Plan de la clase

 Tema 3 Eficiencia y eficacia a través del uso de los

sistemas de Información
 TEMA 3
Eficiencia y eficacia a través del uso de los sistemas de
Información
1) Eficiencia
2) Eficacia
3) Eficiencia y eficacia en las tecnologías de información
4) Sistemas de información como herramienta para la
competitividad
5) Plan de mejoras
6) Sistemas de Información y mejora de procesos
7) Mejorar los procesos organizacionales a través del uso de
los sistemas de información haciéndolos más eficientes y
eficaces
 Sistemas de Información y mejora de
procesos

Cómo un sistema de información

mejora los procesos de las empresas
Sistemas de Información y mejora de
procesos

 Con el fin de mejorar la toma de decisiones y

reducir los costos de las operaciones
incrementando la productividad de una
empresa, es fundamental la
implementación de un eficaz sistema de
información, que brinde los datos
necesarios para llevar a cabo una gestión
empresarial eficiente.
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 Con el fin de mejorar los procesos productivos y los
resultados finales en la comercialización de
productos en el mercado, la mayoría de las empresas
a nivel mundial ha comenzado a implementar desde
hace años un completo sistema de información
basado en herramientas informáticas, que permiten
un control total de las operaciones.
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 Dentro de las soluciones tecnológicas e informáticas
que suelen ser aplicadas en las empresas para lograr
mayor productividad, una adecuada estrategia y
alcanzar la competitividad esperada, las plataformas
ERP suelen ser consideradas vitales,
 ya que ofrecen soluciones concretas a todo lo referido
a la gestión de los recursos empresariales en su
conjunto.
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 Es que precisamente los sistemas ERP, siglas del
concepto en inglés Enterprise Resource Planning, son
como su nombre lo indica plataformas de software
diseñadas para llevar a cabo la planificación eficaz de
los recursos empresariales,
 y de esta forma brindar las herramientas necesarias
para administrar los recursos y los activos de las
organizaciones comerciales.
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 En este sentido, los sistemas ERP se integran a las
diferentes áreas de la empresa, con el objetivo de poder
brindar un sistema global que permita el intercambio de
información,
 es decir que finalmente todos los datos que se manejan en
la compañía deben confluir en el sistema ERP, para que
luego puedan ser consultados desde los diversos sectores
de la organización,
 y así poder elaborar análisis que brindan la posibilidad de
diseñar estrategias adecuadas para la empresa y para el
momento puntual del fluctuante mercado.
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 Por tal motivo, una de las principales ventajas de las
plataformas ERP reside básicamente en que los datos
que se integran en el sistema se encuentran a
disposición de todas las personas involucradas en la
empresa que requieren esos datos,
 y además el acceso a la información es rápida y
sencilla, generando que el intercambio de datos se
transforme en un proceso prácticamente automático.
Módulos de una ERP
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 De esta forma, podríamos decir que las plataformas
ERP se diseñan con el objetivo principal de poder
brindar ayuda a las empresas para que estas puedan
organizar sus recursos,
 y lograr como resultado el poder aprovechar al
máximo los beneficios del negocio.
 Esto se debe fundamentalmente a que el uso de una
solución ERP en una organización permite
administrar el uso de todos sus recursos, y así lograr
una mayor productividad y eficiencia.
 Sistemas de Información y mejora de
procesos
 Si el principal objetivo de las plataformas ERP se
centran en mejorar la eficiencia del negocio, es
necesario que la solución ERP que se elija sea la
adecuada para la organización en la cual se verá
involucrada dicha solución,
 por lo que es sumamente importante tener presente
la idiosincrasia y las necesidades especiales que posee
la compañía,
 porque lo cierto es que no todas las organizaciones
comerciales son iguales.
 Cómo elegir el mejor software para
nuestra empresa?

 Para tomar la decisión sobre el tipo de

solución de software que necesita nuestra
empresa, hay que tener en cuenta cuales
son las herramientas empresariales que se
requieren, a través de un previo diseño de
plan estratégico.
 Seleccionar un Software de gestión

 https://www.youtube.com/watch?v
=208Bn2Gma6k
 Claves para Tener un Sistema de
Información Efectivo y Eficiente

 Es necesario el compromiso por parte de los

directivos de las empresas para que el sistema
funcione y llegue a ser efectivo lo cual requiere
esfuerzo, tiempo, dedicación y recursos económicos.
 Hay que tener en claro que es una inversión que se
verá retribuida en control, en información para toma
de decisiones, en procesos eficientes y eso a su vez
se verá reflejado en rentabilidad para la empresa
 Claves para Tener un Sistema de
Información Efectivo y Eficiente
 Los dirigentes de las empresas deben ser conscientes que
los sistemas de información son una ayuda para la gestión
de tareas, actividades y procesos,
 Que para implementar un sistema primero se debe tener
muy claro lo que se quiere hacer y cómo se quiere hacer,
y específicamente al desarrollo de sistemas de información
usando software
 La mejor opción para implementarlo es hacer antes una
prueba piloto del proceso que se quiere sistematizar, ya
sea en papel o en hojas de cálculo esto evitara muchos
dolores de cabeza y perdidas de recursos.
 Claves para Tener un Sistema de
Información Efectivo y Eficiente

 Los dirigentes de las empresas deben

entender que es necesario su compromiso
no solo en el momento de la decisión de
implementar un sistema,
 sino también en el mantenimiento del
mismo, que también implicara una
inversión de recursos,
 así el sistema no quedara obsoleto y será
de ayuda y no una carga para la empresa.
PROCESOS
PROCESO
 Es el conjunto de pasos que se realizan de
forma secuencial para conseguir elaborar
productos o servicios (outputs) a partir de
determinados inputs
 Un proceso es un ámbito de actuación que
define un curso de acción compuesto por una
serie de etapas, las cuales añaden valor a las
entradas con el fin de producir unas salidas que
satisfagan las necesidades del cliente del
proceso
Construcción del mapa de procesos
 Una vez identificados todos estos
procesos pueden organizarse en un
mapa de procesos.
 El Mapa de Procesos
 Es la representación gráfica de los procesos que
están presentes en una organización, mostrando
la relación entre ellos y sus relaciones con el
exterior.
 A su vez, los procesos pueden ser agrupados en
Macroprocesos en función de las
macroactividades llevadas a cabo.
 Ejemplos

 https://www.youtube.com/watch?v
=cV8KaZ1bn3c
 Asignación de procesos clave a sus
responsables

 Una vez definidos los procesos fundamentales

del Servicio se deben asignar los propietarios o
responsables de los mismos.
 Los propietarios son los encargados de la
supervisión y control de los procesos, es decir,
los que se hacen responsables de su correcto
funcionamiento
Desarrollo de instrucciones de trabajo
de los procesos

 Los procesos deben desarrollarse de

forma que quede suficientemente claro
qué pasos deben darse para realizarlo.
 Es decir, se hace necesaria una
explicación, fase por fase, de las
actividades que componen el proceso
 Ejemplo
.

PROCESO GESTIÓN DE SUGERENCIAS

RESPONSABLE Federico García

• Diariamente captura, procesa y archiva las sugerencias enviadas desde

las diferentes instancias
• Hace seguimiento semanal del estado de las sugerencias (solucionado,
pendiente, no procede) mediante contacto telefónico o vía e-mail con
otros servicios (infraestructuras, recursos humanos, etc.): elaboración
INSTRUCCIONES
de informe.
DE TRABAJO • Análisis estadístico de las sugerencias (temas, centros, campus,
frecuencia).
• Detección de áreas de mejora.
• Elaboración de propuestas de mejora: informe.
Ejemplo

PROCESO AUDITORÍAS DE SERVICIOS

RESPONSABL
E Francisco López

• Visitas periódicas a los campus. Revisión de los servicios, sus equipos

e instalaciones. Detección de no-conformidades, seguimiento de las
mejoras y los nuevos servicios implantados. Intercambio de
INSTRUCCIONE
impresiones y opiniones con los usuarios y responsables de los
S servicios: elaboración de informe.
DE TRABAJO • Detección de áreas de mejora y análisis histórico de las mejores
prácticas de los servicios.
• Elaboración de propuestas de mejora: informe.
GESTION DE LOS PROCESOS
 Tres fases son las necesarias para comprender
y poder mejorar continuamente los procesos:

Mejora continua

Evaluar Analizar Mejorar

 Evaluar
1. Definir la Misión del proceso de forma tal que permita la
comprensión del valor añadido del mismo respecto de su
contribución a la Misión general de la organización.
2. Asignar un propietario de proceso que lidere la mejora continua
de la eficacia y la eficiencia.
3. Consensuar requerimientos cliente – proveedor como primer
paso para la mejora de calidad.
4. Definir indicadores sólidos y consistentes que permitan la toma
de decisiones acertadas respecto de la mejora de la calidad. Es
necesario estar seguro de que los datos en todo momento,
reflejan la situación actual, la tendencia y son coherentes con los
requerimientos cliente – proveedor existentes.
5. A partir de la comprensión de la misión, los requerimientos de los
clientes y los resultados de los indicadores, evaluar el proceso
identificando las ayudas y barreras existentes en el entorno y los
puntos fuertes y áreas de oportunidad del proceso en si. El
resultado de la evaluación nos permitirá detectar las áreas de
mejora a contemplar.
 Analizar

 Analizar las áreas de mejora, utilizando

herramientas de mejora de la calidad tales
como: Proceso de Mejora de Calidad, Análisis
de causas raíz y Simplificación de procesos.
 Identificar las acciones adecuadas para
garantizar la mejora del rendimiento.
Mejorar
 Convertir las acciones en planes detallados de
mejora
 Llevar a cabo los planes de mejora
 Comparar los resultados de los indicadores con
los resultados previos, comprobando de esta
forma si las acciones dan la mejora esperada.
 Verificar la satisfacción del cliente
 Iniciar un nuevo ciclo de gestión, volviendo a la
fase de evaluación.
IDENTIFICACION DE PROCESOS CRITICOS
 Es necesario identificar cuales son los Factores
Críticos de Exito (FCEs) de la organización:
 Un FCE es un elemento en el cual se tiene que ser
especialmente excelente debido a que el mismo puede
determinar el éxito o el fracaso de la organización

 Los FCEs deben satisfacer la condición de

“necesario y suficiente” asegurando que cada uno
de ellos es necesario para la Misión de la
organización y que la suma de todos es suficiente
para alcanzarla
IDENTIFICACION DE PROCESOS CRITICOS

 Una vez determinados cuales son los FCEs,

podremos identificar cuales son los procesos de
la organización que tienen impacto directo en los
mismos, siendo estos procesos los Procesos
Críticos.
 Identificar los Procesos Críticos es la base para
poder administrar los esfuerzos de mejora
continua de la organización.
¿Qué es un Proceso en SI?
Básicamente, es un método para
hacer o producir algo.

Más formalmente, es un conjunto de

prácticas realizadas para obtener un
resultado. Esto incluye herramientas,
técnicas, materiales y personas.

El Proceso Software es un conjunto

de herramientas, técnicas, materiales
y personas para producir o
desarrollar software
 EL AGUJERO NEGRO DE LA
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
 Aunque la tecnología siempre ha sido y será
un gran aliado de los sistemas de la
reingeniería en los procesos de negocios,
muchas empresas han gastado millones de
dólares en tecnología de información sin
obtener los beneficios buscados.
 EL AGUJERO NEGRO DE LA
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
 Una de las muchas razones por las cuales
las tecnologías de información han fallado
en su potencial, es que muchas veces es
implementado a procesos demasiado
obsoletos.
 Porque en vez de concentrar la atención
primero en mejorar los procesos y después
adaptar la tecnología; lo que hacemos es
automatizar las tareas existentes para
obtener eficiencia.
EL AGUJERO NEGRO DE LA TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN

 Es típico encontrar, que en los procesos de

las empresas donde hay interacción con los
clientes, muchas veces las tecnologías de la
información en vez de facilitar los procesos,
se convierten en un obstáculo para prestar
un mejor servicio.
 PLAN DE MEJORAS

 La excelencia de una organización viene marcada por

su capacidad de crecer en la mejora continua de
todos y cada uno de los procesos que rigen su
actividad diaria.
 La mejora se produce cuando dicha organización
aprende de si misma, y de otras, es decir, cuando
planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno
cambiante que la envuelve y el conjunto de
fortalezas y debilidades que la determinan
 PLAN DE MEJORAS

 El plan de mejoras se constituye en un objetivo del

proceso de mejora continua, y por tanto, en una de
las principales fases a desarrollar dentro del mismo.
La elaboración de dicho plan requiere el respaldo y
la implicación de todos los responsables que, de una
u otra forma, tengan relación con la unidad.
 PLAN DE MEJORAS

 Para su elaboración será necesario

establecer los objetivos que se
proponen alcanzar y diseñar la
planificación de las tareas para
conseguirlos.
El plan de mejoras permite:
 Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.

 Identificar las acciones de mejora a aplicar.

 Analizar su viabilidad.

 Establecer prioridades en las líneas de actuación.

 Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y

de un sistema de seguimiento y control de las mismas.

 Negociar la estrategia a seguir.

 Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.

 Motivar a la comunidad a mejorar el nivel de calidad.

 IDENTIFICAR EL ÁREA DE MEJORA

 Una vez realizado el diagnóstico, la unidad evaluada

conoce las principales fortalezas y debilidades en
relación al entorno que la envuelve.
 La clave reside en la identificación de las áreas de
mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben
superar las debilidades apoyándose en las
principales fortalezas
Detectar las principales causas del
problema
 La solución de un problema, y por lo tanto la superación de un área de

mejora, comienza cuando se conoce la causa que lo originó

 Existen herramientas metodológicas para su identificación. Entre otras cabe

destacar:

 El diagrama de espina (causa-efecto),

 Diagrama de Pareto,

 Estándares de calidad,

 Tormenta de ideas.

 La utilización de alguna de las anteriores o de otras similares ayudará a

analizar en mayor profundidad el problema y preparar el camino a la hora

de definir las acciones de mejora

 Formular el objetivo
 Una vez se han identificado las
principales áreas de mejora y se
conocen las causas del problema, se
han de formular los objetivos y fijar
el período de tiempo para su
consecución.
 Tener en cuenta que los objetivos han
de:

 Ser concretos y estar redactados con claridad.

 Ser realistas: posibilidad de cumplimiento,
 Acotados: en tiempo y grado de cumplimiento,
 Flexibles: susceptibles de modificación ante contingencias
no previstas sin apartarse del enfoque inicial,
 Comprensibles: cualquier agente implicado debe poder
entender qué es lo que se pretende conseguir,
 Obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo
necesario para su consecución.
 Seleccionar las acciones de mejora

 Se propone la utilización de una serie de técnicas

(tormenta de ideas, técnica del grupo nominal,
utilización de modelos, aplicaciones o sistemas …
etcétera) que facilitarán la determinación de las
acciones de mejora a llevar a cabo para superar las
debilidades.
 Se trata de disponer de un listado de las principales
actuaciones que deberán realizarse para cumplir los
objetivos prefijados.
 Realizar una planificación

 El listado obtenido es el resultado del ejercicio sin haber aplicado

ningún orden de prioridad.
 Algunas restricciones inherentes a las acciones elegidas pueden
condicionar su puesta en marcha, o aconsejar postergación o
exclusión del plan de mejoras.
 Es imprescindible conocer el conjunto de restricciones que
condicionan su viabilidad.
 Establecer el mejor orden de prioridad no es tan sencillo como
proponer, en primer lugar, la realización de aquellas acciones
asociadas a los factores más urgentes, sino que se deben tener
en cuenta otros criterios en la decisión
 Criterios en la decisión

Entre los principales podemos

encontrar:
1. Dificultad de la implantación
2. Plazo de implantación
3. Impacto en la organización
Seguimiento del plan de mejoras
 El siguiente paso es la elaboración
de un cronograma para el
seguimiento e implantación de las
acciones de mejora.
 En el mismo, se dispondrán de
manera ordenada las prioridades
con los plazos establecidos para el
desarrollo de las mismas.
 Protocolo para la elaboración del
plan de mejora
 Para llevar a cabo las acciones de mejora propuestas es
necesario especificar las tareas concretas que deberán
realizarse para la consecución de los objetivos.
 Para ello hay que determinar quién es el responsable de la
puesta en marcha y de la ejecución de las acciones de
mejora, las diferentes tareas a desarrollar, los recursos
humanos y materiales necesarios, el período de
consecución, la fecha de inicio, los indicadores de
seguimiento y los responsables de realizar el control y
seguimiento de las mismas.
 Protocolo (cont..)

 El protocolo que deberá seguirse para construir el

plan de mejoras y realizar el seguimiento a lo largo
de su implantación está integrado por una serie de
tablas que deberán llenarse en el orden que se
presentan,
 Es posible que el análisis centrado en los criterios
del modelo, dada la interrelación que existe entre
ellos, de lugar a la aparición de fortalezas y
debilidades y determinar áreas de mejora
 Protocolo (cont..)
 A través del análisis efectivo de los
procesos, y haciendo uso de las
herramientas apropiadas, las
organizaciones pueden llegar a ser
más eficientes, logrando así
consolidarse en el Mercado en que
ellas compiten
 Protocolo (cont..)
 La Gestión Integral de Sistemas
aporta una imagen de empresa
consolidada, con una estructura
organizativa definida y que dispone
de un control exhaustivo sobre su
producto o servicio
 Plan de Mejora de Procesos
 Es más fácil alcanzar los resultados
esperados cuando se utilizan
herramientas apropiadas para el
propósito perseguido. Es por ello
que proponemos una serie de
herramientas que facilitan el logro
de los objetivos del sistema
Procesos Eficientes.
 GESTIÓN POR PROCESOS

 Implica reordenar los flujos de forma

que aporten valor añadido dirigido a
aumentar la satisfacción del cliente y
a facilitar las tareas de los
profesionales
 GESTIÓN POR PROCESOS

 https://www.youtube.com/watch?v
=01GP5hv4ag8
 Elementos Fundamentales

 • Enfoque centrado en el Usuario

 • Compromiso de los Profesionales
 • Práctica Clínica adecuada
 • Sistema de información Integrado
Identificar y clasificar los procesos
 https://www.youtube.com/watch?v
=Ixi737p6f48
Clasificación de procesos
Selección de procesos
 Mejoras de procesos

 http://www.youtube.com/watch?
v=WbzjFE6GSgo
 Plan cuarta evaluación
 La computación en la nube es una de las tendencias con
más impacto en el campo de la informática tanto personal
como empresarial y está teniendo una importante
influencia en la manera en que se accede a los datos,
cómo se utilizan y se almacenan; cómo se procesan los
sistemas de software y la manera en que se resguarda la
información.
 De hecho, ahora casi todas las formas de recursos de
computación incluyendo hardware, software y espacio de
almacenamiento, se ofrecen "en la nube".
 Tomando como base el primer trabajo estructurar un plan
de mejoras considerando el tema asignado, para aplicarlo
en la empresa donde lo realizo, que permita garantizar el
buen funcionamiento de sus sistemas a través de la nube
Temas cuarta evaluación
1. Plan de pruebas para implementar un sistema en la nube
2. Inventarios de hardware y de software
3. Plan de contingencia en caso de desastres
4. Manejo de datos locales
5. Plan de respaldos y copias de seguridades
6. Página Web
7. Plan de mantenimientos informáticos
8. Evaluar requerimientos para un sistema de información
9. Auditorias Informática
10. Problemas de compatibilidad de la nube
11. Problemas de atención al cliente
12. Protección de datos
13. Acceso remoto y problemas de seguridad
14. Seguridad de cómputo en la nube
15. Análisis y uso de la información en la nube
 Trabajo valor 20%
A los grupos de trabajo se les asigna uno de los procesos definidos como
importantes a tener bien estructurados por las empresas para el buen
funcionamiento a través de la WEB y poder los sistemas de información darles las
garantías de funcionamiento y respaldos tanto a la compañía como a sus
diferentes clientes, temas para cada grupo diapositiva 68
A) Valor 3,0 puntos sobre 5, tomando como base los 5 pasos discutidos para
realizar un plan de mejoras, considerando los procesos claves, los procesos de
apoyo y los procesos estratégicos, estructurar un Mapa de procesos con sus
respectivos diagramas de funcionamiento con relación al tema asignando.
B) D) Valor 2 puntos sobre 5 compartirlo con el grupo en las clase del 17 y 19
abril, incluyendo además videos con ejemplos de algunos de su modelo ya
implementados en una de las empresas donde ustedes tengan participación.
La consulta tendrá un valor del 20% como cuarta evaluación establecida en los
compromisos académicos, el trabajo se enviara vía correo como máximo hasta el
día domingo 14 de abril hasta las 11 y 59 de la noche al correo
administracionfaop@Gmail.com con los parámetros establecidos para hacerlo
Grupos de trabajo