AUDITORIA DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

Mantenimiento Industrial Edgardo Renard Zeppa Isaac Vernet Rodrguez 2010/2011

ndice de contenido
1. INTRODUCCION............................................................................................................................4 2. QUE ES UNA AUDTORIA DE MANTENIMIENTO?.................................................................7 3. PARA QUE SIRVE UNA AUDITORI ADE MANTENIMIENTO?..............................................9 4. COMO SE REALIZA LA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO?...........................................10 4.1 COMITE DE AUDITORIA:....................................................................................................11 4.2 DEFINICION DE POLITICAS ESTANDARES ...................................................................12 4.3 RADAR DE MANTENIMIENTO :........................................................................................13 4.4 CUESTIONARIO DE AUDITORIA :.....................................................................................15 4.4.1 Gestin de personal y Subcontratas................................................................................16 4.4.2 Programacin y planificacin de trabajos.......................................................................18 4.4.3 Gestin de activos y recambios........................................................................................20 4.4.4 Costes y compras.............................................................................................................22 4.4.5 Mantenimiento.................................................................................................................24 4.4.6 Documentos.....................................................................................................................28 4.4.7 Mejora continua...............................................................................................................29 4.4.8 Seguridad.........................................................................................................................31 4.5 Evaluacin y presentacin de resultados.................................................................................32 5. Proceso de aplicacin de auditoria.................................................................................................33 6. CONCLUSION..............................................................................................................................41

1. INTRODUCCION
Los cambios en el mantenimiento estn haciendo variar tambin actitudes y habilidades en todos los tipos de industria. El personal de mantenimiento est adoptando nuevas formas de pensar y actuar, como los computarizadas . Cada vez ms los fallos tienen serias consecuencias en seguridad industrial o medio ambiente, mientras que los estndares en estas reas estn incrementndose rpidamente. En algunas partes del mundo, la atencin se centra en empresas que manejan la seguridad de la sociedad y las expectativas del medio ambiente, o en empresas que dejan de operar. Esto agrega un orden de magnitud a nuestra dependencia de los activos de la empresa, porque stos se convierten en un simple asunto de supervivencia organizacional, yendo ms all de los costos. Al mismo tiempo que nuestra dependencia de los activos fsicos est incrementndose, el costo de operarlos y de poseerlos tambin se incrementa. Para asegurar el mximo retorno de la inversin que los activos representan, stos deben permanecer trabajando eficientemente tanto tiempo como sea posible. Finalmente, el costo de mantenimiento est tambin incrementndose, en trminos absolutos y como una proporcin del total de gastos. En algunas industrias, el mantenimiento representa el segundo elemento ms alto o incluso el ms alto de los costos operativos. Como resultado, en slo 35 aos el mantenimiento ha llegado a ocupar en la actualidad el ms alto nivel de prioridad en control de costos. Por todas estas razones y cambios, la gestin de Mantenimiento es cada vez ms importante para la empresa y recibe mayor atencin y control. La auditora a la gestin de mantenimiento es un mecanismo de control necesario si se quiere lograr una gestin eficiente. En el marco actual de globalizacin , se percibe una situacin en la cual los clientes buscan calidad, precio y servicio; los inversionistas buscan mayor rendimiento y seguridad para su inversin; el personal solicita mejores condiciones de trabajo; asimismo la sociedad exige el respeto de las empresas hacia su entorno ; el estado cada vez ms se concentra en la actividad fiscalizadora y recaudadora; por otro lado la competencia ya nos es solo interna sino tambin
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ingenieros y los gerentes. A su vez, las limitaciones de los sistemas de

mantenimiento cada vez son ms importantes, sin importar qu estn automatizadas o

externa, por lo que la competencia dejo de ser local, para en la actualidad ser de carcter global. Ahora bien, Cmo satisfacer a cada uno de los actores y como en este contexto se ubica la funcin del mantenimiento? Analizaremos entonces desde el punto de vista de la funcin de mantenimiento como aportar para satisfacer dichas expectativas, para lo cual deberemos cambiar el concepto antiguo de mantenimiento y ubicarlo en el contexto de los distintos procesos de la empresa actual. Dentro de una empresa, se ven distintas funciones, cada una de las mismas aporta algo al resultado sino no existiran en el caso de empresas industriales, comerciales y de servicios ese resultado son las utilidades en el negocio donde se desarrolle, por lo tanto la orientacin de los mismos debe ser hacia los negocios. En este marco , debemos tener el objetivo a cumplir, que es la competitividad .Para ser ms competitivos existen algunos factores claves que no se discuten hoy en da como son la Calidad, debemos de brindar a nuestros clientes productos y/o servicios que satisfagan sus necesidades, pero tambin debemos entre estas necesidades satisfacer el precio que los clientes estn dispuestos a pagar por el producto y/o servicio que les brindamos, es decir debemos tener una buena Productividad en nuestro proceso. Estos factores debemos cumplirlos sin descuidar las exigencias legales y normativas en cuanto a temas de Seguridad y medio ambiente que en la actualidad son conceptos claves para la competitividad tanto como los mencionados lneas arriba. Pero la Calidad la Productividad, el respeto del Medio Ambiente, el cumplimiento de temas en Seguridad no son cosas que sean suficientes hacerlas un da o dos, ni durante un mes o un ao , esto tiene que darse de forma continua y para ello necesitamos el aporte de otro factor clave : la Confiabilidad, que es lo que nos va a permitir asegurar los anteriores factores clave a lo largo del tiempo y por tanto asegurar la Competitividad de nuestros productos y/o servicios.

Ahora bien, para la obtener Confiabilidad de nuestros procesos solo es posible con el correcto Mantenimiento, es aqu donde se ubica en la actualidad la funcin de mantenimiento y su importancia dentro de la empresa se hace evidente tal que se puede decir que el paradigma del mantenimiento mal necesario ha cambiado por el de Factor Clave dentro del proceso productivo. Es ms para asegurarnos de que el mantenimiento sea llevado de la forma correcta se hace necesario gestionar este proceso y una medida de esta gestin nos la dan las auditoras que realicemos a este proceso.

2. QUE ES UNA AUDTORIA DE MANTENIMIENTO?

En trminos generales, toda auditoria constituye una forma de control que, ajustndose a una serie de principios y criterios, se puede y se debe efectuar sobre cualquier sistema instalado en una estructura organizada. Dentro de las auditorias de mantenimiento podemos distinguir de dos tipos: auditoria tcnica. auditoria de gestin del mantenimiento. Auditoria tcnica. Una auditoria tcnica o evaluacin tcnica del estado de una instalacin analiza la degradacin que ha sufrido una instalacin con el paso del tiempo. Es una especie de fotografa instantnea del estado tcnico en que se encuentra el conjunto de una instalacin y de cada uno de los equipos que la componen. Puede decirse que una auditoria tcnica sirve para determinar todos los fallos que presenta una planta industrial en un momento determinado. Con esos datos, es posible determinar que equipos necesitan ser sustituidos completamente, por haber llegado al final de su vida til, y que reparaciones habra que efectuar en la instalacin para que volviera a estar en un estado tcnico aceptable. Auditoria de Gestin de Mantenimiento. Cuando la direccin de una empresa o el responsable del departamento se plantea si la gestin que se hace del mantenimiento es la adecuada, la respuesta puede ser si, no o regular. Claro est que cualquiera de las tres insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre que cosas habra que cambiar para que la gestin del departamento puediera considerarse excelente. La mejor solucin cuando quiere conocerse si la gestin que se realiza es la mejor situacin actual con un departamento modlico, ideal y determinar que cosas separan la realidad de ese modelo. El objetivo que se persigue al realizar una auditoria no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo: es saber en que situacin se encuentra un departamento de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar que acciones son necesarias para mejorar los resultados.
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Claro est que hay que diferenciar entre auditorias tcnicas y las auditorias de gestin de mantenimiento. Ambas estudian el mantenimiento que se hace en una empresa, pero desde un punto de vista muy diferente: las primeras tratan de determinar el estado de una instalacin. Las segundas tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su forma de gestionar. En este trabajo nos centraremos en las auditorias de gestin del mantenimiento.

3. PARA QUE SIRVE UNA AUDITORI ADE MANTENIMIENTO?

Una auditoria de mantenimiento permite: Verificar el estado de la gestin del proceso; Verificar el estado de mantenimiento de los equipos e instalaciones ; Mejorar significativamente en costos de mantenimiento y efectividad operacional; Establecer un plan de acciones para corregir las deficiencias , asesorando en las fases de mejora; evidenciar el grado de madurez del proceso de mantenimiento; Nos permite tener una visin de la estructura, relaciones, procedimientos y personal relativo a una buena prctica de mantenimiento.

4. COMO SE REALIZA LA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO?

Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya seleccin o diseo depende de la estrategia definida para la organizacin en primer lugar, y para el departamento de mantenimiento en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por primera vez, debe apuntar a una auditora global. El contenido de la auditora debe cubrir las reas que van desde la identificacin y descripcin del departamento de mantenimiento hasta el uso de herramientas de gestin. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la gestin del mantenimiento es tener las bases para ms adelante, cuando llegue el momento de plantear alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditora. Hay que destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estndares esperados, la herramienta de auditora debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de aplicar nuevamente la encuesta, el estado del rea en proceso de mejoramiento. Esto indica que el instrumento no es algo esttico en el tiempo, sino que debe seguir la dinmica de la evolucin que le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoria se puede dividir en ocho aspectos y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestin del mantenimiento debera tener en cuenta. Se comienza con la caracterizacin del tipo de mantenimiento que se practica en la empresa , informacin clave para el auditor, en especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la estructura, forma y prcticas de mantenimiento de la organizacin auditada.

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4.1 COMITE DE AUDITORIA:

Formacin de una comisin/comit multidisciplinario con la suficiente autoridad para presentar propuesta y tomar decisiones que afecten al proceso a auditar; cabe mencionar que este comit podr estar asesorado por una consultora especializada en el rea a se evaluada.

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4.2 DEFINICION DE POLITICAS ESTANDARES

Los estndares de mantenimiento son los niveles que se desea alcanzar con los indicadores de gestin .Por ejemplo, se podra indicar no tener menos del 80% de mantenimiento programado ; una disponibilidad de planta no menor a alguna empresa del mismo rubro o con similares procesos.

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4.3 RADAR DE MANTENIMIENTO :

en funcin al rubro de la empresa se realiza un listado con temas relacionados a la gestin de mantenimiento para separar los temas y hacer una ponderacin de cada punto ,

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Para el caso se toman como referencia los siguientes puntos: Poltica de Mantenimiento y de la empresa Seguridad Industrial Organizacin y desarrolle del personal Manejo de trabajos Correctivos Planeamiento Registro del Trabajo Anlisis de Fallas Manejo de paradas de Planta Manejo de contratistas Gestin de materiales Presupuesto y control de costos Indicadores de Gestin Mantenimiento preventivo Mantenimiento Predictivo / TPM / RCM Talleres, Herramientas y equipos auxiliares Proyectos de mantenimiento Documentacin tcnica y planos Procesamiento de datos/software Medio ambiente Logstica Organizacin del proceso Sectorizacin de la planta Criticidad de equipos Procedimientos de mantenimiento Integracin del proceso de produccin capacitacin/motivacin del personal Control de Dispositivos de Medicin y control Mantenimiento de Instalaciones De este ltimo listado se elegir los puntos a evaluar en la auditoria de mantenimiento.

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4.4 CUESTIONARIO DE AUDITORIA :

El cuestionario se puede englobar entorno a ochos bloques a partir los puntos de referencia que se han enumerado en el apartado anterior: Gestin personal y subcontratas. Programacin y planificacin de trabajos. Gestin de Activos y Recambios. Costes y compras Mantenimiento. Documentacin Mejora continua Seguridad. Cada uno de estos bloques viene desglosado en unas tablas donde se formulan una serie de preguntas con el fin de realizar una evaluacin final sobre el estado del departamento.

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4.4.1 Gestin de personal y Subcontratas

Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de gestin de personal y subcontratas sobre el puesto de trabajo y objetivos:

No aplicable

No disponible

Poco

Medio

Avanzado

El puesto de trabajo Existe una definicin del puesto de trabajo para cada operador? Existe una matriz detallada sobre los conocimientos requeridos para cada puesto de trabajo? Estas matrices se revisan peridicamente? Se utiliza esta matriz para identificar las necesidades de formacin, as como para definirlas? La definicin y contenido de la matriz, obedece a un objetivo establecido del departamento en base a una estrategia de funcionamiento futura? Se utiliza la matriz de conocimientos para definir los niveles del personal y asignar trabajos? Se conoce la carga de trabajo pendiente del personal? Se conoce donde se distribuyen diariamente la jornada laboral del operador (tareas)? Existe un sistema de control de entradas y salidas del personal? Se evalan los resultados de la formacin y se siguen? Objetivos El trabajo del personal tiene como misin focalizarse en la disponibilidad de la instalacin/equipo? Esta el personal concienciado de este objetivo? Se realizan reuniones peridicas con el fin de informar de los objetivos del departamento y estado de los mismo?

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Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de gestin de personal y subcontratas sobre la motivacin y las empresas subcontratas.

No aplicable

No disponible

Poco

Medio

Avanzado

Motivacin Existe un trato equitativo y justo del personal? Se da reconocimiento y o feedback (postivo o negativo) cuando se da la ocacin? Se establece un clima de respeto y escucha generalmente? Se realizan reuniones peridicas con el personal para comunicar los resultados del departamento versus objetivos y evolucin o planes de futuro del mismo? Hay un sistema de sugerencia eficaz y un sistema de gestin de las mismas? Existe un sistema de evaluacin y desarrollo? Se utiliza este sistema para detectar las necesidades de formacin? Se utiliza este sistema para establecer unos objetivos a cumplir por el trabajador? Se utiliza este sistema para gratificar o no en base a objetivos a cumplimiento de tareas y responsabilidades? Empresa Subcontratas Se subcontratan servicios por falta de personal cualificado y previa revisin de cargas de trabajo? Se consideran los costes de subcontratar un servicio frente a gestionarlo con personal propio? Existe algn proceso de evaluacin de proveedores en base a know how, tiempo de respuesta, coste, experiencia, cumplimiento normativa de seguridad, etc? Existe un tipo de contrato estndar definido? Existe un manual de seguimiento de la empresa subcontratada?

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4.4.2 Programacin y planificacin de trabajos

Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de programacin y planificacin de trabajos sobre generalidades, orden de trabajo y planificacin de la produccin diaria/semanal. No disponible No aplicable Poco Medio Avanzado

Generalidades Existen peticiones de trabajo al departamento? Se priorizan los trabajos? Existe una carga de trabajo conocida segn trabajos pendientes? Se programan estos trabajos? Se planifican estos trabajos? Existe un control de la ejecucin y de los resultados obtenidos? El 95% de los trabajos de mantenimiento se programan y planifican como muy tarde 1 da antes de que se realicen? Se preparan recambios, herramientas, equipos necesarios y documentacin adecuada para la realizacin de estos trabajos? Sabe el personal un dia antes lo que realizar al da siguiente? Esta definida la funcin de planificador? Orden de Trabajo Existe un sistema de ordenes de trabajo? Se analiza este sistema para todas las actividades de mantenimiento (predictivo, preventivo, correctivo)? Se cumplimenta correctamente la OT? Se indican claramente las personas y tiempos de realizacin necesarios, as como el da de realizacin? Se indican claramente las personas y tiempos de realizacin necesarios, as como el da de realizacin? Se indican tambin las herramientas y componentes a sustituir, claramente? Se indican claramente las instrucciones de seguridad a cumplir? Aparecen instrucciones o procedimientos para la realizacin del trabajo? Se utiliza el sistema de OT para todo tipo de trabajo (mecnico, elctrico, mejoras, etc...)? Contempla la OT procedimientos como consignacin de maquina, trabajos en altura , corte y soldadura zonas de riesgo de incendio,etc? Segn trabajo a realizar?
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No aplicable

No disponible

Poco

Medio

Avanzado

Orden de trabajo Existen prioridades definidas en la OT? Se informa al planificador de Ots de cuando se ha finalizado la OT? Se archivan las Ots segn equipo y componente? Es posible para la persona o las personas que realizan la OT, indicar en la OT observaciones resultado del trabajo realizado? (tales como) problemas detectados? Es posible para el que realiza la OT, hacer comentarios complementarios, ya sea sobre el estado de la maquinaria o sobre las posibles mejoras a implementar? Se gestiona la OT a travs de un GMAO? Planificacin de la produccin diaria/semanal. Existe un plan de produccin diaria? Existe un programa de mantenimiento semanal acordado con produccin? Contempla este programa paros planificados y cambios de formato? Existen tiempos de referencia y obligados cumplimiento para estas paradas y cambios de formato? Se revisa este programa diariamente por produccin y mantenimiento? Existe a largo plazo un plan de produccin el cual contempla actividades importantes de mantenimiento?

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4.4.3 Gestin de activos y recambios.

Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de gestin de activos y recambios sobre generalidades, GMAO, renovacin de instalaciones, equipos y recambios. No aplicable No disponible Poco Medio Avanzado

Generalidades Se han listado y codificado todos los activos de la empresa? Han sufrido un anlisis de criticidad con el fin de enfocar los recursos a aquellos activos mas crticos? Se han analizado cada uno de los activos desde el punto de vista de normativa a cumplir? Cumplen todos ellos la normativa vigente? Existen una ficha tcnica para cada equipo? GMAO (Gestin del Mantenimiento Asistida por Ordenador? Se utiliza un GMAO o similar? Se utiliza un GMAO para la imptacin de horas segn operarlo de instalacin? Estn los planes/fichas de mantenimiento registrados en este sistema y se generan peridicamente de forma automtica? Se utiliza el mismo para la planificacin de trabajos y control de trabajos pendientes? Renovacin de instalaciones La decisin de renovar equipos/instalaciones considera los costes de mantenimiento? Se calcula el coste y beneficio de los diferentes escenarios (reparar, comprar)? Las previsiones de modificaciones/reparaciones se consideran en la preparacin de presupuestos?

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No disponible No aplicable

Poco

Medio

Avanzado

Recambios Existe un procedimiento de gestin de recambios? Existe una poltica de estandarizacin de recambios? El procedimiento define donde hay que almacenar los recambios, si en almacn o en punto de uso? Existe acuerdos con proveedor para tener stock en consignacin en casa de proveedor? Existe un anlisis de riesgos y criticidad para definir el stock mnimo? Existe un control ecnomico de los pedidos realizados? Se tienen en cuenta los costes del pedido al determinar la fecha de entrega ptima? Existe un sistema de control para gestin del recambio:ubicacin, cantidad, rotacin,etc? Existe alguna gua o procedimiento que defina si un componente se repara o se sustituye por uno nuevo? Se han realizado acuerdos con otras empreas para compartir recambios? Se conoce la calidad del servicio, es decir el % de las ocasiones que mantenimiento obtiene correctamente el recambio solicitado? Se realizan inventarios peridicamente? Existe un catlogo de repuestos? Se ha definido en que condiciones se deben almacenar los recambios (temperatura, rotacin, humedad, etc)?

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4.4.4 Costes y compras.

Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de costes y compras sobre compras y costes. No aplicable No disponible Avanzado Medio Poco

Costes Existe un presupuesto para el departamento previamente aprobado? Existe una estructura de costes de mantenimiento bien definida? Estn los costes definidos por reas de produccin? Estn los costes definidos por equipo as como para cada uno de los componentes del equipo? Hay un control mensual de estos costes? Existe un control del coste con referencia a unos Kpls previamente establecios? Los resultados del control peridico versus Kpls, llegan a la lnea de mando intermedia (supervisores, encargados) tanto de mantenimiento como de produccin? Se conocen los costes de compra de los componentes principales de los equipos? Se conocen los costes de mantenimiento de los componentes principales de los equipos? Se conocen los costes de produccin (prdidas por una pieza principal de un equipo)? Se contempla el coste total al comprar una nueva pieza de un equipo? Se conocen los costes derivados del paro de cada una de las instalaciones? Existen costes desglosados como fijos y/o variables?Fijos (personal, mantenimiento planificado, inversiones). Variables (personal, recambios, energa, alquiler)

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No aplicable

No disponible

Poco

Medio

Avanzado

Compras Existe un procedimiento de compras? Se aplica? Especifica este procedimiento los niveles de autorizacin requeridos en relacin con la cuanta del pedido? El procedimiento de compras cumple con las necesidades de flexibilidad y velocidad? Se comprueba cada orden de compra con la especificacin tcnica? Participa el departamento de compras en la definicin de especificaciones de compra? Existe un procedimiento de homologacin/aceptacin de proveedores? Existe un proceso formal para acuerdos generales con los proveedores? Se aplican estos acuerdos? Las negociaciones con el proveedor las realizan conjuntamente compras y mantenimiento? Existe una evaluacin de proveedores (servicio/precios) peridica?

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4.4.5 Mantenimiento.
Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de mantenimiento sobre generalidades, mantenimiento de primera lnea, mantenimiento basado en condicin de estado, mtodo y rutinas de mantenimiento, estrategia de mantenimiento, mantenimiento en el diseo (diseo para la mantenibilidad) y mantenimiento en la recepcin y aceptacin de la instalacin.

Medio Poco No disponible No aplicable

Avanzado

Generalidades Existe el mantenimiento de primera lnea realizado por el personal que conduce la lnea y con formacin adecuada? Existen rutas claramente definidas (limpieza, engrase, inspeccin) para el mantenimiento de primera lnea? Existe un mantenimiento preventivo basado en la condicin/estado del componente? Existe una visin y objetivos del departamento claramente conocida y entendida? Se reconoce ms el trabajo preventivo del personal que se anticipa a problemas importantes que el trabajo correctivo? Estrategia de mantenimiento Est mantenimiento integrado en el plan de negocio de la compaa? Hay objetivos especficos medibles para mantenimiento? Estn estos objetivos especficamente integrados en los objetivos generales del negocio? Entiende todo el personal los objetivos establecidos as como la necesidad de su involucracin para consecucin de los mismos? Se verifica los resultados obtenidos versus objetivos establecidos regularmente? Se toman e implementan acciones de mejora para mejorar la eficiencia del mantenimiento? Se mide la efectividad de estas acciones? Existe una coherencia en la estrategia de mantenimiento entre las diferentes plantas?

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No disponible No aplicable

Avanzado Medio Poco

Mantenimiento de primera lnea El personal es consciente de la importancia del orden y limpieza de la instalacin? Trabaja produccin y mantenimiento conjuntamente de acuerdo con el plan de mantenimiento establecido? Los operarios de la instalacin, son responsables del orden y limpieza de la misma? Esta el equipo directivo concienciado sobre la importancia de la aplicacin del plan de mantenimiento? Dispone cada una de las instalaciones de su plan de mantenimiento claramente definido y visible en la instalacin? Se audita tanto la realizacin (modo) como el cumplimento (periocidad) del plan de mantenimiento? Existe una lista tipo cheklist (comprobacin de puntos) para la realizacin de tareas definidas? Ha recibido el personal formacin referente al trabajo a realizar, as como la normativa de seguridad a cumplir? Existe una programacin diaria donde se incluya todas las actividades de mantenimiento? Se revisa diariamente esta planificacin con produccin y comunicada al personal/rea afectada? Existe algn sistema para registrar la realizacin de estas actividades? Existe un seguimiento de acuerdo a unas Kpls establecidos? Se realizan reuniones diarias breves para revisin y control de las tareas programadas? Existen acciones correctoras definidas y asignadas al personal, resultado de los problemas detectados en las intervenciones diarias de mantenimiento? Existe un seguimiento de estas acciones correctoras definidas y asignadas? Mantenimiento en la recepcin y aceptacin de la instalacin Existe un procedimiento de aceptacin de la maquinaria comprada e instalada? Se verifican las prescripciones de compra de la mquina? Participa en esta aceptacin personal de mantenimiento, produccin e ingeniera?

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Medio Poco No disponible No aplicable

Avanzado

Mtodo y rutinas de mantenimiento Se han definido procedimientos de operacin de mantenimiento? En el mantenimiento de primera lnea, se realizan tareas bsicas de limpieza, inspeccin y engrase? Existen procedimientos de mantenimiento definidos para inspecciones peridicas (checklist,descripciones,pasos a seguir, frecuencia, etc)? Se sigue filosofa Poka Yoke al realizar procedimientos para evitar errores en la realizacin del procedimiento? Se especifica en los procedimientos las capacidades, materiales y herramientas, necesarias? Se analizan las diferencias entre el plan terico y el prctico, subsanando las anomalas detectadas? Mantenimiento en el diseo. Diseo para la mantenibilidad. Existe un procedimiento de modificacin de instalaciones/equipos? El procedimiento mantenimiento? de modificacin tiene en cuenta cuestiones de

El procedimiento de modificacin explica como actualizar la documentacin tcnica existente? Se audita la modificacin? Se tiene presente a mantenimiento en la seleccin de equipos nuevos, modificaciones, diseo, instalacin o proceso de compra? Se utiliza la experiencia del departamento de mantenimiento al seleccionar nuevo equipo o realizar modificaciones en el actual? Se tiene presente la mantenibilidad y fiabilidad en la compra o diseo de nuevos equipos? Se tiene en cuenta la accesibilidad, a cada uno de los componentes de la nueva mquina, instalacin para poder realizar adecuadamente inspecciones u otras tareas de mantenimiento? Hay un procedimiento de estandarizacin de componentes? Se tiene presente la estandarizacin de componentes al comprar o disear un nuevo equipo? Participa mantenimiento en el anlisis FMEA utilizado en el proceso de seleccin y recepcin del equipo? Se analiza el coste de mantenimiento en el ciclo de vida del equipo en la etapa del diseo?
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Medio Poco No disponible No aplicable

Avanzado

Mantenimiento basado en condicin de estado. La mayor parte de las tareas de mantenimiento se realizan con mquina en marcha a travs de una ruta de inspeccin? Existen rutinas de mantenimiento predictivo para todos los equipos crticos? Existen rutinas de mantenimiento predictivo para los componentes del equipo? Existe una frecuencia definida para estas rutinas? Existe un procedimiento de operacin para cada una de estas rutinas? Existe un anlisis en base a los resultados obtenidos sobre mantenimiento predictivo (tendencia futura) versus a datos de produccin? Se emprenden acciones de mantenimiento preventivo en base a ese anlisis? Existe algn mecanismo para mejorar o aadir rutinas de mantenimiento predictivo? Existe un seguimiento de acuerdo a unos Kpls establecidos? Se realizan reuniones diarias breves para revisin y control de las tareas programadas? Existen acciones correctoras definidas y asignadas al personal, resultado de los problemas detectados en las intervenciones diarias de mantenimiento? Existe un seguimiento de estas acciones correctoras definidas y asignadas?

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4.4.6 Documentos.
Medio Poco No disponible No aplicable Avanzado

Documentos Existe un diagrama del proceso de la instalacin? Existen diagramas para las canalizaciones de las instalaciones? Existen diagramas tipo PID para la instrumentacin y el proceso? Se actualiza esta documentacin de manera sistemtica y peridica? Se tiene fcil acceso a esta informacin? Existe un listado y numeracin de los equipos perteneciente a cada proceso? Los componentes de un equipo as como sus subcomponentes, disponen de numeracin o cdigo? Se utiliza esta numeracin de forma habitual como parte de la documentacin tcnica, solicitud de recambio y/o orden trabajo? Existe un despiece para cada equipo y sus componentes con su cdigo perfectamente especificado? Existe algn procedimiento para conservar y actualizar esta informacin?

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4.4.7 Mejora continua.

Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de mejora continua sobre generalidades, Benchmarking, SIGMA, indicadores de gestin (Kpls, Key Perfomance Indicators), control de rendimientos, equipos de mejora multidepartamentales, FMEA y RCM. Medio Poco No disponible No aplicable Avanzado

Generalidades Se analizan los paros de produccin ms importantes y las causas de las mismas mediante FMEA estableciendo acciones correctoras? Se analizan las causas que producen a una disminucin de produccin por disminucin de velocidad de la lnea? Se analizan los rechazos de producto? Se actualiza plan de mantenimiento cada 1-2 alis de acuerdo con horas trabajadas y resultados obtenidos? Se aplican tcnicas estadsticas avanzadas? Se realizan auditorias peridicas del departamento y su funcionamiento? Benchmarking Existe una poltica de mejora basada en el Benchmarking? El departamento de mantenimiento regularmente pasa por un proceso de benchmarking con otras departamentos de fabricas del grupo? Se revisan y comunican los resultados de Benchmarking? Se utilizan estos resultados para implementas planes de mejora SIGMA Se utilizan la filosofa 6 SIGMA como herramienta de mejora continua? Indicadores de gestin (Kpls, Key Perfomance Indicators) Hay establecidos indicadores de gestin operativos y financieros? Especifican las definiciones de estos indicadores mtodos de clculo, fuentes de informacin, frecuencia y responsabilidades? Conocen todas las reas y personal implicado estos indicadores y su definicin particular? Se han establecido objetivos para cada uno de los indicadores en cuestin? Se realiza benchmarking de estos indicadores? Se utiliza estos indicadores como base para tomar decisiones? Se comunican los indicadores alcanzados, peridicamente, al personal?

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Avanzado Medio Poco No disponible No aplicable

Equipos de mejora multidepartamentales Se utilizan equipos formados por personal de diferentes departamentos para la solucin de problemas importantes? Las prcticas y mtodos de anlisis de fallos utilizan Equipos de Mejora Multidepartamentales? Existen reuniones peridicas as como una planificacin para estos equipos? Control de rendimientos Existe algn sistema para registrar tiempos de paro o rendimiento de las instalaciones? Los tiempos de paro y rendimiento, se registran para cada mquina/lnea de produccin? Los tiempos de paro (paros de larga duracin) son analizados, as como sus causas? Mide mantenimiento y produccin conjuntamente los costes generados por los paros importantes de los equipos crticos? Se miden las prdidas en tiempo y volumen generados por estos paros? Se registran las causas de las reducciones de rendimiento de los equipos crticos? Se implementan acciones correctoras para eliminar esas causas? FMEA y RCM Mantenimiento, produccin, compras e ingeniera, comprenden los conceptos de FMEA? Se realiza formacin en FMEA? Se utilizan tcnicas de FMEA al desarrollar planes preventivos para equipos crticos? Se cuantifica econmicamente el valor de los resultados de FMEA? Se utiliza FMEA al implementar mejoras y modificaciones tcnicas? Se utiliza FMEA al disear nuevos equipos? Se ha analizado el mantenimiento actual y valorado la implamantacin de un RCM? Est implantado el RCM? Se comprenden los principios de RCM? Se utilizan los histricos (datos de equipo) para mejorar la fiabilidad de los equipos crticos?

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4.4.8 Seguridad
Medio Poco No disponible No aplicable Avanzado

Seguridad Existe una poltica de seguridad permanente implantada y respetada. Seguridad Primero? Se han evaluado los riesgos segn el puesto de trabajo? Se han establecido procedimientos y normativa especifica para el desempeo seguro de los trabajo de mantenimiento? Es el cumplimento de la normativa de seguridad el objetivo prioritario del departamento?

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4.5 Evaluacin y presentacin de resultados.

Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situacin es no aplicable, con nota 2 para situaciones no disponibles, con nota 3 poca implantacin, con nota 4 media implantacin y 5 cuando esta est bien implementada es decir avanzada , en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoracin tiene una fuerte componente de la apreciacin que realiza el auditor sobre el estado del tem que se esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar la sustentacin del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada aspecto global considerado se presenta en un grfico acompaado de una calificacin descriptiva. De esta forma el auditor tiene una apreciacin relativa de todos los aspectos y los puede comparar. As, enfoca la atencin en aquellos aspectos mal calificados y tiene una gua para comenzar a estudiar el detalle del porqu se da esta situacin. El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue: 1,0 puntaje 2,6 2,6 < puntaje 4,5 4,5 < puntaje 5,0 : aspecto con deficiencias. : aspecto regular. : aspecto bien implementado.

Lo importante de esta asignacin de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, ms que el valor en si mismo.

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5. Proceso de aplicacin de auditoria.

Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario un resultado que sea de utilidad pre-elaborado, como

herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener para la toma de decisiones de la administracin del mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

RESUMEN DE LA AUDIORIA.

Aspectos a considerar 1 Gestin personal y subcontratas 2 Programacin y planificacin de trabajos 3 Gestin de Activos y Recambios 4 Costes y compras 5 Mantenimiento 6 Documentacin 7 Mejora continua 8 Seguridad

Valor Cualificacin 2,5 con deficiencias 2,8 regular 3,5 regular 4,6 bien implementado 2 con deficiencias 3,6 regular 1,5 con deficiencias 4,6 bien implementado

Auditoria de mantenimiento
5 4,5 4 3,5 3

Valor

2,5 2 1,5 1 0,5 0 1 2 3 4 5 6 7 8

Aspectos a considerar

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Estrategia, Visin y Misin. Revisar y entender, desde el nivel corporativo hasta la organizacin del mantenimiento, cual es la estrategia, visin y misin de cada nivel en la organizacin de la empresa. Cules son los planes y las acciones tcticas realizados en cada nivel para apoyar la estrategia, visin y misin del siguiente nivel superior dentro de la organizacin? Las declaraciones para la estrategia, visin y misin deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del mantenimiento, los planes estratgicos y tcticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregrselo.
Aspectos a considerar 1 El puesto de trabajo 2 Objetivos 3 Motivacin 4 Empresa subcontratada Valor 2 2,5 2 3,5 Cualificacin con deficiencias regular regular bien implementado

1. Gestin personal y Subcontratas

4 3,5 3 2,5

Valoracin

2 1,5 1 0,5 0 1 2 3 4

Aspectos a considerar

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Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cmo opera el mantenimiento en la reas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento.
Aspectos a considerar 1 Generalidades 2 Orden de Trabajo 3 Planificacin de la produccin diaria/semanal Valor 3,1 2,75 2,6 Cualificacin regular regular regular

2. Programacin y planificacin de trabajos

3,2 3,1 3 2,9 2,8

Valor

2,7 2,6 2,5 2,4 2,3 1 2 3

Aspectos a considerar

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Entrevistas. La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe aprovechar la oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un nmero significativo de gente de mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atencin o interactan con mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen a otras reas de investigacin. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes, sobre-tiempos y comunicaciones internas son los ms recurrentes durante el proceso de auditora. Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma de datos y evaluacin, para un anlisis posterior al proceso de evaluacin.

Aspectos a considerar 1 Generalidades 2 GMAO 3 Renovacin de instalaciones 4 Recambios

Valor 3,8 3,1 3,1

4

Cualificacin regular regular regular regular

Gestin activos y recambios

4,5 4 3,5 3 2,5

Valor

2 1,5 1 0,5 0 1 2 3 4

Aspectos a considerar

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Recoleccin de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento. Estos datos deben ser una revisin representativa de los registros histricos del equipamiento, del costeo del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, ndices para medir la eficiencia, etc. Es importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este antecedente refleje fielmente la situacin actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y no asumir la primera impresin acerca del desempeo del factor medido Sistema de mantenimiento.

Aspectos a considerar
1 Costes 2 Compras

Valor

Cualificacin 5 bien implementado 4,2 regular

4. Costes y compras
5,2 5 4,8 4,6

Valor

4,4 4,2 4

3,8 1 2

Aspectos a considerar

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Una revisin del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de procedimientos, rdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la llave de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a travs del proceso usado en mantenimiento para determinar cuales reas estn dbiles y cuales estn fuertes. Un proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se completa, desde su emisin, su programacin, determinacin de requerimientos de repuestos y mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

Aspectos a considerar
1 Generalidades 2 Estrategia de mantenimiento 3 Mantenimiento 4 Mantenimiento

de primera lnea en la recepcin y aceptacin en la instalacin 5 Mtodo y rutinas de mantenimiento 6 Mantenimiento en el diseo. Diseo para la mantenibilidad 7 Mantenimiento basado en condiciones de estado

Valor 3,1 3,2 1,1 1 2 2 1,5

Cualificacin regular regular con deficiencias con deficiencias con deficiencias con deficiencias con deficiencias

5. Mantenimiento
3,5 3 2,5 2

Valor

1,5 1 0,5 0 1 2 3 4 5 6 7

Aspectos a considerar

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Aspectos a considerar
1 Generalidades 2 Benchmarking 3 SIGMA 4 Indicadores de 5 Equipos de

gestin mejora multidepartamentos 6 Control de rendimientos 7 FMEA y RCM

Valor 2,7 2,6 0,9 0,9 1,2 1,2 1,2

Cualificacin regular regular con deficiencias con deficiencias con deficiencias con deficiencias con deficiencias

7. Mejora continua
3

2,5

Valor

1,5

0,5

0 1 2 3 4 5 6 7

Aspectos a considerar

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Adems, una revisin del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un sistema de codificacin adecuado, si la priorizacin de trabajos est definida, si el personal entiende la informacin all contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente si la orden es un instrumento vlido para recoger informacin real desde la planta. Compilacin y anlisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los antecedentes juntos, llenar las planillas y organizar todas las observaciones anotadas, complementndolas con lo que el auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las planillas, debe contener un anlisis de las causas que llevan a las actuales situaciones con deficiencias, aspectos mejorables y recomendaciones para el cambio, y una secuencia de recomendaciones con prioridades para ayudar a la administracin del mantenimiento a abordar los problemas que la auditoria detect.

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6. CONCLUSION.
El modelo presentado para auditar la gestin del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos, con la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organizacin para el mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organizacin es dinmica, por tanto se recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos aspectos que la tecnologa y la competencia as lo requieren.

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