Plan de Implementación de un software

de digitalización documentaria en la
DREI utilizando Scrum como técnica de
las metodologías ágiles

P R E S E N TA DO P O R L O S E S T U DI A NT E S :

●BORJAS SOLANO RENZO ANTONIO

PROYECTO FINAL ●CHÁVEZ GALA JULIO CESAR
ALEJANDRO
CURSO: Metodologías Agiles ● C U M PA O L A E C H E A M A R C E L O E D U A R D O
●FERRARI CASAS FABRICIO AUGUSTO
● M OT TA HUA M A N J ULI O E DUA RDO
 Capítulo 1: Aspectos Generales de
la Empresa
Capítulo 2: Análisis de la
Arquitectura Actual
Capítulo 3: Metodología desarrollo
de software
Capítulo 4: Análisis de las mejoras
en la metodologías agiles.
Capítulo 5: Conclusiones y
CONTENIDOS Recomendaciones
Aspectos Generales
de la Empresa Es llegar a ser una sociedad educadora que
alcanza todos los estándares de calidad,
Diseñar estrategias eficientes que nos permitiendo transformar a su Región en Líder
permitan lograr una Educación de calidad del país.
con equidad, pertinencia y transparencia.

Herramientas y
Líneas de materiales
relacionados a

Breve La Dirección Regional de Educación de Ica, es una

entidad del estado encargada de diseñar estrategias
Producto procesos educativos
y sus implicados
eficientes que nos permitan lograr una Educación de
Historia: calidad con equidad, pertinencia y transparencia.

Colegios e instituciones del estado ubicadas en la
ciudad de Ica y sus diferentes distritos.
La Dirección Regional de Educación de Ica,
Proveedores normalmente recurren a diferentes empresas
externas que se encargan de distribuir los productos
necesarios.
Competidores
Al ser una entidad del estado, no posee
competidores que puedan replicar sus
funciones en cuanto a su nivel como
entidad. Pero puede verse afectada por
otros factores en base al contexto anual
en que se encuentre.
Análisis de la Arquitectura Actual
Objetivos Organizacionales
• Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa e implementar el proceso de mejoramiento continuo de la
calidad, equidad y democratización del servicio educativo.
• Conducir la formulación, ejecución y evaluación del proyecto educativo de la Unidad de Gestión Educativa y los planes operativos
anuales, en coordinación con el Consejo Participativo de Educación; asimismo, aprobar el proyecto educativo y los planes
operativos anuales.
• Conducir e incrementar la productividad y eficiencia de los procesos de gestión pedagógica, institucional y administrativa de los
centros y programas educativos a su cargo.
• Apoyar el proceso de descentralización de la gestión efectiva de los centros y programas educativos.
• Suscribir convenios de cooperación y/o contratos con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, encaminados a
mejorar la calidad de la educación.
• Evaluar permanentemente la gestión educativa de su ámbito, adoptando oportunamente las acciones preventivas y correctivas
pertinentes; y, presentar los informes de su gestión a las instancias correspondientes.
• Concertar con las entidades públicas y privadas en su ámbito, para ejecutar programas de acción conjunta a favor de la educación,
la ciencia y tecnología, la cultura, la recreación y el deporte, en su ámbito.
• Organizar, ejecutar y evaluar acciones de capacitación continua del personal de los centros y programas educativos, así como del
personal de la sede institucional.
• Conducir la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto y sus modificaciones en coordinación con los centros y programas
educativos de su ámbito territorial.
• Implementar mecanismos de participación y vigilancia ciudadana para garantizar una gestión transparente y equitativa.
• Aplicar estrategias efectivas y pertinentes para disminuir drásticamente el analfabetismo y apoyar los programas de organización
multisectorial de alfabetización.
• Delegar funciones y atribuciones que faciliten y flexibilicen la descentralización de la gestión educativa. Artículo 22º.- El órgano de
dirección cuenta con personal responsable de las funciones de Registro de Títulos, Actas y Certificados, Trámite Documentario e
Imagen Institucional.
Procesos de
Negocio
 Infraestructura de Tecnologías de Información
• La institución cuenta con un departamento de informática de 4.50 m x 4 m, donde poseen un servidor
principal para almacenar la aplicación, que funciona directamente con 4 computadoras, y 3 computadoras
de uso libre, cuentan con un sistema para usada por el área mesa de partes, facilitado por el gobierno
regional.

Diagnóstico del Alineamiento Estratégico Actual

• Actualmente se está trabajando en el MOP (manual de operaciones) el cual se está reestructurando
 Evaluación de Realizar un análisis detallado de las necesidades de digitalización
necesidades: documentaria de la organización.
Identificar los tipos de documentos a digitalizar y sus requisitos
específicos.
Evaluar los procesos actuales de gestión documental y sus

Metodología deficiencias.

desarrollo de
Selección de Investigar y seleccionar las herramientas y tecnologías de
herramientas y digitalización adecuadas, como escáneres, software de OCR
tecnologías: (reconocimiento óptico de caracteres), sistemas de gestión

software
Identificación de iniciativas
de desarrollo de software.
documental, etc.
Diseño de la Definir la arquitectura del software que se utilizará para la
arquitectura del digitalización documentaria, considerando aspectos como la nube, la
software: seguridad, la escalabilidad y la integración con sistemas existentes.
Desarrollo del Desarrollar el software necesario para la digitalización documentaria,
software: teniendo en cuenta la captura, procesamiento, almacenamiento y
recuperación de documentos.
Puede incluir el desarrollo de aplicaciones web, aplicaciones móviles
o software de escritorio personalizado.
Integración con Integrar el software de digitalización con otros sistemas utilizados en
sistemas existentes: la organización, como sistemas de gestión empresarial (ERP), CRM
u otros.
Implementación y Implementar el software en toda la organización y capacitar a los
despliegue: usuarios en su uso.
Realizar pruebas exhaustivas para garantizar el rendimiento y la
fiabilidad del software.
 Automatización de Configurar flujos de trabajo automatizados para la gestión de
flujos de trabajo: documentos, incluyendo la asignación de permisos, el seguimiento
de cambios y la aprobación de documentos.

Metodología Seguridad y
cumplimiento:
Implementar medidas de seguridad sólidas para proteger la
integridad y la confidencialidad de los documentos digitales.

desarrollo de
Asegurarse de cumplir con las regulaciones y estándares de
seguridad de datos aplicables.

software
Identificación de iniciativas
de desarrollo de software.
Capacitación y
sensibilización:
Capacitar a los empleados en el uso del software y concienciar
sobre la importancia de la gestión documental adecuada.
Monitorización y mejora Establecer métricas y KPIs para evaluar el rendimiento del software
continua: y la eficacia de la digitalización documentaria.
Realizar mejoras continuas en función de los resultados y los
comentarios de los usuarios.

Documentación y Generar documentación detallada sobre el uso del software y

soporte: proporcionar un soporte eficaz a los usuarios.

Evaluación de costos y Evaluar los costos asociados con la implementación del plan y
retorno de la inversión: compararlos con los beneficios esperados y el retorno de la
inversión.
 Iniciativa Impacto Costo/Riesgo

Valoración y I1 Implementación de un software de digitalización de 5 3

construcción documentos

de la matriz
I2 Implementación de un sistema que se pueda adaptar a 4 3

los diferentes rubros

de decisión. I3 Implementación de un sistema de análisis de datos

I4 Integración de seguridad para los datos

3

4
3

l5 Implementación de un sistema automatizado para la 3 3

búsqueda de documentos

I6 Implementación del software en toda la organización y 3 5

capacitar a los usuarios en su uso.

 Implementación de un software de digitalización de
documentos:
Personal y
Selección
Análisis de Investigación y selección de
Implementación
necesidades: solución de software: capacitación:

de
Diseñar un plan
Realizar una para la
Investigar y comparar Identificar a los usuarios clave y
evaluación de implementación
distintos proveedores y asegurar que reciban capacitación
necesidades del software. adecuada para utilizar el software

iniciativas
sistemas de gestión
documental eficazmente.

Identificar áreas Establecer metas y objetivos

específicas que para el proceso de
requieran implementación.
Realizar sesiones de formación para el
mejora o Evaluar las características, personal.
automatización. funcionalidades y costos Llevar a cabo la
implementación
en etapas o
Elegir la solución de fases
gestión de documentos
más adecuada.
Monitorear y
recopilar
retroalimentació
Considerar la n durante cada
capacidad de fase de
adaptación, soporte, implementación.
escalabilidad y
facilidad de uso del
software.
 Definición del alcance
• Un Plan de Desarrollo de Software de Digitalización Documentaria en la Dirección de Registro de la
Propiedad Intelectual (DREI), utilizando Scrum como técnica de las metodologías ágiles, podría tener
el siguiente alcance:
• Mediante el análisis del objetivo general del plan es implementar un sistema de digitalización
documentaria eficiente y seguro en la DREI para agilizar la gestión de documentos relacionados con
la propiedad intelectual, por consiguiente mejorar la accesibilidad de la información y garantizar el
cumplimiento de las regulaciones de manejo de documentos.
 Estructura de Descomposición de Trabajo.
a) Inicio del proyecto
• Definir los objetivos y requisitos del software
Establecer el equipo de desarrollo y asignar roles y
responsabilidades
b) Análisis de requerimientos
• Realizar una investigación sobre las necesidades y
expectativas de los usuarios de la DREI
• Identificar los casos de uso y las funcionalidades clave que
el software deberá cubrir
• Definir los canales de comunicación compatibles con el
software (p. ej., sitio web, aplicaciones de mensajería)
c) Diseño de la interfaz y la conversación
• Crear una interfaz de usuario intuitivas y eficientes
• Diseñar la interfaz gráfica para la digitalización de los
documentos
d) Desarrollo del software de digitalización documentaria
• Implementar el software utilizando un lenguaje de programación
adecuado.
• Configurar la integración del software con los sistemas existentes de
la DREI, como bases de datos o servicios web
• Realizar pruebas y depuración para garantizar el funcionamiento
correcto y la calidad del software
f) Implementación y despliegue
• Configurar y poner en funcionamiento el software de digitalización de
datos en los canales seleccionados, como el sitio web de la DREI.
• Realizar pruebas exhaustivas para asegurar la integración correcta y
la estabilidad del software en producción
• Capacitar al personal de la DREI y proporcionar documentación
sobre el uso y la gestión del software
g ) Mantenimiento y soporte
• Monitorear y realizar el mantenimiento regular del software para
asegurar su rendimiento y disponibilidad
• Brindar soporte técnico y resolver problemas o incidencias
reportadas por los usuarios
• Realizar mejoras continuas en función de las necesidades y los
comentarios de los usuarios y el equipo encargado de la DREI.
 Roles y Funciones
PATROCINADOR DEL PROYECTO: Céspedes Martínez, Gustavo

DIRECTOR DE PROYECTO: Ferrari Casas, Fabricio Augusto

EQUIPO DE PROYECTO ● Borjas Solano, Renzo Antonio. - Programador

● Chávez Gala, Julio César Alejandro. - Encargado de Seguridad de la Información
● Cumpa Olaechea, Marcelo Eduardo. – Diseñador y gestor
● Motta Huamán, Julio Eduardo. - Programador
OFICINA DE PROYECTO Es el equipo en coordinación del encargado o el director del proyecto se encargan de
planificar y dialogar, para así buscar el método más eficiente para realizar el avance
establecido, es responsable de establecer y mantener estándares, procesos y metodologías
de gestión de proyectos en la organización. Proporciona soporte y orientación a los
directores de proyecto y equipos de proyecto, y se encarga del seguimiento y control de los
proyectos en curso.
OTROS STAKEHOLDERS ● Jefe de Proyecto.
● Administrador del Sistema.
● Analista Programador.
● Especialista de Seguridad de la Información.
 Recursos propios Proveedor
Director de proyecto Jefe de proyecto
Dirección de proyecto Equipo de la
Oficina de proyecto
institución
Realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades actuales
de gestión de documentos en la organización. Analistas de
Análisis de necesidades
software
Identificar áreas específicas que requieran mejora o

Matriz de
automatización.
Investigar y comparar distintos proveedores y sistemas de

Terceriza
gestión documental en el mercado.
Analista de
sistema
Investigación y Evaluar las características, funcionalidades, costos y la

ción selección de solución

de software:
adecuación de cada solución a las necesidades identificadas.
Basándose en el análisis previo, elegir la solución de gestión de
documentos más adecuada.
Consultora
Considerar la capacidad de adaptación, soporte, escalabilidad y
Jefe de proyecto
facilidad de uso del software.
Diseñar un plan detallado que incluya cronogramas,
responsabilidades y recursos necesarios para la implementación
Gestor de
del software.
proyectos
Implementación: Establecer metas y objetivos claros para el proceso de
implementación.
Llevar a cabo la implementación en etapas o fases para
Programadores
minimizar el impacto en las operaciones diarias.
Monitorear y recopilar retroalimentación durante cada fase de
Soporte técnico
implementación.
Identificar a los usuarios clave y asegurar que reciban
Programadores
Personal y capacitación adecuada para utilizar el software eficazmente.
capacitación:
Realizar sesiones de formación para garantizar una adopción Recursos
exitosa por parte del personal. humanos
Diagrama
de Gantt
 PRESUPUESTO DEL PROYECTO
ALCANCE DEL PROYECTO: Un Plan de Desarrollo de Software de Digitalización Documentaria en la Dirección de Registro de la Propiedad Intelectual (DREI)

PRESUPUESTADO VS EJECUTADO

EJECUTADO S/ 0.00

PRESUPUESTADO S/ 14,577.88
S/ 0.00 S/ 2,000.00 S/ 4,000.00 S/ 6,000.00 S/ 8,000.00 S/ 10,000.00 S/ 12,000.00 S/ 14,000.00 S/ 16,000.00

Costos de PRESUPUESTADO
S/ 14,577.88
EJECUTADO
S/ 0.00
RESULTADO
S/ 14,577.88

las
COSTO VARIABLE
COSTO FIJO
MANO DE OBRA MATERIALES DESCRIPCION DESCRIPCION PRESUPUESTADO EJECUTADO RESULTADO
EDT HRS TARIFA UNID S. /UNID S/.

iniciativas
Análisis de necesidades
Realizar una evaluación exhaustiva de las
necesidades actuales de gestión de documentos en la Servicios de office alquiler de oficina
organización. 8 S/ 30.00 2 S/ 9.99 para la S/ 300.00 S/ 559.98 S/ 0.00 S/ 559.98
Identificar áreas específicas que requieran mejora o documentacion
servicio de luz
automatización. 8 S/ 30.00 2 S/ 9.99 S/ 250.00 S/ 509.98 S/ 0.00 S/ 509.98
S/ 1,069.96 S/ 0.00
Investigación y selección de solución de software:
Investigar y comparar distintos proveedores y
sistemas de gestión documental en el mercado. 8 S/ 30.00 S/ 120.00 servicio de internet S/ 360.00 S/ 360.00
Evaluar las características, funcionalidades, costos y
la adecuación de cada solución a las necesidades
identificadas. 8 S/ 30.00 1 S/ 45.00 Seleccionar el S/ 285.00 S/ 285.00
Definir las recomendaciones de configuración 8 S/ 30.00 1 S/ 45.00 software mas optimo S/ 285.00 S/ 285.00
Basándose en el análisis previo, elegir la solución de
gestión de documentos más adecuada. 8 S/ 30.00 S/ 240.00 S/ 240.00
Considerar la capacidad de adaptación, soporte, salario del equipo de
escalabilidad y facilidad de uso del software. 8 S/ 30.00 1 S/ 3,384.00 Pago del software S/ 1,050.00 proyecto S/ 4,674.00 S/ 4,674.00
S/ 5,844.00 S/ 0.00
Implementación:
Diseñar un plan detallado que incluya cronogramas,
responsabilidades y recursos necesarios para la Servicios de office
implementación del software. S/ 30.00 2 S/ 9.99 para la S/ 19.98 S/ 19.98
Establecer metas y objetivos claros para el proceso de documentacion
implementación. S/ 30.00 1 S/ 30.00 S/ 30.00 S/ 30.00

Llevar a cabo la implementación en etapas o fases Aplicación de base

para minimizar el impacto en las operaciones diarias. S/ 30.00 1 S/ 125.00 de datos S/ 125.00 -S/ 125.00
Monitorear y recopilar retroalimentación durante cada
fase de implementación. S/ 30.00 S/ 0.00 S/ 0.00
S/ 174.98 S/ 0.00
Personal y capacitación:
Identificar a los usuarios clave y asegurar que reciban
capacitación adecuada para utilizar el software
eficazmente. S/ 30.00 S/ 0.00 S/ 0.00
Costeo por
Realizar sesiones de formación para garantizar una reuniones y
adopción exitosa por parte del personal. S/ 30.00 1 S/ 200.00 capacitaciones S/ 200.00 S/ 200.00
S/ 200.00 S/ 0.00

TOTAL S/ 14,577.88 S/ 0.00

 Riesgo Proba Impacto Plan de Mitigación Plan de Contingencia
bilida

Plan de d

Gestión
de Realizar una selección
y contratación
Gestionar el desempeño de
los candidatos contratados

Riesgos
adecuadas, para para poder reemplazar
Desempeño asegurarse de contratar aquellos con un nivel bajo
Ineficiente a empleados con otros con mayor
Alta Moderado
competentes y desempeño
motivados.

Utilizar herramientas y Tener un plan alternativo en

tecnologías que sean caso de que la integración
compatibles con la no sea posible, como la
Problemas de plataforma y búsqueda de una solución
compatibilidad tecnologías existentes alternativa.
Mode Moderado
en el sitio web.
rado
Análisis de las mejoras en la metodologías agiles.
Reformulación de Objetivos Organizacionales
• Agilizar los procesos documentarios mediante un sistema aplicando la metodología SCRUM
para una mejor organización dentro de los procesos institucionales.
• Preservar documentos de suma importancia para la institución, y por medio de sus datos dar
solución a los problemas que se hayan presentado.
• Realizar convenios de cooperación y/o contratos con entidades públicas o privadas,
nacionales o internacionales, encaminados a mejorar la calidad de la educación.
• Evaluar periódicamente la gestión documentaría, adoptando oportunamente las acciones
preventivas y correctivas pertinentes.
• Presentar informes del manejo de la gestión documentaría dentro de las áreas
correspondientes.
• Organizar, ejecutar acciones de capacitación continua del personal de los centros y
programas educativos, así como del personal de la sede institucional.
• Implementar mecanismos de vigilancia para garantizar la veracidad de una gestión
transparente y equitativa dentro de los trámites documentarios.
• Delegar funciones y atribuciones que faciliten y flexibilicen la descentralización de la gestión
educativa. Artículo 22º.- El órgano de dirección cuenta con personal responsable de las
funciones de Registro de Títulos, Actas y Certificados, Trámite Documentario e Imagen
Institucional.
 Rediseño de Procesos de Negocio
• Los documentos presentados por medio de la mesa de partes serán digitalizados en caso de ser
presentados en formato físico y este será delegado a las áreas correspondientes designadas, el área
de informática y a la máxima autoridad de la institución para preservar su veracidad.
• La documentación realizada será digitalizada este será delegado al área correspondiente designada,
el área de informática y a la máxima autoridad de la institución para preservar su veracidad.

Rediseño de la Infraestructura de Tecnologías de

Información
• Contar con una mejor base de datos para el registro de documentos, permitiendo que sean filtrados
para las áreas correspondientes
• El uso de una plataforma web permite la fácil recepción de documentos, permitiendo que no se genere
una demora a la hora de procesarlos
Diagnóstico del Alineamiento Estratégico Futuro
• La empresa DREI debe estar acorde con procesos ágiles y tecnológicos para el
procesamiento de documentos.
• La empresa DREI debe presentar una mejora en la infraestructura informática para asegurar
una buena funcionalidad
• La empresa DREI debe contar con gran experiencia en la implementación de políticas
educativas
• La empresa DREI presenta la capacidad de gestionar y promover la ejecución de planes
educativos a nivel regional.
 Conclusiones y Recomendaciones
• En conclusión, la implementación de un software de gestión documentaría basada en la
metodología SCRUM mejoraría los procesos relacionados a la documentación de una forma
Conclusiones: exponencial, debido a la que los trámites documentarios serían más ágiles y dando acceso a
la información a las áreas correspondientes, además el proceso de digitalización sería el
principal factor que haría esto posible.
• La implementación de un software de digitalización documentaria utilizando Scrum permitió
una notable optimización de los procesos en la Dirección Regional de Educación de Ica. La
metodología ágil facilitó la adaptabilidad a los cambios y la entrega continua de
funcionalidades, mejorando la eficiencia operativa.

• Realizar capacitaciones para los trabajadores que se encargaran de emplear el software,

capacitaciones tanto del funcionamiento del software como de su mantenimiento, y sobre la
seguridad de la información.
• Fomentar una comunicación abierta y transparente entre todos los stakeholders. Esto es
Recomendaciones: crucial para garantizar que cualquier cambio en los requisitos o impedimento sea comunicado
de manera oportuna, permitiendo una toma de decisiones informada.