FASE DE DISEÑO

AP04-AA5-EV04. ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA.

AUTORES:

DAVID STIVEN MENDIETA BARAJAS

SANDRA ESMERALDA OLMOS ALVAREZ

MILFER ANTONIO MUÑOZ MORALES

SENA VIRTUAL

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

FICHA 2282078

TUTOR:

JHON JAIRO CEQUERA

SEPTIEMBRE DE 2021
 Evidencia
Elaboración de términos de referencia

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA

Con base en la lectura del contenido “PDF. Términos de Referencia para contratos
de Desarrollo de Software”, el aprendiz con base en los requerimientos del
sistema de información deberá elaborar los componentes básicos de un
documento de términos de referencia que permitan realizar la negociación de
bienes informáticos.

Con base en el archivo de evaluación de propuestas proporcionado, el aprendiz

deberá evaluar y calificar ofertas y proveedores de acuerdo a las necesidades
informáticas de la organización.

LO QUE DEBE CONTENER LA EVIDENCIA

Paso 1. Documento de Términos de referencia.

A partir de la lectura y ejemplo propuesto en la Infografía Términos de Referencia

para contratos de Desarrollo de Software, el aprendiz deberá elaborar documento
que tenga los términos de referencia con base en los requerimientos del sistema
de información y las necesidades de la organización, con la siguiente estructura:

Componentes de un documento de Términos de Referencia:

- Objetivos
- Fuente de recursos
- Proponentes habilitados o restricciones
- Idioma
- Actividades a realizar
- Entregables, Hitos o Fechas de entrega y detalle de los entregables
- Equipo de trabajo
- Duración del contrato
- Sede o localización de las labores a realizar
- Documentos a presentar
- Proceso para seleccionar al proveedor
- Forma de pago
- Confidencialidad de la información

Paso 2. Evaluación de propuestas.

Con base en el archivo de Excel proporcionado “Evaluación de propuestas” el
aprendiz deberá de evaluar y calificar las propuestas de proveedores. A
continuación, se detalla el uso de esta plantilla de calificación:

- Encabezado: en esta sección se debe de colocar información referente al

nombre de la organización, nombre del proyecto, el bien informático o
servicio a contratar, la fecha de elaboración y datos del gerente de proyecto
y/o líder técnico en caso de que aplique.

- Evaluación de requerimientos funcionales: Esta sección describe los

requerimientos funcionales que debe de cumplir o solucionar el bien
informático a adquirir.

o columna Ítem, se describe cada uno de los requerimientos

funcionales
o columna % Cap. el archivo tiene 4 capítulos (Evaluación de
Requerimientos Funcionales, Evaluación de Requerimientos No
Funcionales, Evaluación de Aspectos Financieros, Evaluación de
Aspectos Generales). En esta columna se debe de especificar el
peso o valor de cada capítulo. Por ejemplo, la distribución de esta
columna puede quedar de esta manera:
▪ Evaluación Req. Funcionales: 40%
▪ Evaluación Req. No Funcionales: 30%
▪ Evaluación Aspectos Financieros: 15%
▪ Evaluación Aspectos Generales: 15%
Para un total del 100%
 o Peso del Ítem: en esta columna colocar el peso porcentual de cada
Ítem dentro del Capítulo. Por ejemplo: requerimiento Funcional 1
tiene un peso del 10%, Requerimiento funcional 2 tiene un peso del
15% y así sucesivamente hasta completar el 100%.
Este valor porcentual depende de la importancia de que ese
requerimiento en particular sea provisto por el proveedor.
o Nombre del proponente: en esta columna se especifica el nombre de
cada uno de los potenciales proveedores.

- Evaluación de requerimientos no funcionales: esta sección describe los

requerimientos no funcionales o requerimientos técnicos que debe de
cumplir o solucionar el bien informático a adquirir.

o columna Ítem, se describe cada uno de los requerimientos no

funcionales o requerimientos técnicos.
o columna % Cap. el archivo tiene 4 capítulos (Evaluación de
Requerimientos Funcionales, Evaluación de Requerimientos No
Funcionales, Evaluación de Aspectos Financieros, Evaluación de
Aspectos Generales). En esta columna se debe de especificar el
peso o valor de cada capítulo. Por ejemplo, la distribución de esta
columna puede quedar de esta manera:
▪ Evaluación Req. Funcionales: 40%
▪ Evaluación Req. No Funcionales o Técnicos: 30%
▪ Evaluación Aspectos Financieros: 15%
▪ Evaluación Aspectos Generales: 15%
Para un total del 100%
o Peso del Ítem: en esta columna colocar el peso porcentual de cada
Ítem dentro del Capítulo. Por ejemplo: Requerimiento no funcional 1
tiene un peso del 10%, Requerimiento no funcional 2 tiene un peso
del 15% y así sucesivamente hasta completar el 100%.
Este valor porcentual depende de la importancia de que ese
requerimiento en particular sea provisto por el proveedor.
o Nombre del proponente: en esta columna se especifica el nombre de
cada uno de los potenciales proveedores.
 - Evaluación de Aspectos Financieros y Aspectos Generales: estas
secciones describen los aspectos financieros de cada proveedor a tener en
cuenta en su calificación y aspectos generales como experiencia-casos de
éxito, equipo de trabajo, garantías, entre otros.

Al final, la plantilla realiza la respectiva calificación con base en los datos

suministrados generando un Orden de Elegibilidad.

PRODUCTO(S) ENTREGABLE(S)

Se entregarán dos archivos realizados en los siguientes programas que son:

1. Documento en Word con los Términos de Referencia.

2. Hoja electrónica con la plantilla de Evaluación de propuestas diligenciado.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

La evaluación de la presente evidencia se hará teniendo en cuenta las variables y

criterios de evaluación establecidos en el instrumento de evaluación específico
para esta evidencia, es importante su lectura para mayor comprensión de lo
requerido.

Nombre instrumento de evaluación: IE-AP04-AA5-EV04-Elaboración-Términos-

Referencia.

FORMA DE ENTREGA

Debe enviar el archivo a través de la plataforma virtual en el área correspondiente

indicada por el instructor encargado. Al momento de realizar la entrega tenga en
cuenta los siguientes pasos:
Ingrese al menú principal de la plataforma y ubique el área de “Actividades” e
ingrese al enlace “Fase de Diseño”, posteriormente acceda a la carpeta de la
Actividad de Proyecto correspondiente, y haga entrega de la evidencia en el
enlace respectivo.

En caso de dificultades comuníquese oportunamente con el instructor a cargo.

Pasos para enviar evidencia:

• Clic en el título de la evidencia.

• Clic en Examinar mi equipo y buscar el archivo previamente guardado.
• Dejar un comentario al instructor (opcional).
• Clic en Enviar.
OBJETIVO GENERAL

Diseñar y desarrollar un sistema de información como alternativa de solución a la

rotación de empleados en la empresa MGM Ingeniería y Proyectos S.A.S

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Realizar el levantamiento de información necesaria para la identificación de la

problemática actual de la compañía.
 Analizar la información recopilada, para la descripción de los requerimientos
del sistema que se desea implementar.
 Plasmar el prototipo teniendo en cuenta los requerimientos obtenidos.
 Construir el prototipo de acuerdo a la arquitectura propuesta y lineamientos a
utilizar

FUENTES DE RECURSOS

En esta sección se resaltan los recursos que la Empresa contratante proveerá al

licitante que resulte adjudicado. El listado incluye la información, bienes y servicios
que el área técnica considera necesario para llevar a cabo el proyecto a ejecutar.

Recursos Unidad Valor Unitario Valor

Equipos de 1 1.400.000 1400000
impresión
Equipo de 2 1500000 3000000
computo
Hosting 1(Anual) 120.000 120.000
Bases de datos 1(Semestral) 100.000 100.000

Además, se requieren recursos humanos indispensables para la ejecución del

software a implementar.

Recursos Unidad Valor Unitario Valor

Humanitario
Tecnólogo en 2 2800000 2800000
análisis y
desarrollo de
sistemas de
información
PROPONENTES HABILITADOS O RESTRICCIONES

Los proponentes habilitados serán aquellas personas, con conocimiento en

análisis y desarrollo de sistemas informáticos que tengan más de 1 años en el
mercado certificadas, con pasantías demostrables en el área de ejecución.
Además, se debe anexar casos de éxito y referencias empresariales. Para que el
Proponente pueda construir su oferta económica se presenta como punto de
partida, no obstante, las interpretaciones o deducciones que el Proponente haga
de lo establecido en el mismo serán de su exclusiva responsabilidad.

IDIOMA

El programa según el acuerdo en términos de referencia debe estar constituido por

el idioma nativo español latinoamericano

ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

Se deben describir con precisión las tareas y principales actividades a ser

ejecutadas por la Empresa, definiendo su secuencia y articulación, así como los
productos y resultados que se esperan obtener, y que permitan lograr el objetivo
general y los objetivos específicos de la Empresa a contratar.

Las tareas, según su naturaleza, deben precisar los requerimientos acordados

para que puedan llevarse a cabo; por ejemplo: las modalidades y técnicas de
levantamiento de datos y esquemas, metodologías a utilizar, necesidades
especiales de software, datos requeridos, etc. sus objetivos y alcance.

Bases de datos: el sistema de información deberá ser compatible con un gestor de

base de datos relaciones tipo MySQL. La base de datos deberá estar normalizada,
se debe de disponer de su modelo relacional y se debe de contemplar copias de
seguridad diferenciales mensuales

Control transaccional: el sistema de información debe de generar alertas

automáticas para eventos críticos del sistema, por ejemplo, campos obligatorios,
valores de stock mínimos o cualquier otro tipo de control que pueda interferir en la
integridad de la información a procesar

Disponibilidad: debe de ser continua con un nivel de servicio para los usuarios
24/7 y ante fallas de disponibilidad de la solución en cualquiera de sus
componentes, se debe generar alarmas.
 lnteroperatibilidad: el sistema de información debe de tener capacidad de
interactuar con otros sistemas a través de archivos en formato XML o Web
Services (Servicios Web) para el intercambio de información con los otros
sistemas transaccionales existentes

ENTREGABLES, HITOS O FECHAS DE ENTREGA Y DETALLE DE LOS ENTREGABLES

Se estipula que la fecha y lugar será virtual desde los equipo de cómputo de los
Tecnólogos en análisis y desarrollo de sistemas de información, si se necesita
información adicional se solicitara información con las personas encargadas de la
empresa

EQUIPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo estará conformado por los tecnólogos en análisis y desarrollo

de sistemas de información en los roles de:

 Diseño web
 Control de bases de datos
 Desarrollo de la aplicación

DURACIÓN DEL CONTRATO

Se debe de relacionar el tiempo máximo de duración del contrato. Por ejemplo, la

duración total que incluye las fases de análisis, diseño, desarrollo, pruebas e
implementación será de diez meses debe ser finalizado en la fecha prevista. La
finalización del contrato debe estar sujeta a la aprobación de los entregables con
base en los términos de referencia estipulados

SEDE DE LAS LABORES

La sede será modo virtual para la documentación diseño desarrollo e

implementación del proyecto

DOCUMENTOS A PRESENTAR

Los documentos a presentar serán entregados en un plazo máximo de 20 días

acompañado de manuales técnicos, manuales de usuario, post-implementacios
viáticos, diagramas de clase, bases de datos con el diseño, código de pagina web
y acuerdos, Cop pesos colombianos y el valor del programa

11.PROCESO PARA SELECCIONAR AL PROVEEDOR

 El proponente deberá acreditar su experiencia con mínimo una certificacion, de
contratos ejecutados en el último año contado hacia atrás partir de la fecha de
cierre de la presente invitación o en ejecución, cuyo objeto sea la prestación de los
servicios para el análisis y desarrollo de sistemas de información.

 Tecnólogo en análisis y desarrollo de sistemas de información

.  Experiencia amplia en materia de diseño, programacion y análisis de

sistemas de información. Excelencia en calidad de los servicios que haya
desarrollado las certificaciones deberán ser expedidas por la persona o entidad
contratante y deberán contener como mínimo la siguiente información:

 Nombre de la persona o entidad contratante.

 Objeto del contrato.

 Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes año).

 Valor ejecutado a la fecha de la certificación (en caso de presentar contrato

en ejecución)

 Firma y cargo del que certifica (nivel directivo).

 Datos del contacto: nombre, cargo y teléfono de la persona de contacto. A

continuación, se describen los posibles candidatos:

FORMA DE PAGO

Se realizarán 3 pagos con base en el desarrollo en la labor contratada de

acuerdo con los servicios efectivamente prestados durante la ejecución del
contrato y post-implementacion

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información que conozcan en virtud del presente proceso, se destinará

única y exclusivamente para la presentación de la propuesta. Se considera
información confidencial:

 Toda la información relacionada con el desarrollo del contrato que se

suscriba y el de los fines de Quesos y lácteos La Esmeralda

 Las características y especificaciones de los productos, servicios y

programas de Quesos y lácteos La Esmeralda, que no sean de público
conocimiento.
 Todos los secretos empresariales que posea Quesos y lácteos La Esmeralda
de conformidad con la legislación vigente.

 Todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y de

economía de empresa que le permiten a Quesos y lácteos La Esmeralda

realizar sus actividades productivas, desarrollar su objeto social y actividades

de organización y administración.

 Toda la información sobre los clientes y potenciales clientes de Quesos y

lácteos La Esmeralda incluyendo, pero sin limitarse, a los datos personales de
los mismos.

 Toda la documentación que produzca el eventual contratista en desarrollo del

contrato que llegare a suscribirse.

 Toda la información que en desarrollo de la presente invitación y/o del

contrato que llegare a suscribirse, Quesos y lácteos La Esmeralda ponga en
conocimiento del proponente y/o contratista