Especialidad Turismo en Hotelería y Eventos Especiales

Profesor: M.A.E. Johnny Guzmán Quesada

Sub-Área: Gestión Turística

Sección: 11-1 A

Nombre del estudiante______________________________________

Unidad de estudio: Compras/Dpto de Compras
Fecha de entrega: Martes 10 Mayo 2022
Canal de entrega. WhatsApp 60457093 o correo johnnyagq11@gmail.com

Indicaciones y recomendaciones: Realice una lectura completa del material del tema
Departamento de Compras que también se describe con solo las siglas DC.
Sea honesto (a) y recuerde que el aprender de un tema tan importante como este, hace que su
nivel futuro de conocimiento sea mucho más respetado por los demás.
Lea detenidamente cada pregunta y proceda a responder con la ayuda del material, recuerde
que hay que evitar copiar y pegar, excepto en casos que lo ameriten.
Lea, piense y luego responda, eso le ayudará para tener más propiedad y una mejor respuesta
Cuestionario
1. Describa los pasos para el proceso de compra.
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2. Escriba todas las palabras que están en negrita del vocabulario que se le entrega en
dicho material y describa cada una mediante un cuadro o mapa conceptual.
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3. Qué significa Perrogativas en un DC. Y explique los 4 derechos sobre su actuación.

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4. Qué indican las requisiciones de compra hechas por el usuario o solicitante?

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5. Realice una lectura del tema EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

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6. Defina con sus propias palabras Departamento de Compras.

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7. Cómo seleccionaría usted un proveedor para una empresa como Coca Cola o Mac
Donals.
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8. Realice una conclusión del tema que vio en esta Guía y manifieste aspectos positivos y
negativos desde su punto de vista.
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 Departamento de compras.
Definición.
El departamento de compras es el responsable por el abastecimiento de los insumos y
materiales necesarios para el funcionamiento del sistema empresarial.
Glosario.
ABC (Método de Análisis): este método se utiliza para hacer la clasificación de los productos
que forman parte de un inventario e identifica los productos que hacen el “Pareto” según la
importancia que la empresa dé para clasificarlos según las ventas, valor unitario por la cantidad
de existencias o número de unidades en existencia.
Almacenadora fiscal: se denomina a las empresas de servicio de almacenaje de mercadería
en general, con la especialidad de que la mercadería del propietario aún se encuentra pendiente
pagar los aranceles de importación.
Bienes de capital: se refieren a los activos de las empresas que se utilizan para el desarrollo de
las actividades de producción, usualmente son permanentes como los bienes inmuebles como
construcciones o edificios; además se contemplan la maquinaria y muebles. Están sujetos a
depreciación.
Bróker: se denomina a una empresa que comercializa productos o materias primas de una
misma naturaleza o industria, generalmente no maneja inventarios y se dedica a la venta por
pedidos específicos; tiene la ventaja de tener los contactos entre los productores y los
consumidores finales.
Confabulación de proveedores: es la acción predeterminada de varios proveedores o
productores de productos similares o agremiados en una misma industria, que tiene como
objetivo controlar los precios de sus mercaderías logrando de manera imperceptible un
oligopolio.
Contrato de venta: es un documento con características similares a una orden de compra, con
la diferencia que es emitida por un proveedor; tiene como objetivo que el comprador la autorice
se busca que sea un contrato de venta de carácter legal.
Control de inventarios: son las actividades que se dedican a satisfacer los objetivos de
minimizar la inversión en mercadería para la venta, maximizando el nivel de servicio al cliente.
Costo de compra: se refiere a los costos incurridos desde la determinación de una necesidad de
un bien o servicio hasta el pago del mismo, excluyendo el costo directo del bien o servicio; es
decir, los costos referentes por ejemplo, a las comunicaciones efectuadas para la búsqueda de
proveedores, la emisión y envío de la orden de compra y los gastos efectuados para el pago,
como la emisión, autorización y envío del cheque.
Cotización: es el documento que presenta un oferente de bienes o servicios, donde se
describen al detalle las condiciones de venta de los productos, cantidades, precios, crédito,
garantías, tiempo de entrega y demás especificaciones.
Courier (servicio): se denomina al servicio de transporte de mercaderías que tiene la
característica de ser trasladado en el tiempo mínimo posible.
CPM: son las siglas en idioma inglés de Critical Path Method. –En español: Método de Ruta
Crítica. Es una alternativa del PERT (ver abajo) donde la variable constante es el tiempo
mínimo.
ECR: son las siglas en inglés de Efficient Consumer Response. –En español: Respuesta
Eficiente al Consumidor. Se define como todas las actividades efectuadas por proveedores,
fabricantes, distribuidores y detallistas, para mejorar los pasos de toda la cadena de
abastecimiento logrando eliminar las acciones que no agregan cuando el consumidor recibe el
producto final.
Elasticidad de precios: se define como la medida que indica el impacto de las variaciones de
las demandas o las ofertas de los productos o servicio dados de diversas variaciones de precios.
EOQ: son las siglas en inglés de Economic Ordering Quantity. –En español: Cantidad
Económica de Pedido: se define como la cantidad de unidades que se piden a un proveedor
donde los costos de mantenimiento o de inventario más los costos de adquisición son los
mínimos, logrando el abastecimiento oportuno y regular para la producción.
ISO (normas): denominación de uso común para una serie de normas internacionales de
garantía de la calidad dentro de una organización o industria.
Just in time: -En español: justo a tiempo. Se refiere a las actividades relacionadas para lograr el
abastecimiento de mercaderías mediante la minimización de los costos de mantenimiento y la
maximización del flujo de caja correspondiente a las mercaderías; es decir, que un proveedor
logre entregar la mercadería cuando los inventarios están al mínimo y se logra abastecer la
demanda sin interrupciones.
Leasing: tipo de crédito que supone un contrato de alquiler de bienes muebles o inmuebles
complementado con una promesa de venta al arrendatario.
Logística: se denomina dentro del ámbito empresarial, a todas las actividades relacionadas con
el manejo de insumos para la producción, los productos en proceso y los productos finales,
minimizando los costos de traslados, logrando el abastecimiento continuo de la demanda, tanto
a los consumidores internos como a los clientes.
Modelo de inventario: se define como los diferentes métodos utilizados para la determinación de
los niveles en unidades de los insumos o mercaderías, con el objeto de abastecer la demanda
continuamente, reduciendo los costos de mantenimiento.
Nivel de servicio: se denomina al valor numérico que determina el porcentaje de efectividad de
abastecimiento de la demanda de un producto, cuando éste es requerido.
Outsoursing: -En español: es una técnica de administración que consiste en la transferencia a
terceros de ciertos procesos complementarios.
PERT: son las siglas en idioma inglés de Program Evaluation and Review Technique. –en
español: Programa y técnicas de evaluación y control. Es una técnica de evaluación y control de
las actividades y eventos que participan para llevar a término un proyecto, con el objetivo de
encontrar las actividades más importantes, conociendo las posibles variaciones y sus
consecuencias sobre la actividad total, utilizando como variable el tiempo.
Regateo: actividad que promueve la rebaja de los precios de un producto, sin tener en cuenta
todas las variables del precio.
Seguimiento: son todas las actividades que tienen como objeto, lograr la entrega de una
mercadería solicitada a un proveedor en el tiempo requerido.
Pasos para el proceso compras.
o Paso 1. Recibo de las Requisiciones de Compra.
Hechas por el usuario o solicitante e indican.
• Qué es lo que se necesita
• Cuántas unidades se necesitan
• Cuándo deben estar los productos disponibles para su uso
• Quién hace la requisición.

o Paso 2. Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.

Se debe analizar los archivos de proveedores y verificar proveedores disponibles.

o Paso 3. Análisis de las cotizaciones del proveedor.

Se revisan las cotizaciones en términos de precios, descuentos y fechas de embarque y
de entrega.

o Paso 4. Colocación de la orden de compra.

La orden de compra debe contener descripciones de los artículos que se piden, precios
unitarios, cantidades pedidas, descuentos, condiciones de pago, instrucciones de
embarque o entrega, fecha del pedido, fecha de entrega o embarque, número de la orden
de compra y firma del(los) ejecutivo(s).

o Paso 5. Seguimiento del pedido.

Se puede hacer comprobaciones para ver si la orden está siendo transportada de
acuerdo al programa.

o Paso 6. Recibo de los artículos.

Los productos son revisados para verificarlo según lo solicitado.

o Paso 7. Terminación de registros.

Los artículos son registrados en el inventario, la operación de compra se registra como
terminada y se envía el pago al proveedor.

9. Prerrogativas del DC.

Para poder operar bajo un esquema estable y eficiente se debe tener ciertas
prerrogativas o derechos sobre su actuación. De esa manera, el DC deberá tener
cuatro derechos operativos básicos si es que ha de cumplir con los objetivos que se
pudiera considerar:
• Deberá tener el derecho de seleccionar al proveedor.
• Deberá tener el derecho de utilizar el sistema de fijación de
precios que considere apropiado, pudiendo determinar el
precio y los términos del convenio.
• El derecho de cuestionar las especificaciones.
• Deberá tener el derecho a controlar todos los contactos
con proveedores potenciales.
Nota: El departamento de compras tienen ciertos derechos para actuar de la mejor
manera, y trabajar eficientemente.
El DC puede elegir su proveedor. Puede elegir los precios que más le convengan. Puede
cuestionar las decisiones. Tiene el derecho de controlar los contactos con los proveedores
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES 115
o 4.1 Equipo de evaluación 116

Nota: La experiencia de diferentes empresas define que la responsabilidad de la decisión de

la selección de un proveedor se concentra en cuatro tipos de equipos de ejecutivos: los
usuarios finales del bien o producto, los ejecutivos de compra, una combinación de
ambos, y sólo la gerencia.
o 4.2 Factores a evaluar 118

Nota: En la selección de un proveedor para el surtimiento de material o servicio, consiste en una

búsqueda de todos los posibles proveedores y una clasificación que reduce esa lista a uno o
varios con los que negociará. Luego se evalúan ciertos factores para elegir a uno.
o 4.2.1 Perfil del proveedor deseado 119

Nota: La selección de un proveedor se verá influida según la idea que tenga el ejecutivo de
compras respecto a lo que es un buen proveedor. El proveedor que se adapte al perfil
adecuado, será el proveedor que se elegirá.
o 4.2.2 Preparación de una lista de posibles proveedores 120

Nota: Se preparará una lista de los posibles proveedores que completen total o en su mayoría
las cualidades que la empresa necesita.
 4.2.2.1 Experiencia 121
Nota: La experiencia con los proveedores es la fuente de que se dispone más ampliamente
usada, de la cual se extrae información acerca de los posibles proveedores.
 4.2.2.2 Entrevista con representantes de ventas 122
Nota: Se hace una entrevista con los representantes de ventas donde ellos exhiben sus
productos e información de la empresa a la cual representan. Los entrevistadores hacen una
lista con las cualidades más importantes de cada uno.
 4.2.2.3 Catálogos 125
Nota: Los catálogos publicados por los proveedores, en los cuales listan y describen los
artículos que fabrican, constituyen una fuente valiosa de información acerca de los
posibles proveedores.
 4.2.2.4 Directorios comerciales e industriales 126
Nota: Un Directorio comercial e industrial es una publicación en la cual se listan y clasifican
los proveedores de acuerdo con los productos que fabrican.
 4.2.2.5 Revistas profesionales 127
Nota: Las revistas profesionales también constituyen una fuente de información muy valiosa
en cuanto a proveedores potenciales.
 4.2.2.6 Exhibiciones y convenciones 128
Nota: Otra fuente de información acerca de los proveedores que está disponible para todos los
compradores, son las exhibiciones o convenciones. En la exposición específica los miembros de
una industria o comercio despliegan sus artículos en un intento por atraer a los
compradores.
 4.2.2.7 Solicitudes de cotización 129
Nota: Es una solicitud por escrito de precio y entrega sobre un artículo, hecha a un
proveedor. Tales solicitudes indican los requerimientos de calidad y el uso estimado.
o 4.2.3 Factores para la evaluación de proveedores 129

Nota: Este proceso de evaluación compara a los proveedores en términos de su capacidad

para proporcionar la calidad deseada, cantidad, precio y servicio. Importantes: Entrega en
Tiempo, Ubicación Geográfica, Precios, Procedimientos y su cumplimiento, Calidad,
Garantías y Reclamos, Capacidad productiva y de servicios, Visitas a las instalaciones o
planta.
4.2.3.1 Garantías y reclamos 132
Nota: Un buen proveedor debe incluir la clase y forma de las garantías que acompañan a los
productos que proporciona.
 4.2.3.2 Entrega en tiempo 132
Nota: Actualmente, la fecha de entrega es un factor tan importante, que puede ser al factor
que determine el rompimiento de relaciones cliente-proveedor.
 4.2.3.3 Procedimientos y su cumplimiento 133
Nota: Para anticipar la clase de servicio que pueda proporcionar un proveedor hay que
tener en cuenta los estándares de mantenimiento de su planta y cómo la dirige. Es
necesario que cumpla todos los procedimientos.
 4.2.3.4 Capacidad productiva y de servicios 134
Nota: Un proveedor con una capacidad de servicios productivos puede responder mejor a
los requerimientos incrementados de los clientes. Al evaluar esto, en necesario
considerar las habilidades técnicas y administrativas.
 4.2.3.5 Ubicación geográfica 135
Nota: Los compradores prefieren hacer sus adquisiciones a proveedores locales y un elevado
porcentaje de ellos señalan que están dispuestos a pagar un poco más o, incluso, aceptar
que la calidad del producto o servicio sea menos satisfactoria comprando cercanamente
o a un proveedor nacional que a uno del extranjero.
 4.2.3.6 Referencias 137
Nota: Si la persona que da la información es confiable, la información que se proporcione puede
ser la clave al tomar la decisión de compra.
 4.2.3.7 Visitas a la planta 137
Nota: Las visitas a las plantas de los proveedores constituyen medios de evaluación y de
examen periódico de los proveedores existentes
o Planes de evaluación de proveedores 138
Nota: La medida más importante para evaluar el servicio de un proveedor, es de ordinario el
registro de su desempeño en las transacciones anteriores.
 4.2.4.1 Método categórico 139
Nota: Consiste esencialmente en un procedimiento en el cual el comprador lleva un
registro de todos los proveedores y sus productos. Después de establecer una lista de
propósitos de evaluación, el comprador asigna una calificación que indica el desempeño en
cada área. De ordinario se utiliza un sistema de calificación de positivo, negativo o neutro.

 4.2.4.2 Método del punto ponderado 140

Nota: Este método proporciona un criterio cuantitativo de evaluación. Su puede incluir cualquier
número de factores de evaluación, y sus pesos relativos se expresan en términos numéricos, de
manera que se determina un índice compuesto de desempeño y se puede hacer una
comparación entre los proveedores.
 4.2.4.3 Método de la tasa de costo 142
Nota: Este método relaciona a todos los costos identificables de compra con el valor de las
entregas o embarques recibidos de los proveedores. Entre más elevada sea la razón de los
embarques de los costos, menos será la tasa aplicada a ese proveedor.