargo de agencia

f)

-------//-----------Ventas de la
100.000,00
agencia
Costo de ventas
de la agencia
Gastos de la
agencia
Prdidas
y
ganancias
agencia

600,00
600,00

de
la

-------//--------No se hace este

asiento
65.000,00
3.400,00
31.600,00

P/reg. Para cerrar la

cuentas de gastos,
costos e ingresos de
la
agencia
y
determinar
su
utilidad.

SUCURSALES
A medida que crece la empresa, sta puede abrir sucursales con el objeto de
poner al mercado sus productos dentro de un territorio mayor, aumentando en esa
forma sus utilidades. Comnmente una sucursal est situada a cierta distancia de la
casa principal y por lo general mantiene existencia de mercancas, vende mercancas,
hace recaudos sobre cuentas por cobrar y paga algunos de sus gastos de operacin.
Conviene destacar que una sucursal desde el punto de vista contable, es un centro de
utilidades claramente identificable y ofrece la oportunidad de poner en prctica los
principios de contabilidad por reas de responsabilidad.
Castaeda, J. (2002) lo define como:
Son centros de distribucin locales que funcionan como unidades

mercantiles separadas, aunque estn siempre sujetas a la autoridad de la

casa u oficina principal, quien es el ente que determina el grado de
independencia que se le conceder a cada sucursal. Las normas y
procedimientos generales de la Empresa en s, sern siempre los mismos
que se aplicaran en las sucursales, pero puede delegarse en ellas toda la
autoridad que se requiera para la administracin de sus propias
operaciones. El resultado de las operaciones de las sucursales, ser
evaluado de acuerdo con sus Estados Financieros. Las sucursales pueden
vender o prestar el servicio, facturar, manejar efectivo recibido para
cancelar sus propias compras o gastos (p.7)
La sucursal, por otra parte, puede disfrutar de mayor autonoma a
administrativa a diferencia de la agencia, recibiendo por lo menos, la mayor parte de
sus existencias de la casa matriz y ocupndose de efectuar sus propias ventas. Puede
decidir sobre la concesin de crdito y cobrar sus cuentas, pagando a veces sus
propios gastos. As la sucursal se convierte virtualmente en un establecimiento
independiente, sujeto a la direccin de sus planes por la casa matriz y a las
instrucciones que sta emita relativamente a la contabilidad, estando igualmente
sujeta a inspecciones peridicas.

Castaeda, J. (2002) explica que, existen dos tipos de sucursales:

1.
Sucursales Locales:
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El
establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es
difcil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a
la lejana o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor
servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan
sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas
contables de esta estrategia es que por su cercana, es posible centralizar
diariamente en la casa matriz la informacin generada por cada una de
ellas as como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de
mercancas vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer
compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde
el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy
elevados en los bancos y en inventarios, adems, permite un manejo ms
eficiente delos recursos financieros de la empresa.

2.
Sucursales Extranjeras:
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados
ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aqu
las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la
distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace
indispensable una mayor independencia. (p.8)
Bases legales
Razones para su establecimiento
Segn Diaz, S. (2013):
1.

Inciden en el aumento de las ventas.

2.

Mejoran la prestacin del servicio.

3.

Se mantiene existencias con mayor coeficiente de rotacin.

4.

Se coloca la mercanca de acuerdo a las demandas de la localidad.

Operaciones que realiza

Contabilidad

CASA CENTRAL
La casa central o matriz es la localizacin de la oficina central donde la mayora, o
casi todas, las funciones de una organizacin se concentran. La casa matriz, en
general, alberga a los directivos de una organizacin, que en definitiva son los que
toman las decisiones estratgicas y sealan el rumbo de la organizacin. El trmino es
usado especialmente con relacin a organizaciones militares o grandes corporaciones.
Perez, O. (s.f) dice:
Es la empresa duea de otra u otras empresas, es la duea de la Agencia
o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones,
abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio. (p.1)

Funciones

Administracin y distribucin de mercanca a las agencias y sucursales.

Financiamiento econmico entre las diferentes agencias y sucursales.

Establecer objetivos comunes y orientacin para el cumplimiento y logro

entre las agencias y sucursales

Control de operaciones

Contabilidad
La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en
su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones,
informacin estadstica de carcter administrativo as como otros datos de relevancia.
Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de
agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o
agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o
agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de
inventarios perpetuos.
Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control
especial de la mercanca en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada
por la casa matriz.

Si la mercanca que se enva a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida

por ste, el importe de los fletes, seguros y dems gastos acarreados por el envo
deben razonarse como gastos de ventas.

Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin

deben ser considerados parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un
control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del
agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a
realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea determinar las utilidades
netas.

Registro y control de la propiedad, planta y equipos utilizados por sucursales

Las propiedades, plantas y equipos son activos de empresa, para usarlos en
produccin de bienes y servicios, arrendados a terceros o para uso y de los cuales se
espera una duracin de ms de un periodo.
Un activo debe ser reconocido como parte del rubro cuando es probable que ste
provea a la empresa beneficios econmicos futuros y cuando su costo pueda ser
cuantificado confiablemente.
Estos deben ser registrados y mantenidos a costo de adquisicin o construccin,
incluidos los derechos de importacin e impuestos no recuperables respecto de la
compra, y deben presentarse rebajados de su correspondiente depreciacin
acumulada.
Las mejoras en propiedad, planta y equipos se suman a su valor en libro cuando es
probable que se generen beneficios econmicos futuros en exceso de los ya
obtenidos.

Asientos de ajustes y eliminacin

1.- Ventas

$ 375,000.00
Costo de ventas

2.- Ventas

$ 375,000.00

$ 160,000.00
Prdida y Ganancias

3.- Prdidas y Ganancias

$ 160,000.00

$ 119,000.00

Gastos de venta

$ 55,500.00

Gastos de admn.

$ 61,000.00

Gastos financieros

$ 2,500.00

4.-Sucursal cuenta de inversin

75,648.00

Prdidas y Ganancias Suc.

5.- Sucursal cuenta corriente

$ 75,648.00

14,500.00

Sucursal cuenta de inversin

6.- Prdidas y Ganancias Plaza

Prdidas y ganancias Sucursal
Utilidad del ejercicio

$ 14,500.00

$
$

41,000.00
75,648.00
$ 116,648.00

Las eliminaciones de los saldos recprocos y de las operaciones entre compaas que
impliquen realizacin de utilidades, duplicacin de costos de ventas, etc., en buen
juicio sujeto al principio de consolidacin de estados financieros, deben eliminarse para
evitar duplicar informacin en los estados consolidados.
Inversiones. La memoria de las inversiones que hizo la Casa Matriz, est compuesta
por los siguientes elementos:
En la CASA MATRIZ

En la COMPAA FILIAL

1205 Inversiones: Acciones

Adquisicin del grupo de 9.000

Patrimonio en la Filial
Aportes de capital

cuotas de capital
Utilidades en la Filial
Revalorizacin patrimonio
Ajustes integrales
Total inversiones

Reservas obligatorias
3.000
Utilidades del ejercicio
1.000
Revalorizacin patrimonio 1.800

1.000
1.800
1.800
13.600

Total patrimonio

6.000

11.800

La diferencia entre las cuentas recprocas entre la compaa Casa Matriz y la Filial,
resulta de los ajustes integrales por inflacin aplicados en la Casa Matriz de acuerdo a
las normas de contabilidad para este tipo de inversiones.
Para eliminar ese mayor valor se hace contra la cuenta de ajustes por inflacin que est
consolidado en la cuenta de resultados de la matriz.
La hoja de trabajo debe considerar la siguiente eliminacin que se plantea como
registro de contabilidad, pero que no requiere registros en los libros de contabilidad, en
ninguna de las compaas.
Cdigo
3115
3305

Cuenta
Capital social
Reservas obligatorias

Dbito
6.000
3.000

Crdito

3405
Revalorizacin patrimonial
3605
Utilidades del ejercicio (Filial)
3605
Utilidades del ejercicio. (Matriz)
1205
Inversiones. Acciones
Registra la eliminacin de cuentas recprocas

1.800
1.000
1.800
13.600

Con este registro planteado en la hoja de trabajo, las cuentas recprocas de inversiones
en la Casa Matriz contra las cuentas de patrimonio de la Filial, quedan en ceros.

Estados financieros combinados de la casa central y sucursales

Son un nico conjunto de estados financieros de dos o ms entidades controladas por
un nico inversor. Combinar estados financieros significa presentar la informacin
contable de dos empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y
el Balance General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado
financiero para las dos empresas.
Para efectuar la combinacin de ambos estados financieros, debe previamente
prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas recprocas entre
ambas. Esto con el objetivo de presentar la informacin real y no estados financieros
de conjunto engaoso o fuera de la realidad

Cuenta
Caja
Bancos
Deudores
clientes
Vinc. Econ.
Sucur. Efec
Vinc. Econ.
Sucur. Mcia
Deudores varios
Inv. Inicial
Terrenos
Edificios
Proveedores

Casa matriz

Sucursal

Debe

Deber

Haber

15.000
100.00
0

7.500

30.000

8.000

Haber

Eliminaciones

Estado de resultados

Balance general

Deber

Debe

Debe

Haber

Haber

Haber

22.500
100.000
38.000

5.000

5.000

10.000

10.000

20.000
40.000
50.000
150.00
0

40.000

20.000
0
50.000
150.000

10.00

2.500

12.500

0
Prov. Casa
matriz
Cuentas por
pagar casa mat

300.0
00
67.00
0
180.0
00

Capital social
Utilidades
retenidas
Ventas
Compras

160.00
0

10.000

10.000

5.000

5.000

0
0
67.000

10.00
0

170.000

50.00
0

Despacho a
sucursales
Despacho de
casa matriz
Gastos

27.000

Subtotales

607.00
0

250.00
0

70.000

_____
__
607.0
00

50.000
50.00
0
12.00
0
87.50
0

0
50.000

0
39.000

_____
_

______
_

_____
_

87.500

65.000

65.000

Inventario final.
Matriz $50.000
sucurs $20.000

______
_

Subtotales

249.000

Utilidad del
ejercicio

71.000

Sumas iguales

320.000

CONCLUSION

70.000
320.00
0
______
_
320.00
0

_______

71.000

450.500

450.50
0

Al culminar el trabajo de investigacin se pudo conocer de un tema tan

importante para todo administrador como son, las agencias y sucursales y su
contabilizacin de cuentas cada una de estas y su casa central. Se concluy que es una
forma de crecimiento de una empresa a travs de adquisiciones de otras entidades,
que no constituyen una entidad jurdica separada, en donde existe una matriz que las
controla o dirige. Para poder entender esta expansin interna, se partir de la
definicin de sucursal como rgano subordinado que depende econmicamente de
otra principal denominada matriz, del cual forma parte y tiene su misma razn o
denominacin social, aunque situada en una regin diferente. Las sucursales se
originan como consecuencia de la descentralizacin de operaciones causada por la
buena marcha de las actividades, entendida como un alto volumen de operaciones
fuera del domicilio de una sociedad, que constituyen la finalidad de la misma; la cual
fija establecimientos permanentes para continuar realizando su objeto en lugares
distintos al domicilio fiscal, sea dentro o fuera del pas. Son muchas las operaciones
que se pueden hacer entre la casa matriz y las subsidiarias y viceversa, tales como
envo de mercancas, emisin de bonos, prstamos entre compaas, traspaso de
bienes.

REFERENCIAS BIBLOGRFICAS

Bejarano, M. (2012). Agencias y Sucursales. Edicin Generalidades.

Barrera L. (2010). Consolidacin de estados financieros. [Consulta: 2015, Mayo]
Edicin electrnica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2010a/657/
Castaeda, J. (2002). Fusin de sociedades. Trabajo de investigacin no publicado,
Universidad Pedaggica Experimental Libertador. [Consulta: 2015, Mayo] Edicin
electrnica
gratuita.
Texto
completo
en:
http://es.slideshare.net/joselyn091/referencias-7453002
Diaz, S. (2013). Agencias y sucursales. [Consulta: 2015, Mayo] Edicin electrnica
gratuita.
Texto
completo
en:
https://www.google.co.ve/url?
sa=t&rct=j&q=&rja&uact=8&ved=0CCkQFjAC&url=http%3A%2F
%2Fzorayadiaz.bligoo.es%2Fmedia%2Fusers%2F21%
Perez, O. (s.f). Agencias y Sucursales. [Consulta: 2015, Mayo] Edicin electrnica
gratuita. Texto completo en: http://www.galeon.com/contausac/index.html