Checklist para Reuniones

Factores del éxito

Conocer el objetivo general, planificar y establecer una secuencia manejable.

Balancear correctamente el trabajo a realizar fuera y dentro de la reunión.

Conocer el resultado esperado, en cada reunión.

Invitar a las personas correctas. (Mantener a los interesados informados sobre

cuestiones como temas surgidos, acciones completadas, etc.)

Preparar a las personas (participantes)!

Planificar por anticipado el uso de herramientas y procesos correctos en la reunión

Dirigir a las personas durante la reunión.

Gestionar recursos humanos, cuestiones y acciones antes y después de la reunión.

Estructurar las reuniones para ajustarse a sus fines

Intercambio de información

Toma de decisiones

Revisiones de diseño

Recompensas/reconocimientos

Resolución de problemas

Poner a la Reunión en contexto

¿Qué sucedió antes de esta reunión?

¿Qué necesitamos que suceda en esta reunión?

¿Qué sucederá luego de esta reunión?

¿Realmente necesitamos esta reunión?

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 ¿Realmente es necesario el grupo completo?

 ¿Hay desacuerdos entremezclados?
 No haga todas las negociaciones en reuniones!

Planificando una reunión

Determinar el objetivo general y luego planificar la secuencia.

Determinar los resultados para cada reunión (visibles e invisibles).

Invitar a las personas correctas. (Determinar quién debe asistir, quién puede asistir
(opcional), y los roles de los asistentes.)

Use los procesos y herramientas correctas (estructura de la reunión, contenido,

procesos, herramientas, agenda ordenada u orden del día).

Prepare a los asistentes (agenda, material de apoyo, adelante el tratamiento de las

cuestiones que sean necesarias)

¿Qué personas invitar?

¿Quién tiene información pertinente?

¿Quién tiene autoridad para actuar?

¿Quién tiene interés en el resultado?

¿Quién tiene conocimiento experto pertinente?

¿Quién tiene responsabilidades funcionales?

¿Qué personas son necesarias para alcanzar la meta?

¿Quién necesita desarrollo en esta área?

¿Qué DEBE hacer el líder durante una reunión?

Mantener la dirección

Mantener el nivel emocional bajo y equilibrado

Fijar límites de tiempo para los temas de la agenda

Impulsar el arribo a una conclusión

Mantener a todos en una única discusión

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Pedir participación de las personas silenciosas

Proteger al débil

Evitar la supresión de sugerencias

Reconocer las competencias

Sacar las discusiones de la minoría para fuera de la reunión

Mantener siempre un tono respetuoso

Realizar descansos cuando sean necesarios

Unificar opiniones, generar consenso

Aplazar la reunión si no hay suficiente información para continuar o si discusiones

serias o conflictos sobrecargan la agenda.

Asegurar de que alguien tome una minuta:

 Asegurarse de que la "Memoria grupal" se cree correctamente

 Asegurar el nivel de detalle correcto
 Mantener los elementos claves visibles en pizarras o pegados en las
paredes, así como mantenerlos marcados para las minutas
Asignar acciones solamente a los presentes

Publicar la minuta y las acciones a tomar inmediatamente

¿Qué NO DEBE hacer un líder?

Ejercer demasiado la posición de poder. En lugar de eso, asegúrese de enfocarse en

el liderazgo, la persuasión, la mediación y la escucha activa.

 No controle excesivamente el proceso de la reunión. (En lugar de eso,

facilite y preserve la neutralidad. Presente las preguntas del grupo y evite
hablar sus propias opiniones firmes.)
 No fuerce las decisiones.
 No micro gestione.

Responsabilidades de los participantes

Discuta cualquier cuestión relevante con el líder ANTES de la reunión

Sea positivo
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Sea proactivo: declare una posición y ofrezca alternativas para mantenerla positiva.

Escuche

Contribuya

No interrumpa

No se tome las cosas personalmente

Manténgase en el tema

Cuando se convenza a una nueva posición, dígalo

Reconozca las competencias de los otros

Consejos para el comportamiento de un líder de reunión

Alabe en público. Critique en privado.

Trate con los problemas rápida, directa y diplomáticamente.

Cuide su tono de voz!

Haga pausas periódicamente y consulte pida retroalimentación del avance

Aplace la reunión y planifique para más adelante si fuera necesario.

Cierre

Mientras la reunión avanza, obtenga el cierre de cada ítem

Al final, revise todas las acciones a seguir:

 Que tengan un único propietario responsable asignado

 Establezca una fecha límite
Dé un sumario final

Agenda reuniones de seguimiento o acciones ahora.

Seguimiento

Publique la minuta con presteza.

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Felicite a los contribuyentes.

Revea la situación de participantes:

 involucrados en debates álgidos.

 Que tengan posiciones comprometidas
 Que hayan evidenciado un comportamiento inapropiado
Verifique el progreso del trabajo para completar los compromisos de las acciones a
seguir

 Si se requiere acción de personas que no participaron, obtenga su

compromiso antes de publicar minutas o anotaciones sobre acciones a
tomar de las cuales no fueron consultados. Cada acción a tomar es
responsabilidad del líder de la reunión hasta que lo acepte la persona que
no participó de la misma.
Busque retroalimentación y coaching si lo precisara.

No ignore las señales de advertencia.

Enfóquese en desarrollar nuevas habilidades.

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