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MANUAL DE USUARIO Adquisición Bienes y Servicios Elaborado por: Rosalba Aguilar / Daniela Barreto Fecha:

MANUAL DE USUARIO

Adquisición Bienes y Servicios

Elaborado por: Rosalba Aguilar / Daniela Barreto Fecha: 02/04/2014

Indice

Indice 1 SOLICITUDES DE PEDIDO   2 1.1 C REAR S OLICITUD DE P EDIDO M

1 SOLICITUDES DE PEDIDO

 

2

1.1 CREAR SOLICITUD DE PEDIDO MATERIALES

3

1.2 CREAR SOLICITUD DE PEDIDO SERVICIOS

8

1.3 MODIFICAR SOLICITUD

DE PEDIDO

13

1.4 VISUALIZAR SOLICITUD

DE PEDIDO

15

1.5 BORRAR SOLICITUD DE PEDIDO

17

1.6 CREAR SOLICITUD DE PEDIDO CON REFERENCIA A CONTRATOS

20

1.7 REPORTES PARA SOLICITUD DE PEDIDO

27

1.7.1 Lista Solicitud de Pedido General

27

1.7.2 Transacciones adicionales para reportes de Solicitud de Pedido

34

1.8

ASIGNAR COMPRADOR A SOLICITUD DE PEDIDO

35

2 CONTRATOS

 

38

2.1 CREAR CONTRATO

39

2.2 MODIFICAR CONTRATO MARCO

47

2.3 VISUALIZAR CONTRATO MARCO

50

3 CREAR PEDIDOS

52

3.1.1 Crear Pedidos de Materiales

53

3.1.2 Crear Pedidos de Servicios

60

3.1.3 Crear Pedidos con Referencia a Contrato Marco

66

3.2

MODIFICAR PEDIDOS

68

3.2.1

Modificar Pedidos de Material

68

3.3

VISUALIZACIÓN PEDIDOS

70

1 Solicitudes de Pedido

1 Solicitudes de Pedido Objetivo El objetivo es explicar la forma de crear las solicitudes de

Objetivo

El objetivo es explicar la forma de crear las solicitudes de pedido para la compra de bienes y servicios.

Una solicitud de pedido es una petición u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Puede satisfacerse mediante pedidos o contratos marcos a más largo plazo.

Se trata de un documento interno: no se utiliza fuera de la empresa

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales y servicios

Prerrequisitos

Se pueden crear las solicitudes de pedido directa o indirectamente. Veamos:

"Directamente" significa que cualquier usuario con acceso al sistema SAP y a la transacción registra una solicitud de pedido manualmente ingresando la información requerida, es decir que determina qué y cuánto debe pedirse, y la fecha de entrega.

"Indirectamente" significa que la solicitud de pedido se inicia mediante:

Planificación de necesidades sobre consumo, que propone materiales que deben pedirse basándose en el consumo anterior o en las cifras de consumo y niveles de stock existentes. La cantidad de pedido y la fecha de entrega se determinan automáticamente.

Desde un proyecto

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Solicitud de Pedido Crear

Código de Transacción

ME51N Crear Solicitudes de Pedido

Clases de solicitud de pedido IMPORTANTE El manual mostrará por separado como se crean las

Clases de solicitud de pedido

Clases de solicitud de pedido IMPORTANTE El manual mostrará por separado como se crean las necesidades

IMPORTANTE

El manual mostrará por separado como se crean las necesidades de compra para bienes y servicios para un mejor entendimiento.

GEOPARK; creará la necesidad en un solo documento Solicitud de Pedido.

1.1 Crear Solicitud de Pedido Materiales

Al hacer doble clic en

Crear Solicitud de Pedido Materiales Al hacer doble clic en o al ingresar el código, accederá

o al ingresar el código,

accederá a la siguiente pantalla:

Crear Solicitud de Pedido Materiales Al hacer doble clic en o al ingresar el código, accederá

Datos de cabecera

Datos de cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de pedido” para escoger a clase
Datos de cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de pedido” para escoger a clase
Datos de cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de pedido” para escoger a clase

Se selecciona Solicitud de Pedido.

“ZSPG Solicitud de pedido” para escoger

a clase de

En esta pantalla el usuario debe registrar los campos que se describen en la siguiente tabla:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Clase de

   

Documento

R

Aplica para las diferentes estrategias de negociación.

   

Nota de Cabecera_ Los campos textos sirven al usuario para describir en detalle

Textos

O

características de la necesidad (Objeto de la adquisición). Este campo tiene una longitud de 264 caracteres.

Datos de Posición

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

tiene una longitud de 264 caracteres. Datos de Posición En esta pantalla el usuario debe registrar
Campo R / O   Descripción / Comentarios     Indica el objeto de costo

Campo

R / O

 

Descripción / Comentarios

   

Indica el objeto de costo al que se imputará la adquisición (centro de costo, AFE, etc.).

Las clases de imputación definidas son:

P

Proyecto

Tipo de

O

F

Orden

Imputación

Q

Stock de Proyecto

 

A

Activo Fijo

Y

Activo para proyecto

   

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición.Las clases de posición definidas son:

Tipo de

O

 

“ “

Normal

posición

C

Consignación

 

F

Servicio

Material

O

Es el código que distingue un Material con propiedades específicas.

Texto Breve

O

Este campo traduce el código del material anteriormente descrito, con características especiales.

   

Indica la cantidad (número de artículos,) que debe ser pedida según la

Cantidad

R

necesidad. Este campo tiene una extensión de 11 caracteres .

   

Indica la unidad de medida en la que se debe pedir el material solicitado;

Unidad de

Medida

O

dependiendo del material seleccionado se alimenta automáticamente la unidad de medida. Para servicios aplica EA.

   

Fecha tentativa en la que el proveedor estima que será entregado el material,

Fecha de

esta fecha se tendrá en cuenta en la evaluación automática de pedidos de compra de materiales. Evaluación automática de pedidos de compra de materiales.

Entrega

R

Grupo

O

Es el grupo definido en compras que agrupa varios materiales con las mismas propiedades.

Artículos

Centro

R

Es la clave que identifica de manera unívoca el centro logístico de donde surge la necesidad de adquisición.

Grupo de

 

Corresponde a la clave del grupo de que requiere la adquisición del bien, el cual dispara la estrategia de aprobación en pedidos y contratos.

Compras

R

Solicitante

O

Especifica persona física que realiza la solicitud. Este campo tiene una extensión de 12 caracteres

No.

 

Este campo se llenará por el área de compras indicando el usuario de compras que deberá tratar la solicitud de pedido.

Necesidad

O

Organizació

R

Registre la organización de compras de acuerdo a la sociedad.

n compras

Ej. Colombia 2000 / Argentina 4000

Detalle de Posición Carpeta de Valoración Campo R / Descripción / Comentarios O Precio Valor
Detalle de Posición Carpeta de Valoración Campo R / Descripción / Comentarios O Precio Valor

Detalle de Posición

Detalle de Posición Carpeta de Valoración Campo R / Descripción / Comentarios O Precio Valor R

Carpeta de Valoración

Campo

R /

Descripción / Comentarios

O

Precio Valor

R

Especifica el precio por cantidad base del material solicitado

   

Identifica unívocamente los stocks de un material valorados por separado.

Clase de valoración

O

La valoración solo es requerida para los materiales con valoración separada, como en el caso de los repuestos.

R= Requerido

O= Opcional

Carpeta Texto

Carpeta Texto En esta carpeta se diligencian los diferentes textos que se consideran deben registrarse. Ej.
Carpeta Texto En esta carpeta se diligencian los diferentes textos que se consideran deben registrarse. Ej.

En esta carpeta se diligencian los diferentes textos que se consideran deben registrarse.

Ej. El texto pedido de compra, trae la descripción “texto pedido de compra” registrado en el material, es importante mencionar que aunque no se trata de un campo obligatorio los procesos establecidos en la implementación de este ERP exige que en la elaboración de Solicitudes de pedido se deban diligenciar siempre estos campos.

Una vez ingresados los datos correspondientes a la necesidad de adquisición, el usuario tiene la opción de verificar si el documento se encuentra sin errores y listo para ser generado. Puede hacerlo haciendo clic

y listo para ser generado. Puede hacerlo haciendo clic sobre el botón “verificar”. Enseguida y de

sobre el botón “verificar”. Enseguida y de acuerdo con la validación que hace el sistema, se genera el siguiente mensaje que le permitirá generar el número de la solicitud de pedido

le permitirá generar el número de la solicitud de pedido En caso contrario, se generará un

En caso contrario, se generará un mensaje de error que le indicará que campos faltan por completar o si los datos ingresados presentan incoherencia. Se procede a realizar las correcciones que le sugiere el mensaje y nuevamente puede realizar el proceso de verificación.

Una vez confirmada la verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado,

verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado, grabar

grabar y el sistema le

verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado, grabar

1.2 Crear Solicitud de Pedido Servicios

1.2 Crear Solicitud de Pedido Servicios Al hacer doble clic en o al ingresar el código,

Al hacer doble clic en

Crear Solicitud de Pedido Servicios Al hacer doble clic en o al ingresar el código, accederá

o al ingresar el código, accederá a la siguiente pantalla:

o al ingresar el código, accederá a la siguiente pantalla: Datos de Cabecera Se selecciona Solicitud

Datos de Cabecera

accederá a la siguiente pantalla: Datos de Cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de
accederá a la siguiente pantalla: Datos de Cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de

Se selecciona Solicitud de Pedido.

“ZSPG Solicitud de pedido” para escoger

a clase de

En esta pantalla el usuario debe registrar los campos que se describen en la siguiente tabla:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Clase de

   

Documento

R

Aplica para las diferentes estrategias de negociación.

   

Nota de Cabecera_ Los campos textos sirven al usuario para describir en detalle

Textos

O

características de la necesidad (Objeto de la adquisición). Este campo tiene una longitud de 264 caracteres.

Datos de Posición En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: En esta

Datos de Posición

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: En esta pantalla el usuario debe registrar los

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

   

Indica el objeto de costo al que se imputará la adquisición (centro de costo, AFE, etc.).

Las clases de imputación definidas son:

P

Proyecto

Tipo de

O

F

Orden

Imputación

Q

Stock de Proyecto

 

A

Activo Fijo

Y

Activo para proyecto

Tipo de

O

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición, para el caso de servicios debe ser siempre F Servicio

posición

   

Para solicitudes de pedido de servicios debe incluirse la descripción breve del servicio

Texto Breve

O

requerido. Esta se registra de forma manual a diferencia de los documentos de materiales

Cantidad

R

Se coloca 1 porque la cantidad a solicitar como servicio se ingresa a nivel de línea de servicio

Unidad de

   

Medida

O

Para el caso de servicios, la unidad de medida empleada en este documento es UA.

Fecha de

   

Entrega

R

Fecha prevista en la que se debe prestar el servicio.

Grupo

O

Es el grupo definido en compras que agrupa varios materiales con las mismas propiedades.

Artículos

Centro

R

Es la clave que identifica de manera unívoca el centro logístico de donde surge la necesidad de adquisición.

Grupo de

R

Corresponde a la clave del grupo de que requiere la adquisición del bien, el cual dispara la estrategia de aprobación en pedidos ycontratos.

Compras

Solicitante

O

Especifica persona física que realiza la solicitud. Este campo tiene una extensión

    de 12 caracteres No. Necesidad O Este campo se llenará por el área
   

de 12 caracteres

No. Necesidad

O

Este campo se llenará por el área de compras indicando el usuario de compras que deberá tratar la solicitud de pedido.

Organización

R

Registre la organización de compras de acuerdo a la sociedad.

de compras

Ej. Colombia 2000 / Argentina 4000

de compras Ej. Colombia 2000 / Argentina 4000 Carpeta de Servicios En esta carpeta el usuario

Carpeta de Servicios

Ej. Colombia 2000 / Argentina 4000 Carpeta de Servicios En esta carpeta el usuario debe diligenciar

En esta carpeta el usuario debe diligenciar los campos que se describen en la siguiente tabla,

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Número de

 

Este campo indica el número del registro maestro de servicios que desea

Servicio

R

registrar, modificar o visualizar. para confirmar el servicio.

Recuerde utilizar las ayudas de búsqueda

Cantidad

R

En este campo debe indicar la cantidad con relación al servicio que debe ser prestada por el proveedor.

Precio Bruto

R

Valor del servicio por unidad prestada.

R= Requerido

O= Opcional

P ara realizar la busqueda de servicios en la elaboracion de solicitudes de pedidos el

Para realizar la busqueda de servicios en la elaboracion de solicitudes de pedidos el usuario estando en la celda de No de servicio despliegue las opciones de ayuda ya sea activando el Match Code o con la tecla F4, a pareceran las siguientes opciones de busqueda:

tecla F4, a pareceran las siguientes opciones de busqueda: Recordemos que podemos desplegar mas opciones de

Recordemos que podemos desplegar mas opciones de busqueda desplegando el boton

desplegar mas opciones de busqueda desplegando el boton . De acuerdo a la opcion que seleccionemos
.
.

De acuerdo a la opcion que seleccionemos podemos determinar los objetos de busqueda, en todas podemos hacer referencia a un texto clave que nos desplegara los servicios realcionados asi:

clave que nos desplegara los servicios realcionados asi: Se deplegaran los siguientes servicios relacionados al texto

Se deplegaran los siguientes servicios relacionados al texto descrito.

los siguientes servicios relacionados al texto descrito. Del cual podremos seleccionar al cual desemos realizar la

Del cual podremos seleccionar al cual desemos realizar la imputacion.

Carpeta Textos

Carpeta Textos En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: Campo R / O
Carpeta Textos En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: Campo R / O

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Textos pedido de material

O

Cada tipo de texto pedido de material permite al usuario ampliar o incluir la información del servicio que considere necesaria.

R= Requerido

O= Opcional

Es importante mencionar que aunque no se trata de un campo obligatorio los procesos establecidos en la implementación de este ERP exige que en la elaboración de Solicitudes de pedido se deban diligenciar siempre estos campos.

Una vez ingresados los datos correspondientes a la necesidad de adquisición, el usuario tiene la opción de verificar si el documento se encuentra sin errores y listo para ser generado. Puede hacerlo haciendo clic

y listo para ser generado. Puede hacerlo haciendo clic sobre el botón “verificar”. Enseguida y de

sobre el botón “verificar”. Enseguida y de acuerdo con la validación que hace el sistema, se genera el siguiente mensaje que le permitirá generar el número de la solicitud de pedido

le permitirá generar el número de la solicitud de pedido En caso contrario, se generará un

En caso contrario, se generará un mensaje de error que le indicará que campos faltan por completar o si los datos ingresados presentan incoherencia. Se procede a realizar las correcciones que le sugiere el mensaje y nuevamente puede realizar el proceso de verificación.

Una vez confirmada la verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado.

verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado. grabar

grabar y el sistema le

verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado. grabar

1.3 Modificar Solicitud de Pedido

1.3 Modificar Solicitud de Pedido Objetivo El objetivo es explicar la forma de modificar las solicitudes

Objetivo

El objetivo es explicar la forma de modificar las solicitudes de pedido de materiales

y servicios

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales o Servicios

Prerrequisitos

Solicitud de pedido creada previamente.

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Solicitud de Pedido Modificar

Código de Transacción

ME52N Modificar Solicitudes de Pedido

Documento de Instrucción

Al ingresar a la transacción, el sistema trae la última solicitud de pedido generada. Para modificar una

la última solicitud de pedido generada. Para modificar una solicitud diferente, haga clic sobre el icono

solicitud diferente, haga clic sobre el icono e ingrese el número de la solicitud de pedido servicio que desea modificar.

En caso de no conocer el número de solicitud de pedido desplegar la opcion

el número de solicitud de pedido desplegar la opcion , él nos desplegara el siguiente menú

, él nos desplegara el siguiente menú

desplegar la opcion , él nos desplegara el siguiente menú cual seleccionaremos el icono el cual

cual seleccionaremos el icono

desplegara el siguiente menú cual seleccionaremos el icono el cual nos desplegara el siguiente cuadro .

el cual nos desplegara el siguiente cuadro.

el icono el cual nos desplegara el siguiente cuadro . , en el Seleccionamos la opción

, en el

Seleccionamos la opción de solicitudes de pedido el cual arroja la siguiente ventana

La cual nos permitirá buscar la Solped por centro, Grupo de Artículos etc. Una vez
La cual nos permitirá buscar la Solped por centro, Grupo de Artículos etc. Una vez

La cual nos permitirá buscar la Solped por centro, Grupo de Artículos etc.

Una vez identificado el número de la Solped veremos la siguiente pantalla:

el número de la Solped veremos la siguiente pantalla: Se realizan los cambios requeridos en los

Se realizan los cambios requeridos en los campos habilitados en fondo blanco. Los campos en fondo gris no están habilitados para realizar cambios.

Ejemplo: Modificación en el campo cantidad:

Una vez modificados los datos, se hace click en

Modificación en el campo cantidad: Una vez modificados los datos, se hace click en para grabar

para grabar y aparecerá el mensaje

Modificación en el campo cantidad: Una vez modificados los datos, se hace click en para grabar

1.4 Visualizar Solicitud de Pedido

1.4 Visualizar Solicitud de Pedido Objetivo El objetivo es explicar la forma de visualizar las solicitudes

Objetivo

El objetivo es explicar la forma de visualizar las solicitudes de pedido de materiales

y servicios

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales o Servicios

Prerrequisitos

Solicitud de pedido creada previamente

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Solicitud de Pedido Visualizar

Código de Transacción

ME53N Visualizar Solicitudes de Pedido

Documento de Instrucción

Al ingresar a la transacción, el sistema trae la última solicitud de pedido generada. Para visualizar una

la última solicitud de pedido generada. Para visualizar una solicitud diferente, haga clic sobre el icono

solicitud diferente, haga clic sobre el icono e ingrese el número de la solicitud de pedido servicio que desea visualizar.

En caso de no conocer la solicitud de pedido recordemos que tenemos las demás opciones de búsqueda desplegando las opciones.

que tenemos las demás opciones de búsqueda desplegando las opciones. Una vez identificada la Solped procedemos

Una vez identificada la Solped procedemos así:

Se puede ver en el campo Cantidad que el número ha sido modificado y registrado.
Se puede ver en el campo Cantidad que el número ha sido modificado y registrado.

Se puede ver en el campo Cantidad que el número ha sido modificado y registrado.

Nota: A través de esta transacción (ME53N), el usuario puede modificar los campos que sean

(ME53N), el usuario puede modificar los campos que sean habilitados para ello, haciendo clic sobre el

habilitados para ello, haciendo clic sobre el icono . Esta opción aplica solo para los usuarios cuyo rol permita la modificación de Solicitud de Pedido.

1.5 Borrar Solicitud de Pedido

1.5 Borrar Solicitud de Pedido Objetivo El objetivo es explicar la forma de borrar ítems de

Objetivo

El objetivo es explicar la forma de borrar ítems de las solicitudes de pedido de materiales

y servicios

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales o Servicios

Prerrequisitos

Solicitud de pedido creada previamente.

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Solicitud de Pedido Modificar

Código de Transacción

ME52N Modificar Solicitudes de Pedido

Documento de Instrucción

Al ingresar a la transacción, el sistema trae la última solicitud de pedido generada. Para modificar una

la última solicitud de pedido generada. Para modificar una solicitud diferente, haga clic sobre el icono

solicitud diferente, haga clic sobre el icono e ingrese el número de la solicitud de pedido servicio que desea modificar.

En caso de no conocer el número de solicitud de pedido desplegar la opcion

el número de solicitud de pedido desplegar la opcion , él nos desplegara el siguiente menú

, él nos desplegara el siguiente menú

desplegar la opcion , él nos desplegara el siguiente menú cual seleccionaremos el icono el cual

cual seleccionaremos el icono

desplegara el siguiente menú cual seleccionaremos el icono el cual nos desplegara el siguiente cuadro. ,

el cual nos desplegara el siguiente cuadro.

el icono el cual nos desplegara el siguiente cuadro. , en el Seleccionamos la opción de

, en el

Seleccionamos la opción de solicitudes de pedido el cual arroja la siguiente ventana

La cual nos permitirá buscar la Solped por centro, Grupo de Artículos etc. Una vez
La cual nos permitirá buscar la Solped por centro, Grupo de Artículos etc. Una vez

La cual nos permitirá buscar la Solped por centro, Grupo de Artículos etc.

Una vez identificado el número de la Solped veremos la siguiente pantalla:

el número de la Solped veremos la siguiente pantalla: Se realizan los cambios requeridos en los

Se realizan los cambios requeridos en los campos habilitados en fondo blanco. Los campos en fondo gris no están habilitados para realizar cambios.

Se selecciona toda la fila donde está la información y se le da click al
Se selecciona toda la fila donde está la información y se le da click al

Se selecciona toda la fila donde está la información y se le da click al botón mensaje de aviso,

, luego aparecerá un

da click al botón mensaje de aviso , , luego aparecerá un Se selecciona Sí en

Se selecciona Sí en el mensaje de aviso y en el campo Status aparecerá el icono

el mensaje de aviso y en el campo Status aparecerá el icono Luego, se hace click
el mensaje de aviso y en el campo Status aparecerá el icono Luego, se hace click

Luego, se hace click en

el campo Status aparecerá el icono Luego, se hace click en y aparecerá el mensaje Para

y aparecerá el mensaje

el icono Luego, se hace click en y aparecerá el mensaje Para anular el borrado se

Para anular el borrado se da click en

se hace click en y aparecerá el mensaje Para anular el borrado se da click en
se hace click en y aparecerá el mensaje Para anular el borrado se da click en

y se escoge “Anular Supresión y se graba

se hace click en y aparecerá el mensaje Para anular el borrado se da click en
1.6 Crear Solicitud de Pedido con referencia a Contratos Al hacer doble clic en o

1.6 Crear Solicitud de Pedido con referencia a Contratos

Al hacer doble clic en

de Pedido con referencia a Contratos Al hacer doble clic en o al ingresar el código,

o al ingresar el código, accederá a la siguiente pantalla:

o al ingresar el código, accederá a la siguiente pantalla: Datos de Cabecera Se selecciona Solicitud

Datos de Cabecera

accederá a la siguiente pantalla: Datos de Cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de
accederá a la siguiente pantalla: Datos de Cabecera Se selecciona Solicitud de Pedido. “ZSPG Solicitud de

Se selecciona Solicitud de Pedido.

“ZSPG Solicitud de pedido” para escoger

a clase de

En esta pantalla el usuario debe registrar los campos que se describen en la siguiente tabla:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Clase de

   

Documento

R

Aplica para las diferentes estrategias de negociación.

   

Nota de Cabecera_ Los campos textos sirven al usuario para describir en detalle

Textos

O

características de la necesidad (Objeto de la adquisición). Este campo tiene una longitud de 264 caracteres.

Datos de Posición En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: En esta

Datos de Posición

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: En esta pantalla el usuario debe registrar los

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

Campo

R / O

 

Descripción / Comentarios

   

Indica el objeto de costo al que se imputará la adquisición (centro de costo, AFE, etc.).

Las clases de imputación definidas son:

 

P

Proyecto

F

Orden

Tipo de

O

Q

Stock de Proyecto

Imputación

A

Activo Fijo

 

Y

Activo para proyecto

El

tipo de imputación U, aplica solo cuando se hace el requerimiento a compras la

primera vez.

 

Cuando se hace solicitud de pedido con referencia a un contrato debe registrar el tipo

y

objeto de imputación

Tipo de

O

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición, para el caso de servicios debe ser siempre F Servicio

posición

   

Para solicitudes de pedido de servicios debe incluirse la descripción breve del servicio

Texto Breve

O

requerido. Esta se registra de forma manual a diferencia de los documentos de materiales

Cantidad

R

Se coloca 1 porque la cantidad a solicitar como servicio se ingresa a nivel de línea d e servicio

Unidad de

O

Para el caso de servicios, la unidad de medida empleada en este documento es UA.

Medida     Fecha de     Entrega R Fecha prevista en la que se

Medida

   

Fecha de

   

Entrega

R

Fecha prevista en la que se debe prestar el servicio.

Grupo

O

Es el grupo definido en compras que agrupa varios materiales con las mismas propiedades.

Artículos

Centro

R

Es la clave que identifica de manera unívoca el centro logístico de donde surge la necesidad de adquisición.

Grupo de

R

Corresponde a la clave del grupo de que requiere la adquisición del bien, el cual dispara la estrategia de aprobación en pedidos ycontratos.

Compras

   

Especifica persona física que realiza la solicitud. Este campo tiene una extensión

Solicitante

O

de 12 caracteres

Registrar el ID usuario GEOPARK de correo electrónico.

   

Este campo se llenará por el área de compras indicando el usuario de compras que

No. Necesidad

O

deberá tratar la solicitud de pedido.

Registrar el ID usuario GEOPARK de correo electrónico.

Organización

R

Registre la organización de compras de acuerdo a la sociedad.

de compras

Ej. Colombia 2000 / Argentina 4000

No contrato

O

Registrar número de contrato sobre el cual se realizará la solicitud de pedido

Posición

 

Registrar número de posición sobre de contrato sobre el cual se realizará la solicitud de pedido

Contrato

O

Registrar número de posición sobre de contrato sobre el cual se realizará la solicitud de pedido

Carpeta de Servicios

Carpeta de Servicios En esta carpeta seleccionar los servicios que se tomaran del contrato de la
Carpeta de Servicios En esta carpeta seleccionar los servicios que se tomaran del contrato de la

En esta carpeta seleccionar los servicios que se tomaran del contrato de la siguiente forma.

Al pulsar la selección de servicio aparare la pantalla donde indica el número de contrato
Al pulsar la selección de servicio aparare la pantalla donde indica el número de contrato

Al pulsar la selección de servicio aparare la pantalla donde indica el número de contrato y posición,

registrada previamente en el detalle de posición, luego pulsar

de contrato y posición, registrada previamente en el detalle de posición, luego pulsar para continuar. Doble

para continuar.

de contrato y posición, registrada previamente en el detalle de posición, luego pulsar para continuar. Doble

Doble click sobre

de contrato y posición, registrada previamente en el detalle de posición, luego pulsar para continuar. Doble
Este proceso se realizar por cada posición del contrato que requiera tomarse. Aplica tambien para
Este proceso se realizar por cada posición del contrato que requiera tomarse. Aplica tambien para

Este proceso se realizar por cada posición del contrato que requiera tomarse. Aplica tambien para compra de materiales con ref a contrato.

En esta carpeta el usuario debe diligenciar los campos que se describen en la siguiente tabla, con referencia al número de contrato y posición registrados en el resumen de posición.

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Cantidad

R

En este campo debe indicar la cantidad con relación al servicio que debe ser prestada por el proveedor.

Precio Bruto

R

Valor del servicio por unidad prestada., que será tomado desde el contrato.

R= Requerido

O= Opcional

Carpeta Textos

Carpeta Textos En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: Campo R / O
Carpeta Textos En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: Campo R / O

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Textos pedido de material

O

Cada tipo de texto pedido de material permite al usuario ampliar o incluir la información del servicio que considere necesaria.

R= Requerido

O= Opcional

Es importante mencionar que aunque no se trata de un campo obligatorio los procesos establecidos en la implementación de este ERP exige que en la elaboración de Solicitudes de pedido se deban diligenciar siempre estos campos.

Una vez ingresados los datos correspondientes a la necesidad de adquisición, el usuario tiene la opción de verificar si el documento se encuentra sin errores y listo para ser generado. P uede hacerlo haciendo clic

y listo para ser generado. P uede hacerlo haciendo clic sobre el botón “verificar”. Enseguida y

sobre el botón “verificar”. Enseguida y de acuerdo con la validación que hace el sistema, se genera el siguiente mensaje que le permitirá generar el número de la solicitud de pedido

le permitirá generar el número de la solicitud de pedido En caso contrario, se generará un

En caso contrario, se generará un mens aje de error que le indicará que campos faltan por completar o si los datos ingresados presentan incoherencia. Se procede a realizar las correcciones que le sugiere el mensaje y nuevamente puede realizar el proceso de verificación.

Una vez confirmada la verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado.

verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado. grabar

grabar y el sistema le

verificación en el documento, hacer clic sobre el icono generará el número del documento creado. grabar

1.7 Reportes para Solicitud de Pedido

1.7 Reportes para Solicitud de Pedido Objetivo El objetivo es explicar la forma de generar reportes

Objetivo

El objetivo es explicar la forma de generar reportes para solicitudes de pedido de materiales servicios

y

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales o Servicios

Prerrequisitos

Solicitud de pedido creada previamente.

1.7.1 Lista Solicitud de Pedido General

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Solicitud de Pedido Visualizar lista / ME5A - General

Logística  Gestión de materiales  Compras  Solicitud de Pedido  Visualizar lista / ME5A
A continuación r equeridos, o pcionales o c ondicionales, así mismo, se explica la utilización

A continuación

requeridos, opcionales o condicionales, así mismo, se explica la utilización del campo y se mu estra el

ejemplo que se sigue en este manual:

se presenta la descripción de la pantalla anterior, donde se explican qué campos son

Campo

R/O/C

Descripción

 

Solicitud de

 

Opcional

Indica una clave alfanumérica que identifica al documento de forma unívoca. Si se conoce el número podrá ser indicado en este campo.

 

Pedido

Grupo de

Opcional

Clave

de

un

comprador

o

grupo

de

compradores

Compras

responsable(s)

para

determinadas

actividades

de

compras

 

Si se conoce el número podrá ser indicado en este campo

Material

 

Opcional

Clave

alfanumérica

que

identifica

el

material de forma

unívoca.

 
   

Si se conoce el número podrá ser indicado en este campo

Grupo

de

Opcional

Clave o partida de la cual se pretende sacar el listado de las solicitudes de pedido

Artículos

Alcance

de

la

Opcional

Parámetro que determina como se edita la lista. Las listas pueden visualizarse, por ejemplo, con una línea sin informaciones detalladas o con varias líneas con informaciones detalladas

Tomar opción ALV.

Lista

Centro

Opcional

Indica la clave de un centro de producción o sucursal dentro de la empresa (es decir, dentro de la sociedad).

Clase de

Opcional

Mediante la clase de documento, es posible diferenciar una solicitud de pedido estándar de una solicitud de pedido para un pedido de traslado, a pesar de que ambos documentos pertenecen al tipo de documento de compras Solicitud de pedido

Documento

 

Tipo

de

Opcional

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición de material o para una posición de servicio

Posición

El tipo de posición controla la selección de campos y si se deben visualizar imágenes de datos adicionales, en caso dado.

V

Traslado

 

F

Servicio

Tipo de

Opcional

Indica si una posición debe liquidarse en una imputación

Imputación

 

auxiliar

(por ejemplo, centro de coste).

 
   

El tipo de imputación especifica qué datos de imputación (por ejemplo, centro de coste, número de cuenta, etc.) son necesarios para la posición

A

Activo fijo

 
    K Centro de coste Q Fabric.indiv.proyec. Fecha de Opcional Fecha en la que
   

K

Centro de coste

Q

Fabric.indiv.proyec.

Fecha

de

Opcional

Fecha en la que se ha de suministrar la mercancía o se ha de prestar el servicio

entrega

Se ofrecen las siguientes posibilidades para indicar los

criterios

de selección de este campo:

Introducir un valor único en este campo.

Introducir un intervalo de valores en este campo y en el campo próximo.

Introducir varios intervalos.

Se visualizarán todos los Documentos de compras que correspondan a sus criterios de selección

Fecha de

Opcional

Indica la fecha en que se liberó o autorizo la solicitud de Pedido.

Liberación

Status de

Opcional

Indica el estado de tratamiento en el que se encuentra la solicitud de pedido, existen varios Status, son los

siguientes:

Tratamiento

N

No tratado

B

Pedido creado

A

Petición de oferta creada

K

Pedido abierto creado

L

Plan de entregas creado

S

Hoja de entrada servicios creada

E

Usted

Podrá sele3ccionar cualquiera de las opciones

antes

mencionadas dependiendo de su criterio de

búsqueda de la información

Stat.trat.sol.ped

Opcional

Indica en qué etapa de tratamiento se halla la solicitud de

pedido:

por ejemplo, En liberación

Las opciones que se tiene son:

01 Versión en tratamiento

02 Activa

03 En proceso de liberación

04 Para liberación general 05 Liberación concluida 08 Liberación rechazada Solicitante Opcional Indicación en
04 Para liberación general 05 Liberación concluida 08 Liberación rechazada Solicitante Opcional Indicación en
04
Para liberación general
05
Liberación concluida
08
Liberación rechazada
Solicitante
Opcional
Indicación en la solicitud de pedido, que especifica para
quien ha de ser solicitado el material o la prestación de
servicio.
Para las Tres Secretarías esta definido c olocar el
nombre del usuario. De búsqueda
Indica la denominación breve del material
Texto Breve
Opcional
De todos los materiales que por ejemplo empiecen con la
palabra *block*,
El sistema desplegara todas las solicitudes de Pedido que
contengan materiales con esa descripción.
Indicador de
Opcional
Especifica según qué criterio de clasificación debe
ordenarse la lista de las solicitudes de pedido.
Clasificación
Puede reclasificar la lista visualizada
Las opciones que se tienen son:
1
Clasificación por número y posición de SolP
2
Clasificación por grupo-compras,
de entrega
material,
fecha
3
Clasificación por número-necesidades, grupo-
compras, centro
4 Clasificación por fecha de liberación y centro
5 Clasificación por grupo de artículos
6 Clasificación
por
centro
y
planificador
de
necesidades
7 Clasificación según material
8 Clasificar por imputación
9 Clasificar por fuente de aprovisionamiento
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar.
Marque el campo si desea que se listen las solicitudes de
Opcional
pedido
que
ya
se
han
asignado
a
una
fuente
de
aprovisionamiento., es decir a un Proveedor en fijo.
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar Opcional Marque el campo si desea que se
serán la opción que deberá de seleccionar Opcional Marque el campo si desea que se
serán la opción que deberá de seleccionar
Opcional
Marque el campo si desea que se visualicen solicitudes
de pedido concluidas (sin cantidades abiertas). Es decir
pendientes de pedido.
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Opcional
Marque el campo si desea que se listen las solicitudes de
pedido parciales.
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Opcional
Marque el campo si desea visualizar las solicitudes de
pedido contenidas en una estrategia de liberación y que
ya se han liberado
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Opcional
Si fija este indicador, se listarán todas las solicitudes de
pedido que se deban liberar completamente
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Opcional
Se fija este indicador si se liberaran las solicitudes de
pedido por posición,
Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca.
Centro de Coste
Opcional
Para
identificar
alguna Secretaria, Coordinaciones
General etc.
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Elemento Pep
Opcional
El elemento PEP es el que se utiliza en todas las compras
de productos que se almacenen las opciones son:
Elemento PEP 08001
08001
ALMACEN
CENTRAL
0800
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Pedido
Opcional
Clave que identifica el Pedido con el que se creo la
solicitud de Pedido.
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Activo Fijo
Opcional
Número de activo Fijo con el que se dio de alta el Activo
en SAP.
Dependiendo de la información como usted la requiera
serán la opción que deberá de seleccionar
Grafo
Opcional
Mediante la entrada de un grafo, por ejemplo, al indicar
presencias, es posible especificar que en Controlling se
provoque un cargo del grafo durante el abono del centro
de coste emisor.Dependiendo de la información como
usted la requiera serán la opción que deberá de
    seleccionar   Número de Opcional Especifica en qué orden se ejecutan las operaciones
   

seleccionar

 

Número de

Opcional

Especifica en qué orden se ejecutan las operaciones de una secuencia

Operación

Dependiendo de la información como usted la requiera serán la opción que deberá de seleccionar

Pedido del Cliente

Opcional

Número

que

identifica

unívocamente

el

documento

comercial

   

Dependiendo de la información como usted la requiera serán la opción que deberá de seleccionar

 

Opcional

Número que identifica unívocamente esta posición en el documento de ventas

Posición de Pedido de Cliente

Dependiendo de la información como usted la requiera serán la opción que deberá de seleccionar

Para continuar con la captura de datos es necesario presionar el siguiente pantalla

botón

de datos es necesario presionar el siguiente pantalla botón o dar enter, para visualizar la La

o dar enter, para visualizar la

el siguiente pantalla botón o dar enter, para visualizar la La información generada en la pantalla

La información generada en la pantalla anterior será de acuerdo a los campos e información que se hayan ingresado antes de ejecutar el reporte. En este caso todos los campos se dejaron vacíos, por lo tanto se genera una vista general de las Solicitudes de Pedido.

Si se desea visualizar una Solicitud de pedido específica, se selecciona el recuadro

de las Solicitudes de Pedido. Si se desea visualizar una Solicitud de pedido específica, se selecciona
Como en la pantalla anterior y se da click en , entonces mostrará la SolPed
Como en la pantalla anterior y se da click en , entonces mostrará la SolPed

Como en la pantalla anterior y se da click en , entonces mostrará la SolPed en código de transacción ME53N Visualizar

en la pantalla anterior y se da click en , entonces mostrará la SolPed en código
1.7.2 Transacciones adicionales para reportes de Solicitud de Pedido     Código de Path Transacción

1.7.2 Transacciones adicionales para reportes de Solicitud de Pedido

   

Código de

Path

Transacción

Ruta Menú

Logística / Gestión de materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Visualizar lista / ME55 Liberación colectiva

ME55

   

Código de

Path

Transacción

Ruta Menú

Logística / Gestión de materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Visualizar lista / Por imputación / ME5K - General

ME5K

   

Código de

Path

Transacción

Ruta Menú

Logística / Gestión de materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Visualizar lista / Por imputación / ME5J Por proyecto

ME5J

   

Código de

Path

Transacción

Ruta Menú

Logística / Gestión de materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Visualizar lista / MSRV2 Por servicio

ME5K

   

Código de

Path

Transacción

Ruta Menú

Logística / Gestión de materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Visualizar lista / ME5R SolPed archivadas

ME5R

   

Código de

Path

Transacción

Ruta Menú

Logística / Gestión de materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Visualizar lista / ME5W Nueva presentación

ME5W

1.8 Asignar comprador a Solicitud de Pedido

1.8 Asignar comprador a Solicitud de Pedido Objetivo El objetivo es explicar la forma de asignar

Objetivo

El objetivo es explicar la forma de asignar compradores a las solicitudes de pedido generadas.

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales o Servicios

Prerrequisitos

Solicitud de pedido creada previamente.

Transacciones

ZMM002 Modificar Tabla Compradores Solicitud de Pedido ZMM001 Asignar comprador a solicitud.

Documento proceso

Asignar comprador en tabla compradores, para ello ejecute la transacción ZMM002.

tabla compradores, para ello ejecute la transacción ZMM002. Para incluir nuevos registros pulse , registre los

Para incluir nuevos registros pulse

la transacción ZMM002. Para incluir nuevos registros pulse , registre los siguientes campos. Campo R /

, registre los siguientes campos.

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Usuario

R

Registrar la clave de usuario SAP, asignada al comprador

País

R

Registrar el código de país, del comprador. Ejemplo: Colombia = CO ; Argentina = AR

Luego pulsar

Luego pulsar ´para guardar cambios.

´para guardar cambios.

Asignación comprador a Solicitud de Pedido ZMM001.

Registre como parametro de selección el código de centro logistico. No olvide utilizar las ayudas
Registre como parametro de selección el código de centro logistico. No olvide utilizar las ayudas

Registre como parametro de selección el código de centro logistico. No olvide utilizar las ayudas de busqueda.

Luego pulsar

No olvide utilizar las ayudas de busqueda. Luego pulsar para iniciar selección. Diligenciar las dos columnas

para iniciar selección.

ayudas de busqueda. Luego pulsar para iniciar selección. Diligenciar las dos columnas señaladas. Para ello: Marcar

Diligenciar las dos columnas señaladas. Para ello:

Marcar la caja OK, en el numero de posición. Seleccione con la ayuda los compradores asignados al Colombia.

con la ayuda los compradores asignados al Colombia. La lista solo muestra los compradores asignados a

La lista solo muestra los compradores asignados a Colombia. Seleccione el codigo de comprador y luego pulsar para confirmar selección.

muestra los compradores asignados a Colombia. Seleccione el codigo de comprador y luego pulsar para confirmar
Una vez asignados los compradores, pulsar para guardar los cambios. Confirmar actualización. En este momento
Una vez asignados los compradores, pulsar para guardar los cambios.
Una vez asignados los compradores, pulsar
para guardar los cambios.
asignados los compradores, pulsar para guardar los cambios. Confirmar actualización. En este momento registra el

Confirmar actualización. En este momento registra el comprador en el campo No, Necesidad de cada posicion de solicitud de pedido seleccionada.

2

Contratos

2 Contratos Objetivo El objetivo es explicar el proceso de creación de un Contrato Marco relativo

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de creación de un Contrato Marco relativo al suministro de materiales y servicios que se utiliza como acuerdos de compra a largo plazo con proveedores.

Iniciador del Proceso

Requerimientos de Compras de Materiales, regido bajo lista de precios

Prerrequisitos

Un contrato Marco es un contrato a más largo plazo entre una organización de compras y un proveedor relativo al suministro de materiales o a la prestación de servicios dentro de un período determinado según unas condiciones y unos términos predefinidos.

Como en el caso de otros documentos de compras, la estructura del Contrato Marco contiene los siguientes elementos:

Cabecera de documento, donde se consigna la información relativa al acuerdo completo, como por ejemplo: información del proveedor, condiciones de pago, fechas de inicio y fin del contrato, valor previsto para el contrato, entre otros.

Posiciones, se confirma los materiales y/o servicios a adquirir, así como la cantidad, precio, fecha de entrega, entre otros.

Textos, en los contratos existen dos clases de texto: texto de cabecera y texto de posición. Estos textos también se dividen en clases de texto (por ejemplo, normas de envío e instrucciones de entrega). La clase de texto determina la secuencia de impresión para la impresión del documento.

Existen dos clases de contrato en SAP:

o

Abierto en valor; el control lo realiza hasta llegar al valor total previsto de negociación.

o

Abierto en cantidad; el control lo realiza hasta completar las cantidades pedidas por posición y el valor total previsto de negociación.

Los documentos generados contra el contrato se denominan “orden de entrega”.

2.1 Crear contrato

2.1 Crear contrato Ruta de Menú Logística  Gestión de materiales  Compras  Contrato Marco

Ruta de Menú

Logística Gestión de materialesCompras Contrato Marco Pedido Abierto Crear

Código de Transacción

ME31K Crear

Clases de Contrato

Crear Código de Transacción ME31K – Crear Clases de Contrato Documento de Instrucción Se ingresa a

Documento de Instrucción

Se ingresa a la pantalla

:

Crear Código de Transacción ME31K – Crear Clases de Contrato Documento de Instrucción Se ingresa a

Crear Pedido Abierto: Acceso

Crear Pedido Abierto: Acceso Para ingresar la información correspondiente en esta pantalla tenga en cuenta la
Crear Pedido Abierto: Acceso Para ingresar la información correspondiente en esta pantalla tenga en cuenta la

Para ingresar la información correspondiente en esta pantalla tenga en cuenta la información del siguiente recuadro.

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

 
   

Digite el proveedor con el que se realizó el acuerdo de compras. Tenga en

Proveedor

R

cuenta

la organización de compras

para la

que fue creado

el

proveedor

(2000-Colombia,

4000-Argentiba).

En

caso

de

no

conocer

el

código

del

proveedor, utilice las ayudas de búsqueda.

 
   

Corresponde a los diferentes tipos de contrato definidos por la Compañía

 

Clase de

contrato de

Bienes

R

para la negociación de bienes: ZWK, ZMK.

la forma que adoptará el contrato de acuerdo con el tipo de adquisición negociada.

Seleccione la clave que identifica

Contrato

R

Número del contrato marco. (INTERNA)

 

Org. de

R

Un contrato marco debe estar asignado a una organización de compras que sea responsable de cara a la negociación hecha con el proveedor.

 

Compras

Grupo de

 

Corresponde a la clave del grupo de compras responsable para determinadas la estrategia de liberación.

Compras

R

Tipo de

O

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición de material. (N=Normal; F=Servicio)

 

Posición

Tipo

O

Indica el objeto de costo al que se imputará la adquisición (centro de costo, AFE, etc.).

 

Imputación

   

Es la clave que identifica de manera unívoca el centro logístico que debe

 

Centro

R

recibir la mercancía. Para contratos corporativos, se recomienda dejar este campo vacío.

Almacén

R

Número del almacén en el que se almacena el material incluido en el contrato. Se recomienda dejar este campo vacío.

 

R= Requerido

O= Opcional

Importante: Un contrato puede tener diferentes orígenes por tanto puede realizarse en forma directa o

Importante:

Un contrato puede tener diferentes orígenes por tanto puede realizarse en forma directa o con referencia a solicitud de pedido o petición de oferta.

Desde el comité de compras se puede pactar directamente un contrato con un proveedor.

Ejemplo: contrato directo.

Crear Pedido Abierto: Datos de cabecera

Tenga en cuenta que cada pantalla maneja campos que pueden ser: requeridos, opcionales o

solicitados. Los campos requeridos se identifican porque están marcados como solo hasta que el usuario registre información podrá avanzar a la siguiente pantalla.

información podrá avanzar a la siguiente pantalla. y para este caso, En esta pantalla el usuario

y para este caso,

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

   

Inicio del tiempo de ejecución acordado de un contrato marco. El

Inicio periodo

sistema le trae por defecto la fecha del día en el que el usuario ingresa a realizar la creación. Si la negociación realizada tiene fecha diferente podrá cambiarla.

validez

R

Fin periodo validez

R

Fin del tiempo de ejecución acordado de un contrato marco.

Cond. Pago

R

Clave a través de la cual se ha definido la forma de pago del contrato.

El dato de este campo se deriva del dato maestro del proveedor.

   

El valor previsto hace referencia al monto estipulado para la ejecución

Valor Previsto

R

del contrato. El valor que se registre en este campo que se encuentra a nivel de cabecera.

Moneda

R

Moneda pactada para efectos de pago del contrato.

Tipo de

O

En relación con la moneda, fija la tasa de cambio con la que debe liquidarse para efectos de pago del contrato.

Cambio

R= Requerido

O= Opcional

Presione para continuar en la siguiente pantalla. Crear Pedido Abierto: Texto Cabecera
Presione para continuar en la siguiente pantalla. Crear Pedido Abierto: Texto Cabecera

Presione

Presione para continuar en la siguiente pantalla. Crear Pedido Abierto: Texto Cabecera

para continuar en la siguiente pantalla.

Crear Pedido Abierto: Texto Cabecera

Presione para continuar en la siguiente pantalla. Crear Pedido Abierto: Texto Cabecera
Registre el texto Nota de Cabecera, en el mensaje WF. una descripción general del contrato.
Registre el texto Nota de Cabecera, en el mensaje WF. una descripción general del contrato.

Registre el texto Nota de Cabecera, en el mensaje WF.

una descripción general del contrato. Este texto será impreso

Crear Pedido Abierto: Resumen de Posiciones

el mensaje WF. una descripción general del contrato. Este texto será impreso Crear Pedido Abierto: Resumen
En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos: Campo R / O Descripción

En esta pantalla el usuario debe registrar los siguientes campos:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Tipo Posición

O

Inicio del tiempo de ejecución acordado de un contrato marco. El sistema le trae por defecto la fecha del día en el que el usuario ingresa a realizar la creación. Si la negociación realizada tiene fecha diferente podrá cambiarla.

Tipo Imputación

R

Fin del tiempo de ejecución acordado de un contrato marco.

   

Clave a través de la cual se ha definido la forma de pago del

Texto Breve

R

contrato.

El dato de este campo se deriva del dato maestro del

proveedor.

   

El valor previsto hace referencia al monto estipulado para la

Grupo artículos

R

ejecución del contrato. El valor que se registre en este campo que se encuentra a nivel de cabecera.

registre en este campo que se encuentra a nivel de cabecera. Incluir ítems de servicio en

Incluir ítems de servicio en el contrato para la posición 10.

ítems de servicio en el contrato para la posición 10. Marcar la posición y pulsar .

Marcar

la posición y pulsar

.
.
para la posición 10. Marcar la posición y pulsar . Registrar código de servicio y valor

Registrar código de servicio y valor de servicio (estamos trabajando un contrato en valor)

Crear Pedido Abierto: Textos Posición

Seleccionar la posición y pulsar icono

Textos Posición Seleccionar la posición y pulsar icono “Textos de posición”. Permite incluir textos

“Textos de posición”.

la posición y pulsar icono “Textos de posición”. Permite incluir textos adicionales sobre la posición. O
la posición y pulsar icono “Textos de posición”. Permite incluir textos adicionales sobre la posición. O

Permite incluir textos adicionales sobre la posición.

Permite incluir textos adicionales sobre la posición. O marcando cualquiera de los textos de la pantalla

O marcando cualquiera de los textos de la pantalla anterior y haciendo clic sobre el icono así

,
,
la pantalla anterior y haciendo clic sobre el icono así , Se genera una nueva ventana

Se genera una nueva ventana tipo word que le permite al usuario ampliar la información para cada tipo de texto seleccionado.

Para agregar información de cabecera, como textos, condiciones, etc., seleccione el icono Para regresar a
Para agregar información de cabecera, como textos, condiciones, etc., seleccione el icono Para regresar a

Para agregar información de cabecera, como textos, condiciones, etc., seleccione el icono

Para regresar a la pantalla de resumen de posiciones seleccione el icono

.
.
:
:
la pantalla de resumen de posiciones seleccione el icono . : Grabe el contrato marco o

Grabe el contrato marco o pedido abierto con el icono

de la pantalla indicando el número del contrato que ha sido creado.

y aparecerá

un mensaje en la parte inferior

el icono de la pantalla indicando el número del contrato que ha sido creado. y aparecerá

2.2

Modificar Contrato Marco

2.2 Modificar Contrato Marco Objetivo El objetivo es explicar el proceso de modificación de un Contrato

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de modificación de un Contrato Marco relativo tanto a compra de materiales o contratación de servicios.

Iniciador del Proceso

Solicitudes de pedidos / directos

Prerrequisitos

Contrato marco creado previamente.

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Contrato Marco Pedido Abierto Modificar

Código de Transacción

ME32K Modificar

Documento de Instrucción

Al ingresar el sistema le propone el último número de contrato registrado en el sistema. Para modificar un contrato diferente, utilice las ayudas búsqueda para ubicar el contrato que requiere modificar.

Para modificar un contrato diferente, utilice las ayudas búsqueda para ubicar el contrato que requiere modificar.
Presione ENTER para continuar en la pantalla de modificación. Los cambios que requiera realizar puede
Presione ENTER para continuar en la pantalla de modificación. Los cambios que requiera realizar puede

Presione ENTER para continuar en la pantalla de modificación.

ENTER para continuar en la pantalla de modificación. Los cambios que requiera realizar puede hacerlos sobre

Los cambios que requiera realizar puede hacerlos sobre los campos habilitados en fondo blanco, los campos en fondo gris no están habilitados para realizar cambios.

Ejemplo: Modificación en el campo precio de servicio

Ejemplo: Modificación en el campo precio de servicio Seleccionar la posición y pulsar para ir a

Seleccionar la posición y pulsar

Modificación en el campo precio de servicio Seleccionar la posición y pulsar para ir a las

para ir a las prestaciones de servicio.

Se modifica el precio de servicio. Pulsar para regresar al detalle de contrato. En esta
Se modifica el precio de servicio. Pulsar para regresar al detalle de contrato. En esta

Se modifica el precio de servicio. Pulsar

Se modifica el precio de servicio. Pulsar para regresar al detalle de contrato. En esta pantalla

para regresar al detalle de contrato.

En esta pantalla puede modificar los campos que no están sombreados, como cantidad y almacén.

Para actualizar o modificar textos de la posición seleccione el icono

Para modificar datos de cabecera seleccione el icono

.
.
icono Para modificar datos de cabecera seleccione el icono . Para modificar textos seleccione el icono

Para modificar textos seleccione el icono

el icono . Para modificar textos seleccione el icono Para regresar a las posiciones seleccione el

Para regresar a las posiciones seleccione el icono

.
.

Para modificar los datos de servicios seleccione el icono

Para grabar las modificaciones seleccione el icono que al contrato se le han realizado modificaciones.

el icono que al contrato se le han realizado modificaciones. y el sistema genera el mensaje
el icono que al contrato se le han realizado modificaciones. y el sistema genera el mensaje

y el sistema genera el mensaje que le confirma

contrato se le han realizado modificaciones. y el sistema genera el mensaje que le confirma Pulsar

Pulsar

contrato se le han realizado modificaciones. y el sistema genera el mensaje que le confirma Pulsar

para guardar cambios.

contrato se le han realizado modificaciones. y el sistema genera el mensaje que le confirma Pulsar

2.3 Visualizar Contrato Marco

2.3 Visualizar Contrato Marco Objetivo El objetivo es explicar el proceso de visualización de un Contrato

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de visualización de un Contrato Marco relativo tanto a compra de materiales o contratación de servicios.

Iniciador del Proceso

N/A

Prerrequisitos

Contrato marco creado previamente.

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Contrato Marco Pedido Abierto Visualizar

Código de Transacción

ME33K Visualizar

Documento de Instrucción

Al ingresar el sistema le propone el último número de contrato registrado en el sistema. Para visualizar un contrato diferente, utilice las ayudas búsqueda para ubicarlo.

un contrato diferente, utilice las ayudas búsqueda para ubicarlo. Haga clic en el icono y aparece

Haga clic en el icono

un contrato diferente, utilice las ayudas búsqueda para ubicarlo. Haga clic en el icono y aparece

y aparece la siguiente pantalla:

Para visualizar datos de cabecera puede dar un clic en el icono Para visualizar textos
Para visualizar datos de cabecera puede dar un clic en el icono Para visualizar textos

Para visualizar datos de cabecera puede dar un clic en el icono

Para visualizar textos a nivel de cabecera y posición utilice el icono

textos a nivel de cabecera y posición utilice el icono Para visualizar los datos de servicios

Para visualizar los datos de servicios seleccione el icono

Para visualizar los datos de servicios seleccione el icono Para visualizar la estrategia de liberación seleccione

Para visualizar la estrategia de liberación seleccione el icono

visualizar los datos de servicios seleccione el icono Para visualizar la estrategia de liberación seleccione el
visualizar los datos de servicios seleccione el icono Para visualizar la estrategia de liberación seleccione el

3 Crear Pedidos

3 Crear Pedidos Objetivo El objetivo es explicar el proceso de creación de un pedido de

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de creación de un pedido de compra de materiales, creado sin referencia a un contrato, o creado a partir de una solicitud de pedido.

Iniciador del Proceso

Requerimientos de compra de materiales

Prerrequisitos

N/A

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Pedido Crear

Código de Transacción

ME21N Crear Pedido

Clase Pedido Compra

de materiales  Compras  Pedido  Crear Código de Transacción ME21N – Crear Pedido Clase

3.1.1 Crear Pedidos de Materiales

Se ingresa a la pantalla de ingreso de datos

de Materiales Se ingresa a la pantalla de ingreso de datos Ahora seleccionaremos la solicitud de
de Materiales Se ingresa a la pantalla de ingreso de datos Ahora seleccionaremos la solicitud de

Ahora seleccionaremos la solicitud de pedido

Al ingresar a la transacción se activa el panel de Resumen de Documentos, en caso de no estar activo,

se debe hacer clic sobre el botón pantalla.

estar activo, se debe hacer clic sobre el botón pantalla. , para que pueda hacer uso

, para que pueda hacer uso de esta

Una vez activa la pantalla, haga clic sobre el icono Solicitudes de Pedido

la pantalla, haga clic sobre el icono Solicitudes de Pedido “Variante de selección”’ y marque la

“Variante de selección”’ y marque la opción

Pedido “Variante de selección”’ y marque la opción En la siguiente ventana, el sistema trae por

En la siguiente ventana, el sistema trae por defecto la última solicitud de pedido tratada por el usuario, se adicionan los datos que permitan filtrar la información según necesidad.

Registrar en el campo No.”Necesidad”, el codigo de usuario SAP, asignado. Hacer clic sobre el
Registrar en el campo No.”Necesidad”, el codigo de usuario SAP, asignado. Hacer clic sobre el

Registrar en el campo No.”Necesidad”, el codigo de usuario SAP, asignado.

Hacer clic sobre el botón

presentan las solicitudes de pedido encontradas.

el botón presentan las solicitudes de pedido encontradas. para ejecutar, así en la parte izquierda de

para ejecutar, así en la parte izquierda de la pantalla de pedidos se

así en la parte izquierda de la pantalla de pedidos se . Marcar las posiciones con
así en la parte izquierda de la pantalla de pedidos se . Marcar las posiciones con
.
.

Marcar las posiciones

con el mouse con el icono

de la solicitud de pedido que desea convertir en pedido y arrástrela

El sistema copia al pedido nuevo todos los datos de cabecera, posición, nivel de posición

El sistema copia al pedido nuevo todos los datos de cabecera, posición, nivel de posición y textos del pedido que se tomó como referencia.

posición y textos del pedido que se tomó como referencia. Datos de Cabecera: Selección clase de

Datos de Cabecera: Selección clase de pedido

referencia. Datos de Cabecera: Selección clase de pedido El primer paso en la creación del pedido,

El primer paso en la creación del pedido, es seleccionar la clase de pedido a crear, de acuerdo con las clases de compras identificadas en el proceso de aprovisionamiento.

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Clase de

 

Seleccione la clave que identifica la forma que adoptará el pedido de acuerdo con la necesidad de adquisición definida.

pedido

R

Proveedor

R

Código del suministrador o prestador del bien y/o servicio proveedor mediante el que se realizará la adquisición.

R= Requerido

O= Opcional

Datos de cabecera: Carpeta de Datos Org.

proveedor mediante el que se realizará la adquisición. R= Requerido O= Opcional Datos de cabecera: Carpeta
Diligenciar esta pestaña con base en la siguiente información: Campo R / O Descripción /

Diligenciar esta pestaña con base en la siguiente información:

Campo

R

/ O

Descripción / Comentarios

Org. de

Compras

 

Unidad de carácter organizativo que se ocupa de negociar condiciones

R

generales de compra para uno o varios centros (en función de la estructura organizativa). Para materiales utilice HOBS.

Grupo de

R

 

Corresponde a la clave del grupo de encargados de compras responsables para determinadas actividades de compras.

Compras

Sociedad

R

Clave que identifica unívocamente la sociedad bajo la que se realizará la adquisición de bienes y/o servicios.

Área del

 

Campo que relaciona la estrategia de liberación y liberador establecidos

Gerente

R

para la clase de pedido de acuerdo. La confirmación de este campo activa la estrategia de liberación.

R= Requerido

O= Opcional

Resumen de Posición

liberación. R= Requerido O= Opcional Resumen de Posición El usuario debe ingresar los campos que se

El usuario debe ingresar los campos que se describen en la siguiente tabla

Campo

R

/ O

Descripción / Comentarios

   

Indica el objeto de costo al que se imputará la compra (centro de costo, activo, etc.).

Las clases de imputación definidas son:

P

Proyecto

Tipo de

 

O

F

Orden

Imputación

K

Centro de Costo

 

Q

Fabric.indiv.proyec.

A

Activo

Y

Activo para proyecto

Tipo de

 

O

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición.

posición

Material

 

R

Es la clave que identifica de forma univoca el material objeto de adquisición.

Cantidad

 

R

Cantidad pedida por el comprador al proveedor del material y/o servicio.

Unidad de

   

Medida

 

R

Indica la unidad de medida en la que se debe pedir el material solicitado.

Fecha de

 

Fecha en que el proveedor debe entregar la mercancía o prestar el servicio.

Entrega

 

R

Precio Neto R Especifica el precio neto por unidad de precio. Grupo O Es el

Precio Neto

R

Especifica el precio neto por unidad de precio.

Grupo

O

Es el grupo definido en compras que agrupa varios materiales o servicios con las mismas propiedades.

Artículos

Centro

R

Es la clave que identifica de manera unívoca el centro logístico de donde surge la necesidad de adquisición.

Almacén

R

Clave del almacén donde se almacenará el material.

Gerente de

 

Corresponde a la clave creada para el gerente de contrato administrador de las necesidades de compra requeridas.

Contrato

R

Solicitante

O

Específica por o para quien ha sido solicitada la adquirían.

Solicitud de

 

Indica el No y posición de la solicitud de pedido que se está tomando para

Pedido

O

crear el pedido. Es importante destacar que la solicitud debe estar aprobada para que pueda ser convertida en pedido.

R= Requerido

O= Opcional

Nota: Todos los pedidos creados en referencia a una solicitud de pedido trae por defecto los datos registrados en ella como:

1. Material

2. Categoría de Valoración

3. Moneda Grupo de Articulo

4. Centro logístico

5. Registro Info

6. Solicitud de Pedido

7. Posición de la Solicitud de Pedido

Detalle de Posición

6. Solicitud de Pedido 7. Posición de la Solicitud de Pedido Detalle de Posición Detalle de

Detalle de Posición: Carpeta Factura

6. Solicitud de Pedido 7. Posición de la Solicitud de Pedido Detalle de Posición Detalle de
El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla Campo R /

El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla

Campo

R /

Descripción / Comentarios

O

Indicador de

 

Clave que identifica el indicador de IVA aplicado al artículo o servicio a adquirir.

Impuestos

R

R= Requerido

O= Opcional

a adquirir. Impuestos R R= Requerido O= Opcional Nota: Recordemos que los indicadores de IVA que

Nota: Recordemos que los indicadores de IVA que aplican para la adquisición de materiales son:

Indicadores de IVA - Colombia

de materiales son: Indicadores de IVA - Colombia Indicadores de IVA – Argentina En esta tabla

Indicadores de IVA Argentina

de IVA - Colombia Indicadores de IVA – Argentina En esta tabla se registra la relación

En esta tabla se registra la relación entre el indicador de IVA de material y el indicador de IVA de impuestos.

Detalle de Posición: Repartos

Detalle de Posición: Repartos El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla,
Detalle de Posición: Repartos El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla,

El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla,

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Fecha Entrega

R

Corresponde a la fecha de entrega del bien por parte del proveedor.

Fecha Entrega

R

Corresponde a la cuenta de mayor del plan de cuentas acogido por la sociedad.

Estadística

R= Requerido

O= Opcional

Detalle de Posición: Textos

R= Requerido O= Opcional Detalle de Posición: Textos Registre en el “Texto Pedido de Compra”, datos

Registre en el “Texto Pedido de Compra”, datos adicionales que requieran aclaración sobre el bien que se está comprando. Este texto será impreso en la orden de compra.

Una vez ingresados los datos correspondientes, se tiene la opción de verificar si el documento se

Haga clic sobre el botón

de verificar si el documento se Haga clic sobre el botón encuentra sin errores y listo

encuentra sin errores y listo para ser generado.

de acuerdo con la validación que realice el sistema, se genera el siguiente mensaje que le permitirá

generar el número de la solicitud de pedido,

“verificar”. Enseguida y

de la solicitud de pedido , “verificar”. Enseguida y En caso contrario, se generará un mensaje

En caso contrario, se generará un mensaje de error que le indicará que campos faltan por completar o si los datos ingresados presentan incoherencia.

En la verificación, se generaron los siguientes mensajes.

En la verificación, se generaron los siguientes mensajes. Estos mensajes son de advertencia y permiten crear

Estos mensajes son de advertencia y permiten crear el documento

El usuario debe proceder a realizar las correcciones que le sugiere el mensaje y nuevamente

El usuario debe proceder a realizar las correcciones que le sugiere el mensaje y nuevamente realizar el proceso de verificación.

Una vez confirmada la verificación en el documento se da clic sobre el icono le generará el número del documento creado.

sobre el icono le generará el número del documento creado. 3.1.2 Crear Pedidos de Servicios “grabar”
sobre el icono le generará el número del documento creado. 3.1.2 Crear Pedidos de Servicios “grabar”

3.1.2 Crear Pedidos de Servicios

“grabar” y el sistema

Documento de Instrucción

Ingresar por la transacción ME21N.

Se ingresa a la pantalla de ingreso de datos:

Datos de Cabecera: Selección tipo de pedido

de datos: Datos de Cabecera: Selección tipo de pedido El primer paso en la creación del

El primer paso en la creación del pedido, es seleccionar la clase de pedido a crear, de acuerdo con las clases de compras identificadas en el proceso de aprovisionamiento.

Campo

R /

Descripción / Comentarios

O

   

Se establecieron los siguientes tipos de documento para pedido que deben ser creados con referencia a un contrato marco

Clase de

Clase de

pedido

R

Proveedor

R

Código del suministrador o prestador del bien y/o servicio proveedor mediante el que se realizará la adquisición.

R= Requerido

O= Opcional

Seleccione la solicitud de pedido sobre la cual se creara el pedido de compra. No

Seleccione la solicitud de pedido sobre la cual se creara el pedido de compra. No olvide hacer la selección por la función documento activo, explicado anteriormente.

por la función documento activo, explicado anteriormente. Para traer solo las solicitudes de pedido con tipo
por la función documento activo, explicado anteriormente. Para traer solo las solicitudes de pedido con tipo
Para traer solo las solicitudes de pedido con tipo de posición servicios, pulse el icono
Para traer solo las solicitudes de pedido con tipo de posición servicios, pulse el icono

Para traer solo las solicitudes de pedido con tipo de posición servicios, pulse el icono

campo, luego asigne el valor 9. Servicio. Seleccione con consulta.

campo, luego asigne el valor 9. Servicio. Seleccione con consulta. . Finalmente pulsar y seleccione el
campo, luego asigne el valor 9. Servicio. Seleccione con consulta. . Finalmente pulsar y seleccione el

. Finalmente pulsar

. Finalmente pulsar
. Finalmente pulsar

y seleccione el

para iniciar la

Resultado de la consulta

Resultado de la consulta Datos de cabecera: Carpeta de Datos Org. Diligenciar esta pestaña con base
Resultado de la consulta Datos de cabecera: Carpeta de Datos Org. Diligenciar esta pestaña con base

Datos de cabecera: Carpeta de Datos Org.

Diligenciar esta pestaña con base en la siguiente información:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

   

Unidad de carácter organizativo que se ocupa de negociar condiciones

Org. de

generales de compra para uno o varios centros (en función de la estructura organizativa). Tenga en cuenta la organización de compras para cada país.

Compras

R

Grupo de

R

Corresponde a la clave del grupo del área, responsable de la liberación de documento.

Compras

Sociedad

R

Clave que identifica unívocamente la sociedad bajo la que se realizará la adquisición de bienes y/o servicios.

R= Requerido

O= Opcional

“Datos de cabecera: Textos”

R= Requerido O= Opcional “Datos de cabecera: Textos” Registre Nota de Cabecera y Texto de Cabecera,

Registre Nota de Cabecera y Texto de Cabecera, en este puede incluir observaciones generales que deban ser impresas en la orden de compra.

Resumen de Posición

Resumen de Posición El usuario debe ingresar los campos que se describen en la siguiente tabla
Resumen de Posición El usuario debe ingresar los campos que se describen en la siguiente tabla

El usuario debe ingresar los campos que se describen en la siguiente tabla

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

   

Objeto de costo al que se imputará la compra.

Tipo de

R

Indique F* para Ordenes Internas

Imputación

Indique P para Compras proyecto

Indique K centro de costo.

Tipo de

 

Especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición. Para el caso de servicios, debe marcar siempre la posición F= Servicios

posición

R

Textos

   

Posición

R

Hace referencia a la descripción breve del servicio a requerir.

   

Cantidad pedida por el comprador al proveedor del material y/o servicio.

Cantidad

O

En este campo se debe digitar el valor adjudicado en la negociación que será el mismo registrado en la posición del contrat o o solicitud de pedido

Unidad de

 

Indica la unidad de medida en la que se debe pedir el material solicitado. Para el caso de servicios.

Medida

O

Fecha de

 

Fecha en que el proveedor debe entregar la mercancía o prestar el servicio.

Entrega

R

   

Especifica el precio neto por unidad de precio. Este campo se calcula

Precio Neto

O

automáticamente, para el caso de negociación de servicios el valor a registrar en todos los casos es 1.

   

Es el grupo definido en compras que agrupa varios materiales o servicios

Grupo

con las mismas propiedades. Dependiendo de la selección de este campo el sistema propondrá una cuenta contable que servirá de base para el análisis contable de la misma.

Artículos

R

Centro

R

Es la clave que identifica de manera unívoca el centro logístico de donde surge la necesidad de adquisición.

Solicitante

O

Especifica por o para quien ha sido solicitada la adquisición.

Solicitud de

 

Este campo se utiliza para indicar el número y posición de la solicitud de pedido que se está tomando para crear el pedido.

Pedido

O

Contrato

O

Este campo se utiliza para indicar el número del contrato marco y la posición que se están tomando para crear el pedido a partir de este.

R= Requerido

O= Opcional

Detalle de Posición: Textos

Detalle de Posición: Textos Registrar el campo texto pedido de material. Detalle de Posición: Servicios El
Detalle de Posición: Textos Registrar el campo texto pedido de material. Detalle de Posición: Servicios El

Registrar el campo texto pedido de material.

Detalle de Posición: Servicios

texto pedido de material. Detalle de Posición: Servicios El usuario debe ingresar los campos que se

El usuario debe ingresar los campos que se describen en la siguiente tabla

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

   

Indica el número del registro maestro de servicios requerido en la

compra.

El usuario en esta carpeta tiene la opción de ingresar la

No. Servicio

R

cantidad de servicios que requiera de acuerdo con la necesidad

establecida.

En caso de no conocer el número del servicio, utilice

las ayudas de búsqueda.

Cantidad

R

Cantidad requerida en función del maestro de servicio empleado. Que por procedimiento debe ser el valor previsto en la negociación.

Precio Bruto

R

Valor del servicio por unidad. Que por procedimiento debe ser siempre 1.

Indicador

   

Impuestos

R

Código que indica el impuesto a aplicar para este servicio

R= Requerido

O= Opcional

a aplicar para este servicio R= Requerido O= Opcional Para ver detalle de la imputación por

Para ver detalle de la imputación por servicio. En este caso trae la cuenta y centro de coste asignado cuando se hizo la solicitud de pedido.

de coste asignado cuando se hizo la solicitud de pedido. Si se pulsa nos trae más

Si se pulsa

de coste asignado cuando se hizo la solicitud de pedido. Si se pulsa nos trae más

nos trae más detalle de la pantalla de imputación.

El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla Campo R /
El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla Campo R /

El usuario debe ingresar el campo que se describe en la tabla

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

Objeto de

Imputación

 

Corresponde al objeto de costo que será afectado en el proceso de

R

compra (CeCo, Orden, Grafo, o PEP en el caso de que en el tipo de imputación se haya establecido P Proyecto).

Cuenta de Mayor

R

Corresponde a la cuenta de mayor del plan de cuentas acogido por la sociedad.

R= Requerido

O= Opcional

Detalle de Posición: Textos

R= Requerido O= Opcional Detalle de Posición: Textos Una vez ingresados los datos correspondientes, se tiene

Una vez ingresados los datos correspondientes, se tiene la opción de verificar si el documento se

se tiene la opción de verificar si el documento se encuentra sin errores y listo para

encuentra sin errores y listo para ser generado. Puede hacerlo haciendo clic sobre el botón “verificar”. Enseguida y de acuerdo con la validación que realice el sistema, se genera el siguiente mensaje:

que realice el sistema, se genera el siguiente mensaje: En caso contrario, se generará un mensaje

En caso contrario, se generará un mensaje de error que le indicará que campos faltan por completar o si los datos ingresados presentan incoherencia. El usuario debe proceder a realizar las correcciones que le sugiere el mensaje y nuevamente realizar el proceso de verificación.

Una vez confirmada la verificación en el documento, el usuario debe hacer clic sobre el icono “grabar” y el sistema le generará el número del documento creado

el usuario debe hacer clic sobre el icono “grabar” y el sistema l e generará el
el usuario debe hacer clic sobre el icono “grabar” y el sistema l e generará el
3.1.3 Crear Pedidos con Referencia a Contrato Marco Objetivo El objetivo es explicar el proceso

3.1.3 Crear Pedidos con Referencia a Contrato Marco

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de creación de un pedido de compra bien sea de materiales o de servicios, a partir de un contrato marco creado previamente

Iniciador del Proceso

Ejecución de un contrato marco creado previamente.

Prerrequisitos

Contrato creado

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Pedido Crear

Código de Transacción

ME21N Crear Pedido

Documento de Instrucción

Datos de Cabecera: Selección tipo de pedido

de Instrucción Datos de Cabecera: Selección tipo de pedido Se selecciona el tipo de pedido a

Se selecciona el tipo de pedido a crear de acuerdo con la clase de contrato ya creado. Recordemos cuales son:

Campo

R / O

Descripción / Comentarios

   

Las clases de pedido a utilizar para crear un pedido con referencia a contrato son:

Clase de pedido

R

Clase de pedido R

Seleccione la clave que identifica la forma que adoptará el pedido de acuerdo con la necesidad de adquisición definida.

R= Requerido

O= Opcional

Resumen de Posición

Resumen de Posición A nivel de posición, se incluyen el Número y posición de solicitud de

A nivel de posición, se incluyen el Número y posición de solicitud de pedido asociada al contrato que alimentará al pedido

de pedido asociada al contrato que alimentará al pedido Presione ENTER para que la información del

Presione ENTER para que la información del contrato actualice el pedido.

Datos de cabecera, Datos Adicionales

actualice el pedido. Datos de cabecera, Datos Adicionales Registrar periodo de validez de la compra. Esta

Registrar periodo de validez de la compra. Esta debe estar dentro de los rangos del periodo de validez del contrato.

Datos de cabecera, Textos

periodo de validez del contrato. Datos de cabecera, Textos Registrar texto de cabecera y Nota de

Registrar texto de cabecera y Nota de cabecera, este texto se hereda desde la solicitud de pedido.

Detalles de posición: Servicios

la solicitud de pedido. Detalles de posición: Servicios El sistema le indicara que campos debe completar.

El sistema le indicara que campos debe completar. Ingresados los datos correspondientes, verifique si el documento se encuentra sin errores y listo para ser generado.

Una vez confirmada la verificación en el documento, haga clic s obre el icono generará el número del documento creado,

en el documento, haga clic s obre el icono generará el número del documento creado, “grabar”

“grabar” y el sistema le

en el documento, haga clic s obre el icono generará el número del documento creado, “grabar”

3.2 Modificar pedidos

3.2 Modificar pedidos Objetivo El objetivo es explicar el proceso de modificación de un pedido de

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de modificación de un pedido de compra de materiales.

Iniciador del Proceso

Requerimientos de compra de materiales

Prerrequisitos

Pedido previamente creado

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Pedido Modificar

Código de Transacción

ME22N Modificar

3.2.1 Modificar Pedidos de Material

Se ingresa a la pantalla de datos del pedido

de Material Se ingresa a la pantalla de datos del pedido Al ingresar el sistema le

Al ingresar el sistema le propone el último número de pedido registrado en el sistema. Para modificar

un pedido diferente, utilice el botón

Para modificar un pedido diferente, utilice el botón para ubicar el pedido correspondiente. Los cambios que

para ubicar el pedido correspondiente.

Los cambios que requiera realizar puede hacerlos sobre los campos habilitados en fondo blanco, los campos en fondo gris no están habilitados para realizar cambios.

Ejemplo: Modificación en el campo cantidad y texto pedido de compra. El usuario podrá realizar

Ejemplo: Modificación en el campo cantidad y texto pedido de compra.

Modificación en el campo cantidad y texto pedido de compra. El usuario podrá realizar las modificaciones

El usuario podrá realizar las modificaciones que requiera o si lo desea, puede borrar la posición

que requiera o si lo desea, puede borrar la posición creada, marcando la posición y haciendo

creada, marcando la posición y haciendo clic sobre el icono “borrar”. Luego puede ingresar una segunda posición si lo desea asociada a la solicitud de pedido.

Para reversar el proceso de borrado de posición, seleccione nuevamente la posición y ha ga clic sobre

el icono.

nuevamente la posición y ha ga clic sobre el icono. “Desbloquear” Una vez realice las modificaciones

“Desbloquear”

la posición y ha ga clic sobre el icono. “Desbloquear” Una vez realice las modificaciones que
la posición y ha ga clic sobre el icono. “Desbloquear” Una vez realice las modificaciones que

Una vez realice las modificaciones que requiera, seleccione el icono

el mensaje que le confirma que al pedido se le han realizado modificaciones.

“grabar” y el sistema generará

el icono el mensaje que le confirma que al pedido se le han realizado modificaciones. “grabar”

3.3 Visualización Pedidos

3.3 Visualización Pedidos Objetivo El objetivo es explicar el proceso de visualización de un pedido de

Objetivo

El objetivo es explicar el proceso de visualización de un pedido de compra de materiales.

Iniciador del Proceso

Requerimientos de compra de materiales

Prerrequisitos

Pedido previamente creado

Ruta de Menú

Logística Gestión de materiales Compras Pedido Visualizar

Código de Transacción

ME23N Modificar

Documento de Instrucción

Al ingresar el sistema le propone el último número de pedido registrado en el sistema. Para visualizar

un pedido diferente utilice el botón

registrado en el sistema. Para visualizar un pedido diferente utilice el botón para ubicar el pedido

para ubicar el pedido correspondiente.

registrado en el sistema. Para visualizar un pedido diferente utilice el botón para ubicar el pedido
Nota: Desde la transacción de visualización, el usuario tiene la opción de modificar el documento,

Nota: Desde la transacción de visualización, el usuario tiene la opción de modificar el documento,

el usuario tiene la opción de modificar el documento, haciendo clic sobre el icono no tenga