Dirigir una reunión

Extractado del libro de Harvard Business Review

http://books.google.es/books?id=EOhcfUt6NxoC&lpg=PP1&pg=PA4#v=onepage&q&f=false
Dirigir una reunión
3 grandes partes
• APERTURA
• DESARROLLO
• CIERRE
 APERTURA
• Inicie con Autoridad:
PUNTUALIDAD
 APERTURA
Presente a los que nos se
conocen
Para qué estamos aquí?
De a conocer el propósito
inicial y resultados esperados
Revise la agenda,
presentando los puntos a
discutir
Como trabajaremos juntos?
Fije o repase reglas básicas
•Comenzar y terminar puntualmente.
•Quien puede hacer contribuciones a la
agenda.
•Comprender quién tomará decisiones.
•Todos pueden quedarse hasta la hora
de cierre? Pregunte.
•Recordar la autoridad que tiene el
grupo.
•Límite de tiempo para cada problema:
• Para sobrepasar el tiempo
asignado
• Clarificar limitaciones para cada
item:
• Políticas de la compañía
• Decisiones de la compañía
• Presupuesto
•Quien tomará la decisión de cada item
 APERTURA
Presente a los que nos se
conocen
Para qué estamos aquí?
De a conocer el propósito
inicial y resultados esperados
Revise la agenda,
presentando los puntos a
discutir
Como trabajaremos juntos?
Fije o repase reglas básicas
•Pida participación y apertura para
nuevas ideas
•Recuerde escucharse unos a otros
•Restricción de interrupciones
•Informe los roles de cada uno si es
necesario:
• Control de tiempos
• Facilitador
• Redactor
•Señalar uso del “estacionamiento”
•Orden y organización
• Pausas
• Uso de baños
• Uso de celulares y otros
dispositivos
 APERTURA
• Antes de iniciar no deje que la reunión se le
salga de las manos
 DESARROLLO
• No toque temas no incluidos
Aténgase a la agenda •
•
Inicie con lo más fácil
Asigne un responsable para el manejo del tiempo
(mantenga al grupo •
•
Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto
No deje relajar la disciplina
enfocado) • Recuerde periódicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se
hará

• Solicite feedback
Asegúrese que todos •
•
Se nos ha olvidado algo?
Pregunte a los callados
los puntos de vista •
•
Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3
Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones
sean escuchados • Haga que alguien asuma la posición de abogado del diablo

• No acapare la discusión
• Promueva a los callados
Sea consiente de •
•
Controle a los dominantes o a los que interrumpen
Elogie y sea positivo acogiendo lo que los demás dicen
usted como líder •
•
Intervenga criticas y ataques a contribuciones
Señale orden de intervenciones
• Este atento al lenguaje corporal
 DESARROLLO
• No toque temas no incluidos
Aténgase a la agenda •
•
Inicie con lo más fácil
Asigne un responsable para el manejo del tiempo
(mantenga al grupo •
•
Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto
No deje relajar la disciplina
enfocado) • Recuerde periódicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se
hará

• Solicite feedback
Asegúrese que todos •
•
Se nos ha olvidado algo?
Pregunte a los callados
los puntos de vista •
•
Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3
Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones
sean escuchados • Haga que alguien asuma la posición de abogado del diablo

• El silencio no significa poca participación sea sensible a la necesidad de

otros de escuchar
Sea consiente de • Destaque ideas de acuerdo
• Escriba los aportes de cada uno
usted como líder • No borre ideas en lluvias de ideas
• Mantenga ideas en el “estacionamiento”
 CIERRE
• Resuma la reunión
• Repase los puntos mas destacados.
– puntos clave de la agenda, Decisiones tomadas,
responsabilidades acordadas, responsables,
tiempos para llevarlas a cabo
• Ate cabos sueltos
• Pida feedback
• Reformule logística próxima reunión
• Felicite