FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO

Una buena organización de la documentación debe cumplir las siguientes

condiciones:
a) Ser personalizada. Cada empresa establecerá el sistema de archivo que le
resulte más adecuado.
b) Estar planificada. Hay que evitar la improvisación y la precipitación. Es
necesario saber qué hacer con cada papel en cada momento de su vida. Por
tanto, la planificación abarcará normas sobre manipulación, organización,
conservación y eliminación de documentos.
c) Ser metódica. Debe responder a unas normas inequívocas y a métodos
concretos.
d) Ser adecuada y eficaz. La mejor organización es aquella que nos sirve para
gestionar nuestro archivo de una forma óptima, de acuerdo a nuestras
necesidades. Una organización del archivo que resulte muy eficaz para un
banco puede ser un mal sistema para un periódico o para una empresa de
transporte.
e) Comunicarse. Darse a conocer. Las personas que trabajan con los
documentos tienen que conocer, respetar y aplicar las normas y métodos a
seguir para el manejo de los mismos.
f) Iniciarse con el nacimiento del documento. No hay que esperar a estar
inundados de papeles para empezar a organizarlos.
g) Ser constante. Es mucho el tiempo que un empleado tiene que dedicar cada
jornada a la búsqueda y manejo de documentación. Si eso no se hace con
orden, y de manera constante, llegará el caos de los papeles. Es bueno que
toda persona relacionada con tareas administrativas tenga el “hábito de
archivo”, que consiste en evitar la acumulación de montañas de papel en su
entorno. Hay que seguir dos reglas básicas:
 Clasificar y archivar los documentos cuando no se necesiten de forma
continua.
 Seleccionar y conservar en el puesto de trabajo sólo los necesarios.

Funcionamiento habitual del archivo

El funcionamiento habitual de un archivo dependerá del tipo de documento
intervenido. En primer lugar, comprobaremos que la documentación haya finalizado
su recorrido por la oficina, y a continuación, pasaremos a guardar ese documento
con un sistema de archivo u otro, según su futura movilidad y los criterios dictados.
Una vez que la documentación almacenada haya dejado de ser útil, se dejará en el
archivo semiactivo, para que, cuando así lo decida el responsable del mismo, y
según las normas dictadas por la empresa, se pase al archivo pasivo o definitivo.
Normas prácticas de utilización
Realmente no existe una normativa para la utilización de los archivos. Cada
empresa adoptará aquellas reglas que le sean útiles, adaptándolas a sus
necesidades, que normalmente vendrán dictadas por el jefe de la oficina, del
departamento, del archivo, etc. Una vez que la empresa haya establecido esas
normas de utilización, es muy importante que los empleados las sigan
escrupulosamente para así evitar errores y pérdidas de tiempo, tanto en la tarea de
archivo como en la futura localización de la documentación. Algunas reglas de
carácter general para la utilización de los archivos son:
1. Comprobar que el recorrido o toma de datos ha finalizado.
2. No retrasar el archivo de los documentos, pues no es aconsejable la
acumulación de documentación pendiente de archivar.
3. Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los
diferentes tipos de archivo.
4. No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u
organización del archivo.
5. Si los documentos archivados son extraídos del archivador, se debe dejar en
el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia en la que se indicará la
fecha, el departamento y la persona que se los llevó.