ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

1.

OBJETIVO
Presentar las instrucciones para la elaboracin, modificacin y liberacin de solicitudes de
pedido.

2.

ALCANCE
Aplica para las solicitudes de pedido generadas Cartavio, Casagrande, Coazucar, San Jacinto,
Sintuco y San Juan.

3.

RESPONSABILIDADES
3.1. Usuario solicitante/Emisor autorizado
Realiza la creacin, modificacin y 1ra liberacin segn le corresponda el mbito de
autorizacin a las solicitudes de pedido generadas.
Realiza el seguimiento al status de sus solicitudes de pedido.
3.2. Gerente de rea / Superintendente
Revisa, aprueba y asigna la 2 Liberacin a la solicitud de pedido segn le corresponda
el mbito de autorizacin.

4.

DEFINICIONES
4.1. Solicitud de Pedido: Documento en SAP que se utiliza para solicitar materiales y/o insumos
requeridos por las diferentes reas de las azucareras, tambin llamado SOLPE.
4.2. Liberacin: Permisos de autorizacin para tratar las Solicitudes de Pedido. Se tienen
definidos 3 niveles de liberacin ( AS , GG Y CI).
4.3. Transaccin ME51N/ME52N/ME53N: Permite la creacin, modificacin y visualizacin
respectivamente de las solicitudes de pedido.
4.4. Transaccin ME54N/ME55N: Permite la liberacin individual y colectiva respectivamente de
solicitudes de pedido.

5.

DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS

5.1. Procedimiento de Solicitud de pedido - Cdigo CO4-AFLO-P-8

6.

INDICADORES:
No aplica.

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7.

INSTRUCCIONES

7.1. ELABORACION Y MODIFICACION DE SOLPE:

Transaccin: ME51N/ME52N
Se procede a la creacin de la solpe manual mediante la transaccin ME51N, y la modificacin
mediante la transaccin ME52N.

Definicin de Datos de Cabecera y clases:

Nombre del
Campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Indica la clase de solicitud de

pedido que se va a generar.

Clase de solpe

Nota de
cabecera

CO4-AFLO-I-10
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IMPORTANTE: Los
usuarios
slo estn autorizados para la
creacin de solpes tipo ZM
(Solic. Pedido Manual) para
materiales y servicios.
Indica el sustento de la solicitud
tales como: aplicacin , datos del
equipo, solicitante ,ordenes de
mantenimiento, cobertura.

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Definicin de Datos de Posiciones:
Nombre del Campo
Posicin

Descripcin
Indica el Nro. Correlativo de la
posicin.

Accin del usuario y valores

Las imputaciones autorizadas son:

Tipo de Imputacin

A: Cuando se solicita un activo fijo

o para el caso de proyectos.
F: Orden de mantenimiento.
K: centro de costo
IMPORTANTE: Slo se utiliza
cuando la solpe no tiene cdigo
de material.

Identifica si la posicin es de
material o de servicios.
Tipo de Posicin

Si es por material se deja vaco

(normal).
Si es por servicio se coloca F.

Indica el
solicitado.

cdigo

de

material

Material
Si es una solpe imputada, se deja
el campo vaco.

Texto breve

Texto posicin

Descripcin breve del material

solicitado.
No est permitida la modificacin
del texto de material cuando es
material con cdigo.
Cuando es material sin cdigo el
texto
debe
digitarse
con
maysculas.
Descripcin complementaria del
material y/o servicio requerido.
Ejem:
-Caractersticas
tcnicas
del
material, equipo u otro.
- Tallas de materiales sujetos a lote
- Especificaciones de los equipos a
reparacin (marca, modelo, serie,
etc)
Nota.- No est permitido indicar
informacin tcnica contradictoria a
la descripcin del cdigo del
material solicitado.

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Cantidad solicitada

Unidad de Medida

Tipo de fecha de
entrega

Fecha de entrega

Grupo de artculos

Nro. de unidades del material

solicitado de acuerdo a la unidad
de medida respectiva.
Unidad de medicin en la cual se
solicitan los materiales.

Formato automtico de la fecha de

entrega, puede ser diario, semanal
o mensual.
Indica la fecha de atencin
estimada de acuerdo al lead time
del artculo, es automtico y no
debe ser modificable.
Clasificacin del material dentro del
maestro de materiales.
Cdigo del centro donde se realiza
la operacin.
Los nicos centros autorizados
para la generacin de solicitudes
de pedido son:

Centro

Grupo de compras

Solicitante

Nro. de necesidad

CO4-AFLO-I-10
Pg: 4 de 22

Casa Grande: 5030

Cartavio: 5230
Coazucar: 8020,8010, 8030
San Jacinto: 4930
Sintuco: 5330
San Juan : 5230 (referencial)
Indica el cdigo de comprador
asignado para el tratamiento del
proceso de compra del material.
Para el caso de materiales con
cdigo, el grupo de compras es
automtico.
Para el caso de materiales sin
cdigo, el grupo de compras es
manual.
Indica el nombre abreviado en
maysculas del usuario final
solicitante.

Cdigo alfanumrico para el control

y seguimiento de las solicitudes.
Este cdigo es exclusivo del
solicitante, puede indicar el nombre
del
rea,
la
orden
de
mantenimiento, nro. de equipo,
paradas de fabrica , etc.

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TIPOS DE SOLICITUDES DE PEDIDO
A.- SOLPE PARA MATERIALES DE STOCK:
Definicin:
Este tipo de solpes son emitidos por los usuarios para la compra de repuestos, suministros, insumos,
etc. que son de stock (consumo frecuente). Estos materiales son ingresados al almacn para luego
ser consumidos mediante reserva.

Tipo de SOLPE: ZM
Sujeto a Imputacin: NO
Con cdigo de material: SI
SECUENCIA A SEGUIR:
Secuencia
1.- Indicar
sustento

Nombre
del Campo
Cabecera

Descripcin

Accin del usuario y valores

Se coloca el sustento de
la compra y otros datos
tales como :
Solpes de SSAA:
Unidad, serie, hormetro,
usuario y uso, funcin y/o
aplicacin.
Solpes
de
mantenimiento fabrica:
Usuario,
orden
de
mantenimiento, y uso,
funcin y/o aplicacin.
Otros:
Aplicacin,
solicitante, cobertura. y
uso y/o funcin
Regularizacin:
Uso,
funcin y/o aplicacin,
fecha
de
ejecucin,
proveedor que lo ejecuto,
nombre
del
usuario
solicitante, nombre del
gerente
autorizador
(posterior a la valorizacin
debern ser sustentadas
ante la Gerencia General
para su aprobacin).

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2.- Asignar
tipo de
imputacin y
posicin
servicio

Tipo de
Imputac.

No se asigna imputacin
(dejar vacio)

Tipo de
Posicin

Vacio

3.- Asignar
material y
cantidad

Material,
cantidad

Se asigna el cdigo del

material respectivo y la
cantidad requerida.

4.Asignacin
de centro.

Centro

Asignar
el
centro
respectivo del solicitante

5.Completar
texto
posicin

Textos

No est permitido indicar

como texto de posicin
informacin
tcnica
contradictoria
a
la
descripcin del cdigo del
material solicitado.
Excepcin:
Materiales
sujetos a tallas como el
caso de uniformes.

6.- Asignar
solicitante y
nro. de
necesidad

Solicitante
y el N
necesidad

Ejemplo de solpe generada de materiales de stock:

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B.-SOLPE CON IMPUTACION PARA ACTIVO FIJO:

Definicin:
Este tipo de solpe se utiliza para la compra de equipos, herramientas, maquinarias, vehculos,
materiales para proyectos, etc. Considerados como activos fijos.
Las solpes con imputacin a un activo fijo A, deben tener un API previamente aprobado con el
presupuesto necesario para la generacin del pedido.
Tipo de SOLPE: ZM
Sujeto a Imputacin: SI
Con cdigo de material: NO
SECUENCIA A SEGUIR:
Secuencia

Nombre
del
Campo

Descripcin

1.- Indicar
sustento

Cabecera

Se coloca el sustento de
la compra.

2.- Asignar
tipo de
imputacin y
posicin
servicio

Tipo de
Imputacin

Asignar A

Tipo de
Posicin
Texto
breve,
cantidad y
und de
medida

Posicin de servicio vaco

3.- Completar
texto breve,
cantidad y
unidad de
medida

4.- Grupo de
compras

Grupo de
compras

5.-Asignar
grupo de
articulo

Grupo de
artculos

6.-Asignacion
de centro.

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Centro

Accin del usuario y valores

Se completa el texto del

material en maysculas.
Se completa la cantidad y
la unidad de medida
respectiva.
Para el caso de proyectos
la descripcin de los
materiales debe ser igual
al
estndar
de
la
descripcin de la data
maestra.
Consultar el grupo de
compras a la jefatura de
compras.
Asignar el grupo de
artculo de acuerdo a la
naturaleza del material.
Asignar
el
centro
respectivo del solicitante.

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7.- Completar
texto posicin

Textos

Indica las caractersticas

tcnicas a detalle del
material requerido.

8.- Asignar
la cuenta de
imputacin

Imputacin

En el caso de imputacin
a activo fijo se asigna el
cdigo de activo fijo.

9.- Asignar
solicitante y
nro. de
necesidad

Solicitante
, N
Necesidad

Ejemplo de solpe terminada con imputacin a activo fijo:

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C.-SOLPE PARA SERVICIOS:

Definicin:
Este tipo de solpe se utiliza para contratar un servicio determinado. Generados por todos los
usuarios autorizados, las cuales deber tener informacin completa de las actividades a
desarrollar con detalles en las posicin de servicio; as como la justificacin de la contratacin del
servicio (como uso, funcin y/o aplicacin) el cual debe ser indicado en el texto de Cabecera.
Se tiene los siguientes tipos de servicios:
Servicios de Obras Civiles; las cuales debern de contar con la siguiente informacin:
- Memoria descriptiva por partida para un costeo unitario.
- Planos - Propsito de obra (como archivo adjunto)
Servicios de Reparacin de equipos, vehculos, motores, etc.; las cuales debern de
contar con la siguiente informacin:
- Precisar los trabajos a realizarse por partidas y/o actividades, para determinar el costeo
Unitario (diagnostico).
- Indicar los objetivos en cada una de las partidas y/o actividad, como: medidas, tolerancias,
Cambios a realizarse, pintura, planchado, tipo de pintura, tipo de repuesto, con originales
y/o alternativos, etc.
Servicios de Fabricacin; las cuales debern de contar con la siguiente informacin:
- Indicaran con Planos y descripcin tcnica las caractersticas fsico-qumicos de los
Trabajos a realizar.
- Indicar medidas, tolerancias, materiales (aleaciones) etc.
Servicios de Mantenimiento en General; las cuales debern de contar con la siguiente
informacin:
- Indicaran las actividades especificas a realizarse como cambio de aceite, filtros,
Alineamiento, balanceo, frenos, etc.
- Especificar el lugar en el que se debe de realizar (instalaciones del usuario o proveedor)

Tipo de SOLPE: ZM
Sujeto a Imputacin: SI
Sujeto a tipo de posicin: SI (F)
Con cdigo de material: NO
SECUENCIA A SEGUIR:
Secuencia

1.- Indicar
sustento

CO4-AFLO-I-10
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Nombre
del
Campo
Cabecera

Descripcin

Accin del usuario y valores

Se coloca el sustento del

servicio, numero API,
Orden de mantenimiento
(O/M)

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2.- Asignar
tipo de
imputacin y
posicin
servicio

Tipo de
Imputacin

Puede
siguientes
F, K A.

Tipo de
Posicin

Indicar la
servicio F.

3.- Completar
texto breve

Texto
breve

Se completa el texto
breve del servicio en
MAYUSCULAS.

Texto
posicion

tener
las
imputaciones

posicin

de

Nota.- De no alcanzar la
descripcin hacer uso del
texto de posicin; e
indicar a detalle las
caractersticas del equipo
a repara, y de los trabajos
y/o servicios a ejecutar.

4.- Grupo de
compras

Grupo de
compras

Consultar con el jefe de

compras el grupo a
asignar.

5.-Asignar
grupo de
articulo

Grupo de
artculos

Asignar grupo 0900

( servicios compra)

6.-Asignacion
de centro.

centro

Asignar
el
centro
respectivo del solicitante.

7.- Actualizar
servicios o
limites

Servicio

Se completa con un texto

breve el detalle de las
actividades que forman
parte del servicio, y su
respectiva cantidad y
unidad de medida.

8.- Asignar
la cuenta de
imputacin

Imputacin
del
servicio

En el caso de imputacin
a activo fijo se asigna el
cdigo de activo fijo.

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En el caso de imputacin
a centro de costo se
asigna la cuenta mayor y
el centro de costo del
rea solicitante.

En el caso de imputacin
a orden de mantenimiento
se asigna la cuenta mayor
y la orden respectiva.

9.- Asignar
solicitante y
Nro. de
necesidad

Solicitante
, N
Necesidad

Ejemplo de solpe terminada para servicios:

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D.-SOLPE DE MATERIAL CON IMPUTACION A ORDEN DE MANTENIMIENTO:

Definicin:
Este tipo de solpe slo es generado para el caso de repuestos, equipos (no activos fijos), y
suministros considerados de compra ESPECIAL (no frecuente, por nica vez) lo cual no amerita la
creacin de cdigo de material y por lo tanto son de CONSUMO INMEDIATO. Este tipo de solpes
debe ser coordinado previamente con Control de Inventarios para su autorizacin.
Tipo de SOLPE: ZM
Sujeto a Imputacin: SI (F)
Sujeto a tipo de posicin: NO
Con cdigo de material: NO
SEGUENCIA A SEGUIR:
Secuencia

1.- Indicar
sustento

2.- Asignar
tipo de
imputacin y
posicin
servicio

Nombre
del
Campo
Cabecera

Descripcin

Accin del usuario y valores

Se coloca el sustento de
la compra, orden de
mantenimiento, usuario,
aplicacin.

Tipo de
Imputacin

Asignar F

Tipo de
Posicin

Posicin vaco

3.- Completar
texto breve,
cantidad y
und de
medida

Texto
breve

Se completa el texto del

material
en
MAYSCULAS.
Se completa la cantidad y
la unidad de medida
respectiva

3.- Omitir
cdigo
material

Material

Se deja el campo vaco

4.- Grupo de
compras

Grupo de
compras

Consultar el grupo
jefatura de compras.

5.-Asignar
grupo de
articulo

Grupo de
artculos

Asignar el grupo de
articulo de acuerdo a la
naturaleza del material.

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la

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ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

6.-Asignacin
de centro.

Centro

Asignar
el
centro
respectivo del solicitante

7.- Completar
texto posicin

Textos

Indica
la
informacin
tcnica al detalle del
material requerido.

8.- Asignar
la cuenta de
imputacin.

Imputacin

Se asigna la orden de
mantenimiento y la cuenta
mayor.

9.- Asignar
solicitante y
Nro. de
necesidad

Solicitante
y N de
necesidad

Ejemplo de solpe terminada con imputacin a orden de mantenimiento:

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E.-SOLPE DE MATERIALES SEGN MUESTRA:

Definicin:
Este tipo de solpe es autorizado por control de inventarios para aquellos materiales que por su
naturaleza no pueden codificarse. El usuario debe enviar la muestra y/o foto de material o equipo
solicitado al comprador ANTES de la liberacin de su solpe.

Tipo de SOLPE: ZM
Sujeto a Imputacin: SI
Con cdigo de material: NO
SECUENCIA A SEGUIR:
Secuencia

1.- Indicar
sustento

2.- Asignar
tipo de
imputacin y
posicin

Nombre
del
Campo

Descripcin

Accin del usuario y valores

Cabecera

Se coloca el sustento de
la compra

Tipo de
Imputacin

Asignar
K,A,F
corresponda

Tipo de
Posicin

Dejar vacio

segn

3.- Completar
texto breve,
cantidad y
unidad de
medida

Texto
breve

4.- grupo de
compras

Grupo de
compras

5.-Asignar
grupo de
articulo

Grupo de
artculos

Asignar el grupo de
articulo de acuerdo a la
naturaleza del material

6.-Asignacin
de centro.

centro

Asignar
el
centro
respectivo del solicitante

7.- Completar
texto posicin

Textos

Indica
la
informacin
tcnica al detalle del
material requerido.

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Pg: 14 de 22

Se completa el texto del

material en maysculas
indicando
SEGN
MUESTRA.

Se completa la cantidad y
la unidad de medida
respectiva
Consultar el grupo de
compras a la jefatura de
compras.

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ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

8.- Asignar
la cuenta de
imputacin

Imputacin

9.- Asignar
solicitante y
Nro. de
necesidad

Solicitante
y N de
necesidad

Segn
el
imputacin

tipo

de

Ejemplo de solpe terminada para materiales segn muestra:

F.-SOLPE DE MATERIALES Y/O SERVICIOS POR REGULARIZACION.

Definicin:
Este tipo de solpe es generado cuando la compra y/o servicio haya sido realizado o ejecutado fuera
del proceso logstico.
Para ello, luego de la valorizacin de la plantilla que ejecuta logstica, el Gerente de rea deber
sustentar personalmente ante la Gerencia General y/ Direccin solicitar la autorizacin respectiva
para la generacin del pedido; si la Gerencia general estime conveniente el caso se eleva a auditoria.
Tipo de SOLPE: ZM
Sujeto a Imputacin: Segn corresponda el tipo de solpe (material y/o servicio)
Con cdigo de material: Segn corresponda el tipo de solpe (material y/o servicio)

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ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

SECUENCIA A SEGUIR:
Elaborar la solicitud de pedido de acuerdo a los pasos indicados en los puntos anteriores, segn el
tipo de solpes indicados, con la salvedad de agregar en el texto de cabecera la siguiente informacin :
-

Uso, funcin y/o aplicacin,

Fecha de ejecucin,
Nombre y cargo del usuario solicitante,
Nombre del gerente de rea que autorizo.
Proveedor que lo ejecuto,

Y anexar la documentos complementarios para trabajar la valorizacin, como : Cotizacin, facturas,

guas de remisin, etc.

7.2. INCLUSIN DE ANEXOS EN LA SOLPE

Aplica para cualquier tipo de solpes indicadas anteriormente que requieran adjuntar archivos con
informacin complementaria para el proceso de compra (planos, fotos, cotizaciones referenciales,
facturas, informes, descriptivos tcnicos, hojas tcnicas, etc.).
TRANSACCIN: ME51N
PASO 1: Hacer click en el cono

PASO 2: Hacer click en CREAR ANEXO

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ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

PASO 3: Buscar y seleccionar el archivo que se desea anexar a la solpe. Dar doble click.

PASO 3: Grabar. Una vez el documento se encuentra anexado se puede visualizar haciendo click el
cono

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ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

Una vez que terminamos de registrar todos los materiales a solicitar con toda la informacin requerida
por el sistema, damos click en la casilla de verificacin

si nos muestra alguna alerta,

procedemos a hacer las correcciones, si nos da luz verde con el siguiente mensaje:

Procedemos a grabar

la solicitud de pedido dando click en la imagen

, generando

automticamente un nmero que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla; debemos tener
precaucin y tomar nota del nmero ya que con este nmero podemos hacer seguimiento durante
todo el proceso de compra.

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8.- LIBERACION DE SOLPE ME54N

Una vez en la transaccin realizamos la bsqueda de la solicitud de pedido a liberar, haciendo click
en el icono de bsqueda

, sale el siguiente cuadro de dialogo:

Ubicamos la solicitud de pedido por ejemplo 100240345

El sistema nos ubica directamente en la ficha ESTRATEGIA DE LIBERACION

En esta ficha tenemos informacin sobre el grupo de liberacin, la estrategia de liberacin, el

indicador de liberacin y los iconos para realizar la liberacin.
Se tiene 3 niveles de liberacin para las solicitudes de pedido antes de pasar al Dpto. de Compras

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Cdigo AS: Liberacin que da el rea solicitante, posterior a la generacin de la solicitud de

pedido (EMISOR).

Cdigo GG: Liberacin del gerente / superintendente del rea solicitante, posterior a la
liberacin del AS.

Cdigo CI: liberacin que da Planeamiento y control de inventarios posterior a la liberacin

de GG (No aplica para solpes de servicios).

IMPORTANTE: Las liberaciones se realizan para la totalidad de las posiciones de la solpe, no est
permitido realizar liberaciones parciales.

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9.- SEGUIMIENTO DEL STATUS DE LA SOLPE

Nombre de la
ficha
Status

Descripcin

En esta ficha se
muestran
los
diferentes estatus
de tratamiento ,
bloqueo
y
liberacin para el
seguimiento
del
solicitante

No tratado: Comprende los siguientes status de solpe: sin liberacin, o solpe con
liberacin pero no tratado por el comprador.
Peticin de oferta creada: Comprende desde que el comprador ha generado la
peticin de oferta (invitacin a cotizar) a diversos proveedores, recepcin de ofertas,
valorizacin , generacin de plantillas, envi para revisin de usuario, plantilla
revisada pendiente de generacin de pedido.
Pedido creado: comprende desde la generacin del pedido hasta la liberacin final.
Entrada de mercancas y/o actividad: comprende desde el registro de ingreso de
mercanca en Almacen y/o la conformidad de servicio.
Recepcion de facturas: Comprende el registro de factura realizado por el COP.

Persona de
contacto
Muestra
informacin del
solicitante y del
grupo de compras
que se encargara
de procesar esta
solicitud

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ELABORACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Kareen Castaeda C.
Jefe Dpto. Planeamiento y
Control de Inventarios

Nlida Zevallos J.
Jefe Dpto. Compras

Miguel Gonzlez V.
Superintendente de Compras
y Almacenes

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CO4-AFLO-I-10
Pg: 22 de 22

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CARTAVIO S.A.A. / CASAGRANDE S.A.A./SAN JACINTO S.A.A

Prohibida su reproduccin

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