Aprobación adjudicación

proceso B23-1325
Nivel de aprobación: III. Gerente de Área
Profesional de Compras: Marta Lucia Rosas
Gerente del ítem: Juan Carlos Taborda Gonzalez
 Punto SGPA: B23-1325

Objeto
Aprobar orden de pedido a la compañía HOERBIGER DE COLOMBIA LTDA (Distribuidor de la marca), para el suministro de materiales marca ARIEL para el
mantenimiento mayor In-frame de la unidad de compresión reciprocante SK-420 localizado en la Estación Ballena de la Asociación Guajira , por un valor de $
USD$255.582,00.

Proyecto: Repotenciación del Compresor SK-420, que a su vez pertenece al proyecto CAPEX de 4to Ciclo de compresión.

Estrategia aprobada
Negociación Directa basada en los resultados obtenidos de la SOL.OFERTA23-0141. de acuerdo con el numeral 7.1.2. , literal l d: "Cuando se identifiquen proveedores y
precios idóneos luego de realizar sondeo o inteligencia de mercado“. De manera proactiva para anticiparnos a la necesidad y en vista de que no estaba creado el punto
SGPA, se abre desde el módulo de urna una Solicitud de Oferta para obtener las propuestas y evaluarlas, teniendo en cuenta la anticipación a la necesidad, ya no sería
necesario abrir la urna directamente desde la solicitud del punto SGPA, por lo que pasamos a seleccionar en SGPA el tipo de proceso "Adjudicación Directa" en vez de
"Negociación directa" con el fin de pasar directamente a la adjudicación, con los resultados ya obtenidos en la SOL. de Oferta 23-0141.

Nota: En la Norma de Actos y Transacciones estos procesos de selección (Negociación Directa y Adjudicación Directa) poseen los mismos montos y niveles de
aprobación. Lo anterior se apalanca en el literal 6.1 PRINCIPIOS Y LINEAMIENTOS de la norma de contratación: Principio de Celeridad: "Las normas establecidas en
esta Norma De Contratación constituyen un medio para la adopción de decisiones oportunas y deberán ser utilizadas por los empleados para cumplir los fines y objetivos
de la contratación"; y en el literal 7. DESARROLLO DEL OBJETO el cual establece que: ..."En cualquier caso, el equipo de Abastecimiento podrá proponer y aplicar
procesos de selección innovadores o diferentes a los establecidos en esta guía siempre y cuando se cuente con la aprobación del nivel de aprobación correspondiente, se
garantice el cumplimiento de los principios y lineamientos descritos en la Norma de Contratación, y las propuestas estén enfocadas al cumplimiento de la aplicación del
proceso".

Reembolsables Modelo de compensación

N/A Precios unitarios
Subcategoría B:Compresores, partes y Bien: Tipo de proceso: N/A Aplican criterios de evaluación de inclusión
repuestos (centrífugos, reciprocantes) de todas
las marcas Nuevo Adjudicación Directa/SOL.OFERTA23-0141 laboral
 Justificación
Necesidad:
Se requiere realizar la compra de los repuestos marca Ariel, requeridos para el mantenimiento mayor Inframe de la
unidad de compresión reciprocante SK-420 localizado en la estación Ballena.

El mantenimiento mayor del motor es una de las actividades del proyecto de repotenciación del compresor SK-420,
que a su vez pertenece al proyecto CAPEX de 4to ciclo de compresión.

Resumen del proceso: SOL.OFERTA23-0141. Tiempo de entrega máximo octubre 30, 2023, ya que el
mantenimiento se realizará en noviembre, 2023. Las ofertas fueron calificadas de acuerdo con los criterios de
evaluación definidos
 Resumen Adjudicación

De acuerdo con el análisis económico inicial para adjudicar por menor precio, se identifica hacer adjudicación parcial a dos
(2) proveedores (HOERBIGER DE COLOMBIA LTDA y PEGSA LTDA por valor total de USD$.255.153,76, sin embargo, buscando
optimización en trámites administrativos, logísticos y de seguimiento, concluimos adjudicar la totalidad de la compra a un
solo proveedor (HOERBIGER COLOMBIA LTDA). La diferencia entre adjudicar a los dos Proveedores de las ofertas más
económicas Vs adjudicar a un solo proveedor es de 0,17%, lo cual es equivalente a USS$428,24

Se realizó una ronda de negociación con el proveedor Hoerbiger de Colombia, logrando ahorros de USD$ 5,398,
equivalente a un 2%.

Entrega DDP Bodega Celta, tiempo de entrega de 8 semanas.

No Aplica requerimientos/criterios de evaluación de inclusión laboral/contratación local/carbono neutralidad, etc.

Antecedentes:
• La adquisición de este tipo de repuestos se maneja de manera puntual, acorde a la necesidad de los proyectos
establecidos en el plan operativo de Hocol.
• El proyecto del cuarto ciclo contempla Incrementar las reservas desarrolladas del campo Ballena para proteger
y maximizar el valor económico del activo Guajira para Hocol y el GEE, reduciendo la presión de succión del
sistema de compresión en el complejo Ballena hasta 50 PSIG o menor.
• La operación cuenta con 6 unidades de compresión reciprocante, con capacidad para comprimir 105 millones
de pies cúbicos diarios. La unidad reciprocante está conformada por un motor a gas marca Caterpillar modelo
G3608 acoplado a un compresor de gas marca Ariel Modelo JGC-4. El Conjunto de compresión reciprocante
esta sobre las 43.000 horas de servicios y el mantenimiento mayor inframe del motor, se ejecuta cada 48.000
horas de servicios, este mantenimiento mayor es el primero a realizarse para este equipo

Alcance
Suministrar materiales marca ARIEL para el mantenimiento mayor In-frame de la unidad de
compresión reciprocante SK-420 localizado en la Estación Ballena de la Asociación Guajira
Repuestos listados e incluidos en la Solped 1100025642.
Riesgos y acciones de mitigación:

 El riesgo por la volatilidad de la TRM, para el pedido a emitir al Proveedor HOERBIGER DE COLOMBIA LTDA no se tiene en cuenta ya que el Proveedor ofertó en
USD y la orden de compra será emitida en Dólares, el proveedor cuenta con certificación de dedicación exclusiva emitida por el Ministerio de Minas y Energía para pago en
Dólares.

 Los riesgos asociados a los incumplimientos en los términos y condiciones particulares de la orden de compra serán mitigados con la emisión de pólizas de cumplimiento,
calidad y correcto funcionamiento de los bienes por parte del oferente.

El riesgo por incumplimiento en las fechas estimadas de entrega por contingencias y casos de fuerza mayor que afectan la cadena de suministro (pandemias, escasez de
materiales y otros), se mitigarán con el seguimiento temprano por parte del outsourcing de expediting para detectar alertas tempranas.

Verificación legal/cumplimiento/financiera/otra

Se realiza precalificación bajo el consecutivo:

 PREC-7466-23, Proveedor Hoerbiger de Colombia Ltda. en estado completo en Supplos. Se realizó verificación de listas restrictivas en RUP sin coincidencia o alertas de
cumplimiento que requieran verificación
 Recomendación
Aprobar la adjudicación de las Órdenes de Compra Puntual, a la compañía HOERBIGER DE COLOMBIA, por valor de
USD $255.582,00, valor antes de IVA, con tiempo de entrega 8 Semanas, entrega DDP Bodega Celta.

• Tipo de contrato de Bienes – Orden de Compra Puntual

• Modelo de compensación: Pago en Dólares, bajo el procedimiento de facturación de Hocol.
• Se contempla cubrimiento de riesgos contractuales con pólizas Cumplimiento, calidad y correcto funcionamiento de los
bienes.
• El presupuesto está aprobado en plan de negocios, acta CINH+PDIC2022

El valor de la compra está dentro de la autonomía de Hocol, por lo tanto, no requiere aprobación de Socio.

Gerente de ítem: Juan Carlos Taborda Gonzalez