SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos son el proceso total mediante el cual se

recopila, resume o procesa e informan, datos en bruto, con un énfasis en el
informe final de la dirección.
También puede ser definido como un conjunto de elementos (recursos
humanos: personas, recursos materiales, equipos, maquinarias, etc.; recursos
técnicos: métodos, procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan
entre sí con el objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso
administrativo aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son
producción, finanzas, mercadotecnia, entre otros, para que de manera integral
la empresa viva, evoluciones y se desarrolle.
Para poder obtener un buen sistema adminitrativo se debe:
 Planear: Es determinar lo que se va hacer, como hacerlo y fijar las
políticas a seguir.

 Organizar: Es conseguir las facilidades necesarias, equipos, personal y

maquinaria.

 Dirigir: Es fijar la estructura de costos y tiempo de lo que se va hacer;

tomar las decisiones de operación.

 Control: Es medir o comparar el desempeño con el plan y tomar las

providencias necesarias

En un sistema administrativo lo primero que nos interesa es la información

por encima del método que se utilice para recopilar, acumular e interpretar los
datos; es igualmente valido independientemente del tamaño de la empresa que
se trate, o que los datos sean obtenidos y procesados de la forma manual más
sencillos o a través del más sofisticado equipo electrónico.

ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

En todo sistema encontramos como mínimo cuatro elementos para su
existencia y relación entre ellos:

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 1) Insumos: Son los que abastecen al sistema de lo necesario para cumplir
su misión.
2) Procesos: son las transformaciones de los insumos de acuerdo con los
métodos de la tecnología del sistema.
3) Productos: Es el resultado del proceso
4) Retroalimentación: Respuesta de los sistemas que recibieron como
insumo el producto de otro sistema.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de
una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su
situación y sus operaciones en el mercado.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVOS

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos

y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

2. Confiabilidad: es necesario que sea preciso, congruente con el hecho, real y

comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación

del administrador.

4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para
tomar decisiones y resolver problemas.

5. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información

clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el
sistema de información administrativa.

6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria

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para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal
usada, y retrasada no tiene valor.

7. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la

realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.
RECURSOS TECNOLÓGICOS

Son aquellos que sirve como herramienta e instrumentos auxiliares en la

coordinación de los otros recursos como sistemas de producción, sistemas de
ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, formulas, patentes,
capacitación y desarrollo del personal, entre otros.
Un recurso tecnológico es un medio que se vale de la tecnología para
cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden
ser tangibles (como una computadora, una impresora u otra máquina)
o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).
En la actualidad, los recursos tecnológicos son una parte imprescindible
de las empresas o de los hogares. Es que la tecnología se ha convertido en
una aliado clave para la realización de todo tipo de tareas.
Una empresa que cuenta con computadoras modernas, acceso a
internet de alta velocidad, redes informáticas internas y equipos multifunción
estará en condiciones de competir con éxito en el mercado.

Los recursos tecnológicos ayudan a desarrollar las operaciones

cotidianas de la empresa, desde la producción hasta la comercialización,
pasando por las comunicaciones internas y externa y cualquier otra faceta.

RECURSOS MATERIALES

Los recursos materiales son los bienes tangibles que la

organización puede utilizar para el logro de sus objetivos. En los recursos
materiales podemos encontrar los siguientes elementos:
 Maquinarias
 Inmuebles
 Insumos

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  Productos terminados
 Elementos de oficina
 Instrumentos y herramientas

Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en

la gestión de las organizaciones. La administración debe tener en cuenta que
se debe encontrar un punto optimo de recursos materiales, lo que no significa
que se deba aumentar la cantidad o calidad de los recursos materiales en
exceso, debido a que esto representaría un elevado costo de oportunidad. Al
mismo tiempo se debe tener en cuenta que los recursos materiales deben ser
adecuados para los recursos humanos con los que cuenta la organización.
La ubicación de las plantas productivas y de los puntos de ventas
también juega un rol fundamental, ya que determinan los recursos humanos
con los que se contaran y los costos de transporte de insumos y productos,
como también los servicios disponibles para la organización.
SISTEMA DE COMPRAS

Tiene como objetivo optimizar los procesos relacionados con la

adquisición de materiales y servicios necesarios para el funcionamiento de la
empresa.
Funciones del sistema de compras: este sistema tiene como funciones
realizar por el departamento de compras lo siguiente:

 La planificación de las compras

 La selección de proveedores
 La realización de los pedidos
 El control de las compras

Políticas del sistema de compras:

 Determinar el momento oportuno y necesario para la adquisición de

materiales e insumos
 Proporcionar la información útil para la solicitud de material de los
distintos departamentos de la empres

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  Coordinar con los diferentes departamentos que estén debidamente
autorizados por la dirección del departamento de compras

Ubicación jerárquica del sistema de compras: este debe estar ubicado

jerárquicamente de acuerdo a la naturaleza de la empresa y al grado de
rotación de los materiales de trabajo de la misma. Por ejemplo el sistema de
compras de la universidad de oriente depende de manera directa de la
coordinación administrativa quien a su vez depende directamente del rector de
la universidad

SISTEMA DE CRÉDITO Y COBRANZA

Es la capacidad que tiene una persona para obtener un valor

económico, sobre la base de la confianza, como contrapartida de un pago de
un valor equivalente que supuestamente tendrá lugar en un tiempo específico
futuro.

Funciones de crédito y cobranza

 Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que

desean comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están
establecidas por la empresa.

 Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener

información financiera en la decisión de otorgar crédito.

 Gestión efectiva de la cobranza : Las gestiones de cobranza deben

enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos, considerando el motivo
de dicho atraso.

 Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los

créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.

 Control de personal a su cargo : Como jefe del departamento de crédito y

cobranza existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.

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  Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha
ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es
responsabilidad del jefe de crédito y cobranza identificar a los clientes
con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por
considerarlos malos deudores entre otros.

SISTEMA DE CAJA

Se trata de un sistema desarrollado en un entorno visual, multiusuario

que permite registrar ingresos y egresos de una tesorería y llevar la caja diaria
de una entidad.

Funciones de sistema de caja

 Maneja efectivo, cheques y tarjetas de crédito.

 Trabaja con conceptos contables por medio de los cuales se pueden

predefinir distintos tipos de ingresos o egresos

 Imprime comprobantes, recibos y egresos, reportes de movimientos y la

caja diaria.

 Mantiene actualizados los datos de los clientes y saldos de caja entre

otros

SISTEMA DE INVENTARIOS

El negocio mantiene un registro continuo para cada artículo de

inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el
tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo
del inventario final y el costo de las mercancías vendidas.

Funciones del sistema de inventarios

 Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa

Anual de Adquisiciones.

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 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho,
registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas
del Centro.

 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos,

cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad
establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su
caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

 Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de

Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes
entregados a las áreas solicitantes.

 Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de

bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de
compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.

 Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los

almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad
los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias
encontradas.

 Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo

identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de
inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma
del responsable de su custodia.

 Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo

obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de
conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al
Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro
correspondiente entre otros.

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 SISTEMA DE NÓMINA

Es un módulo de fácil manejo que le permite procesar en forma

automática diferentes tipos de nóminas (empleados, obreros y confidenciales)
de su empresa, lleva el control de los registros de sueldos y administración de
sus empleados. Controla la gestión e información de todo su capital humano,
liquidaciones, prestaciones, vacaciones, utilidades, intereses y pago de
fideicomiso de sus trabajadores. Controla las entradas y salidas, horas extras,
bonificaciones, préstamos, tickets de alimentación

Características generales del sistema de nomina

 Los conceptos son parametrizables según la empresa.

 Se puede adicionar y/o modificar las remuneraciones y descuentos.

 Procesa nómina confidencial.

 Programa remuneraciones y/o descuentos para un número determinado

de períodos.

 Controla diferentes tipos de pagos (efectivo, depósito, cheque).

 Puede procesar gran número de trabajadores.

 Cálculo de prestaciones.

 Manejo de vacaciones.

 Archivo histórico.

 Clasificación de empleados por grupos.

 Proceso de pre nómina.

 Proceso de nómina.

 Realiza el traspaso del asiento contable de la nómina a la Contabilidad

Objetivos

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 Mantener un control de los diferentes procesos que se llevan a cabo en
la empresa en referencia al respectivo pago de sueldos y prestaciones
sociales, contrataciones y liquidación

SISTEMA DE VENTAS

Son todos aquellos elementos identificables que se relacionan entre si y

que funcionan para lograr un objetivo común, conformando uno de los sistemas
operativos sobre el cual se basa el desarrollo económico de una empresa.

Funciones del sistema de ventas:

 Registra toda la información relacionada con las ventas.

 Administra los recursos para la realización de las ventas.

 Califica todos aquellos pedidos que están en consulta o pendientes de

aprobación.

 Realiza la asignación manual de stocks, es decir, permite comprometer

parte de la mercancía disponible en almacén para un pedido en
especial.

 Realiza la atención de back orders, es decir, la atención especial de los

pedidos.

 Realiza la anulación del back orders, es decir, la anulación de los

pedidos.

Políticas del sistema de ventas: la política que se maneja hace referencia a

tres puntos indispensables los cuales son:

 Para productos de consumo duraderos con marcas.

 Para productos industriales.

 Para productos con necesidad de servicio post-venta.

Procedimientos del sistema de ventas

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 El sistema de venta realiza su procedimiento comenzando en el
momento en que el vendedor visita a un cliente, ya que es en ese momento
donde el cliente puede observar la variedad de productos y servicios y decide
solicitar el de su preferencia, y es en ese momento cuando el vendedor realiza
la facturación procediendo a entregarle la factura original al cliente y
conservando la copia para ser reportada a la hora de la liquidación y una vez
que esta es agregada al cliente, el vendedor procede a notificarle al auxiliar de
ventas los productos que se van a despachar. Una vez despachada la
mercancía, el producto se resta del inventario.

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