8.

EL RÉGIMEN JURÍDICO DE LAS

ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y
LA RELACIÓN DE LOS CIUDADANOS CON
LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
ASPECTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
ELECTRÓNICA

07/10/2020

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En este documento se resume las disposiciones más importantes de las leyes 39 y 40/2015 en relación al
funcionamiento de la Administración Electrónica.

1. LAS RELACIONES DE LAS PERSONAS CON LA ADMINISTRACIÓN

1. COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA CON LA AP

• Sujetos obligados, sean cuales sean sus circunstancias, a relacionarse electrónicamente con las AAPP:
o Las personas jurídicas / Las entidades sin personalidad jurídica / Quienes ejerzan una
actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y
actuaciones que realicen con las AAPP en relación con su actividad/ Quienes representen a
un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración/Los
empleados de AAPP para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su
condición de empleado público.
• Las AAPP adicionalmente y por vía reglamentaria, puedan establecer la obligación de relacionarse
con ellas a través de medios electrónicos para ciertos colectivos de personas físicas, previa
ponderación, aquí sí, de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos,
que acrediten que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios
• El resto de personas tendrá libertad para elegir el medio de comunicación con la AP y este podrá ser
modificado por aquella en cualquier momento

2. IDENTIFICACIÓN Y FIRME ELECTRÓNICA

Desde la promulgación de la ley de firma electrónica, las AAPP han promovido especialmente el uso de la
firma electrónica reconocida en la mayoría de sus trámites, siendo este un obstáculo para el acceso de
muchos ciudadanos a estos servicios. Las nuevas leyes 39 y 40 buscan el equilibrio entre la accesibilidad
de los sistemas de identificación y firma y la seguridad jurídica que estos ofrecen, intentando promover
el uso de estos sistemas.
• Con carácter general, para realizar cualquier actuación prevista en el procedimiento administrativo
será suficiente con que los interesados acrediten previamente su identidad a través de cualquiera de
los medios de identificación previstos en esta Ley.
• La firma (no se exige ningún sistema en particular) se utilizará para: Formular solicitudes /Presentar
declaraciones responsables o comunicaciones/Interponer recursos/Desistir de acciones/Renunciar a
derechos

3. ASISTENCIA EN USO MEDIOS DIGITALES

• Las AAPP deben ser garantizar la asistencia a los ciudadanos en el uso de medios electrónicos en sus
relaciones con las estas. Para ello su identificación o firma electrónica en el procedimiento
administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del
sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.
• El funcionario no actúa como representante sino como herramienta
• Este derecho requiere que las AAPP creen y mantengas actualizado un registro de funcionarios
habilitados, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la
identificación o firma en este supuesto. Estos registros o sistemas deberán ser plenamente
interoperables y estar interconectados entre sí.

4. REPRESENTACIÓN Y APODERAMIENTO
• La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje
constancia fidedigna de su existencia. A este efecto se entiende acreditada la representación
mediante apoderamiento “apud acta” (con comparecencia física o en sede electrónica) o también
mediante acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la
Administración Pública competente.
• La AP puede habilitar a personas físicas o jurídicas para la realización de transacciones electrónicas

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 en representación de los interesados, sin que aquellos no acrediten previamente ante la
Administración la representación que ostenta, sino que es la Administración la que presume la validez
de los actos realizados (útil para colegios profesionales, etc.)
• La ley 39 obliga a la AGE, las CCAA y las EELL a contar con Registro Electrónico de Apoderamientos.
En el ámbito estatal, este registro será el Registro Electrónico de Apoderamientos de AGE. Las CCAA
y EELL para dar cumplimiento a esta obligación, podrán adherirse voluntariamente al mismo.

5. REGISTRO ELECTRÓNICO
• La ley 39 obliga a las AAPP a crear un único Registro electrónico por Administración u organismo
público en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que
se reciba en cualquier órgano administrativo.
• La LPAC admite la presentación de cualquier documento y solicitud en cualquier registro electrónico
del sector público (no se requieren convenios). Los registros electrónicos de todas y cada una de las
Administraciones deban ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad
informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
• Únicamente existirá un registro, que será el electrónico.
• El canal presencial para la presentación de documentos será para asistir a las personas físicas
individualmente consideradas que no pueden ser obligadas a relacionarse electrónicamente con las
Administraciones Públicas. La función de asistir a estas personas la desempeñarán las oficinas de
asistencia en materia de registros en las que aquellas se transforman
• La sede electrónica contendrá un mapa con la ubicación de las oficinas de asistencia

2 EL ACTO ADMINISTRATIVO

1. GENERAL
 Se aumenta el tipo de actos administrativos que requieren motivación
 Los actos administrativos (tanto resolutorios como de tramite) se producirán por escrito a través de
medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y
constancia (art 31).
 Eficacia: las resoluciones no pueden vulnerar lo establecido por disposiciones de carácter más general
(las primeras procedan de órganos superiores)/ los actos son ejecutivos / los actos se presumen
válidos y producen efectos desde que se dictan (salvo que se disponga otra cosa o quede demorada)
 Los órganos de las AAPP de observar las normas y actos dictados por otros órganos de las
Administraciones en el ejercicio de su propia competencia, aunque no dependan jerárquicamente
entre sí o pertenezcan a otra Administración.

2. NOTIFICACIONES
 Con carácter general, las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y,
en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía (las notificaciones que se
dirijan a los sujetos que disponen de libertad de elección también sean electrónicas, salvo que estos
manifiesten su oposición a ello).
 Las notificaciones se acompañan del envío de avisos de notificación a los dispositivos electrónicos
y/o a la dirección de correo electrónico que el interesado haya comunicado previamente (el aviso se
enviará en todo caso, con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios
electrónicos y su falta de práctica no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida)
 En procedimientos donde la AAPP desconozcan la dirección de los interesados, estas podrán recabar,
mediante consulta a las BBDD del INE, los datos sobre el domicilio del interesado recogidos en el
Padrón Municipal.

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 La notificación en papel ser recogida por mayores de 14 años, y en un segundo intento debe
realizarse en horario complementario del primero (antes o después de las 15:00 con un margen de al
menos tres horas entre los dos intentos). Todas las notificaciones en papel deben ser puestas también
a disposición en Sede Electrónica.
 La notificación electrónica puede hacerse por comparecencia en Sede Electrónica o por DEH (los
interesados podrán acceder a todas las notificaciones desde el Punto de Acceso General Electrónico
de la Administración que funcionará como un portal de acceso.)
 La notificación electrónica se entiende practicada en el momento en el que el interesado accede a
ella. Si no se accede en 10 días naturales desde su puesta a disposición se entiende rechazada (se da
por efectuado el trámite y se sigue el procedimiento)
 En caso de notificación infructuosa (interesados desconocidos, se ignore el lugar de la notificación o
bien, intentada ésta, no se hubiese podido practicar) la notificación se hará por medio de un anuncio
publicado en el BOE (en concreto según normativa anterior el Tablón Edictal Único del BOE para la
realización de notificaciones administrativas, no solo de la Administración General del Estado, sino
también de las Administraciones autonómicas y locales)
 Los actos administrativos serán objeto de publicación (en Diario Oficial) cuando así lo establezcan las
normas reguladoras de cada procedimiento o cuando lo aconsejen razones de interés público
apreciadas por el órgano competente. En todo caso: pluralidad indeterminada personas/notificación
insuficiente a uno solo/procedimiento selectivo o de concurrencia. Se publicará en el Diario Oficial de
la AP correspondiente. Si alguna disposición exige la publicación en tablón (anuncion o edictos) de
actos o comunicaciones, esta se entiende cumplida con su publicación en Diario Oficial.

3. ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATIZADA (Ley 40/2015)

 Se define como cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos
por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya
intervenido de forma directa un empleado público.
 El órgano competente debe definir: 1. Las especificaciones / 2. La programación /3. El mantenimiento
/4. La supervisión y control de calidad. /5. La auditoría del sistema de información y de su código
fuente. (también debe indicarse el órgano responsable a efectos de impugnación)
 La firma se puede hacer con Sello Electronico o con CVS (Codigo Seguro Verificacion). Este ultimo
permite verificar el documento en Sede Electronica durante el tiempo que conste en la resolución
que habilite el CVS.
 No son susceptibles de automatización los actos que requieren resolución motivada ni los que se
dicten en el ejercicio de potestades discrecionales.

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3- FUNCIONAMIENTO ELECTRÓNICO DE LA ADMINSITRACIÓN

1. Sede Electrónica (SE) Vs Portal de Internet

Sede Electrónica Portal de Internet

“Dirección electrónica, disponible para los “punto de acceso electrónico cuya titularidad
ciudadanos a través de redes de corresponda a una Administración Pública,
telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde organismo público o entidad de Derecho Público y
a una Administración Pública, o bien a uno o varios que permite el acceso a través de Internet a la
organismos públicos o entidades de Derecho información publicada y, en su caso, a la sede
Público en el ejercicio de sus competencias.” electrónica correspondiente.”
Seguridad Seguridad
La sede es, por imperativo legal, un sitio de El portal no tiene por qué disponer de
Internet seguro y acreditado donde los mecanismos de identificación, siendo sus
ciudadanos tienen que identificarse para acceder contenidos de libre acceso para los ciudadanos,
a sus servicios y para realizar los trámites incluso los servicios de los que pueda disponer.
electrónicos disponibles.
En todo caso debe cumplir ENI y ENS
Responsabilidad Responsabilidad
“integridad, veracidad y actualización de la “se entenderá identificada la Administración
información y los servicios a los que pueda Pública respecto de la información que se publique
accederse a través de la misma” como propia en su portal de Internet”
La creación de una Sede Electrónica tiene unos requisitos muchos más restrictivos, según la ley 40/2015:
Principios de creación
Transparencia (comprensible)/ Publicidad (BOE)/ Responsabilidad (titular)/ Calidad (info y SW)/
Seguridad(ENS)/ Disponibilidad/ Accesibilidad/ Neutralidad/ Interoperabilidad
Requisitos técnicos
Desde un punto de vista tecnológico, la sede electrónica es un conjunto de páginas web alojadas en un
servidor web y cuya información es accesible de forma remota a través del de un cliente software
(navegador web). Se implementan con libertad tecnológica, pero con unos condicionantes:
• Establecimiento de comunicaciones seguras (si sin necesarias)
• Principios accesibilidad y estándares abiertos
• Identificación. Existe el certificado de Sede Electrónica que es un certificado reconocido de servidor web
seguro. Garantiza privacidad e integridad (confidencialidad y seguridad comunicación, e identificación),
pero no sirve para firma.
Requisitos jurídicos
1. Permitir la realización de todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la
autenticación electrónica de la Administración Pública o de los ciudadanos.
2. Consulta tramitación expediente en el que figure como interesado
3. Publicación (facultativa) de actos y comunicaciones. No exime obligación publicar DO
4. Publicación de DO (mismo valor que publicación impresa)
5. Disposición de creación de Registro-e (con texto íntegro). Estas disposiciones contienen
órgano/unidad responsable, fecha/hora oficial, días declarados inhábiles
6. Relación de sellos electrónicos y medidas adecuadas para facilitar su verificación
7. Medios para relacionarse con la Administración (canales, aplicaciones, etc.)
8. Notificaciones. Todas las notificaciones en papel al interesado, deben ser puestas a disposición en la

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 SE
9. Modelos y sistemas normalizados de presentación masiva
10. Servicio de verificación de CSV (si son usados por la Administración)

ACCEDA
Es una herramienta desarrollada y mantenida por DTIC para el la creación y mantenimiento de Sedes
Electrónicas. Está puesta a disposición de cualquier AP. Es una plataforma con las siguientes
funcionalidades:
• Gestionar los contenidos de una sede electrónica (CMS)
• Gestionar el interfaz con el ciudadano para iniciar y consultar estados de expedientes en los que
participe en la misma (Sede),
• Un completo backend de tramitación de expedientes electrónicos.
Está compuesta por 3 partes:
 CMS. Configuración y gestión de la sede completa
 Tramitador. Tramitación de expedientes, notificaciones, certificaciones, documentación…
 Administrador. Creación de procedimientos administrativos (parámetros y diseño formularios)

2. El punto de acceso general electrónico de la Administración

La Ley 39/2015 establece como un derecho de las personas en sus relaciones electrónicas el de
comunicarse con las Administraciones Públicas a través de este punto.

En la ley 37/2007 existía este punto pero solo para la AGE, ahora es de aplicación para todas las AAPP.
Aunque el punto es gestionado por la AGE, Las fuentes de información pueden ser:

 Internas proceden de la unidad responsable de la gestión del Punto de Acceso General, que es la
Subdirección General de la Inspección General de los Servicios de la Administración General del
Estado y Atención al Ciudadano dependiente de MINHAP
 Externas dependen de otras Administraciones, órganos u organismos.

La creación de este punto está regulada en Orden HAP/1949/2014. Se basa en 4 apartados:

 Información de carácter general y de orientación a ciudadanos y empresas.
 Procedimientos y servicios (ciudadanos y empresas). La sección “mi vida en trámites” ofrece los
trámites que pueden ser más demandados por los ciudadanos
 Participación ciudadana: Buzón atención / chat / encuestar opción
 Zonas restringidas o privadas: Carpeta ciudadana -> Estado expedientes, notificaciones, etc (con
autenticación)
El punto utiliza 2 inventarios:
SIA (Sistema de Información Administrativa).
 Inventario de información administrativa de la AGE regulado en el art. 9 del ENI (RD 4/2010).
 Actúa como catálogo de información sobre tramitación administrativa, incluyéndose información
sobre todos los procedimientos administrativos y servicios dirigidos al ciudadano.
 Modelo de gobernanza basada en una colaboración activa de los distintos Departamentos
Ministeriales y sus organismos con la acción e impulso de la Dirección General de Organización
Administrativa y Procedimiento (MINHAP)
 SIA está diseñado para permitir la administración distribuida y la actualización corresponsable por
todas las Administraciones participantes, mediante:

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 erfaz mejorado y de fácil navegación.

automatizada mediante sistemas de información).

Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR)
 Proporciona un inventario unificado y común a toda las Administraciones de las unidades
orgánicas/organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económico‐
presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información
 Gestionado por la SGAD
 Los códigos se utilizan para conformar los metadatos de documentos y expedientes electrónicos de
acuerdo a las NTI de Expediente Electrónico, e Intercambio de Datos entre Entidades Registrales
(SICRES 3.0).

4. ARCHIVO Y EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

A partir de la entrada en vigor de dicha ley 39 los actos y documentos administrativos deberán ser
electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

1. Requisitos del documento administrativo electronico

 La firma electrónica es consustancial a la existencia del documento administrativo electrónico, por lo
que si no está firmado electrónicamente carece de valor jurídico. En necesario por tanto una o varias
firmas electrónicas, emitidas por autoridad, funcionario u órgano administrativo competente.
 Una referencia temporal que acredite el momento en que el documento ha sido firmado.
 Los metadatos mínimos exigidos por el ENI y la Norma Técnica del Documento Electrónico.
El incumplimiento de la exigencia de utilización de medios electrónicos en la emisión de documentos
administrativos supone una infracción a la ley. Por ello, en principio, son anulables todos los actos
administrativos afectados por tales defectos de forma. No obstante, podría defenderse que estamos
ante simples defectos de forma que no determinan su anulabilidad per se.

2. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas

 Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de
expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados, y estas
últimas surten únicamente efectos administrativos.
 Todas las Administraciones Públicas deberán mantener actualizado un registro de funcionarios
habilitados, interconectado con los de las restantes Administraciones, donde constarán los
funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas.
 Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales

3. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo

 Los ciudadanos no están obligados a aportar ante ningún órgano de la Administración documentos
que hayan sido elaborados por cualquier otra entidad pública. Las Administraciones Públicas deberán
recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a
las plataformas de intermediación de datos.
 Los documentos presentados voluntariamente de manera presencial en papel ante las
Administraciones Públicas por las personas físicas no obligadas a relación telemática, deberán ser
digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los
originales al interesado.

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4. Expediente administrativo
 El expediente administrativo tendrá en todo caso formato electrónico.
 Los componentes de un expediente electrónico cumplirán las características de estructura y formato
establecidas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico:
 Un índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su
recuperación siempre que sea preciso.
 La firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante de acuerdo con
la normativa aplicable.
 Los metadatos del expediente electrónico (al menos los mínimos del NTI)
 En relación a la interoperabilidad del expediente administrativo, cuando sea preciso remitir un
expediente a terceros se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice
(asimismo autentificado) de los documentos que contenga.

5. Archivo de documentos (Ley 39)

 Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos
que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa
reguladora aplicable.
 Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la
autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del
tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos
a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de
dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
 Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad,
de acuerdo al ENS. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos,
así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

6. Archivo de documentos (Ley 40)

 Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios
electrónicos, salvo cuando no sea posible.
 Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses
de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a
partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de
la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los
datos a otros formatos y soportes
 En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de
las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y
conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones
Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios
y sistemas utilizados.

7. Política de gestión de documentos electrónicos (PGDE)

Def: “orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de
documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y
actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y
asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa
de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.”
 El ENI indica que la primera medida para realizar el archivo electrónico es definir una política de
gestión de documentos
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 La NTI establece las pautas comunes sobre las siguientes cuestiones:
 El contenido y el contexto de la política de gestión de documentos electrónicos.
 Los actores involucrados en la definición, aprobación e implantación de la PGDE
 El programa de tratamiento de documentos electrónicos.
 Los procesos de gestión de documentos electrónicos.
 La asignación de metadatos de gestión a los documentos electrónicos.
 La documentación, formación, supervisión, auditoría y actualización de la política de gestión de
documentos electrónicos.

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