METODOS PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTION

El xito en la difusin de tantos estndares de gestin, como ISO 9001 para

gestin de la calidad, OHSAS 18001 para gestin de la salud y seguridad
ocupacional, o ISO 14001 para gestin ambiental, ha llevado a las
organizaciones a que su implementacin est orientada a lograr un nico
sistema de gestin integrado. Al respecto, en el mbito acadmico se han
publicado investigaciones que analizan los aspectos ms relevantes sobre la
integracin de sistemas de gestin, basados principalmente en la definicin de
Sistema Integrado de Gestin (SIG), la metodologa de integracin, los niveles
de integracin de la empresa y sus ventajas y desventajas.
El paso inicial es que la organizacin realice un anlisis del contexto en que se
encuentra operando, considerando aspectos relacionados tales como:
MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la gestin por procesos.
COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas de clientes y otras
partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).
ALCANCE: Extensin de los sistemas de gestin
RIESGO: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al
proceso de integracin
Una vez efectuado este anlisis, la organizacin estar en disposicin de
seleccionar el Mtodo de integracin apropiado.
Resulta importante destacar que la mxima eficacia del anlisis del contexto se
consigue cuando se logra involucrar a todas las partes interesadas, como por
ejemplo, los representantes de la direccin de los sistemas de gestin a
integrar, las funciones implicadas en el sistema que se consideren necesarias y
la alta direccin.
En este sentido, se puede considerar como herramienta de gestin para el
anlisis de la situacin del contexto efectuar un Analisis FODA (anlisis de las
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y Amenazas) de su situacin.

SELECCIN DEL MTODO PARA LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE

GESTIN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: CALIDAD + MEDIO AMBIENTE +
SEGURIDAD OCUPACIONAL
El proceso de integracin de sistemas de gestin puede verse facilitado por la
norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los
sistemas de gestin. Esta norma no certificable ofrece directrices para la
elaboracin y ejecucin de una Plan de Integracin enfocado a crear un SIG de
tercera generacin, ayudando a la direccin en el diseo y establecimiento
(aunque sin precisar su alcance ni su contenido) con una serie de herramientas

de autoevaluacin y seleccin de plan y mtodo de integracin ajustados al

contexto organizativo. Este modelo est fuertemente inspirado por la norma
ISO 9004.

En esta norma se definen posibles mtodos de integracin mediante la gestin

por procesos, ya que sta no slo es una tcnica, sino que su implantacin
requiere un cambio cultural en la organizacin, es decir, un suficiente
desarrollo de su nivel de madurez o de experiencia en la gestin.
La aplicacin de la gestin por procesos requiere cambios organizativos en el
organigrama, la definicin de responsabilidades, etc., derivados de la
necesidad de dotar a los propietarios de procesos de la responsabilidad,
autoridad y capacidad necesaria para su gestin, as como para la gestin
unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas que se
encuentran en cada proceso.
De esta manera, mayores niveles de gestin por procesos requieren mayores
niveles de madurez y viceversa. Asimismo, la gestin por procesos se puede
aplicar paulatinamente limitando su aplicacin a ciertos procesos, reas o
sistemas, o aplicarla a la totalidad de los procesos de la organizacin.
Como consecuencia de esto, en la UNE 66177:2005 se recomiendan tres
mtodos de integracin cuya aplicacin est ligada al nivel de madurez o
experiencia que posee la organizacin en la gestin por procesos.
Estos tres mtodos son escalonados y complementarios, y su aplicacin
progresiva supone una mayor capacidad y calidad de la gestin de la
organizacin.
Nota: en otro artculo de este mismo blog ya fueron tratados los diversos
niveles de madurez en la gestin por procesos que posee una organizacin.

POSIBLES MTODOS DE INTEGRACIN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: MTODOS DE INTEGRACION
Los posibles mtodos de integracin a utilizar segn el nivel de madurez de la
gestin por procesos son los siguientes:
1) Mtodo Bsico
Es un mtodo muy rentable ya que requiere una inversin pequea y se
obtienen resultados importantes a corto plazo, debido a la optimizacin de los
recursos destinados a la gestin de la documentacin y a la gestin integrada
de algunos procesos.
Este mtodo no requiere experiencia en la gestin por procesos, y es abordable
por todo tipo de organizaciones.

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este mtodo se encuentran
las siguientes:
Integrar las polticas de cada sistema de gestin en una poltica nica de
sistema integrado de gestin.
Integrar en un nico Manual de Gestin la documentacin de los sistemas de
gestin que se aplican.
Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los
procesos crticos para la gestin de todos los aspectos que cubre el sistema
integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.).
Integrar la gestin de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas
teniendo en cuenta los requisitos de cada uno. Por ejemplo elaboracin y
gestin de los documentos y registros, auditora interna.
Integrar tambin la documentacin de estos procesos.
2) Mtodo Avanzado
Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Bsico, y su
rentabilidad se consigue normalmente a medio plazo, ya que se requiere cierta
experiencia para implantar eficazmente la gestin por procesos.
Para aplicar este mtodo se necesita un nivel de madurez en la gestin por
procesos suficiente, que supone alcanzar o superar el nivel 2 de la tabla de
niveles de madurez en la gestin por procesos. Por ello, intentar aplicar este
mtodo sin la necesaria experiencia en la gestin por procesos puede suponer
la aparicin de problemas durante la integracin.
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio
son las siguientes:
Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de
gestin, los procesos gestin o estratgicos, los procesos operativos o clave y
los procesos de soporte, y sus interrelaciones.
Definicin y gestin de los procesos que contemplan entre otros los siguientes
factores: definicin de responsables, objetivos, indicadores, elementos de
entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a requisitos de
varios sistemas, formacin, planificacin, procesos relacionados con el cliente,
compras, produccin y prestacin del servicio, mantenimiento, equipos de
seguimiento y medicin, etc.
Revisin y mejora sistemtica de los procesos teniendo en cuenta los requisitos
de cada sistema.
3) Mtodo Experto
Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Avanzado, y es un
mtodo muy rentable, ya que supone extender la integracin a corto plazo del
sistema de gestin por procesos existente a otras reas o aspectos no

contemplados hasta ahora, sin inversin adicional. Se pueden conseguir

grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias de la
organizacin.
Se requiere una gran experiencia en la gestin por procesos para aplicar este
mtodo (superior a 2 segn la tabla de niveles de madurez en la gestin por
procesos).
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio
son las siguientes:
Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, as como desplegar
los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.
Incluir la voz del cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en el
diseo de todos los procesos.
Extender la gestin por procesos a las actividades administrativas y
econmicas.
Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTIN

Cuando una organizacin considera la integracin de sus sistemas de gestin
se deben estudiar dos aspectos fundamentales:
a) Qu significa el sistema integrado de gestin para la organizacin?
b) Puede la organizacin beneficiarse implantando un sistema de gestin
integrado?
Para obtener respuestas a estas preguntas la organizacin debe conocerse
internamente en profundidad, debe conocer el entorno en que se encuentra y
debe tener objetivos claros con respecto a los resultados que estn vinculados
con las operaciones de la organizacin.
Resulta indispensable entonces el convencimiento de la direccin de la
organizacin de que esto es beneficioso para la misma, pues la motivacin
primaria debe provenir de la firme conviccin que la implantacin del sistema
integrado de gestin ser beneficiosa en trminos de rentabilidad a largo plazo
y de desarrollo integral de la organizacin.
Bibliografa:
Stanislav Karapetrovic, Walter Willborn, (1998) Integration of quality and
environmental management systems, The TQM Magazine, Vol. 10 Iss: 3,
pp.204 213
Integrating OHS, Environmental and Quality Management Systems, Quality
Assurance: Good Practice, Regulation, and Law, Vol. 8, No. 2, pp. 105-135.

KARAPETROVIC, S. (2002): Strategies for the integration of management

systems and standards, TQM Magazine, Vol. 14, No. 1, pp. 61-67.
KARAPETROVIC, S. (2003): Musing on integrated management systems,
Measuring Business Excellence, Vol. 7, No. 1, pp. 4-13.
FRESNER, J.; ENGELHARDT, G. (2004): Experiences with integrated
management systems for two small companies in Australia, Journal of Cleaner
production, Vol. 12, pp. 623-631.
JORGENSEN, T. (2007): Towards more sustainable management systems:
through life cycle management and integration, Journal of Cleaner Production
ZENG, S.; SHI, J.; LOU, G. (2006): A synergetic model for implementing an
integrated management system: an empirical study in China, Journal of
Cleaner
Production, Vol. 15, No. 18, pp. 1.760-1.767.
Norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los
sistemas de gestin.
LOS SEIS CONSEJOS
1. Cntrate en las similitudes en lugar de ofuscarte analizando las
diferencias.
Las encontrars por doquier: en la gestin de no-conformidades y acciones
correctoras, en la identificacin y trazabilidad, en la gestin de documentos y
registros, en el anlisis de la causa raz, en la comunicacin.
Cuando concluyas esta primera integracin habrs ya recorrido una buena
parte del camino.
2. El contenido primero, la forma despus.
Son las actividades planteadas en cada proceso, la naturaleza de sus entradas
y salidas, las que, de existir, deben marcar la diferencia. Emplear modelos o
herramientas especficos no implica cambio alguno en un proceso o
procedimiento.
Crear una checklist especfica para guiar las auditoras de calidad,
medioambiente o gestin de servicios no supone ningn cambio en el proceso
de auditoras internas. Plantear la inclusin de informacin de diferente
naturaleza en un informe no altera el proceso de Revisin por la Direccin.
3. Los actores implicados no deben suponer un obstculo para la
integracin.
Seguramente revisemos cada sistema con una persona o comit diferente: el
Director General en la ISO 9001, el Responsable de Medioambiente en la ISO
14001, los Directores de Operaciones en la ISO 20000 o el Director de IT en la
ISO 27001.

Realmente importa?. En todos los casos convocaremos con suficiente

antelacin a los implicados, preparemos un informe con las dificultades y
oportunidades de mejora identificadas, lo revisaremos junto con el mximo
responsable del sistema y planteemos objetivos y planes de mejora.
4. Utiliza herramientas comunes, diseadas para
configuradas y personalizadas en diferentes entornos.

poder

ser

Un buen gestor documental (Sharepoint, Google Apps for Business o

Documentum por citas algunos ejemplos) debe ser suficientemente flexible
para soportar los diferentes sistemas, ofreciendo herramientas para facilitar la
identificacin, el control de versiones y los flujos de aprobacin y
comunicacin.
De igual manera, una buena herramienta de Gestin de Proyectos (MS Project,
Clarity, Open Project) es suficientemente para cubrir todas las necesidades de
proyectos de cualquier ndole. Las tcnicas de planificacin no son diferentes
en un proyecto de desarrollo software que en uno de avinica.
5. Permite a los responsables de los procesos diferenciarse pero no
independizarse.
Seguramente la naturaleza de los riesgos sea diferente en cada sistema. La
incertidumbre en la Seguridad de la Informacin bebe de fuentes muy
diferentes de la presente en la gestin de proyectos. Y sin embargo, en ambos
contextos podemos establecer una misma metodologa de anlisis y gestin.
Considerar la probabilidad y el impacto debe extenderse a todas las reas de la
organizacin al igual que la necesidad de establecer un nivel de seguridad.
Plantear planes de mitigacin o contingencia es obligado aunque en cada rea
utilicemos mapas de riesgos especficos.
Es lcito que un responsable de proceso quiera ampliar el formulario de
identificacin de riesgos para registrar informacin especfica. No as decidir no
realizar el anlisis o emplear otras metodologas.
6. Emplea anexos para marcar la diferencia
Necesitars redactar algunos procedimientos particulares en algunos sistemas
de gestin. La evaluacin del impacto ambiental, el establecimiento de
controles de seguridad o las reas de ingeniera del nivel 3 de CMMI as lo
requieren.
Pero en muchos ms las diferencias sern menos fundamentales. Quizs
cambien los protagonistas, los flujos de comunicacin y aprobacin o algunos
modelos o se requiera realizar alguna actividad especfica.
Puedes reflejar estas diferencias mediante notas en el mismo procedimiento o,
cuando tienen suficiente entidad, incorporando anexos. Esta segunda opcin
tiene una ventaja aadida: podemos cambiar el anexo sin necesidad de
versionar el procedimiento general.