DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SECUNDARIA SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO 9001:2008

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PROCEDIMIENTO PARA HACER PROCEDIMIENTOS

NO. REVISIN 03-A FECHA MARZO 2012

1.0 OBJETIVO: Definir un procedimiento estndar sobre como redactar los procedimientos de los diferentes procesos de la organizacin, por escrito y/o electrnicamente. 2.0 ALCANCE: Desde que aparece la necesidad de incorporar un nuevo procedimiento hasta la aprobacin del mismo. 3.0 CAMPO DE APLICACIN: Este procedimiento es aplicable a todos los procedimientos e instrucciones de la organizacin que afectan la calidad. 4.0 REFERENCIAS: Manual de Calidad y Sistema Electrnico de Calidad 5.0 DEFINICIONES: Procedimiento: Es un documento escrito o electrnico que describe la forma especfica de llevar a cabo una actividad que ser controlado, medido, mejorado y auditado para determinar su concordancia o no con las especificaciones del cliente. 6.0 RESPONSABILIDADES: Es responsabilidad del encargado y/o dueo del procedimiento de cada rea, el que cada procedimiento que se ejerza dentro de su jurisdiccin, cumpla con lo que establece el presente procedimiento, en coordinacin con el Coordinador ISO y el Representante. 7.0 ACTIVIDADES: 7.1 ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS. Todos los procedimientos que se realizan para asegurar la calidad de los productos y servicios de la organizacin deben de cumplir con la siguiente estructura: 7.1.1 Ttulo del Procedimiento: debe ser claro, conciso y completo. 7.1.2 Objetivo del Procedimiento: dar una breve y clara visin del objetivo. 7.1.3 Aplicacin: detallar si es general o especfica, general si el procedimiento es operado por toda la Administracin Estatal. Especfica cuando el procedimiento es operado exclusivamente por un ente pblico y/o debido a la naturaleza del mismo. 7.1.4 Alcance: donde inicia y termina el procedimiento. 7.1.5 Definiciones: definir las palabras clave, abreviaciones o iniciales que sern utilizadas al redactar el Procedimiento. 7.1.6 Referencias: son los elementos con los cuales el procedimiento tiene relacin o vnculos tales como leyes, reglamentos, manuales, guas etc. 7.1.7 Polticas: criterios que guiarn una o varias actividades descritas. 7.1.8 Producto: resultados de un procedimiento. 7.1.9 Clientes: identificar clientes internos y externos. 7.1.10 Indicadores: grado de cumplimiento del producto obtenido.
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PROCEDIMIENTO PARA HACER PROCEDIMIENTOS

7.1.11 Formatos e Instructivos: documentos en los que se asienta la informacin generada durante el desarrollo de las actividades. Mencionar los formatos que se utilizarn durante el desarrollo de las actividades para mantener evidencia de las mismas. 7.1.12 Anexos: documentos que sirven para facilitar la comprensin de cmo llevar a cabo una tarea. Ejemplo: diagrama de flujo, ilustraciones, fotos, etc. 7.1.13 Responsabilidades: definir claramente quin es el responsable de las tareas o acciones especficas. 7.1.14 Descripcin de la Operacin de Actividades: presentar narracin escrita en orden secuencial y cronolgicamente. 7.1.15 Registros: elementos probatorios, evidencias de la realizacin de una actividad. NOTA: Si uno de ellos no es aplicable, deber indicarse como N/A (no aplica) 7.2 ESTRUCTURA DE DIAGRAMAS DE FLUJO 7.2.1 Los diagramas de flujo se podrn utilizar dentro del mismo procedimiento o supliendo al mismo, solo que se debe realizar con base en los siguientes smbolos segn la actividad a realizar: SMBOLO SIGNIFICADO

OPERACIN: Operacin o actividad que se lleva a cabo DOCUMENTO: Documento que se elabora, utiliza, recibe, enva o destruye DECISIN: Situacin en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas INICIO / FIN: Se utiliza para indicar el inicio y el fin del proceso CONECTOR DENTRO DE PGINA: Continuacin del flujo de la documentacin o informacin en algn lugar de la misma pgina CONECTOR FUERA DE PGINA: Continuacin del flujo de la documentacin o informacin en otra pgina, que puede ser del mismo procedimiento o diferente. FLUJO DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO PARA HACER PROCEDIMIENTOS

FLUJO DE INFORMACIN
7.3 DE LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS: 7.3.1 Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo se desarrollan bajo el formato estndar para procedimientos e instrucciones. 7.3.2 En el formato de procedimientos e instrucciones se utiliza el sistema numrico para identificar las secciones, sub-secciones y subdivisiones. 7.3.3 Inicialmente, es decir, desde su elaboracin hasta la aprobacin definitiva, todos los procedimientos sern identificados como BORRADOR. La palabra borrador ser escrita en la parte inferior izquierda del procedimiento seguida de la fecha, anotando el da, mes y ao. Ejemplo: 19/NOV/02. 7.3.4 Una vez que los documentos de soporte del sistema de calidad son aprobados por el Comit de Calidad y el Subsecretario, el Representante de la Subsecretara les asigna el cdigo de identificacin, y lo incluye en el recuadro indicado en el formato. 7.3.4.1 7.3.4.2 El mecanismo para asignar los cdigos se describe a continuacin: El Manual de Gestin de la Calidad lleva tres elementos de identificacin. Una clave nica, que es la siguiente: MGC, seguido de dos numerales referentes al nmero que se le asignar a este documento. El tercer elemento de identificacin va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales ms referentes al nmero de revisin del manual, del 00 para la primera emisin, en adelante.

7.3.4.3 Los Procedimientos llevan tres elementos de identificacin. El primer elemento se forma por cuatro letras maysculas, que indican el tipo de documento y el rea responsable de su aplicacin. Los procedimientos que se refieren a actividades propias de la gestin de la calidad y cuya aplicacin o coordinacin recae en el rea del Representante de la Subsecretara, se le identifica con las letras PSEB, que significan Procedimiento de Gestin de la Calidad. Aquellos procedimientos que cubren actividades relacionadas con la operacin de la PSEB llevan la letra P de procedimiento, ms tres letras adicionales, de acuerdo al rea responsable de su aplicacin, de acuerdo al siguiente listado: a) b) b) c) f) Subsecretara de Educacin Bsica. Coord. Gral. de Operacin Educativa Coord. Gral. del Programa Estatal Escuelas de Calidad. Coordinacin del Programa Estatal de Lectura. Unidad de Incorporacin de Escuelas de Educacin Bsica. DSEB PCOE PPEC PPEL PIEB

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PROCEDIMIENTO PARA HACER PROCEDIMIENTOS

7.3.4.4

El segundo elemento de identificacin de los procedimientos se refiere a dos numerales, que van desde el 01 en adelante, conforme al orden consecutivo de dichos documentos. El tercer elemento de identificacin va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales ms referentes al nmero de revisin del procedimiento, del 00 para la primera emisin, en adelante. La codificacin de los Instructivos lleva cuatro elementos de identificacin. El primero es la letra mayscula I, para sealar que es un instructivo. El segundo elemento consta de dos numerales referentes al nmero del instructivo en relacin al mismo procedimiento fuente, por orden de aprobacin. El tercer elemento contiene los dos primeros elementos de identificacin del procedimiento del cual deriva. El cuarto elemento de identificacin va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales ms referentes al nmero de revisin del instructivo, del 00 para la primera emisin, en adelante.

7.3.4.5

7.3.5

Una vez que el procedimiento haya sido finalizado y aprobado, se anotar en ste la fecha de publicacin as como el nmero de revisin.

8.0

MEDICIN Y SEGUIMIENTO: - N/A FORMATOS: - Formato estndar para procedimientos e instrucciones. - Formato estndar electrnico para procedimientos e instrucciones.

9.0

10.0 REGISTROS: - N/A 11.0 ANEXOS: - N/A

ELABOR: REVIS: AUTORIZ:

C.P. Y L.A ALEJANDRO GARCA SUREZ CAMPOS Representante ISO

C.P. Y L.A ALEJANDRO GARCA SUREZ CAMPOS Representante ISO

MTRO.CARLOS M. SALAZAR GRANILLO Director General

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