1.

RESUMEN DEL CASO

El Sr. Muchaplata (Cliente) decide hacer construir su casa, para lo cual contrató al Ingeniero
Industrial Carlos Perez como gerente de proyecto; sus funciones son conseguir un
Arquitecto para que elabore el proyecto, cuando la familia está de acuerdo con el
Anteproyecto, llevarlo a la Municipalidad, luego coordinar entre los profesionales
responsables de las especialidades y el Arquitecto hasta que el proyecto esté concluido.

El caso se encuentra en la etapa de ejecución del proyecto, en la que el Ing. Carlos está
llevando la logística y ha contratado a un Ingeniero para llevar a cabo la ejecución.

A los dos meses de ejecución el cliente ha visto en obra que el acero se encuentra
acumulado y ha pensado que se está haciendo un malgasto de dinero al tener mayor
cantidad de materiales que los necesarios realmente, el Ing. Carlos ha respondido a su
inquietud diciendo que se necesita del acero con anticipación para su habilitación y
colocación, recalcando que todo lo que se compra está dentro del presupuesto y
programación. Pero la respuesta no convence al Cliente, motivo por el cual decide hacer el
mismo las compras según le parezca oportuno y busca precios más bajos.

Las decisiones tomadas por el cliente genera que los materiales no lleguen a tiempo y en
algunas ocasiones no lleguen los materiales adecuados, generando cambio de estos y
dejando al personal sin tareas que cumplir.
2. Diagramas para problemas (Problema principal y secundarios)

a. Ishikawa
 b. FODA

3. Propuesta de mejora

Debido al problema antes mencionado se propone utilizar un software de un sistema

ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) para que contribuya a
optimizar los procesos de logística en la obra. Con este sistema se puede generar
requerimientos de materiales basados en la disponibilidad de recursos y se generan
candados de aprobación según se defina. Asi mismo, se puede reportar los efectos de
algún incumplimiento en la cadena de suministro.

Adicionalmente ante la incompatibilidad de los tiempos de llegada de materiales y el

requerimiento los principales usuarios serán: El Responsable de Obra (quien
generaría los requerimientos, adicionando la fecha que se requiere en obra) y el
dueño (quien sería el encargado de aprobar dichos requerimientos, pudiendo observar
o solicitar mayor justificación de estos).

a. ERP, a continuación se mencionan los modulos del ERP a implementar:

i. Comparador y emisión de ofertas: Con este ERP se podrán generar
distintas versiones de una misma oferta. Se podrá recalcular y variar
hasta conseguir ajustarla a los requisitos de su necesidad, pudiendo
comparar los distintos presupuestos presentados. En todo momento
se mantendrá un histórico de las ofertas presentadas de cara a su
consulta o gestión posterior.
ii. Planificación y control de fechas: Mediante la funcionalidad del árbol
de planificación se podrá controlar las fechas previstas de cada
capítulo, subcapítulo, tarea, sub tarea, elemento o partida de un
 proyecto. Durante la ejecución de la obra se podrá controlar las
fechas previstas de contratación de cada elemento y las fechas reales
de ejecución. La aplicación le ayudará mediante códigos de colores
para detectar posibles incidencias.
Para agilizar el proceso de planificación se permite la exportación e
importación de la planificación a Microsoft Project o Excel.
iii. Gestión de compras: Este módulo se integra en la hoja de demanda
de Microsoft Dynamics NAV para permitir un reaprovisionamiento ágil
de las obras. Desde esta hoja de demanda los usuarios podrán
recuperar las partidas o el desglose que se desea contratar pudiendo
generar automáticamente ofertas de compra de cara a realizar un
comparativo, antes de seleccionar la oferta óptima.
Todo el ciclo de compras (ofertas, pedidos, guías de remisión y
facturas) está completamente integrado con la gestión de proyectos
pudiendo determinar imputaciones automáticas de coste con la
recepción de las guías de remisión o de las facturas.
iv. Flujos de autorizaciones: Durante todo el ciclo de compras se podrá
configurar la gestión de autorizaciones, de forma que ante
determinadas acciones, como por ejemplo contratar una oferta de
compra se desencadene un flujo de aprobaciones. Cada usuario
podrá tener una visión completa de los documentos pendientes de
aprobar pudiendo recibir notificaciones por correo electrónico ante
solicitudes de autorización o solicitudes pendientes de resolver por
otros usuarios.
v. Gestión Financiera: Con el módulo de gestión financiera se podrá
tener acceso a información del siguiente tipo:
‐ Pagos, cobros, movimientos de fondos.
‐ Cash-flow proyectado.
‐ Conciliación bancaria
‐ Gestión de valores propios y de terceros.
vi. Gestión de Almacenes: Con el módulo de gestión de almacenes se
podrá llevar un mejor registro de ingresos y egresos de los
almacenes. La automatización de los registros permite visualizar las
altas y bajas de los insumos, facilitando la actualización del stock y su
valorización. Este sistema actual que permite integrar los datos,
ofrece mayores ventajas en relación a la toma de decisiones, en este
caso, de abastecimiento.
 b. Instructivo para Generar el Requerimiento de Compra:

1. Usuario completa el formato del Requerimiento, el cual debe ser aprobado

por el Jefe de área, Jefe de Oficina Técnica y Residente de Obra.

2. En caso de bienes el formato del Requerimiento es entregado por el

usuario al responsable de almacén para el registro en el sistema.

3. En caso de servicios, el usuario presenta el formato del Requerimiento al

área de administración de obra para el registro en el sistema.

4. En caso de requerir un código nuevo en el sistema, se tiene que

completar el formato y enviar al área de Procura para la generación del
código.

5. Ingresar al ERP y seleccionar la ruta: Logística – Logística Compras –

Requerimientos – Nuevo Requerimiento

6. Completar los datos de la Cabecera del Requerimiento.

Empresa:
Solicitante: Campo obligatorio. Por defecto muestra el nombre del usuario
que está digitando el requerimiento. Si este no es el solicitante
del bien o servicio, modificarlo seleccionando el nombre
respectivo.

Tipo: Campo Obligatorio. Destino del Requerimiento: Uso en planta o Uso en obra
 Estado: Campo auto-completado. Muestra la etapa en que se
encuentra el Requerimiento: “En creación”, “Pendiente de
evaluación”, “Aprobado”, “Anulado”
Justificación: Campo obligatorio (hasta 500 caracteres). Consignar el
sustento para la adquisición del bien o contratación del
servicio, u otra referencia que facilite el cruce de información.

Presionar el botón “Grabar”. El ERP asigna un número al Requerimiento. Presionar el botón

“Aceptar”. Presionar el botón “Agregar Item”.

7. Completar los datos de los Items del Requerimiento.

Código: Campo obligatorio. Para reducir la búsqueda, optar por una de las
siguientes alternativas:
a) Ir al árbol del catálogo de Compras y marcar la(s) categoría(s) o
familia(s) de compra asociada al bien o servicio requerido.
b) Digitar el código, si se conoce, o
c) Digitar la descripción o parte de ella

Presionar el botón “Listar”. Se despliega la relación de ítems en el Maestro

de Productos.

Seleccionar el ítem requerido. Las descripciones no son editables. De no

existir el código solicitar la creación a Compras.

Cantidad: Campo obligatorio. Al lado derecho presenta la Unidad de

Medida base para la compra. Indicar la cantidad requerida.
Observaciones: Campo opcional. Emplearlo para ampliar la información
del ítem solicitado o para alertar sobre riesgos asociados al
suministro de productos o ejecución del servicio.
Fecha/Prioridad: Campo obligatorio. Seleccionar la prioridad de compra:
“Regular”, “Urgente” o “Emergencia”. El ERP valida la prioridad
y auto completa los campos “Días mínimos” para el plazo de
atención y la fecha de compromiso para la entrega del bien o
inicio del servicio. Dicha fecha puede modificarse solo para
extender el plazo aplicable a la prioridad. Presionar el botón
“Elegir fecha” para corroborar la información.
CC/Proyecto: Campos obligatorio. Seleccionar la combinación de
datos aplicables al Centro de Costo, Proyecto y Etapa a los
que se cargará el gasto (consultar con Area de control de
Costos)

Presionar el botón “Agregar”. Repetir el paso 3 para continuar

añadiendo ítems. Al concluir, presionar el botón “Grabar”.
 8. Finalizar la generación del Requerimiento presionando el botón “Terminar”.
Se despliega la lista de evaluadores. Seleccionar el nombre del Evaluador
designado para la Unidad Operativa y presionar el botón “Aceptar”. El estado
del Requerimiento cambia a “Pendiente de Evaluación”.

4. Flujograma de la gestión de compras

Desarrollo de la propuesta
Para la mejora del proceso de compras es necesario revisar como se está llevando a cabo
el proceso actual, para verificar cuales son las actividades que no se están desarrollando de
la mejor manera y de esta forma asignar y definir nuevas actividades y funciones a cada
uno de los actores involucrados en el área.
 Objetivo
Establecer el procedimiento para garantizar la adquisición de materiales, insumos y
productos, requeridos según las especificaciones técnicas establecidas para el proyecto,
bajo estándares de calidad, seguridad, oportunidad y continuidad a un costo razonable.
Alcance
Inicia desde que se establecen las especificaciones generales para construir el proyecto, se
establece el cronograma de compras, se generan las órdenes de compra y se recepcionan
los insumos, materiales y/o productos.
Tabla Nº01: Proceso de compras
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Se define la programación de obra. Junto con
el cronograma de compras, el coordinador de
adquisiciones elabora el listado de productos
Coordinador de Adquisiciones
Cronograma e insumos que tengan mayor peso en el
de compras costo del presupuesto y mayor demanda. El Director de Obra
cronograma establece las fechas en que la
obra debe ir haciendo los requerimientos de
material.
Se elabora la proyección mensual de
compras incluyendo los productos e insumos
que tengan mayor peso en el costo del
Proyección presupuesto y mayor demanda. Dicha
mensual de proyección va actualizándose de manera Coordinador de adquisiciones
compras periódica por el accionar de los comités de
obra. Esta proyección mensual de compras
debe ser enviada al asistente administrativo
para que realice los pedidos en el sistema.
Teniendo en cuenta la proyección mensual
de compras, el coordinador de Adquisiciones
realiza selección de proveedores de acuerdo
Coordinador de Adquisiciones
Selección de a la necesidad de insumos. Se requieren 3
proveedores cotizaciones y aprueba la gerencia. Luego se Asistente Administrativo
actualiza el listado de proveedores. Con esta
información el Coordinador de Adquisiciones
debe asignar proveedor sugerido, para
cuándo se vayan a realizar las órdenes de
compra, el Asistente administrativo tenga
referenciado el mismo.
El Residente de Obra hace el pedio en el
Solicitud de libro de PEDIDOS del almacén. El pedido Residente de Obra
pedidos debe indicar: insumo, cantidad y su
respectivo direccionamiento a su ítem y
capítulo específico.
Elaboración Teniendo en cuenta la información del libro Asistente Administrativo
 de pedidos de pedido el Residente Administrativo monta
el pedido.
Si los insumos son adicionales, es decir no estaban contemplados en el presupuesto, el
Asistente Administrativo debe solicitar al área de presupuesto CREACIÓN O PROYECCIÓN del
insumo.
Aprobación Se aprueba el pedido Director de Obra
del pedido
Con base en el pedido hecho en obra, se
Elaboración elabora la orden de compra. Para ello se Asistente Administrativo
orden de toma como referencia, el listado controlado
Coordinador de Adquisiciones
compra de Proveedores. Luego el Coordinador de
Adquisiciones aprueba la compra.
Posteriormente, se envía copia de orden de
compra al proveedor para el despacho del
pedido.
Si el despacho es notificado por el proveedor previamente a su llegada como incompleto debe
reportar la posible fecha de disponibilidad; se analizan los tiempos y si no dan respuesta a
nuestra necesidad se toma la decisión de comprar dichos productos a otro proveedor incluido
en el listado controlado de Proveedores. Así mismo, si el despacho no llega incumpliendo los
tiempos establecidos, se hacen llamadas al proveedor para conocer los motivos del retraso y se
hace seguimiento constante hasta la llegada del pedido.
El Asistente Administrativo una vez recibe la
Programació factura debe, posteriormente enviarlas Dep. de Contabilidad
n de Director de Obra para su aprobació. Luego
facturación y estas facturas se llevan Dep. Contabilidad.
pagos
El coordinador de Adquisiciones debe
Seguimiento quincenalmente hacer seguimiento a las Coordinador de Adquisiciones
a facturas facturas próximas a vencer para conciliar con
Gerencia las cuentas por pagar y de esta
manera no sobrepasar el plazo de crédito
establecido con el proveedor.

Producto o insumo crítico: Son materiales, insumos o productos requeridos, y cumplen

con cualquiera de los siguientes criterios: Difícil adquisición productos importados, existe un
único proveedor, tiempo de fabricación extensos, restricciones en el pago (pago anticipado
y/o contra-entrega). Peso en el costo: tiene un gran peso en el costo directo de la obra.
5. Implementación de un Sistema de Control y Manejo de Almacén

El señor Muchaplata siente inseguridad por tener acero acumulado en obra, quizá porque el
ingeniero no ha presentado un adecuado sistema de control y manejo de almacén.
Podemos inferir que el Ingeniero no reporta los materiales existentes, no se cuenta con un
registro actualizado de la cantidad de materiales, con una actualización diaria del stock. La
labor logística de la obra es intervenida en la etapa inicial, y se sabe que en la etapa de
acabados tiene que haber un mejor manejo de almacén. Con esta información brindada al
cliente, el señor Muchaplata, brindará confianza y seguridad del control llevado en obra.

Propuesta de mejora:

Se presentan las siguientes alternativas:

A) Identificación y catalogación de insumos. La llegada de materiales puede

ser identificada y controlada mejor al inicio, pero en la etapa de acabados se
podría implementar una catalogación de materiales a través de código de
barras. En donde se podría seguir los siguientes pasos:

- Identificar los materiales requeridos durante la construcción del casco

estructural y la fecha donde comenzarán a llegar los materiales de acabados.
Digitalizarlo en una hoja Excel.

- Las cajas de materiales podrían ser etiquetadas con código de barras. Esto
se diseña específicamente para las necesidades del proyecto en ejecución,
por lo que se puede simplificar la codificación.

- Se puede aplicar el sistema de clasificación de acuerdo al tipo de

materiales, por ejemplo 7.10.0020, donde 7 indica el tipo de material (cajas
de clavos, enchapes, epóxico, etc.), 10 representaría el subtipo (cables,
caños, cerámico, porcelanato, etc.) y 0020 identificaría su tamaño.

- Realizar la lectura de barras de los materiales con un lector de código de

barras con memoria que recopile información.

- Esta información se puede importar al ERP del proyecto.

Plantear este tipo de manejo y control de almacén para el proyecto brinda seguridad
al cliente.
 B) Control de almacén. El registro de los materiales, ingresos y egresos, tiene
que ser minuciosamente registrado a través del ERP que se implementará, lo
cual facilitará la actualización del stock. Se recomienda realizar conteos de
inventarios periódicamente (adicional al registro diario), sobre todo de los
insumos de mayor valor. Es imprescindible que se elija al personal idóneo y
exclusivo para estas labores, ya que favorece la administración y control del
área, por lo que también se evitaría el ingreso del personal ajeno al almacén.

BENEFICIOS DE LA MEJORA. –

· Genera un lenguaje único para definir los ítems de manera simple.

· Se colocan descripciones estándar a los elementos almacenados.

· Previene descripciones incompletas de los materiales.

· Permite correcta identificación y control de materiales.

· Reduce tiempos de registro de entradas y salidas de insumos.

· Brinda mayor control y seguridad del stock diario.

· Aplicable a proyectos de menor y mayor envergadura.

CONCLUSIONES

- La procura de materias a tiempo ayuda al cumplimiento de los procesos

constructivos de acuerdo con los cronogramas de obra y con calidad

- El correcto almacenaje de los materiales preservar su calidad, previene accidentes

y ordena el espacio de trabajo

- Mantener informado al cliente de los procesos y decisiones es fundamental para ir

de la mano con los acuerdos a la hora de toma de decisiones en campo

RECOMENDACIONES

- Manejar planes estratégicos de adquisición de insumos de acuerdo con lo que se

requiera para el cumplimiento del cronograma de avance de obra y hacer partícipes a
los clientes al tanto de las estrategias

- Mantener el orden de los materiales en obra y revisar su correcto almacenaje