VALORACIÓN

2. Sistemas de valoración
 La norma reguladora
• Suele incluirse en el reglamento del archivo. En cualquier caso,
debe contener:
– Alcance: sobre qué documentación actúa y qué decisiones debe tomar
(transferencias, eliminación, acceso).
– Sobre el órgano colegiado: funciones, composición, funcionamiento
(convocatoria, periodicidad, toma de acuerdos, grupos de trabajo,
secretariado, etc.)
– Procedimiento:
• Trámite o requisitos previos (informes, dictámenes o propuestas)
• Quién propone y quién toma la decisión final
• Descripción del formulario de valoración
• Posibles alegaciones
– Criterios generales a la hora de valorar.
– Forma de aplicación de los acuerdos.

(c) Carlos Flores Varela

Las Comisiones Calificadoras de Documentos

• La valoración es una tarea extremadamente delicada,

en la que deben ponerse en juego muchos intereses.
Por eso es necesario sopesar con cuidado el sistema
que se va a utilizar.
• En nuestra tradición archivística se suelen utilizar
órganos colegiados denominados “comisiones
calificadoras de documentos” o algo similar.
• Pero en otras tradiciones se hace una consulta a
diferentes personalidades o los diferentes
profesionales van decidiendo en las distintas fases del
ciclo de vida.
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Las Comisiones Calificadoras de Documentos
• Su composición puede ser muy variable, pero es recomendable:
– los responsables de la creación de la documentación (los gestores).
– un técnico jurídico-administrativo.
– un técnico en asuntos económicos, especialmente para los plazos de
auditorías y fiscales.
– un experto en historia contemporánea.
– un informático.
– otros expertos, según las necesidades o la naturaleza de los fondos
– el archivero del sistema.
– Debe presidir un político o directivo del mayor nivel posible.
• No son necesarias en todos los organismos
• Sus decisiones son solo propuestas que deben ser aprobadas por
las comisiones “superiores” autonómicas o a la CSCDA.

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 Metodología de trabajo
• Trabajos preparatorios: a cargo del archivo .
– Recopilación de información:
• Reuniones con los productores de la documentación y con
expertos
• Análisis de la documentación ya recogida en el archivo
• Localización de valoraciones sobre series similares
– Redacción del formulario de valoración, incluyendo
una propuesta de valoración.
– Posibilidad de realizar
estudios y valoraciones conjuntas de series
relacionadas.
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 Metodología de trabajo
• Reunión del órgano:
– Cuidado de los detalles organizativos.
– No atosigar.
– Asegurar que se ha tomado una decisión clara y
que todos lo han entendido.
– Tomar notas para después elaborar el acta.

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 Metodología de trabajo
• Tras la reunión:
– Rehacer los formularios de valoración según las
decisiones que se hayan tomado.
– Aprobar formalmente los calendarios de
valoración.
– Publicar un extracto de la valoración en el boletín
oficial que corresponda.

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 VALORACIÓN

3. Ejecución de los acuerdos

 Cuestiones previas
• La eliminación es parte del proceso de valoración:
actividad archivística regulada y normalizada. No
conservar los documentos ni más ni menos de lo previsto.
• Como todo el resto del proceso de valoración, debe ser
controlado rigurosamente por el archivero.
• La disposición de valoración puede establecer los plazos
de transferencia de la documentación, que se incluyen en
el calendario de conservación.
• Por eso es importante realizar la valoración incluso para
documentos de conservación permanente: evitamos la
discrecionalidad en el flujo documental.

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 El calendario de conservación
• Pueden llamarse de muchas formas (tablas de valoración, tablas de
retención, resúmenes de acuerdos, etc.) y hay muchos modelos, pero
deben contener al menos:
– Nombre y codificación de la serie
– Nombre del organismo productor
– Decisión de conservación y plazos
– Muestreo
– Plazos de transferencia
– Régimen de acceso (en su caso)
– Opcionalmente, descripción de la función, del órgano productor o cualquier
información que ayude a contextualizar la serie.
• Después de su elaboración, es necesario difundirlos, porque se tiende a
ignorarlos.
• Hay que prever revisiones del calendario, incluso sistemáticas, y
mantener el registro de las decisiones derogadas.

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 Preparación de la eliminación
• En determinados contextos, puede ser útil que la
eliminación exija aprobación del órgano que la propuso.
• Localizar la documentación a eliminar. Siempre conviene
una revisión humana y hacer una lista impresa o
manuscrita
• Las destrucciones parciales (partes de un expediente,
series mezcladas en cada unidad de instalación)
requieren un trabajo previo de separación.
• Las cajas a eliminar se marcan claramente y, si es
posible, se acumulan en un espacio determinado. No
deben permanecer así mucho tiempo.
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 El muestreo
• Es la exclusión de la eliminación de determinados
documentos que sirvan de ejemplo y de cuya
información puedan extrapolarse los datos más
importantes de lo eliminado.
• El muestreo no es obligatorio, pero existe una clara
tendencia a utilizarlo.
• Técnicamente, es de difícil aplicación, al menos
para que sea realmente útil. Es más útil cuanto
más voluminosa y homogénea sea la serie
documental
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 El muestreo
• Existen diversos sistemas y, para elegir el más
adecuado, hay que tener en cuenta:
– nuestra capacidad para llevarlo a la práctica, bien
porque necesite manipular mucha documentación o
porque no se adapte a la estructura y ordenación de la
serie.
– el posible uso futuro de la muestra conservada
– la técnica elegida debe ser relativamente estable en el
tiempo.
• Hay que dejar siempre constancia de cómo se ha
efectuado el muestreo y por qué
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 El muestreo
• Técnica del ejemplar: no es un muestreo auténtico, sino la
selección deliberada de un ejemplar de muestra. Se utiliza en
casos de eliminación total.
• Muestreo representativo: se conservan los ejemplares
especialmente representativos por algún motivo. Es un
criterio muy subjetivo.
• Muestreo numérico o seriado: se elige un número al azar y, a
partir de ahí, se conservan los expedientes que respondan al
intervalo adecuado al porcentaje de conservación. Se utiliza
mucho por su sencillez y por su cercanía al muestreo
auténtico, pero solo sirve para documentación numerada
correlativamente y sin otros criterios. Variantes: cronológico,
topográfico o alfabético.
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 El muestreo
• Muestreo aleatorio simple: el único
estadísticamente fiable. Se conserva la muestra
correspondiente a una lista de números aleatorios.
La serie debe ser voluminosa, muy homogénea, los
expedientes deben estar numerados y no debe
tener lagunas ni errores.
• Muestreo aleatorio estratificado: Es igual que el
aleatorio simple, pero para series no homogéneas
en las que se puedan distinguir “subuniversos”
sobre los que aplicar la aleatoriedad simple.

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 La eliminación
• La destrucción se puede realizar directamente en el
archivo o su organización matriz, o bien encargarla a
una expresa externa.
• En todo caso, hay que asegurar:
– que nadie podrá consultar la documentación desde que se
recoge hasta que se destruye físicamente.
– si la destrucción implica transporte:
• la carga de los documentos debe estar vigilada en todo momento
por el personal del archivo, asegurando que la documentación no
se queda sola ni expuesta en ningún momento.
• el transporte se hará en vehículo cerrado que viajará
directamente al lugar de eliminación, salvo que el vehículo tenga
incorporada una destructora.
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 La eliminación
• También hay que asegurar:
– que la destrucción se realiza de manera efectiva y
completa.
– que los documentos se destruyen de tal manera que no
es posible su reutilización ni su reconstrucción.
– si se encarga a una empresa, se puede exigir estar
presente en el momento de la destrucción o bien una
grabación de ese momento.
– siempre hay que emitir un certificado y/o acta de
destrucción, detallando cuándo, cómo y qué
documentación se ha destruido, firmada por la empresa
responsable y por el archivero.
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 La eliminación
• Tras la destrucción, las descripciones de los
documentos eliminados deben pasar a una base de
datos o tabla específica, eliminándose de la general.
• Además, deben controlarse los huecos nuevos de
que disponemos en los depósitos, y debe llevarse
un registro general de eliminaciones.
• Si la documentación debe eliminarse en las propias
oficinas, es importante que sea también el
archivero el que controle estas destrucciones de
algún modo.

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 Eliminación de documentos electrónicos

• La valoración deberá venir predefinida en los

metadatos. Esto permite la automatización de la
mayor parte de las acciones de valoración, pero
también dificulta su adecuada comprensión.
• La destrucción de los documentos electrónicos
significa su borrado completo sin que haya
posibilidad de recuperación posterior. Sin
embargo, deben mantenerse algunos
metadatos.
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