CASO: Surviving SAP

implementation in a Hospital

INTEGRANTES
• CHECA ATARAMA, DIANA
• CHUMPITAZI ALVAREZ, CARLOS
• IPANAQUÉ ZAPATA, ALEXANDER
• RIVERA URREGO, GRABIELA
 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

EMPATIZAR DEFINIR IDEAR PROTOTIPAR EVALUAR

1. Usuarios: 1. Procesos Aplicación que
Pacientes con administrativos poco ofreciera solución Finales de 2008 inician
enfermedades eficientes. integral al manejo de el proyecto SINAPSIS El 01 de enero de
críticas. 2. Riesgos en información, procesos para la 2011 inician el uso del
2. Existe un plan de administración de de atención al implementación de un SAP con sus
expansión del medicamentos. paciente, sistema que integre adaptaciones en todos
servicio. 3. Muchos sistemas de administrativos y todo el core del los procesos del
3. Pacientes información digitalización de HC: negocio en Hospital
necesitan independientes. 1. ERP coordinación con el
atención eficiente 4. Inadecuado manejo 2. CPOE proveedor Compunet
y segura de HC. 3. EMR
5. Problemas de
facturación y pagos.
 PROBLEMA CENTRAL

Procesos de atención al paciente y procesos administrativos poco

eficientes con manejo de documentos impresos con alto nivel de
coordinación entre diferentes áreas, generando retrasos en la
atención de los pacientes, problemas en el manejo de los costos
asociados al servicio y riesgos en la administración de medicamentos.
 DESCUBRIMIENTO
Soluciones detectadas y como entidad encara el problema central

Finales de 2008: Formación de grupo Inicia Proyecto Sinapsis: Búsqueda de solución integral al manejo de
Multidisciplinario en FVL información que incluya proceso de atención del paciente y
administrativos

1. FVL decide contratar la implementación de SAP con

el proveedor Compunet
2. Jefes se encargarían que sus colaboradores
entiendan bien el proyecto y sus beneficios
01-10-2009: Proveedor Compunet 3. Formación de grupos de consultores y especialistas
de FVL para la modelación de los procesos
4. Desarrollo de requerimientos

1. Cambios en la estructura de procesos de VL

2. Capacitación al personal en el uso del sistema
2010: Desarrollo del proyecto integral
3. Pruebas unitarias y pruebas integrales
4. Levantamiento de observaciones
 ASPECTOS RELEVANTES
Situaciones que influyeron para solucionar el caso

1. Formación de grupo interdisciplinario para la selección de la mejor opción del sistema.

2. Formación de grupos de especialistas para la definición de los nuevos procesos.
3. Comunicar la decisión a todo el personal, indicando que el proyecto buscaba mejorar la
calidad del servicio ofrecido y la eficiencia de los procesos (no recortar el personal).
4. Asegurar el respaldo de todas las jefaturas.
5. Elaboración de proceso y estrategias para la atención de requerimientos.
6. Elaborar el plan de capacitación
7. Instalación de mesa de ayuda 24/7 durante el periodo de lanzamiento del SAP
 LECCIONES APRENDIDAS

1. Los equipos multidisciplinarios te permiten tener una amplitud de ideas y

mayor aporte en la búsqueda de la solución.
2. Una punto importante para el éxito de un proyecto es tener el respaldo de la
alta dirección y de las jefaturas.
3. Es muy importante definir una estrategia para la difusión de un proyecto a los
usuarios con el fin de asegurar que este sea acogido por ellos y asegurar el
apoyo de todos durante su implementación.
4. Es importante una buena definición del alcance para la implementación del
proyecto y que éste se difunda de forma clara a todos los involucrados para
evitar falsas expectativas.
5. La planificación es importante para el cumplimiento de hitos y entregables y el
control del cronograma.
6. En sistemas grandes y complejos, es mejor la elaboración de prototipos y el
lanzamiento por etapas para asegurar una implementación más eficiente, con
menor costos y para mitigar el riesgo.