Organización y procedimientos

Objetivo general:
El alumno diseñará o rediseñará estructuras
organizacionales y procedimientos administrativos,
elaborando los manuales correspondientes para simplificar
e incrementar la efectividad del trabajo en la organización
con un enfoque estratégico, incluyente, sostenible, ético y
con responsabilidad social.
Unidad I Función de organización: generalidades

Definición de Administración
 “Es el logro de las metas
de una organización de
una manera eficaz y
eficiente a través de la
planeación,
organización, dirección
y control de los
recursos
organizacionales”
Richard Daft
 ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Uso eficiente y
A través del Proceso
eficaz de los
Administrativo (Planeación,
Recursos
Organización, Dirección y
(Financieros,
Control)
Técnicos,
Materiales,
Tecnológicos y
Capital Humano)
LOGRO de
Objetivos/Metas
Organizacionales.

Esfuerzo Humano
Coordinado.
Creando un ambiente
adecuado de trabajo.
 EFICIENCIA VS EFICACIA

EFICIENCIA
EFICACIA

METAS
Bajo Alto Nivel de
Desperdicio logros
 • Planear: Incluye definir
metas, establecer
PROCESO estrategias y elaborar planes
para coordinar actividades
ADMINISTRATIVO • Organizar: Incluye
determinar qué tareas serán
llevadas a cabo, cómo se
realizarán, quién las
ejecutará, cómo estarán
agrupadas, quién depende
de quién y dónde se
tomarán las decisiones.
 • Dirección: Incluye motivar a
los empleados, orientar las
PROCESO actividades de otros, elegir
el canal de comunicación
ADMINISTRATIVO más eficaz y resolver los
conflictos que se presentan.
• Control: Consiste en vigilar
el desempeño, compararlo
contra las metas y corregir
todas las desviaciones
importantes.
La naturaleza del proceso administrativo se basa en
su universalidad, orden, flexibilidad, efectividad y
disciplina con que se realiza cada una de las etapas o
fases del mismo; es decir, los gerentes pueden
aplicarlo sin importar el tipo de empresa, y en
cualquier nivel de la organización, directivo o de
supervisión
 Sergio Hernández y Rodríguez dice: “Al
reconocer a la empresa como un sistema
universal, se puede prever su
funcionamiento; al preverlo, es posible
planificarlo y organizarlo. Una vez
planeada y organizada una empresa, es
factible dirigir y controlar.

Además cualquier
empresa en el mundo,
al aplicar el proceso
administrativo,
mejorará
continuamente su
eficiencia, eficacia y
efectividad
1.1 La organización
como función
 Afirma que
“Organización es el
proceso que consiste en
crear la estructura de
una organización”;
Robbins Stephen
Richard Daft
“Organización es el
desarrollo de recursos
organizacionales para
lograr metas
estratégicas”.
 ORGANIZACION
Para Münch Galindo, es el
establecimiento de la
estructura necesaria para la
sistematización racional de
los recursos, mediante la
determinación de
jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de
actividades, con el fin de
realizar y simplificar las
funciones del grupo social
 Importancia
Acción Restaurante A Restaurante B
División el trabajo Hay 5 puestos diferentes: No hay puestos definidos.
1 cocinero Hay 5 personas quienes van haciendo
1 garrotero todo y como pueden.
1 cajero
1 mesero
1encargado del restaurante

Establecimiento de Encargado del restaurante es jefe Tres personas dan órdenes a todos.
relaciones de del cocinero, cajero y mesero.
autoridad- Cocinero es jefe del garrotero.
responsabilidad

Establecimiento de Cocinero, cajero y mesero Dos personas informan a tres

canales de informan al encargado del
comunicación formal restaurante sobre qué y cómo
hacen su trabajo.
Garrotero informa al cocinero, qué
y cómo hace su trabajo.
Resultado Trabajo eficiente
Buen ambiente de trabajo
Posibilidades de crecimiento y
desarrollo
personas sobre qué y cómo hacen su
trabajo.
Duplicidad de funciones
Falta de eficiencia
Conflictos entre las personas e
inadecuado ambiente de trabajo
 Estructura organizacional
• Es la distribución de las • En este concepto hay
personas en diferentes otros implícitos, como
líneas, entre las división del trabajo,
posiciones sociales que rangos o jerarquías,
influencian el papel de autoridad, reglas y
ellas en sus relaciones normas, que especifican
cómo deben
comportarse los
individuos en cada
posición
 Obtener los
Determinar qué resultados
funciones va a esperados, de
realizar cada quién acuerdo con los
objetivos trazados.

Establecer quién va a
responsabilizarse de
qué resultados Establecer las redes
de comunicación y
Eliminar confusiones toma de decisiones
entre los miembros
de la organización, Establecen niveles
con respecto a qué jerárquicos de
va a realizar cada autoridad
quién
1.2. La organización formal e informal
La organización formal es
la estructura diseñada
por la empresa, que
consta de áreas
funcionales, puestos,
niveles jerárquicos,
líneas de autoridad,
líneas de comunicación
y funciones.
 ORGANIGRAMAS
Es la representación
gráfica de la estructura
orgánica de una
institución o de una de sus
áreas, en la que se
muestra la composición
de las unidades
administrativas que la
integran, sus relaciones,
niveles jerárquicos,
canales formales de
comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y
asesoría.
Organización informal

• La organización
informal es la
organización que se
integra de manera
espontánea por la
afinidad entre los
miembros.
Nacido en Adelaide, Australia del Sur el 26 de Diciembre de 1880, murió en
Guilford, Surrey el 1 de Septiembre de 1949
Elton Mayo Nacido en Adelaide, Australia del Sur el 26 de Diciembre de 1880,
murió en Guilford, Surrey el 1 de Septiembre de 1949
Los estudios de Hawthorne representan en la teoría
administrativa una base fundamental de la corriente
conductual, ya que fue la planta de la Western Electric ,
ubicada en Hawthorne, en una pequeña comunidad cercana
a Chicago, la primera en permitir que se estudiara el
comportamiento humano en la organización.
 • En 1924, la compañía Western Electric
A) INICIO DEL comenzó a estudiar ciertas
EXPERIMENTO: condiciones de trabajo, como
luminosidad, fatiga, ruido, etc. y su
(Etapa Previa a Elton relación con la productividad
Mayo) • En 1927 se seleccionó a un grupo de
seis empleados que fueron
trasladados a un local pequeño donde
eran observados por personal
capacitado que registraba con la
mayor meticulosidad no solo la
productividad y las condiciones de
trabajo sino también su estado de
ánimo, sus comentarios, sus
relaciones interpersonales, etc. , ello
produjo un aumento de
productividad.
B) INVESTIGACIÓN DE
ELTON MAYO
 1. Mayo ordenó que todas las mejoras
I. EXPERIMENTO (La implantadas fueran anuladas.
participación) 2. Resultado: Todos los investigadores
quedaron sorprendidos, ya que
pensaban que la productividad se
reduciría, pero sucedió todo lo
contrario.
3. Opinión de Mayo: El factor
fundamental para explicar los
resultados era de carácter
"psicológico". El aumento de la
productividad se debía a que se
había persuadido a los obreros a
colaborar y se les había convencido
de la importancia del experimento
II. Experimento (La El experimento se desarrolló
Importancia de la bajo la técnica de la
"entrevista", esta se llevó a
comunicación y de la cabo mediante preguntas y
Entrevista) respuesta. Se descubrió
rápidamente que, en esa
situación ese tipo de
entrevista era útil, puesto
que los empleados
deseaban "hablar, hablar y
hablar" con libertad, bajo el
sello del secreto profesional.
III.- Experimento: (Grupos 1. Grupos Formales: incluye al
personal y sus relaciones
Formales e Informales) reglamentariamente
establecidas en cualquier
organización industrial,
comercial, estatal, militar, etc.
2. Grupos Informales: se refiere a
las agrupaciones espontáneas
basadas en la simpatía, la
amistad, la comunidad de
intereses y rasgos comunes de
intereses y de carácter. Estos
grupos pequeños establecen sus
líderes, costumbres, reglas,
obligaciones y hasta sus rituales
1.3 Conceptos básicos de la función
administrativa de organización
1.3.1 División del trabajo
• En su libro “Riqueza de
las naciones” (1776)
incluía una brillante
argumentación con
respecto a las ventajas
económicas que las
organizaciones y la
sociedad podrían
obtener con la división
del trabajo.
 Adam Smith
• En su libro “Riqueza de
las naciones” (1776)
incluía una brillante
argumentación con
respecto a las ventajas
económicas que las
organizaciones y la
sociedad podrían
obtener con la división
del trabajo.
Sus ejemplos estaban
basados en la industria de
los alfileres, Smith señaló
que 10 personas,
encargadas c/u de realizar
una tarea especializada,
podrían producir alrededor
de 48,000 alfileres al día
entre todas.
Sin embargo, si c/u
trabajaba por separado, en
forma independiente,
entonces con suerte las 10
producirían 200 ó incluso 10
alfileres al día.
• Adam Smith llegó a la
conclusión de que la
división del trabajo elevaba
la productividad porque
aumentaba la habilidad y
destreza de cada obrero,
economizaba el tiempo que
normalmente se perdía al
cambiar de una tarea a
otra, y creaba inventos y
máquinas que ahorraban
trabajo.
 Concepto
Es la asignación de tareas para cada integrante de la
organización. Imagina que diriges un restaurante de
comida japonesa: cada empleado tiene una actividad a
realizar, uno en la caja cobrando, otro en la cocina
haciendo sushi, otro lavando los platos, etcétera.
1.3.2 Especialización
 desarrolló la llamada
teoría clásica
preocupada por
aumentar la eficiencia
de su empresa a través
de su organización y de
la aplicación de
principios generales de
la administración con
bases científicas.
Henri Fayol, desarrolló la
llamada teoría clásica
preocupada por
aumentar la eficiencia
de su empresa a través
de su organización y de
la aplicación de
principios generales de
la administración con
bases científicas.
 Concepto
Grado en el cual las tareas de una organización están
divididas en trabajos separados. La división de trabajo
ayuda a la especialización, ya que cuando una persona
hace la misma actividad permanentemente se vuelve
experto en la misma.
1.3.3 Tramo de control o amplitud
administrativa
 Concepto
Es el número de subordinados que tiene a su cargo un jefe.

Puestos de una empresa ¿Cuál es su tramo

de control?

Un Gerente de restaurante es jefe de (1)

cocinero, (1) cajero y 2 meseros.

Un Gerente general es jefe de (1)

subgerente de operaciones, (1) sugerente
de finanzas, (1) subgerente de
mercadotecnia y (1) sugerente de
recursos humanos.
1.3.4 Departamentalización
 Concepto
• Actividades agrupadas para el logro de los
objetivos y metas. Consiste en determinar el
grado en el que deberán crearse departamentos
diferentes dependiendo del recurso financiero.
1.3.5 Jerarquía y autoridad
 Concepto
• Este principio estipula que se debe seguir una cadena
de mando, o línea de autoridad, a lo largo de toda la
organización, lo que da origen a los diferentes niveles
jerárquicos.
Autoridad-responsabilidad. Compuesto por dos conceptos,
autoridad, poder de mandar y de hacerse obedecer de manera
formal y la responsabilidad que se deriva de la autoridad dada a
otra persona. Algunos autores añaden que la autoridad se delega y
la responsabilidad se comparte e implica la rendición de cuentas.
En una organización, el jefe tiene autoridad y responsabilidad de
llevar a cabo todas sus funciones; si comete un error, él será el
responsable de corregir sus errores o asumir las consecuencias.
1.3.6 Coordinación
 Concepto
Es el proceso de unir las cosas en una
relación armoniosa para facilitar su
funcionamiento y procurar el buen
éxito.
La coordinación depende de la naturaleza del
problema particular, las circunstancias y la
disponibilidad de recursos, y el objetivo final.
Concreta los principios de organización.
 1.4 Factores que influyen en la
función administrativa:
organización
1.4.1 Tecnología. La Tecnología es un factor que
determina la estructura organizativa, debido a
que ayuda en la parte interna de las
organizaciones, en los procesos y flujos que
existen, en la comunicación con los empleados,
en sus necesidades; por otra parte, se convierte
en una ventaja competitiva, ya que permite
ofrecer herramientas diferentes con las cuales
se puede distinguir de los competidores.
1.4.2 Tamaño y sector
Con el aumento del tamaño hay un incremento
en el número de niveles jerárquicos y en la
cantidad de unidades. También observan un
incremento en la división del trabajo. Hay una
combinación de diferentes grados de
centralización y descentralización con respecto
al tamaño de la organización. El sector permite
identificar la actividad preponderante para, en
torno a ella, disponer las áreas que permiten
ofrecer su producto o servicio.
1.4.3 Misión y visión
La misión es la razón de ser de la empresa y la
visión es el cómo se ve la empresa en el futuro,
lo que traza una directriz que orienta la forma
de organizar sus actividades.
1.4.4 Ambiente
El ambiente de cualquier compañía, en sentido
amplio (económico, político, legal, etc.), influye
en su actividad y requiere cambios para
adaptarse a circunstancias que lo modifican
todo de forma radical y rápida. El ejemplo más
evidente lo encontramos en la irrupción de la
COVID-19.
1.4.5 Cultura organizacional
La cultura organizacional es un sistema de
valores, creencias y suposiciones sobre una
organización que configuran el modo en que las
personas deben comportarse. La cultura
organizacional cumple diversas funciones
importantes, desde establecer la identidad y los
valores compartidos hasta orientar el
comportamiento de los empleados, atraer y
retener talento, y fomentar un clima laboral
positivo.