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Lima, Perú
2016
2
A Dios por estar siempre presente en cada etapa que voy
adelante.
3
Índice general…………………………………….…………………………………………………………4
Índice de tablas………….....………………………………..…………………………………………...…7
Índice de figuras.............................................................................................................................................9
1. Generalidades de la empresa ...............................................................................................................
12
1.1 Razón
social ........................................................................................................................................
12
1.3.1 Productos
principales ..........................................................................................................
14
1.3.2 Servicios ................................................................................................................
.............. 15
1.3.3 Mercado ................................................................................................................
.............. 15
1.3.4 Clientes ..................................................................................................................
............. 16
1.4 Estructura
Organizacional ................................................................................................................... 16
1.4.1 Organigrama de la
empresa ................................................................................................. 16
1.4.2 Mapa de procesos de la
organización.................................................................................. 17
1.5 Área de aplicación el
estudio .............................................................................................................. 17
4
1.5.1 Descripción del
área ............................................................................................................ 17
1.5.2 Distribución del
área ........................................................................................................... 18
1.5.3 Organigrama del
área .......................................................................................................... 18
1.5.4 Procesos
principales ............................................................................................................
19
1.5.5 Equipos y herramientas
principales .................................................................................... 22
2. Fundamento del proyecto ....................................................................................................................
22
2.1 Identificación del problema técnico en el
área .................................................................................... 22
2.1.1 Técnica de la 5W y
1H ........................................................................................................ 22
2.1.2 Priorización del problema
principal ........................................................................................... 26
2.2 Objetivos del proyecto de
mejora ........................................................................................................ 28
2.2.1 Objetivo
General .................................................................................................................
28
2.3 Antecedentes del
proyecto .................................................................................................................. 28
5
3.1.1 Diagrama de análisis del proceso de servicio de
mantenimiento .............................................. 35
3.1.2 Indicadores del proceso en la situación
actual. ......................................................................... 37
3.2 Efectos del problema en el área de trabajo o en los resultados de la
empresa ..................................... 38
4.2.1 Consideraciones
técnicas ................................................................................................... 57
4.2.2 Consideraciones
operativas ................................................................................................. 58
4.3 Recursos técnicos para implementar la mejora
propuesta. .................................................................. 58
6
4.6 Aspectos limitantes de la implementación de la
mejora ..................................................................... 62
5.2.1 Costo de
materiales .............................................................................................................
64
5.2.2 Costo asociado al
personal .................................................................................................. 65
5.2.3 Costo asociado a equipos y
herramientas ............................................................................ 66
7
8. Recomendaciones ................................................................................................................................
82
Referencias ..................................................................................................................................................
83
Anexo .......................................................................................................................................................... 84
Índice de tablas
Tabla Nº 1 Evaluación de los problemas principales del área con la técnica 5Wy 1H ............................ 23
Tabla N°2 Evaluación de dos problemas que tienen un parecido con otro mediante el analisis de 5Wy 1H.
.................................................................................................................................................................... 24
8
Tabla N° 18 Sueldos de todos los involucrados. ........................................................................................
70
Tabla N° 20 Costo total por tiempo de proceso actual mantenimiento preventivo al mes .........................
72
Tabla N° 22 Costo total por tiempo de proceso actual mantenimiento correctivo al mes .........................
73
Tabla N° 27 Costo total por tiempo de proceso mejorado mantenimiento preventivo al mes ................... 76
Tabla N°29 Costo total por tiempo de proceso mejorado mantenimiento correctivo al mes .....................
77
9
Índice de figuras Figura I: Logo de la Empresa...................................................................................12
Figura II: Productos principales de la empresa.......................................................................................14
Figura III: Clientes principales de la empresa.........................................................................................16
Figura IV: organigrama de EQUIPART PERU S.A.C............................................................................16
Figura V: Mapa de procesos de EQUIPART PERU................................................................................17
Figura VI: Layout de la oficina de Servicio técnico y el área de apoyo..................................................18
Figura VII: Organigrama del área...........................................................................................................18
Figura VIII: Flujograma de procesos mantenimiento preventivo.............................................................20
Figura IX: flujograma de mantenimiento correctivo...............................................................................21
Figura X: Herramientas principales para servicio técnico......................................................................22
Figura XI: Pareto de la problemática del área de servicio técnico..........................................................27
Figura XII: Diagrama analítico para atender un servicio mantenimiento preventivo..............................35
Figura XIII: Diagrama analítico para realizar un servicio de mantenimiento correctivo........................36
Figura XIV: Diagrama de causa y efecto de las causas raíces del problema...........................................39
Figura XV: Encuesta Nº 1 realizado a los trabajadores...........................................................................41
10
Figura XVI: Pareto de las causas que dan origen a la demora en la atención de servicios de
mantenimiento..........................................................................................................................................43
Figura XVII: correo recibido por parte del cliente...................................................................................45
Figura XVIII: Reporte de servicio............................................................................................................46
Figura XIX: Distribución de anaqueles por herramientas, materiales y repuestos.................................47
11
Figura XXXV: La curva “S” de la ejecución de la propuesta ....................................................................
68
Resumen ejecutivo
12
El presente proyecto de mejora es desarrollado en la empresa EQUIPART PERU S.A.C,
Para la mejora se realizará un plan de acción, el cual se basará en capacitar a los técnicos,
adquirir más herramientas e implementar el taller con la metodología de las 5”S” realizando
rótulos para cada estanterías y manejar un control de todo lo que se encuentra en el taller.
Lo que se busca es generar más rentabilidad eliminando actividades que no agregan un valor
1. Generalidades de la empresa
13
1.1 Razón social
Datos legales
RUC : 20550132924
Dirección de domicilio fiscal : Cal. Jorge Chueca Nº 186 Urb. Vista Alegre – Surco
1.2.1 Misión
altamente competitivas.”
14
1.2.2 Visión
“Ser una empresa peruana líder en servicio y transformación a nivel nacional e internacional.
Implementando siempre nuestros procesos con las nuevas tecnologías y contar con técnicos
1.2.3 Objetivos
1.2.4 Valores
✓ Responsabilidad
✓ Respeto
✓ Liderazgo
✓ Honradez
✓ Actitud positiva
15
1.3.1 Productos principales
✓ Cocinas industriales
✓ Productora de hielo
✓ Hornos
✓ Freidoras
✓ Lavavajilla
✓ Campanas extractoras
1.3.2 Servicios
Mantenimiento
16
✓ Preventivo: Cuenta con contratos de servicio de mantenimiento anuales, según la
semestrales.
✓ Asesoramiento técnico: Cuenta con una link de consultas donde se responden a las
✓ Venta de repuestos: Cuenta con un stock amplio de repuestos de las marcas: Electro lux,
1.3.3 Mercado
✓ Restaurantes
✓ Hoteles
✓ Hospitales
✓ Universidades
El canal de comunicación mediante el cual la empresa da a conocer sus productos es la
1.3.4 Clientes
17
Figura III: Clientes principales de la empresa
empresa
18
PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS
ESTRATEGICOS
Innovacion
Innovacion yy Reingenieria
Reingenieria Mejora
Mejora Continua
Continua
Diseño
Diseño Comercial
Comercial
clientes
los clientes
clientes
los clientes
de los
PROCESOS
PROCESOS MISIONALES
MISIONALES
de los
Satisfacción de
Compras
Compras Distribución
Distribucion
de
Necesidades
Necesidades
Satisfacción
Producción
Produccion Servicio
Diseños
Planos de
de Instalacion
Post Venta
equipos
equipos
Administracion
Administracion Contabilidad
Contabilidad R.R.H.H
PROCESOS
PROCESOS DE SOPORTE
DE SOPORTE
El Área donde se realizó el estudio es el Servicio Técnico, que está constituido por un jefe del
19
Figura VI: Layout de la oficina de Servicio técnico y el área de apoyo.
COORDINADOR
Dentro de los procesos que se realizan el área de servicio técnico; se tiene tres actividades
20
✓ El mantenimiento preventivo es programado para cada cliente después de firmar un
21
Figura VIII: Flujograma de procesos mantenimiento preventivo
22
Flujograma de mantenimiento correctivo
Revisa al equipo
Recepción traslada al taller el
Inicio
de queja equipo
Envia cotizacion
Reporte la falla al con repuestos a Recepción los
Proveedor cambiar repuestos
Repara el equipo y
realiza la entrega
Revisa cotizacion y
da aprobacion Envia a comprar
repuesto y entrega al
tecnico
Recibe equipo y da
visto bueno
Fin
23
1.5.5 Equipos y herramientas principales
En el área de servicio técnico se trabajan con las siguientes herramientas, para ello se muestra
2.1.1 Técnica de la 5W y 1H
24
e) Técnico : Marco Solano Ciprian
Una vez realizado la evaluación de las 5w y 1h se determinó los principales problemas del
área, la cual es revisada y aprobada por todas las personas que participaron (ver tabla 1). Por
descarte de problemas redundantes, se determina lo siguiente (ver tabla 2), y por último se
presenta las 5 principales problemas del Área con las cuales se determinara cual es el principal
Tabla Nº 1 Evaluación de los problemas principales del área con la técnica 5Wy 1H
Qué Quién Dónde Cuándo Por qué Cómo
What Who Where When Why How
¿ Que ¿Dondé se da ¿Cuándo fue ¿Por qué se hace así?¿Por qué se ¿Cómo se hace actualmente?¿Como se
problema se ¿Quiénes estan ?¿Cuál es el detectado? quiere resolver?¿Para qué evidencia estas situación actual?
evidencian involucrados origen del ¿Cuál es la solucionarlo?
en el área? en el área? problema? frecuencia del
problema?
Servicios mal Se quiere conseguir la satisfacción Actualmente los servicios que se del
realizados cliente por el servicio prestado. brindan tienen un alto porcentaje de
Coordinador/ Instalaciones del Por cada servicio quejas por el cliente.
técnicos cliente prestado. El personal realizó un servicio
imcompleto por la falta de conocimiento.
Personal no Jefe del area/ No existe un plan de capacitación Se evidencia que el personal no conoce al
capacitado coordiandor / Servicios Reclamos por el personal. mucho del trabajo que viene realizando.
técnicos técnico cliente Para mejorar la atencion al cliente.
Inexistencia de Inadecuada planificación. Actualmente se labora mas horas para
herramientas y Para no tener trabajos atrazados. cumplir con todo los clientes.
En el reporte
materiales Para cumplir con las fechas de
Jefe del área semanal de
Servicio técnico atención del servicio. Para
/coordinador trabajos
realizados mantener la mano de obra
ocupada.
Personal no Para que el personal realice mejor Se evidencia que el personal llega tarde sus
comprometido En cada turno de labores . Para continuamente, no colabora con sus ser mas
Técnicos Servicio técnico eficientes en la prestación labores. Trabajos mal realizados . del servicio.
trabajo
Exceso sobre Para reducir los tiempos en Actualmente hay trabajos atrazdos que no
tiempos En el reporte trabajos mal realizados. se llegan a cumplir en el tiempo
Coordinador/ quiencenal de Para que el personal no se sienta destinado. El
Servicio técnico demasiado cansado. personal labora mas horas para cumplir
técnicos control de
asistencias Para cumplir con las fechas con los clientes y prestar el servicio en
planificadas el tiempo adecuado.
Exceso costo en Por la inadecuada ruta de trabajo Actualmente los costos de movilidades
movilidades En la rendición de en cada uno de los tecnicos. caja son muy altos por cada técnico.
Técnicos Servicio técnico chica del area Incrementar los ingresos del área Se evidencia con los altos costos en el
área.
PROBLEMAS DEL ÁREA DE SERVICIO TÉCNICO
25
Tabla N°2
Evaluación de dos problemas que tienen un parecido con otro mediante el análisis de 5Wy 1H.
Tabla N° 3
26
Principales problemas clasificados del área
Qué Quién Dónde Cuándo Por qué Cómo
¿ Qué ¿Quiénes estan ¿Dondé se ¿Cuándo fue ¿Por qué se hace así? ¿Cómo se hace
problema se involucrados da ?¿Cuál es detectado? ¿Por qué se quiere actualmente?¿Cómo se
evidencian en el área? el origen del ¿Cuál es la resolver?¿Para qué evidencia estas
en el área? problema? frecuencia solucionarlo? situación actual?
del
problema?
27
2.1.2 Priorización del problema principal
Para el estudio del problema se realizó una matriz de modo y efecto de fallas (AMEF) con
Se define los rangos en cada uno de los criterios a evaluar como son: grado de severidad,
ocurrencia y detección, con las que se determina el problema principal que viene suscitándose en
el área.
Tabla N° 4
Matriz de análisis del problema del área
Código: 00001
MATRIZ DE ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLAS (AMEF)
Versión: 00001
28
A continuación se presenta el diagrama de Pareto, el que muestra cual es el problema
Interpretación
De todos los problemas observados en la figura anterior, se evidencia que el problema con
cual genera un impacto negativo en el Área de Servicio Técnico y se representa con el 47% de
toda la deficiencia del área. Las personas encuestadas optaron por este problema por ser el más
Luego de la identificación del problema y ver el grado de impacto que genera en el área, será
29
2.2 Objetivos del proyecto de mejora
“Proponer una solución a la demora en la atención del cliente en el área de servicio técnico
personal que tiene un contacto directo con los clientes, ante esta problema se propone un plan de
capacitación para mejorar la atención al cliente y darle una pronta solución a cada una de sus
30
necesidades. Toda capacitación es una estrategia para la organización que le permita tener
trabajadores más competitivos y así poder enfrentar todos los retos del futuro con una
coordinación bien definida para obtener resultados aprobatorios y que se muestran en las
utilidades de la empresa.
Título: Propuesta de mejoramiento para el servicio al cliente del grupo Unipharm Bogota.
Año: 2008
País: Bogotá
mediante indicadores la satisfacción de todos sus clientes. Esta investigación se realizó con la
finalidad de conocer y segmentar su mercado en Bogotá y así trabajar juntamente con cada uno
Resumen: IQUISA es una empresa dedicada a la producción de cloro, sosa caustica solidificada,
ácido clorhídrico e hipoclorito de sodio. Esta empresa decide crear un Asertec que tendría como
objetivo comprender la importancia del servicio al cliente. La propuesta establecida es para dar a
31
necesaria. Todo servicio prestado por las empresas debe ser medido, mejorados y controlados.
Un buen trabajo en equipo y capacitación a los trabajadores para la atención del cliente es una
ventaja que debe tener toda organización para lograr una buena imagen ante ellos.
En la actualidad las empresas que brindan servicio se hacen más competitivas dentro de su
rubro por plantear estrategias que mejoren el nivel de atención y el tiempo de respuesta para
El proyecto de mejora que se presenta en la empresa EQUIPART PERÚ S.A.C tiene como
finalidad encontrar una solución al problema más grave del área que es demora en la atención al
cliente, la cual viene afectando a la empresa por constantes reclamos de sus clientes.
Para encontrar la solución del problema se investigará cual es la causa raíz y de acuerdo a esto
se planteará soluciones con la ayuda del jefe del área y los técnicos, para lograr así, que la
✓ Herramientas de trabajo
Los también llamados útiles de trabajo, con frecuencia, tanto para las compañías que los
otorgan como para los colaboradores que los reciben, son una fuente de controversias, pues
existe una línea muy delgada entre estos y las prestaciones laborales.
32
Por tal razón resulta vital conocer las características de estas herramientas y sus alcances en la
organización, para así evitar situaciones que pudiesen generar un clima laboral adverso, o
✓ Características
Bajo este contexto los trabajadores deben recibir de sus jefes los instrumentos de trabajo,
caso los instrumentos proporcionados deben ser de buena calidad, estar en buen estado y
✓ Atención al cliente
proporciona una empresa para relacionarse con sus clientes. Es el conjunto de actividades
interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en
el momento y lugar adecuado y se asegure del uso correcto del mismo. Se trata de una
herramienta de mercadeo que puede ser muy eficaz en una organización si es utilizada de forma
En muchas ocasiones, las empresas suelen enviar mediante mails, realizar llamadas
qué tan satisfecho está el cliente con la atención que recibe por parte de la empresa. Esto sin
✓ Capacitación
Toda capacitación es muy importante durante la vida laboral y profesional, ya que de esta
33
punto fuerte para que haya un desarrollo exitoso. Es muy importante recalcar que no es lo mismo
la capacitación y el desarrollo de personal. Esto viene siendo como nuestro presente y futuro.
El adiestramiento o capacitación es lograr la fuerza y los buenos resultados que una organización
espera.
✓ Reporte de servicio
Para realizar un reporte de servicio de una manera muy eficiente no es una labor fácil, para ello
se debe tener toda la información necesaria y se debe ser presentada de una manera muy práctica
en su correcto entendimiento.
El reporte técnico de investigación es un documento que se utiliza para informar tanto los
procedimientos como los resultados de una investigación en forma concisa y dentro de una
estructura lógica.
✓ Planificación
requieren múltiples acciones cuando se organiza cada uno de los proyectos. Su primer paso,
En otras palabras, la planificación es un método que permite ejecutar planes de forma directa,
34
Sirve para obtener información y aplicarla en torno a los recursos con los que se cuenta a fin
de alcanzar las metas, también pactadas al planificar la acción, y posteriormente realizar los
procedimientos que se hayan escogido mirando siempre hacia el fin, intentando controlar el
proceso a fin de caminar siempre hacia las prioridades establecidas apoyándose en las fortalezas
de la organización.
✓ Visitas extras: Se les denomina así aquellas visitas realizas por otro técnico del área para
verificar si el equipo quedo en un buen funcionamiento y si los repuestos cambiados han sido
los correctos.
buscar mejoras radicales en los procesos de ventas, seguimiento y cierre de los negocios,
aumento de rentabilidad
✓ Proyectos y diseño: Es uno de las áreas de la empresa que se encarga de realizar los
diseños de cada uno de los equipos según las especificaciones del cliente. Al enviar los
planos pasa a fabricación; una vez terminada proyectos realiza la entrega de los equipos, pero
para ello cuenta con técnicos para realizar la prueba y chequeo de funcionamiento del
equipo.
✓ Reingeniería de diseño: Es un estudio que realiza el área comercial para saber qué es lo
35
✓ Taller de servicio técnico: Es el lugar donde se realiza reparaciones y el mantenimiento
equipo y una evaluación general que no incluye repuestos dañados del equipo.
✓ Patrón de instrumentos: Se denomina así al formato de trabajo con el cual debe trabajar
cada técnico para realizar una revisión de amperaje y voltaje de los equipos ya sean equipos
nacionales o importados.
36
3. Análisis de la situación actual
en equipos gastronómicos.
37
Figura XII: Diagrama analítico para atender un servicio mantenimiento preventivo
A continuación mostramos el diagrama de actividades los procesos de atención en
38
Figura XIII: Diagrama analítico para realizar un servicio de mantenimiento correctivo.
39
En el diagrama podemos observar las actividades para realizar un mantenimiento preventivo
(ver figura XVII) de 8 equipos importados el cual es un promedio de un total de equipos que
tienen los clientes en sus establecimientos, en donde participaran 3 técnicos para realizar el
trabajo, las actividades con mayor tiempo son; designar al técnico, el tiempo que se espera el
personal, porque no cuenta con las herramientas necesarias, teniendo así 1 hora con 55 minutos
En este diagrama se puede observar las actividades que se llevan a cabo para realizar un
falla.
Las actividades que toman mayor tiempo son la designación del técnico, el tiempo que el
equipo queda inoperativo después de realizar la reparación, la coordinación para enviar otro
técnico, el técnico designado se traslada a las instalaciones del cliente, verifica el equipo, realiza
los ajustes y vuelve a realizar la prueba de funcionamiento, teniendo así 5 horas con 15 minutos
en tiempos muertos.
En la siguiente tabla se podrá apreciar los diversos indicadores que presenta la problemática de la
Tabla N°5
40
Indicadores de la situación actual
Valor
Indicador Unidad de Medida Actual Observaciones
Nº de clientes
Insatisfación de los insatisfecho por la En la situción actual se tienen 25
atención del servicio 25
clientes clientes insatisfechos por el servicio
al mes. mal realizado.
trae como consecuencia quejas y/o reclamos de los clientes y actividades que no agregan valor
al servicio asociados con tiempos perdidos, esto hace que el cliente se sienta insatisfecho por el
para esto se utilizó datos de la técnica 5 “W” y 1 “H” e interviniendo al personal, se realizó un
primer diagrama de causa -efecto para visualizar el origen de la demora en la atención al cliente
en un servicio de mantenimiento.
41
Las causas seleccionadas fueron:
Taller desorganizado
Problemas de planeamiento
Figura XIV: Diagrama de causa y efecto de las causas raíces del problema
3.4. Priorización de la causa raíz
42
Para el estudio de la causa raíz del problema se realizó una encuesta a 6 trabajadores de la
Para determinar cuál es la principal causa que genera la demora en la atención al cliente en
un servicio de mantenimiento.
Para poder identificar la causa principal, se estableció una encuesta con los siguientes
evaluación.
43
Encuesta
¿Cuál de las siguientes causas considera usted que origina la demora en la
atención de un servicio de mantenimiento?
Con los siguientes puntajes, donde 1 es nunca y 5 es siempre, responda las siguiente
preguntas
Nunca Rara vez A veces Casi siempre Siempre
1 2 3 4 5
Taller desorganizado
Problemas de planeamiento
Una vez consolidada los resultados de cada uno de los participantes se obtiene el siguiente
gráfico con el valor total de cada problema secundario que aqueja en el área de servicio técnico.
Tabla N° 6
Resultados de la encuesta para la priorización de la causa raíz
Problemas 1 2 3 4 5 6 Valor
Taller desorganizado
2 1 2 3 4 2 14
Personal sin herramientas,
ambiente y capacitación
adecuada 4 5 4 4 5 5 27
44
Personal poco comprometido 1 2 1 2 1 2 9
Problemas de planeamiento 2 1 1 1 1 1 7
Falta de control de herramientas 2 1 3 2 2 2 12
Nota: Como se observa podemos ver los distintos resultados de la causa raices
Luego de observar los resultados lo ordenamos de mayor a menor para realizar el diagrama de
Pareto:
Tabla N° 7
Puntuación de la causa raíz en resultados acumulados
Diagrama de Pareto.
problema principal.
45
Figura XVI: Pareto de las causas que dan origen a la demora en la atención de servicios de
mantenimiento.
Interpretación:
Como podemos observar existen 5 causas que dan origen a la demora en la atención al cliente,
mediante la aplicación del diagrama de Pareto, se determinó dar solución a una causa con mayor
causa, se resolverá el 39.13 % del problema del área de servicio técnico, y es por eso que será la
En la actualidad en el área solo cuenta con un técnico capacitado para evaluar, realizar
programaciones e identificar los problemas que pueden estar ocasionando el mal funcionamiento
Para ello a continuación se muestra un cuadro donde se demuestra los años de experiencia
Tabla N° 8
Tiempo de experiencia en el área del personal
Experiencia en el
Técnico Especialidad rubro
1 Electrónico 10 años
2 Mecánico 1 año
3 Refrigerista 1 año y medio
46
4 Electrónico 2 años
5 Ayudante 2 años
6 Electrónico 3 años
Interpretación:
En el tabla indica los años de experiencia que se tiene por cada uno de los técnicos de la
empresa, la cual es difícil de comparar una experiencia de 10 años por otros que tiene 1 año en el
rubro.
La falta de experiencia se refleja en los correos que se vienen recibiendo por parte de los
clientes donde indican que los equipos están fallando una vez realizada el mantenimiento o
A continuación se observa un de todo los correos recibidos con quejas por un servicio mal
realizado.
47
Figura XVII: correo recibido por parte del cliente.
Así como se demuestra que los técnicos no realizan bien los trabajos, también se observa que
mantenimiento preventivo, donde se puede identificar que faltan datos del equipo intervenido,
el tipo de mantenimiento realizado. Las acciones o actividades realizadas antes de proceder con
48
Datos inadecuados, no
especifica la marca del
equipo
No registra el nombre de
la persona que supervisa
del trabajo
Otro de los factores que carece el área es la falta de herramientas para cada uno de los
técnicos que muchas veces dependen de los compañeros que si tienen las herramientas
completas. Para todo profesional es importante contar con las herramientas que le permitirá
49
Así como no se cuenta con personal capacitado tampoco se cuenta con las herramientas y el
ambiente adecuado.
limpieza y repuestos del área, donde se puede observar un desorden total y la falta de control de
50