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Manual bsico del Software Kaizen

2008. Recursos Para Pymes. Prohibida la reproduccin por cualquier medio

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ndice
Qu es y para qu le va a servir el software Kaizen de Mejora Continua....................................1 Cmo Comenzar en 10 Minutos..................................................................................................4 reas de Mejora..........................................................................................................................8 ABC - reas Bsicas Crticas......................................................................................................8 Seccin de Mejoras.....................................................................................................................9 Seccin de Mejoras clasificadas por rea.................................................................................10 Introduciendo Datos de una Mejora...........................................................................................11 Indicadores................................................................................................................................14 Bsqueda de Mejoras................................................................................................................17 Impresin de Informes...............................................................................................................18

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Qu es y para qu le va a servir el software Kaizen de Mejora Continua

(Es conveniente que junto con esta ayuda vea los vdeos que se proporcionan para aprender a manejar el software Kaizen de la manera ms rpida y sencilla posible). Este software exclusivo, que no se puede adquirir ni conseguir de ninguna manera excepto por ser miembro del Club Idea, es una de las principales "armas secretas" que han ayudado a obtener ms y mejores resultados en Recursos Para Pymes. Kaizen le ayudar a aplicar en la prctica, de manera sencilla y eficiente, la clave principal que permite obtener mejores resultados en una empresa y que es ir probando mejoras continuas en la manera que tenemos de hacer las cosas (marketing y promocin, cerrar ventas, nuestra oferta...) La esencia de todo se resume en que si queremos conseguir mejores resultados de los que tenemos ahora entonces debemos empezar a hacer cosas diferentes de las que hacemos habitualmente (no hay otra manera posible). O lo que es lo mismo, tendremos que ir probando mejoras de manera habitual para averiguar qu es lo que mejor funciona en nuestro caso. Probar cosas nuevas es la nica manera de descubrir qu es lo que da ms resultado en nuestro caso particular, porque no hay forma de adivinar el futuro por muy experto que se sea, cada empresa es un mundo y es imposible tener en cuenta todas las variables, con lo que si queremos avances habremos de probar enfoques nuevos. La cuestin para no arriesgar toda nuestra empresa con cosas novedosas cuyo resultado es desconocido, se basa en probar esas mejoras de manera limitada y recoger datos objetivos. Es como ir metiendo el pie en el agua antes de lanzarnos de cabeza, si est muy fra o es poco profundo probamos en otro sitio, si est templada y parece que podemos nadar ya nos vamos metiendo. Lanzarse de cabeza a ciegas slo basndonos en suposiciones sobre la temperatura del agua o su profundidad puede ser peligroso y acabar en congelacin o un buen "chichn". Si miramos a nuestro alrededor no es difcil comprobar que en una pequea empresa ese proceso de mejora continua se resume habitualmente en probar algo nuevo muy de vez en cuando (casi siempre cuando ya no queda ms remedio), ejecutarlo sin saber muy bien si est funcionando o
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Club Idea no (calificando el resultado en base a opiniones y no a datos) o simplemente no plantearse cambiar nada y confiar en que la suerte, u otro factor externo, nos permitan obtener mejores resultados. Con este software podr poner en marcha de manera cmoda y sistemtica una estrategia constante de mejora continua. En concreto podr: Ir introduciendo posibles mejoras en reas crticas de nuestra empresa, teniendo un lugar para almacenarlas, examinarlas y comprobar los resultados reales de las mejoras. Poder determinar periodos de prueba para esas mejoras, as como cules van a ser los indicadores objetivos y concretos, que nos van a decir si algo est siendo realmente una mejora o no (para seguir con ella o desecharla cuando termine el periodo de prueba). Recoger y almacenar los datos de dichas pruebas. Tener, en poco tiempo, todo un tesoro incalculable de informacin sobre lo que funciona (y lo que no) en el caso particular de su empresa, para as poder volver sobre l y saber en qu podemos insistir porque realmente nos da beneficio (o saber qu no nos funciona y no seguir perdiendo dinero con eso). Una de las principales caractersticas del software Kaizen es que se convierte en todo un "libro de secretos" que prcticamente ningn otro competidor tiene y que alberga una informacin de valor incalculable sobre lo que funciona. El software sigue el mtodo que, en la prctica, ha resultado ms eficiente para ir introduciendo mejoras, que es: 1.- Detallar la mejora que queremos introducir. (Por ejemplo modificar nuestro servicio de asesora introduciendo algn elemento nuevo). 2.- Establecer un periodo limitado de prueba en el que la pondremos en marcha (para no arriesgar nuestra empresa en apuestas a ciegas). En ese periodo veremos si de verdad estamos obteniendo un resultado, definiendo y recogiendo datos para unos indicadores clave que nos permitan saber objetivamente el efecto real de la mejora. (Por ejemplo iremos presentando ese servicio de asesora modificado a posibles clientes

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Club Idea durante unos 20 das y mediremos qu porcentaje se interesa). 3.- Finalmente, terminado el periodo de prueba y recogidos los datos necesarios, podremos calificar el resultado de la mejora y decidir si la integramos (porque funciona) o no. Por ejemplo, un 10% de posibles clientes se han interesado por el nuevo servicio de asesora durante los 20 das de prueba, mientras que con el servicio anterior y contando los resultados de los 20 das anteriores Adems podremos anotar lo que creamos conveniente en cada mejora, anexar archivos que permitan detallar mejor el antes y despus de una mejora, etc.

Cmo Comenzar en 10 Minutos

Comenzar a utilizar el software Kaizen es muy sencillo, vamos a ver los pasos bsicos y como lo ms rpido es aprender con ejemplos veremos uno de la empresa ficiticia llamada "Demostracin S.L." Paso 1.- Lo primero es definir las reas de nuestra empresa en las que vamos a ir aplicando mejoras. Cada empresa determinar ciertas reas importantes segn su situacin actual y a lo que se dedica, en la informacin de ayuda del apartado reas se detallan cules etc.) Con el tiempo y el aumento en el nmero de mejoras introducidas en Recursos Para Pymes se han ido determinando reas cada vez ms concretas (cmo por ejemplo "Pgina Web" o ir dividiendo el Marketing segn el medio usado como por ejemplo "E-mail Marketing" o "Marketing PPC") pero lo importante es no pensar demasiado esto, sino ponernos en marcha, siempre podremos crear nuevas reas cuando las precisemos o
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son

las

que

habitualmente

querremos poner (Marketing, Producto,

Club Idea variar las que tenemos. Ejemplo: Demostracin S.L. decide que lo que ms resultado le puede dar es comenzar a actuar en las reas de Marketing y de Producto, as que se va al apartado de reas y las crea, el proceso es muy sencillo, simplemente pulsa en el botn "Nueva rea" y rellena los fciles datos, en las pantallas suele haber descripciones bastante directas de lo que hay que hacer. Paso 2.- Una vez creadas las reas, el siguiente paso es poner en marchas las primeras Mejoras que se le han ocurrido. Demostracin S.L. comprende que no estar con muchas mejoras a la vez es bastante sensato, de manera que va a poner en marcha slo un par de mejoras a corto plazo, una ser en su Marketing, usa bastante el telfono y va a probar una nueva manera de enfocar las charlas, con una apertura que cree que ser ms eficaz gracias a un mensaje ms poderoso (esta es adems una posible mejora cuyo efecto podr comprobar relativamente rpido). Por otro lado tambin va a mejorar el producto y comienza por ofrecer una garanta 30 das superior a la de los dems ya que ha hecho nmeros y le puede compensar si ve un aumento de ventas suficiente y hacer una prueba no va a poner en peligro su supervivencia, as que tambin lo intentar. Lo que hace es ir al apartado de Mejoras, pulsar en Nueva Mejora y rellenar los datos EN ORDEN. Decide comenzar con la de Marketing. En el apartado de "Mejora propuesta" pone un nombre para su mejora, en este caso "Nueva apertura telefnica ms concreta". En "rea de Mejora" elige la opcin "Marketing del desplegable. En estado actual pone que est "En pruebas" porque decide que va a empezar a probar con las llamadas de ese mismo da. Luego elige que el periodo de prueba durante el que va a recoger resultados va a ser de 10 das para que sea lo bastante amplio como para tener resultados relevantes.

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Club Idea Posteriormente describe cul es la

situacin actual (qu se hace ahora) y cul es la mejora propuesta (cul es el cambio que se introduce). Puede leerse en las descripciones de la imagen lo que pretende. Si quisiera dejar una constancia ms concreta de la mejora, podra, si por ejemplo usara un guin para sus llamadas, adjuntar un archivo con el guin que viene usando hasta ahora con el botn que hay bajo "Descripcin de situacin actual" y otro archivo con el nuevo guin que introduce la mejora con el botn bajo "Descripcin de la mejora propuesta". Ahora viene el momento de introducir indicadores, porque Demostracin S.L. comprende que la ltima palabra sobre si lo que pretende es una mejora o no es mejor dejrsela a elementos objetivos y no a opiniones subjetivas. As pues en el apartado de "Indicadores de la Mejora pulsa en el botn "Introducir Indicador" lo que le lleva a la pantalla correspondiente. En la pantalla tiene instrucciones para cada apartado. El indicador planteado va a ser el nmero de reuniones que consigan concretar por telfono en esos 10 das, de manera que en "Indicador" ponen "Nmero de reuniones conseguidas". En unidad de medida ponen, lgicamente, reuniones. Esta empresa, como va a probar durante 10 das el nuevo enfoque, ha recogido sus resultados de los 10 das anteriores para as saber cul es su efectividad actual ANTES de la mejora. Pongamos que no tienen muy claro el objetivo que quieren conseguir, pero que obviamente quieren ms que con el enfoque que vienen usando, as que como han contado que los ltimos 10

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Club Idea das consiguieron 6 reuniones, su objetivo va a ser por ejemplo 8 reuniones. As que en OBJETIVO ponen 8 reuniones y en Resultado Inicial ponen 6 que es lo que consiguieron los 10 das anteriores con el enfoque actual. Lo importante es poner una cifra relevante, si por ejemplo los 10 das anteriores hubieran sido de agosto y no es un periodo "normal", mejor coger por ejemplo las reuniones conseguidas en los ltimos tres meses (90 das) y dividirlas por 9 para saber cul ha sido la media de reuniones conseguidas en 10 das hasta ahora. La cuestin crtica es comparar los resultados del test que ponemos en marcha con una cifra que sea realmente relevante. El recuadro de Resultado Final despus de la Mejora se rellena obviamente cuando hayamos terminado el Test y recogido los datos del mismo. Deciden que ese es el indicador fundamental y slo introducen ese. Con el tema de la mejora de la oferta (ampliando la garanta) hacen algo similar. En ese caso deciden que los indicadores van a ser el % de ventas cerradas con respecto a las reuniones conseguidas y otro indicador ms de la opinin del cliente sobre la garanta y si la considera relevante. Cuando acudan a una reunin, y aunque no salga muy bien, deciden que preguntarn al posible cliente sobre qu le ha parecido la garanta y si le parece relevante calificndola del 1 al 10 en cuanto a inters. El resultado total de esa mini-encuesta puede servir como indicador adicional del efecto de mejora (o empeoramiento) que tiene la idea que han introducido. Deciden que si no hay una media de 6,5 o ms en cuanto a inters la garanta es que no resulta muy definitiva para inclinar a la compra. Terminan de introducir los datos y se ponen a ello. Paso 3.- Introducir los datos de la prueba una vez terminada.
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Club Idea Han pasado los 10 das que se haban propuesto para el test de Marketing, de manera que ven que en la pantalla inicial de Kaizen la mejora aparece en el apartado de "Mejoras con test terminado pero sin recoger datos", de modo que hacen doble clic sobre ella y se disponen a ver qu tal han ido las llamadas. En este caso imaginemos que han ido bien, porque los clientes estaban ms interesados en saber un poco ms sobre cmo ahorrar un 20% que en explicarles cosas sobre nosotros, as que ha habido 10 reuniones concretadas. De esta manera hacemos doble clic en el indicador de Reuniones conseguidas e introducimos ese 10 (con lo que aparecen las cifras de mejora bruta y porcentual ms abajo) as como la calificacin final que le damos a la mejora. En este caso "Mejora apreciable" (o importante dependiendo de lo que se considere ms adecuado). Tambin se podra pinchar en el icono de post-it que hay donde se califica la mejora, eso permite introducir alguna nota relevante, como que por ejemplo se ha notado una mayor duracin general de las llamadas.

reas de Mejora
En esta seccin introduciremos las distintas reas de nuestra empresa para las que vayamos a ir introduciendo mejoras. Segn la situacin de cada empresa y dependiendo del grado de detalle que se desee se pueden organizar las reas de una manera amplia, o bien de modo mucho ms concreto, por ejemplo en vez de poner "Produccin" o "Productos" podemos introducir un registro por cada producto. Con el tiempo y el uso en el caso particular de Recursos Para Pymes se ha ido delimitando un rea por cada producto (Pack Cmo Conseguir Clientes, Zen Marketing...), as como detallando tambin un rea por cada estrategia general de Marketing que se utiliza habitualmente (Marketing de pago por clic, por e-mail...). Lo importante es no pensar demasiado esto al principio y que como consecuencia nos quedemos atascados pensando. Se pueden aadir o modificar reas con facilidad, as que si con el tiempo precisamos concretar y hacer otras nuevas podremos hacerlo.

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ABC - reas Bsicas Crticas

Qu reas vamos a querer mejorar de nuestra empresa? Esencialmente tendremos que centrar los esfuerzos en lo que llamo las ABC, las reas Bsicas Crticas, aquellas en las que, de producirse una mejora, afectan directamente al resultado final deseado (Ventas, Ingresos y por extensin beneficios). Si somos pequeos emprendedores tenemos que centrar los esfuerzos (que no nos sobran precisamente) en lo fundamental, una vez hecho esto ya nos pondremos con detalles. Estas ABC son:

El Marketing: fundamental porque si empleo 300 euros al mes en un tipo de promocin e introduciendo mejoras consigo aumentar su rendimiento un 20% el mes siguiente (cambiando algo del mensaje por ejemplo) seguir invirtiendo 300 euros pero recojo un 20% adicional... dejemos que los competidores sigan invirtiendo 300 euros, no hagan nada para mejorar el marketing y no sepan bien ni lo que les reporta.

La Oferta: es decir, el producto o servicio y cmo se ofrece. Hasta el ltimo da que haya emprendedores una Oferta Espectacular que deje boquiabiertos ser el elemento principal que determinar si salimos a flote o nos quedamos encallados. Cualquier mejora en la oferta redunda directamente en los resultados siempre que sea relevante para el cliente (es decir, que le importe eso en lo que hemos mejorado).

El factor humano: Nosotros como emprendedores principalmente y aquellos que trabajan para nosotros. Cualquier mejora en cmo desarrollamos el trabajo puede redundar en los resultados. Supongamos que un cambio de nuestra gestin del tiempo nos da una hora ms todos los das o que nuestro comercial se forma mejor y cierra un 15% ms de negocios... imaginemos lo que podemos aumentar con esas mejoras en este rea.

Las ABC son reas que directamente influyen en nuestra capacidad de obtener ms clientes y volumen de negocio. Otras reas de apoyo (como la contabilidad y administracin) los "detalles" (es decir cosas que pueden pertenecer a las ABC pero que no son esenciales) y otros elementos ms accesorios (todos esos temas de nuestra empresa que no tienen que ver directamente con las 3 ABC) pueden y deben ser mejorados, pero siempre como apoyo a lo importante, si estamos gastando

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Club Idea demasiado tiempo en cmo van a ser los nuevo porttiles, las dietas, la subvencin (que si llega lo har cuando no se necesite) o qu disposicin de oficina resultar mejor...

Seccin de Mejoras
Esta es la seccin esencial, donde vamos a ir aadiendo, revisando y analizando mejoras de manera habitual. Lo primero que tenemos son los tres botones principales: Son muy sencillos y autoexplicativos.

El de "Nueva Mejora" nos permite aadir una nueva mejora, con lo que disparar el formulario de introduccin de una mejora. El de "Ver por rea" nos sirve para ver las mejoras clasificadas por rea. Cuando llevemos bastantes mejoras introducidas es muy posible que las queramos ver de forma ms clara pulsando ese botn, lo que nos llevar a la pantalla de Mejoras clasificadas por reas. En esa pantalla aparecen dos tablas, una superior con las reas de mejora que hemos definido, y una inferior con las distintas mejoras introducidas. Cuando pinchemos en un rea de la tabla superior nos aparecern debajo solamente las mejoras que pertenecen a dicha rea y no otras, as podremos verlas de manera mucho ms clara. En esa pantalla de Mejoras clasificadas por rea podremos pulsar en el botn Vista General para volver a la pantalla en la que vemos todas las mejoras a la vez. El ltimo botn de Bsqueda Avanzada nos permite ejecutar un formulario que nos permitir buscar las mejoras por el criterio que deseemos y que slo aparezcan esas. Para modificar una mejora ya introducida no tenemos ms que localizar en la tabla la mejora que queramos y hacer doble clic en dicha mejora. Para eliminar una mejora seleccionamos en la tabla con un clic la mejora que queramos borrar y pulsamos el botn de Suprimir (Supr), nos aparecer entonces una pantalla para Eliminar, pulsando en el botn rojo de Eliminar se borrar despus de pedir que confirmemos.

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Seccin de Mejoras clasificadas por rea

Esta pantalla nos muestra las mejoras introducidas agrupadas por reas lo que permite una visin ms afinada, especialmente cuando ya tenemos muchas mejoras introducidas. En esta pantalla aparecen dos tablas, una superior con las reas de mejora que hemos definido, y una inferior con las distintas mejoras introducidas. Cuando pinchemos en un rea de la tabla superior nos aparecern debajo solamente las mejoras que pertenecen a dicha rea y no otras, as podremos verlas de manera mucho ms clara. En la parte izquierda de la pantalla nos aparecen unos selectores que podremos ir pinchando para filtrar los resultados que aparecen. Podemos filtrar por Estado de la Mejora (En espera o pendiente), En pruebas, Integrada, etc. o bien por Resultado de la Mejora. (Indeterminado, slo mejoras de verdad...) As si elegimos el rea "Marketing" (por ejemplo) nos aparecern en la tabla inferior slo las mejoras que hayamos introducido y que pertenezcan al rea de Marketing. Si adems pinchamos en "Integrada" dentro de la parte izquierda de "Estado de la Mejora" nos aparecern entonces las mejoras de Marketing que hayamos integrado efectivamente. Si pulsramos en "Empeoramiento" nos presentara las mejoras pertenecientes al rea de Marketing que realmente supusieran un empeoramiento tras realizar el Test. En definitiva esta pantalla permite visualizar las Mejoras de manera ms ordenada y precisa.

Introduciendo Datos de una Mejora

Para introducir o modificar los datos de una Mejora slo hay que rellenar los datos fundamentales de la misma.

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Club Idea Algunos de ellos, como el nombre de la mejora o detallar la situacin actual, as como el cambio que se quiere introducir, son obligatorios, igual que es obligatorio introducir alguna clase de indicador para cuantificar los efectos del cambio. Si intenta guardar sin introducir datos obligatorios el software le avisar. Otros datos, como introducir notas, son opcionales. Mejora propuesta: el nombre que le vamos a dar a la mejora. Es "Split Test": marcaremos esta casilla slo cuando la mejora que queremos probar va a ser en forma de "Test Partido" o "Split Test". Este es un concepto muy sencillo de Marketing Directo. Normalmente cuando pongamos en marcha una mejora lo que haremos es introducir algn cambio a algo que ya hacemos, o bien introducir algo nuevo. Hacemos eso nuevo durante un periodo de tiempo (el periodo de test) y cuando finalice recogemos datos para ver si esa mejora realmente ha sido una mejora o no. En otros casos, especialmente cuando estamos haciendo promociones o enviando alguna clase de mensaje de Marketing, es posible que queramos optar por un "Split Test" para ir algo ms rpidos. Un Split Test consiste en usar dos versiones distintas de lo que hacemos al mismo tiempo y reocoger datos de efectividad de una y otra versin. Por ejemplo, queremos hacer un buzoneo por la zona de nuestra tienda, de modo que encargamos 2 versiones distintas del folleto, una de ellas es la habitual que siempre hemos usado (porque no nos da un mal resultado) y la otra es una versin nueva en la que probamos, por ejemplo, a destacar en portada una oferta distinta. Al folleto que es como siempre le llamamos "Elemento Principal" (a veces tambin se llama elemento de control), a la nueva versin que queremos probar la llamamos "Elemento Retador" (porque lo que estamos intentando con ese retador es superar la efectividad del "Elemento Principal"). Tras la recogida de datos vemos qu folleto ha funcionado mejor, si el elemento principal (el folleto de siempre) ha conseguido ms interesados o clientes ya sabemos que las modificaciones del retador no han supuesto una mejora real y por tanto ha "ganado" el elemento principal, que es el que seguiremos usando (hasta que nos propongamos otra posible mejora para probar en el futuro).
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Club Idea Si por el contrario el elemento retador hubiera obtenido mejores resultados ya sabemos qu nuevo tipo de folleto nos trae ms interesados, probablemente querremos usarlo ms a menudo y ese elemento retador para a convertirse en elemento principal. La cuestin es: si durante el periodo de prueba de la mejora estamos usando a la vez el modo de hacer las cosas de siempre junto con el modo nuevo que queremos probar, estamos realizando un Split Test. Entonces marcaremos esta casilla y veremos que algunos nombres de las casillas a rellenar cambian, ya no hay por ejemplo una descripcin de la Situacin Actual y descripcin del cambio, sino una descripcin del elemento principal y una descipcin del elemento retador. rea de mejora: rea de nuestra actividad a la que pertenece la mejora (de entre las que hayamos introducido en el apartado de reas). Estado actual de la Mejora: Importante. Se refiere a en qu estado se encuentra dicha mejora, Puede ser: Pendiente: la mejora se ha pensado pero est pendiente de poner en marcha la prueba. En pruebas: la mejora est en su periodo de test, se est probando. Integrada: la mejora fue lo bastante positiva y se integr el cambio en nuestra actividad habitual. Desechada: la mejora supuso un empeoramiento real tras comprobar los indicadores del test. Base para la mejora: cuando dicha mejora no es buena del todo pero da seales de que es el camino a seguir. Fecha de Inicio y de Fin del Test: sirve para especificar durante qu fechas vamos a realizar el test que nos permita comprobar los efectos de la mejora. Se pueden usar las flechas para moverse hacia das anteriores o posteriores. Pulsando en el icono de calendario se despliega un calendario visual para elegir fecha ms cmodamente. Consejo: hay que elegir un intervalo de fechas suficiente para hacer un test que sea relevante, periodos demasiado cortos podran dar resultados engaosos. Descripcin de la situacin actual: (o del elemento principal si es un Split Test)

describimos ah brevemente cmo es o cmo se hace actualmente lo que queremos cambiar. (O bien describimos cmo es el elemento principal del Split Test).

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Club Idea Descripcin de la mejora propuesta: (o del elemento retador si es Split Test) describimos brevemente el cambio introducido. Botones de Adjuntar Archivo: sirven para guardar en el software un archivo descriptivo de la situacin actual y de la mejora. Por ejemplo si es un anuncio nuevo el tema que estamos tratando podramos adjuntar una imagen del anuncio actual y otra del nuevo que se quiere introducir. Puede ser cualquier clase de archivo (Un word, PDF, etc.).

Cuando haya un archivo adjuntado aparecer su nombre y tres iconos para verlo, descargarlo a algn directorio o bien eliminarlo. PRECAUCIN: procure no adjuntar archivos demasiado voluminosos ya que se guardan en una base de datos y muchos archivos demasiado grandes podran llegar a enlentecer el programa, aunque es muy raro que se produzca. Igualmente slo se puede adjuntar un archivo con lo que si ya hay uno anexo y adjunta otro eliminar el que hubiera antes. Introducir indicador: Con ese botn podemos introducir los indicadores que usaremos para comprobar, de manera objetiva, qu resultado ha tenido la mejora durante el periodo de test. Por ejemplo si introducimos una mejora que sea llamar al cliente tras 2-3 das de la compra para resolver sus dudas y preguntarle si est todo bien un indicador de la efectividad podra ser el nmero de devoluciones o bien el nmero de quejas (que se supone esperamos reducir con esa mejora que antes no aplicbamos). La propia pantalla de introduccin de indicadores tiene una ayuda explicativa. Conclusin final sobre la mejora: una vez terminado el periodo de prueba calificaremos la mejora convenientemente. Puede calificarse desde Empeoramiento Importante (si los resultados del test no son muy positivos) hasta Mejora Importante (si hemos dado en el clavo con la mejora y los indicadores son muy buenos), pasando tambin por ciertas calificaciones de Indeterminado. Icono de notas: hay un pequeo icono amarillo que si se pulsa nos sirve para escribir notas adicionales que creamos convenientes sobre la mejora. Cuando no hay notas el icono del papel aparece completamente amarillo, cuando las hay aparece escrito .

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Indicadores
Sirven para comprobar de manera objetiva si la mejora que estamos introduciendo es realmente una mejora. Es obligatorio introducir un indicador al menos. Por ejemplo, si estamos probando durante una semana una nueva forma de iniciar posibles conversaciones telefnicas con

clientes un indicador de si funciona es el nmero de interesados que conseguimos y que desean ms informacin. Por tanto cuando vayamos a poner en marcha una mejora necesitaremos varias cosas: 1.- Determinar un indicador adecuado que nos diga si la mejora es realmente una mejora o no. En este ejemplo el nmero de interesados que conseguimos a partir de las llamadas en nuestro indicador. 2.- Recoger los datos de ese indicador antes de la mejora para tener un nmero con el que comparar. En el ejemplo recogeramos cuntos interesados conseguimos habitualmente en una semana por telfono, podramos comparar con la semana anterior o bien si queremos ajustar mejor podramos sacar una media de cuntos interesados conseguimos por semana normalmente para compararlo con el nmero de interesados que consigamos durante el periodo de prueba en el que usaremos el nuevo enfoque. 3.- Poner un objetivo que queremos conseguir con la mejora. No es obligatorio, pero siempre es recomendable establecer un objetivo de lo que pretendemos obtener, por ejemplo 5 interesados ms por semana. 4.- Ir recogiendo datos durante el periodo de prueba. Es decir, ir anotando bien cuntos

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Club Idea interesados conseguimos durante la semana que realizamos la prueba. Descripcin de las casillas a rellenar en la pantalla. Indicador: se refiere a lo que vamos a utilizar durante el periodo de prueba para comprobar objetivamente si algo es una mejora o no. En nuestro ejemplo sera Nmero de Interesados conseguidos. Unidad de medida: la unidad en que se mide el indicador. En nuestro ejemplo son interesados, pero podran ser Euros, Clientes, Ventas, Devoluciones... segn el indicador. OBJETIVO que se quiere conseguir: Es siempre conveniente poner un objetivo de antemano, eso ayuda a enfocar los esfuerzos, en el ejemplo eran 5 interesados ms de los habituales (si conseguamos 10 por semana, pues el objetivo seran 15) Resultado Inicial ANTES de Mejora: es la cuanta del indicador que estamos obteniendo actualmente, es decir ANTES de introducir la mejora. Necesitamos tomar una medida inicial del indicador para saber qu y as estamos poder consiguiendo mejora. En el ejemplo hemos medido lo que obtenemos habitualmente en una semana en cuanto a interesados y hemos visto que eran 10. Eso es lo que ponemos aqu. **En caso de que sea Un "Split Test" en esta casilla aparece para rellenar el dato del Elemento Principal y, obviamente, slo podremos rellenarla tras finalizar el periodo de prueba. Resultado Final DESPUS de Mejora: esta cifra la obtendremos y rellenaremos slo cuando finalice el periodo de prueba. En ese momento miramos los datos que hayamos recogido en ese periodo y los anotamos. Supongamos que han sido 13 interesados. actualmente

compararlo luego con lo que obtenemos tras la

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Club Idea **En caso de que sea Un "Split Test" en esta casilla aparece para rellenar el dato del Elemento Retador y, obviamente, slo podremos rellenarla tras finalizar el periodo de prueba. Brechas calculadas Esto son clculos automticos que realiza el programa. El primero es el Resultado Final menos el Inicial (en bruto y tanto por ciento). El ms importante probablemente. Nos dice cul es el resultado tras la mejora comparado con el dato de referencia de antes de la mejora. En definitiva la situacin de Antes y Despus. En el ejemplo seran 13 - 10 = 3 interesados ms y un 30% de aumento porcentual. **En caso de que sea Un "Split Test" en esta casilla aparece la diferencia entre el Resultado del Elemento Retador y del Elemento Principal. El segundo es el Resultado Final menos el Objetivo. Nos marca la brecha entre el resultado de la mejora y el objetivo que nos habamos propuesto. En el ejemplo 13 - 15 = -2 interesados y un -13,33%, en este caso aunque hayamos mejorado la situacin inicial habamos sobreestimado el impacto que creamos que bamos a conseguir. **En caso de que sea Un "Split Test" en esta casilla aparece la diferencia entre el Resultado del Elemento Retador y del Objetivo que nos habamos propuesto.

Bsqueda de Mejoras
Al seleccionar esta opcin nos aparece un formulario que nos permite buscar las mejoras por los criterios que deseemos y que nos aparezcan en pantalla slo aquellas que cumplan los criterios que queremos (y no todas). Podemos buscar por Nombre, rea, Fechas, Resultado, etc. Si dejamos un criterio en blanco no lo usar para buscar, es decir, que si no ponemos nada en el Nombre y seleccionamos ms abajo el rea de Mejora "Marketing" pues nos mostrar toda mejora que sea del rea de Marketing, independientemente de cmo se llame. Si los dejamos todos en blanco y pulsamos "Buscar" nos mostrar todos los resultados (al ignorar cualquier criterio).
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Club Idea Los criterios de bsqueda son autoexplicativos y muy sencillos, pero vamos con ellos. El nombre de la mejora permite poner un nombre, o trozo del mismo y nos buscar las mejoras que contengan en su nombre lo que hayamos escrito. En el apartado rea podremos desplegar y seleccionar el rea de Mejora que deseemos. Podemos filtrar por Estado de la Mejora (En espera o pendiente), En pruebas, Integrada, etc. o bien por Resultado de la Mejora. (Indeterminado, slo mejoras de verdad...) En fechas de Inicio y Fin del Test podremos seleccionar el intervalo de fechas para el que queremos encontrar mejoras (por ejemplo entre el 31/01/2008 de fecha de inicio y el 04/06/2008 de fecha final). As nos buscar las mejoras cuyo periodo de Test comenz despus del 31 de enero y termin antes del 4 de junio. En el apartado Resultado podemos elegir el resultado que queramos para que nos muestre slo mejoras con ese resultado. En el apartado Estado de la Mejora podemos hacer lo mismo, pero esta vez para que nos muestre slo mejoras que estn en el estado deseado. Despus pulsamos Buscar en la parte superior derecha y nos mostrar en pantalla solamente los resultados que cumplan los criterios de bsqueda.

Impresin de Informes
En esta seccin podemos elegir sacar por impresora informes de Mejoras, es decir listados de mejoras (sencillos o detallados). De nuevo los informes son muy sencillos y autoexplicativos, pero vamos con ellos.

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La primera opcin de Informe Bsico de Mejoras (Todas) nos saca por impresora un Listado de todas las mejoras introducidas con sus datos ms bsicos (Nombre, rea, estado, resultado...) La segunda opcin de Informe Detallado de Mejoras (Todas) nos proporciona para imprimir un listado de todas las mejoras con todos sus datos, incluyendo indicadores, resultado de los mismos y las notas que hayamos podido introducir. Las otras dos opciones nos permiten obtener Informes Avanzados, que no resulta ninguna complicacin, simplemente nos aparece primero un formulario como el de Bsqueda de Mejoras en el que podemos seleccionar los criterios que queramos (reas, fechas, estado, etc.) para que salgan impresas slo las mejoras que cumplan esos criterios de bsqueda que le digamos. Ejemplo: No quiero imprimir un informe detallado de todas las mejoras, si no slo de las del rea de Marketing, con lo que pulso en Informe avanzado y salta un formulario de bsqueda en el que selecciono solamente la opcin Marketing del apartado reas de Mejora. As slo me imprimir de manera detallada las Mejoras de Marketing. Para una referencia ms cmoda se comenta cada criterio de bsqueda: Si dejamos un criterio en blanco no lo usar para buscar, es decir, que si no ponemos nada en el Nombre y seleccionamos ms abajo el rea de Mejora "Marketing" pues nos mostrar toda mejora que sea del rea de Marketing, independientemente de cmo se llame. Si los dejamos todos en blanco y pulsamos "Buscar" nos mostrar todos los resultados (al ignorar cualquier criterio). Los criterios de bsqueda son autoexplicativos y muy sencillos, pero vamos con ellos.

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Club Idea El nombre de la mejora permite poner un nombre, o trozo del mismo y nos buscar las mejoras que contengan en su nombre lo que hayamos escrito. En el apartado rea podremos desplegar y seleccionar el rea de Mejora que deseemos. Podemos filtrar por Estado de la Mejora (En espera o pendiente), En pruebas, Integrada, etc. o bien por Resultado de la Mejora. (Indeterminado, slo mejoras de verdad...) En fechas de Inicio y Fin del Test podremos seleccionar el intervalo de fechas para el que queremos encontrar mejoras (por ejemplo entre el 31/01/2008 de fecha de inicio y el 04/06/2008 de fecha final). As nos buscar las mejoras cuyo periodo de Test comenz despus del 31 de enero y termin antes del 4 de junio. En el apartado Resultado podemos elegir el resultado que queramos para que nos muestre slo mejoras con ese resultado. En el apartado Estado de la Mejora podemos hacer lo mismo, pero esta vez para que nos muestre slo mejoras que estn en el estado deseado. Despus pulsamos Buscar en la parte superior derecha y nos imprimir en el informe solamente los resultados que cumplan los criterios de bsqueda. CONSEJO: Lo ideal es tener un software de creacin de PDF's, como por ejemplo PDF Creator, que permite generar un archivo PDF de cualquier cosa que mandemos por impresora (en vez de salir por papel), de este modo podremos generar informes en PDF de manera sencilla (debe haber podido acceder a un vdeo explicativo sobre cmo instalar y usar PDF Creator (u otro software similar) con Kaizen.

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