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REUNIONES EFECTIVAS

DE TRABAJO
Administracin del tiempo

ANTES DE LA REUNION

ES MEJOR NO CONVOCAR A UNA


REUNION
o Si se trata de asuntos de personal
o Si no tiene tiempo para prepararla
o Si otro procedimiento puede funcionar tan bien o mejor, por
ejemplo: un memo, un correo electrnico o una llamada telefnica
o Si el asunto ya est decidido
o Si no vale la pena quitar tiempo a la gente por ese tema
o Si el grupo est molesto y necesita tiempo para resolver las
diferencias antes de poder trabajar juntos

PROPORCIONAR UNA AGENDA POR


ANTICIPADO

o
El propsito de la reunin
o
Resultados u objetivos deseados
o
Fecha, hora y lugar
o
Quin convoca la reunin
o
Qu grupo se reunir o quines sern los participantes
o
Roles de los participantes
o
Cualquier cosa inusual acerca del formato de la reunin
o
Participantes externos
o
Temas que sern abordados, persona responsable y el tiempo asignado
o
Cualquier material de referencia que se utilizar para la preparacin o para ayudar
a acortar la reunin
o
Cunto tiempo debe tomar la reunin

SONDEE A LOS PARTICIPANTES


CLAVE POR ANTICIPADO
Usted puede estar mejor preparado para una reunin si averigua por
anticipado lo que los participantes clave piensan sobre las cuestiones
importantes.
Tmese el tiempo para discutir las ideas que tienen y que a usted le
gustara que compartieran con otros participantes de la reunin.
A continuacin, puede optar por ajustar su agenda basndose en la
informacin que reciba de estos participantes antes de la reunin.

DURANTE LA REUNION

ACLARE LA FINALIDAD Y EL
OBJETIVO DE LA REUNION
Si declara la finalidad y el objetivo a principios de la reunin, puede
minimizar las digresiones y la introduccin de material irrelevante por
parte de los participantes. Esto le ayudar a mantener su reunin
enfocada en el tema.

o Controle su propio nivel de contribucin para asegurarse de no


dominar la discusin.
o Controle a los que interrumpen o dominan; haga posible que la
gente ms callada pueda aportar.
o Tenga una actitud positiva y alentadora sobre las cosas que la
gente dice.
o Intervenga si algn participante critica o ataca las contribuciones
de otras personas.
o Anote las aportaciones en un rotafolio.

o Para obtener la aportacin de todos, recorra la sala pidiendo


aportacin de cada persona.
o Asegrese de que se escuchen todos los puntos de vista.
o Pdale a alguien que sea el abogado del diablo.
o Pregunte a la gente lo que piensan. D la palabra a los que no
han contribuido.
o Separe al grupo en parejas o tros y que cada grupo d su
informe.
o No se apresure a votar o tomar una decisin.

DE UN CIERRE A CADA TEMA

Para tomar decisiones, el grupo puede votar o llegar a un consenso


(acuerdo mutuo) o el lder puede tomar la decisin.

FINALICE LA REUNIN CON UN PLAN


DE ACCION Y COMUNICACIN
La creacin de un plan de accin y comunicacin suele ser el paso
ms ignorado y puede ser una fuente de quejas de los participantes
de la reunin y otros interesados que no hayan asistido.

Las reuniones que terminan sin un plan de accin y comunicacin no


producen acciones fuera de la sala de reuniones. Un plan de accin y
comunicacin debe tener tres elementos: qu, quin y cundo.

o Qu decisiones y resultados especficos resultaron de la reunin


y qu tareas hay que hacer como resultado de la misma?
o Quin tiene la responsabilidad por esas tareas? Si los
participantes de la reunin se comprometen voluntariamente a
acciones especficas, es ms probable que se completen las tareas.
o Cundo deben completarse esas tareas? Lograr que los
participantes sean realistas acerca de los plazos a que se
comprometen asegura que las tareas realmente se lleven a cabo.

1.
D seguimiento rpidamente con un memo que contenga la minuta.
El mejor memo de seguimiento se basa en los puntos registrados en el rotafolio o
pizarrn y las notas que usted o el secretario tomaron durante la reunin. Tiene que ser
escrito de manera que alguien que no estuvo ah pueda entender lo que pas.
Incluye:
o
Asistentes
o
Objetivos de la reunin
o
Puntos clave discutidos
o
Decisiones clave tomadas
o
Pasos siguientes o plan de accin
o
Fecha de la prxima reunin o seguimiento
o
Agradecimiento a todos los que participaron