Fundamentos de la administración general
Definición de administración
Peterson y Plowman. “Una técnica por medio de la
cual se determinan, clasifican y realizan los propósitos
y objetivos de un grupo humano particular.”
Koontz y O. Donnell. “Es la dirección de un organismo
social y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.”
George R. Terry. “La administración consiste en lograr
un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo
ajeno.”
Henry Fayol. “Administrar es prever, organizar,
mandar, coordinar y controlar.”
A. Reyes Ponce. “Es un conjunto sistemático de reglas
para lograr la máxima eficiencia en las formas de
estructurar y manejar un organismo social.”
Massie y Douglas. “Proceso mediante el cual un grupo
de personas dirige las acciones de otras para alcanzar
objetivos comunes.”
Kreitner. “Proceso de trabajar con otras personas para
alcanzar con eficiencia objetivos organizacionales,
gracias al uso eficiente de recursos limitados en un
ambiente variable.”
Que se entiende por administración
A principios del siglo 20, el francés Henri Fayol, describió
5 actividades gerenciales básicas, Planificar, Organizar,
Instruir, Coordinar y Controlar
actualmente se considera: Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar, son las cuatros funciones básicas de todo
proceso administrativo.
Implica planeación, organización (estructura), dirección
y control de las actividades realizadas, diferenciadas por
la división del trabajo.
La administración es la dirección racional de las
actividades de una organización con o sin fines de lucro.
Existen org. lucrativas llamadas empresas y otras no
lucrativas o sin fines de lucro (ejercito, ONG, iglesia…).
Se toma la administración como proceso para hacer
énfasis en que los administradores, sin importar sus
niveles, ni funciones, se comprometen continuamente
en actividades interrelacionadas, como planear,
organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los objetivos
deseados.
De ahí se deriva la denominación de proceso
administrativo dada el conjunto y secuencia de las
funciones administrativas
Planificar
Define lo que pretende realizar la organización en el
futuro y cómo debe realizarlo.
Es la primera función administrativa, y se encarga de
definir los objetivos para el futuro desempeño
organizacional y decide sobre los recursos y tareas
necesarias para alcanzarlos de manera adecuada.
• Permite Definir metas u objetivos.
• Establecer estrategias y elaborar planes para
conseguir alcanzar los objetivos.
• Decidir qué hacer y cómo hacerlo. Implica priorizar
y comprometerse.
Históricamente era un proceso de “arriba hacia abajo” (la
alta dirección formulaba planes y estrategias y daba las
instrucciones a los niveles inferiores). Actualmente, no
se concibe como una función exclusiva de la alta
dirección, sino que, en mayor o menor medida, todos los
niveles (y personas) planifican.
Estrategia: medios mediante los cuales las
organizaciones alcanzan sus objetivos, dedicando
recursos e implicando la consistencia, integración y
cohesión de las decisiones y acciones.
 Fundamentos de la administración general
Organizar
Función administrativa relacionada con la asignación de
tareas, la distribución de tareas a los equipos o
departamentos y la asignación de los recursos
necesarios a los equipos o los departamentos
proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la
autoridad y distribuir los recursos entres los miembros
de una organización, para conseguir los objetivos
fijados.
● Permite asignar tareas, recursos y
responsabilidades.
● Establecer una estructura de relaciones de modo
que los empleados puedan interactuar y cooperar
para alcanzar las metas organizativas.
● Se agrupa a las personas en departamentos y,
después, se coordinan todas las partes.
● El resultado de organizar es la creación de una
estructura organizativa, siendo el organigrama su
representación gráfica.
Dirigir
Función administrativa que incluye el empleo de la
influencia para activar y motivar las persona a alcanzar
los objetivos organizacionales
Se encarga de comunicarlas tareas e influenciar y
motivar a las personas para que ejecuten las tareas
esenciales.
• Permite orientar, guiar y motivar la actuación de
cada individuo de la organización con el fin de que
ayuden a la consecución de las metas
organizacionales.
• La comunicación es importantísima.
• En el pasado se identificaba esta función con
MANDAR y SUPERVISAR (uso de poder y la
aplicación de premios y/o sanciones en función del
desempeño). Hoy en día, toma más relevancia la
MOTIVACIÓN (movilizar a los empleados para que
sus acciones sumen a la organización).
Control
Representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación
del desempeño organizacional para verificar si las tareas
se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y
dirigido
Función administrativa relacionada con el monitoreo de
las actividades para mantener la organización en el
camino correcto, de modo que se pueden conseguir los
objetivos y emprenderlos ajustes necesarios para
corregir los desvíos.
• Garantiza que los objetivos establecidos se
alcancen de manera adecuada.
• Evaluar en qué medida la organización consigue sus
metas y emprende las acciones correctivas
necesarias para sostener o mejorar el desempeño.
• El resultado del proceso de control es la capacidad
para medir el desempeño con exactitud y regular la
eficiencia y la eficacia de la organización” (Jones y
George, 2010, p. 12).
Herramientas que permiten llevar a cabo el control:
• Auditoria
• Entrevista
• Observación.
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Archivos (memorias de expedientes)
• Gráficos
• Proceso, procedimientos, Gantt, etc.
• Estadística
• Otras.
Ventajas del CONTROL:
Detectar fallas y corregir para eliminar errores.
Detectar los cambios que están afectando los productos
y los servicios de las organizaciones.
Facilita la delegación y el trabajo en equipo.
Agrega valor al producto o servicio. mayor calidad en lo
que se busca.
Desventajas del CONTROL:
Crea un clima de baja confianza ya que limita la libertad
individual para actuar y auto controlarse.
El sistema tiende a la búsqueda de síntomas culpables
en vez de buscar causas y posibles soluciones.