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- SONDEAR -
NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................
I.
II.
III.
MARCO CONCEPTUAL...................................................................................... 2
B.
VISIN................................................................................................................
C.
MISIN 2000-2005.............................................................................................. 5
D.
E.
F.
G.
ESTNDARES DE CONDUCTA......................................................................
A.
INTEGRIDAD...................................................................................................... 9
B.
CONFLICTOS DE INTERS............................................................................... 9
C.
D.
E.
ACTIVIDADES POLTICAS............................................................................... 10
F.
OBTENCIN DE FONDOS............................................................................... 10
G.
H.
RECURSOS HUMANOS...................................................................................
A.
11
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.................................................................. 11
B.
SEMANA DE TRABAJO.................................................................................... 11
C.
HORARIO DE OFICINA..................................................................................... 11
D.
E.
F.
POLTICA DE REMUNERACIONES................................................................. 16
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
G.
Perodo de Pago....................................................................................
Clasificacin del Trabajo........................................................................
Evaluacin de Desempeo....................................................................
Revisin Salarial....................................................................................
Pagos Salariales....................................................................................
Adelantos de Salario.............................................................................
Retenciones y Descuentos del Salario..................................................
Terminacin Voluntaria...........................................................................
Terminacin Involuntaria........................................................................
Eliminacin de Trabajo - Reduccin de Personal
o Reorganizacin...................................................................................
16
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17
17
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18
18
18
H.
18
18
18
20
20
20
20
BENEFICIOS MISCELNEOS.......................................................................... 20
1.
2.
3.
4.
20
21
21
21
I.
RESTRICCIONES MISCELNEAS................................................................... 21
1.
2.
3.
4.
5.
IV.
21
22
22
22
22
PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN............................................. 23
A.
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS........................................................................ 23
1.
2.
Asamblea General................................................................................. 23
Junta Directiva....................................................................................... 23
B.
FORMALIZACIN DE DOCUMENTOS............................................................. 23
C.
ASESORA LEGAL........................................................................................... 24
D.
E.
V.
Conflicto de Inters................................................................................
Material Escrito......................................................................................
Confidencialidad....................................................................................
Daos/Accidente/Prdida......................................................................
Situaciones de Emergencia...................................................................
Informes Regulares...............................................................................
Informes Especiales..............................................................................
Evaluaciones Externas..........................................................................
Difusin Pblica de Documentos...........................................................
25
25
25
26
F.
G.
H.
FINANZAS Y CONTABILIDAD.............................................................. 29
A.
B.
ACEPTACIN DE DONACIONES................................................................ 29
C.
AUDITORAS INTERNAS.................................................................................. 29
D.
E.
F.
INFORMES FINANCIEROS............................................................................... 30
G.
CONTROL DE GASTOS................................................................................... 30
H.
SISTEMA CONTABLE...................................................................................... 30
I.
COSTEO DE PROYECTOS.............................................................................. 31
J.
ACTIVOS FIJOS............................................................................................... 31
L.
POLTICA DE COMPRAS................................................................................. 32
M.
POLTICA DE VITICOS.................................................................................. 32
N.
INTRODUCCIN
Los lineamientos de polticas para la administracin de SONDEAR aqu contenidos estn
dirigidos al personal administrativo. Incluyen la estructura de autoridad e importantes
declaraciones de polticas que gobiernan la toma de decisiones en SONDEAR. Es un
documento de referencia con relacin a polticas, procedimientos y estndares en las reas de
administracin financiera, personal, administracin, control de operaciones y sistemas de
informacin, y ofrece informacin general que afecta a la organizacin como un todo.
Este manual debe ayudar al personal a...
Los estatutos de SONDEAR otorgan poder a la Junta Directiva para establecer polticas
dentro de los propsitos definidos en el acta constitutiva. La Junta Directiva acta en nombre
de la Asamblea General. La Junta Directiva tiene el derecho de cambiar estas polticas y/o
exceptuarlas en la medida que lo consideren necesario para lograr una adecuada
administracin y control. Estas directrices de polticas son congruentes con las acciones de la
Asamblea General y la Junta Directiva de SONDEAR y toman precedencia sobre otros
documentos o declaraciones en el caso de que surjan preguntas de interpretacin.
En una sola declaracin no se pueden contener todas las contingencias. Se espera que la
Asamblea General o la Junta Directiva usen su autoridad para tomar todas las acciones que
considere necesarias para la adecuada administracin y control de SONDEAR sin ser
restringida por estas polticas y directrices. Dentro de la autoridad otorgada por los estatutos y
las acciones de la Asamblea General/Junta Directiva, el Presidente adems est autorizado
para tomar dichas medidas como se indica arriba.
Este conjunto de lineamientos incluye aspectos fundamentales en la agenda organizacional
tales como estndares de conducta, aprobacin de programas y proyectos, apertura de
cuentas bancarias, elaboracin y diseminacin de documentos / informes / evaluaciones.
I.
A.
MARCO CONCEPTUAL
SONDEAR adopta, como visin de trabajo, el concepto de desarrollo sostenible,
relacionado a un desarrollo durable en lo ecolgico, social, cultural y econmico.
La sostenibilidad se ha convertido en un requerimiento vital para la sociedad nacional y
mundial y para lograrla se reconocen como necesarias acciones que sean, a la vez
motivacin al logro
confianza en s mismos
sentido de emprender
4
Adems, cada vez con mayor frecuencia los cuatro recursos ms importantes de la
economa rural (tierra, agua, energa y fertilizantes) se estn agotando, y las presiones
creadas por la demanda creciente de estos recursos estn destruyendo la ecologa de
importantes sistemas de produccin. Este es el desafo.
B.
VISIN
La organizacin define su visin en los siguientes trminos: SONDEAR ha contribuido
a mitigar los estragos de la pobreza en personas de escasos recursos impulsando el
desarrollo de la economa rural en su dimensin humana, productiva, social y
ambiental, vinculndola al mercado y respondiendo integralmente a criterios de
sostenibilidad.
C.
MISIN 2000-2005
Promover el desarrollo humano sostenible de personas de escasos recursos
proveyndoles de conocimientos y tecnologas apropiados, promoviendo su
organizacin, vinculndolas a los servicios pblicos y privados de desarrollo e
incorporndolas a la economa de mercado.
SONDEAR har esto ofreciendo servicios de asistencia tcnica, capacitacin y
administracin en cuatro lneas de productos: organizacin comunitaria, desarrollo
empresarial comunitario, desarrollo de iniciativas ambientales y fortalecimiento
institucional
D.
E.
F.
administracin
produccin y comercializacin
Programar en pequeo
Ensear un proceso
No ser paternalista
Generar entusiasmo
Comenzar despacio
Ensayar en pequeo
G.
II.
ESTNDARES DE CONDUCTA
A.
INTEGRIDAD
SONDEAR valora la reputacin y la integridad.
Pretende que sus prcticas sean compatibles con las prioridades econmicas y
sociales de la localidad en que opera, pero cree que la honestidad no est sujeta a
crtica en ninguna cultura. Por lo tanto, aunque las costumbres varan entre grupos
humanos y los estndares de tica y conducta profesional pueden variar en diferentes
ambientes, la honestidad y la integridad deben caracterizar las actividades de
SONDEAR.
Algunos ejemplos de actividades contrarias a la poltica de SONDEAR son:
B.
CONFLICTOS DE INTERS
SONDEAR respeta los derechos de sus empleados con respecto a las actividades
fuera de su empleo, los cuales son privados por naturaleza, y los cuales no chocan
con, o reflejan adversidad contra, SONDEAR.
Se espera que los socios y empleados asalariados de SONDEAR se dediquen a
tiempo completo a la promocin de los intereses estipulados de la organizacin y se
abstengan de usar sus puestos o lazos con SONDEAR para aumentar, directamente o
indirectamente, sus ingresos o para obtener cualquier beneficio material.
C.
D.
E.
ACTIVIDADES POLTICAS
Los empleados no debern interferir en los asuntos polticos del pas.
F.
OBTENCIN DE FONDOS
SONDEAR solicitar contribuciones sin pago de comisiones o presin indebida.
Establecer y mantendr controles adecuados sobre actividades para conseguir
fondos llevadas a cabo a su nombre por su personal, voluntarios, consultores o
contratistas. Cualquier convenio con consultores o contratistas para la obtencin de
fondos ser por escrito y compartido con los altos mandos administrativos de
SONDEAR. Mantendr controles internos adecuados sobre las contribuciones. Tales
controles estarn disponibles, y si fuera necesario, sern aprobados por los auditores
externos.
SONDEAR honrar las solicitudes de los donantes con confidencialidad y no publicar
la identidad de donantes individuales sin permiso escrito previo. SONDEAR luchar
por mantener los costos de obtencin de fondos a un nivel razonable dentro del
presupuesto organizativo general. Estos costos no excedern el 25% del presupuesto
total de gastos sin previa aprobacin de la Junta Directiva.
G.
H.
III.
RECURSOS HUMANOS
A.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
SONDEAR tiene la estructura organizacional que se presenta en la siguiente pgina.
El presidente, con el apoyo del director administrativo y el asesor legal, supervisa todos
los aspectos de la organizacin, incluyendo las operaciones de los programas y
proyectos, las finanzas, el personal y la administracin, y sirve de enlace con la Junta
Directiva y la Asamblea General. El presidente es responsable por la elaboracin del
presupuesto y los planes anuales. El director administrativo es responsable de
supervisar todos los aspectos relacionados con la contabilidad, el personal y el sistema
computacional.
B.
SEMANA DE TRABAJO
La semana de trabajo es de cuarenta y cuatro (44) horas.
C.
HORARIO DE OFICINA
De lunes a viernes, el horario de oficina es de 8:00 am a 12:00 m y de 1:30 pm a 5:30
pm. El sbado, el horario es de 8:00 am a 12:00 m.
SONDEAR cumple con el Artculo 39 del Cdigo de Trabajo que establece que todo
empleador est obligado a conceder a sus trabajadores el perodo de descanso normal
que necesitan para reponer sus fuerzas, el cual podr ser no menor de media hora ni
mayor de dos horas. Tal perodo deber de darse en algn momento entre las doce
del medio da y las dos de la tarde.
Cualquier variacin individual en el cumplimiento de esta disposicin deber
consultarse a la Direccin Administrativa.
D.
E.
Organigrama
2.
3.
Acoso Sexual
SONDEARl garantiza a los trabajadores el derecho de trabajar en un ambiente
libre de intimidacin discriminatoria, ridiculizacin y ultraje.
Es poltica de SONDEAR mantener un ambiente que proteja a sus empleados
de cualquier acoso sexual en el rea de trabajo. Todo empleado debe firmar y
aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el expediente.
Acoso sexual debe entenderse como cualquier insinuacin sexual no
bienvenida o solicitud de favores sexuales o cualquiera conducta de naturaleza
sexual cuando
Resolucin de Reserva
Esta poltica orienta las practicas de informacin personal de SONDEAR sobre
solicitudes de trabajo, empleados, antiguos empleados y contratistas,
exceptuando aquellos casos donde la ley exige un acceso diferente. Trata
sobre las pautas usadas en la recopilacin de informacin, el tipo de
informacin recopilada, y su mantenimiento, uso y revelado.
La poltica de reserva se establece para
de
informacin
que
son
Cinturones de Seguridad
SONDEAR establece el uso obligatorio de cinturones de seguridad en
automviles en tanto estn en viajes de trabajo. En otras palabras, toda
persona que viaje en un vehculo propiedad de SONDEAR deber, en todo
momento, utilizar los cinturones de seguridad. Todos los empleados de
SONDEAR que viajen en cualquier otro vehculo con cinturones disponibles los
utilizarn cuando estn trabajando en asuntos de SONDEAR. Todo empleado
debe firmar y aceptar esta poltica y su aceptacin se debe archivar en el
expediente.
6.
7.
Seguridad
La Direccin Administrativa, como responsable de la administracin de la
organizacin, es responsable de proveer un ambiente de trabajo seguro para el
personal de SONDEAR y har el esfuerzo de hacerlo. Sin embargo, todo los
miembros del personal deben cooperar para que la oficina sea segura.
Todos los pasillos y reas de movilizacin deben permanecer abiertos y libres
de equipos, cables y cordones elctricos. No se debe correr en la oficina. En
caso de un fuego, todo el personal debe caminar rpidamente (no correr) a la
salida ms cercana, sin detenerse a recoger pertenencias personales.
F.
POLTICA DE REMUNERACIONES
1.
Perodos de Pago
Todos los empleados recibirn su pago en el ltimo da de trabajo antes del 16
de cada mes y en el ltimo da de trabajo del mes para el perodo que termina.
3.
Evaluacin de Desempeo
Todo los empleados participarn en la evaluacin de desempeo en el perodo
1-31 de diciembre de cada ao para revisar el desempeo pasado y establecer
metas y objetivos para el ao prximo. Dicha evaluacin ser una parte del
archivo de personal de cada empleado. Este proceso busca ayudar a los
empleados a mejorar su desempeo de trabajo y que su potencial sea
consistente con sus capacidades, dado que el proceso alienta una mejor
comunicacin entre el supervisor y el empleado.
El empleado completa su borrador inicial del proceso conjuntamente con su
supervisor inmediato. El supervisor y el empleado se renen para discutir y
acordar sobre resultados y planes futuro.
El supervisor provee
retroalimentacin informal por lo menos cada trimestre a travs del perodo de
desempeo.
4.
Revisin Salarial
Todo empleado recibir una revisin anual de salario en diciembre de cada ao.
Cualquier aumento salarial se hara efectivo el primero de enero del siguiente
ao. Los empleados nuevos contratados despus del primero de septiembre
de cualquier ao no son elegibles para revisin de salarios en diciembre pero
pueden ser elegibles para revisin de salario despus de los seis meses del
perodo de orientacin, a discrecin de la administracin. El resultado de
desempeo del empleado se tomar en consideracin cuando se revisen los
salarios. La Junta Directiva revisar todas las escalas salariales en el cuarto
trimestre de cada ao y autorizar los ajustes apropiados de acuerdo con la
informacin del salario de mercado y la disponibilidad de fondos. Se pueden
recomendar aumentos en cualquier momento que exista un cambio significativo
en las responsabilidades de los empleados.
5.
Pagos Salariales
Todo el personal recibir su salario por medio de cheques en Balboas (B/.).
6.
Adelantos de Salario
SONDEAR no alienta el adelanto de salario pero en una situacin de
emergencia puede hacer arreglos para ello con las aprobaciones apropiadas.
En tales circunstancias, despus de seis meses de estar laborando en la
organizacin, el presidente puede aprobar un adelanto que no exceda el salario
de un mes.
No se puede otorgar adelantos salariales ms de una vez cada dieciseis (16)
meses y todo adelanto debe ser pagado dentro de seis (6) meses. Los
adelantos de salarios dependern de la situacin financiera de la organizacin
en el momento de hacerse la solicitud.
7.
El Seguro Educativo
8.
Terminacin Voluntaria
Incluye instancias en el cual un empleado renuncia dando por lo menos dos
semanas de aviso. El empleado y el supervisor debern discutir y acordar
sobre una fecha de terminacin justa y razonable. El empleado que termina el
empleo voluntariamente no es elegible para pagos adicionales.
9.
Terminacin Involuntaria
El Presidente consultar con el Director Administrativo para discutir y determinar
la razn para la terminacin de un empleado y para seguir los procedimientos
que el Cdigo de Trabajo estipula para la terminacin involuntaria.
El Director Administrativo coordinar y negociar todo los arreglos de
terminacin con el empleado.
10.
G.
Vacaciones
Todo empleado tiene derecho a un descanso anual remunerado. La Junta
Directiva de SONDEAR exige a los empleados que se acojan a sus tiempo de
vacaciones a su vencimiento a fin de descansar de la presin del trabajo.
El empleado tendra derecho a treinta das por cada once meses
contnuos de trabajo, a razn de un da por cada once das trabajados.
El Director Administrativo sealar con dos meses de antelacin la poca en
que el empleado iniciar el disfrute de las vacaciones, consultando lo mejor
posible los intereses de la organizacin y los del empleado.
Las vacaciones se conceden para que el empleado disfrute de descanso y no
se permitir su renuncia a cambio de una remuneracin o compensacin.
El tiempo de vacaciones slo puede ser tomado si se tiene derecho a l y no
puede ser "prestado" contra futuras acumulaciones.
No se otorgar el pago en lugar de vacaciones excepto en la jubilacin o
separacin.
El empleado deber planear de antemano sus vacaciones y llenar el formulario
de solicitud de vacaciones por adelantado, de acuerdo a la cantidad de tiempo
disponible y cundo desea hacer uso de ese tiempo, para obtener la
aprobacin respectiva. El superior inmediato considerar la cantidad de trabajo
pendiente y responder la solicitud, aprobndola o negndola.
3.
Licencia por Enfermedad
Desde el momento que inicie el contrato de trabajo, el empleado comenzar a
crear un fondo de licencia por incapacidad que ser de doce horas por cada
veintisis jornadas servidas, o de ciento cuarenta y cuatro horas al ao, y del
cual podr disfrutar total o parcialmente con goce de salario completo en caso
de enfermedad o accidente no profesional comprobado.
La licencia por enfermedad pagada solo se utiliza para:
5.
6.
7.
Tiempo Compensatorio
Tiempo compensatorio se refiere a tiempo libre a cambio de horas excesivas
trabajadas.
Antes de producirse, el tiempo compensatorio debe ser aprobado por la
Direccin Administrativa y DEBE SER TOMADO LA MISMA O LA SIGUIENTE
SEMANA EN QUE SE GANA.
H.
BENEFICIOS MISCELNEOS
1.
Caf/T
SONDEAR prove una cantidad mensual razonable de caf y t; fuera de eso
la administracin puede solicitar al personal que contribuya al fondo del caf.
3.
Uso de la Fotocopiadora
Los empleados pueden hacer veinte (20) copias gratis por mes; ms all de eso
tendrn que pagar US$0.05 a SONDEAR.
4.
I.
RESTRICCIONES MISCELNEAS
1.
Conflicto de Inters
Cualquier empleado o voluntario/consultor empleado por SONDEAR cuyos
gastos sean reembolsables por SONDEAR no debe comprometerse directa o
indirectamente -en nombre propio o a travs de otra persona- en cualquier
empresa, negocio o proyecto al cual SONDEAR est proveyendo asistencia, ni
debe hacer prstamos para inversiones en cualquier empresa, negocio o
proyecto al cual SONDEAR est prestando asistencia.
La intencin de SONDEAR en este respecto es evitar que un empleado se
beneficie personalmente al estar involucrado en un proyecto, lo cual puede
llevar a un posible conflicto de inters en el desempeo de su funciones en
SONDEAR. Es responsabilidad de cada empleado informar a la Junta Directiva
de SONDEAR respecto a cualquier beneficio actual o potencial para que se
proceda a tomar las acciones pertinentes.
Se requiere que todos los empleados firmen un documento con respecto a los
patrones de conducta al momento de ser contratados.
2.
Material Escrito
Cualquier documento originalmente producido para audiencias externas puede
ser diseminado, en el entendido que la Junta Directiva ha revisado dicho
documento. Los documentos internos deben ser cuidadosamente analizados
por la administracin antes que puedan ser diseminados. Esto es de particular
importancia con respecto a evaluaciones internas e informes finales de
proyectos.
3.
Confidencialidad
Los empleados tendrn acceso a informacin confidencial y materiales
relacionados con los proyectos ejecutados o en ejecucin y se espera que
mantengan tal confidencialidad.
4.
Daos/Accidente/Prdida
En el caso de dao/accidente/prdida a la propiedad de SONDEAR debido a
descuido del empleado, se le solicitar pagar algunos de los costos de
reparacin o reponer hasta un mximo de 50% del valor de la reparacin.
5.
Situaciones de Emergencia
El personal que confronte una crisis est libre de tomar sus propias decisiones
considerando la situacin en la que se encuentre y se le asegura que contar
con el apoyo de SONDEAR en cualquier accin de emergencia razonable que
se vea obligado a tomar.
Se entiende que los intereses de la comunidad local deben ser tomados en
cuenta. La decisin del empleado de permanecer y compartir una situacin
peligrosa puede fortalecer y motivar a esa comunidad, o puede probar un
compromiso a ella.
Deber haber la mxima consulta posible con la
comunidad.
Las rdenes del gobierno legalmente constituido debern ser obedecidas, a
menos que hayan razones que obligen lo contrario. Si hay una situacin donde
la conciencia aparenta forzar desobediencia, la persona deber consultar a sus
colegas antes de expresar a la autoridad su determinacin de desobedecer;
deber tener algn grado de juicio colectivo, as como su propia conviccin,
para apoyar su decisin.
IV.
PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN
A.
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
El proceso de aprobacin para la formulacin de cambios de polticas, la participacin
en proyectos o la firma de convenios (de colaboracin, de donacin, etc.) se ha
desarrollado por medio de la interpretacin de los estatutos de SONDEAR y las
acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva.
La mayora de decisiones claves requieren dos aprobaciones--el supervisor que toma
la decisin ms el jefe de ese supervisor, o el comit responsable. Este es el concepto
de "uno sobre otro". Se debe presumir que cualquier decisin dudosa requiere una
aprobacin superior.
1.
Asamblea General
Aprueba puntos tales como:
-
2.
Junta Directiva
Aprueba puntos tales como:
-
FORMALIZACIN DE DOCUMENTOS
La autoridad bsica para formalizar documentos aparece en los estatutos y las
acciones de la Asamblea General y la Junta Directiva y determina que el presidente de
la organizacin es, a su vez, el representante legal y, por tanto, la persona autorizada
para formalizar documentos y contratos a nombre de SONDEAR.
Existen directrices principales que deben tener en mente todos los empleados
SONDEAR
1.
La autoridad para formalizar un documento no es lo mismo que la autoridad
Los "documentos legales" pueden tener varias formas: cartas, rdenes, memos,
as como "contratos" formales los cuales pueden resultar en obligaciones
valederas.
3.
4.
La autoridad del Presidente para formalizar documentos y contratos puede subdelegarse por l/ella a otro miembro de la Junta Directiva o un empleado superior; sin
embargo, esta delegacin debe hacerse por escrito y solamente puede hacerse caso
por caso.
El Director Administrativo tiene autoridad para formalizar los siguientes documentos
aprobados:
-
Cheques y pagars
Convenios de contratacin de empleados
Contratos de equipos y materiales de oficina (gastos) que no excedan los
US$999.99 (novescientos noventa y nuevo dlares con noventa y nueve
centavos)
C.
ASESORA LEGAL
Todos los convenios, contratos, memorandos de entendimiento, etc. deben ser
aprobados por un asesor legal, o ser tomados de modelos previamente aprobados,
antes de la formalizacin (firma).
D.
Informes Regulares
SONDEAR prepara regularmente informes financieros y de programas, estudios
de casos, evaluaciones de proyectos, boletines y numerosos documentos. Para
controlar costos, SONDEAR se limitar a la elaboracin de documentos
regulares con informacin que considere sobre las fortalezas y debilidades de
sus programas, las lecciones aprendidas, las finanzas y el impacto de sus
actividades de desarrollo en general. Estos materiales estarn disponibles a
todas las partes interesadas a solicitud.
2.
Informes Especiales
Generalmente, los informes especiales para donantes se producirn
nicamente en circunstancias especiales, o cuando un convenio de donacin
as lo especifique y provea los fondos adecuados para ello.
3.
Evaluaciones Externas
Los registros financieros y de programas de SONDEAR estn centralizados en
la oficina. La organizacin ha establecido una poltica de evaluacin externa
para facilitar el mximo entendimiento entre ella y los donantes
Las evaluaciones, estudios, visitas de evaluacin, o auditoras de cualquier
programa de SONDEAR, excepto donde la aplicacin de la ley o las
regulaciones lo requieran, pueden ser llevadas a cabo por personas o partes no
empleadas de SONDEAR solamente despus de que la aprobacin sea
otorgada por la Junta Directiva. Antes de dicha aprobacin, SONDEAR
trabajar con los evaluadores para asegurarse de que la informacin adecuada
est disponible y para desarrollar:
F.
G.
tener una base amplia de propiedad tanto como sea posible y prctico
Considerar el papel de, e impacto en, la mujer en todos los campos de sus
actividades
H.
No estar buscando simplemente mano de obra extra para s misma sin tomar
en cuenta el crecimiento y desarrollo institucional
V.
FINANZAS Y CONTABILIDAD
A.
B.
ACEPTACIN DE DONACIONES
Los estatutos de SONDEAR establecen la Junta Directiva autoriza al presidente
suscribir contratos o establecer convenios a nombre de la organizacin. A su vez, la
Junta Directiva ha autorizado al presidente para establecer lineamientos que gobiernen
la ejecucin de tales contratos o convenios y para delegar autoridad. La autoridad
para ejecutar un contrato o convenio no es la misma que la autoridad para aprobarlo.
Un asesor con autoridad para ejecutar un contrato o convenio puede tener que esperar
hasta que el contrato o convenio sea aprobado.
C.
AUDITORAS INTERNAS
El Director Administrativo es responsable de la auditora interna de SONDEAR y el
resultado de sus labores se presentan al presidente de la Junta Directiva y a la
Asamblea General. Est autorizado para llevar a cabo uditos e investigaciones
consistentes con prcticas y procedimientos de auditora comnmente aceptados.
El propsito de la auditora interna financiera es determinar si se estn aplicando los
controles financieros adecuados de manera consistente y asegurar que las
transacciones y polticas financieras, as como otros procedimientos, responden a
principios contables generalmente aceptados.
El director administrativo est obligado a informar la comisin de hechos fraudulentos o
ilegales al ms alto nivel necesario de modo que ste tome las acciones pertinentes,
en particular si tales casos no se pueden resolver a travs de la lnea de mando
regular.
D.
E.
El presupuesto de la
INFORMES FINANCIEROS
El Director Administrativo ser responsable de presentar, dentro de los primeros diez
(10) das de cada mes, los siguientes informes:
Balance de Prueba
Libro de Diario
Libro Mayor por Cuenta
Anlisis de Variacin del Presupuesto
Informe de Gastos por Nmero de Cuenta
Informe de Efectivo o Facturas
Informe Mensual de Planilla
Matriz de Hora por Empleado y Proyecto
Conciliaciones Bancarias
Auxiliares para los Activos y Cuentas Pendientes
H.
CONTROL DE GASTOS
Los comprobantes de gastos de los directivos superiores de SONDEAR quienes
tambin son empleados (Presidente y Vice Presidentes) sern revisados por dos
personas dentro de SONDEAR, consecuente con los procedimientos actuales.
Adems, todos los gastos extraordinarios que aparezcan en los comprobantes de
gastos de los oficiales arriba citados deben ser aprobados por el Director
Administrativo o el Tesorero de la Junta Directiva. Dichos gastos extraordinarios
podran incluir, pero no limitarse a, lo siguiente:
SISTEMA CONTABLE
SONDEAR utiliza el sistema contable computarizado denominado CPRM, cuyo
funcionamiento se describe en detalle en el manual de procedimientos respectivo. Es
responsabilidad del Director Administrativo y del contador mantener la contabilidad al
da.
El sistema contable est conformado por varios mdulos, a saber:
Libro Mayor
registro de cuentas por cobrar
registro de cuentas por pagar
registro de planilla
registro de asientos diarios
conciliacin de estados bancarios para cada cuenta de caja
Manual de Cuentas
I.
Ingresos en Efectivo
Egresos de Caja
Conciliaciones Bancarias
COSTEO DE PROYECTOS
Los informes sobre costeo de proyectos es una forma de asignar gastos a proyectos
especficos durante un perodo determinado de tiempo. La base para la asignacin es
las horas-persona trabajadas durante dicho perodo en cada uno de los proyectos que
ejecuta la organizacin.
Para calcular el costo de los proyectos es necesario conocer: la matriz de horas, los
gastos para el perodo determinado, el costo de la hora/persona y los cargos directos.
J.
ACTIVOS FIJOS
SONDEAR capitaliza vehculos, computadoras y equipo que tienen un valor de compra
de cinco mil dlares (US$5,000) o ms y cuya expectativa de vida es de un ao o ms.
El valor de compra excluye gastos de envo, seguros, aduanas y cargos por
instalacin.
Un equipo compuesto de varias partes que deben existir juntas para poder cumplir con
las funciones necesarias o para funcionar (i.e. el monitor y la unidad central de poder
de una computadora) por lo general se capitaliza como una sola unidad, aunque
figuren como elementos separados si hubieran sido comprados en diferentes meses.
SONDEAR tiene dos fuentes de financiamiento para los activos fijos: sus propios
fondos no restringidos y aquellas donaciones o contratos que especficamente
proporcionan fondos para la compra de activos fijos (fondos restringidos).
Cada ao, SONDEAR elabora un presupuesto que no slo incluye los gastos del
prximo ao sino tambin la compra de activos fijos. Tales presupuestos son
aprobados por la Junta Directiva y la Asamblea General de Socios.
Los activos fijos que se destruyen o se tornan obsoletos y sin valor se descartan
POLTICA DE COMPRAS
La autorizacin para comprar se clasifica en cuatro niveles: US$0 a US$500; US$501
a US$2,000; US$2,0001 a US$5,000 y ms de US$5,000.
Las compras superiores a US$500 requieren una orden de compra firmada y aprobada
antes de la compra.
Las compras por encima de US$500.00 requieren tres cotizaciones de diferentes
proveedores.
El Director Administrativo puede aprobar compras de hasta US$999.99
La Junta Directiva puede aprobar compras de hasta por US$24,999.99 sin la
aprobacin de la Asamblea General.
Para compras superiores a los US$25,000 se requiere la aprobacin de la Asamblea
General.
Los pagos por compras aprobadas hasta US$999.99 requieren de una sola firma, en
tanto no sea la misma persona que aprueba el pago.
Los pagos superiores a US$1,000.00 requieren dos firmas.
L.
POLTICA DE VITICOS
Es poltica de SONDEAR reembolsar a sus asesores los gastos de viaje de tal manera
que no deriven de eso beneficios materiales pero tampoco sufran prdidas materiales
por tal causa.
A todos los asesores se les recuerda que SONDEAR opera con fondos provenientes
de donaciones con el propsito de brindar apoyo a personas de bajos recursos y, por
lo tanto, se les alienta a ejercer juicio sano y prudente en el gasto de los fondos. Los
gastos de alojamiento y alimentacin a ser reembolsados deben ser consistentes con
la filosofa de SONDEAR en cuanto a utilizar instalaciones que presten un servicio
justo y apropiado a precios moderados. Los reembolsos se hacen contra presentacin