Cmo preparar una ponencia

Los pasos previos El entorno o Conferencias de clausura o Mesas redondas o Comunicaciones cientficas en congresos o La teleconferencia La estructura de una ponencia o Introduccin o Cuerpo central o Conclusin El dilogo

Los pasos previos

Las razones por las que un mdico se ve abocado a presentar una ponencia o dar una conferencias son muchas: un congreso donde debe exponer la investigacin realizada ante una audiencia generalmente amplia, una mesa redonda a la que se le ha invitado en razn de su experiencia o conocimientos en un rea del saber mdico, una sesin clnica en la que debe exponer o comentar un caso clnico. Cualquiera que sea la razn por la que un mdico debe hablar en pblico, antes de hacerlo le interesa asegurarse de que: conoce suficientemente el tema que le han encomendado tendr suficiente tiempo para prepararlo dispondr del adecuado soporte audiovisual el tema es apropiado para los oyentes. Estos puntos, que parecen tan obvios, no siempre lo son. Quienes preparan y organizan congresos o jornadas cientficas, pueden tambin cometer ciertos errores como por ejemplo, contactar con un experto con poco tiempo de antelacin, desconocer cul es el rea de investigacin actual de un ponente que otrora investig sobre el tema que le proponen ahora, o pueden pensar que el tema es interesante para una audiencia cuando el ponente, que conoce bien ese tema, sabe que en realidad no lo es tanto. El ponente debe juzgar y sopesar una propuesta antes de aceptarla, so pena de que el halago que le supone el ser invitado, pueda hacerle perder el sentido de su propia realidad o de la realidad a la que le proponen enfrentarse.

El entorno
No es lo mismo dar la Conferencia de Clausura de un congreso internacional que exponer una comunicacin cientfica en las reuniones de la Sociedad Cientfica local, participar en una mesa redonda que en una teleconferencia. Las conferencias de clausura, clases magistrales, etc. permiten una cierta libertad de maniobra, siempre que sigan las normas de cmo hablar en pblico, o se ajusten a las estructura de una ponencia descrita ms adelante. Su contenido se acerca ms a lo que es una revisin, un metaanlisis o una ponencia que revela criterios mdicos basados en la evidencia. Para ser realmente magistral, adems de informar de los aspectos ms relevantes del tema escogido, debe

servir tambin para estimular las inquietudes cientficas de los oyentes, lanzar interrogantes y sealar las lneas de investigacin ms actuales sobre la materia. La duracin de la exposicin no debe ser superior a los 45 minutos, dejando un margen de tiempo razonable para el dilogo. Las mesas redondas se caracterizan porque los ponentes (generalmente cuatro) tienen menos tiempo que el ponente de una conferencia magistral para exponer su tema y porque deben ajustarse a las indicaciones del moderador. La discusin suele ser conjunta y se realiza cuando todos los ponentes han finalizado su exposicin. Si participa en una mesa redonda sea breve en los agradecimientos iniciales; tiene poco tiempo para hacer su exposicin y no hay cosa ms aburrida para el pblico que or a todos los ponentes comenzar de la misma manera: "agradezco la invitacin a participar en esta mesa redonda.". Vaya rpido al grano. Las comunicaciones cientficas realizadas en congresos mdicos son las ponencias que tienen un tiempo ms limitado, generalmente no superior a los 10 minutos y a los que hay que aadir unos 5 minutos ms de discusin. En muchos congresos, los 10 minutos ya incluyen el tiempo de discusin por lo que la exposicin en s debe concentrarse en 5-7 minutos. La participacin en una teleconferencia no es frecuente an pero lo ser cada vez ms. En la teleconferencia, los participantes estn cada uno en un hospital, un pas o una ciudad diferentes y su conexin es a travs de televisin. Junto a los ponentes (generalmente detrs de ellos) se encuentra un publico que tambin puede participar, siguiendo unas normas. Quien participe en una teleconferencia debe saber que quien habla es quien sale en pantalla (generalmente de forma automtica) y que por lo tanto, si varios hablan a la vez, el selector de pantalla no puede funcionar bien. Es pues esencial seguir la norma no1: hablar despacio y no interrumpirse hasta que quien habla haya terminado. Por otra parte, es habitual encontrar un cierto retraso en la transmisin de la voz y de la imagen: el movimiento parece de "cmara lenta" y la voz llega con retraso. Ello hace aconsejable no responder al interlocutor inmediatamente sino hacerlo tras uno o dos segundos de silencio. Al participar en una teleconferencia hay que respetar unas normas bsicas:
o o o o

no interrumpir ni hablar varios a la vez hablar lentamente dejar pasar unos segundos entre la intervencin anterior y la propia. mantener el conmutador de voz en modo mudo si no se est hablando.

La estructura de una ponencia

Cualquiera que sea el entorno en el que participa, es aconsejable que su ponencia se estructure en los tres apartados clsicos de Introduccin, Cuerpo y Conclusiones. La Introduccin tiene como objetivo principal el atraer la atencin de la audiencia y preparar el camino al mensaje principal. El ponente debe utilizar la Introduccin para Cautivar el inters de los oyentes y darles una visin del tema que lo haga atractivo.

Dar a los oyentes la informacin que juzgue necesaria a fin de que puedan entender bien el cuerpo de doctrina que se expondr a continuacin. Hacer los agradecimientos pertinentes de forma breve y educada, especialmente breves si est en una mesa redonda El Cuerpo central es donde debe incluir el mensaje principal que desea transmitir al auditorio. El error ms frecuente por parte de ponentes no experimentados (y de algunos ya experimentados) es el de querer transmitir a la audiencia todo lo que el ponente sabe sobre la materia. Si se cae en la tentacin de decirlo todo, la lluvia de informacin que har caer sobre la sufrida audiencia ser tal, que en muy poco tiempo el ponente habr conseguido el desinters de la gran mayora de oyentes. Tres o cuatro ideas clave, repetidas dos o tres veces con diferentes palabras y desde diferentes perspectivas, deben ser transmitidas antes de que el natural cansancio haga presa en la audiencia y disminuya su atencin. Es el momento decir cules son las aportaciones principales o ms novedosas del trabajo realizado y limitar el frrago de datos experimentales a aquellos que son esenciales para substanciar lo que se afirma. Se trata en esencia, de atenerse a lo ms importante y recalcarlo. La Conclusin es tambin importante. Conviene indicar a los oyentes cundo se ha entrado en la recta final, cundo se ha iniciado la conclusin. En la conclusin se incluirn frases breves y sucintas que resuman lo expuesto, digan porque es importante y qu aplicacin prctica tiene. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas mencionadas en la Introduccin.

El dilogo
Es el momento de la verdad, en el que el ponente se da cuenta si ha llegado o no al pblico. Y esto no se medir tanto por la prontitud con la que surjan preguntas o intervenciones (la mayora de las audiencias son tardas en iniciar preguntas) sino por la viveza y nmero de las mismas una vez se ha roto el hielo inicial. En el momento del dilogo no hay que olvidar lo siguiente: Repita para toda la audiencia las preguntas que le hacen. Es particularmente importante cuando el sistema de megafona no es ptimo. Si quien pregunta lo hace hablando hacia el ponente, los oyentes situados por detrs de l pueden fcilmente perder sus palabras. Sea breve y claro en las respuestas. Los oyentes que no estn muy interesados se lo agradecern y los que s lo estn, se lo agradecern tambin porque de esta forma habr tiempo para ms preguntas. Evite los dilogos con una sola persona de la audiencia. Si alguien est interesado en profundizar ms, diga que con mucho gusto le ampliar informacin o comentar lo que se desea al finalizar.