AGENCIAS Y SUCURSALES

Son medios para proyectar la

organizacin de ventas en territorios
situados a alguna distancia de la oficina
central.

Son lugares de negocios sin personalidad

jurdica en los que la empresa efecta
toda, o parte de su actividad,
procedimiento tpico de expansin.
AGENCIA
Una agencia o un agente es un vendedor
independiente, que ejerce sus actividades con
independencia econmica y administrativa de
la casa matriz, o sea es responsable de sus
obligaciones fiscales.
Su funcin: Consiste en distribuir los
productos de un intermediario, al cual se
conoce como casa matriz.
Las agencias no estn obligadas a llevar un
registro contable igual al que lleva la casa

central o casa matriz, esta ultima si debe llevar

un control de cada una de las agencias,
abriendo tantas cuentas como nmero de
agencias posea.
Para llevar un buen control de las agencias es
necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo
de trabajo de la agencia, clientes de la
agencia, ventas de la agencia, costo de venta
de la agencia y gastos de venta de la agencia.
Para lograr mejor y mayor revelacin, se hace
necesario crear tambin la llamada
cuentacliente de la agencia.
Es importante recordar que las cuentas
anteriormente descritas pertenecen a la casa
matriz y que tan solo a efectos de control se
les agregara la palabra agencia o agente, esto
no quiere decir que las mismas pertenezcan a
la contabilidad de la agencia.
La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es
una cuenta de origen deudor, que representa
el valor nominal del fondo entregado a la
agencia al iniciar el ejercicio y durante el

ejercicio se acredita por el valor de los gastos

pagados por la agencia.
Su presentacin en el balance general es
dentro del grupo de los activos circulante, ya
que forma parte del efectivo y por tratarse de
un fondo con restricciones formales en cuanto
a recurso o fin, debe mostrarse por separado.
CARACTERSTICAS DE UNA AGENCIA O
DE UN AGENTE
Tiene personalidad jurdica propia.
Normalmente distribuyen productos de
diferentes marcas y fabricantes.
Cobran comisin por las mercancas
vendidas.
No mantienen inventarios. Colocan
pedidos, adems de efectuar cobranzas y
remitir el efectivo a la casa matriz.
CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ

La casa matriz debe matriz debe llevar un

control contable de las ventas, costos y, en su
caso, de los gastos de cada agente, con el fin
de calcular las comisiones, informacin
estadstica de carcter administrativo as como
otros datos de relevancia.
Este control puede ser realizado mediante las
cuentas denominadas costo de ventas de
agencias o agentes, gastos de ventas de
agencias o agentes y ventas de agencias o
agentes. Cada una de estas cuentas debe
tener una sub-cuenta por cada agencia o
agentes. Para el control de los inventarios se
puede utilizar el procedimiento de inventarios
perpetuos.
Cuando la casa matriz decide enviar
mercanca al agente, debe efectuarse un
control especial de la mercanca en
consignacin, ya que la propiedad de sta es
conservada por la casa matriz.
Si la mercanca que se enva a la agencias o
agentes ya ha sido previamente vendida por

ste, el importe de los fletes, seguros y dems

gastos acarreados por el envo deben
razonarse como gastos de ventas.
Si la mercanca es enviada en consignacin,
los gastos relacionados con la remisin deben
ser considerados parte del costo de la
mercanca. Es conveniente llevar un control de
esos gastos debido a que la distancia de la
casa matriz al domicilio del agente determina
una mayor o menor utilidad neta sobre las
ventas.
Los asientos a realizar por la casa matriz
dependern de si la gerencia desea determinar
las utilidades netas.
SUCURSALES
El establecimiento de sucursales consiste en
crear extensiones de la misma compaa en
diferentes lugares en los que se efecten
operaciones para los clientes,
fundamentalmente en las zonas retiradas de la
sede de la casa matriz..

La casa matriz necesita conocer la informacin

financiera, los resultados de operacin y los
cambios en la posicin de cada una de las
sucursales que integran su empresa, ya que
constituyen un elemento de juicio,
imprescindible cuando existe la necesidad de
abrir o cerrar sucursales, as como para
evaluar la administracin de cada una de ellas.
Las sucursales estn autorizadas a conceder
crditos y realizar la cobranza respectiva con
la cual cubre sus gastos.
Caractersticas para la apertura de una
sucursal:
Jurdicamente son una extensin de la
casa matriz.
Fiscalmente se considera que el
contribuyente ha abierto un nuevo local,
por lo que es necesario presentar el
correspondiente aviso al Registro Federal
de Contribuyentes.
Efecta su propia facturacin.

 Por su naturaleza, tienen un local propio,

por lo general tienen inventarios y, de
acuerdo con sus caractersticas, pueden
o no llevar una contabilidad propia, que
debe ser integrada cada cierto tiempo a
la de la casa matriz. El local y las
inversiones necesarias para su
constitucin son aportados por la casa
matriz.
ASPECTOS FINANCIEROS
Es importante dejar sentado que la
contabilidad de las transacciones de ventas
realizadas por las sucursales, no conlleva al
desarrollo de nuevos principios contables, ya
que este tipo de operaciones tan solo aplican
los principios contables a los problemas
especficos relativos al control de las
transacciones efectuadas por intermediarios de
la sucursal y a la informacin respectiva a la
casa matriz de dichas operaciones y los
resultados obtenidos.

En virtud de no existir igualdad en la aplicacin

de los procedimientos de registros de las
sucursales, los contadores tienen que tener
especial cuidado en adaptar los sistemas de
estas, para que sean coherentes con las
exigencias de la matriz y con las
caractersticas operativas particulares de la
sucursal.
El objetivo principal de la adaptacin del
sistema contable de una sucursal es poder
determinar su utilidad o prdida. Por lo tanto,
las polticas contables, los libros, catlogos de
cuentas, etctera, asiduamente consiste en un
conjunto completo de contabilidad. Conviene
resaltar que en la contabilidad de la sucursal
no aparece un rengln de capital, sino una
cuenta denominada Casa Matriz, cuenta
corriente, que muestra el importe de las
inversiones efectuadas por la matriz en la
sucursal.
En la cuenta de la matriz, se debe abrir la
cuenta, sucursal, cuenta corriente.

La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de

origen deudor y representa el importe de la
inversin que la matriz efectu en la sucursal,
sumando (disminuido) de la utilidad (perdida)
neta del ejercicio, obtenida por la sucursal.
Se presenta en el balance general dentro del
grupo de los activos.
En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir
la cuenta, casa matriz, cuenta corriente.
Esta cuenta su saldo es acreedor y representa
el importe de la inversin que la matriz efectu
en la sucursal, sumando (disminuido) de la
utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida
por la sucursal.
Esta cuenta representa la inversin hecha por
la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye
efectivo, mercancas, muebles, equipos,
etctera, es decir, la inversin neta en la
sucursal y se presenta en el balance general
en la seccin capital contable.
Las sucursales pueden ser:

Locales

Extranjeras

Sucursales Locales:
Son las que se ubican en la misma ciudad que
la casa matriz. El establecimiento de este tipo
de sucursales obedece a que en ocasiones es
difcil para el cliente acudir a las instalaciones
de la casa matriz debido a la lejana o dificultad
para llegar a ella. Para proporcionar un mejor
servicio y, evitar que el cliente acuda con los
competidores, se fundan sucursales en
diversas partes de la misma ciudad.
Una de las ventajas contables de esta
estrategia es que por su cercana, es posible
centralizar diariamente en la casa matriz la
informacin generada por cada una de ellas
as como los cortes de caja. Simplifica las
reposiciones de mercancas vendidas, gracias
a lo cual la sucursal no necesita hacer
compras directas a los proveedores ni manejar
cuentas de cheques.

Desde el punto de vista financiero, esto es

sano debido a que evita saldos muy elevados
en los bancos y en inventarios, adems,
permite un manejo ms eficiente de los
recursos financieros de la empresa.
Sucursales Extranjeras:
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando
se desea abarcar mercados ubicados fuera de
la localidad en la que se encuentra la casa
matriz. Aqu las sucursales funcionan de
manera similar a las locales, aunque la
distancia que la separa de la oficina principal
les permite y a veces hace indispensable una
mayor independencia.
DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y
SUCURSAL
Agencias
Tienen un surtido de muestras para que
las vean los clientes, pero no mantienen
existencias para hacer las entregas a los

clientes. Los pedidos se envan a la casa

central y sta la que los sirve.
Los crditos son concedidos por la casa
matriz, las cuentas por cobrar se lleven
en los libros de la casa matriz, sta
efecta los cobros.

El fondo fijo para los gastos de la

agencia lo provee la casa matriz, la cual
lo repone a medida que se agota. La
agencia no maneja ningn otro efectivo.

Sucursales:
Mantiene existencias de mercancas, la
mayor parte de las cuales son obtenidas
en la casa central, pero parte de las
cuales puede haber comprado en otras
entidades. Las entregas se hacen de las
existencias de la sucursal.

Los crditos son concedidos por la

sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a

en los libros de la sucursal; sta efecta

los cobros.
Los cobros efectuados por la sucursal
son depositados en un banco local para
que los acredite a la misma; el gerente
de la sucursal extiende los cheques para
pagar los gastos.

Una agencia ejerce las mismas funciones, pero

ms o menos, que un viajante, en tanto la
sucursal desempea la mayor parte de sus
funciones de una empresa independiente,
sujeta solamente a la inspeccin y el control de
la casa matriz.
Si bien existen agencias y sucursales, existen
otros establecimientos que tienen algunas de
las caractersticas de ambas. Agencias que
ejercen algunas de las funciones de las
sucursales , y sucursales sujetas a algunas
restricciones que se aplican a las sucursales.
Si una agencia desempea alguna de las
funciones de una sucursal o si una sucursal se

halla sujeta a alguna de las restricciones que

generalmente se aplican a las agencias, se
modifican necesariamente sus sistemas de
contabilidad para adatarse a la situacin.
CUENTAS DE LAS SUCURSALES
Esta es ms complicada que la de las
agencias. Lleva un juego completo de libros en
el cual anota las mercancas recibidas de la
casa matriz y las adquiridas de otras
entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las
cuentas a pagar y los gastos. El mayor
contiene una cuenta denominada Casa
Central, a la cul se acredita todo aquello que
se recibe de la casa matriz y debita de lo que
se enva a la misma, es pues una cuenta de
capital donde se indica la inversin hecha por
la casa matriz a la sucursal. Cuando esta
ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad
neta de la cuenta Ganancias y Perdida a la de
Casa Central, cuenta corriente, como aumento
de su responsabilidad ante la casa central,
mientras que si existiera una perdida neta, esta

se cerrara contra la cuenta Casa Central,

cuenta corriente.
METODOS DE CONTABILIZACION CASA
MATRIZ
Los mtodos para facturar las mercancas a
las agencias y sucursales van a depender
hasta cierto punto del precio.
Actualmente existen tres mtodos, a saber:
Al Costo: Es el ms usual y ms
sencillo.

A precio arbitrario o intermedio

entre el costo y el precio de
venta: Este mtodo se utiliza con el fin
de que el gerente de la sucursal no se de
cuenta del costo de la mercanca vendida
y por lo tanto, de las utilidades.

A precio de venta: Este mtodo

facilita un inventario continuo de
mercancas de la sucursal al precio de
venta y proporciona as una

comprobacin automtica de las

mercancas, que impedir o descubrir
los descuidos y posibles fraudes.

Contabilidad de Agencias y
Matrices

1. AGENCIAS, MATRICES Y SUCURSALES

Las agencias y sucursales son uno de los medios que se pueden utilizar para que
una empresa pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia reas
distintas de su lugar principal de operaciones. Es decir, que las empresas
establecen agencias y/o sucursales cuando tienen el propsito de acrecentar sus
ventas, ampliar su radio de accin, tener el dominio de ciertas plazas, vender
mercancas en otros lugares o extender sus operaciones en lugares distintos a la
casa matriz. A travs de estos medios, la empresa logra un contacto ms cercano
con la clientela, pone al alcance los productos o servicios que maneja, conoce las
necesidades del mercado, sabe qu productos son de mayor demanda, determina
su rotacin de inventarios, etc.

2. CONCEPTO DE AGENCIA

Una agencia es una entidad, fsica o moral, que ejerce sus actividades con
independencia econmica y administrativa de la casa matriz. Su funcin consiste
en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por
tal razn, el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de
desarrollo y crecimiento empresarial. Las caractersticas ms importantes de una
agencia o agente de ventas son las siguientes:

1. Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando

no hay un contrato de exclusividad con la empresa, el agente puede obtener un
mayor ingreso, trabajando para varias compaas, las cuales incluso puede que
manufacturen productos similares.
2. La caracterstica distintiva de los agentes de ventas es que cobran una
comisin por las mercancas vendidas. La facturacin de las ventas la efecta
directamente la casa matriz, y el agente slo registra contablemente el ingreso por
las comisiones.
3. En general no mantienen inventarios. Una de las funciones que cumplen es la
de colocar pedidos, adems de la de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la
casa matriz. Hay casos en los que mantienen un lote de mercancas o muestrarios

de los productos que distribuyen; sin embargo normalmente no les pertenecen,

sino que les son entregados en consignacin por la casa matriz. La estructura
legal la constituye un contrato firmado entre el agente y la compaa fabricante o
mayorista del producto. Este contrato puede incluir clusulas en las que se
especifique que una parte o todos los gastos que efecte el comisionista y que
sean necesarios para la obtencin del ingreso le sean reembolsados por la casa
matriz. Ventajas y desventajas Este tipo de crecimiento representa una buena
opcin para muchas compaas, ya que no representa una cantidad significativa
de gastos fijos, ni costos adicionales por la inversin en instalaciones o
construcciones; la comisin representa un costo variable de ventas para la casa
matriz y es utilizado por empresas como Avon, Tupperware y otras. La comisin
mercantil es utilizada tambin exitosamente por muchas distribuidores de
refacciones automotrices, equipos de cmputo, productos mdicos, qumicos,
etctera. Muchas compaas acostumbran contratar a sus comisionistas como si
fueran empleados, sujetos a un salario variable. Esto permite obtener una mayor
fidelidad por parte del comisionista, ya que les otorga prestaciones laborales
(IMSS, SAR, aguinaldo, etc.), que de otra manera no les corresponderan por estar
registrados como personas fsicas con actividad empresarial. Algunas de las
desventajas de este sistema se deben a que no es posible utilizarlo para todos los
tipos de productos en el mercado, adems de que origina una gran cantidad de
cartera, con sus consiguientes costos de control y mantenimiento, cuentas
incobrables, etctera. Otra desventaja reside en ocasiones en la poca fidelidad de
los agentes. Control La casa matriz deber llevar un control contable de las
ventas, costos y en su caso los gastos de cada agente, con el fin de calcular las
comisiones de cada uno de ellos, as como de estmulos por volumen de ventas
compensaciones, informacin estadstica, etctera. Este control puede ser llevado
mediante las cuentas costo de venta de agentes, gastos de venta de agentes y
venta de agentes. Cada una de las cuentas tendr subcuentas para cada agente.
En el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analtico o el de
inventarios perpetuos. El importe de los fletes, seguros y dems gastos que origine
el envo de las mercancas a los agentes deber ser contabilizado por la casa
matriz como un gasto de venta. Es importante llevar un control de esos gastos
debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio de la gente influir en una
mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.