Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus

funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.

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Manuales Administrativos Concepto de Manuales:

Si ien e!isten diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistem"tico que contiene la descripcin de las actividades que de en ser desarrolladas por los miem ros de una organizacin y los procedimientos a trav#s de los cuales esas actividades son cumplidas.

$n las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a trav#s de comunicados internos. Si ien el propsito de transmitir informacin se cumple por medio de estos %ltimos instrumentos, no se logra el o &etivo de que constituyan un cuerpo org"nico, por lo que resultar" dif'cil en un momento dado conocer cu"l es el total de esas disposiciones registradas a trav#s de comunicados aislados.
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(.) Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos #stos que por otro lado ser'a dif'cil reunir. *.) La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
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Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales

Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el tr"mite a trav#s del tiempo. +.) clarifican la accin a seguir o la responsa ilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu# "reas de e actuar o a que nivel alcanza la decisin o e&ecucin. ,.) Mantienen la homogeneidad en cuanto a la e&ecucin de la gestin administrativa y evitan
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La formulacin de la e!cusa del desconocimiento de las normas vigentes. -.) Sirven para ayudar a que la organizacin se apro!ime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. ..) Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. /.)0acilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al e!istir
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1n instrumento que define con precisin cu"les son los actos delegados. 2.) Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no ha 'a accedido 3.) $conomizan tiempo, al rindar soluciones a situaciones que de otra manera de er'an ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. (4.) 1 ican la participacin de cada
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Componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los o &etivos empresariales. ((.) Constituyen un elemento que posi ilita la evaluacin o &etiva de la actuacin de cada empleado a trav#s del cote&o entre su asignacin de responsa ilidades seg%n el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. (*.) 5ermiten la determinacin de los est"ndares m"s efectivos, ya que estos se asan en procedimientos homog#neos y 8 metdicos.

(.) $!iste un costo en su redaccin y confeccin que, induda lemente, de e afrontarse. *.) $!igen una permanente actualizacin, dado que la p#rdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. +.) 6o incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente e!iste pero no es reconocida en los manuales.
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Limitaciones de los Manuales

,.) 7esulta dif'cil definir el nivel ptimo de s'ntesis o de detalle a efectos de que sean %tiles y suficientemente fle!i les. -.) Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un n%mero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

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Clasificacin de Manuales Administrativos

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Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias: A.) Manual de 8rganizacin. 9.) Manual de 5ol'ticas. C.) Manual de procedimientos y normas. :.) Manual del especialista. $.) Manual del empleado. 0.) Manual de 5ropsito m%ltiple.

$l manual de organizacin descri e la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de tra a&o, los o &etivos del mismo, funciones, autoridad y responsa ilidad. $l manual de pol'ticas contiene los principios "sicos que regir"n el accionar de los e&ecutivos en la toma de decisiones

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$l manual de procedimientos y normas descri e en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su e&ecucin y las normas a cumplir por los miem ros de la organizacin compati les con dichos procedimientos.

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$l manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas e!clusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se usca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.

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$l manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inter#s para los empleados que se incorporan a una empresa so re temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. :ichos temas se refieren a o &etivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y o ligaciones, etc.
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$l manual de propsitos m%ltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no &ustifique su confeccin y mantenimiento.

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5artes Componentes de un Manual Los elementos que m"s interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que ser"n o &eto de consulta y que se encontrar"n u icados en lo que se denomina ;cuerpo 5rincipal< : funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. :ependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.

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$n primer lugar comenzar" el te!to con una seccin denominada ;contenido<, donde se enunciar"n las partes o secciones integrantes del manual. $sta seccin ser" seguida de un ;'ndice< en el que, al igual que todos te!to, se indicar" el n%mero de p"gina en que se localiza cada t'tulo y su t'tulo. $s un 'ndice num#rico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.
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5ero tam i#n puede e!istir un 'ndice tem"tico, en el que los temas se presentan ordenados alfa #ticamente para facilitar su localizacin por este medio. 5or lo general, el 'ndice tem"tico se u ica como %ltima seccin del manual. La tercera seccin ser" la ;introduccin< en la que se e!plicar" el propsito del manual y se incluir"n aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los cap'tulos siguientes.
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La cuarta seccin contendr" la ;instrucciones para el uso del manual<. $sto es, e!plicar" de que manera se logra u icar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o ien en que forma se actualizar"n las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cu rir. La quinta seccin es el ;cuerpo principal<= es la parte m"s importante y la verdadera razn del manual.

Manuales de 8rganizacin

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Principios Bsicos >oda posicin de supervisin de e tener asignadas funciones y responsa ilidades concretas. >oda Asignacin de responsa ilidades de e ir acompa?ada de la correspondiente autoridad para e&ercerla. 6o de e quedad incertidum re respecto a la definicin de autoridad y responsa ilidad con relacin a todas y cada una de las posiciones de la organizacin.

Manuales de 8rganizacin

Cada persona que ocupa un puesto en la organizacin de e reci ir rdenes de una %nica fuente. >oda decisin que se adopte respecto a un integrante de la organizacin de e ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisin :e e e!istir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsa ilidades asignadas a los niveles &er"rquicos.

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Contenido y Presentacin de los manuales de la Organizacin

8 &eto: $sta lecer el contenido y la presentacin de un manual de organizacin. $l contenido se enuncia en car"cter indicativo. Partes Integrantes Contenido: $s una especie de 'ndice= incluir" la enunciacin de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de p"ginas que corresponda a 23 cada una.

8 &etivo del manual: en esta parte se indicar" los fines y alcances generales del manual de organizacin. 5or e&emplo se determinar" que el o &etivo del manual es definir las funciones y responsa ilidades de cada posicin dentro de la organizacin. Objetivos y pol ticas de la organizacin! se indicar"n los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organizacin. "erar#u a! Se definir"n y esta lecer"n los
distintos niveles &er"rquicos de los rangos y de los entes de la organizacin. $sta lecida 6orma @7AM +,-(,
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$utoridad! se indicar"n los distintos tipos de autoridad vigentes en la organizacin. Control! Se definir"n y esta lecer"n los tipos de control dentro de la organizacin. $sta lecido por la norma @7AM +,-(4 Misiones y %unciones! se enunciar"n las funciones de cada uno de los entes de la organizacin y se definir"n sus fines, de acuerdo a lo indicado por la norma @7AM +,.-((
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$tribuciones! Se definir"n y esta lecer"n las facultades delegadas a los responsa les de cada ente de la organizacin. $stos aspectos est"n contemplados en las normas @7AM +,-43. &elegacin! Se refiere a la enunciacin de las tareas que el personal &er"rquico puede asignar a sus su ordinados. $n razn del e!ceso de o ligaciones a cumplir, el responsa le de cada "rea podr" delegar funciones en los miem ros que, seg%n el organigrama, dependan de #l 26

'eemplazo! se definir" y esta lecer" el r#gimen de reemplazos entre los responsa les de los entes de la organizacin. La norma @7AM +,-42 trata so re definiciones y terminolog'a en los reemplazos de autoridades. In(ormacin! se determinar" cual es la informacin que de e generarse en el ente org"nico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de informacin de la organizacin.
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'elaciones! se indicar"n los tipos de relaciones e!istentes entre los distintos entes internos de la organizacin o e!ternos a la misma. So re este tema la norma @7AM +,-4/, define los tipos de relaciones formales entre autoridades. 'esponsabilidades! Se definir"n las o ligaciones que emergen del e&ercicio de una determinada atri ucin, tal como lo indica la norma @7AM +,-43. Organigramas! Se incluir" la representacin gr"fica de la estructura org"nica, total y parcial de la organizacin. :e acuerdo norma 28 @7AM +,-4,

')gimen de autorizaciones! este aspecto lo cu re la norma @7AM +,-(+, so re esta lecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones yAo para firmar los documentos correspondientes.

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Presentacin! la misma ofrecer" el manual se

refiere al ordenamiento que o servar"n sus partes componentes y a su formato.

Contenido del manual Objetivos del manual Objetivos y pol ticas de la organizacin Conceptos generales Contenido com*n de los entes del mismo nivel Contenido espec (ico de los entes Contenido com*n de los rangos de igual jerar#u a Organigramas ')gimen de autorizaciones

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Manuales de procedimientos

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1na de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y m#todos, consiste en el an"lisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas yAo nuevas actividades que encare una empresa constituida. 1n procedimiento administrativo implica la definicin de : (.) 0unciones y tareas para cada "rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada

Alternativa facti le de ocurrencia de cada varia le constituida de un circuito administrativo. *.) 0ormularios a utilizar, especificando. $misor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran , distri ucin de las copias, etc. +.) Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, per'odo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la informacin contenida, etc. ,.) 1n esquema de control operativo y patrimonial.
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Contenido y estructura de un manual de procedimientos

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Contenido 8 &etivos 7esponsa ilidad Alcance de los procedimientos @nstrucciones 6ormas de procedimientos Blosario Cndice >em"tico

Contenido y estructura del manual de procedimientos

Cndice de referencias cruzadas Derificacin y asesoramiento @ndicacin de fechas 6umeracin de p"ginas 0ormato Armado

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La seccin ;contenido< del manual incluir": aE enunciacin de la codificacin E $nunciacin de la nominacin de cada norma cE Cantidad de p"ginas de cada norma de procedimiento o parte del manual. $n ;o &etivos< contendr" la e!plicacin de los propsitos de la aplicacin del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen. $n ;responsa ilidad< se indicar" la unidad org"nica responsa le del cumplimiento de los procedimientos en cuestin. $n ;alcance de los procedimientos< contendr" la e!plicacin de los entes so re los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que de en ser 35
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$mpleados o por la v'a de e!cepcin, cuales son los l'mites en que cesa la aplica ilidad de los procedimientos. La seccin ;instrucciones< contendr" las concernientes a: aE $structura E Codificacin cE Actualizacin dE Criterios de cumplimiento $n ;estructura< se indicar" cual es la disposicin y los fundamentos de las partes en que est" ordenado el manual
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$n ;codificacin< se indicar" el sistema y criterios de codificacin utilizados. 5or e&emplo: F F FF FF $l primer digito: representa el sistema $l segundo digito: representa el su sistema componente del sistema codificado con el primero. $l tercer digito: representa el n%mero de procesos correspondiente. $l cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema
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Los aspectos que imprescindi lemente de en ser sometidos a normas son: ) >areas y decisiones ) Archivos ) Circuito o flu&o de la informacin y la v'a de su materializacin en formularios. $n materia de >areas y :ecisiones, el manual de e incluir: ) 1na descripcin clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento.
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)Momento y oportunidad en que de e ser e&ecutado cada paso. ) 7esponsa le de la e&ecucin de cada paso ) @nformacin requerida para la e&ecucin de cada paso. ) @nformacin que se de e generar como consecuencia del resultado de la e&ecucin de cada uno de los pasos. )Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones yAo procesamiento. ) :ecisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posi les 39 aplicacin.

)Controles a efectuar y cursos de accin a tomar seg%n el resultado del control. 7especto a los Archivos, los manuales de en incluir una e!plicacin que permita conocer: ) @nformacin a contener. ) M#todo de clasificacin de la informacin contenida. ) M#todo de %squeda de la informacin y tratamiento posterior al mismo. ) 7esponsa le de su custodia y mantenimiento actualizado.
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):etalle ta!ativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para e!traccin de su contenido. $n lo concerniente al flu&o de informacin, el manual de procedimientos de e contener: ) $&emplares de los formulario, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar. ) 7esponsa les de la emisin de cada uno de ellos. ) Momento en que de en ser emitidos. ) Cantidad de copias y tratamiento y distri ucin
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A darle a cada una de ellas. ) @nstrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el formulario.

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