1Concepto y objetivo de la administracin de las compras
Iniciaremos partiendo de la idea de que las compras tratan sobre el aprovisionamiento de los requerimientos de una empresa o institucin en las mejores condiciones y en el momento oportuno. Podemos definir la palabra comprar de la siguiente manera: la funcin de efectuar todas los suministros, materia prima y herramientas requeridas para una empresa en el momento oportuno (Mecinas, 1999). La palabra compras proviene del latn comparare que significa cotejar y se interpreta como adquirir algo por dinero. Se completa con el vocablo adquisicin del latn adquisitio y onis-, accin de adquirir. 1.1.1 Caractersticas del rea de compras El rea de compras es la encargada de adquirir productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de las empresas o instituciones para que puedan lograr sus objetivos de produccin, as se dedican a venta de bienes, servicios o productos industriales. Por lo anterior, el rea de compras no puede cumplir sus funciones de manera aislada, sino que se apoya de otros departamentos de la empresa como finanzas, operaciones y ventas. Dentro de las caractersticas principales del rea de compras se encuentran: Lograr oportunidad en el aprovisionamiento de materiales. Conseguir calidad de los suministros. Negociar condiciones de entrega y pago convenientes para la empresa y proveedores. Negociar precios justos. Lograr que se proporcionen servicios de postventa a la empresa. 1.1.2Objetivos del rea de compras Para que una empresa o institucin pueda lograr un aprovisionamiento ptimo de materiales, es necesario se cumplan los siguientes objetivos: Calcular las necesidades de aprovisionamiento de la empresa. Garantizar un inventario suficiente para no caer en desabasto Reducir al mximo los costos de almacenamiento, por lo que el inventario no puede ser obsoleto, insuficiente y sobretodo cuidar las mermas por artculos perecederos. Implementar un sistema de informacin eficiente que permita tener la informacin financiera y de inventarios en tiempo real para la toma de decisiones de todas las reas involucradas. Cooperar con el rea de distribucin de la empresa cuando se trata de la venta de productos- para mantener una transportacin eficiente. Buscar proveedores competitivos que proporcionen valor a nuestros productos, procurando asegurar con ellos calidad, costo y plazo de entrega. Conseguir la mejor relacin calidad-precio-plazo de entrega de los materiales.
Conseguir materiales estndar acordes a las tendencias del mercado y
necesidades de la empresa. Trabajar en conjunto con las dems reas de la empresa en la gestin de la calidad, desarrollo, diseo, comercializacin y optimizacin de los productos y servicios que ofrecen para mantenerse competitivos en el mercado. 1.1.3 Organigrama El organigrama es la representacin grfica de cmo est constituido un departamento, as como de las conexiones que existen entre estos. Los puede haber de varios tipos, basados en los diversos departamentos que una empresa tenga. Departamentalizacin: divisin de la empresa en reas sobre la cual un administrador posee autoridad respecto al desempeo de actividades especficas. Por clientes Por funcin Por productos Por procesos Por tiempo Geogrfica o territorial Matricial Unidades estratgicas de negocio Tipos Departamentalizacin por clientes: est centrada en las necesidades y perfiles de los clientes. Departamentalizacin por productos: se representa por productos o lneas de productos de la funcin empresarial. Departamentalizacin por funciones: se estructura de acuerdo a las funciones bsicas de la empresa. Departamentalizacin por procesos: agrupacin por procesos, equipos y actividades de manufactura. Departamentalizacin por tiempo: representacin de actividades por turnos de trabajo. Departamentalizacin geogrfica o territorial: muestra las regiones de operacin de la empresa. Departamentalizacin matricial: se le conoce tambin como administracin por proyectos. Es una combinacin de la departamentalizacin funcional y por productos. Se disea de acuerdo a las necesidades del cliente en donde cada proyecto requiere una estructura personalizada. Es comn encontrarla en las reas de sistemas, construccin y cualquier empresa que trabaje por outsourcing.
Departamentalizacin por unidades estratgicas de negocio: se utiliza para
filiales o sucursales de la empresa que tienen autonoma propia y son una versin en pequeo que cuenta con todos los elementos de una corporacin. 1.1.4 Funciones Debido a que este trabajo est orientado a que t elabores un manual de compras, es importante que tengas presente las funciones bsicas del departamento de compras: Asegurar el aprovisionamiento necesario de materia prima e insumos necesarios para la elaboracin y comercializacin de productos y la prestacin de servicios principales o complementarios. Gestionar el almacenaje de productos procurando mantener los inventarios al mnimo necesario para operar eficientemente y a bajo costo. Analizar las tendencias del mercado para anticiparse a los cambios y prever situaciones adversas y aprovechar oportunidades del mercado Dar seguimiento al desempeo de proveedores y tomar decisiones al respecto. Mantener y construir relaciones de largo plazo con proveedores que permitan facilidades en pago o sistema de transporte. Buscar permanentemente la eficiencia en costos y operacin del rea. 1.1.5 Descripcin y anlisis de puesto La descripcin de puestos tiene la funcin de informar a toda la organizacin acerca de las responsabilidades que tiene el ocupante. En este documento se nombran: Las principales reas de resultados de las cuales una persona es responsable. Las relaciones interdepartamentales implcitas (a quien reporta, con quien coordina). Se determina la autoridad del puesto. La funcin bsica del puesto. Se establecen objetivos verificables para las reas de resultados finales. Es conveniente en una empresa contar con descripciones de puesto, pues adems de orientar la funcin de quien lo ejerce, sirve de capacitacin para los administradores y para verificar que no se superpongan tareas. Ayuda tambin al establecimiento de los niveles salariales y el lugar correspondiente en la estructura organizacional. 1.2 Relacin empresa con otros departamentos de la organizacin El rea de compras tiene relacin con todas las reas de la empresa, pues encarga de proporcionar la base de herramientas y materia prima que requiera para que todos puedan desempear sus funciones. Por razones obvias, hay reas de la empresa con las cuales departamento de compras tiene mayor relacin, a continuacin mencionaremos las ms importantes.
1.2.1 Ingeniera y produccin
Compras tiene una estrecha relacin con esta rea, pues se encarga de proporcionar las materias primas requeridas de manera oportuna, con la calidad y al mejor precio posible. Por su parte, Produccin se encargar de transformarlas en artculos terminados para su comercializacin buscando que se posicione de manera competitiva a la empresa entre todos los participantes de una misma industria. 1.2.2 Ventas y distribucin Especialmente el departamento de Ventas es el encargado de proporcionar informacin clave al rea de compras, pues las adquisiciones de materia prima, as como los plazos de recepcin de materiales, fecha de rdenes de compra y envo de productos terminados dependen de lo que el rea de ventas haya negociado con los clientes de una empresa. En el caso del rea de Distribucin, deben estar al pendiente unos de otros, pues Distribucin o Trfico en algunos casos- es la responsable de la entrega de productos terminados y que las rdenes de compra se entreguen en las condiciones que fueron pactadas previamente por ventas y de manera oportuna. 1.2.3 Inventarios y almacn Almacn es el departamento que en conjunto con Inventarios retroalimenta a Compras respecto a las existencias de materia prima y mercancas y se encarga de solicitar lo que se necesita para estar en posibilidades de proveer oportunamente a Produccin o a alguna otra rea de la empresa. 1.2.4 Finanzas Compras tiene una estrecha relacin con el rea de Finanzas, pues tiene el control de los datos exactos de costos y beneficios obtenidos por las compras, pues el departamento financiero es quien se encarga adems de llevar el registro de las operaciones comerciales de una empresa sirve tambin de control al rea de compras. 1.2.5 Contabilidad El departamento de Contabilidad complementa la funcin del rea de Finanzas estando al tanto del registro de movimientos comerciales, pago a proveedores, as como de la cobranza. Es tambin un rea que influye en la negociacin con proveedores pues interviene en la estandarizacin de procesos comerciales y establecimiento de condiciones comerciales. 1.2.6 Mercadotecnia Mercadotecnia es el rea que se encarga de disear la estrategia comercial que ha de seguir toda la empresa y tiene relacin con el rea de Compras
en la medida en que se involucra en las decisiones de qu proveedores
elegir de acuerdo a la calidad, costo y posicionamiento deseado. Tambin interviene en la forma en cmo se deben llevar las relaciones pblicas con los proveedores y en la construccin de programas de desarrollo de los mismos. 1.3 Estructura organizacional de las compras Hablamos de estructura organizacional de las compras cuando nos referimos a las relaciones interdependientes de las distintas partes que la conforman como si fueran un todo, un sistema. En la estructura organizacional se muestran no slo la relacin entre funciones y actividades sino tambin la divisin entre los distintos elementos que la conforman. Para determinar la estructura organizacional del rea de Compras es necesario que tengas en cuentas los siguientes elementos: Especializacin de actividades. Estandarizacin de normas e instrucciones. Coordinacin entre las reas de la empresa. Tamao de la empresa. De acuerdo a lo anterior y para lograr una adecuada organizacin del departamento de compras, entonces tendrs que considerar los siguientes aspectos: 1. Determinar el propsito y objetivos del departamento de compras, procurando congruencia con los de la empresa. 2. Alinear a los departamentos que intervienen para que la estrategia de compras se logre y trabajar de forma coordinada. 3. Determinar el tipo de estructura de compras con la cual se va a operar. Para efectos de esta unidad de aprendizaje, te mencionaremos a continuacin tres formas como se puede definir la manera de operar del rea de compras. 1.3.1 Centralizadas Cuando la decisin es concentrar la toma de decisiones y ejercicio de la autoridad en un solo departamento, el rea de compras ha de organizarse de manera centralizada, lo cual implica que la seleccin de proveedores y todas las funciones operativas de compras se coordinen desde las oficinas centrales para todas las filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es decir, las compras se hacen de manera conjunta para todas las reas, al igual que las decisiones sobre adquisiciones sin importar el departamento del cual se trate, se tomarn de manera centralizada. Este sistema tiene la ventaja de tener un mayor control sobre el volumen de compras e inventarios, al igual que de los procedimientos; se pueden conseguir mejores negociaciones por volumen con proveedores y al mismo tiempo evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor eficiencia en costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms especializado. Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja de que los
requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas pudieran
soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se solicitaron los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata para corroborar que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y adems puede generar gastos adicionales por devoluciones, mermas y prdida de personal. 1.3.2 Descentralizadas Las compras descentralizadas se caracterizan por hacer a cada departamento, filial o unidad de negocio responsable de las compras de su propia rea. Tienen la ventaja de que pueden atender de forma ms rpida las emergencias y entrenar mejor a un personal ms especializado que seguramente actuar con ms pericia, lo cual tambin implica mayor responsabilidad y autoridad respecto a los problemas, pero tambin ms flexibilidad para actuar. La principal desventaja de un sistema descentralizado de compras es que la empresa tiene menor control sobre las compras regionales y por lo tanto la calidad de materias primas y productos puede variar entre regiones, aunado a tener que conseguir proveedores locales o globales pero con menores descuentos y se requiere ms personal para mantener operando el rea. 1.3.3 Mixtas El sistema de compras mixto implica una combinacin de los dos sistemas anteriores y es utilizando por lo general en empresas de gran tamao. La idea de operar con un sistema mixto es para conseguir mayores descuentos por volumen, estandarizacin en la calidad de los componentes y materias primas, as como conseguir mejores condiciones de pago y relaciones de largo plazo con proveedores. Generalmente, en un sistema mixto se centralizan las compras que intervienen directamente en la produccin de artculos terminados y se descentralizan aquellas cuya materia prima sea perecedera, o bien la compra local favorezca los costos evitando incurrir en gastos de transportacin y permite tener mayor rapidez de respuesta de los proveedores locales. Fuentes consultadas Del Ro, Gonzlez Cristbal. Adquisiciones y abastecimientos. Ed. Cengage Learning. Mxico 2010, 5ta. Edicin. Leenders, Michiel. Administracin y compras de materiales. Ed. Patria Cultural. 11. Edicin. Mxico 2005. Mecinas, Cruz Leonel. Compras, un enfoque estratgico. Ed. Mc Graw Hill, Mxico 2007, 1ra. Edicin.