Planificacin y gestin de

proyectos con MS Project

Microsoft Project 2003

PLANIFICACIN DE
PROYECTOS
Planificacin

Programacin

Control

Fijar objetivos generales y asignar

recursos

Especificar actividades,
estimar su duracin,
asignar recursos a cada una,
determinar relaciones de
precedencia.

Supervisin, seguimiento

Administracin de proyectos
Proceso de Planear, Organizar y Administrar
Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones de
Tiempo, Recursos o Costo
Tringulo del proyecto
TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se
refleja en la programacin del mismo.
DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en el
costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales
necesarios para realizar las tareas.
MBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como
el trabajo necesario para realizarlo.

Administracin proyectos

Fases

Crear un PLAN realista del proyecto.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
Comunicacin de los resultados y el progreso.
Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

Crear un Plan Inicial Realista

del Proyecto
Gestionar el Proyecto

Seguimiento del Proceso

Ajustar el Proyecto

Comunicar los Cambios en la

Programacin

Comunicar el Proceso

Historia de la administracin de
proyectos (I)
Proyectos se han hecho desde el inicio de la
humanidad, pero solo se cre una disciplina
desde la segunda guerra mundial
El proyecto Manhattan es el primero en ser
reconocido por usar tcnicas de
administracin modernas.
Critical Path Method (CPM) desarrollado en
1950s por DuPont y Remington Rand para
ayudar en mantenimiento

Historia de la administracin de
proyectos (II)
1958, gobierno U.S.A. adopt CPM y lo mejor
para crear PERT (Program Evaluation and Review
Technique) para el programa de submarinos
Polaris.
Desde 1950, administracin de proyectos ha
evolucionado en una disciplina en la cual uno
puede obtener un titulo y certificacion.
Al presente PERT y CPM estn tan mezclados que
no se aprecia mucho su diferencia y se conoce
como PERT/CPM

Todos somos Administradores de Proyectos, pero no

todos saben como planear y administrar un proyecto

Proyectos varian en tamao y alcance:

Lanzamiento transbordador NASA
Construir un bote
Construir un hospital
Remodelacin de un edificio
Planear una fiesta o boda
Organizar olimpiadas
Desarrollar un nuevo software
Obtener un titulo en Acuicultura

Qu es un proyecto?

Tiene un Objetivo bien identificado.

Serie tareas o actividades dependientes.
Cada actividad tiene periodo de duracin.
Se puede identificar actividades que son prerrequisitos
para iniciar otras actividades.
Es nico.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

Qu NO es un proyecto?
Operaciones en curso:
No tienen un fin.
Producen productos similares o idnticos.

Ejemplos:
Una compaa de seguros procesa miles de reclamos al
da.
Un caJero atiende a 100 clientes por da.
Planta de automviles produce miles de vehculos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.

Qu es Microsoft Project?
Es una herramienta que permite planear
sistemticamente las fases y tareas de un
proyecto
Microsoft Project le permitir:
Organizar la lista de actividades en una estructura
jerrquica.
Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
Obtener la grfica de red del proyecto.
Imprimir una gran variedad de informes.

Versiones de MS Project
Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno
monousuario. Con Project Standard, podemos planear,
administrar y comunicar informacin de los proyectos.
Project Professional 2003, es una versin que posee todas las
caractersticas de la versin estandar y adems puede ser
utilizado con Project Server provee ms funcionalidad de
planeacin y comunicacin.
Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet,
permite colaboracin, reportes de
Project Web Access, esta orientado a trabajar desde internet
explorer.

Versiones de Project
Juntos Project Professional 2003, Project Server
2003 y Project Web Access forman la solucin de
Microsoft para la Administracin de proyectos
empresariales conocida por sus siglas en ingles
EPM, Enterprise Project Management.En este
curso utilizaremos la versin Project Professional
2003

Definir el proyecto.

 Herramienta de Planificacin, gestin

y seguimiento de proyectos
Definicin tareas, recursos
Asignacin de recursos a tareas
Definicin de costos
Resolucin de sobreasignaciones
Seguimiento de proyectos
Comunicacin entre el equipo e informes

No herramienta de valoracin
y estimacin de proyectos

En que nos ayuda MS Project?

Es la forma de simplificar las dificultades
durante la planificacin, diseo,
administracin y evaluacin de proyectos es
el MS Project.

Microsoft Project
La primera actividad consiste en determinar
las fechas de inicio y fin del proyecto as
como especificar opciones del calendario,
como das y horas laborales, etc.
La parte ms importante de determinar son
las tareas, las cuales se obtienen a travs de
un diagrama de planeacin y un WBS (EDT
en espaol), tambin se deben considerar los
hitos y los recursos.

Microsoft Project
Los hitos son puntos clave en la lnea del
tiempo del proyecto que sirven de puntos de
control. Un hito es una actividad sin tiempo.
Lo ms difcil de manejar en esta
herramienta son las estimaciones de tareas,
hitos y recursos ya que estas dependen de la
problemtica del proyecto as como de la
experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project
Los recursos pueden ser distintas ndoles:

Grupos de Personas
Equipamiento
Instalaciones
Costos

De las tareas la parte ms importante es la

vinculacin de las tareas.
La frmula mgica de la gestin de proyectos es:
Trabajo = Duracin * Unidades.

Ventana MS Project

Con Microsoft Project

Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y
vinculaciones
La duracin de una actividad se puede establecer en minutos,
horas, das o semanas
Posee un calendario en el cual pueden definirse los das y
horas laborales de todo el proyecto
La vinculacin entre tareas puede hacerse mediante el ingreso
de sus precedencias inmediatas, o a travs de la tabla de Gantt
que construye Microsoft Project
Permite distintos tipos de vinculacin entre actividades (fin a
comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Ver los datos

VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto
de informacin del proyecto en un formato fcil
de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, grfico de
barras.
TABLAS: Sirven para definir las columnas
mostradas.
FILTROS: Permiten centrase en tareas o
recursos especficos.

Distintas visualizaciones del

proyecto
1

Haga un click en
View>>View Bar

2
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla

Opciones de visualizacin
Barra de vistas

Una vista es un formato en donde se puede

introducir y visualizar informacin de un proyecto.
La vista por defecto es el diagrama de Gantt

VER LOS DATOS VISTAS

Permiten especificar, organizar y examinar la informacin en
diversos formatos. Existen tres tipos de vistas.

Los diagramas o los grficos: Representan la informacin

grficamente.

Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Grfico de Recursos y

Calendario.

Hojas: Representan la informacin en Filas y Columnas. Cada

Fila contiene informacin acerca de las tareas o recursos
especficos. Cada Columna contiene un campo en el que se
especifica informacin concreta sobre las tareas o recursos.

Formularios: Representan la informacin en un formato similar

al de un formulario de papel. Los formularios muestran la
informacin de una Tarea o de un Recurso individual.

Diagrama de
Gantt

Diagrama de Gantt
Creador Henry L. Gantt
Es una ayuda grfica creada para poder
organizar las actividades de un proyecto en
un horizonte de tiempo
representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y
cada tarea se representa mediante un bloque
rectangular cuya longitud indica su duracin.
La posicin del bloque en el diagrama indica el
comienzo y fin de la tarea.

LOS GRFICOS GANTT

En unos ejes de coordenadas se representan
las actividades de un proyecto en forma de
barras con la extensin de su duracin.
En las ordenadas se representan las
actividades. Teniendo en cuenta precedencias.
En las abcisas el tiempo.
Sirve para calcular la duracin del proyecto y
para el control del mismo.

Los grficos Gantt

Actividades
A
B
C
D
E
F
G
H
I
1

8 Tiempo

Qu es una actividad?
Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en
que se puede dividir el proyecto.
Las actividades deben ser:
Especficas y no generales, es decir buscar el detalle
suficiente sin irnos al demasiado detalle

Desglose de tareas:
Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas
manejables antes de proceder a su planificacin y puesta en
marcha.
Una representacin de estas tareas consiste en un diagrama
de estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Actividades
Duracin de las tareas:
se puede fijar en meses, semanas, das, horas o
minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

EDT
Representacin estructurada de las tareas
Las actividades que no aparecen en el EDT estn
fuera del alcance del proyecto
A cada una de las tareas del proyecto se le suele
asignar un cdigo nico, que sirve para poder
nombrar a esa tarea de una forma ms cmoda

Los grficos Gantt

Actividades

En la quinta semana
controlamos cmo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto

A
B
C
D
E
F

terminado

G
H
I
1

8 Tiempo

30 ene '00
06 feb '00
13 feb '00
20 feb '00
Duracin D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V
2 das
TERESA ABARCA SILVA

Id
1

Nombre de tarea
Planeamiento de proyecto

Anlisis de requerimientos

2 das

Determinacin del objetivo

3 das

Formacin de grupo de trabajo

2 das

Anlisis de requerimiento

2 das

Informe de avance

2 das

TERESA ABARCA SILVA

Determinacin de Requerimientos

1 da

TERESA ABARCA SILVA

Revisin y elaboracin del informe 2 das

Ajuste de proyecto

5 das

10

Informe de avance

3 das

11

Recopilacin de informacin detallado

9 das

12

Inf. de documentacin de trabajo

2 das

13

Inf. Plan de Proyecto

2 das

14

Redaccin del Informe Final

2 das

15

Revisin General y Final

1 da

16

Informe Final

1 da

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILV

TERE

Cmo programa Microsoft Project?

Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en
cuenta muchos factores, incluidas las dependencias
entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones,
como das festivos y vacaciones.
Lo ms importante cada TAREA se programa as:
-->Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso
Duracin: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la
tarea est realizada.
Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un perodo de tiempo para
realizar una tarea.
Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos
asignados a la tarea y su asignacin.

Cmo programa Microsoft Project?

Lo ms importante cada TAREA se programa as:
Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso
Ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un
esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene:
El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 das * 8
horas).
El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al da ( 3
pintores * 8 horas)
La Duracin es de 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas)

Dependencias entre tareas

Fin a Comienzo
Fin a Fin
Comienzo a Comienzo
Comienzo a Fin

Tareas secuenciales

Tareas comienzan mismo t

Tareas finalizan mismo t

Finalizar tarea sucesora debe

comenzar previamente la predecesora

CALENDARI
O

domingo

lunes
30

martes
31

mircoles
01

jueves
02

Planeamiento de proyecto, 2 das

viernes
03

sbado
04

05

Anlisis de requerimientos, 2 das

Determinacin del objetivo, 3 das

06

07

08

09

10

11

12

Informe de avance, 2 das

Determinacin del objetivo, 3 das
Anlisis de requerimiento, 2 das
13

14

15

Informe de avance, 2 das

16

17

18

19

25

26

Revisin y elaboracin del informe, 2 das

Determinacin de Requerimientos, 1 da

20

21

22

23

Ajuste de proyecto, 5 das

Informe de avance, 3 das

24

DIAGRAMA
PERT

Planeamiento de proyecto
1

2 das

ma 01/02/00 mi 02/02/00

Anlisis de
requerimientos
2

2 das

ju 03/02/00 vi 04/02/00

Determinacin del objetivo

3

3 das

vi 04/02/00 ma 08/02/00

Visualizacin de la red del proyecto

(DIAGRAMA DE RED)
Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en
formato de red o de flujo. Cada tarea se
representa con un cuadro (tambin denominado
nodo) y la lnea que une dos cuadros representa
la dependencia entre las dos tareas. De forma
predeterminada, la vista Diagrama de red
muestra una lnea diagonal sobre las tareas en
curso y lneas diagonales en cruz sobre las tareas
completadas.
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al
Diagrama de red para mostrar nicamente las
tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus
necesidades, puede personalizar su aspecto o
crear nuevas versiones personalizadas. Cuando
se guarda el proyecto, la vista personalizada
tambin se guarda con el proyecto.

GANTT DE
SEGUIMIENTO

06 feb '00
13 feb '00
20 feb '00
27 fe
Duracin M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L
2 das
85%

Id
1

Nombre de tarea
Planeamiento de proyecto

Anlisis de requerimientos

2 das

Determinacin del objetivo

3 das

Formacin de grupo de trabajo

2 das

Anlisis de requerimiento

2 das

Informe de avance

2 das

100%

Determinacin de Requerimientos

1 da

80%

Revisin y elaboracin del informe 2 das

Ajuste de proyecto

5 das

10

Informe de avance

3 das

11

Recopilacin de informacin detallado

9 das

12

Inf. de documentacin de trabajo

2 das

13

Inf. Plan de Proyecto

2 das

14

Redaccin del Informe Final

2 das

15

Revisin General y Final

1 da

16

Informe Final

1 da

100%
100%

85%

100%
95%
90%

USO DE
TAREAS

Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Nombre de tarea
Trabajo
Planeamiento de proyecto 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
Anlisis de requerimientos 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
Determinacin del objetivo 24 horas
TERESA ABARCA SILVA24 horas
Formacin de grupo de trabajo16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
Anlisis de requerimiento 16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
Informe de avance
16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
Determinacin de Requerimientos
8 horas
TERESA ABARCA SILVA 8 horas
Revisin y elaboracin del informe
16 horas
TERESA ABARCA SILVA16 horas
Ajuste de proyecto
40 horas
TERESA ABARCA SILVA40 horas
Informe de avance
24 horas
TERESA ABARCA SILVA24 horas
Recopilacin de informacin detallado
72 horas

Detalles
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.

19 mar '00
D
L

8h
8h

8h
8h

GRFICO
DE
RECURSOS

19 mar '00
D

200%

100%

200%
180%
160%
140%
120%
100%
80%
60%
40%
20%

Recursos asignados:

TERESA ABARCA SILVA

Sobreasignado:

Asignado:

26 mar '0
D

HOJA DE
RECURSOS

Id
1

Nombre del recurso Iniciales

TERESA ABARCA SILVAT

Grupo

Capacidad mxima Tasa estndar Tasa horas extra Costo/Uso Acum

100% $0.00/hora
$0.00/hora
$0.00 Prorr

Informes

Creacin de informes

Todos los informes en Project tienen caractersticas en

comn. Usted puede imprimir un informe o puede
visualizarlo en pantalla.

Generales

Resumen del proyecto

Tareas de nivel superior
Tareas crticas
Hitos
Das laborables

Actividades actuales
Tareas sin comenzar
Tareas que comienzan
pronto
Tareas en curso
Tareas completadas
Tareas que deberan haber
comenzado
Tareas propuestas

Costos
Flujo de caja
Presupuesto
Presupuesto sobrepasado
Tareas con presupuesto
sobrepasado
Recursos con presupuesto
sobrepasado

Valor acumulado

Asignaciones
Tareas y recursos humanos
Tareas, recursos humanos y
fechas
Lista de tareas pdtes.
Recursos sobreasignados

Carga de trabajo
Uso de tareas
Uso de recursos

Conclusiones
MS Project
Nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo
en l lo que antes anotbamos, esquematizbamos y
calculbamos a mano. Nos aporta una serie de tablas,
grficas y paneles desde los que podremos introducir
todas esas informaciones recopiladas y tener una visin
global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos
y por otro los costos de los recursos.
nos resultar fcil alterar cualquiera de los elementos que
intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma
automtica el proyecto completo

Conclusiones
Ms Project
Las fechas se actualizan tambin de forma automtica
solo con modificar una duracin, establecer una
delimitacin o bien una demora. De los tiempos y
plazos podemos hacer sencillos seguimientos.
En suma, este programa, que adems mantiene la
filosofa de trabajo del resto de las aplicaciones
Microsoft que quizs conozcamos (Word, Excel,
Access, Internet Explorer, Front Page...)