UPTAEB

Programa Nacional de Formacin en Administracin

EVALUACION DE LA IMPLANTACION DEL MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE LA EMPRESA ELEINCA, C.A.

Participantes: Gimnez, Michel Quiones, Germaury Serrano, Mnica Tutor Asesor: Elba Torrealba Tutor Externo: Yanneth Rivero

Noviembre 2.011

INDICE GENERAL PAG. INDICE DE CUADROS

1. Plan de Accin 2. Cronograma de actividades

23 26 47 iv I PARTE DESCRIPCION DEL PROYECTO

3. Triangulacin de informacin o cruce de variables RESUMEN

1.

Diagnstico Situacional 1.1 Descripcin del Contexto 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.2 Razn Social Naturaleza de la Organizacin Localizacin Geogrfica Historia de Vida de la Organizacin Nombre de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto

5 5 5 5 5 6 8 8 8 9 9 10 11 11

Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Descripcin del Diagnostico Situacional Identificacin y Jerarquizacin de las Necesidades Seleccin de las Necesidades Alternativas de Solucin

2.

Justificacin e Impacto Social 2.1 Razones que conllevan a realizar el Proyecto ii

2.2 3.

Poblacin Beneficiada

20 21 21 21 II PARTE

Objetivos del Proyecto 3.1 3.2 Objetivo General Objetivos Especficos

PLANIFICACION DEL PROYECTO 4. 5. Plan de Accin Cronograma de Actividades III PARTE RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO 6. 6.1 6.2 Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones Recomendaciones IV PARTE PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO 7. 8. 9. 10. 11. 12. Objetivos de la Propuesta Metodologa Empleada Memoria Descriptiva Descripcin del Producto Bibliografa Anexos 33 34 35 36 49 50 28 28 30 23 26

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EVALUACION DE LA IMPLANTACION DEL MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE LA EMPRESA ELEINCA, C.A. Participantes: Gimnez, Michel Quiones, Germaury Serrano, Mnica Tutor Asesor: Elba Torrealba Tutor Externo: Yaneth Rivero RESUMEN El presente Proyecto Socio Productivo tiene como objetivo general evaluar la implantacin del Manual de Funciones dirigido al personal del departamento de Administracin de la Empresa ELEINCA, C.A., a fin de obtener los mejores resultados y fijar la apreciacin que del mismo tiene el personal que conforma cada departamento (Recursos Humanos, Ventas, Contabilidad, Facturacin y Cobranza). De acuerdo con las investigaciones realizadas y luego de haber efectuado el estudio de las necesidades existentes dentro de la comunidad, se determin que la necesidad principal es la evaluacin del Manual de Funciones implantado anteriormente y verificar si permiti al personal mejorar el desempeo de sus actividades y a su vez optimizar la gestin empresarial y el funcionamiento adecuado en el desarrollo de las actividades administrativas, lo cual contribuye a mejorar la eficacia y la eficiencia dentro de la organizacin. Para ello se implemento la tcnica investigacin accin participativa dando as una respuesta ante la necesidad de la comunidad. Para proceder a la respectiva evaluacin se utiliz la tcnica de la entrevista semiestructurada y el cuestionario aplicado a la administracin de la empresa ELEINCA, C.A. quien maneja de primera mano los resultados obtenidos. Descriptores: Implantacin, Evaluacin, Manual de Funciones.

iv

I PARTE

DESCRIPCION DEL PROYECTO

1 Diagnstico Situacional

1.1 Descripcin del Contexto

1.1.1 Razn Social: Electricidad Industrial Compaa Annima. ELEINCA, C.A.

1.1.2 Naturaleza de la Organizacin: La empresa ofrece los servicios de ingeniera, fabricacin, suministro, instalacin y puesta en marcha de instrumentos y sistemas de medicin, control y automatizacin de procesos, incluyendo asistencia tcnica, mantenimiento preventivo/correctivo y entrenamiento en relacin al aspecto elctrico y electrnico de la industria, estos servicios estn dirigidos en su mayora a empresas pblicas tales como: refineras, gasferas, transporte, construccin, ingeniera elctrica industrial, azucareras, cerveceras, entre otras.

1.1.3 Localizacin Geogrfica: La empresa ELEINCA, C.A. est ubicada en la ciudad de Barquisimeto Estado Lara, Municipio Iribarren Parroquia Juan de Villegas especficamente en la carrera 5 con calle 7, galpn N 2 del Centro Industrial Garda en la Zona industrial II.

1.1.4 Historia de Vida de la Organizacin: ELEINCA, C.A es una de las empresas venezolanas lderes en el rea de medicin, control y automatizacin de procesos para la industria en general, con una organizacin en suministros, soporte tcnico e integracin de tecnologas que garantizan la satisfaccin de sus clientes. Fue fundada en el ao 1.989 en Barquisimeto, establecindose inicialmente para satisfacer las necesidades de control de la industria azucarera regional. Es una empresa que se dedica al rea de la electricidad e instrumentacin industrial, con ms de quince aos de experiencia en el mercado venezolano e internacional. Representando varias firmas extranjeras (USA, Brasil, Alemania, Inglaterra, Argentina, entre otros). Es una empresa que cuenta con ms de treinta personas laborando en un ambiente bastante grato y dinmico. Como aspecto relevante se puede destacar que desde el ao 2.007 la empresa dispone de una lnea de produccin de transmisores de presin y temperatura, de la marca Smar en Venezuela, la cual tiene una capacidad instalada de 7.000 unidades por ao. Dicha lnea est totalmente certificada ISO 9001-2000 y Factory Mutual. Esta condicin permite a la misma ofrecer excelentes tiempos de entrega as como soportes tcnicos y repuestos. Hoy da el mercado de esta empresa se ha expandido a todas las reas del sector industrial, la cual puede ofrecer soluciones en automatizacin y control en aplicaciones petroleras, petroqumicas, alimentos, bebidas, papeleras, cementeras, mineras y siderrgicas, entre otras. Misin: Somos una empresa orientada a generar soluciones altamente efectivas a las necesidades de medicin, control, supervisin, gerencia de procesos y automatizacin para la industria, apoyados en el conocimiento integral, disponibilidad y permanente actualizacin de nuestro personal, cuyos logros son reconocidos, para garantizar el suministro de productos y la prestacin de servicios de calidad.
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Visin: Alcanzar una posicin de liderazgo en nuestro mercado, a travs de la satisfactoria y eficiente respuesta a los clientes, la cual est basada en el conocimiento integral de nuestro negocio, un alto nivel tcnico y una efectiva coordinacin interna, as como en la estabilidad y solidez de nuestra empresa. Valores: Los valores se fundamentan en la misin y visin organizacional entre ellos: Trabajo en equipo: Compartimos nuestras tareas apoyndonos los unos a los otros, con el firme propsito de alcanzar nuestro objetivo, que es la satisfaccin de nuestro cliente. Servicio: Nos esforzamos por mantener la satisfaccin de nuestros clientes con respuestas oportunas y eficientes. Garanta: Nos comprometemos a satisfacer las necesidades de nuestros clientes con productos y servicios de calidad. Calidad: Concentramos nuestros esfuerzos para agregarle valor a las exigencias de nuestros clientes, apoyndonos en nuestro mejoramiento continuo, que nos permite apuntar hacia la excelencia. Compromiso: Nos empeamos en trabajar con pasin, disciplina y responsabilidad en responder a nuestros clientes. Innovacin: Estamos en permanente bsqueda de nuevas tecnologas que ayuden al desarrollo de mejores soluciones. Poltica de Calidad: Ofrecer a nuestros clientes soluciones oportunas y efectivas en medicin, control, supervisin, gerenciamiento de procesos y automatizacin para la industria, aplicando en nuestros procesos un sistema de gestin de la calidad para cumplir con sus expectativas y requerimientos. El compromiso de la empresa ELEINCA, C.A. es de disponer de todos los recursos fsicos y tcnicos as como personal permanentemente adiestrado, que permitan prestar un servicio de calidad, tomando en cuenta los lmites econmicos posibles manteniendo el mejoramiento continuo de nuestro proceso.

1.1.5 Nombre de las Organizaciones vinculadas al Proyecto: ELEINA,C.A. ,por tratarse de una empresa que aplica la autogestin de sus procesos administrativos y productivos, se puede decir que es la nica que est vinculada a la Evaluacin del Manual de Funciones dirigido al personal del Departamento de Administracin de la misma. Por otra parte la Universidad Politcnica Territorial Andrs Eloy Blanco se vincula directamente con el Proyecto Socio Productivo de Aprendizaje al ser la casa de estudios que proporciona los conocimientos necesarios para la Evaluacin del presente Manual de Funciones.

1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto

1.2.1 Descripcin del Diagnstico Situacional: Mediante una entrevista semi estructurada y un cuestionario de tipo cualitativo (Anexo 1) realizado al Jefe del Departamento de Administracin, en las instalaciones de la empresa, se logr detectar la necesidades que afectan a la organizacin actualmente, donde se destacan la evaluacin del Manual de Funciones presentado anteriormente a la Administracin de la empresa con el fin de verificar la correcta puesta en marcha del mismo, la desactualizacin del manual de procedimientos del sistema administrativo Profit Plus lo que causa atrasos al momento de procesar cualquier tipo de informacin, la dificultad para conseguir las divisas, generando disminucin de la importacin departamento de produccin y ensamblaje. Igualmente la elaboracin de un Manual de Funciones de la Empresa dirigido esta vez al Departamento de Produccin que permita la organizacin de dicho departamento generando una planificacin completa de todos las areas que conforman la empresa, disminucin de la demanda como consecuencia del proceso inflacionario lo cual ha trado una baja en los registros de facturacin de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas especficos en el rea de electricidad industrial, instrumentacin, control de procesos y automatizacin.
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y a su vez la paralizacin del

Con lo antes mencionado y teniendo como base la entrevista semi estructurada, se logra elaborar el anlisis situacional de la empresa.

1.2.2 Identificacin y Jerarquizacin de las necesidades: Una vez visualizados las diversas dificultades o necesidades que presenta la empresa tanto a nivel administrativo como a nivel de produccin, se determina que los que estn al alcance de los participantes, como cursantes del Programa Nacional de Formacin en Administracin (P.N.F.A.), son los de ndole administrativo y esto permite jerarquizar de la siguiente manera: 1. Ausencia de la Evaluacin del Manual de Funciones dirigido al personal del Departamento de Administracin. 2. Dificultad para la importacin lo que les trae como consecuencia la existencia de liquidez. 3. Ausencia de flujogramas en diferentes procesos administrativos. 4. Falta de Manual de Funciones para el personal operativo en la organizacin. 5. Rotacin contina del personal. 6. Desconocimiento sobre el uso del sistema administrativo Profit Plus.

1.2.3 Seleccin de las Necesidades: De la entrevista semi estructurada realizada en el Departamento de Administracin de la empresa, resalta la necesidad principal de la evaluacin, la cual se deriva de la puesta en prctica del Manual de Funciones anteriormente diseado para el Departamento de Administracin de la empresa ELEINCA, C.A. Despus de analizar dicha informacin se lleg a la conclusin de que el problema principal de la empresa ELEINCA, C.A. segn la jerarquizacin antes realizada, es la Evaluacin del manual de funciones que se dise con la finalidad de delimitar las actividades del personal que labora en cada departamento de la administracin y verificar que el mismo ayude a que se cumpla con rapidez y eficacia todo el proceso; desde la recepcin del pedido (venta) hasta la entrega del mismo al cliente; pasando por el proceso de
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compras (si es un producto importado) o produccin (si es ensamblado en la organizacin), facturacin y posterior cobranza. Dicha necesidad se manifiesta en que una vez diseado y puesto en prctica el Manual de Funciones se hace imperativo evaluar y verificar que se use correctamente en cada dependencia y si este cumple a cabalidad las funciones para las cuales fue creado dentro de la organizacin y a su vez disminuyendo la prdida de tiempo a la empresa.

1.2.4 Alternativas de Solucin: ELEINCA, C.A. cuenta con un manual de funciones que le facilita al personal del Departamento de Administracin delimitar las competencias de cada rea; por lo que las personas hacen sus tareas con conocimiento de cuales son en realidad sus funciones y que pasos seguir para llevarlas a cabo de forma eficiente. Esto hace que la empresa se vea en la necesidad de evaluar dicho manual. Luego de analizar las diversas alternativas para resolver la problemtica principal de la empresa, se lleg a la conclusin de que la ms factible es la Evaluacin del manual de funciones para el personal que conforma el departamento de administracin, con la finalidad de determinar si las funciones descritas se adaptan a la realidad que esta viviendo la empresa actualmente o si por el contrario necesita ser modificado de alguna forma para que las personas sepan identificar cules son las funciones que tiene dentro de la organizacin, de manera eficaz y eficiente; mejorando an ms su productividad, calidad, rentabilidad y competitividad. Adems de esto se plantean otras posibles soluciones, entre ellas: Determinar el perfil del personal en el Departamento de Administracin mediante una entrevista individual a cada persona encargada del rea en estudio. Realizar cursos, charlas y talleres de capacitacin y gestin empresarial para el personal del Departamento de Administracin. Evaluar las funciones del personal del Departamento de Administracin.
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2. Justificacin e Impacto Social

2.1 Razones que conllevan a realizar el Proyecto: Al visitar peridicamente a la empresa ELEINCA, C.A. se pudo constatar tanto que en ella como en algunas otras organizaciones en la actualidad existen necesidades a nivel administrativo. En vista de esto, la investigacin que se plantea ser de suma importancia, ya que permitir a la empresa ELEINCA, C.A., tener confianza en una herramienta tcnica, moderna y de fcil manejo para el personal a la hora de definir si se estn cumpliendo a cabalidad las competencias de cada departamento.

2.1.1 Desde el Punto de Vista Terico Conocimiento: Este manual de funciones aporta conocimientos relevantes en el rea administrativa ya que va a permitir evaluar el buen funcionamiento en cuanto al desempeo de los trabajadores del Departamento de Administracin dando as un aporte a la comunidad pues ayudar a fortalecer el rea organizativa y laboral. El aporte que tuvo esta propuesta fue mejorar la estructura organizativa lo cual conlleva a enriquecer aspectos como procesamiento de la informacin dentro del departamento, segregacin de funciones, trabajo en equipo generando as un mejor nivel de desempeo dentro de esta rea. Al igual genera tambin un aporte para la especialidad de administracin y para la UPTAEB por ser un Proyecto Socio Productivos de aprendizaje ya que es una manera de que los participantes, fortalezcan sus conocimientos sobre aspectos administrativos, gerenciales, laborales y otros que se generan dentro de las empresas. As mismo, este manual de funciones servir como base para otros trabajos que tengan la misma temtica y puedan tener un impacto a la comunidad. Para darle validez a la evaluacin del manual de funciones, se tom en cuenta una serie de antecedentes tericos que sirvieron de apoyo para la evaluacin del mismo entre los cuales se cita a: Franklin F. Enrique B. (2.005)
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quien expone: "Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. (p. 267). Ello implica que para el buen funcionamiento de las organizaciones se deben evaluar los cargos de manera que cumplan determinadas tareas o funciones, los mismos se deben disear y proyectar de forma equilibrada y deben estar orientados a la bsqueda de la eficiencia, es decir, que estn orientados a perseguir los objetivos y metas. Quiroga (2.008) define que: En esta fase (evaluacin) comprende los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada y determinar alternativas de accin especficas que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados. Las tcnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente relacionadas con el origen del proyecto, as como con la informacin tcnica del lder o responsable en funcin del tipo de manual, factibilidad para su aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico del grupo de trabajo. (p.315). Se observa la importancia de la evaluacin manuales en las organizaciones y se puede decir que se desprende lo siguiente: para administrar apropiadamente a la empresa, el administrador debe establecer los requisitos y preparar descripciones de los trabajos que cada miembro del equipo deber realizar. Para orientar al personal, el administrador debe contar con un manual de funciones, ya que esta herramienta puede ayudar al personal nuevo a familiarizarse con su trabajo y tambin ser til para relacionar al personal existente con nuevos programas, objetivos y metas de la organizacin.
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De igual manera Gmez Ceja (2.009) expresa en sus estudios que: Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la evaluacin y documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con una revisin constante sobre las tareas y procedimiento a realizar por cada uno. (p.36). La descripcin y evaluacin de cargos dentro de una organizacin es de suma importancia segn lo seala el autor, es por ello que mediante la valoracin del manual de funciones para el personal, se espera agilizar los diferentes procesos administrativos de la empresa ELEINCA, C.A.

2.1.2 Desde el Punto de Vista Tcnico mbito de Accin: As mismo, desde la perspectiva tcnica, el proyecto aport y suministr a la comunidad informacin oportuna para el adecuado desenvolvimiento de las diferentes reas existentes en el Departamento de Administracin como lo son: ventas, recursos humanos, contabilidad, cobranza y facturacin, propiciando as la evaluacin de funciones, y a su vez una mejor calidad de trabajo, optimizando el recurso humano para una mayor eficiencia, eficacia y efectividad. Es mediante la evaluacin del manual de funciones que la empresa podr llevar a cabo de manera ms eficiente los procesos administrativos. Con la evaluacin de este manual de funciones se espera dotar al personal administrativo de un manual tcnico y prctico que permita realmente lograr los objetivos deseados por la empresa. En este contexto de ideas la empresa ELEINCA, C.A. entra en un proceso de revisin fundamental y un rediseo de sus procesos para alcanzar mejoras en medidas de rendimiento, tales como: costo, calidad, servicio y rapidez. La evaluacin de un manual de funciones dirigido al departamento de administracin, tendr gran utilidad dentro de la empresa ya que orientar de manera asertiva la bsqueda de la excelencia a la hora de medir la efectividad dentro de la organizacin, en dichas descripciones se observan los diferentes
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factores que influyen en las labores del personal, basndose en el perfil y en las descripciones de cada cargo, por lo tanto sirve para agilizar el proceso dentro de la organizacin y permite que cada departamento conozca el personal con el que cuenta y las funciones que los mismos deben cumplir para que el proceso administrativo se lleve a cabo correctamente.

2.1.3 Desde el Punto de Vista Legal: Los manuales de funciones para el personal, ya sean entidades pblicas o privadas, est normado por un conjunto de disposiciones legales, tales como: leyes, reglamentos, resoluciones e instructivos, las cuales deben considerarse en toda su amplitud. En lo que respecta al mbito legal se puede decir que entre las bases legales que sustentan este Proyecto se encuentran: La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela: La principal carta magna de donde se derivan todas las leyes de la nacin; expresa lo siguiente: TITULO III, Captulo IV, Articulo 102: La educacin es un derecho humano y un deber social fundamentalmente, es democrtica gratuita y obligatoria. El Estado la asumir como funcin indeclinable y de mximo inters de todos, en todos los niveles y modalidades y como instrumento del conocimiento cientfico, humanstico y tecnolgico al servicio de la sociedad. La educacin es un servicio pblico y est fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrtica basada en la valoracin tica del trabajo y en la participacin activa, consciente y solidaria en los procesos de transformacin social consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visin latinoamericana y universal. El Estado, con la participacin de las familias y la sociedad, promover el proceso de educacin ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta Constitucin y en la Ley. El Programa Nacional de Formacin: Est sustentado en el artculo 4 de la resolucin 2.963 del Ministerio del Poder Popular para la Educacin
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Superior en el cual se establecen las caractersticas de los Programas Nacionales de Formacin, entre las que se destacan: La formacin humanista, la vinculacin con las comunidades, el ejercicio profesional, la conformacin de los ambientes educativos como espacios comunicacionales abiertos, la participacin activa y comprometida del participante en los procesos de creacin intelectual y vinculacin social, modalidades curriculares flexibles, sistemas de evaluacin pertinentes, la promocin, el reconocimiento y la acreditacin de experiencias formativas en distintos mbitos. El Decreto de Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, publicado en (Gaceta Oficial 36.845 del 07-12-99). Ttulo II: De la simplificacin de los trmites administrativos en su Captulo II Artculo 21 que expresa lo siguiente: El diseo de los trmites administrativos debe realizarse de manera que los mismos sean claros, sencillos, giles, racionales, pertinentes, tiles y de fcil entendimiento para los particulares, a fin de mejorar las relaciones de stos con la Administracin, haciendo eficaz y eficiente la actividad de la misma, y en su Captulo IV, articulo 47, los rganos de direccin deben tender a liberarse de todo tipo de rutinas de ejecucin y de tareas de mera formalizacin de actos administrativos, con el objeto de que puedan concentrarse en actividades de planeamiento, supervisin, coordinacin y control de las Polticas pblicas, en virtud de su rol de direccin estratgica. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, (Gaceta Oficial N 2.818 (Extraordinaria) de fecha (01 07-81). Ttulo II: De la Actividad Administrativa Capitulo I Artculo 30 expresa: La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a principios de economa, eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada organismo velarn por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver cuestiones relativas a las normas de procedimiento.

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2.1.4 Desde el Punto de Vista Participante Comunidad: Se estima que la propuesta beneficie a la organizacin ya que generar el mejor desempeo y desenvolvimiento del personal del Departamento de Administracin optimizando los procesos administrativos y organizativos dentro de la comunidad, generando un trabajo eficaz y eficiente en la prosecucin de los objetivos y el trabajo en equipo.

2.1.5 Desde el punto de vista de los participantes: Se espera la excelencia acadmica respondiendo a la integracin de experiencias, mediante una educacin de calidad, gestionara y participativa impulsando la formacin humanista y la contribucin a la creacin de una sociedad basada en valores y principios, la integracin del conocimiento a travs de la teora y la prctica, la planificacin integral, la sistematizacin de las actividades a desarrollar, la ejecucin de las actividades a travs de un plan de accin y la difusin de la informacin. Por lo tanto, la articulacin de las actividades del proyecto est caracterizada por el aprendizaje como proceso, que se construye con otros en un contexto social comunitario para potenciar las habilidades, destrezas y saberes (hacer, convivir, ser y el conocer) del participante con los tutores, equipos de trabajo y comunidad en general.

2.1.6 Vinculacin del Proyecto con el Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007-2013, Lneas de Investigacin del Programa Nacional de Formacin en Administracin y Transversalidad: Luego de analizar las diversas directrices que se dan a conocer en el Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2.007- 2.013, se lleg a la conclusin que la lnea que ms guarda relacin o afinidad con la presente propuesta es la Suprema Felicidad Social, debido a que sta impulsa la integracin y cooperacin entre los individuos para el logro de un fin comn, entindase por individuos a las personas que conforman y desempean labores dentro de cualquier tipo de
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organizacin ya sea de ndole pblica o privada; mejorando de manera paulatina y constante los procesos administrativos y productivos, alcanzando el logro de los objetivos sociales, culturales, organizacionales y productivos establecidos. Para sustentar esta teora a continuacin se detallan fragmentos de dicha doctrina que avalan lo anteriormente expuesto: Enfoque a. La suprema felicidad social es la visin de largo plazo que tiene como punto de partida la construccin de una estructura social incluyente, formando una nueva sociedad de incluidos, un nuevo modelo social, productivo, socialista, humanista y endgeno, donde todos vivamos en similares condiciones rumbo a lo que deca Simn Bolvar: La Suprema Felicidad Social. h. La inclusin social adquiere su ms elevado desarrollo cuando el modo de atencin es personalizada para los grupos sociales en situacin de mxima exclusin social y est orientada hacia el autodesarrollo de las personas, las comunidades y sus organizaciones, lo cual implica prcticas democrticas, responsables y autogestionarias por parte de los involucrados. Es importante resaltar la necesidad de integrar los conocimientos de los procesos administrativos adquiridos en el aula con la realidad social, lo que permite as el desarrollo organizacional. El Programa Nacional de Formacin en Administracin; promueve el establecimiento de social. Es por ello que la propuesta que se presenta se vincula directamente con la Lnea N 3 Construccin de un nuevo modelo que facilite la eficiencia de los procesos administrativos en el mbito de la gestin pblica, en la cual se evidencian los siguientes objetivos: Objetivo General de la Lnea: Desarrollar los valores socialistas mediante la conciencia colectiva a travs del trabajo liberador y productivo para todos, que contribuya a erradicar la corrupcin dentro de las organizaciones.
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un nuevo modelo

productivo socialista relacionando activamente a los individuos con su entorno

Objetivos Especficos de la Lnea: Fortalecer la creacin del ser colectivo capaz de comprometerse con sus congneres por un bienestar superior al individual aplicando principios de justicia y equidad de manera de satisfacer las necesidades fundamentales. Promover el trabajo liberador y productivo mediante la superacin de la subcultura de la corrupcin en las instituciones a fin de que atiendan los valores supremos que permitan alcanzar la libertad, independencia, paz, solidaridad y el bien comn, teniendo como eje central el trabajo liberador y productivo. En este marco de ideas se puede destacar que cuando se habla de gestin se hace referencia a la administracin diligente, oportuna y efectiva de decisiones para la resolucin de problemas de forma tal que genere un beneficio colectivo, no solo a nivel econmico sino tambin a nivel social o de conocimiento, determinando competencias y funciones. Esto no se aplica solo a las organizaciones pblicas sino tambin es aplicable a las organizaciones de ndole privado.

2.1.7 Desde el punto de vista del Eje Proyecto: Existe una retroalimentacin entre los participantes y la comunidad abordada, ya que por medio de la presente propuesta de evaluacin de funciones se espera solucionar uno de los principales problemas o necesidades que presenta la misma; demostrando los conocimientos adquiridos. De esta forma la empresa, hace del proceso administrativo un proceso ms fluido y con menor margen de error, donde cada departamento cumpla sus funciones adecuadamente propiciando una interrelacin efectiva entre las mismas para lograr un fin comn.

2.1.8 Desde el punto de vista del Eje Socio Crtico: Se hace imperativo el desarrollo de las capacidades sociales del profesional, es decir, formar un profesional humanista preocupado por las personas a su cargo, defendiendo la

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autonoma de cada individuo con el que se relaciona para lograr una identificacin del trabajador con la empresa a la cual representa. Adems de esto tiene que ser un profesional capaz de ofrecer experiencias cognitivas a sus semejantes contribuyendo a la formacin de personas independientes que aporten soluciones oportunas a la organizacin, que se traduce en beneficio para ambas partes (trabajador organizacin).

2.1.9 Desde el punto de vista del Eje Profesional: Ayuda a afianzar los conocimientos adquiridos en el aula y a su vez enfrentar al futuro profesional con la realidad social que se presenta. Se determina que la administracin est muy relacionada con todas las reas funcionales de la empresa. Esto se debe a que todas ellas cuentan con recursos que deben de administrarse de forma colectiva y apropiada. El trabajo desempeado en el aula con los facilitadores de las diferentes unidades curriculares y saberes complementarios permiten desarrollar un conjunto de actitudes, aptitudes y habilidades que debe tener un futuro profesional en administracin efectiva, entre ellas se destacan: Identificar las debilidades en los procesos administrativos de las diferentes organizaciones donde laboramos, con el fin de reforzar los conocimientos en los participantes. Conocer las posibles soluciones a las necesidades presentadas en las organizaciones a nivel productivo y administrativo. Vigilar la interrelacin entre los departamentos para obtener resultados favorables a la organizacin. Implementar sistemas de diagnsticos novedosos que permitan motivar al personal y crear un sentido de pertinencia para con la organizacin. Orientar en materia legal los alcances del administrador a fin de representar de una forma eficaz a la empresa ante cualquier problemtica. para cumplir sus funciones de una forma

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 Utilizar de forma efectiva los sistemas informticos para acortar tiempos de respuesta en la formulacin y solucin de problemas.

2.2 Poblacin Beneficiada: La poblacin beneficiada constituye un grupo ya

sea pequeo o grande de personas y de un mismo entorno o no que se compenetran entre si y sacan provecho de una situacin; en este sentido por tratarse de un Manual de Funciones dirigido al Departamento de Administracin de una Empresa privada el mismo tiene una incidencia tanto directa como indirecta; dicha incidencia se ve reflejada de la siguiente manera:

Se puede determinar que dentro de la comunidad la poblacin beneficiada de manera directa al realizarse el presente Proyecto Socio Productivo de aprendizaje es la empresa ELEINCA, C.A. ya que se plantea, en primera instancia la solucin a uno de los problemas ms importantes que tienen en este momento.

A su vez los participantes son beneficiados por que les permite mostrar, emplear y transmitir los conocimientos y aptitudes adquiridos durante su carrera. Como beneficiados indirectos se pueden destacar las empresas que reciben los productos y servicios; ya que el proceso administrativo se har en menor tiempo, agilizando as la entrega del producto o prestacin del servicio. Por otra parte se encuentra la Universidad Politcnica Territorial Andrs Eloy Blanco (U.P.T.A.E.B.), porque se da a conocer ms a fondo al realizar el contacto empresarial reforzando las fortalezas y disminuyendo las debilidades, en lo que se refiere a la formacin de los futuros profesionales.

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3. Objetivos del Proyecto

3.1 Objetivo General Evaluar la implantacin del manual de funciones dirigido al personal del departamento de administracin de la empresa ELEINCA C.A.

3.2 Objetivos Especficos

Controlar la situacin actual de la organizacin as como su entorno, integridad, valores y la capacidad de los empleados en base a la direccin y la gestin con la aplicacin del manual de funciones. Identificar los objetivos de la organizacin as como analizar los riesgos que puedan afectar a los mismos, en este sentido las funciones del personal del departamento de administracin deben estar acorde con estos objetivos.

Crear polticas y procedimientos que permitan tomar medidas en cuanto a las actividades que se realizan en cada rea del departamento, para evitar los riesgos en la gestin de la organizacin.

Implantar y supervisar el funcionamiento de un buen sistema de control interno a travs del tiempo y que est dirigido a cumplir las tareas, actividades y objetivos planteados.

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II PARTE PLANIFICACION DEL PROYECTO

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Qu se hizo? Reunin de los participantes, sobre expectativas de nueva fase Recoleccin de la informacin para redactar el titulo Consulta para redactar el titulo Visita a la comunidad

Cmo se hizo? Discusin de ideas, sobre la continuidad del proyecto Consultas con el tutor y acuerdos con los participantes Consultas con el tutor y acuerdos con los participantes Interaccin con la Tutora Empresarial

4. PLAN DE ACCION Cundo se hizo? Dnde se hizo?

Quines lo hicieron? Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Luis Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Luis Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Luis Gimnez Hamly lvarez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Lus Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Luis Gimnez Elba Torrealba

Con que lo hicieron? Talento Humano, manual de normas para los proyectos socio integradores Talento Humano, manual de normas para los proyectos socio integradores Talento Humano, manual de normas para los proyectos socio integradores Talento Humano, oficio dirigido a la Tutora Empresarial Talento Humano, manual de normas para los proyectos socio integradores

19/02, 20/02 de 2011

Instalaciones de la UPTAEB

02/03, 04/03 de 2011

Instalaciones de la UPTAEB

02/04 de 2011 . 04/05 de 2011

Instalaciones de la UPTAEB

ELEINCA, C.A

Asesora con el tutor

Conversacin con el Tutor

12/05, 21/05 de 2011

UPTAEB

Fuente: Los Participantes (2.011).

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PLAN DE ACCION (CONTINUACION) Qu se hizo? Cmo se hizo? Anlisis de la informacin recabada en la empresa Discusin socializada De manera personal De manera personal Cundo se hizo? Dnde se hizo? Quines lo hicieron? Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Grisel Colmenarez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Elba Torrealba Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Con que lo hicieron? Entrevista Manual para la elaboracin del proyecto Con el borrador de la Evaluacin del Manual Con el borrador de la Evaluacin del Manual

Redaccin de los objetivos Revisin de material bibliogrfico Entrega de Borrador de Proyecto Asesora con el Tutor Diseo y anlisis del instrumento a aplicar

07/06 de 2011

Casa de Mnica Serrano

18/06 de 2011

UPTAEB Departamento de PNFA UPTAEB Departamento de PNFA UPTAEB

25/06 de 2011

23/07 de 2011

Elaboracin de formato

27/08 de 2011

Casa de Mnica Serrano

Herramientas digitalizadas y software

Fuente: Los Participantes (2.011).

25

PLAN DE ACCION (CONTINUACION) Qu se hizo? Consultas bibliogrficas Cmo se hizo? Revisin de textos, investigacin por internet De manera personal Cundo se hizo? 30/08 de 2011 Biblioteca Publica Pio Tamayo Dnde se hizo? Quines lo hicieron? Mnica Serano Germaury Quiones Michel Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Yanneth Rivera Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Yanneth Rivera Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Elba Torrealba Mnica Serrano Germaury Quiones Michel Gimnez Elba Torrealba Con que lo hicieron? Textos Herramientas informticas Informacin de consulta bibliogrfica y herramientas informticas Entrevista con la Tutora Empresarial Fotografas, actas y encuesta, registro de visitas Entrevista con la Tutora Acadmica Entrevista con el comit de Proyecto

Entrega de instrumento en la comunidad Entrega de instrumento por parte de la comunidad

21/09 de 2011 De manera personal Organizacin del portafolio de evidencias

ELEINCA, C.A

14/10 de 2011 ELEINCA, C.A 22/10 de 2011 Casa de Mnica Serrano Departamento de PNFA UPTAEB

Recopilacin de evidencias Entrega de Proyecto y De manera portafolio de personal evidencias Presentacin pblica del Exposicin abierta proyecto y entrega de CD Fuente: Los Participantes (2.011).

05/11 de 2011 12/11 de 2011

UPTAEB

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5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES Anlisis de nueva fase evaluacin Recoleccin de la informacin para la propuesta Consulta para elaborar la propuesta Visita a la empresa Asesora con el tutor y revisin Redaccin de los Objetivos Revisin de manuales de Normas y Procedimientos (Bibliografas) Entrega de borrador de proyecto

Febrero 2 3 4 X

Marzo 2 3 4

SEMANAS Abril 2 3 4 5

Mayo 3 4

Junio 3 4

X X X X X

X CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (CONTINUACION)

27

Fuente: Los Participantes (2.011).

Fuente: Los Participantes (2.011).

ACTIVIDADES Asesora con el Tutor Acadmico X Elaboracin del instrumento(encuesta) Consultas bibliogrficas Entrega de instrumento y visita a la empresa(encuesta) Recepcin de instrumento y visita a la empresa(encuesta) Recopilacin de evidencias Entrega de portafolio de evidencias Presentacin de proyecto socio productivo Fuente: Los Participantes (2.011).

Julio 3 4

Agosto 3 4

SEMANAS Septiembre 1 2 3 4 5

Octubre 2 3 4

Noviembre 2 3 4 5

X X X

X X

X X

28

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS

6. Conclusiones y Recomendaciones

6.1 Conclusiones: A continuacin se presentan las principales conclusiones de la investigacin que constituyen una visin global en torno a los principales hallazgos y resultados del trabajo as como de los objetivos planteados:

De acuerdo con la implantacin del manual de funciones es necesario resaltar la importancia que tienen como herramienta gerencial dentro de los procesos administrativos, adems de ello es un instrumento que permite controlar y dar uniformidad en el cumplimiento de las funciones de los trabajadores /as en el departamento de administracin, consideramos que los objetivos establecidos estn alineados con los procesos de direccin y visin de la organizacin optimizando as los mecanismos de gestin empresarial. El cumplimiento de los objetivos y las tareas de los trabajadores/as estn descritos dentro de cada cargo, es as como cada trabajador cumple con sus actividades , as en cada puesto o unidad administrativa se han identificado las responsabilidades y participacin y a travs de los mecanismos de control se minimizan los riesgos para evitar retrasos en el procesamiento de la

29

informacin, evitan la duplicidad de funciones o cualquier otro factor interno que afecte el cumplimento de las metas.

30

En este sentido consideramos que esta evaluacin realizada a la implantacin del manual de funciones que se plante para la organizacin permiti la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de la unidad administrativa, adems se establecen cules son las polticas, normas y procedimientos, los cuales deben ser flexibles y adaptarse a los cambios.

Dentro de cada organizacin debe existir un buen sistema de control interno, aqu vemos que este trabajo realizado desarrolla un buen sistema de control interno, es por eso que va a permitir monitorear el desarrollo de todas las actividades, que estn orientadas a los logros de la empresa, a la eficiencia, efectividad de estas tareas y que las normas y procedimientos estn sincronizados con el talento humano del departamento.

31

6.2 Recomendaciones: Luego de elaborar la presente propuesta y de haber realizado un estudio general se recomienda a la empresa lo siguiente: a) La evaluacin del manual de funciones dirigido al departamento de

administracin que permita verificar de una manera eficaz y eficiente si las funciones de cada persona, se cumplen a cabalidad y dar mayor fluidez a las etapas del proceso administrativo de manera que los trabajadores rindan al mximo de mismas con una actitud positiva y favorable. b) Generar un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organizacin. El proceso gerencial de la organizacin implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta el futuro. c) Aunque la departamentalizacin sirve como base para agrupar los trabajos, sigue

existiendo la necesidad de determinar cmo se incluirn estos en cada grupo. La vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de la organizacin. d) Al igual que el manual de funciones tambin es aconsejable elaborar uno para cada rea que integra la estructura organizacional de la empresa, ya que esto va a permitir optimizar los procesos organizacionales como por ejemplo el manual de funciones para el personal del departamento de produccin. e) Elaborar un programa para realizar constantes capacitaciones mediante cursos

de induccin y gestin empresarial, que estn acorde al mercado y a los avances tecnolgicos dirigidas a los trabajadores, permitiendo as adecuar las funciones de cada uno en miras a lograr los objetivos de la empresa.
32

f)

La creacin de un comit de calidad que supervise constantemente

a los

trabajadores, y permita verificar que sus funciones se ajusten de manera racional al diseo del manual, para lo cual fue creado. g) Definir adecuadamente las funciones y actividades que se realicen en cada proceso administrativo, evitando as que los trabajadores tengan la duplicidad de funciones fusionando reas o unidades administrativas o personas que estn bajo un mismo mando o cambios en los procedimientos o las operaciones unificando formas y registros. h) Analizar polticas para la contratacin e incentivo del personal con la finalidad de evitar as la rotacin del personal y nuevas contrataciones.

33

IV PARTE PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

34

1. Objetivos de la Propuesta (Producto o Servicio)

1. Proponer el seguimiento de la evaluacin realizada al manual de manera

peridica (cada seis meses) en el Departamento de Administracin de la empresa ELEINCA, C.A. 2. Facilitar el desempeo de la Gestin Empresarial ya que es una herramienta de control de apoyo a los procesos administrativos. 3. Fortalecer los procesos de induccin en lo referente a los puestos y cargos y al adiestramiento y capacitacin del personal. 4. Obtener informacin oportuna y ordenada sobre las atribuciones, estructuras, funciones y tareas de cada trabajador que se desempea en el Departamento de Administracin.
5. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteracin arbitraria. 6. Facilitar las labores de auditoria y evaluacin del control interno; que ayude al logro de los objetivos del rea. 7. Constituye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de procedimientos, sistemas y mtodos.

2. Metodologa Empleada Para la elaboracin de la presente propuesta y el levantamiento de la informacin del Proyecto Socio Productivo, se desarroll una investigacin entre los participantes del Programa Nacional de Formacin en Administracin y la comunidad mediante los principios de cooperacin y solidaridad, en este sentido se realiz el trabajo liberador mediante la premisa aprender haciendo que estn en el nuevo modelo de desarrollo social. Para el desarrollo del trabajo realizado la metodologa aplicada se llev a cabo bajo el paradigma cualitativo, la investigacin accin participativa en la cual se aplic una encuesta la cual determin los resultados de la implantacin del manual dando as una respuesta ante la necesidad de la comunidad. Tambin se aplic el aprendizaje cooperativo y por proyecto, contribuyendo as a la construccin activa de un nuevo modelo de desarrollo integral sustentable humanstico, social y dialctico; centrado en aprendizajes integrados e integradores, concebidos como un conjunto de saberes y valores requeridos por el ser humano para formar parte de un colectivo. Un ejemplo del rol de la universidad actual lo representa la inclusin, la atencin a la diversidad, el desarrollo y la intervencin social, que han llevado a reconceptualizar los currculos tradicionales centrados en la formacin academicista a currculos socialmente pertinentes que involucren a los estudiantes en actividades de desarrollo comunitario, proyectos de servicio social, e intervencin permanente en las comunidades. Para recolectar la informacin aqu plasmada, fue necesario elaborar una encuesta semi-estructurada donde se apreciara el impacto que ha tenido el manual de funciones y consultar al personal experimentado sobre este tipo de procesos y algunas lecturas complementarias. Adems est diseado para ser aplicado en otras organizaciones de ndole similar.

3. Memoria Descriptiva El proyecto Socio Productivo, est planteado segn lo establecen los Programas Nacionales de Formacin, por la necesidad de mejorar la realidad en la cual vivimos o nos encontramos insertos, pueden ser variados en cuanto a objetivos y metodologa pero en comn son un planteamiento de acciones a realizar para alcanzar objetivos previamente compuestos; es decir los proyectos surgen para satisfacer necesidades, desarrollar capacidades, resolver problemas dentro de un contexto, introducir procesos de cambio, aprovechar oportunidades y superar debilidades y amenazas. De igual forma, el Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria pretende construir un nuevo modelo de educacin, conducente a formar nuevas generaciones de jvenes y adultos que puedan manifestar la necesidad de modificar radicalmente la actual relacin de dependencia econmica y sentar las bases de un nuevo proyecto de cambio. En este sentido, se requiere de un ciudadano crtico de su capacidad creadora, pero tambin de su responsabilidad social, que produzca conocimientos a partir de la experiencia social, histrica y personal de individuos y colectivos sociales, sustentada en un compromiso tico con el pas. Es por ello, que el presente Proyecto Socio Productivo fue realizado por los participantes del Programa Nacional de Formacin en Administracin, con nueva visin educativa socialista, enfocados en lo establecido en el Plan de la Nacin Simn Bolvar 2007 y 2013, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Misin Alma Mater. El mismo se realiz en la empresa Electricidad Industrial, C.A. (ELEINCA, C.A.) especficamente en el Departamento de Administracin, luego de efectuar varias visitas a dicha comunidad. Asimismo, se procedi a realizar una encuesta semi-estructurada a la administradora y de estudiar la forma como se desarrollan los procesos dentro de cada departamento, a travs de la observacin directa. De all emergi, que era necesario evaluar el manual de funciones dirigido al departamento de la empresa ELEINCA, C.A.

4. Descripcin del Producto o Servicio Los procesos administrativos en general, deben ser eficientes para que los recursos invertidos sean aprovechados al mximo. Entre estos recursos encontramos los recursos fsicos, financieros, entre otros. Existen teoras acerca de lo indispensable que es el ser humano como recurso dentro de los mismos procesos. Por ello se han identificado herramientas que conllevan a garantizar, la rapidez, la calidad y la continuidad de los productos y servicios dentro de las empresas. La evaluacin del manual de funciones, es el reflejo de una serie de observaciones sobre el trabajo desarrollado por el recurso humano dentro de una entidad. Este busca describir el nivel de compromiso que tiene cada cargo dentro de la organizacin e identificar las cualidades y aptitudes de cada candidato para cada cargo. Por otro lado, el manual funciones, es una herramienta que describe paso a paso el quehacer dentro de las empresas. Y su evaluacin es un requisito indispensable dentro de un sistema de gestin de calidad y es una herramienta que permite conocer todos los procesos desde el ms pequeo hasta el ms complejo. Esta herramienta ayuda a las organizaciones a afianzar los recursos para que fluyan dentro de dichos procesos, generando resultados ptimos y confiables. En la evaluacin del manual de funciones se especifican cada uno de los procesos administrativos desarrollados antes, durante y posterior en cada una de las actividades, los recursos requeridos para estos, la responsabilidad de cada uno de los miembros de la organizacin, el compromiso con el proceso administrativo en general y al final de estos procesos determinar si el mismo cumple a cabalidad la funcin por la cual fue elaborado. Alguno de los procesos y cargos, pueden ser modificados de acuerdo a los requerimientos de la organizacin. El manual evaluado, es el resultado de una serie de observaciones sobre los procesos administrativos de la Empresa ELEINCA, C.A. Para recolectar la informacin aqu plasmada, fue necesario realizar una encuesta semi-estructurada sobre las operaciones y las funciones del personal dentro de la organizacin.

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A. Cargo: Asistente de Facturacin al 20/10/2011 1

de la empresa

Descripcin

Hallazgos

Ref.
C1

Observacin
Por la falta de personal el asistente de facturacin adems de cumplir con sus funciones, cumple con las de encargado tambin lo que trae como consecuencia la duplicidad de funciones.

Debido a la ausencia de una persona encargada Planificar las actividades dentro del departamento trae como consecuencia de facturacin para evitar que este proceso se efecte de manera tarda por retrasos en este proceso. lo que la informacin no se procesara al momento. Supervisar las actividades realizadas por el auxiliar de contabilidad a fin de que no existan errores en los correlativos de la factura. Vigilar y realizar el cumplimiento de los deberes formales de la administracin tributaria. Rotacin constante del personal para llevar a cabo esta funcin lo que origina atraso en esta labor, ya que se tiene que contratar o capacitar a un nuevo empleado.

C2

La rotacin continua de este personal permite que no se genere a tiempo el procesamiento de la informacin, esto puede afectar el intercambio entre clientes y proveedores, adems genera ms costo para la empresa.

Ya que se trata de una empresa que importa la mayora de sus productos los certificados, permisos y solvencias necesarias estn al da y cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la Ley.

C3

La Administradora de la Empresa se encarga de velar porque toda la permisologa y los deberes formales estn solventes.

Mantener en perfecto Las tareas realizadas en este proceso se llevan orden el libro de de manera correcta y en orden cronolgico. facturacin para evitar cualquier imprevisto.

C4

Mantener en constante vigilancia y control el mecanismo de facturacin a fin de evitar cualquier omisin de datos y procesamiento de la informacin.

Fuente: Los Participantes (2.011).

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A.

de la empresa

Notas de Control Interno 20/10/2011 A/G A/F C1 En la planificacin de las actividades de facturacin se observa que por falta de un personal encargado, se determina que esto trae como consecuencia atraso en dicho proceso adems de ello genera la duplicidad de funciones. C2 Debido a la rotacin continua del personal en esta rea, no se puede llevar de manera eficaz y eficiente la labor de supervisin, adems se debe contratar nuevo personal. C3 Se pudo observar que la empresa est solvente y ha cumplido con todos sus compromisos Fiscales, ya que esto le permite traer del exterior sus productos. C4 Se evidencio adems que la empresa lleva un estricto control y seguimiento del proceso de facturacin evitando los errores y los saltos de los correlativos de las facturas.

Fuente: Los Participantes (2.011).

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A. Cargo: Analista de Cobranza al 20/10/2011 2

de la empresa

Descripcin

Hallazgos

Ref.
C1

Observacin
Debe cumplir adems con las polticas, objetivos y normas en todas las situaciones de operatividad que afecte el Sistema de Gestin de la Calidad

Existe retraso en la elaboracin de dichas notas Elaborar Notas de Crdito debido a la rotacin del personal o al y desconocimiento del proceso dentro del sistema Notas de Debito operativo Profit Plus Comunicarse con los Ausencia de respuesta positiva sobre la clientes para realizar las cancelacin por parte de los clientes debido a la gestiones de cobranza situacin del pas. No se revisan los movimientos y estados de Verificar monto cancelado cuenta a diario lo que se dificulta debido a las con las facturas de los claves bancarias que son de dominio personal. clientes Manejar el sistema Las tareas realizadas en este proceso deben estar auxiliar de cuentas por orientadas a que cuadre de manera perfecta este cobrar libro de cuentas por cobrar.

C2

Identificar y tomar acciones correctivas y preventivas y/o de mejora para corregir, prevenir o mejorar dicha gestin.

C3

Cumplir con todos los objetivos establecidos en esta ndole, en los cuales intervenga y hacer cumplir todo el proceso del cual forma parte.

C4

Apoyar los planes asociados y cumplir con lo establecido en la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad

Fuente: Los Participantes (2.011).

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A.

de la empresa

Notas de Control Interno 20/10/2011 A/G A/F C1 En la elaboracin de Notas de Crdito y Debito existe un retraso ya que existe rotacin de personal y desconocimiento del sistema lo que genera un atrs en el cumplimiento de las polticas y normas en el Sistema de Gestin de Calidad. C2 Al momento de realizar las gestiones de cobranza existe un retraso ya que la situacin del pas genera que los clientes no dispongan de liquidez lo que hace imperativo generar un mecanismo mas efectivo de cobranza y pago de facturas. C3 Al momento de verificar los movimientos bancarios se genera un retraso debido a que se deben cumplir todos los objetivos referentes a las conciliaciones bancarias y verificar que todos los depsitos correspondan al cliente en cuestin. C4 Se constato que la empresa utiliza adems un sistema alterno de cuentas por cobrar en donde los procesos deben estar orientados hacia la gestin de calidad interna que se manejan en la organizacin.

Fuente: Los Participantes (2.011).

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A. Cargo: Analista de Recursos Humanos al 20/10/2011 3

de la empresa

Descripcin
Planificar los adiestramiento del Recurso Humano Fomentar el crecimiento personal y profesional de cada uno de los integrantes de la organizacin.

Hallazgos
Mediante cursos, premios e incentivos varios adems de la Certificacin ISO 9001 2000 se cre un ambiente ms grato para laborar.

Ref.
C1

Observacin
La Planificacin de cursos y adiestramiento peridico del personal permite la capacidad para manejar y solucionar conflictos.

Apoyar los planes y cumplir con los indicadores establecidos para el proceso de seleccin, reclutamiento e incentivo al personal.

C2

Adems debe tener capacidad para integrarse a los equipos de trabajo que le permita dar lo mejor de si y aportar soluciones valederas y duraderas dentro de la organizacin. Debe tener habilidad de supervisin y liderazgo que le ayude a enfrentar situaciones difciles y de alto riesgo, adems de conocer los mecanismos a seguir a la hora de crear un plan de contingencia. Mantener en constante vigilancia y control de las asistencias del personal a fin de evitar un fallo al momento de hacer los clculos concernientes a la materia.

Realizar la Gestin de Asegurarse que los trabajadores realizan sus Higiene y Seguridad labores de forma consecuente y segura a fin de Industrial. minimizar el riesgo.

C3

Realizar y verificar Cumplen con todos los compromisos legales que clculos de liquidaciones, se derivan del Ministerio del Trabajo a fin de utilidades, vacaciones, beneficiar a sus trabajadores. entre otros.

C4

Fuente: Los Participantes (2.011).

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A.

de la empresa

Notas de Control Interno 20/10/2011 A/G A/F C1 En la Planificacin del Talento Humano mediante cursos e incentivos permite al personal sentirse mas identificado con la organizacin. C2 Debido al fomento del crecimiento personal y profesional se apoyan planes para cumplir con metas y objetivos; adems tendrn capacidad para integrarse a equipos de trabajo donde den lo mejor de si. C3 Mediante una buena gestin de Higiene y Seguridad Laboral se asegura que los trabajadores cumplan sus funciones bajo los estndares de calidad y seguridad acorde con la Ley Venezolana. C4 Se da cumplimiento a todos los compromisos establecidos y ms lo que ayuda a crear unas polticas y valores que vayan en congruencia con los objetivos, misin y visin de la misma.

Fuente: Los Participantes (2.011).

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A. Cargo: Asistente de Contabilidad al 20/10/2011 4

de la empresa

Fuente: Los Participantes (2.011). Descripcin

Hallazgos

Ref.
C1

Observacin
Se podra sugerir un plan para llevar de una forma ms precisa y coordinada este proceso a fin de que a final de mes solo se tenga que revisar las operaciones. La rotacin continua de este personal permite que no se genere a tiempo el procesamiento de la informacin, esto puede afectar el intercambio entre clientes y proveedores, adems genera ms costo para la empresa

Contabilizar y registrar todas las operaciones La organizacin se mantiene al da en este sentido financieras y bancarias ya que es de vital importancia llevar un control de que realice la las operaciones bancarias organizacin. Rotacin constante del personal para llevar a cabo Mantener actualizado los esta funcin lo que origina atraso en esta labor, ya registros de cuentas por que se tiene que contratar o capacitar a un nuevo cobrar y por pagar. empleado

C2

Elaborar rdenes de pago

Por tratarse de una empresa que importa la mayora de sus productos se realizan casi a diario las rdenes de compra de forma ordenada y en secuencia.

C3

Se debe llevar un resumen mensual de todas las rdenes de compra emitidas ya que as se tiene mayor control y se beneficia el proceso de organizacin dentro de la empresa.

Archivar documentos Las tareas realizadas en este proceso se llevan inherentes a contabilidad. de manera correcta y en orden cronolgico

C4

Mantener en constante vigilancia y control el mecanismo de facturacin a fin de evitar cualquier omisin de datos y procesamiento de la informacin

Evaluacin de un manual de funciones dirigido al

personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A.

de la empresa

Notas de Control Interno 20/10/2011 A/G A/F C1 En la planificacin tanto de los registros como de la verificacin de las actividades financieras se mantienen en perfecto orden sin embargo se debera llevar un control diario de los depsitos y retiros bancario. C2 En ocasiones y debido a la rotacin continua del personal en esta rea, no se puede llevar de manera eficaz y eficiente la labor de supervisin, adems se debe contratar nuevo personal. C3 Se pudo observar que las rdenes de compra son un factor fundamental dentro de la organizacin ya que se trata de productos trados del exterior cuyo proceso de importacin debe cumplirse de forma estricta. C4 Se evidencio adems que la empresa lleva un estricto control y seguimiento del proceso de facturacin evitando los errores y los saltos de los correlativos de las facturas.

Fuente: Los Participantes (2.011 Evaluacin de un manual de funciones dirigido al personal del departamento de administracin ELEINCA, C.A. de la empresa

Cargo: Analista de Ventas al 20/10/2011 5 Fuente: Los Participantes (2.011). Evaluacin de un manual de funciones dirigido al personal del Descripcin Hallazgos
Revisar los pedidos de los Adems es responsable de la ejecucin de los clientes procesos de licitacin.

departamento de administracin de la empresa Ref. Observacin

C1 Mediante esto se puede aumentar la venta de los diversos productos y servicios a fin de generar mayor campo de trabajo.

Controlar el rpido Se asegura de que se establezcan, despacho de los productos implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad. Controlar el inventario de Gestiona los recursos necesarios de la productos para ofrecer el organizacin con la finalidad de aumentar las mismo ventas. Aprobar las referencias Lleva un control de clientes y verificar la comerciales y bancarias de documentacin legal del mismo (registro los clientes nuevos mercantil y RIF).

C2

Esto se logra mediante la rpida rotacin del inventario y asesora continua en materia de mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos. La permanencia de stock de mercanca permite reducir el tiempo de espera del cliente lo que genera mayor confianza y mayores pedidos por parte de clientes potenciales. Mantener en constante vigilancia y control el mecanismo de verificacin de datos e informacin que permita establecer confianza en el cliente.

C3

C4

ELEINCA, C.A.

Notas de Control Interno 20/10/2011 A/G A/F C1 Al revisar los pedidos de los clientes se logra que el departamento de ventas sea responsable de los procesos de licitacin lo que aumenta posiblemente la ventas de productos y servicios. C2 Mediante el control de los despachos de producto se aumenta la posibilidad de que se establezcan e implementen los procesos de calidad y a su vez la rpida rotacin de inventario. C3 Se controla los inventarios con la finalidad de saber que existencia queda para poderla colocar en los clientes potenciales Y reducir los tiempos de espera para realizar la venta definitiva. C4 Se aprueban las referencias del cliente con la finalidad de obtener informacin del mismo, su capacidad de pago, entre otros a fin de reducir riesgos en lo que respecta a su posterior cobranza.

Fuente: Los Participantes (2.011).

TRIANGULACION O CRUCE DE VARIABLES

DESCRIPCION

CUESTIONARIO

ENTREVISTA

OBSERVACION

CONCLUSION El rea no utiliza el manual de funciones de forma continua lo que dificulta que se agilicen los procesos A pesar de la situacin si existe liquidez en la empresa lo que aumenta su capacidad. Existe una buena planificacin en materia del Talento Humano lo que genera un excelente ambiente de trabajo en equipo. El Departamento est bien organizado ya que es un pilar fundamental a la hora de solicitar solvencias sobre todo para la importacin.

RECOMENDACION Se recomienda instruir de manera peridica al personal tanto fijo como contratado para evitar el doble trabajo existente en el Departamento

Asistente de Facturacin

El Manual ha ayudado a disminuir los tiempos del proceso dentro del Departamento?

Existe todava una duplicidad de funciones.

Se constat que el personal que conforma este Departamento rota con frecuencia.

Analista de Cobranza

Existe una perspectiva de mejora continua dentro de la organizacin?

La situacin del Pas no permite poner al da el estatus de la cobranza. Se apoyan planes a fin de cumplir los indicadores establecidos para la seleccin e incentivo del personal.

Se identifican acciones correctivas y preventivas para mejorar dicha gestin. Habilidad de supervisin, integracin a equipos de trabajo y planificacin de cursos y adiestramiento.

Establecer planes y programas de descuento por pronto pago para recuperar el dinero en la calle

Analista de Recursos Humanos

Existen mecanismos adecuados para la consolidacin, anlisis y difusin de la informacin que se muestra?

Planificar cursos y adiestramiento en cada una de las reas o bonos por ventas y/o cobranza Se recomienda elaborar resmenes mensuales o bimensuales con la finalidad de tener toda la documentacin y el sistema al da para evitar sanciones

Asistente de Contabilidad

Existen mecanismos que permitan conocer y satisfacer las necesidades administrativas de la empresa?

Se contabilizan y registran todas las operaciones financieras de forma puntual y cronolgicamente.

Se lleva un resumen mensual de todas las operaciones para coordinar mejor todo el proceso del Departamento.

Se manejan

Se segura de que se establezcan, implementen y

Se observa una rpida rotacin de inventario y asesora

Debido a la crisis y los competidores se ha visto un poco

Elaborar un plan masivo de marketing y publicidad a fin de

Fuente: Los Participantes (2.011).

BIBLIOGRAFIA

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Ley

Orgnica

de

Procedimientos

Asamblea Nacional. (1999) Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Caracas.

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Gmez Ceja G. (2009). Sistemas Administrativos. Dcima cuarta Edicin. Editorial Mc Graw Hill. Colombia.

Quiroga Leos G. (2008) Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica. Editorial Machi. Argentina.

WWW. ELEINCA.COM

ANEXOS