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Ventajas de la norma UNE 66177

Los beneficios que puede conllevar la implantacin de esta norma en una organizacin son los siguientes:

Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestin de los sistemas y en la consecucin de los objetivos

y metas.
Mejora de la capacidad de reaccin de la organizacin frente a las nuevas necesidades o

expectativas de las partes interesadas.


Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la direccin, al disponer de una visin global de los

sistemas.
Simplificacin y reduccin de la documentacin y los registros.
Reduccin de recursos y del tiempo empleado en la realizacin de los procesos integrados.
Mejora de la percepcin y de la involucracin del personal, favoreciendo que toda la organizacin
hable de un nico lenguaje de gestin.

Para facilitar la labor de auditoras, gestin de procedimientos, y en general mantener


aumentar el rendimiento de los sistemas segn ISO, nos encontramos con la
posibilidad de integrar todas estas normas lo mximo posible, para ello es necesario el
uso de la ISO UNE 66177:2005, aadiendo un factor en la reduccin de costes.
Se ve que claramente tanto 9001 (Sistema de Gestin de calidad) , 14001 (Sistema de
gestin medioambiental) y 18001(OSHAS) (Sistema de gestin de riesgos laborales)
comparten una estructura similar, en todas ellas se busca el ciclo del PDCA o mejora
continua, con ello podemos estar hablando de que su integracin en un solo sistema
integrado (SGI) puede ser fcilmente realizable.
La implantacin de la ISO UNE 66177:2005 va a ayudar a simplificar la gestin de los
sistemas de tal modo que evitaremos realizar duplicados en mltiples tareas
optimizando los recursos de los que se dispone. La integracin puede llegar a ser un
proceso algo costoso pero que en un medio-corto plazo nos daremos cuenta que el
esfuerzo a valido la pena y trabajar con un sistema de gestin integrado produce unos
mayores beneficios.
En el desarrollo de la norma ISO UNE 66177:2005 seguiremos el ciclo PHVA, para
comprobar que los resultados van a ser fiables y buscar en todo momento la mejora
del sistema integrado. Tenemos que pararnos a contemplar posibles interrogantes
como el alcance del sistema, su verdadera necesidad, y el riesgo que supone
implantar un modelo de este tipo. Comenzando con este trabajo de integracin hay
que recuperar todos esos procedimientos de cada uno de los distintos sistemas, una
vez que los tengamos todas las polticas, manuales y procedimientos, donde en
muchas ocasiones se encuentran obsoletos, con ello los agrupamos por afinidad de
procesos, pues esta norma UNE 66177:2005 al igual que sus hermanas trabaja por
procesos y que dependiendo del estado de madurez de estos se plantean 3 posibles
mtodos de implantacin de la norma: bsico, avanzado y experto.

Podemos identificar procesos comunes a los 3 sistemas, pero a su vez puede dar la
posibilidad de igualdad de 2 y que uno se quede fuera, y que existan procesos
especficos de cada sistema, obviamente se comparte una homologa del 100%. Con
la siguientes directrices ayudamos en encontrar cuales de esos procesos se
encuentran compartidos:

Compartidos por los 3 Sistemas: revisin de la direccin; control de


documentos y registros; gestin de proveedores; control en la recepcin de
materias primas; control del proceso; control de los equipos de medicin y ensayo;
gestin de las No Conformidades; establecimiento de acciones correctoras y
preventivas; modificaciones de proceso y/o producto; desarrollo de planes de
control; desarrollo de instrucciones de trabajo; conservacin y entrega de
materiales; auditoras; gestin de los recursos humanos.
Comunes a 14001 y 18001 (OSHAS): homologacin de productos industriales
peligrosos, cumplimiento de la legislacin vigente a todos los niveles; control
operacional (control de vertidos; control de emisiones; control ruido; control
inmisiones; plan control de las instalaciones); control del personal externo a la
empresa; y planes de emergencia.
Especficos 9001- Sistema de gestin de calidad: modificaciones del diseo
del proceso y/o producto; revisiones de ofertas y contratos; gestin comercial; y
servicio posventa.
Especficos 14001- Sistema de gestin de medioambiente: identificacin y
evaluacin aspectos ambientales; gestin residuos y comunicacin externa.
Especficos 18001(OSHAS)- Sistema de gestin de riesgos laborales:
homologacin de puestos de trabajo; investigacin de accidentes, incidentes y

riesgos; gestin de los EPIs (Equipos de Proteccin Individual); y vigilancia en la


salud.
En muchas ocasiones nos podemos encontrar ante la posibilidad de una integracin
parcial de los sistemas, es decir, que no exista una persona encargada sino que haya
varias, estaramos hablando a nivel de empleados pero puede suceder algo similar a
nivel de procedimientos, se nos puede plantear la circunstancia de que no todos los
procedimientos estn integrados, como bien hemos dicho depender mucho del
estado de madurez de los procesos dentro de la organizacin y de la conveniencia de
la misma.
Optar por un sistema totalmente integrado en muchos casos no es siempre la mejor la
mejor, aunque s es muy valorable la posibilidad de que exista una persona al frente
de mantener un control de la documentacin del sistema, ella ser la responsable
directa de conocer el estado de cada uno de los sistemas y centralizar los documentos
desde las distintas reas, este modelo puede cambiar a uno donde, esa misma misma
persona sea quien gestione y suministre los procedimientos, en este caso sera una
integracin total.
Cuando se desarrolla un proyecto de esta envergadura si es importante que exista
continuidad que la persona al mando y el sponsor tenga la involucracin necesaria
para que se siga apostando por este modelo ya sea total o parcial la integracin. Y
como es evidente este tipo de integracin se puede aplicar al resto de sistemas ya sea
el caso de ISO 9000, ISO 27000, ITIL, ISO 20000 y CMMI, siempre y cuando exista
una necesidad detectada.

METODOS PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTION


El xito en la difusin de tantos estndares de gestin, como ISO 9001 para gestin de la
calidad, OHSAS 18001 para gestin de la salud y seguridad ocupacional, o ISO 14001 para
gestin ambiental, ha llevado a las organizaciones a que su implementacin est orientada
a lograr un nico sistema de gestin integrado. Al respecto, en el mbito acadmico se han
publicado investigaciones que analizan los aspectos ms relevantes sobre la integracin de
sistemas de gestin, basados principalmente en la definicin de Sistema Integrado de
Gestin (SIG), la metodologa de integracin, los niveles
de integracin de la empresa y sus ventajas y desventajas.
El paso inicial es que la organizacin realice un anlisis del contexto en que se encuentra
operando, considerando aspectos relacionados tales como:
MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la gestin por procesos.
COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas de clientes y otras partes

interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).


ALCANCE: Extensin de los sistemas de gestin

RIESGO: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al proceso


de integracin
Una vez efectuado este anlisis, la organizacin estar en disposicin de seleccionar el Mtodo
de integracin apropiado.
Resulta importante destacar que la mxima eficacia del anlisis del contexto se consigue cuando
se logra involucrar a todas las partes interesadas, como por ejemplo, los representantes de la
direccin de los sistemas de gestin a integrar, las funciones implicadas en el sistema que se
consideren necesarias y la alta direccin.
En este sentido, se puede considerar como herramienta de gestin para el anlisis de la situacin
del contexto efectuar un Analisis FODA (anlisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades,
y Amenazas) de su situacin.
SELECCIN DEL MTODO PARA LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: CALIDAD + MEDIO AMBIENTE + SEGURIDAD


OCUPACIONAL
El proceso de integracin de sistemas de gestin puede verse facilitado por la norma UNE
66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los sistemas de gestin.
Esta norma no certificable ofrece directrices para la elaboracin y ejecucin de una Plan de
Integracin enfocado a crear un SIG de tercera generacin, ayudando a la direccin en el diseo
y establecimiento (aunque sin precisar su alcance ni su contenido) con una serie de
herramientas de autoevaluacin y seleccin de plan y mtodo de integracin ajustados al
contexto organizativo. Este modelo est fuertemente inspirado por la norma ISO 9004.
En esta norma se definen posibles mtodos de integracin mediante la gestin por procesos,
ya que sta no slo es una tcnica, sino que su implantacin requiere un cambio cultural en la
organizacin, es decir, un suficiente desarrollo de su nivel de madurez o de experiencia en la
gestin.
La aplicacin de la gestin por procesos requiere cambios organizativos en el organigrama, la
definicin de responsabilidades, etc., derivados de la necesidad de dotar a los propietarios de
procesos de la responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para su gestin, as como para
la gestin unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas que se encuentran en
cada proceso.
De esta manera, mayores niveles de gestin por procesos requieren mayores niveles de
madurez y viceversa. Asimismo, la gestin por procesos se puede aplicar paulatinamente

limitando su aplicacin a ciertos procesos, reas o sistemas, o aplicarla a la totalidad de los


procesos de la organizacin.
Como consecuencia de esto, en la UNE 66177:2005 se recomiendan tres mtodos de
integracin cuya aplicacin est ligada al nivel de madurez o experiencia que posee la
organizacin en la gestin por procesos.
Estos tres mtodos son escalonados y complementarios, y su aplicacin progresiva supone una
mayor capacidad y
calidad de la gestin de la organizacin.
Nota: en otro artculo de este mismo blog ya fueron tratados los diversos niveles de madurez
en la gestin por procesos que posee una organizacin.
POSIBLES MTODOS DE INTEGRACIN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: MTODOS DE INTEGRACION


Los posibles mtodos de integracin a utilizar segn el nivel de madurez de la gestin por
procesos son los siguientes:

1.
2.

1) Mtodo Bsico
Es un mtodo muy rentable ya que requiere una inversin pequea y se obtienen
resultados importantes a corto plazo, debido a la optimizacin de los recursos destinados a la
gestin de la documentacin y a la gestin integrada de algunos procesos.
Este mtodo no requiere experiencia en la gestin por procesos, y es abordable por todo tipo de
organizaciones.
Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este mtodo se encuentran las siguientes:
Integrar las polticas de cada sistema de gestin en una poltica nica de sistema
integrado de gestin.
Integrar en un nico Manual de Gestin la documentacin de los sistemas de gestin que
se aplican.

3.

4.

5.

1.

2.

3.
4.

1.
2.
3.
4.

Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos
crticos para la gestin de todos los aspectos que cubre el sistema integrado (calidad, medio
ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.).
Integrar la gestin de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas teniendo
en cuenta los requisitos de cada uno. Por ejemplo elaboracin y gestin de los documentos y
registros, auditora interna.
Integrar tambin la documentacin de estos procesos.
2) Mtodo Avanzado
Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Bsico, y su rentabilidad se
consigue normalmente a medio plazo, ya que se requiere cierta experiencia para implantar
eficazmente la gestin por procesos.
Para aplicar este mtodo se necesita un nivel de madurez en la gestin por procesos suficiente,
que supone alcanzar o superar el nivel 2 de la tabla de niveles de madurez en la gestin por
procesos. Por ello, intentar aplicar este mtodo sin la necesaria experiencia en la gestin por
procesos puede suponer la aparicin de problemas durante la integracin.
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:
Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de gestin,
los procesos gestin o estratgicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y
sus interrelaciones.
Definicin y gestin de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores:
definicin de responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los
procesos, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formacin, planificacin,
procesos relacionados con el cliente, compras, produccin y
prestacin del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medicin, etc.
Revisin y mejora sistemtica de los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada
sistema.
3) Mtodo Experto
Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Avanzado, y es un mtodo muy
rentable, ya que supone extender la integracin a corto plazo del sistema de gestin por
procesos existente a otras reas o aspectos no contemplados hasta ahora, sin inversin
adicional. Se pueden conseguir grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias
de la organizacin.
Se requiere una gran experiencia en la gestin por procesos para aplicar este mtodo (superior a
2 segn la tabla de niveles de madurez en la gestin por procesos).
Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:
Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, as como desplegar los
objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.
Incluir la voz del cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseo de
todos los procesos.
Extender la gestin por procesos a las actividades administrativas y econmicas.
Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTIN
Cuando una organizacin considera la integracin de sus sistemas de gestin se deben estudiar
dos aspectos fundamentales:
a) Qu significa el sistema integrado de gestin para la organizacin?
b) Puede la organizacin beneficiarse implantando un sistema de gestin integrado?

Para obtener respuestas a estas preguntas la organizacin debe conocerse internamente en


profundidad, debe conocer el entorno en que se encuentra y debe tener objetivos claros con
respecto a los resultados que estn vinculados con las operaciones de la organizacin.
Resulta indispensable entonces el convencimiento de la direccin de la organizacin de que esto
es beneficioso para la misma, pues la motivacin primaria debe provenir de la firme conviccin
que la implantacin del sistema integrado de gestin ser beneficiosa en trminos de
rentabilidad a largo plazo y de desarrollo integral de la organizacin.