PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

GENERAL
• DEFINCIÓN Conjunto de actos y trámites que
adelantan las autoridades para decidir.
• 1. Peticiones que se les presentan.
• 2.Actuaciones de los particulares en
cumplimiento de un deber legal.
• 3. Actuaciones que inicien las autoridades de
oficio de acuerdo con la Ley.
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•APLICACIÓN: Se aplica a todas las
autoridades a falta de una norma
especial que regule total o
parcialmente una determinada
actuación administrativa.
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TRAMITE
•Adelantados: • Iniciados por medio:
•1.De oficio • 1. Verbal
• 2. Escrito.
•2. A petición de
• 3. Electrónico (previa
parte. autorización del
Código o la Ley).
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• Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios

electrónicos de conformidad con lo dispuesto en el Código y el decreto 806 de 2.020.

• Cuando las autoridades procedan de oficio, los procedimientos administrativos únicamente podrán

iniciarse mediante escrito, y por medio electrónico sólo cuando lo autoricen este Código o la ley,

debiendo informar de la iniciación de la actuación al interesado para el ejercicio del derecho de

defensa.

• Las autoridades podrán decretar la práctica de audiencias en el curso de las actuaciones con el

objeto de promover la participación ciudadana, asegurar el derecho de contradicción, o contribuir a

la pronta adopción de decisiones. De toda audiencia se dejará constancia de lo acontecido en ella.

(ARTÍCULO 35 Ley 1437 de 2.011)
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Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la

administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el

uso alternativo de otros procedimientos.

• Cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus

competencias.

• Las personas naturales y jurídicas podrán hacer uso de los canales digitales cuando así lo disponga el proceso, trámite o procedimiento.

• El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento

establecer para cuáles procedimientos trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y

entidades públicas. El ministerio garantizará las condiciones de acceso a las autoridades para las personas que no puedan acceder a ellos.

• Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos

las disposiciones del Código General del Proceso.

• Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.
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NOTIFICACIONES
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•Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos,

siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.

•Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las

notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios

previstos en el Código.

•Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca

la sede electrónica de la autoridad.

•Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un

portal de acceso.

•La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho

que deberá ser certificado por la administración.

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• Acto administrativo electrónico. Las
autoridades, en el ejercicio de sus
funciones, podrán emitir válidamente actos
administrativos por medios electrónicos
siempre y cuando se asegure su
autenticidad, integridad y disponibilidad de
acuerdo con la ley.
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• Archivo electrónico de documentos. Cuando el procedimiento
administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los
documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán
almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados
en las actuaciones administrativas.
• La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos
administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad
e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar
las fechas de expedición, notificación y archivo.
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• Expediente electrónico. GENERAL
El expediente electrónico es el conjunto de
documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan. El expediente electrónico deberá garantizar condiciones
de autenticidad, integridad y disponibilidad.
• La autoridad respectiva garantizará la seguridad digital del expediente
y el cumplimiento de los requisitos de archivo y conservación en
medios electrónicos, de conformidad con la ley.
• Las entidades que tramiten procesos a través de expediente
electrónico trabajarán coordinadamente para la optimización de
estos, su interoperabilidad y el cumplimiento de estándares
homogéneos de gestión documental.
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• Sede electrónica. Se entiende por sede electrónica, la
dirección electrónica oficial de titularidad,
administración y gestión de cada autoridad
competente, dotada de las medidas jurídicas,
organizativas y técnicas que garanticen calidad,
seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e
interoperabilidad de la información y de los servicios,
de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno
nacional.
• Toda autoridad deberá tener al menos una dirección
electrónica.
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GENERAL
• Deber de publicación de los actos administrativos de carácter
general. Los actos administrativos de carácter general no serán
obligatorios mientras no hayan sido publicados en el Diario Oficial o en las
gacetas territoriales, según el caso.
• Cuando se trate de actos administrativos electrónicos a que se refiere el
artículo 57 de la Ley 1437 de 2.011, se deberán publicar en el Diario Oficial
o gaceta territorial conservando las garantías de autenticidad, integridad y
disponibilidad.
• Las entidades de la administración central y descentralizada de los entes
territoriales que no cuenten con un órgano oficial de publicidad podrán
divulgar esos actos mediante la fijación de avisos, la distribución de
volantes, la inserción en otros medios, la publicación en la página
electrónica, o cualquier canal digital habilitado por la entidad, o por
bando, en tanto estos medios garanticen amplia divulgación.
 PUBLICACION DE LOS ACTOS DE CARÁCTER GENERAL
• Las decisiones que pongan término a una actuación
administrativa iniciada con una petición de interés
general se comunicarán por cualquier medio eficaz.
• En caso de fuerza mayor que impida la publicación en
el Diario Oficial, el Gobierno nacional podrá disponer
que la misma se haga a través de un medio masivo de
comunicación eficaz.
• También deberán publicarse los actos de
nombramiento y los actos de elección distintos a los
de voto popular.
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• Deber de notificación de los actos administrativos de carácter particular
y concreto. Los actos administrativos de carácter particular deberán ser
notificados en los términos establecidos en las disposiciones siguientes:
• Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una
actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su
representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el
interesado para notificarse.
• En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra,
auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la
hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes
deben interponerse y los plazos para hacerlo.
• El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la
notificación.
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• La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas
en la diapositiva anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las
siguientes modalidades:
• 1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser
notificado de esta manera.
• La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados
actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias
públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las
instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación
personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.
• 2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada
verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones
adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A
partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la
interposición de recursos.
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• Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio más
eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la
dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el
expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que
comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la
citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición
del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.
• Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada
anteriormente, la citación se publicará en la página electrónica o en un
lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de
cinco (5) días.
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• Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal
al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por
medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al
correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del
registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto
administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se
notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente
proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos
respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará
surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar
de destino.
 NOTIFICACION POR AVISO
• Cuando se desconozca la información sobre el destinatario,
el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se
publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar
de acceso al público de la respectiva entidad por el término
de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se
considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del
aviso.
• En el expediente se dejará constancia de la remisión o
publicación del aviso y de la fecha en que por este medio
quedará surtida la notificación personal.
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• Falta o irregularidad de las notificaciones y
notificación por conducta concluyente. Sin el
lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por
hecha la notificación, ni producirá efectos legales
la decisión, a menos que la parte interesada
revele que conoce el acto, consienta la decisión o
interponga los recursos legales.
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• Publicidad o notificación a terceros de quienes se
desconozca su domicilio. Cuando, a juicio de las autoridades,
los actos administrativos de carácter particular afecten en
forma directa e inmediata a terceros que no intervinieron en
la actuación y de quienes se desconozca su domicilio,
ordenarán publicar la parte resolutiva en la página electrónica
de la entidad y en un medio masivo de comunicación en el
territorio donde sea competente quien expidió las decisiones.
En caso de ser conocido su domicilio se procederá a la
notificación personal.