Distinguido participante:

Consulte la bibliografía básica de la asignatura y demás fuentes complementarias

del curso; luego realice la actividad que se describe a continuación:
Elabore un ensayo descriptivo que contenga el proceso de la contabilidad en las
agencias y las sucursales.

Cuando una empresa quiere desarrollarse en las ventas y ampliar su línea de

operaciones hacia otros mercados, implanta agencias o sucursales a fin de tener
el dominio de ciertas localidades con respecto a determinado producto o para
vender sus mercancías en otras plazas, con objeto de aseverar el progreso
económico del negocio al amplificar sus operaciones a lugares distantes de la
casa principal o matriz.

Matriz o principal.
La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y en su caso,
de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información
estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. Este
control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de
agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias
o agentes.
Agencia.
Las agencias pueden ser dependientes o independientes de la casa matriz, salvo
las restricciones que se les impongan en algunas prácticas comerciales, tales
como: los precios a que deben vender la mercancía, los descuentos que puedan
conceder. Las agencias de ventas operan con muestrarios y catálogos, reciben
pedidos de los clientes del área que atienden y envían a la casa matriz a la que
sirven. Todas las demás actividades, como el surtido, envío, facturación,
cobranza, etc. dependen de la oficina que vende.
Aspecto contable de la agencia.
Las agencias no están obligadas a llevar un sistema de contabilidad igual al
implantado por la matriz, toda vez que los agentes o agencia se limitan a rendir
informes a la principal con relación al desarrollo de sus ventas; por lo tanto
cuentan con libertad para establecer sus propios sistemas de registro.
Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes
cuentas: Fondo Operativo de Trabajo de la agencia (capital de trabajo), clientes de
la agencia, ventas de la agencia, costo de ventas de la agencia y gastos de venta
de la agencia.
Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada
cuenta cliente de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia (capital de
trabajo) es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo
entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el
valor de los gastos pagados por la agencia.

Teniendo en cuenta que las agencias en su mayoría se concentran en levantar

pedidos de ventas cuyas mercancías son remitidas directamente por la casa
principal, el registro contable de estas operaciones mercantiles se efectuará en la
casa matriz con el propósito de conocer el resultado (utilidad o pérdida) de las
operaciones mercantiles realizadas por conducto de las agencias.
En el caso de que tengan en su poder mercancías propiedad de la casa matriz, y
que además estén autorizadas para efectuar la cobranza por ventas a crédito, las
agencias deberán registrar estas operaciones mercantiles en cuentas de orden
con el fin de controlar valores ajenos propiedad de la casa matriz. Es necesario
señalar que las agencias deben llevar su propia contabilidad, ya que tienen que
cumplir con sus obligaciones fiscales en relación con los ingresos y sus propios
gastos.
La agencia no lleva la contabilidad por partida doble. Le bastará con llevar un libro
de caja, en el cual registrará los pagos menores efectuados con el fondo fijo de
caja chica, el registro contable de estas operaciones mercantiles se efectuará
en la casa matriz con el propósito de conocer el resultado, utilidad o pérdida de las
operaciones mercantiles realizadas por las agencias. Antes de que se agote tal
fondo, la agencia presentará a la casa central una relación de pagos, acompañada
de sus respectivos comprobantes, a fin de que la casa matriz reintegre el faltante
del fondo fijo de caja chica. La casa principal será la que se encarga de la
contabilidad, desde facturar los clientes y hacer las cobranzas, hasta hacer los
registros contables de esas operaciones.
En el caso de que tengan en su poder mercancías propiedad de la casa matriz y
que además estén autorizadas para efectuar la cobranza por ventas a crédito las
agencias deberán registrar estas operaciones mercantiles en cuentas de orden
con el fin de controlar valores ajenos propiedad de la casa matriz.
Control y registro que lleva la casa matriz de las agencias  
La casa central o casa matriz, debe llevar un control de cada una de las agencias,
abriendo tantas cuentas como números de agencias que esta
posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las
siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia (capital de trabajo), clientes de
la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia, gastos de venta de
la agencia. 

La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia (capital de trabajo) es

una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado
a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de
los gastos pagados por la agencia. Su presentación en el balance general es
dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por
tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe
mostrarse por separado.
    

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía a la agencia, debe efectuarse un

control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es
conservada por la casa matriz. Si la mercancía que se envía a la agencias ya ha
sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás
gastos acarreados por el envío deben razonarse como gastos de ventas. Si la
mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión
deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un
control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del
agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos
a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las
utilidades netas.
Por motivos de control es necesario que la sucursal lleve su propia contabilidad de
la casa matriz, de las operaciones mercantiles que realice la sucursal. Esta
incorporación también se conoce con el nombre de consolidación de estados
financieros, la cual puede realizarse bajo cualquiera de las siguientes
modalidades:
 Incorporar anualmente el resultado total que obtenga la sucursal, ya sea
utilidad o pérdida.
Realizar la incorporación en una forma detallada respecto de los ingresos y
los egresos.
Incorporar en forma periódica (generalmente cada mes) todas las
operaciones mercantiles que realiza la sucursal.
Cuando la sucursal no lleva contabilidad, la incorporación se hará al
momento en que la sucursal rinda sus informes financieros a la casa
principal. La modalidad que tiene mayor aplicación en la práctica
profesional consiste en incorporar mensualmente todas las operaciones
mercantiles que celebra la sucursal, con la finalidad de obtener estados
financieros consolidados que sirvan como base a la casa matriz para la
toma de decisiones.

La consolidación de estados financieros que realiza la casa matriz puede

realizarse bajo dos formas diferentes:
Registrar contablemente en los libros de la casa matriz el movimiento
contable de la sucursal por medio de ciertos asientos de contabilidad.
Agrupando los diferentes balances tanto de la sucursal como el de la casa
matriz sin realizar por renglones o cuentas de balance, en cuyo caso
deberán eliminarse los adeudos entre las diferentes sucursales para que los
estados financieros reflejen una sola entidad económica.
Como regla general, deben incorporarse dos cuentas de mayor correlativas para
ser manejadas de la siguiente forma: en la contabilidad de la casa matriz se
deberá incorporar una cuenta de mayor correlativa que recibe el nombre de
sucursal cuenta de inversión, o sucursal cuenta corriente.
En la contabilidad de la sucursal se incorporará la otra cuenta de mayor
correlativa, que recibe el nombre de casa matriz y cuenta corriente. Estas cuentas
de mayor representan la inversión realizada por la casa matriz en la sucursal. En
cualquier momento económico los saldos de estas cuentas de mayor deberán ser
numéricamente iguales, y se considera indispensable en épocas de balance que
estas dos cuentas se ajusten para que persista la igualdad numérica.
Cuando el balance de la sucursal se incorpore en la balanza de comprobación o
en la hoja de trabajo de la casa matriz para determinar saldos consolidados, se
deberá tener el cuidado de eliminar el saldo contable de la cuenta de mayor
correlativa Casa Matriz Cuenta de Inversión o Casa Matriz Cuenta Corriente, ya
que sus movimientos contables figuran en los libros de la casa matriz; este asiento
contable se realiza contra una cuenta de mayor denominada Sucursal Cuenta
Complementaria.
Movimiento contable de las cuentas de mayor correlativas
Sucursal Cuenta de Inversión o Sucursal Cuenta Corriente. a) Esta cuenta de
mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la casa matriz y se carga
contablemente con los siguientes conceptos:
Por el efectivo, mercancías, mobiliario, etc., que la casa matriz remite a la
sucursal.
Por los pagos a terceros que la casa matriz realice con cargo a la sucursal.
Por las utilidades netas que realice la sucursal.
b) Esta cuenta se abona contablemente por los conceptos que se indican a
continuación:
Por las remesas de efectivo, mercancías, mobiliario, etc., que la sucursal
envíe o devuelva a la casa matriz.
Por los pagos a terceros que la sucursal realice a cargo de la casa matriz.
Por la pérdida neta que realice la sucursal.

El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa la inversión neta

que la casa matriz tiene en la sucursal.
Cuenta de Inversión o Casa Matriz Cuenta Corriente.
A) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la
sucursal y se carga contablemente por los siguientes conceptos:
Por la remesas de efectivo, mercancías, y cualquier tipo de activo que la
sucursal envíe a la casa matriz.
Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal.
Por las pérdidas netas que realice la sucursal.
b) Se abona contablemente por los siguientes conceptos:
Por el dinero, mercancías y mobiliario que la casa matriz envíe a la
sucursal.
Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal.
Por las utilidades netas realizadas en la sucursal.
c) Su saldo es de naturaleza acreedora y representa la inversión neta de la casa
matriz en la sucursal.