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AGENCIAS Y SUCURSALES Son medios para proyectar la organizacin de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.

y Son lugares de negocios sin personalidad jurdica en los que la empresa efecta toda, o parte de su actividad, procedimiento tpico de expansin. AGENCIA Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su funcin: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no estn obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como nmero de agencias posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelacin, se hace necesario crear tambin la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia. Su presentacin en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado. CARACTERSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE y Tiene personalidad jurdica propia. y Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. y Cobran comisin por las mercancas vendidas. y No mantienen inventarios. Colocan pedidos, adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. y
2. AGENCIA Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su funcin: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no estn obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como nmero de agencias posea. Registros contables: Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelacin, se hace necesario crear tambin la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.

Su presentacin en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado. CARACTERSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE Tiene personalidad jurdica propia. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. Cobran comisin por las mercancas vendidas. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL Agencias Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envan a la casa central y sta la que los sirve. Los crditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la c asa matriz, sta efecta los cobros. El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningn otro efectivo. Sucursales: Mantiene existencias de mercancas, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. Los crditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; sta efecta los cobros. Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. Una agencia ejerce las mismas funciones, pero ms o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempea la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspeccin y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las caractersticas de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales , y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempea alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situacin. Casa Matriz Es una empresa legalmente constituida, apta para realizar actos comerciales, que debido a su crecimiento econmico y expansin territorial de su mercado, se ve en la obligacin de crear en lugares distintos a su domicilio establecimientos que le permitan satisfacer la dema nda de sus consumidores.

Contabilidad para sucursales y agencias La contabilidad es una fuente de informacin control y registro que le permite al empresario observar la marcha del negocio, el desarrollo de sus operaciones y tomar decisiones trascendentales, tales como la de cerrar o ampliar sus operaciones en el momento ms adecuado. En las sucursales y agencias la contabilidad reviste mayor importancia ya que tanto sus instalaciones como sus activos y pasivos, as como el desarrollo de sus operaciones comerciales y crediticias, se encuentran fsicamente en un rea geogrfica distinta a la de la casa matriz. Sistema de contabilidad para una agencia

El sistema de contabilidad se encuentra centralizado en su totalidad en la casa matriz, tanto los libros auxiliares como los libros principales, ya que las ventas, cobros y pagos de cualquier naturaleza los efecta la matriz . A las agencias se les dota de un fondo en efectivo para gastos mensuales, el cual se les reintegra peridicamente y funciona como un fondo de caja chica. Es recomendable que la agencia tenga un control de los pedidos de sus clientes mediante un registro auxiliar con la finalidad de verificar el suministro oportuno de los pedidos por parte de la casa matriz.

Cuentas de las agencias Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo nico que necesita es llenar un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos en el mismo para sus gastos, cuando el fondo disminuye y se hace necesario su reposicin, se enva a la casa central una copia de la hoja de pagos con los correspondientes justificantes, como evidencia de la clase y correccin de los desembolsos realizados. Los asientos a realizar por la casa control dependern de si la gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia. Ejemplo: La casa matriz realiza las siguientes operaciones con la agencia: 1. Envo de muestra con un costo de $1,000.00 2. Envo de efectivo para creacin del fondo fijo $500.00 3. Ventas efectuadas por la agencia $10,000 cuyo costo es de $7,000.00 4. Gastos reportados por la agencia $1,400 del fijo 5. Otros gastos reportados por la agencia $300 y pagados por la casa central. a) Si la matriz quiere determinar utilidades |Partida # 1 |Muestras de la agencia |Embarques a la agencia | |Partida # 2 |Fondo fijo de la agencia |Caja | |Partida # 3 |Cuentas por cobrar |Ventas de la agencia | |Partida # 4 |Costo de ventas de la agencia |Embarques a la agencia | |Partida # 5 |Gastos de la agencia |Caja | |Partida # 6 |Gastos de la agencia | | |$ 1,000 | | | |$ 500 |$ 500 | | |$ 10,000 | | | | | | | | | | | |$ 7,000 | | |$ 1,000 | | | | | | | |$ 10,000 | | | |$ 7,000 | | | | | | | | |

| | | | |

| | |$ 1,400 | |$ 1,400 | | | | | | |$ 300 |

|Caja | |$ 300 | | | | | |Partida # 7 | | | |Ventas |$ 10,000 | | |Costos de venta de la agencia | |$ 7,000 | |Gastos de la agencia | |$ 1,700 | |Perdidas y ganancias | |$ 1,300 | |V/ para determinar la utilidad o perdida de la agencia | | b) Si la matriz no quiere determinar utilidades de la agencia |Partida # 1 |Muestras de la agencia |Embarques a la agencia | |Partida # 2 |Fondo fijo de la agencia |Caja | |Partida # 3 |Cuentas por cobrar |Ventas de la agencia | |Partida # 4 |Gastos |Caja | |Partida # 5 |Gastos |Caja | | | | | | | |$ 1,000 | | |$ 1,000 | | |

| | |$ 500 | | | |$ 500 | | | | | | |$ 10,000 | | | |$ 10,000 | | | | | | |$ 1,400 | | | |$ 1,400 | | | | | | |$ 300 | | | |$ 300 | | |

Ejercicio: Durante el periodo la casa matriz realiz con la agencia X las siguientes operaciones: 1. Envi de mercaderas para la exhibicin $50,000 2. Efectivo par ala creacin del fondo fijo $5,000 3. Ventas realizadas por la agencia $50,000 Las cuentas se realizaron 60% al crdito y 40% al contado. El costo de los artculos vendidos ascendi al 35% de las ventas. 4. Los gastos reportados por la agencia fueran de $4,500 5. Al cierre del periodo el fondo fijo presentaba la siguiente informacin: facturas y recibos cancelados $2,000, efectivo $3,000. Se pide: 1- Contabilizar las operaciones determinando la utilidad de la agencia X 2- Liquidar el fondo fijo de la agencia

La consolidacin de estados financieros que realiza la casa matriz puede realizarse bajo dos formas diferentes: a) Registrar contablemente en los libros de la casa matriz el movimiento contable de la sucursal por medio de ciertos asientos de contabilidad. b) Agrupando los diferentes balances tanto de la sucursal como el de la casa matriz sin realizar por renglones o cuentas de balance, en cuyo caso debern eliminarse los adeudos entre las diferentes sucursales para que los estados financieros reflejen una sola entidad econmica. Como regla general, deben incorporarse dos cuentas de mayor correlativas para ser manejadas de la siguiente forma: en la contabilidad de la casa matriz se deber incorporar una cuenta de mayor correlativa que recibe el nombre de sucursal cuenta de inversin, o sucursal cuenta corriente. En la contabilidad de la sucursal se incorporar la otra cuenta de mayor correlativa, que recibe el nombre de casa matriz y cuenta corriente. Estas cuentas de mayor representan la inversin realizada por la casa matriz en la sucursal. En cualquier momento econmico los saldos de estas cuentas de mayor debern ser numricamente iguales, y se considera indispensable en pocas de balance que estas dos cuentas se ajusten para que persista la igualdad numrica. Cuando el balance de la sucursal se incorpore en la balanza de comprobacin o en la hoja de trabajo de la casa matriz para determinar saldos consolidados, se deber tener el cuidado de eliminar el saldo contable de la cuenta de mayor correlativa Casa Matriz Cuenta de Inversin o Casa Matriz Cuenta Corriente, ya que sus movimientos contables figuran en los libros de la casa matriz; este asiento contable se realiza contra una cuenta de mayor denominada Sucursal Cuenta Complementaria. 1.5 Movimiento contable de las cuentas de mayor correlativas I. Sucursal Cuenta de Inversin o Sucursal Cuenta Corriente. a) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la casa matriz y se carga contablemente con los siguientes conceptos: 1. Por el efectivo, mercancas, mobiliario, etc., que la casa matriz remite a la sucursal. 19

2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice con cargo a la sucursal. 3. Por las utilidades netas que realice la sucursal. b) Esta cuenta se abona contablemente por los conceptos que se indican a continuacin: 1. Por las remesas de efectivo, mercancas, mobiliario, etc., que la sucursal enve o devuelva a la casa matriz. 2. Por los pagos a terceros que la sucursal realice a cargo de la casa matriz. 3. Por la prdida neta que realice la sucursal. c) El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa la inversin neta que la casa matriz tiene en la sucursal. II. Casa Matriz Cuenta de Inversin o Casa Matriz Cuenta Corriente. a) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la sucursal y se carga contablemente por los siguientes conceptos: 1. Por la remesas de efectivo, mercancas, y cualquier tipo de activo que la sucursal enve a la casa matriz. 2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal. 3. Por las prdidas netas q ue realice la sucursal. b) Se abona contablemente por los siguientes conceptos: 1. Por el dinero, mercancas y mobiliario que la casa matriz enve a la sucursal. 2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal. 3. Por las utilidades netas realizadas en la sucursal. c) Su saldo es de naturaleza acreedora y representa la inversin neta de la casa matriz en la sucursal. Tal como se muestra en el grafico 2, se presentan cuentas correlacionadas en la oficina principal y la sucursal y el manejo de las cuentas es el siguiente: 4.3.1. En la Casa Matriz. En la Casa Matriz se manejan cuentas de carcter deudor con alguna denominacin como: a. Sucursal cuenta de Inversin, Cuentas por cobrar a Sucursales u otra equivalente, la cual registra el importe de los bienes que se envan a la Sucursal para su creacin y constitucin, as como los gastos incurridos para iniciar operaciones, tales como efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en esa localidad, equipos y otros. Esta cuenta sirve de control de la inversin realizada El saldo de esta cuenta es de naturaleza dbito y debe cancelarse (eliminarse) con la recproca de la Sucursal. b. Sucursal cuenta corriente, Cuenta por cobrar a sucursales cuenta corriente u otra equivalente, la cual registra las transacciones ocurridas despus de la creacin de la Sucursal y que representan cuentas corrientes entre la Matriz y las Sucursales como son envo de efectivo, prstamos temporales de efectivo, valor de mercancas para distribucin, las cuales representan inversiones en la Sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma. Al igual que la cuenta de inversin, su saldo es de naturaleza dbito, pero puede tener saldo crdito, en todo caso, se debe eliminar con la recproca en la Suc ursal, antes de consolidar los estados financieros. En el grfico 2 como en los libros de la matriz se muestra una cuenta por cobrar dentro del activo corriente que se corresponde con un pasivo corriente en la sucursal por idntico valor. Igualmente en el activo no corriente el valor de la inversin que la matriz hizo para crear la sucursal y que espera recuperar en un plazo prudencial y que se corresponde con una cuenta pasiva por idntico valor. Estas cuentas se denominan reciprocas y se eliminan en el p roceso de consolidacin de estados financieros. 4.3.2. En la Sucursal. La Sucursal tendr sus propios libros (Diario, Mayor y Auxiliares) y en ellos registra todas transacciones sean con la Oficina Principal o con terceros que la afecten. Har los ajustes pertinentes, cerrar sus libros y preparar estados financieros para determinar el resultado y rendimiento de la inversin encargada por la Matriz. La diferencia principal entre la contabilidad de una Sucursal y una empresa verdaderamente independiente co nsiste en que la Sucursal no lleva las cuentas de Patrimonio convencionales. Una Sucursal no la inicia los propietarios (inversionistas o accionistas) individuales, sino la Casa Matriz como expansin de su objeto social y por tanto, las nicas cuentas que lleva una sucursal se denominan: a. Casa Matriz Cuenta de Inversin o Cuentas por pagar a Casa Matriz. Representa la Reciproca de la que utiliza la Casa Matriz para contabilizar las inversiones que hace en las Sucursales. Es el equivalente al capital con que opera esta, por lo que su naturaleza es Acreedora. b. Casa Matriz Cuenta Corriente o Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Representa la contra cuenta de la que utiliza la Casa Matriz para las cuentas corrientes con las Sucursales. Su naturaleza es Acreedora, pero puede en algunos casos tener saldo dbito, pero siempre de igual saldo y de diferente signo a la de la Casa Matriz. De acuerdo con el plan contable establecido para comerciantes las cuentas a utilizar son (LEGIS, PUC 2003): 1310 Cuentas corrientes comerciales Casa Matriz.

1315 Cuentas por cobrar a Casa Matriz. Por ventas, pagos a nombre de la Casa matriz, valores recibidos por casa matriz y prstamos. 1320 Cuentas por cobrar a vinculados econmicos - Sucursales. 2220 Proveedores Casa Matriz 2310 Cuentas por pagar - A Casa Matriz