ELABORACION DE

SOLICITUD DE
PEDIDO EN SAP

INSTRUCTIVO
TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsable
4. Ingreso al sistema SAP
5. Actividades previas a la elaboración de una solicitud de pedido
6. Creación solicitud de pedido (SOLPED)

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la solicitud de bienes y/o servicios en el
sistema SAP de acuerdo con los requisitos establecidos en el manual de
compras.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica a cada una de las áreas que realizan solicitudes de
pedido para las diferentes compras de bienes y/o servicios.

3. RESPONSABLE
Es responsabilidad de las áreas hacer uso de este instructivo cuando se
requiera solicitar bienes y/o servicios.

4. INGRESO AL SISTEMA SAP

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Para ingresar a SAP, haga doble clic sobre el icono SAP LOGON
que se encuentra en su escritorio.
A continuación, se despliega una ventana que contiene una lista con los
grupos o servidores disponibles. Seleccione el mando que le indicó el área
de sistemas y haga clic en Acceder al sistema.

Aparecerá una nueva ventana con cuatro campos: Mandante, Usuarios,

Clave de acceso e Idioma.

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En el campo “Usuarios”, inserte el nombre de identificación de usuario SAP
previamente definido por el área de sistemas.

En el siguiente campo inserte la “clave de acceso” que le fue asignada.

Si los campos son completados correctamente, al presionar la tecla Enter

ingresará a SAP, si es la primera vez que ingresa a SAP, se desplegará una
ventana para cambiar su clave de acceso, como se verá a continuación:

Nota: Es responsabilidad del funcionario de la compañía el uso de las

claves de acceso a SAP.

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5. ACTIVIDADES PREVIAS PARA LA ELABORACION DE UNA
SOLICITUD DE PEDIDO

5.1 Identificación de la necesidad. (Act. N°01)

Se comienza con el reconocimiento de una necesidad o un problema, una

vez identificada la necesidad se pasara a las existencias del producto en el
sistema.

Para la adquisición de activos fijos, antes de elaborar la solicitud de pedido,

es requisito indispensable solicitarle al área de contabilidad la asignación de
un código al activo, además le deberá asignar un valor de referencia.

Para que lo anterior sea posible es necesario anticipar el proceso de

cotización; para lo cual se ejecutan los siguientes pasos:

El funcionario del área solicitante enviara correo electrónico a la jefatura de

compras solicitando la cotización del activo fijo, indicando las características
y especificaciones técnicas del bien.

Los proveedores enviaran las ofertas por correo electrónico al funcionario de

compras, la cual realizará un análisis comparativo y seguidamente lo envía al
experto técnico respectivo, para que emita su concepto profesional y le
indique al funcionario de compras cuál de los bienes presentados en las
ofertas cumple con los requerimientos técnicos exigidos por la empresa. Una
vez que el área de compras tiene el valor del activo deberá enviarlo por
correo electrónico al área solicitante.

El área solicitante conociendo el valor del activo, solicitará por correo

electrónico a la dirección de contabilidad la creación del código del activo,
utilizando el formato “Creación de activos fijos” en el cual describirá
detalladamente las características técnicas del bien, la orden interna a la cual
se va a cargar o a imputar el activo, centro gestor, centro de costo, posición
presupuestal, el valor del activo y la vida útil estimada.

La dirección de contabilidad informará por correo electrónico (Outlook) al

área solicitante el código que le corresponde al activo. El área solicitante
creara la “Solped” en SAP y se la envía a la mesa de compras para continuar
con el trámite de la compra del bien. En caso que la solicitud de pedido no se
elabore o que de alguna manera la compra no se efectué, el área solicitante
informara por correo electrónico a la dirección de contabilidad para que anule
el código de activo fijo creado. (Ver procedimiento de gestión de activos
fijos).

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 5.2 Consulta de existencia en almacén (Act. N°02)

Cuando el requerimiento sea de materiales, antes de elaborar la solicitud de

pedido, el área solicitante consultará a través de SAP, para establecer la
disponibilidad de las cantidades requeridas, esto le permitirá definir si se trata
de un material almacenable o no y si es o no necesario activar el proceso de
compras.

Todos los requerimientos deben ser claros y no dar lugar a ambigüedades,

también, se deben hacer en función de cumplimiento de un objetivo
estratégico.

Para realizar la consulta ingrese a la transacción MMBE – Resumen de

stocks, donde digitará el código del material requerido, el sistema le
suministrara un resumen de stock, así:

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Una vez ingresado el código del bien, haga clic en la casilla , la cual
arrojara la siguiente informacion

En el caso que se cuente con la cantidad disponible, el área solicitante

deberá gestionar la salida del material mediante el formato “salida de
almacén”.

Cuando se trate de material almacenable, del cual el almacén no tenga

existencias, o cuando las cantidades existentes estén por debajo de las
requeridas, el área solicitante deberá solicitar al jefe de almacén la gestión
del mismo.

Si se trata de material no almacenable será el área solicitante la que gestione

la solicitud de pedido.

5.3 Verificar disponibilidad presupuestal (Act. N°03)

Toda compra o contratación se realizará siempre y cuando la necesidad esté
contemplada en el presupuesto anual de costos e inversiones; esto quiere
decir, que el área solicitante antes de iniciar un requerimiento a la mesa de
compras, para ello validará la disponibilidad presupuestal en la siguiente
transacción: FMRP_RW_BUDCON – Report utilización del presupuesto
En el registro maestro de “centro de gestor” contiene informacion importante,
como: nombre y descripcion del gestor, centro gestor de orden superior y
fondos.
En el registro maestro de “posición presupuestal” encontraras: nombre y
descripción de la posicion presupuestaria, posición presupuestaria superior y
parametros de controles importantes (operación financiera y tipo de
posición).

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Teniendo la informacion anteriormente mencionada, digite en los campos de
centro de gestor y posicion presupuestal y haga clic en

Como puede observar en el cuadro siguiente, validara el presupuesto que

tiene reservado, comprometido, consumido y lo que tiene disponible.

En la solicitud de pedido se deberá identificar el centro gestor administrador y

el centro gestor solicitante (consumidor), de tal manera que quien solicita,
apruebe el uso del recurso que previamente presupuestó.
En caso de no contar con disponibilidad presupuestal, el responsable del
área deberá tramitar ante la jefatura de planificación financiera la asignación
de recursos.

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6. CREACION SOLICITUD DE PEDIDO “SOLPED”. (Act. N° 04)

Ingrese a la transacción “ME51N”, la cual le permite elaborar una solicitud de

pedido “Solped”, donde puede acceder a él siguiendo la ruta (carpeta datos
de archivo) o bien digitando el código de transacción directamente en la
barra de comandos.

El área solicitante deberá diligenciar en la nota de cabecera las

características del bien, servicio u obra requerida, indicando el que, el por
qué, el para qué, seguidamente deberá indicar la cantidad de material
necesitado, las cantidades requeridas, sus características, las condiciones
con las que se requiere el bien, especificaciones técnicas, si las hay y la
prestación de servicio o la ejecución de la obra.

En caso dado si el solicitante deberá indicar las consideraciones requeridas

en temas relacionados a trabajos en altura, seguridad y salud en el trabajo
(SST), ambiental, pólizas, aspectos legales y garantías necesarias para
mitigar riesgos, deberá detallarlas en el cuadro de texto.

Todo material solicitado a través de una “Solped”, deberá contar

obligatoriamente con un código, de lo contrario no será posible continuar con
el proceso.

La persona que está requiriendo o realizando la solicitud de pedido, deberá

digitar el código del material, las cantidades, la fecha de entrega, el centro de
costo, el grupo de compras y el valor del material.

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Una vez creado el código del bien o del servicio, el funcionario de almacén o
de la dirección de contabilidad, según corresponda, informará por correo
electrónico al responsable del área solicitante el número del código
solicitado.
Si el código del material no existe el área solicitante deberá pedir su creación
mediante correo electrónico dirigido a la jefatura de almacén, y a la dirección
de contabilidad cuando se trate de un servicio.

La jefatura de almacén y la dirección de contabilidad, según el caso, deberán

dar respuesta al requerimiento en un tiempo no superior a seis (6) horas.

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Para ingresar el “Precio valor” del material para digitar en el cuadro anterior,
el funcionario deberá ingresar a la transacción ME80FN, luego haga clic en
.

EL sistema SAP arrojara un percio valor historico del materia a solicitar

Posteriormente se digitará el valor según los resultados obtenidos

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En item de posición, en la casilla fuente de aprovisionamiento el responsable
del area diligenciara el tipo de prioridad que necesite el bien.
En la casilla “prioridad”, el area solicitante debera indicar el nivel de prioridad
en que requiere el bien o servicio, podra optar por un requerimiento con nivel
de prioridad alto o bajo, siempre que las razones de su premura esten
debidamente soportadas. Tambien se entenderá que un requerimiento posee
nivel de prioridad alto, cuando se demuestren altas probabilidades de
materializarse un riesgo relacionado con la operación y la reputación de
Triple A S.A E.S.P., con consecuencias criticas; nivel de riesgo alto
(Preventivo).

Se consideran requerimientos con nivel de prioridad alto los realizados por el

subproceso de aprovechamiento y residuos peligrosos, cuando la solicitud
tenga como fin aprovechar una oportunidad comercial, de acuerdo a las
actividades propias de esta unidad de negocio especial de Triple A S.A
E.S.P.

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El manual de compras establece en el punto “6.3 Tipos de compras; 6.3.4
nivel de prioridad de la compra”, donde manifiesta los tipos de prioridad.

Finalizada la creación de la solicitud se debe generar su estrategia de

liberación, que inicia con la aprobación del administrador del recurso, Jefe de
área, el subgerente y el gerente de área, este último debe garantizar que la
compra solicitada se encuentre incluida en la planeación estratégica
(orientado al cumplimiento de un objetivo) y aprobará teniendo en cuenta el
contexto interno y externo en el que se encuentre la compañía.

Los aprobadores de la “Solped” deberán hacer dos verificaciones; la primera

es la relacionada con las especificaciones técnicas, cantidad del material o
servicio solicitado y que este corresponda con la necesidad planteada y la
segunda, una vez creada la solicitud de pedido se debe generar su estrategia
de liberación, que inicia con la aprobación del administrador del recurso, Jefe
de área, el subgerente y el gerente de área, este último deberá garantizar
que la compra solicitada se encuentre incluida en la planeación estratégica.

Para la solicitud de un bien o servicio, el administrador del recurso debe

verificar que cuenta con la PPI disponible, que se encuentra definido en la
estrategia y que además las cantidades y los códigos de material o servicio
corresponde a lo requerido.

Con la aprobación de la “Solped” el sistema SAP reserva automáticamente

los recursos mediante una PPI o una PPB, según sea el caso.

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Creada la solicitud de pedido, el sistema arrojara un consecutivo para
proceder con la Orden de Pedido.

Finalmente la creación de la solicitud se debe generar su estrategia de

liberación, que inicia con la aprobación del administrador del recurso, Jefe de
área, el subgerente y el gerente de área.

**FIN DOCUMENTO**

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